RUC ers by Choice Referat til koordinationsmøde 24. oktober 2011 Tilstede: Michelle, mikkel, ea, ea, ena, sandra, hack, kirsten, sally, mathias, natasja, mille, sidsel, bjørn, ida, christoffer og ronja Fraværende: Theis, Dion, lene 1. Formalia 1.1. Valg af ordstyrer Ena 1.2. Valg af referent Ronja 2. Præsentation af nyt logo 2.1. Præsentation af Studenterrådets nye visuelle look /v. Theis ikke så meget at sige! 3. Kommende arrangementer 3.1. Julefrokost for aktive Status deadline for tilmelding d. 4 november. der kommer rykker ud to dage inden. Budgettet er godkendt. der skaffes bartendere udefra. arrangørerne er semi-ædru. Ifølge RbC retningslinjer er det kun ved de store arrangementer at der skal være ædruvagter på! Alt er godt 3.2. X-day Status mikkels opgave (vores) rengøring og oppyntning. der skulle skaffes fem hands, done! 3.3. Valgfest (bilag 1) 3. november 2000kr. ingen fra koord-gruppen har overskudet. der skal efterlyses folk på handslisten. Ronja sender mail!!! Bjørn og Hack står for det så frem vi ikke finder nogen! :) 4. Revidering af RUC ers by Choice s retningslinjer /v. arbejdsgruppe 4.1. Udvalgsposter og arbejdsbeskrivelse (bilag 2) bilaget godkendt af gruppen 4.2. Udvalgsstruktur (bilag 3) Der skal skrives en mødestruktur ind for innovationsudvalget. Ellers godkendt. Begge udvalg holder møde inden næste koord-møde. - PR-udvalg: Mille, natasja, kirsten, christoffer, Ida og bjørn (og Theis) - Innovations-udvalg: Hack, Ena, ea og ea - Arrangørrekrutering: Sidsel, Sally og Lea - Anden arbejdsgruppe nedlægges da der ikek kunne skaffes folk der. Det tænkes at denne arbejdsgruppe er en blanding af innovationsudvalg og pr udvalg. Disse to udvalg brainer på emnet og tager det op til næste koord-møde - Beretninger: Hack, Sandra, Michelle, Mikkel og Ronja (og Theis) 4.3. Retningslinjer for invitation til julefrokost/foreningsfest (bilag 4) Godkendt 4.4. Vedtagelse af revidering af retningslinjer enstemmigt vedtaget 5. Ryste-sammen-tur
5.1. Oplæg /v. arbejdsgruppe (Sandra, Hack, Ea, Ena og Bjørn) holder møde efterfølgende. Idag. 5.2. Vedtagelse af budget3000kr. inkl. mad, fadøl, sprut, snacks og underholdning. 5.3. Fastsættelse af dato d. 6. november kl 16, højst sandsynligt i 9.1 hold nummer 1: hack, sidsel, ena, bjørn: white russian hold nummer 2: cosmopolitan: holdkaptajn kirsten hold nummer 3: mai tai: holdkaptajn: XXX hold nummer 4: Harvey wallbanger: holdkaptajn: Mikkel hold nummer 5: pina colada: holdkaptajn: natasja 6. Næste møde: mandag d. 21/11 kl 16:00 RUC 7. Evt. 7.1. Blogindlæg: Der skal skrives blogindlæg til SR s hjemmeside. Sandra, natasja og julefrokostholdet vil gerne gøre det en gang i mellem :) Blogs med alt fra arrangørhistorier til drukhistorier. Man kan løbende melde sig hos bjørn hvis man har noget på hjertet 7.2. SR generalforsamling: mikkel og mille har vist interesse for SR pladsen. Alle må meget gerne møde op til generalforsamlingen og støtte op om vores kandidat! Michelle tager referat af evt workshop hvis det er på programmet igen i år. Ena laver facebook event for evt at melde overnatning efter technofesten på nat inden generaleforsamlingen. 7.3. Koordgruppen: er uofficielt lukket! vi holder åbne møder, men vil for så vidt gerne begrænse antallet i gruppen! Spørger folk indtil det så giv dem næste møde dato og så må vi tage den derfra. Det kræver lidt mødedeltagelse for at kunne blive medlem!
Bilag 1 Vi har tidligere lovet at arrangere og afholde Studenterrådets valgfest som i år kommer til at ligge torsdag d. 3. oktober. Budgettet er 2000 kr. og det ville derfor give god mening evt. at afholde festen i samarbejde med Fredagsbaren. Vi skal have fundet 2 personer der gider at arrangere dette. Bilag 2 Udvalgsposter - Arbejdsbeskrivelser Udvalgsformand Udvalgsformandens er udvalgets SR-repræsentant og politiske frontfigur. Personens opgaver er følgende: - At deltage og repræsentere RbC i Studenterrådets bestyrelse. Hvis forhindret så sikre at en anden fra udvalget møder op. - At være vel nok orienteret til at kunne besvare alle slags spørgsmål som SR s bestyrelsesmedlemmer kunne tænkes at spørge. - At udarbejde en skriftlig orientering og indsende denne til SR s bestyrelse i retmæssig tid. - At holde RbC koordinationsgruppen orienteret om sager i SR s bestyrelse som vedrører udvalget Udvalgssekretær Udvalgssekretæren er udvalgets administrative tovholder. Personens opgaver er følgende: - At udsende indkaldelse til koordinationsmøder - At udarbejde og udsende dagsorden til koordinationsmøder, herunder også holde sig orienteret om hvad der sker og skal ske og sikre sig at disse kommer på dagsordenen - At sikrer udarbejdelse og udsendelse af referat fra hvert koordinationsmøde At besvare og videresende generelle henvendelser til RbC til de rette personer/institutioner - At opdatere hjemmesiden med fx referater og ændringer i den generelle information - At opdatere og holde kontrol med postlister Økonomiansvarlig Den økonomiansvarlige er udvalget kassér. Personens opgaver er følgende: - At administrere og opdatere RbC s overordnede regnskab løbende hele året - At assistere de forskellige arrangørgrupper i udarbejdelse af budget og regnskab - At holde RbC koordinationsgruppen orienteret om økonomien og tage det op på koordinationsmøderne hvis budgettet skal revideres - At holde sig løbende i kontakt med SR s økonomiske næstformand
Bilag 3 Struktur RUC ers by Choice skal fortsat bestå af en koordinationsgruppe hvor alle de kernefrivillige skal deltage. Dette er vigtig for udvalget sammenhængskraft og den sociale tilknytning og ansvarsfølelse overfor hinanden. Koordinationsgruppe (det eneste beslutningsdygtige instans): - Består af: udvalgsformanden, udvalgssekretæren, den økonomiansvarlige og alle andre - Et møde om måneden Udvalg: Desuden skal der oprettes to underudvalg som skal fungere sideløbende med koordinationsgruppen. Hvis man sidder i dette udvalg skal man altså også sidde i koordinationsgruppen. PR-udvalget - Et møde om måneden - Udarbejdelse af generel PR for RbC (plakater, flyers) - Udarbejdelse af merchandise forslag - Udarbejde forslag til hvorledes vi benytter facebook bedre - Konsulent til arrangørgruppers pr-arbejde - Ansvarlig for hele tiden at have Hands-T-shirts på lager - Ansvarlig for vedligeholdelse af hjemmeside: www.studenterraadet.dk/udvalg/rucers-bychoice og eventuelle facebook Innovations-udvalget - Ideer til nytænkning af nuværende arrangementer - Ideer til nye former for arrangementer Arbejdsgrupper Derudover skal der nedsættes midlertidige arbejdsgrupper til at udarbejde forslag til konkrete problemer eller sager. Sætter man sig i en arbejdsgruppe skal man være indstillet på at mødes minimum 1-2 gange inden næstkommende koordinationsmøde. Forslag til arbejdsgrupper der skal nedsættes snarligt: - Lave en liste over kanaler vi kan udsende arrangøropslag: Hippocampus, RUC s nyhedsbrev, etc. og dertilhørende deadlines for hvordan vi skal indsende opslag og materiale til disse. - Udtænke hvorledes vi kan få kontakt med flere mennesker og høre om de har nogle evt. forsalg til arrangementer på RUC. - Udarbejde et forslag til hvordan vi bliver bedre til at skrive beretninger og videregive gode erfaringer.
Bilag 4 Foreningsfest og julefrokost for aktive på RUC - Gæsteliste En invitation til foreningsfesten og julefrokosten gives til studerende, der har ydet et større stykke frivilligt arbejde under Studenterrådet og som har bidraget til at styrke det studentersociale liv på RUC Campus. Dette være hvis man sidder i bestyrelsen i en af Studenterrådets sociale foreninger: - Gamers Guild - RUSIS - International Club - Studenterrådets bestyrelse Derudover gives en invitation også til kernefrivillige i udvalg, samt studenterrepræsentanter for studenterrådet: - RUC ers by Choice - FUNE - FANE - STUDU - Internationalt udvalg - Unipol - Landspolitisk udvalg - Valgudvalget - Kampagneudvalget - Rusudvalget - Rekrutteringsudvalget - Studenterrådets sekretariat Endvidere inviteres bestyrelser og frivillige fra foreninger på RUC som i særlig stor grad samarbejder med Studenterrådet og ligeledes bidrager til et mere socialt campus. Dette være: - Fredagsbaren, bestyrelse og bartendere Som de sidste inviteres arrangørgrupper og andre frivillige der i de 6 måneder op til disse to arrangementer har ydet en indsats: Foreningsfest: - Julefrokost for aktive, arrangører - MGP, arrangører - Forårsfestival, arrangører - Sjatfest, arrangører - Rusformandskabet - Lakajer Julefrokost: - Foreningsfest, arrangører - Kapsejlads, arrangører - X-day, arrangører - Skitur, arrangører - BW formandskabet