DEFU STEP P DEn FUldautomatiske STErilcentral og P rocedure P akning
Indlægsholdere og projektgruppen Gruppen af projektdeltagere: Charlotte Petersen, Adjunkt, M.Sc. International Technology Management, SDU Knud Aulkær Andersen, Automatiseringskonsulent Robotteknologi, Teknologisk Institut Lis Mayntzhusen, Konst. Servicechef, Logistikservice, Sygehus Sønderjylland Jesper Leegaard Jensen, PhD Student, Institute for Technology and Innovation, SDU Niki Nicolas Grigoriou, CEO / Software Architect, Intelligent Systems A/S Birgitte Mikkelsen, Servicechef, Logistikservice, Sygehus Sønderjylland
Opsummering - konklusion: Anbefalinger for indretning og automatisering af sterilcentraler One-size does not fit all - forskellige behov og forskellige forudsætninger Sterilcentralerne i Danmark er i dag præget af en meget høj kvalitet og fokus på patientsikkerhed, hvilket er vigtig at bevare, men der er muligheder for forbedringer. Ikke alene er der muligheder for forbedringer gennem automatisering og øget brug af IT og sporbarhedsteknologi, der er også muligheder for at lave procesforbedringer. Procesforbedringer, der inddrager sterilcentralens omgivelser og berører både organisation, ledelse og kultur. Herunder ikke mindst en synliggørelse af økonomien i sterilcentralen og herigennem skabelse af bedre incitamentsstruktur. Der er også områder, der med den nuværende teknologi ikke kan automatiseres steder, hvor det ikke vil være økonomisk rentabelt eller kvalitetsmæssigt forsvarligt, her tænkes specielt på inspektion og pakning af instrumenter. Det kan lade sig gøre at lave en mere automatiseret sterilcentral og komme tættere på visionen om den fuldautomatiske sterilcentral. Nye initiativer, som adresserer logistik og vareforsyning mere helhedsorienteret og som integrerer transport, lager og sporbarhed, giver nye perspektiver for den fuldautomatiske sterilcentral som en central byggesten i fremtidens hospital. RFID giver i dag samme muligheder som brug af stregkoder, men seneste udvikling omkring RFID- On-Metal (ROM) og autoklaverbar RFID, tegner til at give nye muligheder for mere fuldautomatisk og sikker sporbarhed på instrumentniveau i genbehandlingsprocessen. Det er en udvikling, som bør følges nøje, jf. anbefalinger i den afsluttende rapport omkring De Danske Regioners pejlemærke for sterilgodsproduktion.
Verden i dag
Flowet i dag
DEFU STEP P DEn FUldautomatiske STErilcentral og P rocedure P akning Nuværende Flow
Sterilcentralen Sønderborg Sikrer al genbehandling af flergangs instrumenter for matriklen i Sønderborg. Udleverer engangsartikler til alle afdelinger i Sygehus Sønderjylland, Sønderborg, Aabenraa, Haderslev og Tønder. Der er ansat to portører til den interne transport mellem operationsafdelingen og sterilcentralen. Der afhentes instrumenter løbende i sterilcentralens åbningstid på alle hverdage mellem 06.00 20.00
Forskellige behov og forskellige forudsætninger Forskellige behov og forudsætninger på de forskellige genbehandlings enheder Opgaven er forskellig - hvilke typer af behandlinger og operationer udføres Størrelse af hospital Parathed til indførelse af automatisering og sporbarhedsteknologi Organisatoriske forhold Økonomiske forhold
Sterilcentralernes karakteristika Vi har besøgt et antal forskellige hospitaler, og fundet meget forskellige forhold, når vi kigger på genbehandlingsenheden. Sterilcentralerne kan kategoriseres i 4 overordnede grupper: 1. Stor: En større enhed, der servicerer hele hospitalet, såvel planlagte som akutte operationer, samt andre mindre hospitaler. 2. Mellem stor: En enhed, der servicerer hele hospitalet, såvel planlagte som akutte operationer. 3. Lille: En enhed, der oftest servicerer hele hospitalet, dog mest planlagte operationer. 4. Decentral: En mellemlagring med omfordeling af instrumenter. Bygningsmæssige variationer. Der tages ofte afsæt i gamle eksisterende bygninger, hvor placeringen ikke er optimal. Bygningsmassen kan inddeles i 4-lag. 1. Gamle bygninger: små rum og komplicerede adgangsveje 2. Nyere bygninger: forholdene er forsøgt forbedret ved etablering. 3. Nyere bygninger: forsøgt at imødekomme tidens krav og ændrede instrumentbehov 4. Planlagte byggerier: sammenlægning af hospitalers sterilcentraler. En sterilcentral kan inddeles i 3 spor. 1. Instrumenttunge operationer: knæ og hoftealloplastikker, stort instrumentforbrug pr. operation 1. Planlagte dag-kirurgiske operationer: mange mindre indgreb med mindre instrument forbrug pr. operation 2. Akutte operationer: der kræver hurtig tilgang til instrumenter.
Sterilcentralernes karakteristika
Mål og sigte Problemformulering: Hvordan ser flowet ud i fremtidens fuldautomatiske fleksible sterilcentral, under hensyntagen til kvalitet, effektivitet og arbejdsmiljø? Målekriterier anvendt i vurdering af løsninger: Kvalitet Dansk Standard 2451-13 Akkreditering i henhold til DDKM Effektivitet Maksimal ressource udnyttelse Optimering af processer Arbejdsmiljø Reducere antallet af tunge løft fra medarbejderne
SWOT-analyse udarbejdet med Sønderborg Sygehus som udgangspunkt DEFU STEPP DEn FUldautomatiske STErilcentral og Procedure Pakning Stærke sider (Strengths) - Fleksibilitet i produktvarianter - Kvalificerede medarbejdere - Høj produktkvalitet (få fejl) - Prioritering af ordrer (hasteordrer) - Høj sporbarhed (ikke komplet) - Fleksible og servicemindede medarbejdere - Synlig og engageret 1. linie ledelse SWOT Intern situation Svage sider (Weaknesses) - Maskinpark kan være flaskehals - Modtagelse (risikofyldt arbejdsmiljø) - Fysisk arbejdsmiljø ( manuelle processer og løft) - Uens belastning - Ventetid /spildtid Muligheder (Opportunities) - Fleksibel produktionskapacitet (mulighed for nathold el.lign) - Kundetilpassede her-og-nu ordrer - Vidensdeling mellem OP og sterilcentralen vedr. indkøb - Teknologi (mulighed for ny teknologi) Ekstern situation Trusler (Threats) - Manglende ressourcer - Organisation og kultur (lav forandringsparathed) - Mgl. kommunikation/planlægning med OP (kunden/leverandøren) - Indkøb af instrumenter uden accept fra sterilcentralen (der ikke kan rengøres) - Ingen økonomisk binding mellem OP og sterilcentral (gratis genbehandling og dermed intet incitament for forbedringer hos kunden/op)
Flow Teknologier Løsninger og anbefalinger
Flow DEFU STEPP DEn FUldautomatiske STErilcentral og Procedure Pakning
Fremtidigt Flow del 1 og 2
Fremtidigt Flow del 3 og 4
Fremtidig tilgang Hvem er kunderne / værdi for kunden? - Interne / eksterne - Elektiv / akut Bestemmelse af produktionsgrundlag: - produktionsvolumen og varianter - sterilcentralens åbningstid - evt. eksterne transportplaner (tidsplaner) Kontrakt med kunderne / mål vedr. - Pris - Kvalitet - Levering (-tid og -sikkerhed) Drift: Modtagelse genbehandling levering Opfølgning på KPI' på flere niveauer
Teknologier Sporbarhed og IT
Sporbarhedsteknologier Hvad er sporbarhed Definition: "Mulighed for at spore: historie, anvendelse eller placering af et givent objekt eller enhed, ved hjælp af registrerede identifikationer" [ISO] Niveau af sporbarhed Bakke-niveau Sporbarhed på bakke, kasse, kassette, container, pakke eller instrument-sæt Instrument-niveau Sporbarhed på det enkelte instrument
Stregkoder Lineære eller 1D-stregkoder Herunder EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E og GS1-128 Matrix eller 2D-stregkoder Herunder GS1 DataMatrix og QR-koder Bruges til at mærke bakker, kasser, instrumenter, varer, produktionsbatche, mv. med en automatisk læsebar alfanumerisk kode Standardiseret gennem bl.a. GS1 og ISO Kan bruges til at identificere en enhed, kasse eller instrument unikt eller til at indkode f.eks. en holdbarhedsdato Stregkoder kan indgraveres i, printes på eller påklistres instrumenter, bakker, mv. Stregkoder kan scannes vha. håndholdte scannere eller fuldautomatiske scannere Stregkode-scanning er pålideligt og velafprøvet GS1-128 stregkode med en produktkode (GTIN) og bedst før dato. GS1 DataMatrix stregkode med en produktkode (GTIN) og et serienummer. QR Code stregkode med kontaktinfo.
RFID RFID står for Radio-frequency identification RFID kan ses som en elektronisk stregkode, som aflæses vha. radiobølger RFID-brikker eller tags kan scannes eller læses med en håndholdt eller fuldautomatisk RFID-scanner RFID dækker over flere teknologier og teknologivarianter Oftest opdeler man RFID i: Aktive tags tag indeholder et batteri Passive tags aktiveres af et magnetfelt Herudover opdeler RFID-teknologi efter anvendte frekvenser. Mest almindelige frekvenser er LF, HF, UHF I modsætning til stregkoder kan RFID tags aflæses uden de er synlige, hvilket gør teknologien egnet til at læse indhold i f.eks. en lukket kasse. Metal og væsker kan forstyrrer radiobølger og magnetfelter og forhindre RFID-tags i at blive læst Andre udfordringer er holdbarhed f.eks. under autoklavering og pris per tag Hidtil har RFID derfor ikke være egnet til anvendelse på enkelt-instrumenter. En ny tag ser dog lovende ud Der er indenfor de sidste år kommet flere standard indenfor RFID, bl.a. fra ISO og GS1
Alternative sporbarhedsteknologier Genkendelse af instrumenter vha. vision-teknologi Teknologien ser lovende ud, men den er ikke moden nok endnu til at kunne sikre sporbarhed på instrumentniveau Supplerende kontrol, f.eks. vha. kontrolvejning Kan supplere anden idenfikationsteknologi ved at verificere om vægt af en enhed, kasse eller container svarer til forventningerne.
Det papir-drevne sporbarhedssytem Papirdrevne sporbarhedssystemer anvendes i dag af flere hospitaler Processen baserer sig på unik identifikation bakke-/kasse-, container-niveau Vha. bureaukrati, papirer formularer, navne- eller nummerskilte på bakker, kasser eller containere vedligeholdes sporbarhed for instrumenter Det stiller høje krav til personalet mht. kvalitetssikring og deciplin For automatiserede processer som vask, tørring og autoklavering opsamles log på papirstrimler og maskinkørsel og sterilvarer indhold noteres og strimler gemmes.
IT-baserede instrument-sporbarhedssystemer og lagerstyring IT-baserede systemer har i dag ofte samme funktion som papirbaserede systemer Giver mulighed for automatisk registrering via stregkode eller RFID Giver mulighed for integration med automatik og robotteknologi til at skabe fuld-automatiske systemer Systemer som anvendes i Danmark: T-Doc Mario Miele
Teknologier Automatisering
Håndtering vha. robotter Robotter kan anvendes til flere håndteringsopgaver Det kræver standardisering, hvis det skal være økonomisk rentabelt, f.eks. omkring embalange Robotter kan læsse og losse vaskemaskiner og autoklaver Læsse i casecart eller transport-kasser/transportvogne På nuværende tidspunkt er det ikke realistisk at robotter kan overtage pakke- og kontrolopgaven
Miniload Kasselager eller kurvelager (som f.eks. på Gentofte Hospital) Lagerautomater Vertikal eller horisontal lager-karusel Udstyret med hylder, som kan køres frem efter behov Indlagring og udlagring kan ske manuelt eller vha. en robot Lager-systemer
Transport-systemer Transport-systemer til forskellige behov Internt på sterilcentralen Mellem sterilcentral og OP eller behandlingsted Mellem hospitaler (?)
Transport-systemer Transportbånd (conveyor) Monorail (hænge-conveyor) Selvkørende skinne-systemer (pallet-systemer og kassetransport) Selvkørende vogne (AGV er og mini-agv er)
Vask og tørring
Autoklavering
Integration af IT, sporbarhedssystem, Intelligent Hospitalslogistik (IHL) er et koncept, som skaber et fuld-automatisk integreret lager og transport-system til fremtidens hospitaler Bygger på miniloadlagerløsning og skinnebaserede transport-robotter, evt. kombineret med gulvbaserede AGV er Vi ændre logistiklandskabet og forudsætninger Hvordan passer casecarttanken ind her? transport og lager
Forudsætning for succesfuld automatisering Standardisering - på sygehus eller i større skala Ledelse og forandringsledelse Kompetente og kvalificerede medarbejdere Synliggørelse af cost-benefit - før og efter
Andre overvejelser Robot vs. anden automatisering Cost-benefit Fleksibilitet vs. økonomi vs. performance
Processen i projektet Forløb - langsom opstart Lære at tale sammen Lære at arbejde sammen Lære hinandens styrker og svagheder Private vs. offentlige aktører Forskning, udvikling og produktion/drift - forskelligt fokus Tværfagligt udvikling - en styrke
Opsummering og afrunding One-size does not fit all Det er vigtig at bevare den meget høje kvalitet og fokus på patientsikkerhed Der er muligheder for forbedringer Automatisering og øget brug af IT og sporbarhedsteknologi Procesforbedringer, som inddrager organisation, ledelse og kultur og synliggør økonomien i sterilcentralen og skaber en bedre incitamentsstruktur Helhedsorienteret tænkning omkring logistik og vareforsyning gør den fuldautomatiske sterilcentral til en central byggesten i fremtidens hospital Seneste udvikling indenfor RFID tegner til at kunne give en mere fuldautomatisk og sikker sporbarhed på instrumentniveau
Tak for jeres opmærksom Birgitte Mikkelsen Servicechef, Logistikservice, Sygehus Sønderjylland, Birgitte.Mikkelsen@shs.regionsyddanmark.dk Niki Nicolas Grigoriou CEO / Software Architect, Intelligent Systems A/S, nng@intelligentsystems.dk