Udkast Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Natur og Udvikling
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1 Indledning tendenser i tiden... 3 2 Tilblivelse og opbygning... 3 3 Forretningsmæssige målsætninger... 5 4 Mission, vision og pejlemærker... 7 5 Afrunding realisering af potentiale, investering mv...13 2 af 14
1 Indledning tendenser i tiden Arbejdet med en digitaliseringsstrategi for Halsnæs Kommune har udviklet sig undervejs og er i nuværende form en kombination af lokale forhold og mere almene tendenser og muligheder. Digitaliseringsstrategien forsøger at samle og sætte retning for kommunens fremtidige initiativer og investeringer i de digitalisere muligheder, som enten allerede findes, eller som forventes udviklet over tid. Et navneskift fra it-strategi til digitaliseringsstrategi symboliserer, at strategien vedrører andet om mere end it og it-systemer. Digitaliseringsstrategien er blevet til i erkendelsen af, at der er et stigende behov for at have en systematisk og koordineret tilgang til digitalisering for at kunne medvirke til at imødegå de fremtidige udfordringer, som kommunen står overfor. Det er udfordringer, som Halsnæs Kommune deler med landets øvrige kommuner. KL har taget en række initiativer på området. Baggrunden er bl.a. de seneste års kommuneaftaler mellem staten og kommunerne. Dertil kommer, at det offentlige i en årrække har arbejdet med emner som den digitale forvaltning og gennemført flere såkaldte e-dage som udmøntning af forskellige fællesoffentlige aftaler og strategier. E2012 handler fx om vejen til fuld digital kommunikation, selvbetjeningsløsninger Det skal være nemmere at være på nettet i Danmark. Senest har KL s bestyrelse i november 2010 vedtaget Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, som også Halsnæs Kommune har bakket op om. Den fælles strategi udgør derfor rammen for nærværende digitaliseringsstrategi 2011-2014 for Halsnæs Kommune. Digitalisering er ikke et mål i sig selv, men bidrager til at skabe værdi ved at gøre det muligt at fastholde og måske ligefrem øge serviceniveauet med færre ressourcer. Digitale effektiviseringer kan medvirke til det. Digitalisering er ikke længere forbeholdt såkaldt kontordigitalisering, men omfatter i dag mere og mere digitalisering af de store velfærdsområder og -ydelser. Og udtryk som telemedicin, elektronisk overvågning blander sig med NemId (digital signatur), NemRefusion, Digital post osv. Der er nye kommunikationsformer på nettet og nye teknologiske muligheder som for eksempel cloud computing, hvor al it leveres over internettet som en service. Centrale emner for den kommunale organisation bliver formidling, kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere og i det hele taget god digital ledelse. Der er brug for en fælles løftestang og for at trække i samme retning. 2 Tilblivelse og opbygning Nærværende digitaliseringsstrategi er udarbejdet over tre workshops afholdt medio 2010 i samarbejde mellem It-Strategisk Forum i Halsnæs Kommune og KMD. Strategiprocessen har taget udgangspunkt i en konsolidering af input og delanalyser af områder, sekretariater og de kommunale virksomheder, som Halsnæs Kommune har arbejdet med forud for strategiprocessen. 3 af 14
Der har været tale om en strategiproces med det primære formål at beskrive den overordnede mission, vision og pejlemærker for digitaliseringen i Halsnæs Kommune. Det efterfølgende arbejde handler om at udmønte strategien i en handleplan. Der er i forlængelse heraf udarbejdet udkast til handlingsplan et dynamisk dokument med række initiativer grupperet i overordnede indsatsområder (fx klargøring til digitalisering, tværgående digitalisering samt mere fagspecifikke initiativer på de forskellige fagområder). Der er søgt at skabe en sammenhæng mellem udefrakommende ønsker og krav til kommunens digitalisering og den eksisterende styringsmodel for it. It-styringsmodellen kan ses på personalenettet under It og Telefoni. Der er anvendt følgende strategimodel til at beskrive retningen og ambitionsniveauet for digitaliseringen i Halsnæs Kommune: Modellen har været udgangspunkt for såvel strategiprocessen som for resultatet denne digitaliseringsstrategi. Desuden har modellen sikret løbende fokus på sammenhæng mellem på den ene side Halsnæs Kommunes digitaliseringsstrategi på den anden side de forretningsmæssige rammer, målsætninger og virksomhedsplaner i Halsnæs Kommune samt tværoffentlige rammer og strategier for digitalisering. Digitaliseringsstrategien består af fire dele: Mission, som beskriver formålet med digitaliseringen og uddybes i afsnit 4.1. 4 af 14
Vision, som er den overordnede retning og ambitionsniveau for digitaliseringen. Visionen beskrives nærmere i afsnit 4.2. Pejlemærkerne, som er en uddybning af visionen med mere konkrete delvisioner. Pejlemærkerne beskrives nærmere i afsnit 4.3. Digitaliseringsinitiativer, som forventes samlet i handleplanen for digitalseringen. Der er tale om et selvstændigt dokument et arbejdsredskab til udmøntning af strategien. Visionen og pejlemærkerne er langsigtede. Der arbejdes mod år 2014 som en konkret tidshorisont det vil sige 4 år frem. Visionen og pejlemærkerne er imidlertid ikke tidsfastsatte og kan opfattes som overordnede målsætninger for digitaliseringsindsatsen. I 2014 forventes en meget høj grad af opfyldelse vel vidende, at visionen og pejlemærkerne over tid også vil flytte sig. Mission, vision og pejlemærker revideres senest i 2012. Handleplanen har ligesom strategien et 4-årigt perspektiv og vil være dynamisk, forstået som, at den løbende vil blive opdateret og prioriteret med henblik på systematisk at opfylde krav og høste bl.a. effektiviseringsgevinster. En samlet oversigt over mission, vision og pejlemærker er vist nedenfor. 3 Forretningsmæssige målsætninger Som det fremgår af de følgende sider, er det primære formål med digitaliseringen i Halsnæs Kommune at bidrage til at skabe værdi ved at understøtte kommunens drift og 5 af 14
udvikling. Digitaliseringen skal understøtte de vedtagne politiske mål og forretningsstrategier for kommunen.. Digitaliseringsstrategien understøtter derfor også naturligt kommunes overordnede vision 2016: Naturrig kommune, hvor fastholdelse af naturværdierne tænkes ind i udviklingen. Mangfoldig kommune, hvor variation er en dyd og utraditionelle ideer er en styrke. Kreativ og effektiv udviklingskommune i bevægelse. Kommune, hvor kvalitetsbevidsthed er med i beslutninger, planer og udvikling samt de overordnede værdier: Redelighed. Vi er anstændige og kan gøre rede for vore handlinger og valg. Vi har en gensidig respekt og en åben kommunikation mellem kommunens politikere, medarbejdere, borgere og andre samarbejdspartnere. Vi ved, hvad vi kan forvente af hinanden. Mulighed. Vi har en nysgerrig og positiv tilgang til opgaverne. Vi er på forkant og engagerede i kommunens udvikling. Vi skaber kreative løsninger, betræder gerne nye stier og vægter kvalitet højt. Helhed. Vi fremmer tværgående kommunikation, samarbejde og fælles forståelse. Vi søger sammenhængende, balancerede og bæredygtige løsninger. Digitaliseringen har til formål at understøtte de kommunale virksomhedsledere og virksomhedere i, inden for mål og rammestyringskonceptet, at indfri de resultatkrav, der fremgår af de respektive virksomhedsaftaler. Således skal også nye digitale anskaffelser, på baggrund af positive business cases, bidrage til målopfyldelse og gevinstrealisering i de enkelte virksomheder. Input fra og analyserne af områderne, sekretariaterne og virksomhederne har vist, at der lægges vægt på: Sikker drift Bedre support Klarhed i it-organisationen I tråd med Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi fra KL ønsker Halsnæs Kommune at sætte fokus på implementering af ny digitale løsninger på fagområderne, fx en øget anvendelse af velfærdteknologi og telemedicin på social og 6 af 14
sundhedsområdet. Der ønskes ligeledes en fyldestgørende implementering af tværgående og fællesoffentlige løsninger som for eksempel digital post og NemSMS. Videre ønsker kommunen at deltage i forpligtende samarbejder omkring udvikling af nye digitale løsninger og snitflader mellem interne og eksterne samarbejdsparter. Der er opmærksomhed omkring, at det er medarbejder og borgere, der skal være med til at sikre, at gevinsterne høstes, hvorfor der også fremadrettet skal arbejdes systematisk med kanalstrategi, kompetenceudvikling og digitale ambassadører samt effektmåling på indsatser, for eksempel i udførerleddet inden for Forebyggelse og Sundhed. 4 Mission, vision og pejlemærker I dette afsnit uddybes mission, vision og pejlemærker. 4.1 Mission For Halsnæs Kommune betyder det, at forudsætningen for at arbejde med digitalisering i Halsnæs Kommune er, at it understøtter den daglige drift af kommunens service og administration bredt og ligevægtigt i hele organisationen. Herudover skal digitalisering understøtte en fortsat udvikling af Halsnæs Kommunen som en kreativ og effektiv udviklingskommune i bevægelse. 4.2 Vision For Halsnæs Kommune betyder det, at digitaliseringen skal understøtte, at såvel serviceopgaver som administrative opgaver kan løses endnu bedre, end det sker i dag. Dette skal gøres til lavere omkostninger end nu, og det skal ske uden at øge arbejdsbyrden på den enkelte medarbejder i organisationen. Bedre Med bedre tænkes der på: Opgaverne bredt set skal løses i en højere kvalitet og med færre fejl end det sker i dag samtidigt med, at det skal ske hurtigere. Målet skal ses med udgangspunkt i, at det eksisterende niveau ikke er ringe, men at stigende krav alt andet lige vil fordre at overlæggeren hæves. Digitaliseringen skal understøtte nye serviceydelser og en bevægelse med 24/7 service, altså en service der tilbyder åbne kanaler for borgere og virksomheder døgnet rundt. Øget integration af viden og data i forhold til interne arbejdsgange blandt andet med henblik på at øge adgang til viden og dermed nedsætte afhængigheden af nøglepersoner. 7 af 14
Billigere Med billigere tænkes der på: Bedre styr på de stadigt stigende direkte og indirekte omkostninger til it og digitalisering. Her tænkes først og fremmest på realistisk budgetlægning og overholdelse af vedtagne budgetter samt anvendelse af business cases i forbindelse med anskaffelser og opfølgning på gevinstrealisering efter ibrugtagelse. Udførelsen af opgaver bredt i organisationen. Målet er af opgaver ved hjælp at digitali-sering fremadrettet skal kunne løses med en mindre arbejdsindsats end tilfældet er i dag og dermed også billigere. Øget fokus på reducering af øvrige omkostninger der relaterer sig til digitalisering og opgaveløsning herunder ex telefoni, print, papir, porto, forbrugsstoffer etc. Nemmere Med nemmere tænkes der på: Øget mobilitet og fleksibilitet i opgaveløsningen. De nye muligheder skal udnyttes til at flytte digitalisering helt derhen hvor opgaven og behovet er. Udover bedre oplevelser for medarbejdere og borgere henholdsvis virksomheder, understøttes herigennem også målet om en nemmere opgaveløsning ex som følge af mindre efterbehandlings arbejde. Ønske om øget integration og bedre tilgængelighed til fx data, viden og service for såvel medarbejdere som borgere og virksomheder. Den demografiske udvikling der nødvendiggør at opgaverne løses med mindre arbejdskraft end tilfældet er i dag. 4.3 Pejlemærker Via fem fokusområder skabes der sammenhæng fra mission, vision via pejlemærker til konkrete initiativer i handlingsplanen. Disse fokusområder er: 1. Service til borgere og virksomheder 2. Helhed 3. Udvikling 4. Investering 5. Ledelse og styring 8 af 14
4.3.1 Service til borgere og virksomheder Halsnæs kommune har fokus på service til borgere og virksomheder. Derfor tager vores løsninger udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes behov og situation således at opgaveløsningen set deres synsvinkel fremstår effektiv og sammenhængende. Vores pejlemærker er: Vi sikrer tidssvarende selvbetjeningsmuligheder Det betyder, at vores borgere og virksomheder let kan finde opdateret, relevant og forståelig information på vores hjemmeside, og at vi har gode tidssvarende løsninger til at understøtte ansøgninger og øvrig afgivelse af data etc. Det er vigtigt, fordi hjemmesiden foruden at være den billigste kanal for servicering af borgere og virksomheder også er den eneste kanal der er til rådighed døgnet rundt, tæt på brugerne. Vi har systemer der understøtter både geografi- og tekstsøgning som indgangsnøgle Det betyder, at vores systemer tillader borgere og virksomheder at søge ud fra deres aktuelle behov, hvad enten det er via nøgleord eller adresse / geografi. Det er vigtigt, fordi vi ønsker at understøtte brugernes behov for på den ene side at yde god og hurtig service og på den anden side at sikre, at brugerne så vidt muligt får svar på deres spørgsmål uden efterfølgende at skulle rette personlig henvendelse. Vi sikrer en smidig og effektiv kommunikation Det betyder, at vores systemer taler sammen således at data kan genanvendes på tværs af geografiske-, administrative- og organisatoriske grænser. 9 af 14
Det er vigtigt, fordi vi prioriterer sammenhæng, helhedsorientering og effektivitet høj af hensyn til såvel medarbejdere som til borgere og virksomheder. 4.3.2 Helhed Halsnæs kommune har fokus på helhed. Derfor sikrer vi sammenhæng mellem it og organisationsudvikling og bruger it aktivt til at skabe større sammenhæng internt i kommunen og i forhold til andre myndigheder. Vi deltager desuden aktivt i fællesoffentlige initiativer. Vores pejlemærker er: Vi har god integration mellem vores it-systemer på tværs af organisatoriske grænser og opgaveområder Det betyder, at data indtastet en gang og lagret et sted kan trækkes og anvendes i andre systemer og på andre steder af relevans. Det er vigtigt, fordi det reducerer tidsanvendelsen til indtastning og økonomiske omkostninger til lagring, ligesom det reducerer risikoen for tastefejl og inkonsistente data. Vi sammentænker alle projekter med it og arbejdsprocesser (fx lean) Det betyder, at vi i ethvert projekt indtænker både it og arbejdsprocesser som en naturlig og integreret del. Det er vigtigt, fordi de fleste projekter kan drage nytte at have fokus på såvel system- som organisatorisk implementering med henblik på at sikre den maksimale realiserede effekt. Vi deltager aktivt i udvikling af fællesoffentlige løsninger og initiativer Det betyder, at vi vil prioritere deltagelsen i udviklingen og afprøvningen af fælles offentlige digitaliseringsinitiativer højt. Det er vigtigt, fordi det er en mulighed for at påvirke initiativerne, det minimerer omkostningerne og det er med til at skabe en god forberedelse til implementering af løsningerne. 4.3.3 Udvikling Halsnæs kommune har fokus på udvikling. Derfor understøtter vores udvikling i relation til it- og digitalisering medarbejdernes til stadighed ændrede behov i forhold til opgaveløsningen. 10 af 14
Vores pejlemærker er: Vi har mobile løsninger der giver fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen Det betyder, at vi løbende vil tilstræbe at øge tilgængelighed, mobilitet og fleksibilitet for alle brugere, under afvejning mellem øget tilgængelighed og omkostninger. Det er vigtigt, fordi vi ønsker at understøtte effektivisering af arbejdsgange og forbedring af den digitale service for medarbejdere, borgere og virksomheder. Vi udvikler vores it-organisation så den sikrer nytænkning omkring it og kan løfte nye krav og behov Det betyder, at it-organisationen skal varetage rollen som inspirator og sparringspartner for den øvrige organisation i relation til it og digitalisering. Det er vigtigt, fordi it-organisationens kompetencer og evne til at understøtte den øvrige organisation er altafgørende for en succesfuld fremadrettet digital forretningsudvikling. Vi afdækker systematisk it-kompetencer og -uddannelsesbehov Det betyder, at nærmeste leder gennem den årlige medarbejderudviklingssamtale afdækker behovet for uddannelse med henblik på at sikre optimale anvendelse af it i den enkeltes arbejdsopgaver. Det er vigtigt, fordi afdækningen af kompetence-gap er forudsætningen for igangsættelse af en indsats, der kan imødegå dette. 4.3.4 Investering Halsnæs kommune har fokus på investering. Derfor har vi øje for digitale løsningers muligheder i forhold til opgaveløsningen, såvel som behovet for kompetence hos medarbejderne til at kunne udnytte disse. Vores pejlemærker er: 'Vi giver alle medarbejdere rettighed og pligt til at anvende digitalisering i deres arbejde Det betyder, at opgaveløsningen på den ene side understøttes med tidssvarende digitalisering baseret på positive business cases, og at den på den anden side skal løses så effektivt som muligt gennem anvendelse at de digitale muligheder, der stilles til rådighed. 11 af 14
Det er vigtigt, fordi anvendelse af digitalisering er med til at sikre den mest effektive opgaveløsning. Vi tilbyder medarbejderne løbende opgradering af relevant viden og et struktureret uddannelsesprogram Det betyder, at vi har fokus på at udvikle medarbejdernes it- og digitale kompetencer systematisk i forhold til såvel kørende løsninger som ved nyimplementering. Det er vigtigt, fordi vi ønsker at realisere en øget nytteværdi i forhold til vores kørende løsninger, og når vi anskaffer nye løsninger. Vi har tidssvarende teknologi af hensyn til opgaveudførelse, rekruttering og fastholdelse Det betyder, at vi stiller tidssvarende teknologier med positive business cases til rådighed for opgaveløsningen. Det er vigtigt, fordi denne teknologi kan medvirke til at Halsnæs Kommune kan tiltrække og fastholde tilstrækkelig arbejdskraft under de kommende demografiske udfordringer. 4.3.5 Ledelse og styring Halsnæs kommune har fokus på ledelse og styring og har udviklet en it-styringsmodel med henblik på ledelse og styring af it og digitalisering. Denne styringsmodel sikrer, at vi arbejder aktivt med at sikre sammenhæng mellem it- og forretningsudvikling på alle niveauer i organisationen. Vores pejlemærker er: Vi har en klar og effektiv styringsmodel, der styrer vores it og digitalisering Det betyder, at vi har en helhedsorienteret ledelse af it- og digitaliserings indsatsen som sikrer tæt samspil mellem it og forretning, samt digitaliseringsstrategi og forretnings-strategi. Det er vigtigt, fordi sammenhængen mellem digitalisering og forretning er en forudsætning for, at digitalisering effektivt kan understøtte og bidrage til fortsat udvikling af forretningen. Vi har ledere der går forrest og medvirker til at realisere digitaliseringsstrategien Det betyder, at lederne også i forhold til it og digitalisering skal fungere som rollemodeller for medarbejderne i afdelingen. 12 af 14
Det er vigtigt, fordi lederens holdning og handlemønster vil afspejles hos dennes medarbejdere, og således spredes som ringe i vandet ud i organisationen. Vi har en effektiv og serviceorienteret it-organisation, der er klar og entydig Det betyder, at vi har en faglig stærk og effektiv it-organisation, der yder et højt serviceniveau overfor kommunens medarbejdere baseret på et veldefineret ydelseskatalog. Det er vigtigt, fordi en entydig og kompetent it-organisation med veldefinerede indgange og ydelser er forudsætningen for at kunne indfri alle ovenstående pejlemærker. 5 Afrunding realisering af potentiale, investering mv. Med nærværende digitaliseringsstrategi 2011-2014 og dens udmøntning vil Halsnæs Kommune positionere sig offensivt i forhold til Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. På landsplan er tanken, at bl.a. realiseringen af den fælleskommunale strategi skal bidrage med at effektivisere hele den kommunale sektor med 2 mia.kr. pr. år fra 2015 og fremefter. Det kan for Halsnæs Kommunes vedkommende betyde krav om effektivisering på ca. 12 mio.kr. årligt af det samlede budget. Det kan bemærkes, at de økonomiske potentialer, som fx er beskrevet i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi angives som pt. det aktuelle bedste bud. For at kunne realisere en årlig effektivisering i denne størrelsesorden, er det vigtigt, at der parallelt med it-anskaffelser hele tiden tænkes i at tilpasse både arbejdsprocesser og organisation. Foruden at der er behov for en massiv indsats i forhold til formidling og motivering af borgere og virksomheder til at udnytte de digitale muligheder, som bl.a. kommunen stiller til rådighed. Effektiviseringsgevinster kan hentes ved bl.a. at sikre at gevinster ved allerede foretagne investeringer i it nyttiggøres, men der må også i strategiperioden forventes, jf. KL, at der skal foretages en del nyinvesteringer, specielt i de første år af strategiperioden. 13 af 14
Halsnæs Kommune It-Service Henrik Oppenhejm, leder af It-Service Rådhuspladsen 1 3300 Frederiksværk Telefon 4778 4000 - mail@halsnaes.dk - www.halsnaes.dk 25. januar 2011