6 Tips til, hvordan mindre organisationer kan skabe en sund kultur på en billig måde Af Thobias Laustsen Det er almindeligt kendt, at mindre organisationer ikke altid har de samme økonomiske muligheder og ressourcer til at give deres medarbejdere de samme frynsegoder, som man kan i større organisationer. Med frynsegoder mener jeg, f.eks. specielt indrette hvilerum, hvor det er muligt at tage en power-nap, daginstitutioner på organisationens område, gratis mad på gourmet cafeteriaer på arbejdspladsen, hjemmearbejdspladser, økonomiske muligheder for at ansatte kan uddanne eller udvikle sig osv. Disse frynsegoder, bliver typisk udbudt af store organisationer, med meget dybe lommer og bruges ofte som et bevis på at de organisationer, som tilbyder frynsegoderne, har en fremragende organisationskultur. Hvis denne type af frynsegoder er målet for enestående organisationskultur, kan mange ejere i mindre organisationer regne ud, at det er uden for deres rækkevidde. Det er faktisk ikke nødvendigt at miste modet af den grund. Det er rigtigt, at større organisationer ofte har bedre ressourcer men den selvsamme omstændighed, som forhindrer mindre organisationer i at konkurrere med store organisationer på organisationskulturen er samtidig en kæmpe fordel. Det handler nemlig om organisationens mindre størrelse. Meget tyder på, at mindre organisationer er i stand til at udkonkurrere deres større modstykke, fordi de er mere fleksible og smidige, når det kommer til at skabe og have en god individuel kontakt til den enkelte medarbejder. Ejere af mindre organisationer er også pr. automatik lig med den øverste ledelse i organisationen. Med færre ledelseslag at skulle skære sig igennem, har de muligheden for at få iværksat de nødvendige organisatoriske kulturelle tiltag, langt hurtigere. Jeg vil i de næste afsnit beskrive en række metoder til at skabe en sund organisationskultur, uden at skulle have den helt store tegnebog op af lommen. 1. Analyser kulturen i din organisation Det første og også det mest omfattende tip af dem alle handler om at få analyseret og kortlagt kulturen i din organisation. Kan du analysere, måle og kortlægge kultur? Ja med en små gruppe værdi analyse eller en kulturel værdi analyse er det faktisk muligt at måle på noget så uhåndgribeligt som organisationskultur, som ved enhver anden form for måling af nøgletal, KPI er, budgetter osv. OG kan du måle og analysere noget, kan du håndtere det! Side 1 af 5
En små gruppe værdi analyse sætter ledere i stand til aktivt at måle og styre værdier og kulturer i organisationer. Analysen er et godt og prisbilligt alternativ til en kulturel værdi analyse, når det drejer sig om at kortlægge og synliggøre kulturen i en mindre organisation, en afdeling, et team, en ledergruppe eller enhver anden form for gruppe med op til 20 personer. Storebroren den kulturelle værdi analyse kan håndtere op til 30.000 medarbejdere, men ligner derudover små gruppe værdi analysen meget. En små gruppe værdi analyse giver alle de nødvendige data til at planlægge og håndtere en lang række kulturelle og økonomiske områder i organisationen. Først og fremmest giver kulturanalysen en detaljeret forståelse af dine medarbejderes personlige værdier, hvordan de mener den aktuelle kultur ser ud, og hvilken kultur organisationen skal have og hvilken retning, de ønsker organisationen skal gå i = Den ønskede kultur. Udbyttet af en små gruppe værdi analyse handler først og fremmest om 3 ting: 1. Din organisation får større overskud på bundlinjen. Det gør den ved at styrke den del af organisationskulturen der virker OG ved at håndtere de ting der ikke virker i organisationskulturen. Det der ikke virker kan være unødig spildt energi i form af ineffektivitet, gnidninger, konflikter, manglende samarbejde osv. 2. Din organisation opnår konkurrencemæssige forspring. Personligt mener jeg, at Den du er og hvad du står for = organisationens kulturelle kapital - er lige så vigtig som kvaliteten af de produkter og den service, du sælger. Derfor er kortlægning og arbejdet med den kulturelle kapital et af de største aktiver i enhver organisation. 3. Din organisation får mere engagerede medarbejdere. I jo højere grad ledere og medarbejdere kan tage mere af sig selv med på arbejde bliver de mere effektive. Jeg mener også, at engagerede medarbejdere tiltrækker flere engagerede og kompetente medarbejdere. Arbejdskraft søger derhen, hvor der er godt at være. Resultatet af en små gruppe værdi analyse giver mulighed for en dyb og meningsfuld dialog omkring organisationens formål, prioriteter og strategi. Analysen giver også organisationen en køreplan til, hvordan den bliver en High performance organisation. En High performance organisation kan kendes på, at den er styret af visionen, den har konstant fokus på missionen og den er værdidreven. High performance organisationer har et lavt niveau af kulturel entropi (= dysfunktion, gnidninger, ineffektivitet og konflikter). Den er omstillingsparat og modstandsdygtig mod forandringer både indefra og udefrakommende, og de er zoomet ind på at opfylde og pleje samtlige interessenters behov. Mindre organisationer har den helt klare fordel, set i forhold til større organisationer, at det er langt nemmere, hurtigere og smidigere at indføre køreplanen i organisationen. Det er det fordi alt andet lige at organisationen, grundet størrelsen, er mindre kompleks og derfor langt nemmere at håndtere, når større forandringer skal integreres. Side 2 af 5
2. Gør din ansættelses strategi samarbejdsbaseret Uanset din organisations størrelse, er det en nødvendighed at ansætte nye medarbejdere. Du kan derfor ligeså godt gøre ansættelsesprocessen til et samarbejde med dine ansatte. Et samarbejde med dine ansatte vedrørende ansættelsesprocessen, viser at du virkelig interesserer dig for, hvem du bringer ind i dit team og hvilken effekt det vil have på den eksisterende medarbejderskare. På denne måde, har du fokus på opbygning og udvikling af relationer teammedlemmerne imellem og samtidig opbygger den fælles indsats en organisationskultur med basis i loyalitet og gensidig tillid. Et forslag til ansættelsesprocessen kan være, at du lader de ansatte finde frem til de egnede kandidater til stillingen udfra ansøgerbunken. Dine ansatte er faktisk i den bedste position til at beskrive de kompetencer, den adfærd og de værdier, der er nødvendige at tilføre organisationen for at gøre den mere succesfuld. 3. Indfør værdibaserede og - Gensidige Udviklings Samtaler Værdierne bruges og leves. Mange af de bedste organisationer arbejder målrettet med organisationens kerneværdier, ligesom de synliggør og bringer dem i spil i hverdagen. Værdiernes rolle, er at være det bindeled, som får organisationens mission, vision og strategi til at hænge sammen med daglig adfærd og beslutningstagning. En del af udbyttet fra små gruppe værdi analysen, som beskrevet tidligere i artiklen, er at finde frem til organisationens kerneværdier. Kerneværdierne bør være en integreret del af organisationens kulturforståelse. Et af stederne, hvor kerneværdierne med stor fordel kan italesættes er, når der afholdes GUS samtaler i organisationen. GUS samtaler adskiller sig fra den mere kendte MUS samtale på flere punkter. En virkningsfuld måde at italesætte kerneværdierne på, er ved at bruge værdierne specifikt og konkret i forhold til oplevede situationer. Hvordan har værdierne været brugt af hhv. leder og medarbejder? Hvordan kan de bruges endnu mere? Hvad skal værdierne bidrage med i den enkelte situation? Osv. osv. Sagt på en anden måde, handler det om at sætte ord på daglig adfærd og beslutningstagning set i forhold til, hvordan værdierne bliver brugt og bedst kan bruges. Jo bedre medarbejderes og lederes daglige adfærd og beslutningstagning ligger i tråd med kerneværdierne, desto mere fungerer kerneværdierne som guide på vej mod visionen. En anden ting i GUS handler om Gensidighed i samtalen. Det vil sige at der mere er tale om en ligeværdig dialog mellem leder og medarbejder hvor feedback gives gensidigt, konstruktivt og kærligt begge veje. Det er en væsentlig forskel til den asymmetriske samtale, som MUS samtalen nødvendigvis må blive mellem en leder og en medarbejder. Gensidige Udviklings Samtaler er set fra mit perspektiv, langt mere end én enkeltstående dialog. Side 3 af 5
En måde at bruge GUS effektivt kan være at både leder og medarbejder efterfølgende udpeger en mentor for medarbejderen, som skal hjælpe ham eller hende i det kommende år med at opnå de aftaler, som GUS samtalen har ført til. På den måde bliver medarbejderne i den mindre organisation engageret på kryds og tværs i forhold til hinandens faglige og personlige udviklingsprocesser hvilket igen skaber bedre team ånd i hele organisationen. Medarbejder og mentorer kan med fordel holde et kvartalsvis opfølgningsmøde, hvor medarbejderens (og lederens) fremskridt og udfordringer løbende bliver fulgt op. Som det sidste kan medarbejdere og ledere som har været på kursus eller lignende bidrage på næste morgenmøde med det de har lært. En efterfølgende dialog i teamet kan bidrage til at den læring du ønsker at implementere i organisationen, efterfølgende kan finde sted. 4. Hjælp de ansatte med at se mening i deres arbejde Én af de allervigtigste opgaver for alle ledere, er et hjælpe deres teammedlemmer til at kunne se sammenhængen mellem deres daglige arbejdsopgaver og organisationens overordnede mission og vision. Ansatte som forstår organisationens store billede, træffer bedre beslutninger og er mere tilbøjelige til at samarbejde med deres kolleger. Lad mig være ærlig. Nogle arbejdsopgaver og jobs er bare ikke særlig glamourøse eller spændende. Som leder, er du nødt til at finde en måde, hvorpå Bente i pakkeriet kan forstå, hvor vigtig omhyggelig emballering af varen og rettidig forsendelse af produkter, i sidste ende har en kæmpe betydning for kundens oplevelse af det samlede køb. 5. Opbyg en organisationskultur baseret på tillid En af de allervigtigste elementer i forhold til hvad der gør en organisation til et fantastisk sted at være, handler om at ledere i organisationen skaber en høj-tillids kultur. Der findes i høj-tillids kulturer flere forretningsmæssige fordele, som f.eks. mindre medarbejderomsætning, og større konkurrencedygtighed i markedet, set i forhold til konkurrenterne. Internt i organisationen giver den høje tillid grobund for større engagement og medbestemmelse = medarbejder empowerment. Du har store fordele, som leder i en mindre organisation for at skabe en kultur baseret på en høj grad af tillid, da der er færre organisatoriske lag mellem dig og den enkelte medarbejder. Der findes mange måder at etablere tillid på i en organisation, og de er enten gratis eller kan opnås for få midler. 6. Hold møder sammen med organisationens formål I kan med fordel placere en tom stol i mødelokalet, som repræsentant for organisationens formål. Hver gang I træffer en beslutning, bliver for detaljeorienteret eller uenige, kan I spørge jer selv. Hvad er egentlig bedst i forhold til organisationens højeste formål lige nu. Side 4 af 5
Det kan være en ide, at en mødedeltager sætter sig i stolen og mærker formålets energi. Jeg ved det lyder mærkeligt men det virker faktisk ret godt. Kan man sætte sig ud over eget ego, er det forholdsvis nemt at mærke energien fra stolen. På denne måde får organisationens formål altid rette plads. Side 5 af 5