S PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING (REGULATIV FOR KASSE OG REGNSKABSVÆSEN) 1
Indholdsfortegnelse Generelt... 5 1.1 Lovgrundlag... 5 1.2 Formål... 5 1.3 Uddybende bilag... 5 1.4 Gyldighedsområde... 5 Ajourføring... 6 2.1 Ændringer til selve regelsættet... 6 2.2 Ændringer til bilag til regelsættet... 6 Styringsmodeller... 6 3.1 Generelt... 6 3.2 Politikområder... 6 3.3 Økonomisk decentralisering... 7 3.3.1 Budgetoverførsel... 7 3.3.2 Lønsumsstyring... 7 3.4 BUM model... 7 Budget... 8 4.1 Generelle principper... 8 4.2 Det enkelte års budgetprocedure... 8 4.3 Budgettets form... 8 Økonomistyringen i praksis... 9 5.1 Roller og opgaver i økonomistyringen... 9 5.1.1 Budgetansvar og budgetansvarlige... 9 5.1.2 Chefer... 9 5.1.3 Direktører... 10 5.1.4 Økonomidirektøren... 10 5.1.5 Direktionen... 10
5.2 Budgetopfølgning... 10 5.2.1 Generelt... 10 5.2.2 Budgetopfølgning og løbende budgetstyring... 11 5.2.3 Anvisning og ledelsestilsyn... 12 Regnskabsaflæggelse... 12 6.1 Generelt... 12 6.2 Regnskabsprincipper... 12 6.3 Kommunens årsberetning... 13 6.4 Anlægsregnskaber... 13 Bogføringsprocessen... 13 7.1 Generelt... 13 7.2 Bogføringsgrundlag... 14 7.3 Interne kontroller... 14 Finansiel styring og betalingsformidling... 15 8.1 Generelt... 15 8.2 Betalingsformidling... 15 8.3 Kontante betalinger... 15 8.3.1 Postindgang... 16 8.4 Forskudskasser... 16 8.5 Anvendelse af betalingskort... 16 8.6 Mellemregnings- og statuskonti.... 16 8.7 Transporter... 17 8.8 Debitorpleje... 17 Anvendelse af IT-systemer... 17 9.1. Generelt... 17 9.2 Interne kontroller... 18 9.3 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik... 18 3
9.4 Kontroller mod svig... 18 Andre områder... 19 10.1 Sikring af kommunens aktiver... 19 10.2 Sikring af værdier tilhørende andre... 19 10.3 Indkøbspolitik... 19 10.4 Leasingpolitik.... 19 10.5 Bemyndigelser.... 20 Elektroniske links til bilag mv.... 21 4
Generelt 1.1 Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Favrskov Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Regelsættet er også den praktiske udmøntning af Styrelseslovens 42, stk. 7 om, at Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. men det beskriver også grundlaget for økonomiudvalgets ansvar for indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. styrelseslov og styrelsesvedtægt. 1.2 Formål Formålet med regelsættet er at sikre: styring af kommunens økonomi, herunder tilstrækkelige værktøjer hertil korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko 1.3 Uddybende bilag I regelsættet beskrives de overordnede principper for økonomistyring. Beskrivelsen er kortfattet, men der er i relevant omfang tilknyttet bilag. I praksis fungerer regelsættet som en portal med elektroniske links til de uddybende bilag samt til diverse beslutninger, regelsæt o.a. De uddybende bilag m.m., beskriver i mere detaljeret grad, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. 1.4 Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. 5
I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regler om kasse- og regnskabsområdet også gældende for disse. Ajourføring 2.1 Ændringer til selve regelsættet Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomidirektøren har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af Økonomidirektøren. Hvis der er tale om indholdsmæssige ændringer, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, er Økonomidirektøren ansvarlig for, at ændringerne gennem Økonomiudvalget forelægges Byrådet til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet efter, at det er godkendt i Byrådet, før ændringerne træder i kraft jf. Styrelseslovens 42, stk.7. 2.2 Ændringer til bilag til regelsættet Mange af bilagene er vedtaget af Byrådet. Men hvor intet andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af Økonomidirektøren. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens forvaltninger, skal dog godkendes af kommunaldirektøren. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af bilag til regelsættet, der skal behandles politisk, før ændringerne træder i kraft. Styringsmodeller 3.1 Generelt Sammenlægningsudvalget godkendte den 31. januar 2006 visionen for Favrskov Kommune. Visionen, hvor decentralisering og dialog præger forholdet mellem Byrådet og institutionerne, er udgangspunktet for principperne for økonomistyring. Der er endnu ikke taget stilling til principperne vedrørende mål, strategier, handlingsplaner, resultatopfølgning m.v. Principperne for økonomistyring revideres, når der er taget endelig stilling hertil. 3.2 Politikområder For at sikre sammenhæng mellem den administrative og politiske struktur kan budgettet opbygges i en lang række politikområder, som er placeret under de enkelte politiske 6
udvalg. Politikområderne skal anses som emner under de politiske udvalg, og de enkelte politikområder udgør som udgangspunkt ét bevillingsniveau. Der henvises i øvrigt til afsnit 4.1. 3.3 Økonomisk decentralisering Byrådet i Favrskov Kommune har i høj grad fokus på udviklingen af decentralisering. Byrådets overordnede målsætning med decentralisering er: at styrke den enkelte afdelings/institutions selvforvaltning at forbedre ressourceudnyttelsen at integrere den faglige kompetence og det økonomiske ansvar at øge den organisatoriske og økonomiske fleksibilitet at øge motivationen hos ledere, medarbejdere samt bestyrelse, råd mv. (hvor sådanne findes) De enheder, som er omfattet af den økonomiske decentralisering mellem Byrådet og enheden, fremgår af Retningslinier for økonomisk decentralisering. Retningslinierne fastlægger grundlaget for enhedens virke samt præciserer ansvar og kompetence på en række områder. 3.3.1 Budgetoverførsel Rammerne for adgangen til at overføre mer- eller mindreforbrug mellem regnskabsårene fremgår som hovedregel af retningslinierne for økonomisk decentralisering. Alle overførsler fra ét budgetår til et andet skal godkendes af Byrådet i form af en tillægsbevilling. Inden for de områder, som ikke er omfattet af retningslinierne for økonomisk decentralisering, kan Byrådet, senest i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, ligeledes godkende budgetoverførsler. Opgørelse af den enkelte institutions overskud/underskud foretages af Økonomifunktionen i samarbejde med fagforvaltning og institution umiddelbart efter afslutningen af regnskabsårets supplementsperiode. 3.3.2 Lønsumsstyring Byrådet fastsætter generelle regler for lønsumsstyring via retningslinier for lønsumsstyring i institutioner og forvaltninger. Målet hermed er at tilstræbe overensstemmelse mellem kompetencen til at ansætte personale og ansvaret for at overholde budgettet. 3.4 BUM model I BUM modellen (Bestiller Udfører Modtager) skelnes der mellem, hvem der bestiller/visiterer opgaven, og hvem der udfører opgaven. Det fremgår af oversigten BUM model, hvilke områder der er omfattet af BUM modellen 7
Budget 4.1 Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Bevillingsniveauet fastsættes i årsbudgettet for det enkelte år, idet de enkelte politikområder som udgangspunkt udgør ét bevillingsniveau. Nettobevillinger kan anvendes, hvor dette skønnes formålstjenligt. Det skal af det enkelte års budget klart fremgå, hvilke bevillinger der er nettobevillinger. 4.2 Det enkelte års budgetprocedure Ifølge Styrelsesloven er det Økonomiudvalgets ansvar, at der udarbejdes et budgetforslag. Forslaget ledsages af budgetoverslag for en flerårig periode, hvis længde fastsættes af Indenrigsministeren. Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger i Byrådet med mindst 3 ugers mellemrum. Ved 2. behandling, som foretages inden en af Indenrigsministeren fastsat frist, undergives forslaget til årsbudget og flerårige budgetoverslag Byrådets drøftelse og beslutning. For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomiudvalget har derfor ansvaret for, at der inden 1. februar udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Forslag til budgetprocedure med tids- og aktivitetsplan skal behandles i Byrådet. Tids- og aktivitetsplanen skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Udvalgene skal efter anmodning fra Økonomiudvalget og inden for en frist, der fastsættes af Økonomiudvalget, fremkomme med bidrag til årsbudgettet og til flerårige budgetoverslag. Økonomidirektøren påser, at planen overholdes, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. 4.3 Budgettets form Årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministerens krav. Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af bemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for bud- 8
getforslaget. Økonomistyringen i praksis 5.1 Roller og opgaver i økonomistyringen Økonomistyringen i Favrskov Kommune skal sikre, at kommunens ressourcer udnyttes bedst muligt samtidig med, at Byrådets målsætninger inden for de forskellige aktiviteter opfyldes bedst muligt. Økonomistyringen skal overordnet være med til at mål nås og strategier opfyldes. at regler og bevillinger overholdes. Økonomistyringen består både af budgetlægning, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse, herunder målopfyldelse og bevillingskontrol. I den daglige og løbende økonomistyring har en række forskellige personer og organisatoriske enheder forskellige roller og opgaver. 5.1.1 Budgetansvar og budgetansvarlige Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelsen af den. Ansvaret for tilrettelæggelse af den daglige økonomistyring er som hovedprincip henført til de enkelte budgetansvarlige. Afhængigt af områdets organisering kan der være flere budgetansvarlige inden for samme politikområde. Borgmesteren har via Kommunaldirektøren ansvaret for, at der udpeges ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. Fordelingen af budgetansvaret fremgår af oversigt over politikområder/oversigt over budgetansvarlige. Borgmesteren har via Kommunaldirektøren også ansvaret for, at der udpeges ledende medarbejdere, der har budgetansvaret for anlægsbevillinger. 5.1.2 Chefer Cheferne har ansvaret for den overordnede koordinering og ledelse af økonomistyring og controlling indenfor de/det respektive politikområder, som ligger inden for chefens fagområde. Fordelingen af politikområderne fremgår af oversigten over politikområder/oversigt over budgetansvarlige. Hvis der er forventning om uoverensstemmelse mellem årsbudgettet contra det forventede forbrug, er cheferne ansvarlige for at sagen forelægges den respektive direktør. Såfremt der indgår forventet ansøgning omkring tillægsbevillinger i sagen, gælder den i afsnit 5.2 fastsatte procedure. 9
5.1.3 Direktører Direktørerne har ansvaret for den overordnede koordinering og ledelse af økonomistyring og controlling indenfor de respektive politikområder under direktørernes respektive forvaltningsområder. Fordelingen af politikområderne fremgår af oversigten over politikområder/oversigt over budgetansvarlige. Hvis der er forventning om uoverensstemmelse mellem årsbudgettet contra det forventede forbrug, er direktørerne ansvarlige for at forelægge en sag herom. Sagen forelægges gennem de respektive fagudvalg via Økonomiudvalget for Byrådet. Såfremt der indgår ansøgning omkring tillægsbevillinger i sagen, gælder den i afsnit 5.2 fastsatte procedure. 5.1.4 Økonomidirektøren Økonomidirektøren har ansvaret for den overordnede koordinering og ledelse af økonomistyringen og controlling i hele kommunen. Økonomifunktionen spiller ligeledes en central rolle i økonomistyringen som konsulent, sparringspartner og controller for de budgetansvarlige. Økonomistyringen skal udføres i et samarbejde mellem de budgetansvarlige, fagforvaltningen og Økonomifunktionen. 5.1.5 Direktionen Direktionen har det overordnede ansvar for økonomistyringen. Direktionen skal således behandle væsentlige økonomisager, herunder særligt tillægsbevillinger og forslag til disses finansiering. 5.2 Budgetopfølgning 5.2.1 Generelt Det budget, som er godkendt af Byrådet, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Bevillingsniveauet fremgår af det enkelte års budget, idet de enkelte politikområder som udgangspunkt udgør ét bevillingsniveau. Budgettet er det væsentligste element i kommunens samlede økonomiske styring, og de givne bevillinger skal i videst muligt omfang søges overholdt. Hvis en budgetansvarlig kan forudse merudgifter, der ikke umiddelbart kan dækkes indenfor området, er vedkommende ansvarlig for snarest at orientere den pågældende chef herom. Hvis en chef kan forudse merudgifter, der ikke umiddelbart kan dækkes af mindreudgifter på andre delområder inden for politikområdet, er vedkommende i samarbejde med den pågældende direktør forpligtiget til snarest at forelægge en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til imødegåelse af budgetproblemet. Heri indgår også konsekvenser for budgetoverslagsårene. 10
For de budgetområder, der er omfattet af decentralisering, gives der som udgangspunkt ikke tillægsbevilling til de indtægter og udgifter, der er indeholdt i rammen. På de decentraliserede områder gives der som udgangspunkt kun tillægsbevillinger begrundet i ændrede forudsætninger i budgetgrundlaget jf. de politisk besluttede tildelingsmodeller. Årets resultat overføres som en tillægsbevilling til det efterfølgende års budget (se afsnit 3.3.1). De forskellige udgifter i driftsbudgettet på det skattefinansierede område er delt op i to kategorier - serviceudgifter og udgifter til indkomstoverførsler. Kategorierne defineres i henhold til økonomiaftalen mellem KL og regeringen. Hvilken kategori den enkelte funktion tilhører, fremgår af oversigten over politikområder/oversigten over budgetansvarlige. Der gælder følgende økonomiske styringsprincipper: Alle tillægsbevillinger med merudgifter på serviceudgiftsområder skal finansieres af udvalgene inden for eget område med mindreudgifter eller merindtægter på serviceudgiftsområder. Vurderer udvalgene, at man ikke kan finde besparelserne uden at reducere serviceniveauet, kan Økonomiudvalget anvise forslag til finansiering primært inden for serviceudgifterne, alternativt indenfor hele budgettet. For udgifterne til indkomstoverførsler skal der forelægges udvalg og byråd løbende forbrugsvurderinger hvert kvartal med henblik på politisk beslutning om, om der skal gennemføres besparelser inden for samme politikområde, på tværs af alle politikområder eller om merudgifter skal finansieres af kassen. Der skal i vurderingen sondres mellem indkomstoverførsler omfattet af budgetgarantien og øvrige indkomstoverførsler. 5.2.2 Budgetopfølgning og løbende budgetstyring Budgetafdelingen er ansvarlig for, at der pr. årets første 3 kvartaler foretages en samlet budgetopfølgning, hvor der foretages en vurdering af årsbudgettet contra det forventede forbrug. Budgetopfølgningen forelægges gennem de respektive fagudvalg via Økonomiudvalget for Byrådet. Såfremt der ved budgetopfølgningen indgår tillægsbevillingssager, gælder den i afsnit 5.2.1 fastsatte procedure for behandlingen af sådanne. Budgetopfølgningen udarbejdes for hvert politikområde i samarbejde mellem den budgetansvarlige, fagforvaltningen og Økonomifunktionen. Den budgetansvarlige har ansvaret for at udarbejde budgetopfølgningen inden for sit eget område. På områder, hvor der er økonomisk decentralisering, udarbejdes budgetkontrollen dog som udgangspunkt i et samarbejde mellem fagforvaltningen og budgetafdelingen. Udover budgetopfølgningen er det vigtigt, at der sker en løbende budgetstyring i såvel institutioner som forvaltninger. Der skal løbende følges op på det hidtidige forbrug samt dannes forventninger til det fremtidige forbrug. Formålet er at sikre budgetoverholdelse samt iværksætte korrigerende handlinger, såfremt budgettet ikke forventes overholdt. 11
Den løbende budgetstyring sker ligeledes i samarbejde mellem den budgetansvarlige og Økonomifunktionen. Udvalgene kan af hensyn til den løbende økonomistyring - bemyndige de(n) budgetansvarlige til at foretage nødvendige bevillingsmæssigt neutrale budgetomplaceringer inden for et givet politikområde. Økonomifunktionen fører liste over de budgetansvarliges bemyndigelser til at foretage budgetomplaceringer. Der udarbejdes månedligt ledelsesinformation. Niveauet er ikke fastlagt på nuværende tidspunkt. 5.2.3 Anvisning og ledelsestilsyn Den budgetansvarlige inden for et givet budgetområde har anvisningskompetencen det vil sige retten til at godkende at en given indtægt/udgift afholdes inden for det pågældende aktivitets/kontoområde. I Favrskov Kommune sker anvisningen som hovedregel som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at anvisningspåtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis. Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde kan dog beslutte, om der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen udelukkende kan ske ved integreret anvisning jf. afsnit 7. Regnskabsaflæggelse 6.1 Generelt Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Herudover har kommunen valgt at udarbejde en årsberetning, som supplerer disse krav. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den årlige regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. 6.2 Regnskabsprincipper De anvendte regnskabsprincipper skal fremgå af årsregnskabet/årsberetningen. Byrådet kan på forhånd vedtage forskellige regnskabsprincipper. Regnskabsprincipperne omfatter primært de økonomiske principper, men årsregnskabet kan ikke stå alene i vurdering af kommunen, for det fortæller ikke noget om kvaliteten af de leverede ydelser, og den opgjorte egenkapital er på ingen måde udtryk for en mulig salgsværdi. 12
Årsregnskabet kan heller ikke stå alene i vurderingen af, om kommunen klarer sig godt eller mindre godt. Grundlaget for en sådan vurdering skal ske via supplerende undersøgelser, der belyser den kvalitative målopfyldelse på de områder, hvor kommunen leverer ydelser. 6.3 Kommunens årsberetning Favrskov Kommune aflægger regnskabet i form af en årsberetning. Årsberetningen omfatter et udgiftsregnskab, et omkostningsregnskab samt som minimum de obligatoriske regnskabsoversigter jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler. 6.4 Anlægsregnskaber Der aflægges anlægsregnskaber for alle anlægsprojekter. Anlægsregnskaber skal aflægges hurtigst muligt efter anlægsprojektet er afsluttet dog senest i forbindelse med regnskabsafslutningen. Økonomifunktionen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinier for aflæggelse af anlægsregnskaber. Den budgetansvarlige har ansvaret for at regnskabet aflægges. Bogføringsprocessen 7.1 Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post). Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles ét sted for flere institutioner. De budgetansvarlige udpeger den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet Økonomifunktionen forestår selve oprettelsen i de relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. De budgetansvarlige har ansvaret for, at denne instruktion finder sted. 13
Økonomifunktionen udarbejder generelle retningslinier for bogføringsprocessen samt konteringsvejledning og bistår i øvrigt de decentrale enheder med råd og vejledning på området. 7.2 Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form, idet de enten modtages elektronisk direkte fra leverandørerne eller modtages i indscannet form. Med kontrol menes i denne forbindelse, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris er kontrolleret konteringen er korrekt eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt Det skal klart fremgå af regnskabsbilaget, at dette er bogført, og bilaget skal forsynes med tilstrækkelige oplysninger til en entydig identifikation i relation til bogføringen. Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for attestation og bilagsbehandling i øvrigt være en del af den elektroniske arbejdsgang. Økonomifunktionen er ansvarlig for, at kommunens IT-løsninger hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. Såfremt regnskabsbilag er indscannet, kan originalmaterialet principielt makuleres. De budgetansvarlige har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, dvs. normalt først efter 5 år. 7.3 Interne kontroller Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Økonomifunktionen er ansvarlig for at udarbejde generelle retningslinier for bogføringsprocessen, herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen/institutionen selv 14
udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver Økonomifunktionen kan bistå ledelsen ved at foretage en række kontroller med overholdelse af forretningsgangene omkring bogføring og betaling, herunder også tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. Finansiel styring og betalingsformidling 8.1 Generelt Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Økonomifunktionen er ansvarlig for at udmønte politikken i praksis. 8.2 Betalingsformidling Det offentliges betalingsformidling er reguleret ved lov. I det følgende er beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis. Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Dette gælder såvel betalinger til kommunen som betalinger fra kommunen. Regnskabsafdelingen er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til ITsystemer til betalingsformidling. Dog kan man have eneprokura til IT-systemer til betalingsformidling (eksempelvis WebBetaling), hvis der, samtidig sker registrering i økonomisystemet (bogføring). Økonomifunktionen skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforhold. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres, forinden de effektueres. Uanset, at bogføringen i stort omfang foregår decentralt, skal betalingsformidlingen centraliseres og i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende. Der må ikke oprettes bankkonti uden aftale med Økonomifunktionen, og der må udelukkende foretages indkøb i kommunens navn, hvis indkøbet er til kommunens formål. 8.3 Kontante betalinger Ind- og udbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Kommunen har kontantkasser primært til modtagelse af indbetalinger. Såfremt der ind- eller udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Ved indbetaling af kontante beløb afgives kvittering udskrevet fra Web-betaling. Kvittering underskrives af person autoriseret til kassefunktionen. 15
8.3.1 Postindgang Postforsendelser til rådhuset må ikke åbnes af personer, der er beskæftiget med bogholderi eller kassetjeneste. For alle modtagne værdiforsendelser føres en postliste. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en forretningsgang herfor. 8.4 Forskudskasser Favrskov Kommune har som hovedregel ingen forskudskasser. Der kan i stedet udbetales et personligt forskud til ansatte med behov for at foretage kontante småindkøb. De personlige forskud registreres som kommunens tilgodehavende. Evt. oprettelse af forskudskasser sker kun efter særskilt aftale med Økonomifunktionen, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau, jf. bilaget retningslinier for forskudskasser. For hver af sådanne kasser skal kontrollerne beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. 8.5 Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Økonomifunktionen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af betalingskort, idet reglerne skal: sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug Anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Økonomidirektøren. 8.6 Mellemregnings- og statuskonti. Kommunens mellemregningskonti, statuskonti m.v. skal regelmæssigt afstemmes. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en forretningsgang herfor. Som udgangspunkt har den budgetansvarlige, der har bedt om oprettelse af mellemregningskontoen ansvaret for, at den afstemmes. Ved mellemregningskonti, der er oprettet via et IT-system har den pågældende systemejer (se afsnit 9.1.1) ansvaret for, at kontiene afstemmes. Lederen af regnskabsafdelingen har ansvaret for, at der fastlægges intervaller for, hvor tit de enkelte mellemregningskonti skal afstemmes. Det sker ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. 16
Regnskabsafdelingen påser, at afstemningen sker i forhold til de udmeldte tidsintervaller. 8.7 Transporter Kun regnskabsafdelingen må indgå aftaler om transport af fordringer, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen. 8.8 Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Byrådet kan bemyndige administrationen under givne retningslinier for afskrivning af tilgodehavender at foretage afskrivninger. Anvendelse af IT-systemer 9.1. Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Favrskov Byråd har vedtaget en IT-sikkerhedspolitik med tilhørende IT-sikkerhedshåndbog. Kommunaldirektøren har det overordnede ansvar for, at IT-sikkerhedshåndbogen og tilhørende bilag løbende ajourføres. Det overordnede ansvar for IT-sikkerhedspolitikken er placeret hos øverste sikkerhedsansvarlige, som er Kommunaldirektøren. Det daglige IT-sikkerhedsarbejde varetages af IT-sikkerhedskoordinatoren, mens IT-chefen samt kommunens afdelingsledere, institutionsledere og funktionsansvarlige har ansvaret for at IT-sikkerhedsregler overholdes og udmøntes i betryggende håndtering og forretningsgange. Alle systemer i Favrskov Kommune tilhører en systemejer, der er afdelingsleder, institutionsleder eller funktionsansvarlig, som med udgangspunkt i et fagligt ansvar anskaffer et IT-system til at understøtte opgavevaretagelsen. Systemejeren har ansvaret for, at der foreligger retningslinier og instrukser for det pågældende system og at de overholdes. I de tilfælde, hvor et system anvendes i en anden afdeling eller institution end systemejerens, er det afdelingslederen, institutionslederen eller den funktionsansvarlige, der hvor systemet anvendes, der har ansvaret for, at retningslinierne og instrukserne overholdes i den pågældende afdeling eller institution. 17
Oversigt over systemejere forefindes på Favrskov Kommunes intranet og vedligeholdes af IT-sikkerhedskoordinatoren. 9.2 Interne kontroller For alle systemer skal der tages stilling til, hvilke interne kontroller, der skal udføres i forbindelse med databehandlingen med henblik på sikring af systemets eller forretningsgangens sikkerhed og integritet, og hvem der er ansvarlig. Systemejere skal sikre, at procedurerne iværksættes. Interne kontroller skal som minimum etableres for systemer som leverer data til kommunens økonomistyring. Det gælder kommunens overordnede økonomisystem samt øvrige systemer, med snitflade til økonomisystemet. Endvidere bør der for systemer der behandler personfølsomme informationer, etableres interne kontroller. Systemejere har ansvaret for, at interne kontroller planlægges og implementeres. 9.3 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Kommunaldirektøren afgør om også andre skal omfattes af kontrollen Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Økonomifunktionen udarbejder nødvendige forretningsgange. 9.4 Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmens retning. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. Økonomifunktionen udarbejder nødvendige forretningsgange. 18
Andre områder 10.1 Sikring af kommunens aktiver Økonomichefen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering/sikring af kommunens aktiver og dokumenter herunder forretningsgang vedr. garantier i forbindelse med anlægsarbejder og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Regnskabsafdelingen foretager registrering af alle kommunens garantiforpligtelser, leasingaftaler og eventualrettigheder - herunder løbende tilgang og afgang. Økonomiudvalget skal tage stilling til, i hvilket omfang kommunens aktiver skal forsikres. I praksis sker denne stillingtagen på baggrund af forsikringspolitik for Favrskov Kommune. Kommunaldirektøren er som den øverste IT-sikkerhedsansvarlige ansvarlig for, at ITsikkerhedshåndbogen er ajourført under hensyntagen til IT-sikkerhedspolitikken, herunder specielt med hensyn til at sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. 10.2 Sikring af værdier tilhørende andre Økonomifunktionen udarbejder retningslinier for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte forvaltning/institution i samarbejde med Økonomifunktionen. 10.3 Indkøbspolitik Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik. Af indkøbspolitikken fremgår såvel de politiske målsætninger som principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler i Favrskov Kommune. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er et linieansvar, dvs. tæt forbundet med budgetansvaret. Byrådet kan beslutte at indgå i et forpligtende indkøbssamarbejde og herigennem sikre fastlæggelsen af retningslinier for indkøb i kommunen. 10.4 Leasingpolitik. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en leasingpolitik, der fastsætter regler for indgåelse af leje- og leasingkontrakter. 19
10.5 Bemyndigelser. Hvis Byrådet eller fagudvalg giver administrationen bemyndigelser ud over de bemyndigelser, der ellers er nævnt i Principper for Favrskov Kommunes økonomistyring, føres der en liste over øvrige bemyndigelser. 20
Elektroniske links til bilag mv. Links Politikområder Retningslinier for økonomisk decentralisering Retningslinier for lønsumsstyring BUM model Tids- og aktivitetsplan for budgetlægning Oversigt over budgetansvarlige Bemyndigelser til at foretage budgetomplaceringer Tids- og aktivitetsplan for regnskabsaflæggelse Regnskabsprincipper for åbningsbalancen Retningslinier for aflæggelse af anlægsregnskaber Generelle retningslinier for bogføringsprocessen Konteringsvejledning Regler for kommunens finansielle styring Oversigt over fuldmagtsforhold Indbetalingskasser Postindgang og værdiforsendelser Forskudskasser Generelle regler for anvendelse af betalingskort Afstemning af diverse konti Projektregnskaber Integreret anvisning NEM-Konto Retningslinier for afskrivning af tilgodehavender IT-sikkerhedspolitik IT-sikkerhedshåndbog Registrering/sikring af kommunens aktiver og dokumenter Forsikringspolitik for Favrskov Kommune Retningslinier for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre Indkøbspolitik Leasingpolitik Liste over øvrige bemyndigelser Er udarbejdet og politisk vedtaget Er udarbejdet og besluttet administrativt Ikke udarbejdet 21