Repræsentantskabsmøde den 9. juni 2011, kl. 19.00 Mødelokalet, Lyngbygårdsvej 135, 2800 Kgs. Lyngby Til stede Britta Pedersen, Lis Silberbauer, Søren Timann Hansen, Erik Frikke, Stanley Rathjen, Ole Søndergaard Nielsen, Annette Fogh, Anne-Mette Lund Pedersen, Axel Klit, Claes Grønlund Kølle, Gudrun Jensen, Henrik Petersen, Ib Gandrup Hansen, Jimmi Schell-Lonsdale, Ole Hansen Jensen, Per Stender, Preben Mosolff, Roland Nielsen, Rosa Andersen, Tina Grandjean og selskabets revisor Hanne Sandersen Fra administrationen Stig Bykilde og Preben Sørensen Afbud Heidi Christensen og Per Boje Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden... 3 2. Valg af dirigent... 3 3. Valg af mødesekretær... 3 4. Valg af stemmeudvalg... 3 5. Godkendelse af protokol fra repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010... 3 6. Bestyrelsens beretning for året 2010... 4 7. Selskabets og afdelingernes regnskab 2010 (ureviderede) med tilhørende revisionsberetning... 5 8. Selskabets driftsbudget 2012... 11 9. Behandling af indkomne forslag... 12 10. Valg af formand og 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode... 12 11. Valg af suppleanter for en 1-årig periode... 13 12. Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab... 14 1/15
13. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab... 14 14. Valg af revisor... 15 15. Eventuelt... 15 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Forretningsorden... 3 Bilag 5: Protokollat af den 31. maj 2010... 3 Bilag 7: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 (eftersendes)... 11 Bilag 7.1: Revisionsberetning (eftersendes)... 11 Bilag 8: Selskabets driftsbudget 2012... 11 Bilag 8.1: Arbejdsbudget... 11 2/15
1. Forretningsorden Forsamlingen konstaterede, at mødet afholdes efter den udsendte forretningsorden for repræsentantskabets møde i. Bilag 1: Forretningsorden - at repræsentantskabet godkender forretningsordenen. Formanden bød velkommen og fik repræsentantskabets godkendelse af forretningsordenen. 2. Valg af dirigent Roland Nielsen blev valgt til dirigent, og konstaterede at mødet var rettidigt indkaldt, og at formalia var i orden. 3. Valg af mødesekretær Stig Bykilde blev valgt som referent. 4. Valg af stemmeudvalg Repræsentantskabet besluttede, at stemmeudvalg vælges, hvis behov opstår. 5. Godkendelse af protokol fra repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 Protokollat bilag 5 fra repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 fremlægges til repræsentantskabets godkendelse. Bilag 5: Protokollat af den 31. maj 2010 - at repræsentantskabet godkender protokollatet. Repræsentantskabet godkendte protokollatet. 3/15
6. Bestyrelsens beretning for året 2010 Formanden vil orientere om arbejdet i organisationsbestyrelsen. - at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede som følger: Det har været et stille år. De store projekter er færdige også byggeregnskaberne. P-pladsen er lavet, og Højhuset er nået til enighed med kommunen omkring garager m.v. på østsiden. Der er nedsat en boligsocial arbejdsgruppe af Lyngby-Taarbæk Kommune, hvor ønsket nok var en helhedsplan for alle 3 boligselskaber AKB, Lyngby, Lyngby Boligselskab og Samvirke og en masse frivillige, der kunne aflaste de kommunale systemer. Arbejdsgruppen er nu delt op i 2 arbejdsgrupper. 1 for Lundtofteparken og 1 for AKB og Lyngby Boligselskab. Denne opdeling fordi man endelig er nået frem til, at de unge mennesker i Lundtofteparken ikke har meget tilfælles med de unge nede hos os. Lyngby Boligselskab ser på Hallerne men har ikke store forhåbninger. Vi skal se på et fællesprojekt omkring nogle udendørs faciliteter til de unge og gerne også andre tiltag, så de unge ikke bliver ved med at være en udstødt gruppe. Vi er socialt/moralsk forpligtet til at gøre noget. Vi forventer samarbejde med Lyngby Boligselskab om noget udendørs. DONG Efter mange års venten, har DONG nu meddelt, at de kommer til september/oktober måned i vores område. Der har lige d.d. været afholdt møde med DONG i Rækkehusene, der gerne vil have flyttet lysmasterne således, at der kan blive ordnede P- forhold og lys på fortovet i Torsvang. Den 17. juni d.å. er der møde og rundgang i Etagehusene med DONG Årets gang i afdelingerne: Rækkehusene: Træerne er soigneret og skåret og der er fældet 2 træer. 4/15
Etagehusene: Afdelingsbestyrelsen har besluttet at leje en af boligerne ud i den opgang, hvor der p.t. er 3 ledige boliger. Roste ejendomskontoret for vedligeholdelsen af de grønne områder. Fortun Midtby: Der er iværksat udskiftning af tætningslister. Højhuset: Er nu færdig med P-pladsen, hvor der kun mangler lidt opstribning samt løsning på lysstandere, der blænder. Arkitekten har udarbejdet flere forslag til garager. Taget er tillige udskiftet. Efter at repræsentantskabet havde taget bestyrelsens beretning til efterretning, fremkom Preben Sørensen med et par synspunkter: Belysningen på arealerne ved Etagehusene er ikke tilfredsstillende og som anført tidligere, er der aftalt møde og rundtur med DONG den 17. juni 2011. DONG vil fremsende forslag og prisoverslag til ændret belysning. Var meget glad for rosen til ejendomskontoret, men har haft problemer med langtidssygdom. Der er p.t. en afløser, men der mangler i øjeblikket 2 ansatte. Der ansættes snarest 2 servicemedarbejdere. Der er meget lidt eller rettere intet - rum for de unge i afdelingerne, hvor de kan mødes og være sammen. I øjeblikket angribes Statoil hver aften af 5-10 unge, der stjæler, hvorefter de går over i vaskeriet i Højhuset. Håber meget på, at der kan findes løsninger. Repræsentantskabet tog Prebens synspunkter til efterretning. 7. Selskabets og afdelingernes regnskab 2010 (ureviderede) med tilhørende revisionsberetning Forud for mødet er tilsendt som bilag 7 et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskabsafdelingens noter til de enkelte regnskabsposter indgår i regnskabsmaterialet både for selskabet og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 10.059.978 kr. og slutter med et underskud på 63.157 kr. 5/15
Status balancerer med 31.191.733 kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden 8.858.730 kr. Den disponible likvide del udgør 6.520.707 kr., hvilket svarer til 7.177 kr. pr. lejemål. Selskabets arbejdskapital udgør 882.449 kr. pr. 31.12.2010, hvoraf 882.449 kr. er til fri disposition. Etagehusene Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 19.348.168 kr. og slutter med et overskud på 1.416.372 kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på 1.416.372 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 414 Afdelingens energiforbrug: 222.010 Bidrag til 5.516 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 8.516 Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) 104.000 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 243.446 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. 51 Tab ved fraflytninger 55.930 Andre renter 294 Korrektioner fra tidligere år 52.765 Udgifter større end budgetteret i alt 692.942 Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: 1.746 Indtægter mindre end budgetteret i alt 1.746 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -5.031 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -166.186 Renovation -438.237 Forsikringer -54.683 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -68.201 Renholdelse -97.540 Almindelig vedligeholdelse -149.726 Særlige aktiviteter: -42.211 Diverse udgifter -48.330 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -100.000 6/15
Udgifter mindre end budgetteret i alt -1.170.145 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -773.116 Renter -167.798 Indtægter større end budgetteret i alt -940.914 I alt -1.416.372 Status balancerer med 68.877.640 kr. Fortun Midtby Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 4.990.101 kr. og slutter med et overskud på 174.130 kr., der anvendes til afvikling af underskud (407.1). Årets resultat er et overskud på 174.130 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 33.598 Almindelig vedligeholdelse 57.476 Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) 43.000 Tab ved lejeledighed m.v. 13.850 Tab ved fraflytninger 84.891 Andre renter 106 Korrektioner fra tidligere år 635 Udgifter større end budgetteret i alt 233.555 Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: 35.906 Indtægter mindre end budgetteret i alt 35.906 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -22.270 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -105.259 Renovation -75.666 Forsikringer -8.217 Afdelingens energiforbrug: -25.849 Bidrag til -550 Renholdelse -33.440 Særlige aktiviteter: -4.902 Diverse udgifter -12.127 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -40.000 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -303 Udgifter mindre end budgetteret i alt -328.583 7/15
Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -224 Renter -114.783 Indtægter større end budgetteret i alt -115.007 I alt -174.130 Status balancerer med 74.221.328 kr. Geels Plads Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 1.965.610 kr. og slutter med et underskud på 9.211 kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på 9.211 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18.687 Afdelingens energiforbrug: 23.368 Bidrag til 792 Andre henlæggelser 100 Andre renter 33 Korrektioner fra tidligere år 24.247 Udgifter større end budgetteret i alt 67.226 Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: 6.964 Andre ordinære indtægter: 68 Indtægter mindre end budgetteret i alt 7.032 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -231 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -866 Renovation -2.802 Forsikringer -641 Renholdelse -2.706 Almindelig vedligeholdelse -5.972 Særlige aktiviteter: -5.618 Diverse udgifter -5.572 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -8.000 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -493 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. -716 Udgifter mindre end budgetteret i alt -33.617 8/15
Indtægter større end budgetteret: Renter -25.495 Korrektioner fra tidligere år -5.936 Indtægter større end budgetteret i alt -31.431 I alt 9.211 Status balancerer med 34.798.771 kr. Rækkehusene Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 13.316.295 kr. og slutter med et overskud på 760.930 kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på 760.930 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18 Ejendomsskatter 97 Renovation 34.908 Afdelingens energiforbrug: 55.529 Bidrag til 1.218 Almindelig vedligeholdelse 26.098 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 250.727 Andre renter 154 Udgifter større end budgetteret i alt 368.749 Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: 156.025 Andre ordinære indtægter: 20.134 Indtægter mindre end budgetteret i alt 176.159 Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) -393.455 Forsikringer -33.028 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -33.637 Renholdelse -233.046 Særlige aktiviteter: -36.774 Diverse udgifter -57.553 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -50.000 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. -5.107 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. -157.784 Udgifter mindre end budgetteret i alt -1.000.384 9/15
Indtægter større end budgetteret: Renter -299.153 Korrektioner fra tidligere år -6.301 Indtægter større end budgetteret i alt -305.454 I alt -760.930 Status balancerer med 60.635.407 kr. Højhuset Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 13.417.293 kr. og slutter med et overskud på 195.602 kr., der anvendes til afvikling af underskud. Årets resultat er et overskud på 195.602 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 353 Ejendomsskatter 50.806 Afdelingens energiforbrug: 118.718 Renholdelse 130.645 Almindelig vedligeholdelse 42.501 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: 312.500 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 267 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 367.869 Tab ved lejeledighed m.v. 51.263 Andre renter 1.784 Korrektioner fra tidligere år 1.912 Udgifter større end budgetteret i alt 1.078.618 Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) -361.133 Renovation -118.727 Forsikringer -32.038 Bidrag til -4.323 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -23.201 Særlige aktiviteter: -29.299 Diverse udgifter -44.206 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -75.000 Udgifter mindre end budgetteret i alt -687.927 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -21.960 Renter -198.470 10/15
Andre ordinære indtægter: -8.972 Driftsstøtte -354.785 Korrektioner fra tidligere år -2.106 Indtægter større end budgetteret i alt -586.293 I alt -195.602 Status balancerer med 73.156.444 kr. Revisionsprotokollen Revisionen har ikke givet anledning til særlige bemærkninger eller forbehold. Vedlagt som bilag 7.1. Bilag 7: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 (eftersendes) Bilag 7.1: Revisionsberetning (eftersendes) - at repræsentantskabet godkender selskabets og afdelingernes regnskaber, - at repræsentantskabet tager revisionsberetningen til efterretning. Formanden oplyste, at da regnskaberne for 2010 beklageligvis ikke var færdiggjorte og færdigreviderede, er der aftalt et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde til den 21. juni 2011. Anmodede repræsentantskabet om at bemyndige organisationsbestyrelsen til på mødet den 21. juni 2011 at godkende regnskaberne endeligt. Repræsentantskabet bemyndigede organisationsbestyrelsen til på vegne af repræsentantskabet at godkende selskabets og afdelingernes regnskaber på det ekstraordinære møde. 8. Selskabets driftsbudget 2012 Selskabets driftsbudget pr. 1.1.2012, bilag 8, balancerer med 8.732.000 kr. efter hensættelse af en budgetreserve på 23.000 kr. Bilag 8: Selskabets driftsbudget 2012 Bilag 8.1: Arbejdsbudget - at repræsentantskabet godkender selskabets driftsbudget pr. 1.9.2012. 11/15
Formanden anmodede om, at repræsentantskabet bemyndiger organisationsbestyrelsen til at godkende selskabets budget på mødet den 21. juni 2011. Repræsentantskabet bemyndigede organisationsbestyrelsen til at godkende selskabets budget på mødet den 21. juni 2011. 9. Behandling af indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag til behandling. - at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 10. Valg af formand og 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode I henhold til vedtægternes 10 består organisationsbestyrelsen af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 5 medlemmer til organisationsbestyrelsen blandt boligorganisationens lejere, og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælger repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen 2 medlemmer med bred samfundsmæssig interesse. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Organisationsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af organisationsbestyrelsens medlemmer skal være beboere i boligorganisationen. Formanden eller næstformanden skal være beboer i organisationen. I indeværende periode er følgende valgt: Afdeling Etagehusene: Lis Silberbauer (2012) næstformand Afdeling Fortun Midtby: Søren Hansen (2011) Afdeling Rækkehusene: Britta Pedersen (2011) formand Erik Frikke (2012) Afdeling Højhuset: Stanley Rathjen (2012) Særligt udpeget: Anette Fogh (2012) Ole Søndergaard Nielsen (2012) 12/15
- at repræsentantskabet vælger 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer og formand for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Søren Hansen og Britta Pedersen for en 2-årig periode. Britta genvalgtes til formand. Organisationsbestyrelsens sammensætning efter valget: Afdeling Etagehusene: Lis Silberbauer (2012) næstformand Afdeling Fortun Midtby: Søren Hansen (2013) Afdeling Rækkehusene: Britta Pedersen (2013) formand Erik Frikke (2012) Afdeling Højhuset: Stanley Rathjen (2012) Særligt udpeget: Anette Fogh (2012) Ole Søndergaard Nielsen (2012) 11. Valg af suppleanter for en 1-årig periode På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev følgende suppleanter valgt for en 1-årig periode: Arne Rønnow Per Boje Nielsen Kim Folke Knudsen Solvejg Christensen - at repræsentantskabet vælger suppleanter. Repræsentantskabet valgte Per Boje Nielsen, Rosa Andersen, Ib Gandrup og Jimmi Schell-Lonsdale til suppleanter for en 1-årig periode. 13/15
12. Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab På repræsentantskabsmødet den 28. maj 2009 blev Britta Pedersen, Lis Silberbauer og Stanley Rathjen valgt som medlem af KAB s repræsentantskab. I forbindelse med at KAB s repræsentantskab den 3. juni 2010 vedtog nye vedtægter for KAB, skete der også en ændring i sammensætningen af KAB s repræsentantskab herunder boligorganisationernes repræsentation. Bortfald af den særlige repræsentation i de gamle vedtægter I forbindelse med sammenlægningen blev der i vedtægterne indarbejdet en bestemmelse om, at store boligorganisationer fra det tidligere AKB i en periode fik tildelt ekstra repræsentation. Denne paragraf er nu bortfaldet, hvorved disse boligorganisationer nu har repræsentation efter samme beregningsgrundlag som de øvrige boligorganisationer. Konsekvenser for Ændringen medfører, at hidtil havde 3 repræsentanter, og fra den 1. juli 2010 nu har 2 repræsentanter i KAB s repræsentantskab. Organisationsbestyrelsen tog på sit møde den 21. september 2011 orienteringen til efterretning og besluttede, at formanden og næstformanden repræsenterer AKB, Lyngby i KAB s repræsentantskab resten af perioden Det indstilles - at repræsentantskabet vælger 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Britta Pedersen og Lis Silberbauer til KAB s repræsentantskab. 13. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev Erik Frikke og Rosa Andersen valgt som suppleanter til KAB s repræsentantskab. Det indstilles - at repræsentantskabet vælger 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Erik Frikke og Rosa Andersen til KAB s repræsentantskab. 14/15
14. Valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab valgt som revisor for boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen indstiller på mødet revisor for året 2011. Det indstilles - at repræsentantskabet vælger revisor for. Formanden oplyste, at organisationsbestyrelsen indstiller Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab, for året 2011. Repræsentantskabet genvalgte Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab. 15. Eventuelt Da der ikke forelå videre til behandling, sluttede dirigenten repræsentantskabsmødet. --------------------------------- ------------------------------- formand dirigent 15/15