August 2014 Version 1 Den Digitale Byggeplads: Vejledning -> Systemadministrator INDHOLD SÅDAN KOMMER DIT FIRMA I GANG MED DEN DIGITALE BYGGEPLADS... 2 SYSTEMADMINISTRATOR-VEJLEDNING... 2 Log ind... 2 Introduktion til åbningssiden... 3 Introduktion til Vejledningen... 4 1. Opret din virksomhed... 5 2. Opret medarbejdere... 7 3. Opret Byggeopgave - Art... 10 4. Opret bygherre... 11 5. Opret byggesag... 13 6. Opret byggesag / Til ikke individuel registrering af Byggesag, Produktionsenhed og Sjak... 14 7. Opret / Revider produktionsopgave... 15 8. Bemand sjak... 17 9. Opret timer som skal registreres... 20 10. Opret lønaftale... 22 1
SÅDAN KOMMER DIT FIRMA I GANG MED DEN DIGITALE BYGGEPLADS SYSTEMADMINISTRATOR-VEJLEDNING Log ind Når firmaet har downloadet Den Digitale Skurbog kan der foretages Log ind ved firmaets systemadministrator. Log ind sker ved at Systemadministrator indtaster brugernavn i feltet "Log ind" og dit kodeord i feltet "Password" og tryk herefter på knappen Log ind. Allerførste gang du som administrator af systemet logger ind, skal du indtaste: Log ind: user / Password: user Systemadministrator bør straks efter Log ind ændre sit brugernavn og kodeord. Se Hovedmenuen: Personligt - > opret medarbejder(e). Systemadministrators nye kodeord bør være mere end 8 karakterer langt og bestå af en blanding af små og store bogstaver, tal og specialtegn. Det kan anbefales ikke at benytte almindelige ord, navne og fødselsdatoer. Heller ikke stavet bagfra eller i modsat orden. Systemadministrator bør undgå at bruge et password, som vedkommende har brugt andre steder. Det er ikke muligt at genskabe kodeordet, hvis Systemadministrator glemmer det, så det bør skrives det ned på papir og gemmes et sikkert sted! 2
Introduktion til åbningssiden Efter Log ind fremkommer det viste skærmbillede. 3 2 4 1 Dette skærmbillede giver adgang til markerede 4 hovedmenupunkter. Menupunkt 1: Menupunkt 2: Menupunkt 3: Menupunkt 4: Vedligehold danner indgang til oprettelse af systemets grundlæggende funktioner. Personligt danner grundlag for at relatere systemets grundlæggende funktioner til medarbejdere samt bygherrens og underleverandørernes kontaktpersoner. Rapporter danner grundlag for udarbejdelse af byggesagsrapporter og oversigter over bemærkninger til produktionen. Hjælp giver råd og vejledning til anvendelse af systemet skridt for skridt relateret til alle hoved- og undermenupunkter. 3
Introduktion til Vejledningen Vejledning er udformet som eksempel på anvendelse af Den Digitale Byggeplads ved udførelse af den i tilbuddet angivne byggesag. I eksemplet er der tilknyttet følgende Sjak : - Nedrivningssjak. - Tagsjak. - Papsjak. Sjakbemandingen er vist på side 13. Vejledningen er opdelt i følgende Trin : 1. Opret din virksomhed. 2. Opret medarbejdere. 3. Opret Byggeopgave Art. 4. Opret bygherre. 5. Opret byggesag. 6. Opret byggesag / Til ikke individuel registrering af Byggesag, Produktionsenhed og Sjak 7. Opret / Revider produktionsopgave 8. Bemand sjak 9. Opret timer som skal registreres. 10. Opret lønaftale EKSEMPEL PÅ SJAKOVERSIGT 4
1. Opret din virksomhed Du opretter din virksomhed ved : (1) Tryk på hovedmenupunktet Vedligehold. (2) Tryk på rulleteksten Virksomhed. (3) Tryk på Ny. Herved fremkommer det på næste side viste skærmbillede. 5
EKSEMPEL PÅ OPRETTELSE AF VIRK- SOMHED Hjælp Nyt firma / Rediger Firma (Virksomheder, bygherrer og underleverandører) Her redigerer du dine data for virksomheden, bygherrer eller underleverandører. Som minimum skal du indtaste navn, land og by. Husk at gemme dine oplysninger! 6
2. Opret medarbejdere Du opretter medarbejdere ved (1) Tryk på hovedmenupunktet Personligt. (2) Tryk på rulleteksten Opret medarbejder. (3) Tryk på Ny. Herved fremkommer det på næste side viste Opret medarbejder-skærmbillede. 7
EKSEMPEL PÅ OPRETTELSE AF MEDARBEJDER 8
Det anbefales, at Systemadministrator opretter en oversigt over tildelte BrugerID og Password, som vist i eksemplet. Og at den arkiveres på et sikkert sted. 9
3. Opret Byggeopgave - Art Byggeopgave Art oprettes ved: (1) Tryk på hovedmenupunktet Vedligehold (2) Rulleteksten Opsætning af systemet. (3) Tryk på Ny Hjælp Standardlister Indsæt eller rediger en eksisterende værdi. Felterne må ikke være tomme. Ved tryk (3) fremkommer det viste skærmbillede. (4) Skrive en ny Byggeopgave art i det angivne tekstfelt. Du kan redigere allerede oprettede arter ved at Trykke på Edit. 10
4. Opret bygherre Du kan oprette en ny Bygherre ved. (1) Tryk på hovedmenuen Vedligehold. (2) Tryk på rulleteksten Bygherre. Ved Tryk (2) Herved fremkommer det på næste side viste oprettelsesskærmbillede. 11
EKSEMPEL PÅ OPRETTELSE AF BYGHERRE 12
5. Opret byggesag EKSEMPEL PÅ OPRETTELSE AF BYGGESAG Hjælp Oprettelse af ny bygherre Her kan du registrere dine data for bygherren. Som minimum skal du indtaste navn, land og by. Husk at gemme dine oplysninger!. Her kan du også registre data for underleverandører. 13
6. Opret byggesag / Til ikke individuel registrering af Byggesag, Produktionsenhed og Sjak Din virksomhed kan vælge ikke at knytte timeregistreringen til en byggesag med tilhørende produktionsenheder og sjak. Det gøres ved: (1) At oprette en fiktiv byggesag, som alle eller nogle af håndværkerne registrerer deres timer på. (2) At oprette et fiktivt sjaknavn (f.eks. Alle produktionsopgaver ), som alle eller nogle af håndværkerne knyttes til. (3) At oprette en fiktiv produktionsopgave (f.eks. Alle produktionsopgaver ). 14
7. Opret / Revider produktionsopgave Vejen til at Oprette / Redigere en produktionsopgave er: (1) Tryk på den byggesag, hvor du vil oprette eller revidere en Produktionsgave. (2) Tryk på hovedmenu Vedligehold. (3) Tryk på rulleteksten Produktionsopgaver. (4) Tryk på Ny eller Rediger. Ved tryk (4) fremkommer det på næste side viste Skærmbillede med Produktionsopgave. 15
EKSEMPEL PÅ OPRETTELSE AF PRODUKTIONS- OPGAVE Hjælp Produktionsopgaver og flow Produktionstype: Ved at bruge rullelisten vælger du den produktionsopgave som byggesagen drejer sig om. Du kan vælge fra de for definerede opgaver, eller ved at bruge menuen "Vedligehold enhed" og "Opsætning af systemet", og under Arbejdsfunktion selv definere dem. Vælger du f.eks. Tag, kan du i feltet "Procesopgavens navn (delopgave)" skrive "Rejsning af spær", og som ny procesopgave "Undertag", "Lægtning" og så videre. Hermed har du angivet flowet for produktionsopgaven. Vær opmærksom på, at jo mere du underopdeler, desto flere steder skal der registreres timer. På siden produktionsopgaver angiver du: - Planlagt startdato - Planlagt slutdato - Planlagt timer Disse angivelser er vigtige, som grundlag for lønaftaler, der skal indgås og den senere fakturering. Er der tale om en større byggesag adresseres produktionsopgaven, og med eventuel angivelse af Geo kode. Du kan hele tiden redigere og oprette nye produktionsopgaver med underliggende procesopgaver. Men er der tastet data i produktionsflowet f.eks. vedrørende timeregistrering, kan du ikke slette produktionsflowet fra denne side. 16
8. Bemand sjak Vejen til bemanding af sjak er: (1) Tryk på hovedmenupunkt Vedligehold. (2) Tryk derefter på rulleteksten Byggesag. (3) Tryk derefter på Bemand sjak.. Ved Tryk (3) fremkommer det viste skærmbillede (4) Tryk på rulleteksten Medarbejder Ved Tryk (4) fremkommer det på næste side viste skærmbillede. 17
(5) Tryk på Vælg Sjak navne. Ved Tryk (5) fremkommer de viste rulletekster. (6) Tryk på rulleteksten på det Sjak, du vil bemande. EKSEMPEL PÅ BEMANDING AF SJAK Hjælp Bemand sjak Sjakket bemandes ved først at vælge sjak navn fra valglisten "Vælg Sjak navn". Tilføj en medarbejder ved at trykke "Tilføj". Du kan slette en medarbejder fra sjaklisten ved at trykke på kryds ikonet (x) for at fjerne en medarbejder fra listen og bekræfte valget i Ja/Nej pop-up vinduet. Du gemmer tilføjelser eller ændringer i sjakket ved at trykke på "Gem". 18
(7) Tryk på produktionsopgave. (8) Tryk på produktionsopgave. Ved Tryk (8) fremkommer det viste skærmbillede. Sjakket knyttes til produktionsopgaven ved hjælp af menupunktet Sammensætning af sjak. 19
9. Opret timer som skal registreres Oprettelse af timer, som skal registreres i henhold til virksomhedens timeseddel, finder sted ved: (1) Tryk på hovedmenuen Vedligehold. (2) Tryk på rulleteksten Opsætning af systemet. Ved tryk (2) fremkommer det viste skærmbillede. (3) Tryk på Byggeopgave art. Ved tryk (3) fremkommer det viste skærmbillede. (4) Tryk på timer, som skal registreres. 20
Ved tryk (4) fremkommer det viste skærmbillede. (5) Tryk på Ny eller Edit. Du kan redigere allerede oprettede arter ved at trykke på Edit. Her kan virksomheden slette ikke relevante timeregistreringskategorier eller tilføje nye, så sjakkenes / svendes timeregistrering matcher virksomhedens timeseddel. Ved tryk (5) Ny fremkommer det viste skærmbillede. (6) Skrive en ny kategori Timer som skal registres i det angivne tekstfelt 21
10. Opret lønaftale Når du logger dig ind efter at have oprettet byggesager fremkommer det viste skærmbillede (eksempel). Du opretter en lønaftale ved: (1) Tryk på den byggesag, der skal oprettes en lønaftale for. Ved tryk (1) fremkommer det viste skærmbillede. (2) Tryk på den Produktionshed, du ønsker at oprette en lønaftale for. 22
Ved Tryk (2) fremkommer det viste skærmbillede. (3) Tryk på rulleteksten Lønaftale. EKSEMPEL PÅ LØNAFTALE Ved Tryk (3) fremkommer det viste skærmbillede. (4) Tryk på Ny for at oprette en ny lønaftale. 23
EKSEMPEL PÅ REDIGERING AF LØNAFTALE Ved Tryk (4) for Ny eller Rediger lønaftale fremkommer det viste skærmbillede. 24