M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 E t k u n d e m a g a s i n m e d f o k u s p å a t f o r e n k l e h v e r d a g e n Fokus på L ø n s o m h e d Software+Services Kap forbindelsen til skrivebordet Microsoft Windows 7 Mange virksomheder vil opgradere Profilen Små virksomheder er nøglen til økonomisk succes Indsigt Er du forberedt på den nye momspakke? Plus: BruGertips Produkt zoom
2 M Leder / InDhold a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 Lysere tider og nye muligheder med Mamut Michael Brahe Direktør Mamut DK! Et nyt år er snart tilbagelagt. Et år præget af en mange udfordringer for de fleste. Både virksomheder og privatpersoner har i en eller anden udstrækning mærket konsekvenserne af den usikre verdensøkonomi. Nu ser det heldigvis ud til, at tendensen vender, og at de fleste igen går lysere tider i møde. I løbet af 2009 har mange af vore kunder fået nye erfaringer. Ikke mindst med hensyn til hvor vigtigt det er at have det fulde overblik over de økonomiske sider af virksomheden. Her tænker jeg for eksempel på kerneområder som logistik, likviditetskontrol samt lønsomheds- og regnskabsanalyser, men også på indtægtsskabende aktiviteter som optimeret kundeopfølgning og en e-handelsløsning. Mamut er en tryg leverandør og er godt rustet til at møde fremtidens, og dermed dine, Hovedartikler 04 08 10 Kap forbindelsen til skrivebordet Tema: komplette løsninger Ved at kombinere brug af lokalt installeret software og online-tjenester, hvor samme information er tilgængelig begge steder, vil du kunne få en langt større fleksibilitet i din arbejdsdag. Små virksomheder skal sikre økonomisk vækst Tema:Profilen Microsofts nye, globalt ansvarlige for små virksomheder, Birger Steen, og administrerende direktør, Eilert Hanoa, mødtes til en samtale om, hvordan softwareløsninger vil forenkle hverdagen for små virksomheder. Fokus på lønsomhed Tema: Viden I tider, med økonomisk usikkerhed, er der bare én opskrift på, hvordan du skal sikre virksomheden; vend hver eneste sten. Andet indhold Indsigt 06 Er du forberedt på den nye momspakke? Teknologi 14 Godkendt for Microsoft Windows 7 Microsoft 15 Overtager regnskabskunder fra Microsoft i Storbritannien Produkt zoom 16 Mamut Validis sikrer dig automatisk regnskabskontrol Brugertips 18 Brugertips til dit Mamut - system Om Mamut Mamut (OGSÅ MAMUT ) blev etableret i 1994, og er en ledende leverandør af administrative softwareløsninger og internetbaserede tjenester til små og mellemstore virksomheder i Europa. Mamut tilbyder komplette og brugervenlige løsninger. Forholdet mellem pris og ydelse er markedets bedste med integrerede løsninger til økonomistyring/regnskab, salgsstøtte, kunde- og kontaktopfølgning (CRM), indkøb/logistik, personale, projektstyring, e-handel, domæner, e-mail og webhotel. Flere end 400.000 kunder i Europa forenkler arbejdsdagen med løsninger fra Mamut. Yderligere information om Mamut og selskabets produkter findes på www.mamut.dk Om Mamut Magazine Mamut Magazine er Mamuts kundemagasin med fokus på at forenkle hverdagen for vore brugere. Copyright 2009 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold om ændringer/fejl. Udgiver Mamut A/S, Sluseholmen 2-4, 2450 København SV Telefon: +45 70 27 71 78, Telefaks: +45 70 27 71 79 E-mail: magazine@mamut.com Hjemmeside: www.magazine@mamut.dk Redaktør: Stig Grøndahl Projektleder: Elizabeth Aitken Design/layout: Jannicke Valen Produktion/udforming: Mamut A/S Tryk: Media Graphic Denne tryksag opfylder miljøledelsesstandarden ISO 14001 Spar på miljøet og læg magasinet til genbrug når det er læst færdig.
SelskaBsnyheDer M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 3 udfordringer. Vi tager konstant pulsen i markedet, og vi modtager mange gode tips fra vores bedste og vigtigste kilde; nemlig vores brugere. Dine produktønsker og vort fokus på teknologiudviklingen er to grundlæggende faktorer, som gør det muligt for os at lancere nye spændende løsninger. Løsninger, som i stadig større grad lægger forholdene til rette til, at du netop på en enkel måde får et bedre overblik og styr på virksomheden og din egen dagligdag. Mamuts anvendelse af ny teknologi har gjort det enkelt for dig at arbejde og have overblik uafhængigt af, hvor i verden du befinder dig. Et stort antal af vore kunder har valgt at opgradere til den allerede prisbelønnede løsning Mamut One. Mamut One blev for nylig udnævnt til finalist i den anerkendte kåring Accountancy Age Awards i Storbritannien og har tidligere i år også vundet Microsoft Worldwide Partner Conference Award i kategorien Software-plus-Services. I denne udgave af magasinet kan du læse mere om, hvorfor akkurat kombinationen af software installeret lokalt og tilgængeliggjort via internettet bliver vinderen. God læsning! Med venlig hilsen Mamut vinder af Microsoft Worldwide Partner Award 2009 I juli vandt Mamut Microsoft Worldwide Partner Conference Awards 2009 med Mamut One-produktet i Software-plus-Services-kategorien. Mamut vandt foran 2000 andre deltagere fra hele verden. Mamut har udviklet en innovativ løsning baseret på Microsofts Software+Services-strategi, hvor Mamut One elegant kombinerer Mamut Business Softwares klientprogram med førsteklasses hostingtjenester, så kunderne både får udvidet sine valgmuligheder samt forenklet brug og administration af deres forretningssystemer og IT-tjenester. Birger Steen, Vice President, Worldwide SMB & Distribution, Microsoft Corp Accountancy Age Awards 2009 Mamut er med løsningen Mamut One udvalgt som finalist i den britiske udmærkelse Accountancy Age Award. Vinderen afsløres 18. november i London. Mamut One deltager i kategorien Small Software Package of the Year Award 2009. Prisen markerer et fremragende stykke arbejde inden for forretningsvirksomhed, udøvelse og teknologi, hvilket er hjørnestene for alle små og mellemstore virksomheder. Kriterier er funktionalitet, design, teknisk innovation, brugervenlighed og god værdi for pengene. Mamut er Kompatibelt med Windows 7 Mamut er en af de første Microsoft-partnere til Windows 7 worldwide. Mamut er også officiel lanceringspartner for Microsoft. Læs mere på side 14. Best i Test seks år på stribe Mamut er i PC World Norge (10/09) kåret til Best i test for sjette år i træk. Ligesom i 2008 var det i år Mamut Office, som blev testens vinder. Mamut One Office Standard fulgte lige bagefter vinderen. PC World udtaler blandt andet; 2009 Beste Regnskapssystem 2009 2008 Beste Regnskapssystem 2009 2007 Beste Regnskapssystem 2009 2006 Beste Regnskapssystem 2009 2005 Beste Regnskapssystem 2009 2004 Beste Regnskapssystem Mamut er verdensledende på konceptet Software and Services, som betyder, at du både bruger lokal software og har adgang til de samme data på nettet. Mamut kan nu replikere dine data mellem din server og skyen, så du kan arbejde både med og uden internetforbindelse. Se flere nyheder på www.mamut.dk
4 M Komplette løsninger a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 Mange oplever at måtte tage tilbage på kontoret for at få gjort en vigtig opgave færdig, mens man optimalt set skulle have brugt tiden ude hos en kunde og tjent penge. Ved at kombinere brugen af lokalt installeret software og online tjenester, hvor de samme forretningsdata er tilgængelige begge steder, vil du kunne få en langt større fleksibilitet i din arbejdsdag. Kap forbi til skrivebordet Mange virksomheder oplever, at rejse- og arbejdstiden bruges til administrative opgaver, som optimalt burde løses, når de opstår typisk under et kundebesøg. Det kan være alt fra at effektuere en ordre, registrere timer, bestille varer og så videre. Fælles for mange af disse opgaver er, at de bliver en tidsrøver, som tvinger dig tilbage på kontoret. En række leverandører er kommet med løsninger på dette, så du kan arbejde, hvor du vil når du vil. Konceptet hedder online tjenester, som erstatter traditionelle, lokalt installerede softwareprogrammer. Dette kaldes populært Software as a Service SaaS, og tanken bag ordene er, at dine applikationer er installeret på en central server og herefter gøres tilgængelige i browseren. Dette er en løsning med flere fordele, men også en løsning, hvor udfordringer som datakontrol eller stabile internetlinier har været diskuteret. Det har ført til lanceringen af konceptet Sofware + Services (lokalt installeret software plus online tjenester). Konceptet drager fordele fra begge verdener. Du kan eksempelvis udnytte en stabil, sikker og brugervenlig software til at udføre de tunge rutineopgaver samtidig med, at du får fleksibilitet ved at gøre information tilgængelig online. Microsoft satser stærkt på dette og lanceringen af Microsoft Office 2010 vil være den første omfattende Software + Services-pakke fra selskabet. Her vil softwaredelen af Microsoft Office være den mest omfattende nogensinde, og desuden lanceres en onlineløsning, som tilbyder det meste af den grundlæggende funktionalitet i softwarepakken. Parallelt introducerer Microsoft online backup af dine filer. Det centrale er her Azure, en online datalagringsløsning populært kaldet netskyen hvor data bliver tilgjængelig, når du måtte ønske det. Microsoft har allerede lanceret forskellige tjenester baseret på Azure både for professionelle og hjemmebrugere. Mamut i spidsen med Software + Services Microsoft er en frontløber i it-verdenen, og deres strategi viser, at Software + Services vil blive den toneangivende måde, vi kommer til at bruge it på i de kommende år både på kontoret og hjemme. Mamut var blandt de allerførste, som kunne tilbyde løsninger baseret på dette nye koncept og har sat standarden for, hvordan små og mellemstore virksomheder kan udnytte dette. I 2008 lancerede Mamut produket Mamut One, hvor data synkroniseres mellem din lokale computer og netskyen via en krypteret og sikker linje. Dette er muliggjort via Mamuts nye it-platform med navnet Mamut Business Platform. Du kan dermed selv bestemme, om du vil arbejde online eller offline. Uden for kontoret får du for eksempel adgang til kontaktinformation, aktivitetsoversigt, timeregistrering og statusinformation fra dit økonomisystem.
Komplette løsninger M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 5 ndelsen Log på via en webbrowser En af hovedbestanddelene i Mamuts Software + Services koncept er Mamut Online Desktop, som du finder i produktserien Mamut One. Her logger du på via en browser for at få adgang til en række online værktøjer, og du finder funktionalitet udviklet af Mamut og nye tjenester fra vores samarbejdspartnere: Administration og oversigt over dine kunder, leverandører og kontakter. Opret og rediger aktiviteter mod dine kontakter, ansatte og projekter. Fuld kalenderoversigt Registrering, godkendelse og overførsel af timesedler. Se opdaterede nøgletal- og statusinformation. Automatiseret analyse og validering af dine regnskabsdata. Via årsplanlæggeren kan du analysere virksomheden, sætte mål, planlægge året og kontrollere udviklingen. En typisk problemstilling, som kan give direkte udslag på indtjeningen i din virksomhed, er evnen til at følge op på kunder. Med Online Kontakt og Online Aktivitet og Kalender har du mulighed for at registrere opfølgning og aftaler direkte, mens du er ude hos kunden, fremfor at vente med at registrere dette til du er tilbage på kontoret. Tilsvarende vil Online Timeregistrering kunne spare dig for en masse dobbeltarbejde og bidrage til at undgå fejlregistreringer. Med Online Status har du løbende opdateret status på de vigtigste nøgletal fra dit system som for eksempel opdateret salgsstatus før dit næste kundebesøg. Udover disse funktioner får du, i Mamut One, adgang til en række online tjenester fra Mamuts partnere; fra e-mail via mobiltelefonen og browser samt samarbejdsværktøjet Microsoft SharePoint, til en professionel webpubliceringsløsning baseret på ez Publish. Udnyt mulighederne nu! Ved at kombinere mulighederne for at arbejde hvor som helst og når som helst med fordelene ved lokalt installeret software vil din virksomhed kunne lægge alt tilrette for en øget lønsomhed. Microsoft Office 2010 kombinerer software og tjenester Næste version af Microsoft Office forventes at komme i første halvdel af 2010, og den store nyhed er kombinationen af lokalt installeret software og online tjenester. Dette er i relation til, at små virksomheder i stigende grad oplever øgede krav og forventninger fra kunder og leverandører om tilgængelighed og mobilitet. Der er dele af de fire kerneapplikationer Word, Excel, PowerPoint og OneNote, som vil blive tilgængelig via browser gennem tjenesten Microsoft Office 2010 Web Apps. Nogle øvrige nyheder i Microsoft Office 2010 Import af video fra forskellige formater og redigering direkte Forhåndsvisning af formattering af indhold før det sættes ind i et dokument Tilpasning af tekst med effekter og forskellige typer bliver enklere Et enkelt og forbedret værktøj til billederedigering Gruppering af e-mail meddelelser med en funktion kaldet Conversation View Eget oversættelsesværktøj Direkte adgang til kontaktlister fra indbakken Ikoner/grafer i celler, som giver dig en mere visuel oversikt over dataindhold Endvidere er tabeller og grafer blevet mere brugervenlige at sætte op Flere slidesovergange i PowerPoint 2010 Forhåndsvisning av formateringen av innhold før det limes inn i et dokument
6 M INdSIGT a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 Er du forberedt på den nye momspak 1. januar 2010 træder den nye EU-momspakke i kraft i hvert enkelt medlemsland, og derfor skal alle virksomheder gøre sig bekendt med ændringerne. Momspakken medfører betydelige ændringer på kerområder indenfor momslovgivning, og den vil påvirke alle firmaer, som køber i EU eller sælger til EU. Formålet med de nye regler er at forbedre momshåndteringen indenfor EU og at sikre smidigere processer. DDer er foretaget væsentlige ændringer indenfor områder, som omhandler afregning af momsen, rapporteringskrav for momsafregning, refusionsdirektiv nr. 8 og elektronisk leverede tjenester (læs mere om disse herunder). Alle virksomheder ville skulle indrette sig efter de nye regulativer fra den 1. januar for at undgå potentielle straffe for ukorrekte regnskaber. Afregning af momsen Den nuværende regel siger, groft sagt, at der, hvor tjenesten udføres for en virksomhedskunde (Business-to-business) er der, hvor tjenesten oprettes. Dette bliver ændret 1. januar 2010, så stedet, hvor tjenesten udføres, baserer sig på, hvor kunden bor eller der, hvor tjenesten forbruges. Ved at ændre dette fra hvor leverandøren er lokaliseret til der, hvor kunden holder til, vil momsen være bedre tilpasset det marked, hvori tjenesten udføres, og dermed også undgå dobbelte skattekonflikter (og skattekonflikter i det hele taget) medlemslandene i mellem. Dette er blevet opdateret, så det fungerer på samme måde som EU-handel af varer, hvor landet, hvortil leverancen oprettes, er det land, som er ansvarlig for momsrapportering (modtageren betaler). At modtageren betaler betyder, at ansvaret for rapportering af moms både ved salg og ved køb ligger hos køberen sælger rapporterer ikke moms på salget. Hvis du for eksempel sælger varer til en virksomhed i Frankrig, vil du som sælger ikke skulle rapportere moms på dette salg. Men i stedet skal den franske virksomhed betale moms (den franske momssats). Men hvis du som virksomhed skulle købe en tjeneste fra denne franske virksomhed, er du ansvarlig for at skulle betale moms af dette køb, hvilket skal være ud fra den danske momssats.
INdSIGT M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 7 ke? Denne regel er modsat af reglen for handel mellem virksomheder og privatpersoner: Hovedreglen ved salg af tjenester til privat-personer i et andet land er, at fakturere sælgers moms. Det skyldes, at man siger, at tjenesten er leveret i sælgerens land. Rapporteringskrav for momsafregning Baggrunden for disse ændringer er, at man vil tillade medlemsstater at have bedre kontrol og oversigt over modtagerbetalinger, og at man vil reducere graden af momssvindel. Alle virksomheder, som tilbyder tjenester på tværs af EU-lande, har pligt til at lave en opsummeringsrapport over alle tjenester. Rapporten skal indeholde følgende oplysninger: > Kunden, der sælges til > Kundens landekode > Kundens momsregistreringsnummer > Totalt antal leverancer Rapporten skal kun indeholde de tjenester, hvor det gælder, at modtager betaler. Det kan for eksempel være, når virksomheden, der køber tjenesten, er ansvarlig for at betale moms. Refusionsdirektiv nr. 8 Fra 1. januar 2010 vil den nuværende, papirbaserede procedure for moms blive erstattet med en ny, elektronisk momsrefunderings-procedure for at strømline og forenkle denne proces. Virksomheder vil kunne fremsende krav helt op til 9 måneder efter afslutningen af et kalenderår, hvor momsen blev pålagt, i stedet for de nuværende 6 måneder (30. september er deadline i stedet for 30. juni). Virksomheder vil fremsende krav på moms pålagt i andre EU-lande i standardiseret form, og dette vil speede refunderingsprocessen op. 5 VIGTIGE PUNKTER 1 2 3 4 5 Ændringerne træder i kraft 1. januar 2010. Du skal have sat dig ind i disse ændringer 1. januar. I modsat fald vil du risikere at blive straffet for ukorrekte regnskaber. Reglen for afregning af momsen ændres fra der, hvor leverandøren er lokaliseret til der, hvor kunden holder til. Det er et krav, at alle EU-firmaer, som sælger varer på tværs af medlemsstater, skal levere rapporter med statistik om grænseoverskridende salg (ESL s). Den nuværende, papirbaserede refunderingsprocedure for moms pådraget af EU-virksomheder i medlemsstater, hvor de ikke er etableret, vil blive erstattet med en ny, elektronisk refunderingsprocedure.
8 M Profilen a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 De små virksomheder er rygraden i verdensøkonomien Microsofts nye, globalt ansvarlige for små virksomheder er nordmand og hedder Birger Steen. Fra sit nye kontor i Microsoft-hovedkvarteret er målet at forenkle hverdagen for små virksomheder over hele verden, ved at tilbyde it-løsninger, som bidrager til øget effektivitet. Mamuts grundlægger og administrerende direktør, Eilert Hanoa, mødte Birger Steen på Microsoft Campus i Redmond, USA, til en samtale om, hvordan softwareløsninger vil forenkle hverdagen for små virksomheder. Birger Steen og Eilert Hanoa begyndte deres første samarbejde, da Birger overtog jobbet som chef for Microsofts Norges-kontor. De holdt kontakten ved lige under Birgers tid i Rusland, og da han indtog sit nye kontor i Seattle med ansvar for SMV-markedet, var det naturligt at fortsætte det nære samarbejde med Eilert og Mamut. Det totale marked for små virksomheder (SMV-markedet) tæller rundt regnet hele 135 millioner virksomheder. Vi bad Birger Steen fortælle os lidt om hvilke udfordringer, han ser i dette enorme marked. De store skel mellem de forskellige typer små virksomheder gør opgaven stor, men mulighederne endnu større. En række mindre virksomheder oplever, at de ikke får den samme opmærksomhed fra it-industrien, som de større virksomheder er vant til. Det betyder, at vækstpotentialet er stort, og vi tror på at virksomheder, som lykkes med at implementere gode itværktøjer, vil være bærestenene i den økonomiske vækst, vi nu forventer vil komme. Det stemmer med de erfaringer, Eilert Hanoa har gjort sig efter at have arbejdet intenst med små virksomheder siden 1994. Han fortæller, at et typisk kendetegn hos selskaber, som virkelig lykkes, er, at de udnytter it-løsningen effektivt. Det betyder i praksis, at de får mere tid til at følge op på kunder og leverandører frem for at bruge unødvendige ressourcer på administration. Øgede forventninger til lønsomhed og mobilitet Mange små virksomheder oplever dagligt, at vi befinder os i mere krævende tider. Vi vil derfor gerne vide hvilke udfordringer, de små virksomheder kan forvente at møde fremover, og hvordan Mamut og Microsoft kan bidrage til at hjælpe dem. Eilert Hanoa understreger, at det er et spørsmål, der ikke findes noget entydigt svar på, eftersom der er så store forskelle mellem de forskellige små virksomheder. Men han fremhæver alligevel nogle fællesnævnere, som bliver vigtige i tiden, som kommer. Små virksomheder oplever allerede i dag, at krav og forventninger fra kunder og leverandører i stadig stigende grad vil være knyttet til tilgængelighed og mobilitet. Et af SMV-sektorens store konkurrencefortrin har været, at de med en lille og effektiv organisation har været gode til hurtigt at tilpasse sig behovene i markedet. I en tid præget af Det, at kombinere software og online tjenester, vil være den toneangivende måde at drive virksomheder på i de kommende år. - Eilert Hanoa (t.v) og Birger Steen (t.h) og usikkerhed vil fokus på endnu bedre kundeservice og lavere udgifter være afgørende for, om man er i stand til at overleve. Birger Steen tilføjer, at dette er de samme erfaringer, Microsoft har gjort. I den store SMV-undersøgelse, 2009 Microsoft SMB Insight Report, fremgår det tydeligt, at de små virksomheder forlængst er klar over denne problemstilling. I Microsoft tror vi, at it vil spille en betydelig rolle for, hvor hurtigt og effektivt de små virksomheder igen vil kunne sikre sig økonomisk stabilitet. Det, at kunne øge både sin tilgængelighed og effektivitet uden at kræve store investeringer eller øget bemanding, vil være afgørende for, om mange mindre virksomheder skal lykkes.
Profilen M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 9 Satser på fremtiden med Software+Services En af fordelene ved at være et relativt lille softwarehus som Mamut er, at man får muligheden for at forkorte tiden der går fra idé til produkt, fortæller Hanoa. Et godt eksempel er Mamuts egen Software + Services løsning, Mamut One, som blev lanceret i 2008. Når Microsoft i foråret 2010 lancerer Microsoft Office 2010, vil masserne på egen hånd for første gang kunne opleve hvilke muligheder, der ligger i Software + Services. Da vi så, at det at kunne tilbyde en effektiv kombination af software og online tjenester er den eneste fornuftige og farbare vej fremover, kunne vi med vores egen udviklingsafdeling og med støtte fra Microsoft realisere de første løsninger relativt hurtigt. Birger Steen er ikke mindre mindre klar i spyttet, når det handler om at understrege, hvor vigtig Software + Services er for hans virksomhed. Forenklet sagt er det det, vi satser på hos Microsoft i årene, som kommer. Vi tror, at det at kunne kombinere software og online tjenester vil være den toneangivende måde at drive virksomheder på de næste 5 10 år. Det, at kunne vælge mellem det bedste fra begge verdener men samtidig sørge for, at forretningskritiske data er tilgængelige, når man har behov for dem, uafhængigt af, om det er via en pc, webbrowser eller, for eksempel, en smartphone, vil være nødvendigt for at kunne imødekomme de krav og forventninger, virksomheder oplever allerede i dag. SMB Insight Report viser for eksempel, at ikke mindre end 6 ud af 10 små virksomheder planlægger at øge andelen af ansatte, som arbejder enten ude hos kunder eller hjemmefra i indeværende år. Dette er et godt eksempel på, hvordan Software + Services kan fungere i praksis, tilføjer Eilert Hanoa. Det handler om at finde den rette balance mellem hvilke tjenester, der er relevante at have tilgængelige via webbrowseren og hvilke opgaver, som kræver den fulde funktionalitet, som du bedst får med software og data lokalt på din computer. Dette lukker op for en øget fleksibilitet i forhold til hvor og hvornår, du kan arbejde. Selv om der findes bredbånd næsten overalt, er det vigtigt at kunne få udført arbejdet, når du ikke er koblet til internettet. Med en bærbar computer, hvor data er replikeret og gemt lokalt, har du muligheden. Der er også en tydelig tendens til, at SMV ser på it-investeringer som en mulighed for at øge indtjeningen, forbedre de ansattes effektivitet og opnå besparelser på bundlinjen. Tror på de små virksomheder Både Birger Steen og Eilert Hanoa nærer en stor tro på, at de små virksomheder med deres fleksibilitet og gode tilpasningsevne vil spille en vigtig rolle for en ny, økonomisk vækst. Begge selskaber har, en klar ambition om at kunne bidrage til, at de små og mellemstore virksomheder opnår yderligere effektivitet og lønsomhed. Igennem vores tætte samarbejde med Mamut har vi lært meget om de unikke behov og muligheder, som de små virksomheder repræsenterer. Desuden har både Microsoft og Mamut en fælles målsætning om at kunne forenkle hverdagen for de små virksomheder, og det tror jeg, vi vil lykkes med igennem et endnu tættere samarbejde i tiden som kommer, afslutter Birger Steen. MICROSOFT SMB INSIGHT 09REPORT 1 2 3 4 5 Microsoft har gennemført en større undersøgelse om it-behov i små og mellemstore virksomheder. Ifølge undersøgelsen arbejder mere end 90 procent af verdens arbejdstagere i SMV-virksomheder, hvilket gør de små virksomheder til rygraden i verdensøkonomien. Ledende økonomer har påpeget, at de små virksomheder med deres store fleksibilitet og omstillingsevne vil være dem, som fører os ud af tidens globale, økonomiske hængedynd. Endvidere peges der på, at it vil spille en afgørende rolle for de virksomheder, som vil lykkes. Herunder kan du læse undersøgelsens 5 hovedkonklusioner. Strategiske it-investeringer vil forstærke bundlinjen. Små og mellemstore virksomheder vil fortsat se på it som et strategisk værktøj, en mulighed for at skære i udgifterne og et værktøj til at øge de ansattes produktivitet Mindre budgetter stiller større krav til nytteværdien. Arbejdet med at få en mere strømlinjet it-løsning på plads via virtualisering og serverkonsolidering vil få øget betydning som et pålideligt alternativ til at udvikle virksomheden samt reducere omkostningerne. Service og evnen til at være lydhør over for kunders behov vil være nøglen til at holde på kunderne. Målene om både øget produktivitet samt bedre kundeleverancer vil få de små virksomheder til at se nærmere på, hvordan de bedre kan udnytte de eksisterende it-værktøjer for samarbejde, mobilitet og forretningsløsninger. Mindre virksomheder vil i stigende grad bruge skyen (Cloud Computing). Stadig flere af de mindre virksomheder vil tage online løsninger i brug efterhånden som det økonomiske klima baner vejen for kravet om rimeligere og mere fleksible løsninger. Stoler på leverandøren. Små og mellemstore virksomheder vil i stigende grad henvende sig til sin leverandør for at få hjælp til at finde og implementere mere lønsomme løsninger.
10 M Viden a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 Fokus på lønd
Viden M a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 11 Enhver med et minimum af økonomiforståelse vil kunne fortælle dig, at der blot er to måder at forbedre resultatet på ved at øge indtægterne eller ved at reducere omkostningerne. Dette lyder enkelt, men i praksis kræver dette fuldt overblik over alle elementer i virksomheden. Et overblik, dit Mamut-økonomisystem giver dig. somhed i I disse tider, med økonomisk usikkerhed, findes der bare én opskrift på, hvordan du skal sikre virksomhedens fremtid; Vend hver eneste sten for at kunne tjene flere penge end du forbruger og pas på ikke at løbe tør for penge! Mange mindre virksomheder oplever, at kravene fra kunder og leverandører er blevet skærpede, og at der kræves mere for at aftale møder med kunder. Det bevirker, at en allerede hektisk og til tider uoverskuelig hverdag bliver endnu mere krævende. For at imødekomme dette og samtidig undgå at miste overblikket, kræver det fuld kontrol en kontrol, du kun kan opnå ved at udnytte det fulde potentiale, som ligger i din Mamut-løsning. Mens du for kun få år siden ville kunne klare dig fint med et simpelt faktureringsprogram, vil du i dag opleve at komme til kort, hvis du ikke til enhver tid har overblik over lagerstatus, leveringsfrister samt opfølgning på kunder. Dine kunder forventer at finde opdateret information på din hjemmeside, og at henvendelser på e-mail og telefon bliver besvaret samme dag. Mange virksomheder, som oplever en positiv udvikling på bundlinjen, vil erkende, at et af de vigtigste forhold for succes er, at man har grundlaget for en effektiv kundebehandling. Tag godt hånd om kunderne opfyld deres forventninger De fleste kan nok blive enige om, at kunde-opfølgning hører til de vigtigste opgaver i enhver virksomhed. Mange ønsker formentlig at være mere proaktive overfor kunderne, men hverdagen er ofte præget af reaktivitet, at tiden udelukkende bruges på de kundehenvendelser, man modtager. God kundebehandling - forstået på den måde, at man opfylder kundernes forventninger
12 M Viden a m u t M a g a z i n e E f t e r å r 2 0 0 9 - er et konkurrenceparameter for alle virksomheder og i dag forventer kunder en god service. En af de små virksomheders typiske store styrker er, at nærheden til kunderne skaber potentiale for en høj servicegrad. Mange er villige til at betale lidt ekstra for dette. Det er en af de viktigste præmisser for, at du vinder kampen om kunderne, og at du har lettere ved mersalg på et senere tidspunkt. En stor udfordring, når den økonomiske udvkling er vendt, når du får flere kunder og aktivitetsniveauet øger, er at bevare den samme gode service som tidligere, eller at øge servicegraden samtidig med at du skal få kontrol over det øgede aktivitetsniveau. Så det handler om at bruge tiden fornuftigt. Nøglefaktorer her er stærke rutiner og god information. Betyder væksten, at der skal ansættes mere personale, vil den information, som tidligere var forbeholdt få hoveder, nu skulle fordeles på flere personer. For at bevare en høj grad af service er, det afgørende, at du faktisk udnytter de muligheder, som ligger i dit integrerede Mamut system, ved at gøre informationerne tilgængelige: Opdaterede oplysninger om kunder, produktkalkuler, ordrer, lagerbeholdninger, betalingshistorik, projektoversigt og så videre. Du vil hurtigt opdage, at ting automatisk bliver bedre tilrettelagt ved at benytte rutiner og struktur, og at responstiden lever op til kundens forventninger, så graden af oplevet service ikke forringes. Anvender du i dag kun dele af systemet, vil det være en fordel at se nærmere på de mange muligheder. Skil dig af med de kunder, som ikke er lukrative En af de mest krævende udfordringer er at identificere de kunder, man tjener sine penge på, og ikke mindst dem, som er den rene tabsforretning. Det er normalt, at de kunder, der maser allermest på, ikke er dem, der lægger flest penge i butikken. Oftest er det dog de kunder, vi bruger mest tid på. En af de vigtigste funktioner i dit system er derfor at give dig et grundlag for at kunne håndtere kunderne på en mere effektiv måde. Det kan for eksempel betyde en prioritering af hvilke kunder, du skal bruge mere tid på. Og mindst lige så vigtigt;, Hvilke kunder, du skal bruge mindre tid på. Undersøgelser har vist, at der er en række tommelfingerregler knyttet til forholdet mellem virksomheder og deres kunder. En af disse er 80/20 reglen, hvor 20 procent af kunderne gerne står for 80 procent af omsætningen. Der skal ikke dybdegående analyser til, for at se hvad der sker, hvis du mister denne andel. Alligevel bruger de fleste virksomheder Prioriter hvilke kunder du skal bruge mere tid på, og hvilke du skal bruge mindre tid på størsteparten af sine salgs- og markedsressourcer på kunder, som man tjener lidt eller intet på. Mange små virksomheder vil sandsynligvis kunne forbedre deres indtjening ved aktivt at skille sig af med disse kunder. Eller lidt mindre drastisk ved være bevidst om, at tidsforbruget skal stå mål med indtjeningen pr. kunde. Udgangspunktet for sådan en lønsomhedsanalyse vil du ikke kunne finde andre steder end i dit Mamut-økonomisystem. Sælg de rigtige produkter Nogle gange kan det være let at stirre sig blind på avanceprocenter, salg af kostbare produkter eller slet og ret de store og flotte fakturaer, man kan sende ud. I mange tilfælde er dette en god forretning, men ikke altid. Produkternes lønsomhed bliver først synlig, når du formår at knytte alle omkostninger til dem, såsom salgstid, provision, support og eventuelle reklamationer. For at få dette totalbillede kan du udnytte mulighederne i dit system til at knytte forskellige informationer sammen, eksempelvis på et projekt, så du har det fulde overblik og dermed får det bedste beslutningsgrundlag. Det er ikke så få beslutningstagere, der har fået sig et mindre chok, når man har fået lavet den slags analyser. Det produkt, man troede var den rene guldmine, har vist sig at være den store underskudsforretning, når alle omkostningerne er synliggjort. Udnytter du mulighederne i dit Mamut system til at oprette kalkuler og trække rapporter ud på de enkelte produkters lønsomhed, står du langt bedre rustet til at prioritere korrekt og på den måde at øge din lønsomhed. Løb ikke tør for penge Mange af konkurserne i 2008 og 2009 skyldtes i større grad manglende likviditet end problemer med lønsomheden. Mange virksomheder var for langsomme til at omlægge driften tilpasset lavere salgsvolumener, men hovedårsagen til at de endte med at lukke ned var, at bankerne satte foden for døren og sagde nej til øgede kreditter og dermed arbejdskapital. Siden da har bankerne igen øget sine udlån. Men da var det desværre for sent for mange mindre virksomheder. Forklaringen på, hvordan virksomheder pludseligt kan befinde sig i en alvorlig likviditetskrise er mange, men der er visse gengangere. Virksomheder, der ikke anser et salg som værende afsluttet, før pengene faktisk står på kontoen, har større sandsynlighed for at styre uden om problemer i forhold til de selskaber, som regner med at salget er i hus, så snart ordren tikker ind. Et kredittjek er på sin plads, når du skal indgå større aftaler særligt hvis der kan gå lang tid fra levering til betalingen falder. Husk også at du med et enkelt klik på kontaktstatus på kundekortet får adgang til nyttig og opdaterede nøgletal om den enkelte kunde. Få kontrol på omkostningerne En knap faktor, men en stor omkostning for en mindre virksomhed, er tid. Alle de ting,