Medarbejderguide til INNOMATE HR Medarbejderplan Indhold: 1. Log på 2. MUS 3. Øvrigt om Medarbejderplan 4. Rekruttering behandling af ansøgere Log på Log på www.medarbejderplan.dk med: Bruger ID: initialer Firma ID: sosunord Password: (er eget password) Medarbejderplan er et Internetbaseret system, hvilket medfører at tilføjelser og ændringer først bliver synlige, når du kikker på Opdatér i Medarbejderplan. Du skal anvende den grønne tilbagepil øverst til højre i stedet for den traditionelle tilbagepil. MUS Forberedelse til MUS Du vil blive inviteret til MUS via en mail. Mailen indeholder bl.a. link til dit forberedelsesmateriale: 1. Portfolio: Her kan du se, hvilke uddannelser m.m., der er registreret på dig. Du bedes tjekke, at informationerne er rigtige. Hvis der er behov for ændringer bedes på kontakte personalekontoret. 2. MUS-skema: Du bedes forberede dig i MUS-skemaet senest én uge inden samtalen. Du skal være opmærksom på, at din samtaleleder ser samme skema i Medarbejderplan og kan se de noter, du skriver online. Når du er færdig med at forberede dig i skemaet i Medarbejderplan, skal du klikke på Afslut. Du kan gemme dine noter undervejs ved at klikke Gem ; men når du klikker på Afslut, kan du ikke længere ændre i teksten. Print skemaet og medbring det til samtalen Klik på Eksportér til Word for at printe skemaet. Du eventuelt skrive videre i Word, inden du printer. Word dokumentet ligger kun hos dig, og det er kun dig, der kan se disse noter. 1
Medbring dit print til egne noter under samtalen. Konklusioner fra MUS Til sidst i samtalen, opsamler din samtaleleder konklusionerne fra MUS i skemaet Konklusion og udviklingsplan i Medarbejderplan. Godkendelse og evaluering Når samtalen er slut, vil du modtage en mail, hvori du bliver bedt om at godkende din leders opsamling af konklusioner og om at besvare et evalueringsskema om MUS. Du får adgang til konklusioner og evalueringsskema via en afkrydsningsliste i Medarbejderplan. Mailen indeholder link til denne afkrydsningsliste. Du bedes afslutte din afkrydsningsliste inden én uge efter, at du har modtaget den. Hvis du ikke mener at kunne godkende det, der er skrevet, må du kontakte din leder. Guiden her fortæller, hvordan du skal gøre. Men først får du lidt at vide om, hvordan du skal bruge din afkrydsningsliste. Brug af Afkrydsningsliste, mulighed 1 Femgangsmåden for afkrydsningslisterne er, at holde markøren over de gule felter og klikke på Gå til side, hvorefter man kommer til det relevante sted i Medarbejderplan. Brug knappen, når du er færdig med et punkt. Hold igen markøren over det gule felt og vælg Luk. Når alle felterne er grønne skal du lukke listen ved at holde markøren over trekanten ved medarbejderens navn og derefter klikke på Afslut. Brug af Afkrydsningsliste, mulighed 2 Du kan få afkrydsningslisten op som en menu øverst til højre i skærmen, hvis du holder markøren på trekanten (1) og efterfølgende klikker på Brug som menu. 2
Når afkrydsningslisten er valgt som menu, åbnes listen automatisk øverst til højre. I menuen har du for hvert punkt et link til det relevante sted i Medarbejderplan. Punkt 2 og 3 kan lukkes automatisk ved at du afslutter de to skemaer i hvert punkt. Punkt 1 skal du selv lukkes, ved at klikker på Luk. Afkrydsningslistens punkter Din afkrydsningsliste består af disse tre punkter: 1. Portfolio: Her kan du se den seneste udgave af dit Portfolio. 2. Godkend konklusioner: Her kan du læse de konklusioner, som din leder har skrevet i form af handlingsplaner nederst på siden. Læs dem igennem og godkend ved at klikke på knappen Godkend (over handlingsplanerne). Herefter vil systemet spørge om du også at afslutte listen (hvis din leder også har godkendt), hvilket du klikker OK til: 3
3. Evaluering af MUS: Du bedes besvare dette skema online senest en uge efter, at du har modtaget din afkrydsningsliste. Når du er færdig med din besvarelse, skal du klikke på Afslut. Luk afkrydsningslisten Når alle punkterne er markeret Luk skal du klikke på Afslut afkrydsningsliste. Når dette er gjort, er du færdig med din MUS. Herved sendes automatisk en mail til din leder med link til din besvarelse af evalueringsskemaet. Øvrigt om Medarbejderplan I Medarbejderplan har du adgang til 3 faneblade med forskellige informationer. Organisation Tilknyt roller Ved klik på Organisation > Tilknyt roller får du mulighed for at søge i en tabel over alle særlige funktioner. Undervisningskompetencer Under Organisation > Censor- og Undervisningskompetencer får du adgang til en samlet tabel over alle underviserne med de undervisningskompetencer, de er registreret med i Medarbejderplan. 4
Du kan søge i tabellen ved at klikke på Søgning > Ny. Du kommer ind på en side, hvor du kan vælge dine søgekriterier. Du kan for eksempel folde Skolefag ud ved at klikke på den lille trekant (1.), skrive dine søgekriterier ( Skolefag er et nummer) f.eks. Betegnelse: dansk og klikke Søg. Herved får du en samlet tabel over alle de undervisningskompetencer, der er registreret for underviserne i faget dansk. Personlige data Under Personlige data har du adgang til følgende: 1. Portfolio Portfolio viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om dig i Medarbejderplan. Portfolien indeholder blandt andet afsnittet Uddannelser og gennemførte 5
udviklingsforløb, der vedligeholdes af skolen. Afsluttet skemaer fra 2012 er også tilgængelige i bunden af Portfolio. Informationerne vedligeholdes andre steder i systemet, og det er ikke alle informationer du har rettighed til at ændre. Hvis der er fejl eller mangler, skal du bede din samtaleleder eller personaleadministrationen om at rettet det. 2. Roller Her kan du indsætte de særlige funktioner, du varetager netop nu. 1. Klik på Indsæt 2. Klik på den lille trekant og vælg rolle 3. Klik på Opdatér. (Din opdatering er gemt, men ses først når du opdaterer siden). Indsæt hver af de roller/særlige funktioner, som du varetager netop nu. For at slette eller ændre skal du klikke på Zoom-ikonet til venstre. 3. CV Under fanebladet CV kan du registrere oplysninger om dine erfaringer i følgende afsnit: Anden uddannelse Nærmeste pårørende Projektdeltagelse Relevant fritidsbeskæftigelse Tidligere beskæftigelse Klik på Indsæt over bjælken. Vælg afsnit og udfyld felterne. Lav en kort beskrivelse. Du har mulighed for at linke til yderligere information. De informationer, du lægger i Andre CV-oplysninger, vil fremgå af Portfolio. Felterne om gyldighed viser, i hvilken periode du ønsker informationerne vist i Portfolio (behøver ikke at udfyldes). 6
4. Statusoversigt Under Statusoversigt kan du finde dine skemaer og handlingsplaner. Handlingsplaner viser aftaler, der skal følges op på, og som adskiller sig fra aftaler om konkrete forløb til kompetenceudvikling. 5. Skift password Under fanebladet Skift password er det muligt at ændre dit password. 6. Beskedcenter I Beskedcenter gemmes de beskeder, du sender eller modtager som mail via systemet. 7. Jobopslag Her kan du læse og vurdere ansøgere til de jobopslag du har fået tildelt adgang til. 8. Udviklingsforløb Udviklingsforløb er en samlet tabel over dine gennemførte, ønskede og evt. igangværende udviklingsforløb. Rekruttering søg et job 7
Under fanebladet rekruttering har du adgang til Ledige stillinger. Her kan læses og søges både interne og eksterne jobopslag. Rekruttering behandling af ansøgere Hvis du er involveret i en rekrutteringssag, bliver du i systemet tilknyttet et såkaldt Rekrutteringsteam. Hermed får du mulighed for at følge med i de ansøgninger, der modtages elektronisk i systemet. Og du har mulighed for at læse de vedhæftede filer, kommentere ansøgningen (overfor de andre medlemmer af rekrutteringsteamet) samt angive en rating. Gå ind under Personlige data > Jobopslag. Her har du en oversigt over det eller de jobopslag, hvor du indgår i rekrutteringsteamet. Som vist på billede klikker du på ikonet for Administration ud for det jobopslag, du ønsker at arbejder med. Kandidater 8
Når du har valgt et jobopslag, vises en oversigt over de kandidater, der har indsendt ansøgning. Du kan klikke på en kolonneoverskrift for at sortere kolonnen. Klik på ikonet for Detail til venstre for den kandidat, du vil behandle. Af oversigten fremgår bl.a. yderst til højre, både den gennemsnitlige rating og din rating. Ved at sortere listen efter Min rating og samtidig altid anvende rating, når du har gennemset en ansøgning, kan du nemt overskue, hvor langt du er nået. Et lille tip: Du kan gemme din sortering og bruge den som standard: Vælg Funktioner > Gem sortering. Ansøgning Når du har valgt at kigge nærmere på en kandidat, åbnes en side med informationer om ansøgningen. 9
Øverst finder du kandidatens stamdata. Ved klik på Personaledata vises adresse m.m. Scroll ned på siden til afsnittet Vedhæftede filer Du kan vælge at åbne alle filer på én gang ved at klikke på Download alle over tabellen eller enkeltvis på Download ikonet ud for de enkelte dokumenter. De følgende to afsnit på siden er vigtige at udfylde. Rating Du skal angive en rating for ansøgningen ved at vælge fra dropdown-boksen. Når du har valgt din rating, klikker du på knappen Tilføj rating. Du kan senere fortryde og ændre din rating. 10
Noter Skriv dine noter i tekstfeltet og klik på knappen Tilføj nederst til højre. Du har mulighed for at tilføje flere noter og samtidig læse, hvad dine kolleger i rekrutteringsteamet har noteret. Vær opmærksom på, at du ikke kan slette dine noter igen. Når du har været de aftalte ansøgninger igennem, er du færdig med arbejdet. 11