Bilag til notat om en SMV-venlig udbuds- og indkøbspolitik. 1. Udarbejd retningslinier for udbud og indkøb



Relaterede dokumenter
7 veje til en SMV-venlig udbudspolitik Håndværksrådets bud på en SMV-venlig kommunal udbuds- og indkøbspolitik

Udkast d. 23. december Udkast til

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver

7 veje til en SMV-venlig udbudspolitik Håndværksrådets bud på en SMV-venlig udbuds- og indkøbspolitik

Små virksomheders andel af offentlige

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune

Resume Simple udbudsmodeller for rådgiverydelser

Danmark-Aarhus: Rengørings- og sanitetstjenester 2015/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

DK-Herlev: Hoved- eller fagentrepriser i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder 2011/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Bygge- og anlægsarbejde

Indkøb i Aalborg Forsyning. Udbuds- og Indkøbspolitik

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Politik for Bygge- og Anlægsopgaver

UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE

Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik)

Udbud af bygge- og anlægsopgaver samt rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægs

Politik for udbud af Bygge- og anlægsopgaver

Nyskabelser og fokuspunkter for bygherrer i udbudsloven. Bygherreforeningen 23. juni 2015 Tina Braad, partner

Sociale hensyn ved indkøb

Spørgsmål svar til prækvalifikation 3

UDBUD -keep it simple. Spar transaktionsomkostninger og undgå klagesager og aktindsigtsbegæringer, når du køber rådgiverydelser.

U D K A S T NOTAT OM UDBUD AF MULTIHAL 1 BAGGRUND OG PROBLEMSTILLING

Udbuds- og indkøbspolitik

nævnt heri, eller sag C-147/06 og C-148/06 SECAP SpA og Santorso, præmis Jf. sag C-95/10, Strong Seguranca, præmis 35. Dato: 9.

DK-Randers: Solcellemoduler 2013/S Udbudsbekendtgørelse. Varer

Udbud af bygge- og anlægsopgaver samt rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver

UDBUD -keep it simple. Spar transaktionsomkostninger og undgå klagesager og aktindsigtsbegæringer, når du køber rådgiverydelser.

Nordisk konference februar 2005 Kørebaneafmærkning. Nyt EU-udbudsdirektiv ved kontorchef Bo Tarp Vejdirektoratet

Udbudsdirektivet - Temaer. Version 4. Notatoversigt: Møde 2: (den 8. oktober 2013)

UDBUDSBETINGELSER TIL PRÆKVALIFIKATION RAMMEAFTALE FOR ARKITEKT- OG INGENIØRYDELSER

Danmark-København: Rådgivning i forbindelse med energiudnyttelsesgrad 2015/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

Kan man udskyde fristen for indhentelse af dokumentation?

Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget L 164 endeligt svar på spørgsmål 2 Offentligt

Indledning. Udbudsbetingelser. Baggrund og formål. Ordregivende myndighed

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Klagenævnet for Udbud

Udbud på beskæftigelsesområdet forslag til forbedrede rammeaftaler

Bliv klogere på ANNONCERING

Officielt navn: CVR-nummer: 2

Danmark-Aarhus: Skabe 2014/S Udbudsbekendtgørelse. Varer

INDKØBSJURA Advokat hotline

Udbuds og indkøbspolitik

Kontrakt om indkøb af Software Assurance og licenser til Oraclesoftware. Udbudsbetingelser for offentligt udbud af rammekontrakt /S

Vejledning for udbud og indhentning af tilbud. Center for Park og Vej og Ejendomscenteret

LANGUAGE: NO_DOC_EXT: SOFTWARE VERSION: COUNTRY: PHONE: / NOTIFICATION TECHNICAL: NOTIFICATION PUBLICATION:

Del 2: Ordregivernes værktøjer i forbindelse med offentlige

BLIV KLOGERE PÅ ANNONCERING

DK-Århus: Medicinsk udstyr 2010/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Varer

Udbud efter forhandling

EN NY DAGSORDEN FOR GENNEMFØRELSE AF UDBUD I DANMARK

INDKØBSJURA Advokat hotline

Udbudsbetingelser Udbud af håndværkerydelser

Danmark-Kastrup: Lavtgulvsbusser 2015/S Udbudsbekendtgørelse forsyningsvirksomhed. Varer

Bilag 1: Vurdering af udbudspligt i henhold til det nye udbudsdirektiv og den kommende udbudslov

Udbudsbetingelser for udbud af kontrakt om rådgivning af bygningsejere om PCB i 2014 og 2015.

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

Danmark-Søborg: Specialiseret personbefordring ad vej 2014/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

Revideret januar Udbuds- og Indkøbspolitik

Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren

NOTAT OM NORDDJURS KOMMUNES MULIGHED FOR AT BENYTTE FINANSMINISTERIETS RAMMEKONTRAKT OM DATAKOMMUNIKATION

Udbudspolitik for Hillerød Kommune 2013 Indholdsfortegnelse

Danmark-København: Møbler 2017/S Udbudsbekendtgørelse. Varer

Bedre adgang til udbud for små og mellemstore virksomheder

FORETRÆKKER KOMMUNER LOKALE HÅNDVÆRKERE?

Konsortiesamarbejde i forhold til konkurrenceloven. Vejledning

DK-Århus: Hjerteklapper 2009/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Vareindkøbsaftale

Spørgsmål / svar dokument prækvalifikation Video3. Spørgsmål 1) Hermed anmodes om udbudsmateriale vedrørende ovennævnte udbud

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H

Maj Vejle Kommune. Forventninger til forhandlingsadgangen i det nye udbudsdirektiv. v. Indkøbskonsulent/jurist - Peder van Roest Dahl

POLITIK FOR INDKØB OG UDBUD

BYRÅDET UDBUDSPOLITIK FOR BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide

Bilag 1 Notat vedrørende grundlæggende udbudsretlige emner

Retningslinjer for udbud af rådgivningsydelser og bygge- og anlægsopgaver på det tekniske område Fanø Kommune Februar 2018.

DK-Aarhus: Medicinsk udstyr 2011/S Udbudsbekendtgørelse. Varer

EU-udbud Afsætning af jern og metal fra genbrugspladser

Forord og formål. Den 15. september Borgmester Stén Knuth. Side 1

N O T A T O M M A R K E D S D I A L O G

Ved udregning af kontraktsummens størrelse skal beløbene regnes eksklusiv moms.

Konkurrenceudsættelse i forbindelse med brug af andre aktører i beskæftigelsesindsatsen og opgaveløsningen i fagenheden Arbejdsmarked i øvrigt

Prækvalifikationsbetingelser. Aarhus Kommune. Udbudsbekendtgørelsens nummer: 2016/S Udbud med forhandling

Danmark-Valby: Rådgivning i forbindelse med virksomhedsudvikling 2017/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

DK-København: Hjælpemidler til handicappede 2011/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Varer

Tilbudsindhentning. Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på:

Udbudsannonce. Prækvalifikation. Udbud af hjemmeplejeydelser. Esbjerg Kommune Torvegade Esbjerg

DK-Søborg: Engangsbleer 2011/S UDBUDSBEKENDTGØRELSE. Varer

Offentligt indkøb af videnrådgivning

VEJLEDNING. Vejledning til konsortiedannelse

UDKAST NOTAT OM KOMMUNERNES UDBUDSPLIGT VED INDKØB AF PERSONLIGE HJÆLPEMIDLER DER ER OMFATTET AF FRIT VALGS-ORDNINGEN

Den udbudsretlige udfordring ved partnering - og OPP. Marianne K. Larsen Konkurrencestyrelsen

Danmark-Støvring: Vedligeholdelse af arealer 2017/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

Det følger af bilag 2, punkt 1, vejledningen til generiske CV er:

Danmark-Aarhus: Køleskabe 2014/S Udbudsbekendtgørelse. Varer

Udbudsbetingelser. Rammeaftale om køb af kæder til fortøjning af flydende afmærkning

Udbud af inventar til Amager Ressourcecenter, Amager Bakke UDBUDSBETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION

Plus Bolig - Poul Paghs Gade Udbudsbetingelser. Udvælgelse og ESPD. Side 1 af 6 KMS

Danmark-Nykøbing: Bortskaffelse og behandling af affald 2017/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser i forbindelse med udbud af Elevatorservice

Transkript:

Bilag til notat om en SMV-venlig udbuds- og indkøbspolitik 1. Udarbejd retningslinier for udbud og indkøb Kommunen bør udarbejde et sæt retningslinier for, hvordan den tilrettelægger sine udbud, således at mindre virksomheder og iværksættere sikres mulighed for at byde på og deltage i kommunale indkøb. Med sådanne retningslinier kan kommunen konkretisere sin indkøbs- og erhvervspolitik. Retningslinierne vil kunne omfatte anbefalinger som dem, der er anført i dette notat - men naturligvis også andre til brug for kommunens interne arbejde på udbuds- og indkøbsområdet. Retningslinier bør også omfatte forhold som brug af egne bud eller kontrolbud samt deltagelse i fælleskommunale selskabers aktiviteter på udbudsområdet og bl.a. sikre fornøden adskillelse mellem afdelinger, der udarbejder udbud, og afdelinger, der afgiver bud. 2. Åbenhed om kommunale udbud og indkøb Kommunen bør oprette en særlig hjemmeside, der anvendes til at meddele, hvilke udbudsprocedurer der er indledt eller nært forestående. For de små og mellemstore virksomheder, som gerne vil tilbyde sig som leverandør til kommunen, er det vigtigt, at der er lettilgængelig information om, hvilke udbud/indkøb kommunen påtænker at foretage.

Hvis kommunen opretter en særlig hjemmeside til meddelelser om igangværende og kommende udbud/indkøb, vil også SMV'er let og hurtigt kunne holde sig informeret om områder, hvor de kan deltage i konkurrencen og i god tid kunne forberede sig på at skulle deltage i konkrete udbudsrunder. Kommunen vil med fordel kunne anvende en såkaldt køberprofil, jf. art. 35, stk1, og Bilag VIII, nr. 2, litra b), i udbudsdirektivet. Det vil også kunne være gavnligt for konkurrencen og for små og mellemstore virksomheder, hvis de kommunale enheder sørger for at udsende såkaldt vejledende periodiske bekendtgørelser om de indkøb og bygge- og anlægsopgaver, de har planer om at gennemføre et år frem i tiden. 3. Udsend retningslinier om fx formkrav til potentielle tilbudsgivere Kommunen bør udarbejde retningslinier til brug for potentielle tilbudsgivere om, hvordan tilbud skal udformes, hvis de skal opfylde kommunens ønsker ud over dem, der fremgår af selve udbuddet. Mange SMV'er er uvante med at udarbejde tilbud til en kommune. De har derfor brug for information om formkrav og andre forhold, som ikke fremgår af det konkrete udbudsmateriale. Det kan fx være kommunens generelle ønsker med hensyn til udfyldelse af tilbudslister eller til dokumentationsmateriale eller lignende. Det kan også være information om, hvordan kommunen generelt forholder sig med hensyn til fx åbning af tilbud, adgang til spørgemøder forud for afgivelse af tilbud, udsendelse af besvarelser på spørgsmål fra de bydende, metoder til vurdering af tilbud, SMV'ers muligheder for at deltage i tilbudsgivning, eventuel brug af miljøkriterier og sociale kriterier, grøn indkøbspolitik osv. 4. Stil ikke større udbudskrav end nødvendigt Det bør indgå i en kommunal udbuds- og indkøbspolitik at pålægge dem, der udarbejder udbudsmateriale, at sikre, at udbudskravene altid er så enkle som muligt, samt at der ikke stilles unødvendige krav til leverandørerne. 2

Der er tendens til, at udbudskrav og -betingelser gøres unødvendigt omfattende og komplicerede, hvilket især er en udfordring for SMV'er. Det er naturligvis vigtigt at udforme så præcise krav, at det er muligt at foretage en fornuftig sammenligning mellem de forskellige tilbud. Det er især vigtigt, når der er tale om priskonkurrence. Men når kommunen anvender begrænset udbud (dvs. udbud efter en forudgående udvælgelse af virksomheder, som får adgang til at afgive tilbud), er der plads til mere fleksibilitet, og kommunen bør derfor undgå alt for omfattende og detaljerede udbudsspecifikationer. De nye udbudsdirektiver åbner mulighed for at anvende tekniske specifikationer, der ikke behøver være europæiske harmoniserede standarder o.l., men kan være ydelseskrav eller funktionskrav. Denne mulighed har bl.a. til formål at lette SMV'ers mulighed for at deltage i udbud. Kommunen bør derfor sikre, at der altid - hvis det er praktisk muligt - åbnes mulighed for at opfylde tekniske krav på basis af funktionskrav og ikke kun på basis af standarder. Krav til tilbudsgiveres tekniske og økonomiske formåen bør heller ikke gå videre end nødvendigt. Kommunen er i øvrigt ikke forpligtet til at stille krav om dokumentation for tilbudsgiveres tekniske og økonomiske formåen eller andre krav vedrørende tilbudsgiveres forhold, når bortses fra visse udelukkelsesgrunde (deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, svig og hvidvaskning af penge). Kvalitetsstyringskrav kan være så omfattende eller præcise, at de afskærer nogle virksomheder, der ellers måtte anses for egnede tilbudsgivere, fra at afgive tilbud. Kvalitetsstyringskrav bør derfor stilles ud fra en nøje overvejelse af kravets reelle betydning for kvaliteten af den ydelse, der skal leveres, og krav til kvalitetsstyring bør ikke gå længere ned strengt nødvendigt. Hvis kommunen stiller krav om kvalitetsstyring med henvisning til bestemte kvalitetsstyringssystemer, bør det være systemer, der bygger på europæiske standarder. Kommunen bør desuden i alle tilfælde vurdere enhver dokumentation for opfyldelse af kvalitetsstyring, der fremlægges, og som svarer til de krav, der stilles i udbudsmaterialet. Brug af grøn indkøbspolitik og/eller miljømæssige eller sociale kriterier (såkaldt bløde kriterier) bør nøje overvejes under hensyntagen til, hvilke følger det kan få for tilbudene og for kredsen af tilbudsgivere, herunder for SMV'er. På bygge- og anlægsområdet bør kommunen ikke stille krav om en bankgaranti ved mindre opgaver, fx opgaver til mindre end 500.000 kr. Kravet om sikkerhedsstillelse er især vanskeligt at imødekomme for iværksættere og andre små virksomheder, som typisk indgår aftaler om min- 3

dre opgaver og derfor ofte skal stille mange små garantier. Kravet om sikkerhedsstillelse udgør således en barriere for disse virksomheder. 5. Rammekontrakter bør være korterevarende Kommunen bør overveje at anvende mere kortvarige rammekontrakter som led i forsøg på at sikre mere intensiv konkurrence. Da der som følge af de større kommuner bliver tale om større kontrakter og dermed - alt andet lige - færre muligheder for, at mindre virksomheder eller iværksættervirksomheder kan komme ind i varmen, kan kommunen prøve at arbejde med mindre langvarige kontrakter, så der kommer hyppigere udbud end ellers. Hvorvidt man vælger kortvarige eller langvarige rammekontrakter, må selvfølgelig afhænge af situationen. Det kan således især på serviceområdet i nogle tilfælde være fornuftigt ud fra omkostningsmæssige betragtninger at anvende rammekontrakter på op til 4 år, mens det modsatte fx kan gøre sig gældende med hensyn til rammekontrakter om opførelse af bestemte typer af nybyggeri (boliger), hvor muligheden for nye byggemetoder o.l. kan tale for, at man ikke udelukker nye muligheder i for lange perioder. En gennemtænkt politik med hensyn til brug af rammekontrakter kan være med til at optimere konkurrencen, både hvad angår priser og produkter, og samtidig medføre bedre muligheder for at fremme dels køb dels udvikling af nye produkter. En kommune kan også vælge at udbyde rammeaftaler, der gør det muligt for flere virksomheder at deltage i en sådan rammeaftale.. Der skal i så fald i henhold til udbudsdirektivet mindst være tre virksomheder med i aftalen, hvis det overhovedet er muligt, jfr. udbudsdirektivets art. 32, stk.4. De enkelte kontrakter kan derefter tildeles deltagerne på basis af rammeaftalens vilkår inklusive den fastlagte pris eller tildeles ved en efterfølgende konkurrence mellem dem. Brug kun EU-udbud, når lovgivningen kræver det En kommunal indkøbspolitik bør fastlægge kriterier for, hvordan man vil foretage indkøb, når der er tale om indkøb under EU's tærskelværdier. 4

EU's meget detaljerede udbudsregler er en barriere for mange SMV'er. Når kommunen anvender EU-udbud, udelukker kommunen derfor på forhånd mange SMV'er fra at byde. Det er især ærgerligt i de tilfælde, hvor EU-udbud faktisk ikke er påkrævet. En kommunal indkøbspolitik bør tilrettelægges sådan, at der er mulighed for reel konkurrence, men samtidig også således, at opgaverne kan løses af SMV'er, hvilket i øvrigt ofte vil være en forudsætning for det første, dvs. for reel konkurrence. Anvendelse af EU-udbud for vare- eller tjenesteydelseskontrakter under tærskelværdierne kan have sine fordele, da det kan være et middel til at sikre et passende antal favorable tilbud. Den samme effekt vil dog ofte også kunne opnås uden at anvende udbud efter EU's meget detaljerede udbudsregler. Gennemførelse af EU-udbud kan desuden være ekstra arbejdskrævende og kræver i hvert fald betydelig omhu med hensyn til frister, præcision m.v. Det kan have sine fordele. Tilsvarende vil og bør man kunne gå frem med præcision og omhu, hvis man undlader at anvende EU's udbudsregler, hvor dette er lovligt, og i øvrigt sørger for at tage hensyn til den afgørelse fra EUdomstolen (Telaustria-dommen), som fastslår, at der gælder en pligt til passende offentlighed omkring indgåelse af kontrakter under EU's tærskelværdier. Det siger sig selv, at en offentliggørelse skal være proportional med formålet, og der vil derfor kunne argumenteres for, at små indkøb, fx under en værdi af 35.000 kr., slet ikke behøver at blive bekendtgjort på forhånd. Det er i øvrigt vigtigt at bemærke, at selvom det er hovedreglen, at ensartede eller gentagne ydelser, en kommune ønsker at anskaffe, skal lægges sammen ved beregning af kontraktværdien, uanset om de er spredt i geografisk eller tidsmæssig henseende, så er der faktisk forhold, der kan gøre det berettiget, at en kommunal decentral enhed fortager selvstændigt indkøb, som - hvis de ligger under tærskelværdien - ikke behøver gå i EU-udbud. Decentralt indkøb kan forsvares udbudsretligt, 1) hvis den decentrale enhed selv står for udbudsforretningen, dvs. selv er ansvarlig for udbudsprocedurens forløb, 2) hvis den selv kan bestemme, hvem der skal indgås kontrakt med, 3) hvis enheden har et selvstændigt budget, og den selv står for finansiering af kontrakten, 4) hvis anskaffelserne alene er beregnet til enhedens eget brug og ikke til hele den pågældende myndighed, og 5) hvis myndigheden ved uddelegering har opgivet at udnytte sin position til at opnå stordriftsfordele. Der skal altid foretages en konkret vurdering, og generelt kan det siges, at det kan være svært at opnå accept af, at en decentral enhed kan anses for at være en selvstændig udbyder. 5

7. Reservér dele af kontrakt til indkøb, der understøtter erhvervspolitikken Kommuner bør så vidt muligt - og naturligvis under hensyntagen til forholdet mellem omkostninger og fordele på kort/langt sigt - holde en del af kommunens opgaver uden for EU-udbud, hvilket kan forventes at styrke den lokale/regionale konkurrence og innovation, men kommuner må ikke i deres indkøbspolitik eller på anden vis forbeholde sådanne kontrakter for lokale/regionale virksomheder, da det ville strid mod EU's ligebehandlingsprincip. Efter EU's udbudsregler kan kommunen fuldt lovligt vælge at holde dele af deres kontrakter uden for udbud. Disse opgaver kan kommunen udbyde til/tildele mindre eller nystartede virksomheder i tråd med den erklærede erhvervspolitik. På den måde kan kommunen anvende sin indkøbspolitik aktivt i sin erhvervspolitik. De dele af en samlet opgave, der holdes uden for EU-udbud, kan tildeles ved direkte henvendelse til en virksomhed, dvs. ved underhåndsbud, men der bør dog så vidt muligt ske henvendelse til flere potentielle leverandører eller håndværksvirksomheder. Ifølge EU's udbudsregler, jf. udbudsdirektivets art. 9, stk.5, kan man fuldt lovligt vælge at holde dele af vareindkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter uden for udbud, når den pågældende del har en anslået værdi af højst 80.000 EUR (knap 600.000 kr.). Værdien af den del, der holdes uden for EU-udbud, må dog højst udgøre 20 % af den samlede kontraktværdi. Tilsvarende gælder med hensyn til bygge- og anlægskontrakter. Delkontrakter til en værdi af højst 1 mio. EUR kan holdes uden for udbud - dog maksimalt 20 % af kontraktens samlede værdi. Delydelser kan også udgøre en fagentreprise, der på basis af ovenstående lovligt kan holdes uden for udbud. Uanset Telaustria-dommen fra EF-domstolen, der fastslår, at der ved indgåelse af offentlige kontrakter under EU's tærskelværdier skal sikres passende offentlighed, må det antages, at de delydelser, der i kraft af ovennævnte regler om delkontrakter kan holdes uden for EU-udbud, kan tildeles virksomheder uden forudgående offentliggørelse. Dvs. at de kan tildeles ved underhåndsbud (altså ved direkte henvendelse, som dog bl.a. af hensyn til ligebehandlingsprincippet bør ske ikke blot til en enkelt, men til flere virksomheder). 6

8. Opdel udbud i flere dele Kommunens udbud bør, hvor det er muligt, opdeles i mindre dele. De mindre virksomheder er centrale brikker for at undgå monopoler og karteller. Derfor er det også vigtigt, at kommunen tilrettelægger sine udbud på en sådan måde, at mindre virksomheder ikke på forhånd udelukkes fra at byde. Opdeling af udbud i mindre dele er en måde, hvorpå kommunen kan sikre, at også de mindre virksomheder byder på opgaven og derved bidrager til konkurrencen. Det kan være administrativt lettest at anvende ét samlet udbud. Men det vil dog være en ret lille ekstra belastning at anvende en række ens udformede udbud til en række enkeltopgaver. Det indebærer andre fordele - især at mindre, men effektive virksomheder kan overleve, og at der samlet set over tid sikres et konkurrencepræget, innovativt virksomhedsmiljø både lokalt og regionalt. EU-reglerne har til formål at sikre udbud af indkøb over en vis værdi. De må ikke omgås ved at foretage en unaturlig opdeling, så der slet ikke foretages udbud. Sker der derimod en opdeling med henblik på at foretage særskilte udbud på den måde, at det offentlige fx udbyder udarbejdelse af et projektforslag og en hovedentreprise, men desuden et antal fagentrepriser på samme projekt (fx en skole), vil det være lovligt, så længe de udbydes på grundlag af EU's direktivbestemmelser. Kommunen bør således undlade at anvende såkaldte klumpudbud, hvor det ikke er strengt påkrævet af økonomiske eller andre saglige grunde, som kan opveje den eventuelle ulempe ved at udbyde flere mindre kontrakter hver for sig. Det vil fx ikke være ulovligt for en kommune at udbyde skolekørsel, handicapkørsel o.l. i flere parallelle kontrakter og at tilkendegive, at ingen virksomhed kan vinde mere end et bestemt antal af de pågældende kontrakter. På samme måde kan man forholde sig med hensyn til fx rengøringskontrakter. 7

9. Tilrettelæg udbud, så tilbudskonsortier kan byde Kommunen bør tilrettelægge udbud således, at mindre virksomheder i fællesskab har mulighed for at byde på opgaven. Virksomheder, som ikke hver især kan løfte en større opgave, kan eventuelt gå sammen og afgive et fælles bud. Det kan være flere virksomheder inden for samme fag eller et tilbudskonsortium bestående af virksomheder, der varetager forskellige opgaver. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis kommunen som led i sin generelle indkøbspolitik opfordrer til, at der kan gives tilbud af sådanne konsortier. Denne fremgangsmåde kan være særlig velegnet i tilfælde, hvor en opgave ikke egner sig til at blive opdelt i delkontrakter eller fagentrepriser. Gennem en bevidst tilrettelæggelse af opgaverne og ikke mindst aftalevilkårene kan kommunen være med til at øge muligheden for, at opgaven kan gennemføres af tilbudskonsortier. Kommunen kan fx undlade at stille krav om solidarisk hæftelse for mangler eller om én samlet sikkerhedsstillelse. Derved er kommunen ikke stillet ringere, end hvis der var tale om indgåelse af fagentrepriseaftaler. Håndværksrådet foreslår følgende konkrete aftalevilkår i aftaler med konsortier angående ansvar og sikkerhedsstillelse: Kommunen kan fx stille krav om, at virksomhederne i et konsortium skal påtage sig et solidarisk ansvar og en solidarisk hæftelse for mangler frem til afleveringen. Omvendt bør kommunen acceptere, at den enkelte virksomhed efter aflevering udelukkende hæfter for mangler ved eget og eventuelle underentreprenørers arbejde. Kommunen kan endvidere stille krav om, at virksomhederne i et konsortium stiller sikkerhed for den del af arbejdet, de hver især forestår, samtidig med at der stilles krav om, at sikkerhedsstillelserne tilsammen svarer beløbsmæssigt til, at konsortiet stiller én sikkerhed for den samlede entreprisesum. Ved træk på sikkerhedsstillelsen (i henhold til AB 92, 6, stk. 7) for krav som følge af forsinkelse eller mangler frem til afleveringen bør kommunen på forhånd forpligte sig til først at søge 8

dækning for sit krav i sikkerheden fra den eller de virksomheder i konsortiet, der er ansvarlige for forsinkelsen eller manglerne. Hvis kommunen ikke derved opnår dækning for sit krav, kan kommunen søge dækning i de øvrige virksomheders sikkerhedsstillelser. I tilfælde af mangler, der konstateres efter afleveringen, bør kommunen acceptere udelukkende at have adgang til at søge dækning for et eventuelt krav i sikkerheden fra den virksomhed, der er ansvarlig for det arbejde, der er behæftet med mangler. Sådanne vilkår stiller kommunen lige så godt, som hvis der bliver indgået aftaler om fagentreprise, samtidig med at vilkårene i betydelig grad vil lette de mindre virksomheders mulighed for at danne konsortier og byde på kommunens opgaver med deraf følgende øget konkurrence. 10. Stol på egne indkøbere - begræns brugen af centrale indkøbsorganer Kommunen bør kun anvende centrale indkøbsorganer i stedet for egne udbud i de tilfælde, hvor det uomtvisteligt kan ventes at give så gode resultater indkøbsmæssigt, at det ville være uforsvarligt ikke at gøre det. Brug af centrale indkøbsorganer kan have sin berettigelse. Men kommunen bør nøje overveje, om og på hvilke områder centrale indkøbsorganer har deres berettigelse, og i givet fald hvilke virkninger de kan tænkes at have på længere sigt. Mange kommuner er efter kommunalreformen blevet så store, at de nok vil kunne opnå mindst lige så gode eller måske bedre resultater ved selv at købe ind. Det bør i hvert fald ikke være sådan, at det alene er ønsket om at undgå besvær, der får kommunen til at vælge indkøb via en central indkøbscentral. De storindkøb, der finder sted via centrale indkøbsorganer, vil formentlig sjældent involvere SMV'er. Brug af centrale indkøbsorganer kan derfor være hæmmende for udviklingen af SMV'er. De nye større kommuner bør have nået en størrelse, hvor det er en selvfølge, at de har professionelle indkøbsenheder, for hvem det at gennemføre et EU-udbud - fx på basis af én gang fastlagte standarder og procedurer i kommunen - vil være noget naturligt og overkommeligt, ligesom der vil være en række indkøb, der kan foretages uden EU-udbud. 11. Sæt fokus på brugen af underleverandører ved store udbud 9

Kommunens udbydere bør benytte deres ret til at anmode tilbudsgivere om at meddele, om og i givet fald i hvilket omfang de vil anvende underentreprenører. Udbyderne bør desuden tilkendegive, at de i deres kontrakter - hvor det måtte synes relevant - vil indsætte en bestemmelse om, at der i videst muligt omfang bør anvendes underentreprise. Efter artikel 25 i udbudsdirektivet har kommunen ret til at anmode tilbudsgiverne om at angive, hvilke dele af en kontrakt tilbudsgiveren har til hensigt at give i underentreprise til tredjemand, samt hvilke underentreprenører tilbudsgiveren foreslår. Ved at benytte sig af denne ret vil kommunen formentlig kunne påvirke større tilbudsgivere inden for bygge- og anlægsområdet til at anvende underentreprenører. Det er netop det, der må anses som formålet med bestemmelsen, jf. præamblerne til de to nye udbudsdirektiver. Bestemmelsen bygger tilsyneladende på et ønske om at fremme SMV-deltagelse i opgaver, der vindes ved EU-udbud. Man antager til gengæld inden for EU-retten, at en udbyder normalt ikke vil kunne kræve, at en tilbudsgiver skal forpligte sig til at anvende underentreprenører. Udbydere vil normalt heller ikke kunne forbyde tilbudsgivere at anvende underentreprise. Bestemmelsen i artikel 25 i udbudsdirektivet kan i øvrigt også tjene det formål, at man som udbyder får et bedre grundlag for at vurdere, om arbejdet kan forventes færdiggjort til det forventede tidspunkt eller udført på et vist fagligt/teknisk niveau. Kommunen vil som led i en vurdering af, om kontrakten kan forventes opfyldt tilfredsstillende, kunne kræve at få at vide på forhånd, hvem de pågældende underentreprenører vil blive. Hvis kommunen ikke får svar på det, vil det være lovligt at modsætte sig brug af underentreprise i det konkrete tilfælde. 12. Gennemtænk de muligheder, der ligger i digitale løsninger Med hensyn til brug af elektroniske udbudsprocedurer bør kommunen nøje overveje, hvordan den vil gå frem og herunder vurdere, om de gavnlige administrative følger opvejer eventuelle negative. 10

Elektronisk auktion på områder, hvor SMV'er også kan anses for konkurrencedygtige, bør anvendes med forsigtighed, da det enten kan medføre, at SMV'er slet ikke vil deltage, eller at de, der deltager, ikke har en reel mulighed for at være med i sidste instans. Kommunen bør anvende dynamiske indkøbssystemer baseret på brug af elektroniske varekataloger med forsigtighed og især sikre sig, at man ikke derved udelukker SMV'er fra at komme i betragtning både med hensyn til EU-udbud og indkøb af varer, der ligger under tærskelværdien. De nye udbudsdirektiver lægger op til brug af elektroniske udbudsprocedurer, dvs. procedurer der slet ikke gør brug af papir. Denne procedure bør imidlertid ikke anvendes altid og uden hensyntagen til, om det i den konkrete situation er den bedste fremgangsmåde. SMV'er er erfaringsmæssigt ikke så langt fremme som større virksomheder i henseende til brug af digitale værktøjer, og kommunen bør derfor i hver enkelt situation overveje, om brug af elektronisk udbud er den bedst egnede fremgangsmåde, herunder om den kan tænkes at udelukke SMV'er fra at byde. Direktiverne åbner adgang til at anvende elektronisk auktion i tilfælde, hvor der anvendes en elektronisk baseret udbudsprocedure. Denne adgang kan kun anvendes for standardvarer og vil normalt kunne begunstige store virksomheder som følge af stordriftsfordele. I tilfælde, hvor SMV'er ikke desto mindre er blandt tilbudsgiverne, vil brug af elektronisk auktion kunne føre til sådanne resultater, at kun store virksomheder, der kan bære større tab i længere tid, vil kunne vinde. Brug af dynamiske indkøbssystemer, der er baseret på brugen af elektroniske kataloger, kan kun anvendes i forbindelse med elektronisk tilbudsgivning. De kan være nyttige at anvende, men man bør fra kommunens side være opmærksom på, at de har tendens til at udelukke mindre virksomheder. 13. Retvisende priser når kommunen konkurrerer med private leverandører Kommunen bør sikre, at de beregninger, den foretager af egne omkostninger, er realistiske og medtager alle omkostninger, der direkte og indirekte er forbundet med at løse en given opgave. 11

Det har desværre vist sig, at der i nogle kommuner i forbindelse med udlicitering af opgaver som praktisk hjælp i hjemmet, pleje o.l. ikke anvendes korrekte tal til brug ved beregning af den pris, eksterne operatører på det pågældende marked tilbyder at arbejde til. Selvom der findes en ministeriel vejledning, opgøres sådanne tal temmelig forskelligt i de enkelte kommuner, og der har været en del tilfælde, hvor de priser, man er nået frem til, umuligt kan være korrekte og ikke åbner mulighed for, at private operatører kan få de pågældende opgaver, da det simpelthen ikke lader sig gøre at aflønne medarbejdere og afholde omkostninger m.v. på basis af de priser, disse kommuner har meldt ud. Konkurrencerådet og -styrelsen har da også i flere tilfælde kritiseret de kommunale beregninger og pålagt kommunale myndigheder at foretage nye og konkrete beregninger. Der er udsigt til, at der kan blive vedtaget et lovforslag på dette område, der i sidste ende vil gøre det muligt for konkurrencemyndighederne at fastlægge de priser, der skal anvendes, hvis kommunen ikke selv gør det. Uagtet om der kommer en sådan lov, bør kommunen af egen drift sikre, at kommunens beregninger af egne omkostninger altid er realistiske og retvisende. Derved åbner kommunen en reel mulighed for anvendelse af eksterne operatører gennem fri konkurrence mellem private leverandører og kommunens egne afdelinger på området. Håndværksrådet 8. marts 2006 12