Egnsteateraftale mellem Teatret Fair Play og Holbæk Kommune 2017-2020. 1. Aftaleparter 1.1 Teater Navn og adresse Ejerforhold Tegningsberettigede person(er) Teatret Fair Play s vedtægter CVR Nr. P-nummer. 1.2 Kommune Navn og adresse Teatret Fair Play (herefter kaldt teatret) Borchsvej 3 4300 Holbæk 59 43 85 95 fairplay@fairplay.dk Teatret er organiseret som en selvejende institution i henhold til vedtægterne. Robert Parr, Teaterleder (rob@fairplay.dk) Anders Bo Hansen, formand for bestyrelsen Vedtægter vedlægges som bilag til kontrakten. 44 82 25 12 1001858832 Holbæk Kommune (herefter kaldt kommunen) Kultur og Fritid 0899 Kommuneservice 2. Aftaleperiode 2.1 Aftalens varighed Aftalen er gældende i perioden 1. jan. 2017-31. dec. 2020. 3. Lovgrundlag 3.1 Aftalen er indgået i henhold til lov om scenekunst (LBK nr. 30 af 14.01.2014), lov om ændring af lov om scenekunst (nr. 458 af 14.05. 2014) og bekendtgørelse om egnsteatre (BKG nr. 759 af 24.06.2014). 4. Aftalens formål 4.1. Formål med egnsteateraftalen Formålet med aftalen er at sikre rammerne for styring af egnsteatervirksomheden og for dialogen mellem parterne om den fortsatte udvikling af denne virksomhed Aftalen skal tilvejebringe et langsigtet og aftalt grundlag for teatrets strategi og økonomi som hviler på lovgrundlaget og de politiske og økonomiske forudsætninger, der eksisterer på tidspunktet for aftalens indgåelse. Aftalen er en gensidig tilkendegivelse om den ønskede fremtidige ud- Side 1 af 10
vikling i teatrets aktiviteter og de vilkår, der politisk og økonomisk gives herfor. Væsentlige ændringer af strategi, aktiviteter eller institutionens bevillingsmæssige grundlag kan give anledning til genforhandling af aftalen mellem aftaleparterne. En eventuel genforhandling af aftalen giver ikke mulighed for en ændring af det årlige refusionsgrundlag fra staten i aftaleperioden. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, budget- bevillingsregler m.v skal følges med mindre, der er tilvejebragt hjemmel til fravigelse. Egnsteateraftalen er ikke en aftale i almindelig juridisk forstand. 5. Egnsteatrets formål 5.1. Formål med egnsteatervirksomheden Teatrets formål er at drive teatervirksomhed og kulturformidlende virksomhed - fortrinsvis for børn og unge. Teatret er et professionelt producerende teater, som spiller stationært og på turné i hele landet. Teatret sætter særlig fokus på teater for børn og unge gennem egenproduktion og gæstespil. Teatret skal være et synligt og naturligt kulturelt kraftcenter for teater- og kulturlivet i Holbæk og omegn. Teatret indgår i lokale strategier på kultur og fritidsområdet, herunder gensidige samarbejder med det øvrige teaterliv i Holbæk Kommune. 6. Strategi og delmål 6.1. Primær teatervirksomhed, Teatret Fair Play har som overordnet strategi for aftaleperioden 1.1.2017-31.12.2020 at konsolidere og udvikle teatret som kulturinstitution i kommunen. Egenproduktion: - Teatret Fair Play producerer og udbyder to årlige forestillinger. - Teatret lægger vægt på aktiv publikumsudvikling. - Turnévirksomhed lokalt, nationalt og internationalt er ligeledes en vigtig del af teatrets aktivitet. 6.2. Øvrige aktiviteter i tæt tilknytning til teatrets primære opgave Gæsteforestillinger - Med henblik på at øge diversiteten i teatertilbuddet til børn og unge i Holbæk afvikler teatret i hver sæson et antal gæstespil evt. arrangeret i samarbejde med andre lokale interessenter. Afviklingen af gæstespil sker som udgangspunkt indenfor den aftalte økonomiske ramme. Talentudvikling: - Teatret Fair Play deltager i talentudvikling i og af et professionelt kunstnerisk miljø i Holbæk gerne med internationalt sigte. Dette realiseres bl.a. også gennem teatrets engagement i Holbæk Drama College (HDC). - Teatret medvirker til at udvikle en samlet strategi for udvikling af scenekunstmiljøet i Holbæk Kommune og deltager i dialog om den fremtidige organisering af scenekunstmiljøet i en lokal og regional Side 2 af 10
kontekst. Kulturfaglig dannelse og udvikling - Teatret arbejder for den tværgående indsats for børn og unges æstetiske dannelse og læring i Holbæk Kommune - Gennem samarbejde med det formelle læringsmiljø har teatret særlig fokus på, at være med til at sikre, at børn og unge oplever en større grad af sammenhæng mellem skoleverdenen og verden udenfor skolen. - Teatret fortsætter sit arbejde med at skabe inkluderende teateroplevelser målrettet børn og unge på specialområdet med henblik på at formidle scenekunsten til alle børn og unge. Øvrige opgaver: Teatret Fair Play samarbejder med Holbæk Kommune omkring udvikling af kultur og fritidsområdet. Udviklingselement Teatret Fair Play vil præsentere publikum for det bedste indenfor moderne børneteater. For at være i stand til at gøre det, skal teatret følge med den samfundsudvikling, der er. Vi er i en tid, hvor især digitaliseringen har ændret verden, og også den måde publikum og ungdommen går til og opfatter teater på; alle er eksperter og publikum vil i højere grad være en aktiv aktør i teatret, modsat den blotte tilskuer. For at være i stand til at opnå sine mål udvikler teatret hele tiden strategier for at tænke teater på og måden at lave teater på. HDC er et nøgleelement i både den strategiske og kunstneriske udvikling af Fair Play. Strategisk udvikling Involveringen af unge mennesker i alle dele af organisationen og interaktionen med lokale grupper af unge åbner op for et kunstnerisk udfoldelsesrum og for nye måder at lave og tænke produktion på. HDC er et skridt på vejen I udviklingen af publikumsinddragelse; Eleverne er hovedaktører, Fair Play leverer rammerne og produktionsevner. Kunstnerisk udvikling Publikumsdeltagelse er en vigtig del af den moderne måde at tænke teater på. Igennem HDC åbnes kunstneriske døre ind til at afdække det udviklingspotentiale, der er i netop dette element i forhold til Fair Plays målgruppe. Gennem deltagelsen i HDC dygtiggører teatret dets kunstneriske viden gennem lederskab, forbedrer muligheden for at kreere tidssvarende produktioner og gør dets evner endnu skarpere. Side 3 af 10
Fair Plays overordnede funktion i HDC Fair Play varetager i aftaleperioden den overordnede koordination af HDC, herunder koordinationen af interne og eksterne undervisere til HDC. Samarbejde med Holbæk Teater Teatret Fair Play vil i aftaleperioden videreføre og udvikle det gode og tætte samarbejde med Holbæk Teater til gavn for begge byens teatre og for teaterlivet i Holbæk kommune som helhed. Deltagelse i Holbæk Drama College (HDC) Begge teatre tilbyder deres faglige kunnen til HDC s projekt forløb Scenisk Grund Kursus(SGK), ligesom de begge stiller egnede lokaler til rådighed for dele af den praktiske undervisning. Teatrene understøtter forløbet i form af tilrettelæggelse af undervisning, mentorordning og teaterundervisning. Dette sker også igennem teatrenes arbejde i HDCs ledelse. Således deltager teatrene aktivt i realiseringen af SGKs formål, som primært er: - at øge elevens bevidsthed om eget kunstneriske potentiale, og derved opnå en realistisk afklaring af hvorvidt eleven fremadrettet skal arbejde indenfor professionelt teater. - at styrke elevens kulturelle kompetencer ved at udvikle forståelsen for samfund, kunst, kultur og egen identitet. - Begge teatre arbejder for at sikre en lokal forankring af HDC i Holbæk kommune - Begge teatre arbejder for at skabe national og international bevidsthed om HDC. Øvrige aftaleforhold: I driftsperioden arbejder Holbæk Kommune og Teatret Fair Play aktivt på at fundere teateret og dets aktiviteter i hele regionen. I det omfang, det er foreneligt med teatrets primære forestillingsvirksomhed og økonomiske og personalemæssige kapacitet, deltager teatret aktivt i kommunens kulturelle liv ved: - At deltage aktivt i kulturformidling og andre arrangementer, herunder ved at åbne muligheder for, at huset kan benyttes til kulturelle arrangementer, som har en naturlig sammenhæng med teatrets primære teatervirksomhed og som kan medvirke til forøgelse af kulturinteressen generelt. - At indgå i samarbejder på tværs med lokale kultur- og uddannelsesinstitutioner - At tage initiativ til andre kulturelle arrangementer, der har afsæt i Teatret Fair Plays scenekunstneriske profil og professionelle scenekunst-kompetencer. - At understøtte og samarbejde med de lokale amatørteatermiljøer. - Samarbejde med Holbæk Kommune om aktiviteter, som kan understøtte unge og socialt udsatte gruppers trivsel og personlige Side 4 af 10
udvikling. - At indgå i samarbejder i ind- og udland for at sikre og understøtte Holbæk Kommune som kulturkommune. 7. Lokaler og husleje 7.1 Lokaler Teatret Fair Play lejer lokaler af ejendomsfonden Fair Play 80. Teatret har hjemsted og spillested på adressen, Borchsvej 3, 4300 Holbæk Lejemålet omfatter lokaler til administration, prøvesal, værksteder, rengøring, depoter, foyer, teatersal mv. For hele lejemålet svarer teatret en årlig leje på 219.505 1 Der kan opnås statsrefusion på en husleje på op til 15 % af det samlede offentlige driftstilskud eksklusiv forbrug af el, vand og varme. I forbindelse med regnskabsgennemgang skal revisor tilse, at huslejen overholder den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Der skal i regnskabet redegøres for, hvordan huslejen finansieres, hvis den overstiger de nuværende 15 % af det samlede offentlige tilskud. 8. Økonomi 8.1 Økonomi Driften finansieres af teatrets egne indtægter og af driftstilskud fra Holbæk Kommune, hvortil der modtages teaterrefusion fra staten. Eventuelle kommunale tilskud ud over det aftalte tilskud kan ikke udløse statsrefusion. Det samlede kommunale tilskud til teatret i hvert af tilskudsårene udgør i følgende beløb: Holbæk 2017 2018 2019 2020 Kommune 2 I alt 1.575.000 kr. 1.590.750 kr. 1.606.657 kr. 1.622.724 kr. Det er aftalt mellem Holbæk Kommune og Teatret Fair Play, at Teatret Fair Play prioriterer i 2017 625.000 kr., i 2018 631.250 kr., i 2019 637.562 kr. og i 2020 643.938 kr. til udgifter forbundet med Teatret Fair Plays engagement i Holbæk Drama College. Det kommunale driftstilskud til Teater Fair Play (til både primære aktiviteter og øvrige aktiviteter i tæt tilknytning hertil) udbetales direkte til Teatret Fair Play og prioriteres og administreres af Teatret Fair Play. Det årlige kommunale driftstilskud udbetales forud 2 gange årligt den 2. bankdag i januar og juli måneder ved overførsel til Teatret Fair Plays nem-konto via CVR nr. 44 82 25 12. 1 Netto-husleje i regnskabet 2014/2015 var 219.505 kr. Hertil kommer udgifter til vand, varme, el, rengøring mv. Der tages forbehold for kommende indeksregulerede huslejestigninger i egnsteateraftalens løbetid. 2 Tallene er fremkommet ved at fremskrive tilskuddet med en årlig regulering på 1,0 %. Side 5 af 10
Teatret Fair Play modtager et særligt statsligt tilskud fra Slots- og Kulturstyrelsen. Slots- og Kulturstyrelsens beregning af det årlige særlige statslige tilskud til Teatret Fair Play tager udgangspunkt i amtsbevillingen fra 2006. Amtets bevilling til Teatret Fair Play udgjorde i 2006 2.438.973 kr. Det årlige statslige tilskud til teatret fremkommer ved en forholdsvis fordeling af rammen afsat på de årlige finanslove. Det særlige statstilskud fastsættes med udgangspunkt i den senest vedtagne finanslov og det faktiske tilskud udmeldes, når den årlige finanslov er vedtaget. Tilskuddet udbetales kvartalsvist forud. 9. Ledelse og organisation 9.1 Bestyrelsens ansvar Bestyrelsen har det overordnede ansvar for Teatret Fair Plays virksomhed og for, at teatret drives i overensstemmelse med den for teatervirksomheden gældende lovgivning og teatrets vedtægter. Det er samtidig bestyrelsens ansvar, at teatret ledes i overensstemmelse med Principperne for god ledelse i selvejende kulturinstitutioner. 9.2 Ledelse Teatrets bestyrelse ansætter teatres ledelse jf. vedtægterne. Kommunens kontakt til teatret er Kultur og Fritid. Vedtægter skal være godkendt af teatrets bestyrelse og Holbæk Kommune (kommunen varetager tilsynsforpligtelsen i aftaleperioden jf. aftale med Slots- og Kulturstyrelsen). Vedtægtsændringer indsendes til Slots- og Kulturstyrelsen til orientering. Der må ikke uden Kulturministeriets godkendelse gøres indskrænkninger i teaterledelsens ret til frit og uafhængigt at træffe bestemmelser om repertoire, engagement og øvrige kunstneriske gøremål jf. lov om scenekunst (nr. 30 af 14.01.14) 31, stk. 2. 9.3 Ledelsesberetning Ledelsesberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode. Det skal af beretningen fremgå, på hvilken måde og i hvilket omfang de opstillede mål er opfyldt. Beretningen skal tillige indeholde økonomiske nøgletal samt opgørelse over antal forestillinger, arrangementer, besøgende m.v. Opstillingen skal følge skabelon udarbejdet af Slots- og Kulturstyrelsen. (Tilgængelig på Slots- og Kulturstyrelsen.dk) 10. Budget, aktivitetsplan, årsregnskab, årsberetning og tilsyn 10.1 Budget, Regnskab, Teatrets budget- og regnskabsår går fra 01.07 til 30.06. Revision og Aktivitetsplan Teatret udarbejder årligt et budget og en aktivitetsplan. Budget og aktivitetsplan skal tjene som informationsmateriale og styringsgrundlag såvel internt som i forhold til kommunen, andre tilskudsgivere og samarbejdspartnere. Budget og aktivitetsplan for den kommende teatersæson fremsendes Side 6 af 10
hvert år til orientering til kommunen efter godkendelse i bestyrelsen senest ultimo maj. Budgettet skal på en overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser m.v. Aktivitetsplanen skal understøtte teatrets formål og udmønte teatrets virksomhed i operationelle, kvalitative og kvantitative mål, herunder med beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner. Det reviderede regnskab, revisionsprotokollat og ledelsesberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes senest den 15. oktober til godkendelse i kommunen. Krav til årsregnskabet 1. Regnskabet skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks, medmindre andet er aftalt. Den er tilgængelig på Holbæk Kommunes hjemmeside http://holbaek.dk/politik/politikker-ogstrategier/administrationsgrundlag/kultur-fritid/. Gældende regnskabsinstruks ved aftalens indgåelse i 2016 er tilknyttet nærværende aftale som bilag 1. 2. Det reviderede regnskab, revisionsprotokollat og ledelsesberetning for teatret skal godkendes af Holbæk Kommune, der er hovedtilskudsyder. Holbæk Kommune indsender det godkendte regnskab til Slots- og Kulturstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. 3. Holbæk Kommune opfordrer til, at teatret sikrer gennemsigtighed om sin virksomhed ved at gøre årsrapporten tilgængelig på teatrets hjemmeside. Tilsyn Det er mellem Slots- og Kulturstyrelsen aftalt, at Holbæk Kommune fører tilsyn med Teatret Fair Play i forhold til det samlede offentlige tilskud. Dette betyder, at Holbæk Kommune skal foretage den årlige regnskabsgodkendelse af det samlede offentlige driftstilskud til Teatret Fair Play (både det kommunale og det statslige driftstilskud). Regnskabsaflæggelsen skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks. 11. Øvrige forpligtelser: 11.1 Informationspligt Teatret Fair Play skal indtaste oplysninger om aktiviteter og arrangementer på www.holbaek.dk/oplev-holbaek/ Teatret kan også frit vælge at gøre brug af andre informationsmedier. 11.2 Forsikring Teatret Fair Play skal have tegnet lovpligtige forsikringer. Side 7 af 10
11.3 Indtægtsdækket virksomhed 11.4 Særlige/Individuelle aftaler Overskud af indtægter ved teatrets aktiviteter/forestillinger m.v. tilfalder teatret med mindre, der er indgået særlige aftaler herom. Holbæk Kommune og Fair Play afsøger muligheder for øget egenindtjening. - Efter forudgående aftale med Teatret Fair Play kan Holbæk Kommunes administration og politikere gøre brug af teatersalen på Borchsvej til 2 årlige arrangementer. - Der ydes særlige rabatter til skoler og institutioner i Holbæk Kommune efter aftale med Kultur og Fritid. 12. Åbenhed og gennemsigtighed 12.1 Åbenhed og gennemsigtighed sker blandt andet ved at egnsteateraftale, vedtægter, årsrapporter, Teatret kommunikerer åbent om sin virksomhed som egnsteater. Det aktivitetsplan, oplysninger om bestyrelse og daglig ledelse, evt. evaluering m.v. er tilgængeligt på teatrets hjemmeside. 13. Aftaleændring, genforhandling og ophør 13.1 Misligholdelse Dansk rets almindelige regler om misligholdelse gælder for denne aftale. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis teatret ikke rettidigt indsender aktivitetsplan indeholdende budget, årsregnskab og årsberetning eller hvis teatret ikke opfylder aftalens aktivitetskrav, idet der tages forbehold for forhold, der ligger uden for teatres kontrol. Ved misligholdelse af aftalen kan aftalen opsiges uden hensyn til de indgåede opsigelseskriterier. I tilfælde af aftalens ophør skal eventuelt overskud anvendes i overensstemmelse med teatrets vedtægter. 13.2 Aftaleændring, genforhandling og ophør Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder fx ændringer i lovgivning eller myndighedspåbud. Egnsteateraftalen udløber 31.12.2020, hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt at der senest i januar 2020 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen. 14. Evaluering Side 8 af 10
14.1 Evaluering Teatrets årsrapport og nærværende kontrakt danner grundlag for en årlig evaluering af teatret. Evalueringen foregår på et møde mellem Kultur- & Fritidssekretariatet, Teatret Fair Plays ledelse og bestyrelse. Mødet aftales af begge parter ved udgangen af hver teatersæson, dog senest medio november. Evalueringen tager udgangspunkt i indeværende sæson såvel som fremtidig planlægning, også med horisont ud over kontraktperioden. I tilfælde af, at Statens Kunstråd jf. 19 i bekendtgørelse om egnsteatre (BKG nr. 759 af 24.06.2014) beslutter at iværksætte en evaluering af teatret, skal teatret og kommunen indgå i dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstråd. Evalueringen finansieres af Statens Kunstråd. Holbæk den / 2016 For Teatret Fair Play: Tegningsberettiget person(er) For Holbæk Kommune: Tegningsberettiget person(er) Side 9 af 10
Bilag 1 Side 10 af 10