Referat - fra ordinært afdelingsmøde i Afdeling 9 Mødested: Jyttevej 120, 9000 Aalborg Mødetidspunkt: Den 4. maj 2016 Antal deltagere: 50 beboere, heraf 4 fra afdelingsbestyrelsen, 46 hustande svarende til 92 stemmer Gæster: Lotte Bang, Rasmus Elefsen, Jan Kristensen, Lone Vammen, Carsten Borup Kristensen, Stefan Rask Knudsen og Lotte Langer fra Vivabolig Fra Organisationsbestyrelsen: Pia Hornbæk, Egon Jensen og Christian Vestergaard Velkomst ved afdelingsformand Jan Madsen Aftenen startede med fællesspisning kl. 17.00, hvorefter afdelingsmødet startede kl. 18.00. Afdelingsformand Jan Madsen bød velkommen til mødet og præsenterede mødets gæster. Dernæst foreslog han Christian Vestergaard som dirigent. 1. Valg af dirigent Christian Vestergaard blev foreslået og enstemmigt valgt som dirigent. Christian konstaterede, at der var indkaldt rettidigt til mødet, og materialet var rettidigt udsendt. Desuden gennemgik Christian dagsorden og forretningsorden for afdelingsmødet. Dagsorden og forretningsorden blev godkendt. Dernæst præsenterede Christian mødets gæster fra Vivabolig og foreslog Stine Frandsen og Lotte Langer som referenter. 2. Valg af referent Stine Frandsen og Lotte Langer blev valgt som referenter. 3. Valg af Stemmeudvalg Følgende blev valgt til stemmeudvalg: Kirstine Birch Damkjer, Jyttevej 67 Tonny Balsnæs, Jyttevej 46 Sabro Madsen, Lundsgårdsgade 24L Vivabolig Vesterbro 23 9000 Aalborg mail@vivabolig.dk Tlf. 9630 9460 CVR. 3183 1814 Reg. 9280 Konto 4572643374
4. Godkendelse af Afdelingsbestyrelsens beretning Jan Madsen fremlagde Afdelingsbestyrelsens beretning. Jan kom blandt andet ind på: Udfordringer i forhold til fælleshuset Økonomi i afdelingen Havevandring Arrangementer Afslutningsvis takkede Jan på vegne af Afdelingsbestyrelsen for et godt samarbejde. Beretningen blev enstemmigt godkendt uden kommentarer. 5. Orientering fra afdelingens teamleder Stefan Rask Knudsen præsenterede teamet, der servicerer Afdeling 9 og orienterede overordnet om teamets arbejdsopgaver og forskellige kompetencer, som gør det muligt, at teamet selv varetager en del arbejder. Stefan forklarede generelt om markvandringer og 20-årige vedligeholdelsesplaner for afdelingen. Dernæst præsenterede Stefan teamets kontaktoplysninger, og fortalte desuden om aktiviteterne i afdelingen. Stefan kom blandt andet ind på: Nyt tag på fælleshuset Energibesparende terrænbelysning Nye køkkener Energibesparende optimering af fjernvarmeanlægget i afdelingen, da Ansøgning om energilån hos Dispositionsfonden til udskiftning af udvendig terrænbelysning Stefan fortalte desuden om Aalborg Kommunes varsling af en stigende pris på fjernvarme på 20-23%. Afslutningsvis orienterede Stefan om mulighederne for tilmelding til Nabohjælp. Teamet fik stor ros af beboerne for deres måde at være på. Der blev spurgt til nye termostater til radiatorerne, hvilket Stefan orienterede om, teamet de havde planer om at arbejde med. Ole, Jyttevej 77 spurgte til en oversigt over priser på køkkener. Stefan forklarede, at priserne løbende ændrer sig, og det derfor er bedst, at de alene findes digitalt hos teamet, hvor de løbende opdateres. Der blev desuden spurgt til løbetiden på betaling af køkkenet. Lotte Bang oplyste, at løbetiden kan fås ved henvendelse til Administrationen. Der blev spurgt til nye vinduer, hvortil afdelingsformand Jan Madsen svarede, at netop nye vinduer er en af årsagerne til fokus på henlæggelser.
6. Orientering om afdelingens regnskab for 2015 Rasmus Elefsen fremlagde afdelingens regnskab for 2015 med et overskud på kr. 710.386, som blandt andet skyldes: Besparelse på faste udgifter (renovation, el, forsikringer mv.) Besparelse på ydelser lån til forbedringsarbejder Overskuddet er anvendt til afvikling af underfinansieringer og overføres til de kommende 3 års budgetter. Rasmus gennemgik henlæggelseskontoen og orienterede om henlæggelseskontoens betydning for optagelse af lån i forbindelse med eksempelvis nye vinduer. Der blev spurgt ind til vandafregningen i 2015 med en efterbetaling til alle beboere. Jan Madsen henviste til det afholdte ekstraordinære afdelingsmøde om vandafregninger. En beboer oplyste, at den ekstra afregning kom på baggrund af forkert beregning det foregående år, hvilket Lotte Bang bekræftede. 7. Godkendelse af afdelingens budget for 2017 Rasmus Elefsen fremlagde afdelingens budget for 2017 svarende til en huslejestigning på 2,5% eller 16,77 kr. pr. kvm. Flere beboere spurgte ind til sammenhænge og alternativer, og Rasmus Elefsen, Jan Madsen og Lotte Bang uddybede forklaringen. Der blev spurgt, om nye vinduer og døre vil medføre huslejestigninger. Jan Madsen orienterede om, at der vil komme huslejestigninger, når vinduer og døre skal skiftes, men stigningen vil afhænge af, hvor meget der står på henlæggelseskontoen. Dernæst oplyste jan om, at der vil blive afviklet informationsmøder før, der træffes beslutning om udskiftning af vinduer. Det blev endvidere kommenteret, at nye vinduer og døre vil medføre besparelse på varmeregningen. Der var ikke yderligere kommentarer til budgettet, som blev enstemmigt godkendt. 8. Behandling af eventuelle indkomne forslag Forslag 1 - Ændring af husorden - Paragraf 1 stk 1 Det blev enstemmigt vedtaget at slette de foreslåede linjer i husordenen. Forslag 2 - Ændring af husorden - Paragraf 5 stk. 1 Det blev enstemmigt vedtaget at slette den foreslåede paragraf i husordenen.
Forslag 3 - Ændring af husorden - Paragraf 5 stk. 3 Forsalgsstiller: Jan Madsen, Heimdalsgade 41G Der blev spurgt til, hvorfor der ikke stilles legehuse op, hvortil Jan Madsen forklarede, at det først skulle vedtages på et afdelingsmøde. Det blev enstemmigt vedtaget at slette de foreslåede linjer i husordenen. Forslag 4 - Ændring af husorden - Paragraf 8 stk. 1 Der var et ændringsforslag til det, der ønskes tilføjet. Ændringsforslaget vedtages enstemmigt, og fremover vil husorden 8 stk. 1 have følgende ordlyd: Boremaskiner og andet støjende værktøj m.v. må benyttes mellem kl. 07.00 18.00 på hverdage og lørdage. Reglen gælder ikke første søndag efter indflytning, hvor boremaskine mm. må benyttes mellem kl. 10.00 18.00. Forslag 5 - Ændring af husorden Paragraf 8 stk. 2 Forslag 5 er i sammenhæng med forslag 4. Der debatteres et ændringsforslag, som lyder: Reglen gælder ikke første søndag efter indflytning, hvor boremaskine mm. må benyttes mellem kl. 10.00 18.00. Ændringsforslag vedtages enstemmigt og indføres i husorden 8 stk. 1. Forslag 6 - Ændring af råderetskatalog Afsnit om hegn mellem haver Det blev enstemmigt vedtaget at slette det foreslåede afsnit fra råderetskataloget. Forslag 7 Tilføjelse til indstik i vedligeholdelsesreglement afsnit om baghaver Der var kommentarer vedrørende hegn og hæk i baghaver og blev spurgt til, hvorvidt en ny nabo kan kræve ændring fra hegn til hæk. Jf. råderetskataloget overtager en ny nabo eksisterende hegn/hæk og kan ikke kræve ændringer. Hegn eller hæk kan desuden opstilles på egen side af eksisterende hæk eller hegn, såfremt naboer ikke er enige. Der er mulighed for at vælge mellem hæk eller hegn, men der skal være hæk op mod fællesarealer. Det blev enstemmigt vedtaget at føje et indstik til vedligeholdelsesreglementet med kravet om hæk på alle 3 sider. Forslag 8 Flytning af indstik til vedligeholdelsesreglement kapitel 5
Det blev enstemmigt vedtaget at flytte indstikket til vedligeholdelsesreglementets punkt 5. Forslag 9 Praksis for håndhævelse af regler Forslagsstiller: Louise Fransgaard, Jyttevej 76 Louise Fransgaard uddybede problemstillingen, der lå til grund for forslaget. Forslaget blev debatteret, blandt andet i forhold til udgifterne i forbindelse med professionel hjælp af eksempelvis et vagtfirma til håndhævelse af reglerne i praksis, når regler for støj mm. ikke overholdes i forbindelse med fester i fælleshuset. Der er tidligere klaget over støj fra fælleshuset, hvilket har ført til, at der indtil nu blandt andet er opsat støjvægge ved fælleshuset. Det pointeres, at politiet ikke kommer, når der ringes efter dem. Forslag 9 debatteres i sammenhæng med forslag 10, hvor det foreslås at ophøre med udlejning til ungdomsfester. Der er en del debat vedrørende forslagene i forhold til pris for et eventuelt vagtfirma, og hvem der skal betale den ekstra udgift. Det blev vedtaget med et overbevisende flertal, at undersøge mulighederne for at rekvirere et professionelt vatfirma, der kan ringes til i tilfælde af overtrædelse af reglerne. Herunder en tilføjelse til lejekontrakten ved leje at fælleshuset, at en eventuel udgift hertil påhviler lejeren af fælleshuset. Punktet blev imidlertid udsat til efter behandling af forslag 10 og 11, hvorefter det eventuelt ville være overflødigt. Efter behandling af forslag 10 og 11 blev det bragt til afstemning, at give Afdelingsbestyrelsen mandat til at arbejde videre med etablering af en praksis for håndhævelse af reglerne, hvilket blev enstemmigt vedtaget. Forslag 10 - Ungdomsfester Forslagsstiller: Louise Fransgaard, Jyttevej 76 Forslaget blev debatteret i forhold til fordele og ulemper, økonomiske konsekvenser og eventuelt uønskede sideeffekter. Forslaget førte blandt andet til debat om, hvor ofte det er et problem, og hvordan ungdomsfester skal defineres. Bestyrelsen kom med et ændringsforslag med ordlyden: Ophør af udleje for ungdomsfester for unge under 30 år, der er udefrakommende altså ikke beboere i afdelingen. Ændringsforslaget vedtages med 34 stemmer for og 11 stemmer imod, og det blev besluttet, at Afdelingsbestyrelsen i samarbejde med Administrationen skal definere en ungdomsfest. Beboerne stemte om, hvorvidt det oprindelige forslag, eller afdelingsbestyrelsens tilpassede forslag, skulle bringes til endelig afstemning. Afdelingsbestyrelsens forslag: 44 stemmer for
Oprindeligt forslag: 10 stemmer for Beboerne stemte dernæst samlet om det tilpassede forslag Stemmer for forslaget: Stemmer imod forslaget: 81 stemmer 11 stemmer Forslag 11 - Pris på leje af fælleshus Forslagsstiller: Louise Fransgaard, Jyttevej 76 Louise Fransgaard uddybede forslaget. Forslaget blev debatteret i forhold til forskellige prislejer og indtægter fra udlejning af fælleshuset. Afdelingsbestyrelsen foreslog en konkret ændring med en stigning i lejen til kr. 2.400 for udefrakommende og inddragelse af det fulde depositum på kr. 1.600 ved klager om overtrædelse af reglerne eller misligehold af lejekontrakten Der stemtes om sidstnævnte forslag ved håndsoprækning. 3 stemte nej, og resten stemte ja. Forslaget blev dermed vedtaget med et overbevisende flertal, og for udefrakommende vil leje af fælleshus fremover koste 2400 kr. samt et depositum på 1600 kr., der ikke tilbagebetales, såfremt der kommer klager. 9. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og -suppleanter Jan Madsen indledte punktet med at orientere om, at han ikke genopstillede som afdelingsbestyrelsesmedlem. Før valget orienterede Lotte Bang om arbejdet i en afdelingsbestyrelse. Lotte nævnte blandt andet: - mulighed for indflydelse - kræver ingen specielle kompetencer - kræver sund fornuft og interesse - bestyrelsen skal varetage alles interesser - Medlemmer vælges for 2 år af gangen - Suppleanter for 1 år af gangen - Frivilligt arbejder, der giver indblik og erfaring i beslutningsprocesser - Administrationen kan give en udtalelse til CV - Mulighed for kurser, netværk og udvalgsarbejde - Bestyrelsens primære opgaver er at håndhæve husorden, godkende regnskaber og samarbejde med Team 2 Der var 3 medlemsposter til Afdelingsbestyrelsen på valg. Opstillede kandidater: Tim Stiller 2 år Stine Frandsen 2 år Tonny Balsnæs 2 år De 3 kandidater blev enstemmigt valgt. Afdelingsmødet har tidligere vedtaget, at
Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efterfølgende. Desuden var 2 suppleantposter på valg. Opstillede kandidater: 1. Mikael Elbro 2. Jan Madsen 3. David Lundsteen De 3 kandidater blev enstemmigt valgt med ovenstående rækkefølge. Der blev spurgt til, hvem den nye formand bliver. Christian Vestergaard orienterede om, at det er vedtaget på et tidligere afdelingsmøde, at Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde, ligesom Afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til Repræsentantskabet i Vivabolig. 10. Valg til Repræsentantskabet Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til Repræsentantskabet. 11. Eventuelt Carsten Borup Kristensen orienterede om beboerrådgivernes arbejde i afdelingen det seneste år. Afdelingen har ikke haft så stort et behov for beboerrådgivernes assistance som nogle af Vivaboligs større afdelinger. Desuden fortalte Carsten om, hvad beboerrådgiverne yderligere står til rådig med af assistance, eksempelvis i forhold til etablering af nye arrangementer. Ninna Bakken, Jyttevej 46, efterspurgte nedsættelse af et aktivitetsudvalg. Tim stiller orienterede om, at Afdelingsbestyrelsen med glæde er behjælpelige med at koordinere nedsættelse af et sådant udvalg, og interesserede skal henvende sig til dem og eventuelt Ninna. Sussi, Jyttevej 57 spurgte til, hvorfor Afdelingsbestyrelsen ikke har varetaget aktiviteter og arrangementer i afdelingen. Jan Madsen forklarede, at der havde været mange andre og mere væsentlige opgaver for Afdelingsbestyrelse at varetage. Der var et forslag om at opstille en decibelmåler i fælleshuset. Stefan Knudsen vil undersøge, om det er muligt med en max-grænse ved hjælp af en decibelmåler. Leif orienterede om, at anlægget i fælleshuset er skruet helt ned, og det ikke vil gøre en forskel, idet lejere ofte tager eget anlæg med. Tonny Winther, Jyttevej 112, pointerede udfordringer med manglende parkeringspladser når fælleshuset er udlejet.
Henrik, Jyttevej 21, forklarede, at pædagoger og lærer fra Filstedvejen Skole også parkerer på Jyttevej. Tim Stiller oplyste, at Afdelingsbestyrelsen vil arbejde med problematikken. På Jyttevej er der imidlertid offentlig parkering, hvorfor ansatte på skolen ikke kan forbydes at parkere der. Afdelingsbestyrelsen vil tale med ledelsen på skolen om en løsning. Det blev drøftet, hvorvidt der kunne laves privat parkering med parkeringslicens på Jyttevej, hvilket imidlertid vil blive dyrt for beboerne, idet de skal betale for at parkere her. Henrik, Jyttevej 21, orienterede om andre steder, der har p-licenser eksempelvis i Liselund. Carsten Borup Kristensen opfordrede Afdelingsbestyrelsen til at undersøge de økonomiske vilkår for etablering af en p- licens ordning gennem Aalborg Kommune. Der blev spurgt til, om snerydning kan begyndes før kl. 07.00. Hertil svarede Stefan, at det vil blive svært, idet ejendomsfunktionærerne møder kl. 7.00 har børn & familie, der også skal tages hensyn til. Der blev efterspurgt en bænk uden for fælleshuset. Rune, Jyttevej 67, spurgte til håndtering af klager og retorikken i påmindelser med trusler om opsigelse af lejemål, idet formuleringen virker meget truende. Lotte Bang orienterede om baggrunden for retorik og reaktion i forhold til klagesager. Formuleringen er en juridisk nødvendighed og skal stå i påmindelsen, hvorfor det ikke kan ændres eller fjernes. Lotte Bang opfordrede til i stedet at komme med ændringsforslag til husordenen, der kan imødegå klageproblematikker, som går ud over mere eller mindre uskyldige. Der følger en debat vedrørende boldspil og kørsel i gågaden. Lotte Bang orienterede om, at så længe der i husorden står, boldspil ikke er tilladt i gågade og henvises til de grønne arealer, er dette gældende. Ønskes det ændret skal det stilles som forslag til næste afdelingsmøde. Lotte Bang opfordrede imidlertid til at tale sammen indbyrdes, ligesom flere beboere opfordrer til det, før der sendes klager til Administrationen, som er forpligtet til at handle på dem. David, Jyttevej 50, opfordrede ligeledes til forståelse beboerne imellem i forhold til små børn, der spiller bold. Sussi, Jyttevej 57, opfordrede til generelt mere tålmodighed med hinanden og omtanke i forhold til fællesskabet i et boligområde, hvor man skal fungere mange sammen på et mindre område. Vedrørende kørsel i gågaden blev det påpeget, at det især er håndværkere, der kører meget - og ofte ikke særlig pænt. Der bliver ligeledes kørt på knallerter og scootere, hvorfor det blev efterlyst, om bommene ved ejendomskontoret eventuelt kan flyttes tættere på gågaden. Håndværkerne burde kunne parkere på P- pladsen. Christian Vestergaard orienterede om muligheden for at nedsætte et husordenudvalg, der kan komme med forslag til en revideret udgave til afdelingsmødet 2017.
Christian Vestergaard takkede for god ro og orden. Tim Stiller takkede desuden for en god aften. Christian vestergaard Dirigent Stine Frandsen Referent Lotte Langer Referent