IT-STRATEGI Kort fortalt
Indhold Side 3 Side 5 Side 6 Side 9 Velkommen til en ambitiøs it-strategi Introduktion It-strategien Sundheds-it Side 12 Administrativ-it Side 15 It-infrastruktur Side 17 It-principper It-strategien It-strategien er detaljeret i tre delstrategier for henholdsvis sundhedsområdet, det administrative område og naturligvis it-infrastrukturområdet. Sidst i introduktionen er indeholdt de 10 it-principper, der i hverdagen vil være styrende for vores handlinger på it-området. 2
Velkommen til en ambitiøs it-strategi Region Sjælland har siden sin dannelse lagt betydelige ressourcer i at samle og konsolidere den samlede regionale organisation understøttet af en række fælles servicefunktioner. Regionen har derfor i den seneste it-strategiperiode haft fokus på at konsolidere og til dels forny regionens systemer. Konsolideringen har fulgt det centrale princip, at samme ydelser skal anvende ensartede processer på tværs af organisationen, så de samme opgaver understøttes af de samme systemer. Tilsvarende er regionens infrastruktur, der omfatter blandt andet netværk, servere, datalagring og datacentre, blevet standardiseret og fornyet. Rigtigt anvendt rummer it unikke muligheder for at forbedre arbejdsvilkårene for regionens medarbejdere med mere tid til de primære opgaver, forbedret effektivitet, bedre styring og ikke mindst forbedret kvalitet. Det er muligheder, vi skal tage til os også selvom det på mange måder bliver en udfordring at skabe de rette løsninger. 2. aug. 2011 Jens Andersen, adm. direktør Michael S. Hansen, it-direktør Region Sjælland har derfor et godt grundlag for at tilrettelægge en ny og ambitiøs it-strategi med en stærkere forretningsmæssig understøttelse af regionens hovedopgaver. 3
Region Sjællands it-governance organisation Identifikationen og prioriteringen af it-projekter varetages af en overordnet it-styregruppe (ITS) i samspil med tre decentrale it-styregrupper (DITS er) DITS Sundhed DITS Administration DITS Infrastruktur og infrastrukturelle applikationer Sundhed it-delstrategi Investeringsplan It-strategi Administrativ it-delstrategi Investeringsplan Samlet investerings- plan Infrastruktur it-delstrategi Investeringsplan 8-10 års horisont Efterses hvert 4. år Udarbejdes hvert 4. år Årlig 4
Introduktion It-strategien og de tilhørende it-delstrategier er udarbejdet af Koncern IT i tæt dialog med koncernledelsen og de tre DITS er. It-strategien og de tre it-delstrategier er godkendt af direktionen. It-strategien og it-delstrategierne udgør sammen med it-principperne grundlaget og rammerne for ITS ens og de tre DITS ers udarbejdelse af årlige investeringsplaner, der skal realisere strategierne. It-delstrategierne udfylder den overordnede it-strategi på udvalgte områder. Regionens opgaver på sundhedsområdet løses i tæt samarbejde med primærsektoren og de øvrige regioner. Det er vigtigt, at de it-løsninger, der etableres her, understøtter en samarbejdende sundhedssektor. Det er derfor hensigten, blandt andet indenfor rammerne af RSI (Regionernes Sundheds It), at etablere et tæt tværgående samarbejde med sektorens parter og ikke mindst de øvrige regioner om realiseringen af den nye it-strategi. I et sådant samarbejde vil Region Sjælland være åben overfor at tilpasse den retning, som it-delstrategierne fastlægger, hvis resultatet er bedre og billigere løsninger til gavn for den samlede sektor. It-strategien og de underliggende delstrategier er udarbejdet med en horisont på 8-10 år, hvor det er planen, at delstrategierne revideres hvert fjerde år. Denne tilgang skal sikre, at der kan anlægges en relativt lang horisont for regionens it-udvikling. Dermed kan det beskrevne ambitionsniveau realiseres over flere delstrategiperioder på en sådan måde, at regionen løbende og under indtryk af den aktuelle situation forholder sig til behovet for ændringer. It-strategien og delstrategierne er ikke i sig selv handlingsplaner for regionens udvikling af it-løsninger. Det er i forbindelse med udarbejdelsen af investeringsplaner, at der sker en afvejning af strategiernes ambitionsniveau i forhold til de investeringsmæssige muligheder og i forhold til mulighederne for samarbejde med de øvrige dele af sundhedssektoren. 5
It-strategien De administrative og kliniske arbejdspladser Region Sjælland vil benytte it som et middel til at øge effektiviteten og kvaliteten i regionens opgaveløsning. It skal realisere og understøtte bedre og mere rationelle arbejdsprocesser. It skal skabe en sammenhængende og effektiv virksomhed karakteriseret ved øget samarbejde internt i organisationen og i forhold til regionens samarbejdspartnere og borgere. Regionen vil have den fulde nytte af sine investeringer i it. Der skal derfor fokuseres på, at nye løsninger anvendes i fuldt omfang. Det betyder blandt andet en kraftigere ledelsesmæssig involvering i implementering og en forbedret uddannelse af slutbrugere. Regionen vil begrænse risiciene ved at indføre nye løsninger. Regionen vil tage ved lære af andres viden og erfaringer med daglig drift af mulige løsninger. Regionen vil derfor have præference for løsninger, der er udviklet og ibrugtaget af andre organisationer i eller udenfor Danmark. Samlet adgang til relevante data, værktøjer, løsninger og ekspertise Samlet præsentation uanset kilde og teknologi (medicoteknik, billeder, videokommunikation osv.) Adgang og præsentation fra/på en flerhed af enheder (mobilitet) Procesunderstøttende løsninger Klinisk procesunderstøttelse og dokumentation integreres Større anvendelse af data i eksisterende og kommende systemer Region Sjælland ønsker at drage fordel af den internationale udvikling og vil vælge standarder og snitflader, der anvendes internationalt. It-strategien fastlægger fire it-strategiske retninger med fokus på: De administrative og kliniske arbejdspladser Optimering af drift Empowerment Sammenhæng og samarbejde 6
Med selvbetjening vil patienter f.eks kunne: Booke behandlingstidspunkt Foretage indskrivning med angivelse af kontaktpersoner, familie osv. Bestille transport med tilhørende rutebeskrivelse. Tilkalde service Foretage bestilling af måltider og underholdning Optimering af drift Målet om at styrke og optimere driften af regionens virksomheder og administration indebærer, at der er behov for at udbygge og skabe bedre tilgængelighed til ledelsesinformation tilpasset de relevante funktioners behov. På sundhedsområdet vil fokus være på at udbygge og etablere it-løsninger, der kan understøtte planlægning og styring af den daglige kliniske behandling og service. De administrative og kliniske arbejdspladser Målet er, at alle medarbejdere skal kunne varetage deres opgaver uden at anvende papirbaserede løsninger. Med it vil regionen fokusere på at automatisere, forenkle, standardisere og procesunderstøtte regionens opgavevaretagelse på tværs af regionen. De løsninger, der skal tages i brug for at realisere strategien, skal være brugervenlige og intuitivt anvendelige og skal kunne tages i brug med en begrænset oplæring. 7
Empowerment Regionen vil stræbe efter, at borgere, patienter, pårørende og samarbejdspartnere i så høj grad som muligt bliver i stand til at fremsøge relevant information og betjene sig selv. Det vil sige, når det kan betale sig, og når det samtidig kan give de nævnte grupper en bedre service eller et bedre behandlingsforløb. Regionen vil benytte it til at understøtte disse relationer. Det betyder, at regionen for eksempel vil tilbyde sine brugere, borgere og patienter at betjene sig selv. Målet er, at disse grupper skal opleve en bedre servicegrad, samtidig med at regionen reducerer sit ressourceforbrug. Sundhedsvæsnet og borgerne har en fælles interesse i, at borgerne tager et større og aktivt ansvar for eget helbred og for håndtering af kontakten til sundhedsvæsnet. En glasplade et overblik Borgerne opbygger i stigende grad kompetencer i forhold til selvbetjening og forventer, at sygehusene kan stille relevante løsninger til rådighed, der forenkler kommunikationen både før, under og efter indlæggelse. Regionen vil derfor styrke patienternes egen rolle i disse situationer. Sammenhæng og samarbejde I forhold til alle de opgaver, regionen varetager, er der relationer til borgere, virksomheder og andre dele af den offentlige sektor. I princippet skal en kliniker kunne trække glaspladen op af lommen i kitlen og på den have fuldt overblik over egne opgaver og alle relevante kliniske data og billeder på tværs af systemer, databaser og nationale løsninger 8
Sundheds-it Region Sjælland ser en forøget og forbedret it-anvendelse som en strategisk mulighed for på samme tid at forbedre kvaliteten af patientbehandlingen, involvere patienterne i egen behandling, forbedre det kliniske personales og andre personalegruppers arbejdsvilkår. En forbedret it-anvendelse vil samtidig kunne øge effektiviteten og sikre en bedre udnyttelse af psykiatriens og sygehusenes kapacitet. til alle nødvendige sundhedsdata og sundheds-itløsninger og skal samlet set på fleksibel vis understøtte samlede patientforløb. Med en integration af informationer fra medicoteknisk udstyr i den kliniske it-arbejdsplads og med dette udstyrs anvendelse af it-infrastrukturen skal det medicotekniske udstyr fungere i sammenhæng og på lige fod med regionens sundheds-it-løsninger. It skal understøtte den kliniske proces og et sammenhængende forløb i forhold til patienter på tværs af specialer, organisering og geografi. Sundheds-it-delstrategien fokuserer på tre indsatsområder den kliniske it-arbejdsplads, kapacitetsudnyttelse og styring af drift samt telemedicin. Det medicotekniske udstyr skal derfor overholde de arkitekturer, standarder, forskrifter og procedurer, der sikrer, at udstyret er tilgængeligt i den kliniske it-arbejdsplads. Den kliniske it-arbejdsplads Gennem udvikling af den kliniske it-arbejdsplads vil Region Sjælland realisere det digitale sygehus. Regionens medarbejdere skal kunne varetage deres opgaver uden væsentlig anvendelse af papirbaserede løsninger. Den kliniske it-arbejdsplads skal give direkte adgang 9
Regionen ønsker at understøtte den enkelte klinikers produktivitet gennem et samlet, mobilt og nemt tilgængeligt overblik over de opgaver og de patienter, som den enkelte kliniker tildeles eller har kontakt til. Kapacitetsudnyttelse og styring af drift Sygehusdrift er en kompleks driftsform, hvor mange mål skal opfyldes. Målene har deres afsæt i sundhedsloven, i økonomiaftaler og i de beslutninger, Regionsrådet træffer. På samme måde er målet at give den enkelte kliniker nem og hurtig adgang til alle relevante kliniske data om de patienter, som den enkelte kliniker har ansvaret for. Den kliniske it-arbejdsplads skal understøtte registrering af alle data, som klinikere og andre har behov for i forbindelse med deres varetagelse af kliniske opgaver. Og data skal kun registreres én gang. Den kliniske it-arbejdsplads skal give adgang til klinisk ekspertise uanset dennes geografiske placering, for eksempel ved at understøtte opkobling af videokommunikation og ved understøttelse af andre former for kommunikation og dialog i faglige netværk. Med implementering af sundheds-it-systemer vil regionen understøtte den daglige styring af driften og sikre en effektivisering af ressourceanvendelsen. Spildtid skal minimeres, og knappe faciliteter skal udnyttes optimalt. Telemedicin Anvendelse af telemedicinske løsninger skal bidrage til at styrke kvalitet, effektivitet og sammenhænge i sundhedssektoren til gavn for den enkelte patient og til gavn for regionen. Og telemedicin skal understøtte bedre og mere rationelle arbejdsprocesser og en mere hensigtsmæssig placering af funktioner på tværs af regionen. Telemedicin skal øge samarbejdet mellem sygehuse, på tværs af sektorer og i forholdet mellem sundhedsvæsnet og den enkelte patient. 10
Optimering af drift Og telemedicin skal gøre det muligt at fjernmonitorere patienter og gennemføre diagnostik og behandling samt rådgive uafhængigt af fysiske afstande. Specielt med telemedicinske løsninger til store grupper kronikere vil regionen reducere sit behov for senge- og behandlingskapacitet og på den måde effektivisere patientbehandlingen. Udlægning af en større del af behandlingsaktiviteten til borgernes eget hjem. Komprimering af patientforløb. Bedre produktionsstyring, hvor sygehusenes dynamiske natur understøttes, så der foregår løbende optimering af kapacitetsudnyttelsen. Øget automatisering og integration af understøttende processer. Udbygning af ledelsesinformation. Telemedicin skal optimere patientforløb i forhold til accelerering, adgang til relevant ekspertise, diagnostik, behandling og kontinuitet. 11
Administrativ-it Administrativ it omfatter de ikke-kliniske it-løsninger, der understøtter de funktioner og enheder, der servicerer regionens kerneforretning uanset organisatorisk og geografisk placering. Der er behov for realtidsledelsesinformation. Ledelsesinformationen skal tage afsæt i de systemer, der understøtter regionens drift. Det betyder, at disse systemer skal levere data til Koncern Datavarehuset. Den administrative it-delstrategi fokuserer på tre indsatsområder sammenhængende systemer, ledelsesinformation og kommunikation. Sammenhængende systemer Regionen vil skabe én sammenhængende, effektiv og papirløs administration. Det skal foregå gennem automatisering, procesunderstøttelse og digitalisering af arbejdsgange. Digitalisering af manuelle arbejdsgange lægger grunden for automatisering og mulighederne for at stille selvbetjeningsløsninger til rådighed. Sammenhængende systemer Digitalisering af manuelle papirbaserede arbejdsgange Systemer bindes sammen med integrationsplatformen Én arbejdsopgave / ét system Fokus på automatisering og selvbetjeningsløsninger Tilsvarende skaber automatisering grundlaget for en mere effektiv administration, bedre datakvalitet og mulighederne for hurtigere beslutningsprocesser. Ledelsesinformation Fokus på effektiv regional drift skaber behov for tæt opfølgning og rapportering på tværs af regionen. 12
Kommunikation skal medvirke til, at regionen fungerer som én organisation ved at understøtte Kommunikation Velfungerende kommunikation er af afgørende betydning for regionens evne til at fungere sikkert og effektivt. Nærhed Sammenhæng Mobilitet Det er målet, at regionen skal fungere som én organisation på tværs af geografi og den enkelte medarbejders organisatoriske placering. Regionens løsninger skal understøtte mobilitet, så data er tilgængelige der, hvor brugerne er. 13
It-infrastruktur Regionens it-infrastruktur skal være umiddelbart, enkelt og stabilt tilgængelig overalt i regionen med en, set fra brugernes side, ubegrænset kapacitet. It-infrastrukturen skal være sikker set i forhold til utilsigtede hændelser og forsøg på misbrug. Regionen vil løbende tage nye systemer og servicer i brug. Regionen vil i vid udstrækning vælge løsninger, der understøtter fælles standarder og fælles åbne arkitekturer. It-infrastrukturen skal muliggøre anvendelse af forskellige løsninger i samme brugervendte arbejdsgange, uden at brugerne skal opleve behov for at navigere mellem forskellige løsninger. It-infrastrukturen skal tilbyde procesunderstøttelse som en del af infrastrukturens muligheder for integration. It-infrastruktur omfatter blandt andet: It-udstyr på arbejdspladsen omfattende pc ere, telefoner, mobiltelefoner, storskærme, videoudstyr etc. Lokalnet, trådløst net, net mellem bygninger og net mellem sygehuse med tilhørende netværksudstyr Servere, datalagring, backup Software, fx operativsystemer, database systemer, telefonisoftware, mail-system osv. Og meget mere Effektiv og tilgængelig drift It-infrastrukturen skal drives omkostningseffektivt og på niveau med eller bedre end det, der gælder for tilsvarende infrastrukturer i landet. 14
It-infrastruktur indsatsområder Regionens infrastruktur vil løbende skulle anvendes til nye formål. Gennem etablering af logisk adskilte parallelle netværk (infrastruktur) og ved opbygning af såkaldte private cloud-driftsmiljøer eller lignende skal det sikres, at anvendelse til nye formål ikke bringer stabiliteten af infrastrukturen i fare. Effektiv, tilgængelig og sikker drift Afprøvning og vurdering af nye løsninger og behov Integration af løsninger og teknologier Nye brugergrænseflader Sikkerhed Regionen vil fokusere på at automatisere standardiserede/ensartede processer i regionens driftsorganisation. I den forbindelse vil selvbetjeningsløsninger for brugerne af infrastrukturen blive udbygget. Gennem standardisering og ved at anvende de factostandarder og gennemprøvede, sammenhængende og funktionelt bredt dækkende løsninger vil regionen generelt sikre, at kompleksiteten i regionens it-infrastruktur begrænses. Regionen vil løbende vurdere, på hvilke områder outsourcing af opgaver vil kunne effektivisere og forbedre driften af it-infrastrukturen. Regionen vil i den forbindelse vurdere, om og på hvilke områder anvendelse af cloud computing vil kunne være aktuelt. 15
Afprøvning og vurdering af nye løsninger og behov Der vil i stigende grad være behov for at gennemføre pilotprojekter, hvor løsninger og eksperimentel udvikling kan afprøves. Pilotprojekterne skal udføres inden for afgrænsede dele af organisationen under kontrollerede forhold. På tværs af infrastrukturen skal der kunne stilles faciliteter i form af servermiljøer og netværk til rådighed for blandt andet pilotprojekter. Når pilotprojekter afsluttes, kan det, baseret på et beslutningsgrundlag, besluttes, at løsninger skal migreres videre til fuld produktion. Et beslutningsgrundlag skal udarbejdes før en eventuel videreførelse af et pilotprojekt. Integration af løsninger og teknologier Regionen ønsker at integrere systemer løst ved anvendelse af et integrationslag. I integrationslaget foretages transformation og mapning af de indgående systemers datamodeller. I integrationslaget opbygges endvidere en generisk datamodel, der vil kunne anvendes, når flere systemer skal mappes ind i infrastrukturen. Understøttelse af nye brugergrænseflader Afhængigt af den konkrete anvendelsessituation vil regionen stille en flerhed af mobile intelligente enheder til rådighed for sine medarbejdere. Regionen vil søge at vælge leverandører, der understøtter en flerhed af brugergrænseflader. Sådanne krav vil indgå med en betydelig vægt i regionens kravspecifikationer. Sikkerhed Region Sjælland vil indrette systemer og procedurer, så regionen opfylder lovgivningen og sin it-sikkerhedspolitik. Det vil foregå på en måde og med en balance, så it-sikkerhedsprocedurerne ikke i unødig grad vanskeliggør arbejdsprocesser og dermed risikerer de facto at reducere for eksempel patientsikkerheden. Regionens it-sikkerhedspolitik og beredskabsplaner med tilhørende retningslinjer og instrukser skal løbende ajourføres i forhold til risikobilledet. Regionen vil proaktivt følge op på det aktuelle trusselsbillede og det aktuelle sikkerhedsniveau. 16
It-principper For at skabe en operationel ramme for realiseringen af it-strategien, når der i hverdagen skal træffes beslutninger, er den it-strategiske retning udmøntet i en række it-principper. It-principperne kan opfattes som en slags spilleregler for udviklingen af Region Sjællands it-løsninger. 1. Én arbejdsopgave, ét system It-understøttelsen af samme proces/samme arbejdsopgave skal varetages af ét system på tværs af hele Region Sjællands organisation. Hvor flere systemer eksisterer, skal der foretages en konsolidering af systemer. Ved implementering af nye systemer skal automatisering indtænkes og de involverede forretningsprocesser beskrives, så det er muligt at skabe mere sammenhængende systemer. 2. Projekter skal styres It-projekter skal styres med businesscases med påviseligt formål overholdelse af lovgivningen, økonomisk eller kvalitativ gevinst. Alle it-projekter skal prioriteres i governancestrukturen også it-projekter, der forankres lokalt. Projekterne skal gennemføres ud fra it-projektmodellen, der er baseret på PRINCE2. 3. Fællessystemer forankres i Koncern IT Alle større it-systemer, der dækker flere geografier, og som anvendes bredt i Region Sjælland, skal forankres i Koncern IT. For alle it-systemer skal roller og støttefunktioner afklares. For alle større systemer foregår al kontakt til brugersupport gennem Koncern IT s helpdesk, hvor fagenhederne kan indgå i brugersupporten. Systemvedligeholdelse styres af Koncern IT. 17
4. Informationssikkerhed i fokus Region Sjælland vil sikre en høj grad af informationssikkerhed, og sikkerhedskravene defineres med standarden ISO 2700X som pejlemærke. Som minimum skal den gældende lovgivning opfyldes, og kravene omkring it-sikkerhed skal følges. 5. Standardsystemer foretrækkes Region Sjælland køber så vidt muligt standardsystemer med en god udbredelse på markedet. Erfaringer om systemer skal indhentes i lignende organisationer og fra lignende tekniske opsætninger. Efterfølgende tilpasses systemerne til at opfylde de identificerede behov. 6. Data genanvendes Data skal indtastes ét sted og skal kunne anvendes i andre systemer. Regionen skal have adgang til korrekte og aktuelle data, og Koncern Datavarehuset skal indeholde realtidsledelsesinformation. For at sikre sammenhængende systemer skal integrationsprojekter anvende regionens retningslinjer for integrationsplatformen. 7. Systemer skal være tilgængelige Region Sjællands it-systemer skal have klart definerede mål for tilgængelighed og oppetid. Præsentation af data skal understøtte mobilitet, så data er tilgængelige uanset kilde og teknologi. Region Sjællands it-systemer drives in-house, af egen driftsorganisation og på egen infrastruktur. Nye it-systemer skal kunne afvikles på Region Sjællands standard pc-opsætning og hardware. 18
8. Fleksibel brugeradgang Region Sjællands it-systemer skal tilbyde single sign-on, så brugerne kun skal logge på én gang, hvorefter alle applikationer og data, som brugerne har adgang til, skal være tilgængelige. Brugeradministration skal foregå automatisk i it-systemerne ud fra stamdata og rolleoplysninger i Region Sjællands brugerstyringssystem. 9. Medicoteknisk udstyr Medicoteknisk udstyr, der tilsluttes netværket, skal fungere i sammenhæng og på lige fod med regionens sundheds-it-løsninger. Anskaffelse af udstyret skal følge regionens krav og standarder for medicoteknisk apparatur og it-infrastruktur. Medicoteknisk udstyr skal således overholde regionale standarder for datakommunikation og it-sikkerhed og skal fungere i overensstemmelse med regionens øvrige it-arkitektur. 10. Grøn it Ved it-indkøb skal miljøpåvirkning vurderes. Produkter skal vælges ud fra en samlet økonomisk vurdering og afvejes i forhold til miljøpåvirkningen. 19
Region Sjælland Koncern IT Alléen 15 4180 Sorø E-mail: it@regionsjaelland.dk Telefon: 70 15 50 00 www.regionsjaelland.dk