ØU pkt. 06_01. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune

Transkript

1 It med ny mening Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune

2 Indhold Borgmesterens forord 3 Baggrund 4 Strategiens gyldighed og sammenhæng 5 Organisering af digitaliseringsarbejdet 6 En digital vision 6 It tæt på borgerne 8 Effektivisering via it 9 Den it-kompetente organisation 10 Prioritering af projekter 11 It med ny mening Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune. Udarbejdet af DIKO (Udvalget for Digital Koordinering) og DIP (gruppen for Digitalisering i Praksis). Gældende fra [måned] Godkendt af yyy den Kontakt: It-chef Niels Bjørn Jensen ([email protected]) Chefkonsulent Juri Christensen ([email protected]) Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 2

3 Borgmesterens forord Det er med stor begejstring, at jeg hermed lægger kommunens strategi for digitalisering og it-anvendelse frem for dig, som læser den. Målgruppen for strategien er bred; men det er primært kommunens medarbejdere og ledere, strategien er skrevet til, for det er i det lokale og i det daglige arbejde med it, at digitalisering skal give mening og give nytte. Strategien har fået navnet It med ny mening. It skal give mening for de medarbejdere, som bruger informations- og kommunikationsteknologi; og it skal også give mening for de borgere, som vil betjene sig selv og som bliver berørt af de beregninger og beslutninger, som kommunens medarbejdere når frem til ved hjælp af it. It skal også give mening for kommunens ledere, chefer og direktion, da de har et særligt ansvar for at indtænke it i hverdagen, og at it understøtter vores arbejdsprocesser på den måde, vi vil ha det. Ellers må vi lave det om; enten it-systemerne eller vores processer. For kommunalbestyrelsens medlemmer skal it gerne give mening, når informationsog kommunikationsteknologi indgår som en del af løsningsforslaget inden for snart sagt alle af kommunens service- og myndighedsområder. It skal også give mening og værdi i hverdagen for det enkelte medlem af kommunalbestyrelsen. Med ny mening ønsker jeg at signalere, at kommunens it-udnyttelse og it-indkøb skal op i et nyt gear. Vi skal have mere for pengene - det er vi simpelthen nødt til. Med venlig hilsen Milton Graff Pedersen, Borgmester Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 3

4 Baggrund Samfundsudviklingen stiller store krav til kommunerne, og it og digitalisering skal være med til at stille løsninger til rådighed. Blandt andet udfordres kommunerne ved: Regeringens krav om, at den offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden. Et arbejdsmarked, hvor kommunerne må anstrenge sig for at få og fastholde kvalificerede medarbejdere. Øget kompleksitet og global konkurrence. Hvidovre kommune vil møde udfordringerne positivt. Vi skal tænke ambitiøst og ud af boksen, og vi skal stille krav til os selv for at sikre effektivt flow og god mening i opgave-løsningen. Direktionen har bedt om, at der bliver udarbejdet en opdateret strategi for digitalisering og it-anvendelse for hele Hvidovre Kommune. Strategien skal medvirke til, at der frigøres tid og ressourcer, og strategien skal samtidig understøtte en øget sammenhængskraft en enhedsforvaltning på tværs af forvaltninger, afdelinger og institutioner. Mere konkret skal arbejdet med strategien: Sikre bevidst og beslutsom prioritering inden for området it og digitalisering. Medvirke til, at initiativer i én forvaltning kendes og udnyttes af de øvrige forvaltninger, altså videndeling. Skabe struktur og styring via bindende flerårige handlingsplaner. Strategien gælder fra 2010, men der sættes ikke slutdato på. Det er en levende strategi, som skal udvikles i takt med, at Hvidovre Kommune, omverdenen og de teknologiske muligheder udvikler sig. Vi skal fremover være endnu mere orienteret mod omverdenen og med udsyn anvende de fælles it-løsninger, som udvikles til det offentlige Danmark. En ambitiøs strategi for digitalisering og it-anvendelse stiller krav til ledelse af it. Den enkelte leder skal fokusere endnu mere på, at medarbejderne har mulighed for fuldt ud at udnytte funktionerne i de it-systemer, vi har købt og chefer og ledere skal sætte mål for og krav til, hvordan vi vil bruge digitalisering til at gøre hverdagen sjovere og mere smidig; både for kommunens medarbejdere, men også med fokus på at gøre Hvidovre Kommune et endnu bedre sted at bo og drive virksomhed i. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 4

5 Strategiens gyldighed og sammenhæng Strategien It med ny mening sætter rammen for hele kommunens arbejde med digitalisering og it-anvendelse; dog med stor respekt for den lokale virkelyst, som både historisk og aktuelt er et af kommunens kendetegn. Strategien refererer til kommunens forretningsstrategi, som den formuleres i Direktionens strategibrev. Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi, KLs fælleskommunale digitaliseringsstrategi, samt nationale strategier for digitalisering af sektorområder udgør naturlige ydre referencepunkter. På niveau med digitaliseringsstrategien arbejdes der parallelt med strategier for økonomisk styring, strategi for HR, borgerservicestrategi m.v. Hver af strategierne har specifikke mål, men generelt sigter kommunens strategier anno 2010 i retning af: At sætte borgeren i centrum At sikre overblik selvom vilkårene skifter At handle proaktivt og med god forretning for øje At give ledere og medarbejdere gode værktøjer I forlængelse af digitaliseringsstrategien skal der udarbejdes delstrategier for it-økonomi, it-indkøb og leverandørhåndtering, it-arkitektur og infrastruktur og en delstrategi for it-sikkerhed. Disse delstrategier skal stille tydelige krav og give fælles retning på kommunens it-udvikling på vej mod et modenhedsniveau hvor vi bevidst, beslutsomt og billigst muligt skaber mening, muligheder og merværdi for virksomheder, borgere og it-brugere i Hvidovre Kommune. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 5

6 Organisering af digitaliseringsarbejdet Strategi og handleplan er besluttet af Direktionen efter indstilling fra DIKO (den tværgående gruppe for Digital Koordinering). I DIKO sidder repræsentanter fra forvaltningernes ledergrupper. Direktøren for Centralforvaltningen er formand. Itchefen er medlem af DIKO. It-afdelingen er sekretariat for gruppen. Til strategien hører fireårige handleplaner, som rulles hvert år. Det er Direktionen, der godkender de årlige handleplaner, og DIKO der varetager den løbende koordinering af handleplanens projekter. En digital vision Hvordan ser Hvidovre Kommune ud i år 2015? Det kan være svært at forudsige, men, hvis vores mission er, at it bedst muligt understøtter løsningen af de kommunale kerneopgaver, og vores mål er vist i boksene nedenfor It tæt på borgerne It åbner kommunen for borgere og virksomheder. It sætter borgeren i centrum. It skaber sammenhænge for borgere og kommunen. Effektivisering via it Den digitale kanal vælges kun, når det giver merværdi for borgere og kommunen. Vores it-løsninger er ambitiøse og muliggør fuld automatisering. Den mobile adgang for medarbejdere og borgere er udbredt. Den it-kompetente organisation Nye it- og proceskompetencer øger kommunens effektivitet og flow til glæde for borgere og virksomheder. Roller, ansvar og ressourcer mellem it-aktører internt og mellem kommunen og andre offentlige parter er tydelige og aftalte. Vi forstår og understøtter hinanden på tværs af sted og roller. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 6

7 ... så er vores vision: Hvidovre Kommune vil være kendt for, med omtanke, at tilbyde gode digitale services til borgere og virksomheder, samt at kommunens ledere og medarbejdere tilbydes, og medvirker til, en effektiv it-understøttelse af deres arbejdsprocesser. Vi vil have: It med ny mening. Strategiske fokusområder For at realisere Hvidovre Kommunes vision for digitalisering og it-anvendelse er der udvalgt tre fokusområder, som både rækker udad og kigger indad: 1 It 2 Effektivisering 3 Den tæt på borgerne via it it-kompetente organisation Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 7

8 1 It tæt på borgerne Formålet med at sætte fokus på It tæt på borgerne er at arbejde for at: It er borgernes foretrukne genvej til kommunen. It skal muliggøre, at kommunen deler sin viden og inddrager borgere og virksomheder i både sagsbehandlingen og i udviklingen af kommunen som et godt sted at bo og arbejde i. Teknologi skal gøre det sjovere at være borger og medarbejder i Hvidovre Kommune og give kommunen som offentlig virksomhed ny mening. Hvornår er dette fokusområde en succes? Når flest mulige af kommunens borgere og vikrsomheder foretrækker at kontakte kommunen via digitale kanaler, dog med udgangspunkt i borgernes it-parathed. Når alle eksisterende og planlagte selvbetjeningssystemer er vurderet og tilpasset i forhold til en kommunal kanalstrategi. Når muligheder for it-understøttelse indenfor alle de borgernære områder (institutioner, skoler, pleje- og sundhedssektoren m.v.) er undersøgt og prioriteret. Hvordan kan du bidrage til, at vi når disse mål? Fokusområdet forventes blandt andet at indeholde projekter inden for: Interaktive tavler på skolerne Selvbetjening og hjemmeside edag3 og e2012 målene Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 8

9 2 Effektivisering via it Formålet med at sætte fokus på Effektivisering via it er: At støtte og insistere på professionel projektudførelse samt viljefast værdirealisering på allerede indkøbte tværgående it-systemer, herunder ESDH og økonomisystemet. At arbejde for proaktivt at identificere og fjerne spild som skabes på grund af manglende systemoverblik, dårlige it-beslutninger, for mange løse it-systemer og manglende videndeling. At være i stand til at indarbejde de fælles offentlige it-løsninger i kommunens opgaveløsning på den mest hensigtsmæssige måde, set både ud fra et lokalt og et nationalt perspektiv. Hvornår er dette fokusområde en succes? Når Acadre og OPUS-projekternes formål og mål er realiseret 95%; og nyt mål baseret på vores erfaringer med systemerne er formuleret og under realisering. Når vi kan sige, at alle de it-systemer kommunen har udgifter på, har en nyttiggørende funktion, der som minimum matcher systemets totalomkostning (TCO). Når vi, inden for alle fagområde, fuldt ud kender omverdens krav og planer til digitalisering og it-understøttelse af området, og har taget stilling til, hvornår og hvordan vi implementerer systemerne i Hvidovre Kommune. Hvordan kan du bidrage til, at vi når disse mål? Fokusområdet forventes blandt andet at indeholde projekter inden for: It-understøttelse af børne- og ungeområdet Mobilitet og it-adgang væk fra Rådhuset Fælles offentlig sundheds-it Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 9

10 3 Den it-kompetente organisation Formålet med at sætte fokus på Den it-kompetente organisation er: At løfte organisationens it-kompetencer. At øge effektivitet og flow i organisationen ved at rydde op i, og efterfølgende digitalisere tværgående processer. At ledere og medarbejdere blive dygtige til at se og effektivisere lokale processer hvor it og kommunikationsteknologi kan sikre en mere effektiv opgaveløsning. Hvornår er dette fokusområde en succes? Når der er lavet og påbegyndt en it-kompetenceusviklingsplan som rummer alle it brugere i Hvidovre Kommune, og med særlig fokus på lokal it ledelse. Når alle større støtteprocesser (intern videndeling og information, beregning, bestilling m.v.) er optimalt understøttet. Når vi ligger solidt i blandt top 5 blandt kommuner vi hvert andet år benchmarker os med på brugertilfredshed (DEK TIP samarbejdet) Hvordan kan du bidrage til, at vi når disse mål? Fokusområdet forventes blandt andet at indeholde projekter inden for: Den it-kompetente organisation LEAN IT It leverandør strategi Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 10

11 Prioritering af projekter It-afdelingen og DIKO vil løbende registrere nye idéer og behov, og vil én gang årligt forelægge forslag til en prioriteret handleplan for Direktionen. Finansiering af it-projekterne kan ske via kommunens It-udviklingspulje, fælles prioritering af eksisterende budget eller indgå som nye aktiviteter i forbindelse med budgetvedtagelsen. Handleplanen har et fireårigt sigte, men selvfølgelig vil projekterne i år et og to være mere konkrete end projekterne i år tre og fire, og den årlige revision vil også bruges til at revurdere væsentligheden af projekterne ud fra de aktuelle behov. Der er udarbejdet to værktøjer til brug for prioritering af projekter: En business case skabelon der skal anvendes til at vurdere cost/benefit på de enkelte projekter. Et prioriteringsskema der skal anvendes til at sammenligne business case projekterne med hinanden. Der måles på kompleksitet i forhold til potentiale. Til styring af de enkelte projekter skal kommunens fælles projektmodel 1 anvendes, suppleret med et it-effektmålingsværktøj som udarbejdes af DIKO. I forbindelse med den årlige revision af handleplanen skal der samtidig udarbejdes en status for det forløbne års resultater, og der skal også redegøres for status i forhold til it-brugertilfredshedsmålingerne. 1 Kommunens projektmodel Effektiv projektstyring kan suppleres med Prince 2 værktøjer ved helt store projekter. Strategi for digitalisering og it-anvendelse i Hvidovre Kommune 11