Referat fra Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Syren-, Jasmin- og Gyvelparken mandag den 14. marts 2011. Foreningens formand Hans-Arne Lauridsen bød velkommen til de 10 fremmødte medlemmer (inkl. bestyrelsen) og gik derefter over til den udsendte dagsorden. Punkt 1 Valg af dirigent. Vagn Sørensen blev enstemmigt valgt til aftenens dirigent. Han startede med at konstatere at generalforsamlingen var lovligt indvarslet ifølge vedtægterne og, at den således var beslutningsdygtig. Punkt 2 Bestyrelsens beretning. Formanden oplyste at de planlagte opgaver næsten er udført. På den lille legeplads blev fældet 3 fyrretræer og der er på legepladsen opsat en affaldskurv som benyttes flittigt. På den store legeplads er opsat en ny terrænrutschebane, Jupitervippe og babysæde på et eksisterende gyngestativ. Desuden er opstillet et nyt rastepladsbord. Udbygning af legetårnet Niobe blev udskudt til 2011 da budgettet ikke rakte til dette, men det medførte i stedet, at alt faldunderlag fik nyt sand. På den lille legeplads er legetårnet malet, det var et stort arbejde og formanden påskønnede det flotte arbejde som Inga og Hans Jørgen har udført. Vedligeholdelse af asfaltstier Vinteren 2009/2010 var hård ved stien mellem Syrenparken og Jasminparken, idet belægningen fik mange skader. På generalforsamling 2010 blev nævnt, at det måske blev nødvendigt at anvende noget af den opsparede formue til vedligeholdelse af stien. I april havde bestyrelsen et møde med NCC hvor stien blev gennemgået og resultatet af gennemgangen blev, at de store revner blev forseglet med bitumen og udgifterne blev afholdt inden for budgettet. Ved gennemgangen blev spurgt indtil hvor lang tid den nuværende belægning kan holde inden nyt slidlag skal udlægges på stien. Afhængig af hvor hårde de kommende vintre bliver skønnes det, at belægningen højst kan holde 1 4 år. Bestyrelsen har indhentet overslag på ny belægning på stierne mellem Syrenparken og Jasminparken samt mellem Jasminparken og Gyvelparken. Overslaget viser, at der på nuværende tidspunkt ikke har spares nok op, hvis begge stier skal have nyt slidlag samtidigt. I 2010 er stenbelægninger omlagt 6 steder på grund af trærødder og et enkelt sted er fliser udskiftet, da de var kørt i stykker. Vedligeholdelse af grønne arealer og vintervedligeholdelse af stierne 2011 2013 Bestyrelsen har arbejdet på udbud af foreningens fællesarealer og vintervedligeholdelse af stierne. I bestyrelsen var der ikke ønsker om ændringer i den nuværende vedligeholdelse 1 af 5
og bestyrelsen ønskede derfor et møde med Entreprenør Ejner Kristensen, med henblik på en forlængelse af den nuværende kontrakt, og mod en regulering af enhedspriserne. I maj havde formanden og kassereren et møde med Ejner Kristensen hvor vi gennemgik kontrakten. Mødet medførte nye enhedspriser og en øget vedligeholdelse af de grønne arealer, idet toppen af bøgebeplantningen på kælkebakken samt randbeplantningen mod Gyvelparken 16 30 bliver klippet tilbage årligt. Entreprenør Ejner Kristensen forsætter herefter med at passe de grønne arealer og vintervedligeholde stierne i 2011 2013. Vagtselskab Efter beslutning på generalforsamlingen i 2010 overvåger Jysk Totalvagt området. Formanden nævnte, at bestyrelsen tidligere har efterlyst meldinger fra medlemmerne hvis der havde været indbrud. Bestyrelsen har via medlemmer og aviser fået kendskab til, at der er medlemmer som har haft indbrud. I efteråret 2010 har bestyrelsen fået et uopfordret tilbud fra et andet vagtselskab om overvågning af området. Bestyrelsen drøftede tilbuddet og valgte at foreligge det for generalforsamlingen. Skt. Hans På bålpladsen blev afholdt det årlige Skt. Hansfest hvor Biskop Elisabeth Dons Christensen var båltaler. Vi syntes at der var god opbakning til arrangementet som dog gav et mindre underskud. Vej- og stibelysning I 2010 har Esbjerg kommune udskiftet det meste af vej og stibelysningen inden for grundejerforeningens område. Bestyrelsen syntes, at de nye armaturer lyser mere på færdselsarealer end de oprindelige lamper. I sommerferien fik vi henvendelse fra Esbjerg kommune, idet Vej og Park havde set på den nuværende belysning i Jasminparken 63 123 og havde bemærket, at delområdet er overbelyst i forhold til tilsvarende områder i Esbjerg kommune. Henvendelsen drejer sig om at de nuværende 30 lamper. skulle reduceres til 16 stk. Forslaget gav mulighed for at flytte lamper til en ny placering og det blev oplyst, at hvis der er ønsker om at bevare det nuværende antal lamper, så vil Esbjerg kommune fjerne 14 lamper fra vejbelysningen og beboere eller grundejerforeningen skulle herefter afholde fremtidige udgifter til lamperne. Forslaget har været til høring hos de berørte beboere. Der kom ingen forslag fra ejerboligerne men fra beboere i andelsboligforeningen var der et ønske om at bevare 5 lamper få flyttet 2 lamper, så der fortsat var lys på en intern sti. Forslaget blev afslået af Esbjerg kommune, da kommunen ikke må afholde udgifter til belysning på interne stier. Efterfølgende er der dog af trafiksikkerhedsmæssige grunde bevaret en gadelampe ved udkørslen til stamvejen. 2 af 5
Lokalråd. Grundejerforeningen har i 2010 været repræsenteret i lokalrådet. Lokalrådet har bl.a. deltaget i møder med forvaltningen i Vej og Park samt i møde med Esbjerg kommune Økonomiudvalget. Med Vej og Park blev drøftet lokale problemer som vedligeholdelse af veje og stier samt grønne områder. Med Økonomiudvalget drøftes større sager som rører sig i lokalområdet. Sidste år er udlagt ny belægning på Engparkstien og på stien mellem Syrenparken og Nørremarksskolen det har været et emne som er nævnt flere gange. Af emner som vedrører Nørremarken blev nævnt at lokalrådet fortsat arbejder på sikring af jernbaneoverskæringer ved Obbekærvej og Nørremarksvej idet krydsningerne for de bløde trafikanter ikke er sikker. Desuden fastholder lokalrådet Esbjerg kommune på en ny adgangsvej fra enten Nørremarksvej eller Obbekærvej til fritidscenteret. Til Vej og Park er sendt et ønske om etablering af stianlæg langs Trojelsknæ, så de bløde trafikanter ikke skal færdes på kørebanearealet mellem rundkørslen og adgangsvejen til Fakta og Rema 1000. Vej og Park har svaret, at området med Fakta og Rema 1000 er et privat udstykningsområde og Vej og Park har derfor anbefalet butikkerne at få anlagt en gangsti til den nuværende sti langs Koldingvej. Kommende opgaver I 2011 har vi planer om at udskifte Jumbo fjedervippe og udbygge Niobe legetårnet. Fra beboere har vi modtaget ønske om etablering af et faldunderlag ved rutschebanen på kælkebakken og vi overvejer, at etablere trappetrin ved siden af rutchebanen da terrænet er slidt langs rutchebanen. Ud for Syrenparken 9 og 37 vil vi foretage udtynding af beplantningen, da det begynder at vokse sammen, et enkelt træ er desuden gået ud. Bestyrelsen vil igen se på stien mellem Syrenparken og Jasminparken med henblik på eventuel vedligeholdelse af stien. Desuden vil vi se på vores liste hvor der er noteret stenbelægninger som skal omlægges eller repareres. Til sidst takkede formanden bestyrelsen for et godt samarbejde og til Jytte var der en særlig tak for hendes arbejde i bestyrelsen, og formanden håbede, at kunne trække lidt på hende endnu til sangkoret, når skt. Hans afholdes. Spørgsmål til beretningen: Der blev spurgt om udskiftning af gadelygterne ved boligerne Jasminparken 63-123 var afsluttet. hvortil formanden kunne meddele, at det var det. Renovering af de 2 øst/vestgående stier i vort område blev diskuteret. Den sydligste sti er dog hårdest medtaget. Da det koster min. 26.000 kr. i opstart og det er selvfølgelig billigst 3 af 5
at lave begge stier samtidig, men pt. har vi kun opsparet til den ene sti. Det blev aftalt at trække projektet et par år og så tage begge stier samtidig. Det kan måske blive nødvendigt at tage lidt af formuen til den tid, dog ikke endelig vedtaget. Desuden blev det foreslået, at rette henvendelse til Esbjerg kommune og spørge dem om grundejerforeningens stier kan indgå i et fællesudbud. Beretningen blev godkendt. Punkt 3 Aflæggelse af driftsregnskab. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik regnskabet, hvorefter der var lejlighed til at stille spørgsmål. Der var lidt diskussion om, hvor pengene kan tages fra til asfaltarbejdet. Regnskabet blev herefter godkendt. Punkt 4 Rettidigt indkomne forslag Der var ingen forslag Punkt 5 Vagtselskab overvågning af området Der var kommet et uopfordret tilbud fra et nyt vagtselskab, som tilbyder at være synlig i området flere gange ugentlig. Vores aftale med det nuværende selskab giver få besøg i området hver måned. Det nye selskabs tilbud medfører en årlig merpris på ca 2 kr. pr husstand og udgiften kan holdes indenfor budgettet for 2011. Generalforsamlingen besluttede, at der arbejdes videre med det nye selskabs forslag. Punkt 6 Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik budgettet for 2011, hvoraf det fremgår at kontingentet til foreningen forbliver uændret på 1.550 kr. Budgettet blev herefter vedtaget. Punkt 7 Valg af bestyrelse samt suppleanter. Tage Horsbøl, Syrenparken 39 blev genvalgt for ejerboligerne Børge Petersen, Jasminparken 36 blev genvalgt for ejerboligerne Der var ingen opstillede kandidater fra andelsboligerne og ingen blandt mødedeltagerne fra andelsboligerne ville påtage sig jobbet. Bestyrelsen oplyste, at flere af medlemmerne fra andelsboligerne er blevet spurgt før generalforsamlingen og bestyrelsen ønsker, at den fortsat består af 5 medlemmer. Dirigenten havde rådført sig med en advokat i tilfælde af, at denne situation skulle opstå. Advokaten oplyser, at når flere personer fra andelsboligerne er spurgt før en generalforsamling og der på generalforsamlingen ingen personer fra andelsboligerne ønsker valg til bestyrelsen, kan der vælges en person fra ejerboligerne til bestyrelsen, så 4 af 5
den består af 5 personer. På den baggrund foreslog dirigenten, at der blev valgt et bestyrelsesmedlem mere fra ejerboligerne. Til denne post blev herefter valgt Jens Buje, Syrenparken 9. Valg af suppleanterne: Jens Levring, Jasminparken 39 (genvalg), Jesper Poulsen, Jasminparken 32 (nyvalg), Lotte Skaarup, Gyvelparken 92 (genvalg) og Jan Moesby, Gyvelparken 48 (genvalg). Dirigenten opfordrede bestyrelsen til eventuelt, at drøfte en vedtægtsændring med Esbjerg kommune om sammensætning af bestyrelsen. Punkt 8 Valg af Revisorer og revisorsuppleant. Genvalg til revisorer Jørgen S. Petersen, Syrenparken 37 og Kent Kirkegaard Jensen, Gyvelparken 28 Genvalg af revisorsuppleant Anne Margrethe Lindholdt, Jasminparken 87. Punkt 9 Eventuelt. Der blev stillet spørgsmål til bålpladsen, da det er konstateret, at der før den 1. marts er læsset grene af på bålpladsen. Det blev oplyst, at bestyrelsen har givet tilladelse til dette midt i februar. Dette skyldes, at et medlem har fældet træer før en aftalt tidsfrist og desuden har fældet flere træer end bestyrelsen har godkendt. Bestyrelsen blev meget overrasket over, at træerne var fældet og påtalte dette overfor medlemmet. Bestyrelsen kunne vælge, at grenene blev afleveret på Ribe genbrugsplads, men i overvejelserne indgik, at der var 14 dage til 1. marts, samt at der gerne skal være brænde til det årlige Skt Hansfest på bålpladsen. På baggrund af det, der er sket, har bestyrelsen nu strammet mere op omkring fældning af træer inden for grundejerforeningens område. Det blev oplyst, at der ikke senere fra bestyrelsen påregnes givet tilladelse til henkastning af grene før 1. marts. Der blev rejst spørgsmål omkring vejbelysningen når denne ikke lyste. Det blev oplyst, at når flere lamper på vej og stier er uden lys, så har bestyrelsen givet besked til Esbjerg kommune om dette. I øvrigt var det beklageligt, at så få var mødt frem til generalforsamlingen, og man opfordrer til at flere møder op og viser interesse for foreningens arbejde. Hans-Arne Lauridsen Formand Vagn Sørensen Dirigent Ref. Jens Levring 5 af 5