og Autooprettere i Danmark Udarbejdet i samarbejde med ProLøn A/S, Randers. Beskrivelse af ProLøn s brancheløsning for SKAD-medlemmer. Hensigten med denne håndbog er at beskrive de mest almindelige rutiner i forbindelse med lønadministration for medlemmer af Sammenslutningen af Køretøjsbyggere og Autooprettere i Danmark. Håndbogen giver svar på de oftest stillede spørgsmål. Er der ubesvarede spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte ProLøn A/S på ProLøn A/S Tronholmen 3, Postboks 59, 8960 Randers SØ. Tlf: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 E-mail: proloen@proloen.dk www.proloen.dk 87 10 19 30 De mere generelle oplysninger og rutiner vedr. Skat, ATP, sygedagpengesatser m.v. er at finde i håndbogen Generelt og Satser. Anvendelse af ProLøn-Internet er beskrevet i håndbogen ProLøn- Internet. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 1
Indholdsfortegnelse HVEM GØR HVAD?... 4 LØNARTSOVERSIGT... 5 OPRETTELSE AF MEDARBEJDER... 10 UDFYLDELSE AF STAMBILAG... 10 ÆNDRING AF MEDARBEJDER... 12 LØN... 13 PENSION... 14 ARBEJDSMARKEDSPENSION / INDUSTRIENS PENSION (8910):... 14 FRITVALGSKONTO... 15 IGANGSÆTNING... 15 TILMELDING AF MEDARBEJDER / OPSPARING... 15 REGULERING AF OPSPARING... 16 UDBETALING TIL MEDARBEJDER SØGNEHELLIGDAG... 16 UDBETALING TIL MEDARBEJDER ENGANGSUDBETALING... 17 RESTOPSPARING PÅ FRITVALGSKONTOEN... 17 FRITVALGSKONTO - LÆRLINGE... 18 SØGNEHELLIGDAGE... 18 FRIDAGE... 18 FERIEFRIDAGE... 19 UDBETALING... 19 STYRING AF FERIEFRIDAGE.... 19 FERIE... 21 SVENDE... 21 LÆRLINGE.... 22 SYGDOM... 23 ANSÆTTELSE UNDER 8 UGER... 23 ANSÆTTELSE OVER 8 UGER, MEN UNDER 6 MÅNEDER... 23 EFTER 6 MÅNEDERS ANSÆTTELSE.... 23 SYGDOM PÅ ARBEJDSPLADSEN.... 23 TILSKADEKOMST... 24 SYGDOM LÆRLINGE... 24 BARNS 1. SYGEDAG... 24 BARSEL... 25 FØR FØDSEL OG INDTIL 14 UGER EFTER FØDSEL (GRAVIDITETS-/BARSELSORLOV)... 25 FÆDREORLOV... 25 FORÆLDREORLOV... 25 ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 2
ORLOV DERUDOVER... 26 SPECIELT VEDR. LÆRLINGE... 27 LÆRLINGENS SIDSTE LÆREÅR... 27 ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 3
Hvem gør hvad? For at lønbehandlingen bliver korrekt, kræver det et godt samarbejde mellem virksomheden og ProLøn A/S. Visse oplysninger må virksomheden nødvendigvis selv indmelde, mens der er andre oplysninger, som ProLøn A/S automatisk kan ajourføre. For at give et overblik over hvem, der gør hvad, har vi udfærdiget nedenstående skema: Arbejdsmarkedspension/ Industriens Pension: Andre pensioner, f.eks. individuelle ordninger: Lønstigninger: Virksomheden Virksomheden sørger for at indmelde til ProLøn A/S, hvilke medarbejdere der er med i pensionsordningen. Der tages udgangspunkt i overenskomsten. (Lønart 8910) Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. Som udgangspunkt er det virksomheden, der sørger for at gennemføre satsændringerne, dette uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet. Se nærmere beskrivelse af lønregulering i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn A/S ProLøn A/S sørger for at %-satsen automatisk ajourføres som beskrevet i overenskomsten. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 4
Lønartsoversigt Nedenfor findes en oversigt over de lønarter, du oftest kommer til at anvende. Ferieberettiget løn: Tillæg 1001 Timeløn: Tillæg 1002 Ferie med løn: Tillæg 1121 Overarbejde første klokketime Overarbejde anden klokketime Overarbejde tredje klokketime Overarbejde 4. klokketime og derefter Tillæg arb. søn/helligdage Tillæg forskudt tid 17-22 Tillæg forskudt tid 22-06 Tillæg arb. start 24-06 Tillæg 2303 Tillæg 2304 Tillæg 2305 Tillæg 2306 Tillæg 2307 Tillæg 2402 Tillæg 2403 Tillæg 2404 Anvendes til indberetning af medarbejderens timer og ferieberettigede løn. Antal timer og beløb udfyldes. Her er også tale om ferieberettiget løn. Anvendes hvis man ønsker, at medarbejderens timeløn skal fremgå af lønsedlen. Anvendes i forbindelse med lærlinges ferie. Lønnen i ferieperioden er ferieberettiget og skal derfor specificeres for sig. Antal timer og beløb udfyldes. Tillæg for overarbejde første klokketime. Tillæg for overarbejde anden klokketime. Tillæg for overarbejde tredje klokketime. Tillæg for overarbejde fjerde klokketime og derefter. Tillæg for arbejde på søndage samt søgnehelligdage. Tillæg for forskudt arbejdstid. Tillæg for forskudt arbejdstid. Tillæg for arbejde på forskudt hold, der påbegyndes kl. 24 og derefter. Der betales for timer indtil kl. 06. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 5
Tillæg skiftehold 17-06 Tillæg skiftehold weekend + søgnehelligdag Tillæg udearbejde Tillæg forskudt frokost Tillæg manglende varsel Tillæg overflytning skiftehold Tillæg forskudt vagtliste fridag Tillæg eget værktøj ProLøn-SKAD Tillæg 2405 Ufyldes Tillæg 2406 Ufyldes Tillæg 2407 Ufyldes Tillæg 2476 Tillæg 2477 Ufyldes Tillæg 2478 Tillæg 2479 Ufyldes Tillæg 2480 Ufyldes Tillæg 2481 Ufyldes Smudstillæg Tillæg 2482 Ufyldes Tillæg manglende erstatningsfridag Tillidsrepræsentant: (Overenskomstbestemt) Tillæg 2677 Tillæg for skifteholdsarbejde på hverdage, for timer ml. kl. 17-06 (lørdag undtaget) Tillæg for skifteholdsarbejde i tidsrummet fra lørdag kl. 14 til søndagsdøgnets afslutning samt på søgnehelligdage. Tillæg for udearbejde Engangsbeløb, som anvendes, når medarbejderens frokost forskydes ud over ½ time pga. arbejde. Beløb udfyldes. Anvendes som betaling for manglende varsel af overarbejde, hvis overarbejdet strækker sig over 1 time. Engangsbeløb for overflytning af medarbejder fra et skift til et andet (uden turnusplan). Beløb udfyldes. Tillæg for at arbejde på søgnehelligdag uden at få en erstatningsfridag Tillæg for forskydning af vagtlistefridag uden omlægning af turnusplan. Tillæg for brug af eget værktøj (når virksomheden kræver det). Tillæg for særligt smudsigt arbejde Se nærmere beskrivelse i overenskomsten. Antal timer og sats pr. time udfyldes Anvendes til udbetaling af vederlag til den valgte tillidsrepræsentant. Se nærmere om reglerne herfor i overenskomsten SKAD/Metal. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 6
Udb. Ferietillæg (med pension): Tillæg Tillæg 8830 /8829 8830 /8829 1 Sygetimer: Tillæg 3101 Sygedagpenge: Tillæg 3141 Sygeløn (ferieberet.): Tillæg 3111 Løn barsel: Tillæg 3161 Barns 1. sygedag: Tillæg 3311 Ledighedsdage: Tillæg 2066 Lønregulering: Tillæg 2790 eller Lønarten kan anvendes på 2 måder. Enten udfyldes ferietillægsbeløbet i beløbskolonnen. Eller, hvis der er kørt løn hos ProLøn i hele optjeningsåret, kan den indlagte automatik anvendes. Antal udfyldes med 1, og systemet finder selv ferietillægget udfra optjeningsårets ferieberettigede løn. Lønart 8829 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Anvendes til registrering af sygetimer på medarbejdere, hvor der skal ske udbetaling af sygedagpenge eller løn. Antal udfyldes med antal sygetimer. Anvendes til udbetaling af sygedagpenge. Udfyld sats med aktuel dagpengesats. Der beregnes pension af sygedagpengene. De aktuelle dagpengesatser findes i håndbogen Generelt og Satser. Medarbejdere med mere end 6 måneders anciennitet og krav på opsigelsesvarsel, skal ved sygdom have ferieberettiget sygeløn i indtil 8 uger. Anvendes til aflønning af en medarbejder på barsel. Se nærmere beskrivelse under afsnittet BARSEL. Anvendes til aflønning af medarbejder med fravær pga. barns 1. sygedag. Satsen skal være 90% af gennemsnittet for sidst afsluttede kvartal. Se nærmere beskrivelse under afsnittet BARNS 1. SYGEDAG. Antal udfyldes med antal kalenderdage. Sats udfyldes med sats pr. dag Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Lønreguleringen indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 7
FVK opsparing %: Reg. FVK opsparing FVK Søgnehelligdag (FB) FVK Engangsbeløb (FB) FVK til ferieordning Antal udfyldes med opsparingsprocenten. Kørselsgodtgørelse: Befordringsrefusion: Skattefradragsdage: Tillæg 5100 Tillæg 5106 Tillæg 5141 Tillæg 5143 eller 999,99 Tillæg 5152 eller 999,99 Tillæg 7200 Tillæg 7240 8999 Anvendes til at tilmelde medarbejderen til FVK opsparing. Anvendes til regulering af fritvalgskontoen Beløb udfyldes Anvendes til udbetaling fra fritvalgskontoen i forbindelse med en søgnehelligdag. Antal udfyldes med antal helligdage Sats udfyldes med dagssatsen Anvendes til udbetaling fra fritvalgskonten. Beløb udfyldes med det beløb, som medarbejderen ønsker udbetalt eller hvis hele fritvalgskontoen ønskes tømt efter næste kørsel, skal der i antal tastes 999,99 Anvendes til at overføre fritvalgskonten til ferieordningen. Beløb udfyldes med det beløb, som medarbejderen ønsker overført eller hvis hele fritvalgskontoen ønskes overført, skal der i antal tastes 999,99 Anvendes i forbindelse med kørselsgodtgørelse efter statens takster. Der indmeldes kun antal kilometer. Satsen findes automatisk. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Anvendes i forbindelse med lærlinges befordringsrefusion under skoleophold. Behandles som en skattefri godtgørelse. Anvendes hvis det normale antal skattefradragsdage for lønperioden skal fraviges. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 8
Regulering A-skat: Udbetalt a conto: ProLøn-SKAD Fradrag 9003 Fradrag 9350 Varekøb: Fradrag 9351 Værdi fri tlf. mm. 2240.. Betaling af ekstra skat: Positivt beløb. Skat tilbage: Negativt beløb. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. med det beløb, som skal beskattes i lønperioden. Se nærmere beskrivelse under Personalegoder i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 9
Oprettelse af medarbejder Foretager du lønindberetning via ProLøn Internet, er det også på Internettet du opretter en ny medarbejder. Oprettelsen sker under menupunktet Medarbejder via knappen Opret ny. Foretager du derimod lønindberetning via telefon eller ved at sende papirer til os, har du ved opstart modtaget nogle stambilag, som skal anvendes ved oprettelse af nye medarbejdere. Bagsiden af bilaget anvendes, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Bemærk vedr. ferieopsparing og pensionsopsparing: Her er det for virksomheden vigtigt at den enkelte medarbejder er oprettet med de rigtige koder. ProLøn har ved oprettelsen af din virksomhed lagt oplysninger ind i systemet, der svarer til de ordninger, der er hos jer. Det er så jeres opgave ved oprettelse af en ny medarbejder at tilknytte ham/hende en eller flere af disse ordninger. Når de rigtige koder er registreret på medarbejderen, sørger ProLøn A/S for at beregningerne altid sker med den rigtige % sats. Udfyldelse af stambilag Nedenfor findes en nærmere beskrivelse af, hvordan udvalgte felter på stambilaget skal udfyldes. Er det pågældende felt udfyldt på forhånd af ProLøn A/S, skal virksomheden udfylde det. Medarbejder nr. kun hvis virksomheden har specielle ønsker til medarbejdernummeret, ellers påfører ProLøn selv et nr. ved oprettelse af medarbejderen. Ved oprettelse af tidligere ansat medarbejder, må man gerne anvende det medarbejdernr., der tidligere blev brugt, hvis medarbejderen ansættes i samme jobfunktion. Husk i denne situation at påføre ny ansættelsesdato. Ansættelsesdato Ved oprettelse af ny medarbejder påføres ansættelsesdato. Ved genansættelse af tidligere medarbejder angives den nye ansættelsesdato. Det er vigtigt at datoen er korrekt angivet, da den danner grundlag for beregning af antal feriedage og feriefridage samt indberetningen af ansættelsesperioder til Skat. Afdeling Feltet kan bruges, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man denne opdeling, skal det aftales med ProLøn A/S, der så sørger for at afdelingstekster vises på konteringsbilaget. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 10
Skatteoplysninger ProLøn A/S henter skatteoplysningerne direkte fra eskattekort, der administreres af Skat. Ved oprettelse af medarbejder skal angives hvilken type skattekort, medarbejderen anvender. H for hovedkort eller frikort, B for Bikort. Se nærmere beskrivelse af indhentning af Skatteoplysninger og tildeling af Skattefradragsdage i håndbogen Generelt og Satser. ATP På stambilaget findes en oversigt over de mulige ATP-koder. Se de aktuelle ATP-satser i håndbogen Generelt og Satser. Ferieopsparing Kode for ferieopsparing skal altid være påført. 0 ingen ferieopsparing 1 ferieopsparing (2014: 12,5 %). Ferieordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende ferieordning ved anvendelse af feriekode = 1. Arbejdsmarkedspension Pensionsordning (Industriens Pension) er indmeldt (af ProLøn) i firmaoplysninger ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende pensionsordning fra ansættelsestidspunktet ved at skrive 8910 udfor pensionsordningen. Hvis medarbejderen ifølge overenskomst skal påbegynde pensionsopsparingen på et senere tidspunkt, skal man huske at angive en startdato for pensionsopsparingen. Hvis startdato angives, påbegyndes pensionsopsparingen straks. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 11
Lønstatistik til Danmarks Statistik (DS) kun hvis virksomheden er pålagt at indberette løn oplysninger til DS. Hvis man skal indmelde lønstatistik, skal det (af ProLøn A/S) være indmeldt i firmaoplysninger, og det vil af det fremsendte stambilag fremgå, hvilke oplysninger virksomheden skal afgive for den enkelte medarbejder. Er du bruger af ProLøn-Internet vil der udfor de enkelte rubrr til indtastning af statistikoplysninger være en række vis-bokse, hvor du kan se, hvilke koder du har at vælge imellem. Vedr. DISCO-08 koden, vil den kunne findes på Danmarks Statistiks hjemmeside www.dst.dk. De oftest anvendte DISCO-08 koder for din branche er følgende: 721300: Pladesmedsarbejde (karosseribygger/autoopretter) 722100: Smedearbejde (vognsmed/grovsmed) 723110: Mekanikerarbejde 933410: Lagerarbejde 962200: Forefaldende arbejde 411000: Almindeligt kontorarbejde 431100: Almindeligt regnskabs- og bogføringsarbejde 912200: Rengøring af transportmidler 911230: Rengøring af industrilokaler 911210: Rengøring af kontorer Men hvis du har en ansat, som falder ind under en af de nævnte koder, må du selv finde den korrekte kode via Danmarks Statistiks hjemmeside www.dst.dk. Løngrundlag Kan anvendes til indberetning af løn, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Ændring af medarbejder Brugere af ProLøn Internet foretager selv eventuelle ændringer af en medarbejders stamoplysninger direkte på medarbejderens stamkort på Internettet. Brugere som indsender løn til os på papir kan påføre ændringer på det indsendte LØNGRUNDLAG. Man overstreger den oplysning, der skal ændres og påfører den nye oplysning i stedet. Man kan også foretage ændringer ved brug af STAMBILAG. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 12
Løn Når man indberetter lønnen kan man anvende lønarterne: 1001: Ferieberettiget løn eller 1002: Timeløn, der også behandles som ferieberettiget løn Eksempel: Registrering af timer og totalbeløb: 1001 Ferieberettiget løn: Eksempel: Registrering af timer og sats: 1002 Timeløn: ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 13
Pension Arbejdsmarkedspension / Industriens Pension (8910): (PBS.nr.: 01865846, overenskomstkode: 11700) Ved oprettelse af medarbejder skal virksomheden angive kode 8910 ud for feltet AM-pension for tilmelding til pensionsordning. Pensionsbidraget udgør pr. 1/7-2009: 12,0% (arbejdsgiver betaler 8,0% og medarbejder 4,0%). Der skal betales pensionsbidrag for medarbejdere, der er fyldt 18 år og har 2 måneders anciennitet. I de 2 måneders anciennitet indgår anciennitet fra tidligere ansættelser inden for de sidste 2 år, hvor medarbejderen har arbejdet under en overenskomst, som giver ret og pligt til medlemskab af Industriens Pension. Såfremt medarbejderen på ansættelsestidspunktet er omfattet af Industriens Pension eller anden arbejdsmarkedspension fra en tidligere ansættelse herunder tjenestemandspension eller tilsvarende lignende ordning skal der betales pensionsbidrag fra ansættelsens start. Det påhviler medarbejderen på ansættelsestidspunktet at dokumentere sin tidligere pensionsgivende anciennitet og/eller tidligere indbetaling til arbejdsmarkedspensionsordninger For lærlinge der er fyldt 20 år, og som efter udstået læretid fortsætter ansættelsen på praktikvirksomheden gælder, at uddannelsestiden fra det fyldte 20. år medregnes i den pensionsgivende anciennitet. Lærlinge er som hovedregel omfattet af pensionsordningen. Dog skal lærlinge, der påbegynder en erhvervsuddannelse inden for branchen efter det fyldte 20. år, omfattes af pensionsordningen, når 2 måneders anciennitet er optjent. Nyoptagne virksomheder i SKAD, som i forvejen har været dækket af en overenskomst. Over en 3 årig periode udgør betalingen: 1. år 25 % af 8/4 2. år 50 % af 8/4 3. år 75 % af 8/4 4. år fuld betaling Kontakt venligst ProLøn A/S ved benyttelse af dette, da procentsatserne skal styres manuelt indtil 4. år (samme overenskomstkode). ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 14
Fritvalgskonto ProLøn-SKAD Igangsætning Fritvalgskontoen blev indført pr. 1. maj 2007. Virksomheden afsætter for alle medarbejdere løbende på kontoen. Pr. 1. marts 2014 afsættes 1,30 %, pr. 1. marts 2015 afsættes 1,7 % og pr. 1. marts 2016 afsættes 2,0 % af den ferieberettigede løn, som stilles til rådighed for medarbejderens frie valg. Fritvalgskontoen omfatter også opsparing til søgne-helligdage (4,00 %) gælder dog for lærlinge og andre ansatte, som får løn på helligdage - og opsparing til eventuelt fravalgte feriefridage (0,50 % pr. feriefridag, max 2,50 %). Fritvalgskontoen er nærmere beskrevet i overenskomsten. Tilmelding af medarbejder / opsparing Medarbejderen tilmeldes FVK ved angivelse af løntransaktion på den specif medarbejder. På transaktionen angives den aktuelle opsparings% i kolonnen Antal. Løntransaktionen skal blive stående på medarbejderen så længe FVK er aktuel for den specif medarbejder og det er virksomheden, der efterfølgende sørger for evt. ændringer i %-satsen. Ud fra den indmeldte %-sats beregner ProLøn FVK-opsparingsbeløbet. Opsparingen er en % af den ferieberettigede løn: Beregning af FVK-opsparings% på den enkelte medarbejder: FVK-opsparing: + 1,30 % pr. 1. marts 2014 Tillægges SH-opsparing: + 4,00 % 1,70 % pr. 1. marts 2015 2,00 % pr. 1. marts 2016 Tillægges evt. fravalgte feriefridage: + 0,50 % pr. feriefridag (max 2,5 %) Fratrækkes evt. aftalt forhøjet pensionsopsparing: Tillæges evt. aftalt formindsket pensionsopsparing: - Indmeldes på løntransaktion + Indmeldes på løntransaktion Samlet FVK-opsparings%: = Indmeldes på løntransaktion (max. 7,8 % pr. 1. marts 2014) (max. 8,2 % pr. 1. marts 2015) (max. 8,5 % pr. 1. marts 2016) ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 15
Procentsatsen for fritvalgskontoen indmeldes på følgende løntransaktion for at starte opsparingen: Den beregnede FVK-opsparings% indmeldes på løntransaktion: 5100 FVK opsparing: udfyldes udfyldes udfyldes Ønsker medarbejderen fritvalgskontoen overført til sin am-pension indmeldes følgende transaktion: Hvis der er aftalt forhøjet pensionsopsparing til Industriens Pension indmeldes denne på løntransaktion (lønart 8916): 8916 Pensionsopsparing: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis der er aftalt forhøjet pensionsopsparing til andet pensionsselskab indmeldes denne på løntransaktion (lønart 890X*): 890X* Pensionsopsparing: udfyldes udfyldes udfyldes *) Lønarten kan være 8900, 8901, 8902, osv. afhængig af den pågældende AM-pensionsordning. Dog gælder for Industriens Pension, Pension Danmark og PFA Pension, at lønarten altid skal være 8916. Regulering af opsparing Har man brug for regulering af FVK-opsparingen skal man selv beregne beløbet, og indmelde dette på en løntransaktion i feltet Beløb. 5106 FVK regulering: udfyldes udfyldes udfyldes Udbetaling til medarbejder søgnehelligdag Ved udbetaling i forbindelse med afholdelse af søgnehelligdag skal indmeldes 1 løntransaktion. Medarbejder/arbejdsgiver bestemmer selv dagssatsen. Indgår i medarbejderens almindelige skatteberegning. enten: 5141 FVK søgnehelligdag: udfyldes udfyldes udfyldes eller: 5141 FVK søgnehelligdag: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen udbetales til medarbejder: 5141 FVK søgnehelligdag: 999,99 udfyldes udfyldes ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 16
Udbetaling til medarbejder engangsudbetaling Ved udbetaling i forbindelse med aftalt engangsudbetaling skal indmeldes 1 løntransaktion. Indgår i medarbejderens almindelige skatteberegning. Hvis et fast beløb skal udbetales til medarbejderen: 5143 FVK engangsudbetaling: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen skal udbetales til medarbejderen: 5143 FVK engangsudbetaling: 999,99 udfyldes udfyldes Restopsparing på fritvalgskontoen FVK bliver automatisk nulstillet ved hverken ferieårets slutning eller årets slutning. Hvis der er overskud på fritvalgskontoen ved årets udløb, skal beløbet overføres til feriekortet, således at saldoen tillægges feriepengene. Ved overførsel til ferieordning ved løbende ferieopsparing skal der indmeldes 1 transaktion. Skatten af feriepengene beregnes sammen med de øvrige feriepenge. 5152 FVK til ferieordning: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen overføres til ferieordningen: 5152 FVK til ferieordning: 999,99 udfyldes udfyldes Ved fratrædelse opgøres fritvalgskontoen, og evt. overskud udbetales på virksomhedens førstkommende lønningsdag efter fratrædelsen, dog senest 1 måned efter fratrædelsen. Hvis hele FVK-kontoen skal udbetales til medarbejderen: 5143 FVK engangsudbetaling: 999,99 udfyldes udfyldes En medarbejder, der fratræder, kan alternativt vælge at få overført restsaldoen til sit feriekort, således at saldoen tillægges feriepengene. Hvis hele FVK-kontoen overføres til ferieordningen: 5152 FVK til ferieordning: 999,99 udfyldes udfyldes ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 17
Fritvalgskonto - lærlinge Lærlinge er efter 9 måneders anciennitet til enhver tid omfattet af fritvalgskontoen. Vær opmærksom på, at %-satsen kun er op til max. 3,8 % pr. 1. marts 2014, 4,2 % pr. 1. marts 2015 og 4,5 % pr. 1. marts 2016, da lærlinge får almindelig løn på søgnehelligdage. Søgnehelligdage Lærlinge/elever. Lærlinge/elever skal have normal løn ved afholdelse af disse dage. Man skal derfor registrere lønnen som normalt. Fridage 1. maj, 5. juni og 31. december er hele fridage. Betalingen for disse dage sker fra fritvalgskontoen. D. 24. december betragtes som en hel fridag med fuld løn, såfremt den falder mandag - fredag. Falder d. 24. december på en lørdag eller søndag, ydes der ingen kompensation. Denne fridag hører under fritvalgskontoen. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 18
Feriefridage Der optjenes fra 1. ansættelsesdag ret til en feriefridag for hver 2 måneder og 12 dages beskæftigelse indenfor et overenskomstår. Feriefridagene tilskrives umiddelbart efter udgangen af optjeningsperioden og kan herefter forbruges. Løn på feriefridage er feriepenge- og pensionsberettiget. Lærlinge skal have normal løn ved afholdelse af feriefridage Udbetaling Udbetaling af løn for feriefridage sker ved brug af lønart 3211 (såfremt virksomheden benytter Proløn til styring af feriefridage - se næste afsnit). Til svende udbetales på feriefridage 90 % af gennemsnitslønnen optjent i det sidst afsluttede kvartal. Eksempel: Udbetaling for 1 feriefridag for en fuldtidsansat: 3211 Feriefridag/afholdt 7,40 udfyldes med timesats udfyldes Ubrugte feriefridage fra det afsluttede feriefri år udbetales i 1. løn efter 1. maj. Kompensationen svarer til løn under sygdom for hver ubrugt feriefridag. Lønart 3211 anvendes. Styring af feriefridage. Der er mulighed for styring af feriefridagene således, at der informeres herom på den enkelte lønseddel. Ønsker man at gøre brug af denne facilitet, skal man gøre følgende: Medarbejderen registreres med lønart 3601 og registreringen skal blive stående på løngrundlaget(papir)/løntrans.(internet) permanent. Eksempel for en fuldtidsansat 14-dageslønnet: 3601 Feriefri/grundlag 74,00 udfyldes udfyldes Når medarbejderen afholder feriefridagene, skal de dage, der afholdes, registreres. Eks. for en fuldtidsansat, der afholder 1 feriefridag: 3621 Feriefri/afholdt 1,00 udfyldes med dagssats udfyldes BEMÆRK! Hvis man gør brug af muligheden for styring af feriefridage, anvendes lønart 3621 til både at registrere de forbrugte dage og til udbetaling af løn. Lønart 3211 skal derfor anvendes til udbetaling. Feriefridage styres i lønsystemet ved hjælp af ansættelsesdatoen på medarbejderen. Opsparing til feriefridage starter derfor fra den angivne ansættelsesdato. Ønskes en alternativ startdato for opsparingen, bedes man rette henvendelse til Proløn. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 19
Ubrugte feriefridage fra det afsluttede feriefri år udbetales i sidste lønkørsel inden 1. maj. Kompensationen svarer til løn under sygdom for hver ubrugt feriefridag. Anvend lønart 3623. Eks. på udbetaling af 2 ubrugte feriefridage indenfor feriefriåret: 3623 Feriefri/afholdt 2,00 med dagssats udfyldes Saldoen på feriefridagsregnskabet vil efter 1. lønkørsel efter 1. maj blive nulstillet, og opsparingen for det nye feriefri år vil starte. Hvis du senere end 1. lønkørsel efter 1. maj vil udbetale kompensation for ubrugte feriefridage i det gamle feriefri år skal du anvende lønart 3637 til udbetaling af disse. Eks. på udbetaling af 2 ubrugte feriefridage efter feriefriårets udløb: 3637 Feriefri/afholdt 2,00 med dagssats udfyldes Styring af feriefridage for funktionærer Hvis der ønskes registrering af optjente og afholdte feriefridagstimer på lønsedlen, gøres følgende: Medarbejderens arbejdstid (fra ansættelseskontrakten) registreres på den enkelte medarbejder. Registreringen skal blive stående på løngrundlag fra gang til gang Eksempel for en fuldtidsansat funktionær: 3601 Feriefri/grundlag 160,33 udfyldes udfyldes Når medarbejderen afholder feriefridagene, skal de timer, der afholdes, registreres på følgende måde: Eksempel for en fuldtidsansat funktionær, der afholder 1 feriefridag, hvor han/hun skulle have arbejdet 7 timer: 3623 Feriefri/afholdt 7,00 udfyldes udfyldes ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 20
Ferie Virksomheden har som medlem af SKAD mulighed for at beholde medarbejdernes feriepenge i virksomheden. Vi oplyser ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister) om feriepengene, og det er derfor vigtigt, at få nedskrevet medarbejdernes saldi hos ACF efterhånden, som feriepengene bliver brugt. Det kan enten gøres direkte hos ACF via deres hjemmeside eferiekort.dk eller via lønsystemet. Alternativt benyttes Feriekonto. Svende Svende skal IKKE have løn på feriedage. Betaling for feriedage sker gennem ferieordningen. Hvis feriepengene er hensat til FerieKonto skal virksomheden foretage sig noget, da medarbejderen her får feriekort fra FerieKonto og selv skal sørge for udbetaling herfra. Administrerer virksomheden derimod selv feriepengene, skal udbetaling ske over lønnen ved hjælp af følgende lønarter medmindre virksomheden vælger selv at nedskrive direkte via ACF. Lønart 8847 benyttes ved afholdt ferie optjent i år -2 (forrige år) Lønart 8878 benyttes ved afholdt ferie optjent i år -1 (sidste år) Der skal tastes antal feriedage i antal og det samlede beløb for de ønskede feriedage i beløb. Eksempel på udbetaling fra feriekort fra 1/1 30/04: 8847 Udb. Feriekort år -2 udfyldes udfyldes udfyldes Eksempel på udbetaling fra feriekort fra 1/5-31/12: 8848 Udb. Feriekort år -1 udfyldes udfyldes udfyldes Udbetaling sker fra feriekort efter anmodning fra medarbejder. Læs nærmere om udbetaling fra feriekort i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 21
Lærlinge. Lærlinge skal have normal løn ved afholdelse af ferie. Dog skal der beregnes ferietillæg/feriepenge af løn under ferie. Derfor bør lønnen registreres på en anden lønart, når ferie afholdes. Eksempel for en lærling, der holder 1 uges ferie: 1121 Ferie med løn 37,00 udfyldes normal ugeløn Desuden skal der udbetales 1% af sidste års ferieberettigede løn i ferietillæg. Ferietillægget udbetales normalt sammen med maj lønnen, men kan dog også udbetales, når ferien afholdes. Eksempel: 8830 Udbetalt ferietillæg udfyldes udfyldes udfyldes Skulle man få brug for at udbetale ferietillæg optjent år -2 (forrige år), skal man i stedet for lønart 8830 anvende lønart 8829. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 22
Sygdom Ansættelse under 8 uger Arbejdsgiveren udbetaler IKKE løn eller dagpenge. Sygedagpenge udbetales af lønmodtagerens hjemkommune. Hvis virksomheden ønsker sygefraværet vist på lønsedlen er dette muligt ved registrering af timerne på en løntransaktion på lønart 3101. Hvis virksomheden ønsker sygefraværet vist på lønsedlen, skal man foretage sig noget. Løntransaktion for medarbejderen: 3101 Sygetimer udfyldes udfyldes udfyldes Ansættelse over 8 uger, men under 6 måneder Arbejdsgiveren udbetaler sygedagpengesats. De aktuelle sygedagpengesatser findes i håndbogen Generelt og Satser Sygedagpenge er IKKE ferieberettiget, men dog pensionsberettiget. Løntransaktion for medarbejderen: 3141 Sygedagpenge udfyldes udfyldes udfyldes Efter 6 måneders ansættelse. Medarbejderen skal i op til 8 uger aflønnes med sin gennemsnitsløn fra det sidst afsluttede kvartal. Denne ydelse er feriepenge- og pensionsberettiget. Retten til betaling stopper såfremt sygedagpengerefusionen fra kommunen ophører og dette skyldes medarbejderens forsømmelse af de pligter, der følger af sygdedagpengeloven. Lønnen registreres på lønart 3111, som er både ferie- og pensionsberettiget Eksempel på løntransaktion for sygeløn med feriepenge og pension: 3111 Sygeløn (ferieber.) udfyldes udfyldes udfyldes Sygdom på arbejdspladsen. Ved sygdom på arbejdspladsen, hvor den pågældende svend må forlade sit arbejde, yder arbejdsgiveren timeløn for de manglende timer den pågældende dag. Dette gælder fra 1. dag i ansættelsen. Lønnen registreres på lønart 3111, som er både ferie- og pensionsberettiget Eksempel på løntransaktion for sygeløn med feriepenge og pension: 3111 Sygeløn (ferieber.) udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 23
Tilskadekomst Ved tilskadekomst på arbejdspladsen betales medarbejderen løn i indtil 8 uger. Sygelønnen beregnes ud fra gennemsnitslønnen fra det sidst afsluttede kvartal. Lønnen registreres på lønart 3111, som er både ferie- og pensionsberettiget Eksempel på løntransaktion for sygeløn under tilskadekomst: 3111 Sygeløn (ferieber.) udfyldes udfyldes udfyldes Sygdom lærlinge Lærlinge skal have fuld løn under sygdom. Man skal derfor registrere lønnen som normalt. Hvis man ønsker sygefraværet vist på lønsedlen, er dette muligt ved registrering af timerne på en løntransaktion på lønart 3101. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3101 Sygetimer udfyldes udfyldes udfyldes Barns 1. sygedag Til medarbejdere med 6 måneders anciennitet indrømmes der frihed med løn, når det er nødvendigt af hensyn til pasning af medarbejdernes syge hjemmeværende barn/børn under 14 år. Lønnen udgør 90 % af gennemsnitslønnen optjent i det sidste kvartal. Denne frihed omfatter kun den ene af barnets forældre og alene barnets første sygedag. Barns første sygedag defineres som den dag, hvor forælderen enten må forlade arbejdspladsen alternativt møder om morgenen på grund af barns sygdom. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen (timer indmeldes): 3311 Barns 1. sygedag udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 24
Barsel Før fødsel og indtil 14 uger efter fødsel (graviditets-/barselsorlov) Arbejdsgiveren betaler til medarbejdere, der på det forventede fødselstidspunkt har 9 måneders anciennitet, løn under fravær på grund af barsel i indtil 14 uger efter fødslen (barselsorlov) samt løn under fravær i de 4 ugers graviditetsorlov før forventet fødselstidspunkt (graviditetsorlov). Til adoptanter udbetales løn under barsel i 14 uger fra barnets modtagelse. Lønnen svarer til den løn, den pågældende ville have oppebåret i perioden. Beløbet indeholder den ved lovgivningen fastsatte maksimale dagpengesats. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3161 Løn barsel udfyldes udfyldes udfyldes Ekstra pensionsbidrag under barselsorlov (14 uger) Under de 14 ugers barselsorlov indbetales et ekstra pensionsbidrag til medarbejdere med 9 måneders anciennitet på det forventede fødselstidspunkt: Bidraget udgør pr. 1/7-2014 kr. 12,75 pr. time (arb.giver betaler kr. 8,50 og medarb. kr. 4,25). Bidraget udgør pr. måned kr. 2.040,- (arb.giver betaler kr 1.360,- og medarb. kr. 680,-). Eksempel på løntransaktion ved medarbejderens øgede pensionsbidrag 8921 Reg. arbm.pension udfyldes 4,25 udfyldes Eksempel på løntransaktion arbejdsgiverens øgede pensionsbidrag 8920 Reg. arbm.pension arbg. udfyldes 8,50 udfyldes Fædreorlov Ved fædreorlov betales fuld løn i indtil 2 uger ved barnets hjemkomst. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3161 Løn barsel udfyldes udfyldes udfyldes Forældreorlov Pr. 1. juli 2014 gives der mulighed for at holde forældreorlov i indtil 13 uger. Af disse 13 uger har hver af forældrene ret til betaling i 5 uger. Holdes orloven, der er reserveret til den enkelte forælder, bortfalder betalingen. De resterende 3 ugers orlov ydes enten til den ene eller den anden forælder. De 13 uger skal afholdes indenfor 52 uger efter fødslen. Medmindre andet aftales, skal de 13 uger varsles med 3 uger. Hver af forældrenes orlov kan maksimalt deles i to perioder, medmindre andet aftales. Det er en forudsætning for betalingen, at arbejdsgiveren er berettiget til refusion svarende til ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 25
den maksimale dagpengesats. Såfremt refusionen måtte være mindre, nedsættes betaling til medarbejderen tilsvarende. Betalingen i disse 13 uger svarer til den løn, den pågældende ville have oppebåret i perioden. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3161 Løn barsel udfyldes Orlov derudover Såfremt medarbejderen efter forældreorloven tager yderligere orlov, er det på dagpenge fra bopælskommunen. ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 26
Specielt vedr. lærlinge Da lærlinge efter overenskomsten oppebærer normal løn under afholdelse af ferie, skal de opspare til ferieordningen. Da man senere som svend betales fra ferieordningen ved afholdelse af ferie, skal man i slutningen af læretiden opspare/indbetale til ordningen, så der senere er noget at udbetale af. Lærlingens sidste læreår Fra og med første lønkørsel i det sidste hele kalenderår, inden lærlingen udlæres, gøres følgende: Feriekoden ændres til 1, så der sættes gang i feriepengeberegningen ProLøn-SKAD 01-08-2014 Side 27