Referat fra bestyrelsesmøde nr. 161, torsdag den 14. august 2014 kl. 16.00. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Ikke mødt Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Indhold: Beslutningspunkter: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Bettina W. Spaanheden (BWS) Leder af regn. bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk bilag 1. Godkendelse af referat nr. 159 af 3. juni 2014 og nr. 160 af 26. juni 2014. 2. Revisionsprotokollat side 630. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger (delvist lukket punkt). 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 159 af 3. juni 2014 og 26. juni 2014. Beslutning: Nr. 159 og 160 blev godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Der var ikke indkomne punkter. Debatpunkter: Ad 4 Trappenyt Administrationen ser en mulighed i at tilbyde Bramming Boligforening at deltage i Trappenyt. Samarbejdet vil betyde et større oplag, flere annoncekroner og flere emner til artikler. Økonomi og omfang er ikke afklaret. Hvad mener hovedbestyrelsen? Sagsbehandling: Bramming Boligforening har ikke p.t. taget stilling til spørgsmålet. Organisationsbestyrelsens generelle holdning er, at ideen er god, og der må arbejdes videre. Det må dog ikke resultere i at der kommer flere reklamer i bladet. Iflg. den seneste brugerundersøgelse, læser 95% af bladets abonenter bladet. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede. Grådyb Kollegiet Kollegiet bliver klar til indflytning 1. september 2014. Udsmykning af kollegiet blev gennemgået pris kr. 140.000 hvis der er økonomiske midler i byggesagen vil udsmykningen blive udført. For at skabe et fælles udtryk, bliver det opsat rullegardiner i alle lejemål, ca kr 270.000. Åbent hus afholdes når beboerne er flyttet ind (medio sept.) Gerne med deltagelse af politikere og afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra s øvrige afdelinger. Stengårdsvej Urafstemning på Stengårdsvej i september måned er planlagt. Der udarbejdes informationsmateriale som afleveres personligt til alle beboere (lejemål), sammen med afstemningssedler. Afstemning skal sendes direkte pr. post til s advokat som åbner brevene og optæller stemmerne. side 2
Afdeling 34, Storegade/Grundtvigsalle ombygning af butik til bolig Licitation afholdes i oktober måned 2014. Opstart først i 2015. Afdeling 5, Sp. Møllevej. Der afholdes afdelingsmøde medio sept. vedr. køkkener i de små lejemål. Bestyrelsens rundtur til afdelingerne: Program blev gennemgået. Ombygning af kontor er i fuld gang, bestyrelsen besigtigede lokalerne. Ad 6 Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) Peter S. orienterede: Tomgang generelt. Udgifter til tab ved tomgang af alm. lejligheder er kr. 20.000 under sidste år på samme tid. liger er kr. 9.000 mindre og ældreboliger kr. 23.000. Erhverv, Kvaglundparken 4 er p.t. ikke udlejet, men der er møde i næste uge med en interesseret lejer. De nye ventelister blev rost og debatteret. PS foreslog en form for markedsføring for at tiltrække de 50-60 årige. Hjemmesiden skal oplyse, at der er specielle ventelister som er gældende for afdeling 46 og 92 (er gennemført). Kvaglundparken 4. Punktet er behandlet tidligere under punkt 6. Ad 7 Økonomi Lene orienterede: Orientering generelt. Afkast Nordea 1,16% p.a. og Alm. Brand 4,1% p.a. Porteføljeændring besluttes senere. Der er møde med Nordea i september. Handelsbankens tilbud om porteføljehåndtering blev afslået af org. bestyrelsen. Overarbejde og afpadsering Afrapporteres ved næste bestyrelsesmøde. Ad 8 Drift Erik B. orienterede. Status på nedgravede affaldsbeholdere. Inspektører og varmemestre er i gang med at indsamle og registrere data, som skal danne grundlag for en beslutning. For de afdelinger, hvor det viser sig at være økonomisk og praktisk relevant og muligt at indføre, udarbejdes materiale til behandling på næste års afdelingsmøder. side 3
Status på inspirationsindsamling hos firmaer og kolleger. Der er set på effektiv drift synlig ledelse, digitalisering af forbrugsregnskaber. Mandag den 18. august besøger EB, JF, AR og BWS fa. Ba- Technologies i Svendborg ang. køb af it-system med henblik på, at selv håndterer forbrugsafregninger. Synlig ledelse er implementeret hos varmemestre. I september måned kommer Bolind og fremviser en solcelleløsning. Mu-samtaler Indledende orientering om efterårets MU-samtaler og kursusplanlægning. I næste uge udarbejdes kursuskatalog. Mu-samtaler afholdes i september og oktober måned 2014. Elevordning Der er ansat en ny medarbejder på prøve i Fyrparken. Medarbejderen forventes at indgå i en elevaftale om ca. 3 mdr. (afløsning for Søren J.). Ad 9 Indkomne punkter Afdeling 26 - Landsbyggefonden Besøg fra Landsbyggefonden den 30. juni. PS orienterede fra besøget. Besøget omhandlede afdeling 26 under og en afdeling under ESB, samt afdeling 3 og 4 under Bramming Boligforening. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Trappenyt udkommer næste gang den 22.08.2014. Nyt fra Fritidsudvalget. Der kommer en del i Trappenyt fra fritidsudvalget. Repræsentantskabsfesten afholdes fredag den 30. januar 2015 i Blue Water Arena. Referat fra møde den 5. august 2014 er lagt på ipad. Nyt fra kunstudvalget. Der afholdes møde på tirsdag hvor resultat af spørgeskemaundersøgelsen evalueres/behandles. Målsætningsudvalget. Intet. Byggeudvalget. Der er lidt uklarhed omkring hvilke byggesager der skal afrapporteres via skematik. Konklusionen blev, at EL fortsætter som nu. Senere udarbejdes forretningsgang som klarlægger hvilke projekter der skal afrapporteres til bestyrelsen, og hvilke byggesager der skal beregnes honorar til bestyrelsen. side 4
Ad 11 Afdelinger (delvist lukket punkt) Sommerhuse Anett L. anbefaler, at der installeres trådløst netværk i vores 2 sommerhuse. El sørger for, at der bliver installeret trådløst netværk i begge sommerhuse. Claus-Peter ønsker at der udarbejdes en inventarliste og brugsanvisning til s sommerhuse. Helene, EL og EB besøger husene og gennemgår udstyret og køber hvad der er behov for. Ad 12 Personale nyansættelse i administrationen Status på nyansættelse til udlejning/bogholderi. Der er ansøgningsfrist i morgen d. 15/8. P.t. er der ca. 35 ansøgninger. I næste uge udvælges de personer der skal til samtale. Samtaler forventes afholdt først i september måned 2014. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Intet. Ad 14 FF og FU samarbejde Planlægning af møde mellem kommunale politikere og politikere fra Esbjergs boligforeninger. Emne er særligt 59 sager. Ad 15 Evt. Ingen emner. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2014. Hovedbestyrelse: Tirsdag den 2. september. Torsdag den 2. oktober. Tirsdag den 4. november. Torsdag den 4. december. Fælles arrangementer: Almene Boligdage 4-6. september 2014 i Bellacentret. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Udvidet FU 30. september 2014 kl. 17.00 (bemærk ændret dato). Lokal FU 2. december 2014 kl. 17.00 3 i 1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. side 5
Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde er ikke aftalt. Referat godkendt den 2. september 2014 side 6