UDBUDSBETINGELSER EU-UDBUD NR. 2017/S 002-001952 PARALLELLE RAMMEAFTALER OM TOTALRÅDGIVNING - NYBYGGERI, STØRRE OMBYGNINGER OG HELHEDSPLANER FOR BOLIGFORENINGEN AAB Nielsen & Thomsen Advokatpartnerselskab Østbanegade 55 2100 København Ø Danmark Tlf: 35 44 70 00 Fax: 35 44 70 01 www.ntadvokater.dk nt@ntadvokater.dk CVR nr.: 35 40 74 48
Side 2 af 19 Boligforeningen AAB offentliggør hermed tilbudsmateriale vedrørende EU-udbud nr. 2017/S 002-001952 Parallelle rammeaftaler om totalrådgivning nybyggeri, større ombygninger og helhedsplaner for Boligforeningen AAB. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015), hvilket indebærer at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. Tilbudsgiver har ansvaret for at hente alt tilbudsmateriale, herunder evt. spørgsmål, svar og rettelsesblade, på www.nt.dk/fagområder/erhverv/udbudsret/udbud.aspx. Tilbudsgiver skal derfor løbende holde sig orienteret om udbuddet på denne side. Det medfølgende udkast til parallel rammeaftale vil blive færdiggjort ved udbudsforretningens afslutning med de tilføjelser de antagne tilbud måtte medføre. Vi ser frem til at modtage rettidige og konditionsmæssige tilbud. På vegne af Boligforeningen AAB Rikke Lange Slavensky Advokat
Side 3 af 19 Indhold 1 Ordregiver... 5 1.1 Kontaktperson under udbuddet:... 5 2 Indledning... 5 2.1 Baggrund... 5 2.2 De retlige rammer... 6 2.3 ne... 6 3 Prækvalifikation... 6 3.1 Prækvalifikationsanmodning... 6 3.2 ESPD... 7 3.3 Udelukkelsesgrunde... 8 3.4 Støttende enheder... 8 3.5 Om prækvalifikationsanmodningen i øvrigt... 8 3.6 Meddelelse om prækvalifikation... 9 4 Generelt... 9 4.1 Udbudsmaterialet... 9 4.2 Definitioner... 10 5 Udbuddets omfang og genstand... 10 6 Vilkår for afgivelse af tilbud... 11 6.1 Spørgsmål... 11 6.2 Tilbudsfrist... 11 6.3 Vedståelsesfrist... 11 6.4 Åbning af tilbud... 12 6.5 Forventet tidsplan... 12 6.6 Huskeliste... 12 7 Generelt om tilbuddets indhold... 13 7.1 Sprog... 13 7.2 Alternative tilbud... 13 7.3 Opdeling i delaftaler... 13 7.4 Forbehold... 13 7.5 Fortrolighed... 13 8 Parallel rammeaftale... 14
Side 4 af 19 8.1 Rammeaftalens karakter... 14 8.2 Aftalegrundlag... 14 9 Honorarsats og timesatser... 14 10 Procesbeskrivelser... 15 11 Tildelingskriterium... 15 11.1 Honorar 40 %... 16 11.2 Procesbeskrivelse 60 %... 17 12 Evaluering... 17 12.1 Evaluering Honorar... 17 12.2 Evaluering - Procesbeskrivelse... 18 13 Tildelingskriterier ved genåbning af konkurrencen (miniudbud)... 18 14 Tildeling og aftalestart... 18 14.1 Tildelingsprocessen... 18 14.2 Tildeling... 19
Side 5 af 19 DEL I: INDLEDENDE 1 ORDREGIVER Boligforeningen AAB s afdelinger v/boligforeningen AAB Svend Aukens Plads 9 2300 København S Hjemmeside: www.aab.dk 1.1 Kontaktperson under udbuddet: Advokat Rikke Lange Slavensky Nielsen & Thomsen Advokater Østbanegade 55, 4. sal 2100 København Ø rls@ntadvokater.dk Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes til ovennævnte kontaktperson. Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: Parallelle rammeaftaler om totalrådgivning AAB. 2 INDLEDNING 2.1 Baggrund AAB er en almen boligforening, der udlejer omkring 19.000 almene boliger fordelt på 107 afdelinger i København og omegn. AAB har eksisteret siden 1912 og er Danmarks ældste og største almene boligforening. Boligforeningen AAB har et unikt beboerdemokrati, hvor målsætningen er, at den enkelte beboer skal have størst mulig indflydelse på egne boligforhold. Der er fælles rammer, der skal følges, men stort set alt, hvad
Side 6 af 19 der vedrører driften af den enkelte afdeling, er uddelegeret til afdelingen og den afdelingsbestyrelse, der er valgt. Derfor udgør hver enkelt AAB-afdeling en selvstændig økonomisk og demokratisk enhed, der alene hæfter for egen økonomi. For yderligere oplysninger om Boligforeningen AAB henvises til www.aab.dk. 2.2 De retlige rammer Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud efter reglerne i Udbudslovens 58-60, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 002-001952. Nærværende udbud vedrører Boligforeningen AAB s udbud af 5 parallelle rammeaftaler om totalrådgivning i forbindelse med nybyggeri, større ombygninger og helhedsplaner, som nærmere beskrevet i det samlede udbudsmateriale, jf. pkt. 4.1. 2.3 ne Nærværende udbudsbetingelser beskriver selve udbudsprocessen og kravene til tilbudsafgivelse. Under punkt 3 (Del II) er prækvalifikationsbetingelserne og processen for prækvalifikation beskrevet. Ved ansøgning om prækvalifikation er det dermed dette punkt tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på. Øvrige punkter i udbudsbetingelserne vedrører selve tilbudsafgivelsen, og vil således være relevant for de 5 tilbudsgivere, der prækvalificeres og opfordres til at afgive tilbud. DEL II: PRÆKVALIFIKATION 3 PRÆKVALIFIKATION 3.1 Prækvalifikationsanmodning Aflevering af ansøgning om prækvalifikation skal være ordregiver i hænde senest Torsdag den 2. februar 2017 kl. 12:00. Anmodning om prækvalifikation skal sendes pr. e-mail til ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1. Ansøgning om prækvalifikation består af følgende: Behørigt udfyldt ESPD, jf. udbudsbilag B.
Side 7 af 19 Hvis ansøger er et konsortium Behørigt udfyldte ESPD er fra øvrige deltagere i konsortiet Hvis der indgår støttende enheder i ansøgningen Behørigt udfyldte ESPD er fra støttende enheder samt behørigt udfyldte støtteerklæringer fra støttende enheder, jf. punkt 3.4 og udbudsbilag C. Referenceliste over tilsvarende opgaver udført indenfor de seneste 3 år før ansøgningsfristens udløb. Ansøgeren må vedlægge maks. 10 referencer for tilsvarende opgaver. For krav til referencerne henvises til udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3. For oversigt over udbudsmateriale vedrørende prækvalifikationen henvises til pkt. 4.1. 3.2 ESPD Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-2 nævnte forhold. Der er tale om foreløbigt bevis for: 1. at ansøger eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. nærmere nedenfor, og 2. at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder mindstekrav til egnethed (økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk kapacitet), der er fastsat i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2), og 3. hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9) i udbudsbekendtgørelsen. Alle krav til personlige oplysninger, udelukkelsesgrunde og egnethed fremgår således af ESPD dokumentet. Tilbudsgiver skal udfylde og medsende ESPD ved afgivelse af tilbud. ESPD kan medsendes i udprintet version eller elektronisk. Afgivelse (udfyldelse) af ESPD sker via https://ec.europa.eu/gowth/tools-databases/espd/filter?lang=da Den i udbudsmaterialet medsendte xml-fil downloades af tilbudsgiver, hvorefter den uploades herfra til ovennævnte webadresse. ESPD er herefter klar til tilbudsgivers udfyldelse. Der henvises for yderligere oplysninger til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument.
Side 8 af 19 3.3 Udelukkelsesgrunde Ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis ansøgere eller tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Oplysningerne herom anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument Del III, afsnit A, B og C. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudslovens 136. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument for korrekt udfyldelse af formularen. Ordregiver vil herudover udelukke ansøgere eller tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de er omfattet af en frivillig udelukkelsesgrund i udbudslovens 137. Oplysninger herom skal anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument Del III, afsnit C. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument om de frivillige udelukkelsesgrunde. 3.4 Støttende enheder Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underrådgiver) angående økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk kapacitet, skal ansøger fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske kapacitet. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøger, jf. udbudslovens 144, stk. 2. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for en støtteerklæring (udbudsbilag C), som ansøger opfordres til at benytte. Den udfyldte skabelon eller anden dokumentation indleveres som en del af ansøgningen om prækvalifikation udover det fælleseuropæiske udbudsdokument. 3.5 Om prækvalifikationsanmodningen i øvrigt Ordregiver kræver, at ansøger og den juridiske enhed, som ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet på, hæfter solidarisk for aftalens gennemførelse. Ordregiver forbeholder sig ret muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis ansøgninger ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Oplysninger afgivet af tilbudsgiver i ESPD skal kunne dokumenteres på ordregivers anmodning herom og inden for 3 dage. Opmærksomheden henledes på, at indhentelse af serviceattest til dokumentation af de obligatoriske udelukkelsesgrunde tager længere tid, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at indhente denne allerede under udbudsprocessen. Tilbudsgiver vil blive erklæret for uegnet og tilbuddet udgå af evalueringen såfremt dokumentationen ikke fremsendes rettidigt eller tilbudsgiver ikke efterlever de stillede krav til egnethed. Tilsvarende gør sig gæl-
Side 9 af 19 dende såfremt tilbudsgiver ikke rettidigt fremsender supplerende eller præciserende oplysninger vedrørende dokumentationen på ordregivers anmodning. 3.6 Meddelelse om prækvalifikation Ordregiver vil orientere alle berørte ansøgere, når beslutningen om, hvem der opfordres til at afgive tilbud, er truffet. Ordregiver forventer at træffe beslutning herom i uge 6/2017. Samtidig med meddelelse om prækvalifikationsbeslutning genfremsendes udbudsmaterialet til de udvalgte ansøgere. Alene prækvalificerede ansøgere kan afgive tilbud på opgaven. DEL III: TILBUDSAFGIVELSE 4 GENERELT 4.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: 1) Nærværende udbudsbetingelser med udbudsbilag: Udbudsbilag A: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbilag B: ESPD Udbudsbilag C: Skabelon til brug for afgivelse af støtteerklæring Udbudsbilag D: Tilbudsskema Udbudsbilag E: Case vedr. ombygning/renovering/helhedsplaner Udbudsbilag F: Case vedr. nybyggeri 2) Udkast til parallel rammeaftale med følgende bilag: Bilag 1: ABR 89 med tilføjelser, præciseringer og ændringer Bilag 2: Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og Planlægning 2012 Bilag 3: Ydelsesbeskrivelse for Anlæg og Planlægning 2013 Bilag 4: Ydelsesbeskrivelse Arbejdsmiljøkoordinering Bilag 5: Ydelsesbeskrivelse 8.4 Digital projektering Bilag 6: Udbudsmaterialet inkl. rettelsesblade og bilag Bilag 7: Honorar og timesatser (udbudsbilag D) Bilag 8: Forsikringscertifikat for Rådgiver af dato Bilag 9: Rådgiverens tilbud af dato 3) Bilag A Skabelon for opfordringsskrivelse ifm. genåbning af konkurrencen (miniudbud)
Side 10 af 19 4) Bilag B Skabelon for aftale (miniudbud) Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale. 4.2 Definitioner I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykket SKAL krav, som tilbuddet skal opfylde for at komme i betragtning. I nærværende udbudsmaterialet angiver udtrykkene KAN, BØR og FORVENTES krav, hvis manglende opfyldelse ikke bevirker, at Ordregiver vil se bort fra tilbuddet. Ordregiver henstiller dog til, at kravene overholdes så vidt det overhovedet lader sig gøre. Ordregiver forbeholder sig ret muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Det bemærkes dog, at mulighederne herfor er meget begrænsede, hvorfor Tilbudsgiver som udgangspunkt må påregne, at afhjælpning ikke er mulig. 5 UDBUDDETS OMFANG OG GENSTAND Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på parallelle rammeaftaler om totalrådgivning. Der udbydes 5 parallelle rammeaftaler om totalrådgivning i forbindelse med nybyggeri, større ombygninger og helhedsplaner af ejendomme tilhørende afdelinger hørende under Boligforeningen AAB, jf. pkt. 2.1. Omfanget af de udbudte parallelle rammeaftaler er nærmere afgrænset på følgende vis: Ved større ombygninger forstås større sammenhængende ombygnings-/renoveringsindsatser for den enkelte afdeling. Almindelig bygningsrenovering relateret til drift og vedligeholdelse vil blive udbudt særskilt på et senere tidspunkt. Kravene til rådgivningsydelsen fremgår af udkast til Rammeaftale, jf. pkt. 4.1. Ordregiver er ansvarlig for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og evt. rammeaftale indgås med Ordregiver. For så vidt angår de konkrete aftaler under rammeaftalen, er det i alle henseender alene den konkret afdeling af Boligforeningen AAB, der er forpligtet og berettiget efter aftalen, jf. pkt. 2.1. Det er Ordregivers forventning, at der årligt vil blive tildelt op til 5 konkrete aftaler under de parallelle rammeaftaler. Værdien af de konkrete aftaler vil være vekslende, men de vil vedrører projekter, hvor håndværkerudgifterne for størstedelen vil udgøre minimum 70 mio. kr. inkl. moms.
Side 11 af 19 De 5 parallelle rammeaftaler er ikke eksklusive i aftaleperioden, og Ordregiver har derfor mulighed for at indgå andre enkeltstående aftaler om totalrådgivning inden for de udbudte rammeaftalers område. Ordregiver forpligter sig dog til ikke at indgå yderligere rammeaftaler om totalrådgivning inden for de udbudte rammeaftalers område indenfor aftaleperioden for nærværende parallelle rammeaftaler. 6 VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD 6.1 Spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. e-mail til kontaktpersonen nævnt under pkt. 1 så hurtigt som muligt og senest pr. 1. marts 2017. Spørgsmål vil blive besvaret løbende og senest den 7. marts 2017 og offentliggjort i anonymiseret form på http://www.nt.dk/fagområder/erhverv/udbudsret/udbud.aspx Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. Såfremt de stillede spørgsmål giver anledning til rettelser eller suppleringer af udbudsmaterialet, vil disse blive offentliggjort i form af et eller flere rettelsesblade på http://www.nt.dk/fagområder/erhverv/udbudsret/udbud.aspx senest pr. ovennævnte svarfrist. 6.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest Mandag den 13. marts 2017 kl. 12:00. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Tilbud sendes pr- e-mail til Ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1. Emnefeltet bedes udfyldt med Tilbud vedrørende Der kan modtages e-mails op til 50 MB. Tilbudsgiver bedes desuden sende eller aflevere 3 kopier af tilbuddet i papirversion til ordregivers kontaktperson. 6.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristens udløb.
Side 12 af 19 6.4 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 6.5 Forventet tidsplan Den forventede tidplan fremgår nedenfor: Aktivitet Dato Frist for ansøgning om prækvalifikation Torsdag den 2. februar 2017 kl. 12:00 Meddelelse om prækvalifikation Onsdag den 8. februar 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål Onsdag den 1. marts 2017 Frist for svar på spørgsmål Tirsdag den 7. marts 2017 Tilbudsfrist Mandag den 13. marts 2017 kl. 12:00 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning Fredag den 17. marts 2017 Standstill periode 10 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregivers underretning om tildeling Aftaleunderskrift Tirsdag den 28. marts 2017 Alle opstillede frister for udbudsforretningen i nærværende udbudsbetingelser er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således ret til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Såfremt en eller flere tidsfrister ændres, vil tilbudsgiverne blive informeret skriftligt herom. 6.6 Huskeliste Tilbuddet skal indeholde: 1) Udfyldt og underskrevet tilbudsskema udbudsbilag D, jf. pkt. 9 2) Procesbeskrivelser baseret på ordregivers 2 cases, jf. pkt. 10 Ordregiver forbeholder sig ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at gøre brug af Udbudslovens 159, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i tilbudsgivers fremsendte tilbud er omfattet af denne bestemmelse.
Side 13 af 19 7 GENERELT OM TILBUDDETS INDHOLD 7.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. 7.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 7.3 Opdeling i delaftaler Aftalen er ikke opdelt i delaftaler, da aftalen ikke vurderes egnet hertil af økonomiske og tekniske hensyn. 7.4 Forbehold Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet i udbudsbilag D Tilbudsskema og redegøre for hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at tage forbehold opfordres tilbudsgiverne til tidligst muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 6.1. Tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige. 7.5 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden i alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudslovens 5. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Side 14 af 19 I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for ordregiver under udbuddet, over for ordregiver påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underrådgivere/underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 8 PARALLEL RAMMEAFTALE 8.1 Rammeaftalens karakter Ordregiver agter at indgå 5 parallelle rammeaftaler. Ordregiver agter at indgå rammeaftale med de 5 tilbudsgivere, der afgiver de 5 økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet anført i pkt. 11. De konkrete tildelinger (aftræk) under rammeaftalerne vil blive placeret hos den tilbudsgiver, der efter fornyet konkurrence (miniudbud) har afgivet det vindende bud på grundlag af de kriterier, der er anført nedenfor under punkt 13. 8.2 Aftalegrundlag Parallelle rammeaftaler mellem Ordregiver og de valgte Tilbudsgivere indgås på grundlag af det i udbudsmaterialet vedlagte rammeaftaleudkast. Udkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra Tilbudsgivernes tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor aftalen suppleres. 9 HONORARSATS OG TIMESATSER Tilbudsgiver bedes i Tilbudsskema udbudsbilag D angive honorarsatser og timesatser som anført i bilaget. Honorarsatser og timesatser vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Honorar, jf. pkt. 11.1. Bemærk at der maksimalt kan faktureres i henhold til nedenfor nævnte fordeling af den tilbudte honorarsats i Tilbudsskema udbudsbilag D på nævnte hoveddele (faser):
Side 15 af 19 Større ombygninger og helhedsplaner: Ved færdiggørelse af prissat dispositionsforslag Faktureres maks. op til 25 % af samlet honorar Ved færdiggørelse af myndigheds-/hovedprojekt samt godkendt udbuds-/licitationsresultat - Faktureres maks. op til 40 % af samlet honorar Afleveringsforretning afholdt, kvalitetssikring og DV materiale godkendt Faktureres maks. op til 90 % af samlet honorar Godkendt teknisk byggeregnskab (skema C) Faktureres maks. op til 95 % af samlet honorar 1 års eftersyn afholdt og evt. mangler er udbedret Faktureres maks. op til 100 % af samlet honorar Nybyg: Ved færdiggørelse af prissat dispositionsforslag Faktureres maks. op til 25 % af samlet honorar Ved færdiggørelse af forprojekt til myndighedsgodkendelse Faktureres maks. op til 35 % af samlet honorar Ved godkendt udbuds-/licitationsresultat (skema B) Faktureres maks. op til 60 % af samlet honorar Afleveringsforretning afholdt, kvalitetssikring og DV materiale godkendt Faktureres maks. op til 92 % af samlet honorar Godkendt teknisk byggeregnskab (skema C) Faktureres maks. op til 97 % af samlet honorar 1 års eftersyn afholdt og evt. mangler er udbedret Faktureres maks. op til 100 % af samlet honorar. 10 PROCESBESKRIVELSER Ordregiver har som udbudsbilag E og F vedlagt to cases. Tilbudsgiver skal medsende procesbeskrivelser for hver af de to cases. Cases er fiktive, men beskriver typiske opgaver for Ordregiver. Hver af de to procesbeskrivelser må maksimalt udgøre 10 A4 sider inkl. eventuelle diagrammer, tegninger, bilag o.l. Tilbudsgivers procesbeskrivelser vil indgå i ordregivers evaluering af tilbuddet, jf. pkt. 11.2. DEL IV: EVALUERING OG TILDELING 11 TILDELINGSKRITERIUM Parallelle rammeaftaler tildeles de tilbudsgivere, der har afgivet de 5 økonomisk mest fordelagtige tilbud efter kriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Kriteriet bedømmes ud fra følgende underkriterier: Honorar 40 % Procesbeskrivelse 60 %
Side 16 af 19 11.1 Honorar 40 % Honorar vurderes på basis af de i udbudsbilag D Tilbudsskema anførte honorarsatser og timesatser. Underkriteriet Honorar vurderes på baggrund af følgende delkriterier: Honorarsats 80 % Timepriser øvrige ydelser 20 % Honorarsats vurderes på baggrund af følgende kriterier med den angivne vægtning: Kriterium Vægtning i alt Kriterium Evalueringssum Vægtning Honorarsats nybyggeri: 30 % Honorarsats: 0-40 mio. kr. inkl. moms Tilbudt honorarsats i % ganget med 40 mio. kr. 5 % Honorarsats: 40-80 mio. kr. inkl. moms Honorarsats: 80-120 mio. kr. inkl. moms Honorarsats: over 120 mio. kr. inkl. moms Tilbudt honorarsats i % ganget med 80 mio. kr. Tilbudt honorarsats i % ganget med 120 mio. kr. Tilbudt honorarsats i % ganget med 160 mio. kr. 10 % 10 % 5 % Honorarsats større ombygninger/renoveringer og helhedsplaner: 70 % Honorarsats: 0-40 mio. kr. inkl. moms Honorarsats: 40-80 mio. kr. inkl. moms Honorarsats: 80-120 mio. kr. inkl. moms Honorarsats: over 120 mio. kr. inkl. moms Tilbudt honorarsats i % ganget med 40 mio. kr. Tilbudt honorarsats i % ganget med 80 mio. kr. Tilbudt honorarsats i % ganget med 120 mio. kr. Tilbudt honorarsats i % ganget med 160 mio. kr. 5 % 15 % 30 % 20 % Timepriser for øvrige ydelser vurderes på baggrund af følgende delkriterier med den angivne vægtning: Kriterium Vægtning i alt Evalueringssum Vægtning Partner/seniormedarbejder 50 % Arkitekt Tilbudt timepris 25 % Ingeniør Tilbudt timepris 20 % Landskabsarkitekt Tilbudt timepris 5 %
Side 17 af 19 Øvrige medarbejdere 50 % Arkitekt Tilbudt timepris 25 % Ingeniør Tilbudt timepris 20 % Landskabsarkitekt Tilbudt timepris 5 % Den angivne fordeling af honorarsatser og timepriser er alene udtryk for Ordregivers skøn og er ikke bindende. Fordelingen tjener alene til formål at muliggøre evalueringen af de indkomne tilbud. 11.2 Procesbeskrivelse 60 % Procesbeskrivelse vurderes ud fra Tilbudsgivers 2 fremsendte procesbeskrivelser, jf. pkt. 10. De 2 procesbeskrivelser indgår med lige vægt i Ordregivers evaluering af tilbuddene. Der vil blive lagt vægt på at procesbeskrivelserne er helhedsorienterede, præcise, operationelle og i videst muligt omfang konkrete i forhold til de udbudte rammeaftaler. 12 EVALUERING 12.1 Evaluering Honorar Først beregner Ordregiver en samlet evalueringssum for delkriteriet Honorar på baggrund af den under pkt. 11.1 beskrevne vægtning af delkriterierne til underkriteriet Honorar. Den samlede evalueringssum indgår herefter i Ordregivers evaluering på følgende vis: Underkriteriet Honorar evalueres på en skala fra 0-10 point. Der benyttes en lineær pointmodel, hvor der gives maksimal point til tilbuddet med laveste honorar, jf. pkt. 11.1, og 0 point gives til tilbud, hvor honoraret ligger 75 % over det billigste. Der anvendes 2 decimaler. Såfremt de indkomne honorarer har en større spredning end forventet, vil Ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor honoraret ligger 100 % over det billigste. Hvis de indkomne honorarer har en mindre spredning end forventet, vil Ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor honoraret ligger 50 % over det billigste. Der forbeholdes ret til at give 0 point til tilbud, hvor honoraret markant overstiger det anvendte nulpunkt, såfremt en fastsættelse af et højere nulpunkt vil resultere i en urimelig afspejling af de øvrige tilbud. Tilbuddets samlede point for Honorar indgår herefter i den samlede evaluering af tilbuddet med underkriteriets angivne vægtning.
Side 18 af 19 12.2 Evaluering - Procesbeskrivelse Underkriteriet Procesbeskrivelse evalueres på en skala fra 0-10 point ud fra følgende: Beskrivelse af trin Point Dårlig opfyldelse af kriteriet 0 Ringe opfyldelse af kriteriet 1 Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Over tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende opfyldelse af kriteriet 8 Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 9 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 10 De 2 procesbeskrivelser vurderes særskilt efter ovenfor nævnte pointskala, hvorefter ordregiver beregner et samlet point for kriteriet Procesbeskrivelse. Tilbuddets samlede point for Procesbeskrivelse indgår herefter i den samlede evaluering af tilbuddet med underkriteriets angivne vægtning. 13 TILDELINGSKRITERIER VED GENÅBNING AF KONKURRENCEN (MINIUDBUD) Når parallelle rammekontrakter er tildelt forventer Ordregiver at foretage miniudbud for at afgøre, hvilken totalrådgiver, der tildeles den konkrete kontrakt. Ved sådanne miniudbud (fornyet konkurrenceudsættelse) vil det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter kriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet blive anvendt for vurdering af den konkrete efterfølgende kontrakt. Kriteriet vil blive bedømt ud fra følgende underkriterier: Proceshåndtering, herunder evt. tidsplan 40-60 % Arkitektonisk og funktionel kvalitet 30-40 % Projektorganisering 10-30 % For yderligere oplysninger om genåbning af konkurrencen henvises til udkast til rammeaftale pkt. 5.1. 14 TILDELING OG AFTALESTART 14.1 Tildelingsprocessen Tildelingsprocessen gennemføres som to delprocesser. Ordregiver gennemgår indledningsvis, om tilbuddene er vedlagt de krævede oplysninger, jf. punkt 6.6.
Side 19 af 19 Er dette ikke tilfældet for et tilbud, og gøres der ikke brug af Udbudslovens 159, er det ikke konditionsmæssigt, og der vil blive set bort fra tilbuddet i det følgende. Herefter evalueres tilbuddene jf. pkt. 9. Når ordregiver herved har identificeret de vindende tilbud, vil disse tilbudsgivere blive anmodet om at indsende dokumentation for, at de i ESPD anførte udvælgelseskrav opfyldes, jf. pkt. 3.5. Såfremt dokumentationen ikke fremsendes rettidigt eller tilbudsgiver ikke efterlever de stillede krav til egnethed, vil ordregiver anmode tilbudsgiver med det herefter bedst vurderede tilbud om at fremsende dokumentation på samme vilkår som ovenfor nævnt. Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere herefter hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Alle tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. 14.2 Tildeling Underretning om tildelingsbeslutningen til de 5 vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå parallelle rammeaftaler med tilbudsgiverne, men alene underretning om at tilbudsgiverne efter Ordregivers vurdering har afgivet de 5 økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af alle parter. Rammeaftaler kan først indgås efter udløbet af stand still-periode, jf. pkt. 6.5. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 6.3. Første genåbning af konkurrencen (miniudbud) forventes iværksat umiddelbart efter rammeaftalernes ikrafttræden.