Budgetproces Alm Brand SAS forum 2. juni 2010 1
Dagsorden Baggrund Finansiel koncern opdelt i juridiske selskaber og organisatorisk i afdelinger. Krav om opfølgning på en række dimensioner (selskab, afdeling, konto, segment, branche, projekt, medarbejder, produkt, salgsafdeling). Dataflow Håndtering af data fra aktuarer, bogføringssystem (afskrivninger), HR-system og brugerindtastninger (eksempelvis omkostninger og salgsbudgetter per person). Driverformler/ratemodul. Omkostningsfordeling mellem juridiske selskaber. Rapportering Samlet rapportering fra afdelingen. Brugerudtræk. Portal 2
Alm. Brand Samlede indtægter 2009 Liv 9% Investering 12% 7.571 mio.kr. Bank 17% Skade 62% 3
Status i Alm. Brand Har netop installeret 5.1 (er ikke gået i luften endnu i forhold til brugerne). Der bliver kørt dobbeltdrift i et par måneder. Det gamle miljø er version 4.3 Opgradering foretaget for at få bedre svartider (64-bit) og udnytte ny funktionalitet, herunder driverformler. 4
Overordnet budgettidsplan Ultimo juni: Overordnet tidsplan udsendes. Medio august: Detaljeret budgettidsplan udsendes. Medio september: Budgetmateriale udsendes. Budgetsystem åbnes for indtastning. Ultimo september: System lukkes. Medio oktober: Første bud på bundlinje foreligger. Medio/ultimo oktober: Hvert enkelt LEKO-medlem validerer og korrigerer deres områder inklusiv salgsbudgetter. Ændringer indarbejdes. Ultimo oktober: Ny bundlinje foreligger. Primo november: LEKO Budgetdag + opfølgning. Medio november. Ændringer indarbejdes. Medio/ultimo november: Endelig budget foreligger. December. Budgetter godkendes. 5
Alm. Brands juridiske struktur (selskab) Alm. Brand A/S Alm. Brand Bank Alm. Brand Forsikring Alm. Brand Liv og Pension 6
Alm. Brands organisatoriske struktur (afdeling) Skade Distribution - Ledelse m.m. - Marketing & DS - Privat - Regioner - Erhverv & Landbrug - Region København - Skadeservice - Region Sjælland Bank - Region Syd - Bank p e l - Region Øst - Markets - Region Nord - Stabe Direktion mv. Liv & Pension - Direktion Service - HR - IT - Koncernrevision - Ejendom - Økonomi 7
Dimensioner Dimension Antal medlemmer Konto 1.314 Afdeling 395 Analyse 15 Generelt 13 Kategori 48 Kilde 33 Medarbejder 6.229 Produkt 616 Projekt 632 Salgsafdeling 80 Segment 613 Selskab 48 Periode 128 *) historik fra og med 2007. 8
Cyklusser Alle data er samlet i 5 cyklusser, hver med deres specifikke datarapporteringsbehov. Mellem de enkelte cyklusser er opsat job som overfører data som skal rapporteres i flere cyklusser. Ekstern regnskab udarbejdes i separat løsning version 4.4. 9
Sikkerhed/rettigheder Gennem hele løsningen udnyttes muligheden for at afgrænse brugerne. Afdeling, medarbejder, cyklus bruges som afgrænsningsparametre. Afdeling bruges som udgangspunkt for hvilke rapporter brugeren får til budgetlægning. En afdeling = En bruger (en bruger kan have flere afdelinger). 10
Import fra eksterne datakilder I forbindelse med budgetprocessen modtages en række data fra eksterne kilder. Personaledata (vises som eksempel). Opdelte præmier og erstatningsudbetalinger fra aktuarer. Afskrivninger (fra Axapta). Regneark med budgetreferencer fra IT. 11
Budgetlægning af personaledata Flad fil modtages fra Personaleafdelingen med alle nuværende ansatte. Indeholder afdeling, periode, cpr.nr., navn, beløb, kvote, kategori, aflønningsform, pensionsats. Budgetafdeling indlæser fil og kører driverformler. Budgetansvarlige korrigerer/tilføjer de indlæste data. 12
Driverformler (eksempel på ATP-kontoen) 13
Driverhastighedstyper til personalekørsler 14
Beregning af ferietillæg 15
Brugerregistreringer - løn 16
Brugerrapport efter ændringer 17
Brugerregistreringer (individuelle salgsbudgetter) 18
Brugerregistreringer (Bankens udlån) 19
Brugerregistreringer (Omkostninger) Omkostninger 1. Vælg projekt (Uden, hvis der ikke er et specifikt projektnr. der skal anvendes) Afdeling Selskab Eksempelafdeling 999 (Fiktiv selskab Alm. Brand Forsikring) Projekt TOTAL 2010 201001 201002 201003 201004 201005 201006 201007 201008 201009 201010 201011 201012 LØNOMK (Lønomkostninger) 13.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 2.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 2118 (Div pers.omk.) 13.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 2.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 KONOMK (Konsulentomk) 310.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 25.000 25.000 26.000 26.000 26.000 26.000 2143 (Konsulent ad hoc) 70.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 5.000 5.000 6.000 6.000 6.000 6.000 2145 (Honorar til læger) 240.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 REJSE (Rejseomk) 231.000 18.083 16.083 35.083 18.083 16.083 21.083 15.083 15.083 21.083 17.083 17.083 21.083 2220 (Interne kurser) 10.000 2.000 0 0 2.000 0 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 2222 (Eks kurser) 40.000 2.000 2.000 18.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2223 (Rejseomk kurser) 18.000 1.000 1.000 2.000 1.000 1.000 2.000 1.000 1.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2227 (Eksterne kurser uden moms) 145.000 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 12.083 2230 (Hotel indland) 8.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 2233 (Kørselsgodtg.) 10.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 0 0 1.000 1.000 1.000 1.000 ITOMK (It-omkostninger) 160.000 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 2407 (Diverse komm) 160.000 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 13.333 ANDREOMK (Andre omk) 26.000 3.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 3.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2535 (Div omk.) 24.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2538 (Eksterne kundeomk.) 2.000 1.000 0 0 0 0 0 1.000 0 0 0 0 0 20
Omkostningsfordeling Samtlige omkostninger eksporteres til ABM-modulet hvor de påføres projektnumre og fordeles som sådan til de enkelte juridiske selskaber. Fordelingen foretages ud fra fordelingsnøgler som udarbejdes i forbindelse med budgettet. 21
Rapportering Rapportering foretages på en række måder. Portalen, herunder PDF-rapporter. Eksport af data til andre systemer i koncernen. FM5.1 s regneark (read-only og cda-rapporter) samt øvrige regneark som brugerne trækker på. Der er tale om både statiske rapporter og rapporter som er online på systemet, når de trækkes. 22
Portal 23
24
Enkel opfølgningsrapport for budgetansvarlig. Omkostningsopfølgning år-til-dato 1) Vælg afdeling 2) Vælg periode Segment TOTAL Kategori Total Projekt TOTAL (Projekt i alt) Kilde Base Selskab TOTAL Afdeling Eksempel Frequency År til dato Periode 201003 Regnskab Budget Rea - bud Procent OMK (Omkostninger) 92.661.970 90.498.762 2.163.207 2,4% ADMOMK (Administrationsomkostninger) 89.513.345 87.548.762 1.964.583 2,2% LØNOMK (Lønomkostninger) 69.453.843 72.325.825-2.871.982-4,0% KONOMK (Vikar og konsulentomkostninger) 11.009 294.541-283.532-96,3% REJSE (Rejse- og kursusomkostninger) 2.566.772 3.027.083-460.311-15,2% REP (Repræsentationsomkostninger) 86.931 188.474-101.543-53,9% KANTINE (Kantineomkostninger) -40.295 0-40.295 0,0% EJENDOM (Ejendomme (Husleje m.m.)) 801.789 770.000 31.789 4,1% ITOMK (It-omkostninger) -331.858 3.059.220-3.391.078-110,8% MARKFØR (Markedsføring) 111.434 664.028-552.594-83,2% REV (Revision) 6.175 6.250-75 -1,2% ANDREOMK (Andre omkostninger) 10.856.539 6.071.341 4.785.198 78,8% FORDERSTAT (Konti med 100% fordeling til erstatning) 6.095.337 5.750.000 345.337 6,0% FORDERHV (Konti med 100% fordeling til erhvervelse) -104.331-4.608.000 4.503.669-97,7% ADMINV (Adm.omk. vedr. inv.virks.) 3.148.625 2.950.000 198.625 6,7% 25
Spørgsmål? 26