Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET Vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland (Herning) For perioden 1. oktober 2011 31. december 2014 (Vækstforum tager i 2014 stilling til muligheden for forlængelse til 31. december 2015) Journalnummer: 1-33-76-23-26-11 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Herning Kommune By, Erhverv og Kultur Torvet 7400 Herning Jørgen Krogh CVR. Nr. 29189919 Bankoplysninger: Handelsbanken Reg. Nr. 7620 105389-9 Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan 2015 - Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formal at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relation+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune er projektansvarlig for tre indsatser og Herning Kommune er projektansvarlig for tre indsatser. De tre indsatser er: Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i DK Flere internationale messegæster på fagmesser Fra events til business events 360 o forretningsbaseret eventinnovation. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. september 2012 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektet blev igangsat med etableringen af en strategisk styregruppe bestående af repræsentanter for Herning og Aarhus kommuner, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, Aarhus Universitet og Midtjysk Turisme. Styregruppen mødtes første gang i slutningen af november 2011 og derefter igen i juni 2012. Næste møde finder sted i oktober 2012. I december 2011 indgik Herning Kommune en resultatkontrakt med VisitHerning om at varetage gennemførelsen af de konkrete aktiviteter i projektet. Der har været en god fremdrift i projektet og gennemført mange aktiviteter: Med henblik på at skabe langsigtede stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus er der taget initiativ til en møderække mellem parterne, herunder Midtjysk Turisme. Der har i perioden været afholdt to møder. Med henblik på udbredelse og kendskab til projektet har der været afholdt et informationsmøde for turismeaktørerne i Herning og der er etableret et erhvervsturismenetværk, som har afholdt sit første møde i maj i Silkeborg. Flere internationale messegæster på fagmesser Strategiarbejdet i forbindelse med produktmodningen på messeområdet og mødeområdet er igangsat. Et grundigt studie af de eksisterende analyser på MICE området er påbegyndt for at sikre en bred forståelse af segmenterne i markedet. Med baggrund i dette studie arbejdes der på strategiske kommunikationsplaner for de digitale platforme i projektet. Der er gennemført et pilotprojekt i forbindelse med Formland messen i januar 2012. Formålet var at teste gæsternes reaktion på en totalpakke. Pilotprojektet havde følgende faser: Indentifikation af kundesegmenter i nærheden af Oslo, Stockholm og Hamburg Salgsfremmende aktiviteter til 1500 udvalgte gæsteemner Planlægning og afvikling af produktpakkerne i samarbejde med udvalgte aktører Resultaterne og evaluering frengår af afrapportering til RM marts 2012. I forbindelse med Formland i august 2012 blev der videreudviklet på erfaringerne. Der er udviklet, solgt og gennemført et Hosted Byers - koncept målrettet de 50 vigtigste indkøbere i henholdsvis Norge og Sverige, som indeholder transport (inkl. fly), overnatning samt beværtning under besøget. Derudover er der i foråret og frem til nu arbejdet med en lang række forskellige nye koncepter i relation til messerne HI, Foodtech og Agromek, hvoraf bl.a. kan nævnes følgende: Windpower and Energy 2013 (HI) et skræddersyet besøgsprogram i Danmark målrettet specielt gæster fra fjernøsten. Programmet indeholder bl.a. studieture til Vindmølle installationer på Anholt samt det nye testcenter i Østerild.
Danish Farmers Abroad 2012 (Agromek) VIP koncept målrettet udenlandske driftsledere ansat i Danske Landbrug i udlandet. Konceptet omfatter bl.a. en række faglige seminarer og et networking arrangement. VIP arrangement på Foodtech 2012, der tager afsæt i en fejring af Mejeriforeningens 100 års jubilæum. Arrangementet er bl.a. målrettet mejerier i Norge, Sverige og UK. Fremadrettet er strategien ved messer fortsat at skabe totalevents, hvor messe kombineres med konferencer, virksomhedsbesøg, studieture, faglige, kulturelle og sociale events samt transport og overnatning. Til at arbejde med konceptudviklingen og implementeringen af koncepterne er der ansat en projektleder. Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i Danmark Den afgørende parameter for succes med at skaffe flere møder og kongresser til Herning er at få etableret en slagkraftig salgsstyrke, der skal være den drivende kraft. Rekrutteringsprocessen er igangsat og det forventes at ansættelsen vil ske i de kommende måneder. Den første opgave bliver at få udarbejdet et salgsmateriale samt en potentialeliste. Dernæst er det opgaven at komme ud i markedet og få synliggjort, at der nu laves en større satsning på mødemarkedet i og omkring Herning. Lancering vil ske på mødedagen i Forum marts 2013. Strategien på mødemarkedet er at udnytte Hernings position på såvel messemarkedet som kultur- og underholdningsmarkedet. Det betyder konkret, at kunderne vil blive tilbudt skræddersyede møder - og udgangspunktet er, at de laves med afsæt i de arrangementer der laves i forvejen i MCH. Det kunne eksempelvis være: tilbud til det Internationale Volleyforbund om at lave specielle mødekoncepter, så der i forbindelse med EM i 2013 (der afholdes i Herning), kan gennemføres en lang række møder, som ellers afholdes andre steder. Der er udarbejdet fire koncepter, som kan tages i anvendelse når salgsstyrken er på plads. Derudover er CRM system til håndtering af partnerskaber og totalkoncepter implementeret i VisitHerning. Evaluering af systemet i august har vist behov for indkøb af supplerende system til håndtering af pakker. Systemet planlægges indkøbt i efteråret 2012. VisitHerning har igangsat en kortlægning af mulighederne for at samle erhvervet bredere i Midtjylland. Fra Events til Businessevents Indsatsen fra Events til Businessevents er ligeledes igangsat. Indtil videre er der tale om opstartsprocesser i form af kortlægning af midtjyske aktører, kommunikationsstrategi samt planlægning af aktørinvolvering. Der er udarbejdet en mindre konceptbeskrivelse (se bilag) samt oprettet en side på internettet for indsatsen. Derudover er der redegjort for aktiviteter under denne indsats i de to foregående indsatsbeskrivelser. På nuværende tidspunkt i projektet er den organisatoriske opbygning forløbet som planlagt og aktiviteterne er afviklet til tiden samt i et omfang og en kvalitet som forudsat. Side 3
Økonomi Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, idet der i 2012 ønskes flyttet i alt 1.606.125 kr. fra posten Projektansat personale til posterne Markedsføring mv. og Eksterne konsulenter/ydelser. Baggrunden er, at erfaringerne fra det første år i projektet har vist, at der på indsatsområdet "Flere internationale gæster til fagmesser" opnås højere effekt ved at lave marketingaktiviteter i udlandet frem for at ansætte personale i egen organisation. Derfor ønsker operatøren at øge marketingindsatsen, herunder opbygge samarbejde med aktører, der kan tiltrække udenlandske gæster. Side 4
2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH og Aarhus Universitet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelationer og fælles forankring i Herning og Aarhus. Der er etableret en strategisk styregruppe med repræsentanter fra Herning og Aarhus kommuner, VistAarhus, VisitHerning, Midtjysk Turisme, MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: 30.11. 2011 Styregruppen har afholdt møde i juni 2012. Næste møde afholdes i oktober 2012. Referat fra mødet er vedlagt. Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Ved opfølgningen den 1. september fremlægges mødereferater fra styregruppens seneste to møder. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Der er afholdt møder i april, juni og august 2012. Referater er vedlagt. Mål 2 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Udvikling af mødepakker og totalkoncepter møder og konferencer Resultatkrav 2.2 Udvikling af koncepter og oplevelsespakker - messer Der er udviklet 5 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/ pakker designes. Der kan fremvises beskrivelse af 5 fokuserede koncepter. Deadline 30.11. 2012 Første eksempel på mødepakke kan fremvises. Deadline 31.12.2012 Der er udviklet 4 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/pakker designes. Der kan fremvi- Side 5
ses beskrivelse af 4 fokuserede koncepter. Deadline: 30.09. 2012 Resultatkrav 2.3 Professionalisering af håndtering af totalkoncepter og kunder til totalkoncepter. Resultatkrav 2.4 Profilering af Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Der er udviklet oplevelsespakker til 4 messer om året. Der kan fremvises beskrivelse af oplevelsespakker. Deadline: 31.12. 2012, 2013, 2014 og 2015 Der er udviklet et IT system til håndtering af totalkoncepter og CRM. Aftale/faktura fra leverandør kan fremvises. Deadline 31.12.2012 Der er udviklet en hjemmeside med fokus på Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Hjemmesiden er tilgængelig. Deadline 28.09.2012 Implementering af CRM er gennemført og intern evaluering er gennemført. Der planlægges indkøb af supplerende system. Der er igangsat en kortlægning af mulighederne for at samle erhvervet bredere i Midtjylland. Der er påbegyndt strategiarbejde for kommunikation på hjemmeside. Resultatkrav 2.5 Deltagelse i pilotevents Et pilotevent understøttes om året i alt 4 pilotevents understøttes i projektperioden. Beskrivelse af pilotevents foreligger. Deadline 31.12.2015 Der er gennemført et pilotprojekt i forbindelse med Formland Spring 2012. Der er videreudviklet på projektet ifm. Formland Autumn 2012. Mål 3 Hernings nationale og internationale markedsposition styrkes Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Øge antallet af erhvervsturister markant gennem flere møder og kongresser Antallet af møder og konferencer i Herning Kommune er steget med 75 % pr. 31. 12 2015. Målemetode: Dokumentation for stigning i antal afholdte møder og konferencer i Kongrescentret fremlægges som indikator for den samlede stigning. Deadline 31.12. 2015 med statusopfølgning hvert år pr. 31. 12. Side 6
Resultatkrav 3.2 Flere internationale gæster til fagmesser Resultatkrav 3.3 Øget salg, udvikling og opdyrkning af markedet Der er sket en vækst i antallet af internationale gæster til fagmesser på 10.000. Målemetode: Dokumentation for stigning i antal internationale gæster til fagmesser fremlægges. Deadline 31.12. 2015 med statusopfølgning hvert år pr. 31. 12. Der er udarbejdet markedsføringsmateriale, som synliggør relevante erhvervsturismeprodukter/værdikæder. Eksempel fremvises. Deadline 28.09.2012 Der er gennemført salgsfremmende aktiviteter på minimum 4 udvalgte workshops/messer/ udstillinger. Deadline 31.12.2015 Der er gennemført minimum 50 siteinspections. Måles 31.12.2012 Der er gennemført minimum. 100 siteinspections. Måles 31.12.2013 Der er gennemført minimum 150 siteinspections. Måles 31.12.2014 Der er gennemført minimum 200 siteinspections. Måles 31.12.2015. Målemetode: Oversigt over gennemførte siteinspections. Der er gennemført minimum 10 workshops/ konferencer/ virksomhedsbesøg i udlandet. Deadline: 31.12. 2015 Der er gennemført årlige evalueringer af produkt- og salgsindsats. Evalueringer kan fremvises Deadline 31.12. 2012, 2013, 2014 og 2015. Side 7
Mål 4 Erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Tværgående samarbejde om udvikling af koncepter og pakker Der er afholdt et informationsmøde, så alle erhvervsturismeaktører med interesse i projektets indsatser har mulighed for at deltage i projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. Deadline 31.03.2012 Der er afholdt et informationsmøde i Herning og endnu et informationsmøde er under planlægning. Der kan fremvises eksempler på udviklede koncepter og pakker, hvor erhvervsturismeaktører har samarbejdet på tværs af produkt og geografi. Første eksempel fremvises. Deadline 31.12.2012 Resultatkrav 4.2 Synliggørelse af relevante leverandører Der er udviklet en IT platform, der samler og synliggør relevante leverandører. Deadline: 29.06.2012 Platformen indeholder 30 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline 31.12.2012 Første skridt i IT platformen er tilgængelig. Se vedlagte konceptbeskrivelse. Platformen indeholder 35 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline 31.12.2013 Platformen indeholder 40 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline 31.12.2014 Resultatkrav 4.3 Etablering af forretningsnetværk Platformen indeholder 45 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline 31.12.2015 Der er etableret forretningsnetværk for erhvervsturisme. Deadline: 30.04.2012 De to forretningsnetværk indenfor erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (vidensinstitutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Der er afholdt møde i erhvervsturismenetværket i maj 2012. Derudover er der afholdt møder med dele af netværket i såvel juni og august 2012. Side 8
Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. Mødes 2 gange pr. år. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. Formel overenskomst kan fremvises. Deadline: 30.04.2012 Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektperioden. Deltagerliste kan fremlægges. Deadline: 31.12. 2012, 2013, 2014 og 2015. Mindst 80 % af deltagerne i forretningsnetværket giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Deadline 31.12.2014 Mål 5 Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 5.1 Stigning i antal overnatninger Antallet af overnatninger er steget med 36.000. Deadline 31.12. 2014 Antallet af overnatninger er steget med 45.000. Deadline 31.12. 2015 Resultatkrav 5.2 Direkte vækst i omsætning Målemetoden for mål 5.1-5.4 er en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØBBE/ VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 147, 4 mio. kr. Side 9
Resultatkrav 5.3 Øget beskæftigelse Deadline 31.12. 2014 Der er sket en direkte vækst i omsætning på 186,9 mio. kr. Deadline 31.12. 2015 Beskæftigelsen er øget med 199 årsværk. Deadline 31.12. 2014 Beskæftigelsen er øget med 252 årsværk. Deadline 31.12. 2015 Resultatkrav 5.4 Samlet effekt Der er en samlet effekt af projektet på 299,2 mio. kr. Deadline 31.12. 2014 Der er en samlet effekt af projektet på 379,4 mio. kr. Deadline 31.12. 2015. Side 10
3. Opfølgning på Økonomi Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, idet der i 2012 ønskes flyttet i alt 1.606.125 kr. fra posten Projektansat personale til posterne Markedsføring mv. og Eksterne konsulenter/ydelser, fordelt med 266.125 kr. mere til posten Eksterne konsulenter/ydelser og 1.340.000 kr. mere til posten Markedsføring mv. Baggrunden er, at erfaringerne fra det første år i projektet har vist, at der på indsatsområdet "Flere internationale gæster til fagmesser" opnås højere effekt ved at lave marketingaktiviteter i udlandet frem for at ansætte personale i egen organisation. Derfor ønsker operatøren at øge marketingindsatsen, herunder opbygge samarbejde med aktører, der kan tiltrække udenlandske gæster. TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET UDGIFTSBUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier 2011 2012 2013 2014 2015 i alt Projektansat personale 120.000,00 4.195.900,00 3.472.500,00 3.472.500,00 4.092.500,00 15.353.400,00 Øvrigt personale 35.000,00 20.000,00 20.000,00 20.000,00 95.000,00 Eksterne konsulenter/ydelser 933.875,00 80.375,00 80.375,00 80.375,00 1.175.000,00 Rejseomkostninger 113.125,00 105.625,00 105.625,00 105.625,00 430.000,00 Administration** 202.300,00 92.400,00 92.400,00 92.400,00 479.500,00 Markedsføring mv. 70.000,00 1.410.000,00 677.500,00 527.500,00 599.100,00 3.284.100,00 Ekstern evaluering 106.000,00 106.000,00 106.000,00-318.000,00 Revision 10.000,00 10.000,00 20.000,00 10.000,00 50.000,00 I alt 190.000,00 7.006.200,00 4.564.400,00 4.424.400,00 5.000.000,00 21.185.000,00 ** It, porto, økonomi, telefoni, husleje, møder mv. Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Finansieringskilder 2011 2012 2013 2014 2015 i alt Region Midtjylland 556.800,00 2.589.400,00 2.164.400,00 2.124.400,00 2.500.000,00 9.935.000,00 EU - Regionalfond - EU - Socialfond - Andre EU-midler - Kommuner 1.650.000,00 2.400.000,00 2.400.000,00 2.300.000,00 2.500.000,00 11.250.000,00 Stat - Privat - Anden finansiering - I alt 2.206.800,00 4.989.400,00 4.564.400,00 4.424.400,00 5.000.000,00 21.185.000,00 Kolonnen vedrørende 2015 er kun en reservation, idet Vækstforum inden udgangen af 2014 skal tage stilling til om der skal gives en konkret bevilling for 2015. Side 11
TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgi f t sr egnskab Opl ysni nger om af hol dt e udgi f t er pr. 1. sept ember 2012 Udbet al i nger 2011 2012 2013 2014 2015 i al t Pr oj ekt ansat per sonal e 120. 000, 00 928. 531, 00 1. 048. 531, 00 Øvr i gt per sonal e - Ekster ne konsul ent er / ydel ser 278. 551, 00 278. 551, 00 Rej seomkost ni nger 23. 125, 00 23. 125, 00 Admi nistration** - Ma r ke d s f ør i n g mv. 70. 000, 00 857. 825, 00 927. 825, 00 Ekster n eval uer i ng - Rev i s i on - I alt 190. 000, 00 2. 088. 032, 00 - - - 2. 278. 032, 00 ** It, porto, økonomi, telefoni, husleje, møder mv. Finansieringsregnskab Opl ysni nger om modt aget f i nansi er i ng pr. 1. sept ember 2012 I ndbet al i nger 2011 2012 2013 2014 2015 i al t Regi on Midtjylland 556. 800, 00 556. 800, 00 EU - Regi onal f ond - EU - Soci al f ond - Andr e EU- mi dler - Kommuner 1. 650. 000, 00 1. 800. 000, 00 3. 450. 000, 00 St at - Pr i v at - Anden f i nansi er i ng - I alt 2. 206. 800, 00 1. 800. 000, 00 - - 4. 006. 800, 00 Anmodning om udbetaling Anmodet beløb pr. 1. september 2012 Region Midtjylland 1.294.700, 00 kr. Side 12
TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. UDGIFTSBUDGET Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2012 Udgiftskategorier 2011 2012 2013 2014 2015 i alt Projektansat personale 120.000,00 2.589.775,00 3.472.500,00 3.472.500,00 4.092.500,00 13.747.275,00 Øvrigt personale 35.000,00 20.000,00 20.000,00 20.000,00 95.000,00 Eksterne konsulenter/ydelser 1.200.000,00 80.375,00 80.375,00 80.375,00 1.441.125,00 Rejseomkostninger 113.125,00 105.625,00 105.625,00 105.625,00 430.000,00 Administration** 202.300,00 92.400,00 92.400,00 92.400,00 479.500,00 Markedsføring mv. 70.000,00 2.750.000,00 677.500,00 527.500,00 599.100,00 4.624.100,00 Ekstern evaluering 106.000,00 106.000,00 106.000,00-318.000,00 Revision 10.000,00 10.000,00 20.000,00 10.000,00 50.000,00 I alt 190.000,00 7.006.200,00 4.564.400,00 4.424.400,00 5.000.000,00 21.185.000,00 Side 13