SU-medlemmet som mødeleder og mødedeltager Indledning Ved et møde forstås den situation, at flere mennesker befinder sig samme sted, på samme tidspunkt, for at drøfte samme emne. Mødet er et arbejdsinstrument eller en arbejdsproces, som ofte kan erstattes af f.eks. en telefonsamtale, en skriftlig høring eller udveksling af mails mellem to eller flere personer. Møder kan også betragtes ud fra andre synsvinkler. Det kan være en lejlighed til at lære andre mennesker at kende, det kan være en afbrydelse i hverdagen, en mulighed for at forlade arbejdspladsen eller et forum for menneskelig kontakt. Disse aspekter ved et møde gør, at man kan forlade et velgennemført møde i godt humør og omvendt, at et dårligt møde ikke kun indebærer dårlige resultater, men også at deltagerne tappes for humør og energi. Der kan opstå konflikter mellem mødedeltagerne og det kan give problemer i andre sammenhænge. Dårlige møder skyldes som hovedregel, at de er for dårligt planlagt. Både mødeleder og mødedeltagere møder uden at have forberedt sig. Nogle SU-medlemmer oplever, at deltagelse i SU-møder og udbyttet af disse ofte ikke lever op til forventningerne. Det kan skyldes flere forhold, herunder at kendskabet til mødeteknik og mødeledelse er begrænset. Det foreliggende notat beskæftiger sig med mødeteknik og mødeledelse og er delt op i fem afsnit: Mødetyper Mødeformål Forberedelse til mødet Selve mødet Afslutning af mødet Notatet er et forsøg på at give SU-medlemmer nogle redskaber med henblik på at gøre selve møderne i samarbejdsudvalget mere udbytterige. Side 1/13
Nogle mødetyper Der er mange forskellige typer af møder: Offentlige møder f.eks. borgermøder (Typisk: mange deltagere, som ikke kender hinanden, et eller få dagsordenspunkter, principiel debat, ledes af dirigent eller ordstyrer) Lukkede møder f.eks. i Folketingets udvalg, underudvalg under SU (Typisk: Mindre deltagerkreds, der på forhånd kender hinanden, ofte mange dagsordenspunkter, beslutninger til umiddelbar udførelse. Ledes af formand eller mødeleder) Formelle møder f.eks. retsmøder, møder i virksomhedsbestyrelser, SUmøder (Typisk: regler om indkaldelse, dagsorden, drøftelse/forhandling og beslutning. Faste regler om mødeleder) Uformelle møder f.eks. møde med kolleger (Typisk: Fri debat ingen beslutninger, ingen regler om mødeledelse) Faste møder f.eks. afdelingsmøder, kontormøder (Typisk: Fri debat, ingen beslutninger, uformel mødeledelse) Enkeltstående møder f.eks. om køb af en brugt bil I det efterfølgende er først og fremmest mødeledelse og mødedeltagelse i formelle møder, der behandles. Denne type møder ligger tættest på SU-mødet. Mødeformål Ledelse af og deltagelse i et møde beror i høj grad af mødets formål. Formålet er nemlig styrende for den proces, der skal foregå ved mødet. Som typiske formål kan nævnes: Instruktion Information Drøftelse Beslutning Forhandling I det efterfølgende vil de mødetyper, der bruges i forbindelse med afholdelse af SU-møder blive gennemgået. Disse er tæt knyttet til medarbejderindflydelsen: Information, drøftelse og medbestemmelse. Som regel vil SU-møderne ikke være rene informations-, drøftelses- eller beslutningsmøder, men vil indeholde elementer af alle tre mødetyper. Side 2/13
Informationsmødet Denne type møde er kendetegnet ved, at enten ledelse eller medarbejdere ønsker at informere. Ledelsen har i henhold til Samarbejdsaftalen informationspligt om udviklingen i alle væsentlige forhold vedrørende arbejds- og personaleforhold, økonomi, større omstillinger og rationaliseringer. Medarbejdersiden i SU har informationspligt om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet. Der foregår som regel ingen dialog mellem mødedeltagerne. Informationsgiveren må forberede sit oplæg og materiale så godt, at der ikke opstår misforståelser og fejl, som kan give anledning til efterfølgende rygtedannelser. Mødelederens opgaver er: - at indlede - at give information eller overlade ordet til den, der skal give informationen - at sikre sig, at alle har forstået informationen f.eks. ved at stille spørgsmål Drøftelsesmøde/diskussionsmøde I SU-aftalen er fastsat at informationen skal gives på et så tidligt et tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejdernes synspunkter og holdninger kan indgå i grundlaget for ledelsens beslutninger. SUmedlemmerne bidrager med deres viden, informationer, synspunkter, ideer og forslag med og er ikke direkte inddraget i selve beslutningen. De gode argumenter kan imidlertid i høj grad være med til at påvirke den beslutning, som skal træffes. Mange spørgsmål og problemer løses bedst på denne måde i samarbejdsudvalget, idet ledelsen får mulighed for at opnå større accept af beslutninger og ofte når frem til beslutninger af bedre kvalitet. Mødelederens opgaver er: - at indlede - at fremlægge sagen - at lede diskussionen/drøftelsen så alle ideer, synspunkter og forslag kommer frem - at disponere og strukturere drøftelsen, så der diskuteres ét delemne ad gangen og i logisk rækkefølge - at afslutte drøftelsen I SU-sammenhænge kan emnet for et drøftelsesmøde/diskussionsmøde f.eks. være institutionens finanslovsforslag. Side 3/13
Problembehandlingsmøde/beslutningsmøde Det tredje mødeformål, der bruges, er problembehandlings- eller beslutningsmødet. Denne mødetype er kendetegnet ved, at ledelse og medarbejdere i fællesskab ønsker at finde frem til løsningen på et problem eller en sag. Mødelederens opgaver er: - at indlede - at fremlægges sagen/problemet - at lede behandlingen ved at indsamle informationer, synspunkter, ideer og forslag til løsning - at lede drøftelsen så alle ideer, synspunkter og forslag kommer frem - at disponere og strukturere debatten så der drøftes ét del-emne ad gangen og i logisk rækkefølge - at føre SU frem til enighed om, hvad der skal ske og hvordan det skal udføres Mødeformålet anvendes bl.a. når SU udarbejder retningslinier om arbejds- og personaleforhold og ved løsning af samarbejdsproblemer. Forberedelse til mødet Uden planlægning af SU-mødet opnås der ikke en effektiv udnyttelse af mødetiden. Udvalget får ikke et udbytte, som står mål med de anvendte ressourcer. Derfor må mødeleder og de øvrige SU-medlemmer forberede sig til SU-mødet. Frister for indkaldelse til SU-møder, for indkaldelse af dagsordensforslag og for udsendelse af bilag bør fremgå af samarbejdsudvalgets forretningsorden. I forretningsordenen kan også indsættes bestemmelser om referatform og referat udsendelse og afholdelse af ekstraordinære møder mv. Inden SU-mødet finder sted udsendes en mødeindkaldelse. Mødeindkaldelsen bør indeholde følgende: - dato for udsendelsen - dato for SU-mødet - tidspunkt for mødets afholdelse - mødested - frist for indsendelse af forslag til dagsordenspunkter samt oplysning om hvor de kan sendes til - dato for udsendelse af endelig dagsorden - til hvem kan der meldes afbud Når forslagene til dagsordenspunkter er modtaget, udformer SUs formand og næstformand den endelige dagsorden og foranlediger, at dagsordenen udsendes til mødets deltagere. Side 4/13
Dagsordenen bør indeholde oplysninger om følgende: - hvem deltager i mødet - dato og tidspunkt for mødet - mødets varighed - mødested - dagsordenens punkter - materialer og bilag eller oplysning om, hvornår disse fremsendes til udvalgets medlemmer Disposition Ud fra dagsordenen kan mødelederen tage stilling til, hvilken mødetype der skal bruges til de enkelte punkter samt udarbejde sin disposition. Et SU-møde vil sædvanligvis indeholde flere mødetyper. Dispositionen for et informationspunkt kan indeholde: - hvem skal informere - hvad skal der informeres om - indledning - eventuelle forståelsesspørgsmål Et drøftelsespunkt kan disponeres på følgende måde: - hvad skal drøftes - formål med drøftelsen - analyse af emnet, opdeling i hoved- og underpunkter - indledning af punktet - information om, hvilke oplysninger der er nødvendige for en grundig drøftelse - drøftelse/diskussion - resumé af drøftelsen Dagsordenspunkter, hvor SU skal løse problemer eller tage beslutning om et eller andet emne, kan disponeres efter følgende model: - hvad er problemet (emnet) - mål med behandlingen af emnet - analyse af emnet, opdelt i hoved- og underpunkter - indledning - information - hvilke er nødvendige for at SU-medlemmerne kan tage en beslutning - opstilling af mulige forslag til løsning - drøftelse af konsekvenser ved de forskellige løsninger - beslutning hvilket forslag skal bruges - handleplan hvornår, hvordan og af hvem skal beslutningen udføres Side 5/13
Dette indebærer, at selve behandlingen af emnet på SU-mødet kan deles op i 4 faser: - information - problemformulering og konsekvensanalyse - beslutning - handleplan Opdeling af emnet i hovedpunkter bevirker, at behandlingen/drøftelsen i SU kan blive grundig. Formuleringen af hovedpunkter skal være kort og klar, da de skal kunne bruges som udgangsspørgsmål. Mødelederen kan i sin indledning vælge at vise deltagerne hovedpunkterne på tavle/flip-over eller lignende, så alle har mulighed for at følge med i drøftelsen/ behandlingen af emnet. Underpunkter kan udarbejdes for at få belyst de enkelte hovedpunkter grundigt. Ved hjælp af underpunkter har mødelederen mulighed for at trække deltagernes viden ind i drøftelsen/behandlingen af emnet. Selve mødet Forberedelsen gør, at mødeleder og mødedeltager er i stand til at gennemføre mødet på en for begge parter tilfredsstillende måde. Mødelederens funktion ved mødet er: - at indlede selve mødet - at indlede hvert enkelt dagsordenspunkt - at informere - at stille spørgsmål - at lytte - at resumere og - at konkludere Nedenfor vil de enkelte funktioner blive beskrevet nærmere! At indlede og informere Mødelederen starter mødet med en kort generel indledning, hvor der bl.a. kan bydes velkommen, præsenteres nye SU-medlemmer og gives praktiske oplysninger om f.eks. mødets varighed og eventuelle pauser. Indledning af de enkelte dagsordenspunkter har til formål at give information ud over, hvad der måtte foreligge af bilag til det enkelte dagsordenspunkt og vise strukturen for behandling af dagsordenspunktet. Side 6/13
Informationen skal indeholde den viden, som mødelederen er i besiddelse af og som har betydning for punktets videre behandling. Informationen skal samtidig give mødedeltagerne samme udgangspunkt at behandle dagsordenspunktet fra. Hverken den generelle indledning eller indledningen af de enkelte dagsordenspunkter må tage for lang tid. At spørge: Et af mødelederens styringsredskaber i ledelsen af mødet er at stille spørgsmål. De bruges til: - at få accept af punktets indhold og rammer - at sikre forståelsen af dagsordenspunktet - at få alle mødedeltagere med i debatten - at få alle kendsgerninger og fakta frem - at vurdere konsekvenser og meninger - at udvikle ideer - at belyse årsager og virkninger - at sikre at diskussionen bliver fremadrettet Spørgsmålene bruges med andre ord til at skabe et godt kommunikationsmiljø at holde møde i. Mødelederen har flere spørgsmålstyper til sin rådighed. De vigtigste er: - informative spørgsmål - uddybende spørgsmål - hypotetiske spørgsmål De informative spørgsmål bruges, når der er behov for en konkret oplysning eller kendsgerning, som kan virke afklarende eller begrænsende for emnet. De kan som oftest besvares med et ja nej et tal eller en enkelt oplysning: Eksempel: Hvor mange fuldtidsansatte er der på institutionen? De uddybende spørgsmål anvendes når der er brug for et fyldigt svar eller en begrundelse med det formål: - at finde årsagen til en opfattelse - at klarlægge sammenhænge bag en påstand - at opklare, hvad der er kendsgerninger og hvad der er egne formodninger At få uddybet et svar vil kunne tilføre diskussionen nye aspekter og derved give mødedeltagerne større indsigt i problemet. Side 7/13
Eksempel: Hvorfor ønsker medarbejdersiden ikke rygeforbud i kantinen? Både de informative og uddybende spørgsmål er karakteriseret ved brug af hvspørgsmål: hvad hvem - hvordan hvornår hvorfor? Hypotetiske spørgsmål bruges bl.a. til: - at forestille sig konsekvenser af en beslutning - at vurdere fordele og ulemper ved et forslag - at udvikle nye ideer Deltagerne tvinges til at tænke i nye baner og løse op for megen vanetænkning, når de hypotetiske spørgsmål skal besvares. Eksempel: Hvad vil der ske, hvis.? Mødelederen kan vælge at stille spørgsmål direkte til den enkelte eller til alle deltagerne. Spørgsmål til alle deltagerne bevirker: - at alle aktiveres fra starten - at flere synspunkter kommer frem - at deltagerne tænker med - at ideer og tanker fremmes - at deltagerne diskuterer frit Spørgsmål til den enkelte deltager bruges for: - at få den tilbageholdende med i diskussionen - at dæmpe dominerende deltagere ved at stille spørgsmål til andre - at bryde privat snak - at trække ekspertviden ind i debatten For megen brug af direkte spørgsmål til enkeltpersoner kan dog ødelægge diskussionen og medvirke til at mødelederen selv bliver den altdominerende. At lytte En af de vigtigste forudsætninger for at et møde udvikler sig tilfredsstillende er, at mødeleder og mødedeltager forstår at lytte til hinanden. Side 8/13
Der er udarbejdet undersøgelser, der illustrerer forholdet mellem den, der taler og den, der lytter. De viser: OPMÆRKSOMHED Indledning Argumenter Afslutning Lytte Forberede Vente TID 1. Lytteren lytter opmærksomt under talerens indledning 2. Lytteren forbereder sit eget indlæg under talerens argumentation/selve sagen 3. Lytteren venter på at komme til under talerens afslutning Det vil sige, at lytteren faktisk kun forbereder sit eget indlæg ud fra indledningen og ikke ud fra selve argumentationen. Dette indebærer, at der opstår misforståelser og uenighed. Det mødeleder og mødedeltager bør gøre, er at tvinge sig til at lytte under selve sagen/argumentationen. De tanker, der vil opstå hos lytteren under talerens indlæg, noteres ned i stikordform til senere brug. At være en god lytter er ensbetydende med: - at lytte aktivt, dvs. at opfatte både fakta og følelser - at tænke sammen med den, der taler ikke imod eller for vedkommende - at være opmærksom på det nonverbale sprog både hos den, der taler og en selv Det nonverbale sprog bruger vi til at forklare, uddybe og understrege, det vi siger og opfatter. Side 9/13
Deltagerne i mødet bør med deres adfærd vise, at de respekterer hinanden og være med til at skabe et godt kommunikationsmiljø under mødet. Det indebærer, at man ser på den, der taler, undlader at afbryde ved uenighed men lader taleren gøre sig færdig, stiller spørgsmål. At resumere At resumere vil sige, at give et kort sammendrag af de meninger og synspunkter, der har været fremme under en diskussion. Det er et styringsredskab, der er vanskeligt at opstille faste regler for brugen af. Hvor tit du skal resumere, afhænger meget af deltagernes engagement jo mere debat des mere er der at holde styr på. Mødelederen kan f.eks. vælge at resumere: - før et nyt hovedpunkt - over svar på spørgsmål - over fordele og ulemper ved et forslag - ved uenighed om en sag Resumeet skal virke som en støtte for deltagerne. Det giver dem mulighed for at bevare overblikket over emnet og følge med i, hvor langt de er nået i behandlingen af dagsordenspunktet. En diskussion, der fjerner sig fra emnet, kører i ring eller går helt i stå, kan reguleres ved hjælp af et kort resume. Vær dog opmærksom på, at for mange overflødige resumeer kan kvæle debatten. Efter hvert resumé skal deltagerne have lejlighed til at vurdere og acceptere resumeet. At konkludere Konklusioner bruges til at formulere beslutninger. At konkludere vil sige, at drage en logisk slutning. Det er en af mødelederens vanskeligste opgaver. Der er flere forhold, der skal overvejes, inden der konkluderes bl.a.: - er tidspunktet det rigtige - er alle konsekvenser behandlet - er fordele og ulemper belyst - hvordan skal konklusionen formuleres Mødelederen har mulighed for at lave mellemkonklusioner undervejs, som vil bevirke, at den endelige konklusion kan formuleres lettere. For eksempel kan der laves mellemkonklusion, hvis der er enighed om en del af punktet, men uenighed om resten. Mødelederen konkluderer det, der er enighed om, så deltagerne kun skal koncentrere sig om uenigheden. Side 10/13
Før den endelige konklusion kan mødelederen holde en kort pause. Det vil give tid til at formulere konklusionen, eller lade deltagerne hjælpe med at formulere den. Man skal her være opmærksom på, at diskussionen kan starte på ny. Mødelederen skal ved konklusionen sørge for at deltagerne: - er klar over at der konkluderes - forstår konklusionen - tager stilling til konklusionen - accepterer konklusionen Idébehandling Et møde, hvor der skal findes mulige løsninger på et problem/en sag kan gribes an på flere måder: 1. Brainstorming på baggrund af en forudgående debat. Mødelederen lægger ud med at stille spørgsmål som f.eks.: a. Hvordan vil I løse..? b. Hvilke muligheder er der? Deltagerne udtrykker deres tanker og ideer om emnet i stikordsform. Stikordene skrives med det samme op på en tavle/flip-over, så alle kan se dem. Stikordene skal hverken forklares eller vurderes på dette tidspunkt. Når der ikke er flere ideer, griber mødelederen ind og gennemgår alle de enkelte stikord ved at lade deltagerne forklare, hvad der ligger bag. Hvis en deltager ikke kan forklare dette og ingen andre kan så går man videre til næste emne. Når alle stikord er gennemgået, er der nogle ideer til en løsning. Ideerne formuleres nu til et forslag, som deltagerne kan tage stilling til. 2. Den traditionelle fremgangsmåde, hvor hver enkelt ide formuleres, forklares og vurderes i den rækkefølge, de opstår. Lige meget hvilken metode man vælder, skal mødelederen huske at gøre det klart for deltagerne, hvordan idébehandlingen skal foregå. Side 11/13
Mødedeltagerne Inden mødet må man som mødedeltager: - Sætte sig ind i de emner, der skal behandles søge viden - Forberede sine indlæg, argumentationer og spørgsmål til de enkelte punkter På mødet må man som mødedeltager: - Lytte aktivt til de andres synspunkter og ideer - Notere de væsentligste punkter ned - Ved uenighed rette sin kritik mod synspunktet, ikke mod personen - Opklare forståelsesmæssige problemer ved at stille spørgsmål og husk at få svar - Give anerkendende bemærkninger til andre - Være med til at konstatere enighed og uenighed - Få de andre med i debatten - Selv deltage aktivt - Gøre sine indlæg korte og klare, så mødetiden kan overholdes - Holde sig til emnet og hjælpe mødeleder med at opnå enighed og accept af resumeer og konklusioner Mødedeltageren skal undgå - at gøre andre til grin og fordreje deres ord - at blive aggressiv, bruge hårde ord og afbryde andre - at holde lange, trættende indlæg og gentagelser Afslutte mødet I lighed med indledning af et møde kan afslutningen inddeles i to: - afslutning af det enkelte dagsordenspunkt - generel afslutning af mødet Afslutning af de enkelte punkter har til formål at klargøre, hvad der skal ske efter mødet, så informationer, drøftelser eller beslutninger ikke går i glemmebogen. Det kan sikres ved at behandle spørgsmål som: - hvornår, hvordan og af hvem skal der informeres - hvordan, hvornår og af hvem skal beslutningerne udføres Disse forhold skal fremgå af mødereferatet. Side 12/13
I afslutningen af selve mødet kan der bl.a. tages stilling til, hvornår næste møde skal finde sted, hvordan mødet er forløbet, har mødeleder og mødedeltagere deltaget aktivt i gennemførelsen. Dette kan gøres på flere måder f.eks. ved at udlevere et spørgeskema, som besvares af mødedeltagerne eller ved at tage en generel debat på baggrund af mundtlige spørgsmål. Disse former for evaluering kan bruges til at forbedre møderne fremover. Eksempler på spørgsmål: Hvordan var indledningen af mødet og de enkelte dagsordenspunkter? Var du klar over, hvad der gemte sig under de enkelte dagsordenspunkter? Lyttede I til hinanden? Blev der stillet spørgsmål? Blev der gjort opmærksom på enighed og uenighed? Hvordan blev mødeleders resumé brugt? Blev der konkluderet? Hvordan blev informationen givet? Deltog du aktivt i debatten O.s.v. Side 13/13