Menighedsrådsmøde: Tirsdag den 22. november 2011, kl. 18:00-19:30 - Beslutningsprotokol Bemærk: Der vil forinden mødet være mulighed for at blive fotograferet - billedet vil blive vist på Birkerød Sogns hjemmeside. Fraværende med afbud: Jens-Holger Stellinger, Erik Sigh, Torsten Blichert Åbent møde Dagsorden: Godkendt. 1. Beslutningsprotokol for mødet den 25. oktober 2011 Beslutningsprotokollen blev godkendt under mødet og foreligger udsendt pr. e-mail til rådets medlemmer. - Beslutningsprotokol vedlagt, bilag 1. 2. Personalesamarbejdet i provstiet Der vil senest den 25. november 2011 tilgå de berørte medarbejdere under menighedsrådets arbejdsgiverkompetence et høringsbrev, hvori der anmodes om eventuelle bemærkninger i anledning af, at menighedsrådet agter at tilslutte sig aftalen om personalesamarbejde, som vedlægges høringsbrevet. Høringsbrevet udsendes herfra den 25. november og høringsfristen er fastsat til og med den 16. december. Herefter vil menighedsrådet inden udgangen af januar 2012 skulle træffe endelig beslutning, hvori eventuelle høringsbidrag vil indgå i beslutningsgrundlaget. Sagen vil derfor blive sat på dagsordenen for rådsmødet den 24. januar 2012. Såfremt menighedsrådet endeligt vedtager at tilslutte sig samarbejdsaftalen, vil denne blive underskrevet og sendt til provstiet, hvorefter varslingsbreve vil tilgå de berørte medarbejdere. Som ved høringsbrevene udarbejder provsten skabelon for varslingsbrevene. Menighedsrådet vil ved særskilt mail fra rådssekretæren modtage samarbejdsaftalen, som den foreligger nu ved udsendelse af høringsbrevet samt provstens skabeloner for høringsbrevet. Tilsvarende procedure vil blive fulgt i de øvrige menighedsråd, som allerede nu har tilkendegivet at ville tilslutte sig samarbejdsaftalen. 1
3. Kvartalsrapport 3. kvartal Budgettet for 2011 overholdes, som det fremgår af kvartalsrapporten for 3. kvartal. - Kvartalsrapport 3. kvartal vedlagt, bilag 2. Status er et overskud på kr. 363.000,- som forventet, da Birkerød Sogn har modtaget kr. 313.000,- i form af 5 pct. midler fra provstiet og derudover midler til aflønning af 20 pct. F K-S for hele året, hvoraf der kun har været afholdt 1 måneds løn. 4. Forslag om forøgelse af budgettet i 2012 til PR Medlem af menighedsrådet, Otto Hemming Larsen, har stillet forslag om forøgelse af budgettet til PR (Kommunikation). Forslaget, inklusive begrundelse herfor, følger nedenfor: Vi har et ganske omfattende aktivitetsprogram i Birkerød Sogn. Det involverer mange frivillige, foruden præsters og medarbejderes arbejdstid foruden de direkte udgifter til foredragsholdere mv. og de indirekte udgifter til drift og vedligeholdelse af lokaler. Jeg mener ikke, at det nuværende niveau for PRbudgettet på en rimelig måde afspejler dette aktivitetsniveau og denne indsats. Vægtningen af PR-budgettet i forhold til andre budgetdele er efter min opfattelse et politisk spørgsmål og jeg mener, at Rådet politisk bør fastsætte et dækkende beløb, efter min opfattelse 100.000 kr., hvorefter administrationen til rådets vedtagelse må fremlægge de budgetændringer, der er nødvendige for at nå dette mål. Hvad angår det aktuelle budget, mener jeg, at det må være muligt at tage et beløb af de 250.000 kr., der henstår til renovering af gulvet i salen, og at dette i hvert fald hurtigt kan konstateres ved at indhente de fornødne tilbud. For 2012 er én mulighed at udnytte noget af residualbeløbet fra den ubesatte/nedlagte sognemedhjælperstilling. Jeg vil bede om, at dette medtages som et punkt på dagsordenen for næste rådsmøde. Jeg bidrager gerne med en uddybning om nødvendigt. 2
Forretningsudvalget indstiller, at der ikke sker vedtagelse af Otto Hemming Larsens forslag med følgende begrundelse: - En åbning af budgettet umiddelbart efter dets vedtagelse for at frigøre midler til forøgelsen af budgettet til PR vil afstedkomme fundamental usikkerhed i henseende til holdbarhed og troværdighed af rådets foretagne prioriteringer for 2012. - En forøgelse af budgettet i 2012 til PR som foreslået vil føre til usikkerhed og tvivl blandt sognets medarbejdere og brugere vedrørende holdbarhed og troværdighed i meldinger fra rådet i forbindelse med det igangværende organisationsudviklingsprojekt, specielt vedrørende afklaring af ressourceanvendelse til sognets forskellige aktiviteter. - En forøgelse af budgettet i 2012 til PR - set i forhold til det nuværende budget - forudsætter som minimum en forelæggelse af forslag til konkrete PR-tiltag, som den foreslåede forøgelse skal kunne finansiere. - En drøftelse af hele kommunikationsområdet med henblik på eventuel vedtagelse af styrkelse af indsatsen bør først tages op til behandling i MR, når den igangværende organisationsudviklingsproces har ført til afklaring og implementering af konkrete ændringer i udvalgsstruktur og ledelsesforhold. Den nuværende varetagelse af kommunikationsområdet skal i givet fald styrkes organisatorisk og ledelsesmæssigt. - Om hvorvidt der indenfor den samlede budgetramme for 2012 kan ske en styrkelse af PR-indsatsen ved en forøgelse af budgettet hertil kan tidligst ske, når regnskabsresultatet for 2011 er opgjort. Her har menighedsrådet allerede taget stilling til, at renovering af gulv i sal skal fremmes. Såfremt der måtte være yderligere plads i et forventet samlet overskud, inklusive opsparing fra regnskab 2010, kan disse midler i givet fald disponeres til styrkelse af PR, ligesom budgetafløbet for 2012 kan hen over året føre til frigørelse af midler, der kan omdisponeres til konkrete PR-tiltag. - Såfremt der allerede i 2011 ønskes gennemført en styrkelse af PRbudgettet for indeværende år, forudsætter dette, at der meget hurtigt fremkommer forslag til konkrete tiltag i forbindelse med aktiviteterne i sognet i december måned, som rådet eller FU kan tage stilling til. Kasseren vil på mødet redegøre for, hvor meget der er afsat på budget 2012 til PR og Kommunikation. Drøftet. 3
Drøftelsen genoptages på rådets januar møde på grundlag af rådets seminar om udvalgsstruktur mv. d. 19.11.2011. Der vil blive udsendt et oplæg til forestående rådsdrøftelse. Hertil er alle bidrag velkomne. Otto Hemming Larsen omdelte et bilag, som indgik i drøftelsen. Dette vedlægges protokollen. 5. Menighedsmøde søndag d. 13. november 2011 Der er søndag den 13. ds. kl. 11.30-13.00 afholdt menighedsmøde i henhold til lov om menighedsråd paragraf 41. Fremmødet var begrænset, og der fremkom ikke bemærkninger til hverken beretning, regnskabsaflæggelse eller redegørelsen for påtænkte initiativer. Ej heller fremkom forslag til nye aktiviteter. 6. Pinse/ Friluftsgudstjeneste Det indstilles, at rådet tilslutter sig, at der som tidligere år afholdes fælles pinse/ friluftsgudstjeneste 2. pinsedag 2012 - mandag d. 28. maj 2012. Indstilles godkendt. Indstilling tiltrådt. 7. Valgambassadører Der er modtaget henvendelse fra Landsforeningen af Menighedsråd via Distriktsforeningen for Sokkelund Herred vedrørende hverv som valgambassadør med henblik på rekruttering af kandidater til menighedsrådsvalget november 2012. - Materiale vedlagt, bilag 3. 8. Godkendelse af årsregnskab 2010 4
- Kopi af underskriftsbilag, udvisende provstens og provstiudvalgsformandens underskrifter, bilag 4. 9. Konstituering I henhold til lov om menighedsråd skal der foretages konstituering for en funktionsperiode, der indledes med nyt kirkeår den 1. søndag i Advent. Konstitueringen vil således gælde for resterende del af menighedsrådets valgperiode 2008-2012. Ved valg af formand og næstformand er skriftlig afstemning påkrævet. Ved øvrige valg foretages kun skriftlig afstemning, såfremt mere end én kandidat opstilles til valg. Vedrørende valg af kirkeværger bemærkes, at menighedsrådets mangeårige praksis for at vælge en kirkeværge for hver af sognets to kirker forudsættes at ophøre med udgangen af indeværende valgperiode. - Valg af formand - Valg af næstformand - Valg af kasserer - Valg til kontaktpersonsfunktionen - Valg af kirkeværge for Birkerød kirke - Valg af kirkeværge for Høsterkøb kirke - Valg af bygningskyndig John Theil Münster blev valgt til formand med samtlige 13 afgivne stemmer. Christian Mørup Jensen blev valgt til næstformand med 12 ud af 13 afgivne stemmer - heraf 1 blank. Inge Svejgaard Pedersen blev valgt til kasserer. Finn Aage Jørgensen og Anders Vestergaard blev valgt til kontaktpersonsfunktionen. Finn Aage Jørgensen blev valgt til kirkeværge for Birkerød Kirke. 5
Niels Erik Andersen blev valgt til kirkeværge for Høsterkøb Kirke. Henrik Mottlau blev valgt til bygningskyndig. 10. Eventuelt - Der blev rejst spørgsmål om vejkirker, kirkeværger varetager 11. Menighedsrådsmøder i 2012 Det indstilles, at der i 2012 holdes menighedsrådsmøder fjerde tirsdag i måneden, dog undtaget månederne juni, juli og december. Indstillingen tiltrådt. Mødet blev afsluttet kl. 19:10. (referent KH) 6