Referat for afdelingsbestyrelsesmødet og konstituering af bestyrelsen Den 7. april 2016 kl. 18.30-22.00 Afdelingsbestyrelsens lokaler, Strandmarksvej 18,1. Tilstede: Gitte Fammé, Britta Christensen, Rikke Støckel, Jørnanker Døpke, Bjørn Schrøder Rasmussen, Kasper Thomsen, John Frederiksen, Karen Løvendahl Jensen, Inge Nielsen, Lis Wexøe Rasmussen, Beth Hørsted. Marianne Salomonsen deltog i punkt 4. Medarbejdere: John Rasmussen, beboerrådgiver, Ivan Stokic, driftsleder, Gert Wandahl Pedersen, driftschef Dagsorden: 1. Forslag til evt. nødvendige ændringer af forretningsorden og godkendelse heraf 2. Afdelingsbestyrelsens konstituering a. Valg af næstformand, kasserer og sekretær. (Evt. valg af repræsentanter til repræsentantskabet b. Forretningsudvalget (FU) konstitueres med formand, næstformand, kasserer og sekretær c. Valg af medlemmer til udvalg. Bilag I Vedligeholdelsesudvalg II Redaktionsudvalg III Aktivitetsudvalg/Trivselsudvalg IV IT-Udvalg V Økonomiudvalg VI Lokal tv udvalg VII Børnefamilieudvalg VIII Styregruppe for beboerrådgiver IX Andre udvalg 3. Planlægning af afdelingsbestyrelsens ordinære møder frem til næste afdelingsmøde 4. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde og fortroligt referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 5. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab, bilag Budgetopfølgning Vand El Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 6. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 7. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 8. Sager til drøftelse og beslutning a. Opfølgning på afdelingsmødet den 8.marts 2016 b. Aktionslisten fra Ejendomskontoret, bilag c. Rengøring status d. Indeklimakort, bilag e. Hvidovre Nærradio, IP adresse, bilag dueslaget f. Billard. Ansøgning om opvarmning i kælder, bilag g. Nabohjælp økonomi, bilag h. Hjemmeside, bilag i. Budget, pensionistskovtur, bilag j. Goddag- og farvelfest 9. Punkter til næste mødes dagsorden 10. Eventuelt 1. Forslag til evt. nødvendige ændringer af forretningsorden og godkendelse heraf 1
Bestyrelsens sammensætning ændret. Indskrives i Forretningsordenen. 2. Afdelingsbestyrelsens konstituering a. Valg af næstformand, kasserer og sekretær Britta Christensen blev valgt til næstformand Beth Hørsted blev valgt til sekretær Lis Wexøe Rasmussen blev valgt til kasserer b. Forretningsudvalget (FU) Blev konstitueret med: Formand Jørnanker Døpke, næstformand Britta Christensen, sekretær Beth Hørsted og kasserer Lis Wexøe Rasmussen c. Valg af medlemmer til udvalg Vedligeholdelsesudvalg: Jørnanker Døpke, Inge Nielsen, Karen Jensen, (driftsleder Ivan Stokic) Redaktionsudvalg: Ansvarshavende redaktør Jørnanker Døpke, Britta Christensen, Bjørn Schrøder Rasmussen Aktivitetsudvalg Inge Nielsen, John Frederiksen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Karen Jensen, IT- og hjemmesideudvalg Jørnanker Døpke, Bjørn Schrøder Rasmussen, Beth Hørsted, (driftschef Gert Wandahl Pedersen) Økonomiudvalg Lis Wexøe Rasmussen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke (driftschef Gert Wandahl Pedersen) Lokal tv udvalg Bjørn Schrøder Rasmussen (driftschef Gert Wandahl Pedersen) Børnefamilieudvalg Inge Nielsen, Rikke Støckel, Karen Jensen, Gitte Fammé, (beboerrådgiver John Rasmussen) Styregruppe for beboerrådgiveren Jørnanker Døpke, Inge Nielsen, Marianne Salomonsen *, (driftschef Gert Wandahl Pedersen) Frihedens Aktivitetsforening Inge Nielsen. Karen Jensen, Rikke Støckel, Beth Hørsted Miljø og sortering af affald Inge Nielsen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke (driftsleder Ivan Stokic og driftschef Gert Wandahl Pedersen) Udlejningsudvalg Inge Nielsen, Britta Christensen, John Frederiksen, Gitte Fammé *konstitueret af Organisationsbestyrelsen 2
Bestyrelsens sammensætning efter 8. marts 2016. Navn Bestyrelse På valg Jørnanker Døpke Formand 2018 Britta Christensen Næstformand 2017 Beth Hørsted Sekretær 2017 Lis Wexøe Rasmussen Kasserer 2018 Inge Nielsen 2018 John Frederiksen 2018 Rikke Støckel 2017 Bjørn Schrøder Rasmussen 2017 Karen Løvendahl Jensen 2018 Gitte Fammé 2018 Kasper Thomsen 2017 Konstitueret udvalg under repræsentantskabet: Boligselskabernes Landsforening: Marianne Salomonsen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke, Chris Wenlock, Peter Mathiesen Repræsentanter i KABs repræsentantskab: Beth Hørsted, Chris Wenlock, Jørnanker Døpke Valgt af brugergrupper i KAB: Byggeri- og teknikudvalg: Suppleant: Marianne Salomonsen Udvalg for trivsel og boligsocialt arbejde: Marianne Salomonsen, formand Beth Hørsted 3. Planlægning af afdelingsbestyrelsens ordinære møder frem til næste afdelingsmøde Afdelingsmøde (regnskabsmøde) onsdag den 16. november 2016 Afdelingsmøde (budgetmøde) onsdag den 8. marts 2017. Der satses på at møderne kan afholdes i Teatersalen, Frihedens Idrætscenter. Der kommer liste over de ordinære afdelingsbestyrelsesmøder. 4. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde og af fortroligt referat fra sidste møde (alle medlemmer) Referaterne fra sidste møde blev godkendt og underskrevet 5. Nyt fra: a. Formanden 3
Jørnanker meddelte, at der var kommet kursuskalender, specielt for de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen giver tilskud til 10 beboeres Ferieophold tidligere var det Højskoleophold Der er en 3 dages studietur til udlandet i september måned. Der er 5 pladser. Følgende vil gerne med: Britta Christensen, Inge Nielsen, Beth Hørsted, Lis Wexøe, Jørnanker Døpke. Der er afholdt evalueringsmøde vedrørende Helhedsplanen for beboerne i blok 10, hvor fejl og mangler er blevet gennemgået. Beboerne har fået referat og der arbejdes videre med afslutning på sagerne. Referatet ligger på bestyrelsens kontor til gennemsyn. Der har været brand i en lejlighed i Friheden I, det var mest sodskader. En lejlighed i blok 15 har stået tom næsten 1 år. Snart skal den ombygges. Klub 44 bliver beboerlokale for allergikere. I lokale 508, som også skal være beboerlokale efter renovering må der ryges. Lokale 512 bruges til beboerlokale nu, der må være husdyr i 508 og 512. Til diverse lokaler udleveres der en brik på ejendomskontoret til at åbne døren med. Der skrives om renoveringen på face book. Beboerne bør opfordres til at komme til de møder der afholdes, så de kan stille spørgsmål og henvende sig de respektive infosteder. Beboere som har haft vandskade er meget frustrerede over tilstanden i deres lejlighed, de indkaldes snart til et informationsmøde om det videre forløb. Der er ved at blive aftalt procedure mht. renovering og man vil tage de værst beskadigede lejligheder først. b. Ejendomskontoret/KAB Ved Ivan Stokic: Manglende lys Hvidovrevej 476/478 og 470/472. Ventes leveret og monteret inden for den nærmeste tid. Muligt påbud fra Arbejdstilsynet. (Punkt til dagsorden). Efter nogle indkøringsvanskeligheder er fornemmelsen at det kører bedre. Vi har indført en ekstra skralderunde sidst på arbejdsdagen og fået sat flere skilte op. Gamle centrifuger Vi henstiller til at vi får fjernet de sidste to centrifuger. Nu da vi skifter vaskemaskiner som kan centrifugere udgør de gamle centrifuger udgifter: både i strømforbrug og i sikkerhedschek. Noget andet er at der er en sikkerhedsrisiko ved dem. Vi mener at huske at I nikkede ja til at etablere en ekstra vaskemaskine på satellitvaskeriet: er det rigtigt? Godkendt. Nyt bestillingssystem i Lille Friheden Det er ikke bestilt endnu da jeg ikke kan få fat på medarbejderen i Miele. Nye gulvklinker i 4 stk. vaskerier Arbejdet er færdigt på vaskeriet Strandmarksvej 52 og er startet op Hvidovre Enghavevej 16 Rengøring check af. 4
Første midlertidige 1/2 rapport er kommet. Chekket er todelt på grund af påsken, sidste halvdel ventes i ugen efter bestyrelsesmødet. Den første halvdel er der påbegyndt fejlretning på. Vi følger nøje med, med billedtjek og opfølgning. Endelig rapport foreligger på mandag og ugen efter afholdes en opfølgningsrunde. Overvågning af fællesarealer og kældergange. Igennem Politiet har jeg fået kontakt til Siemens som jeg har haft et indledende møde med. I skrivende stund har jeg ikke modtaget et tilbud vedrørende det mobile overvågningsanlæg som vi fik bevilliget. Siemens ville gerne møde bestyrelsen og fortælle om deres samarbejde med Politiet og hvilke ideer de har for hvad vi her i Friheden ville kunne gøre for at få et ordentligt overvågnings anlæg. Elevstillingen blev genopslået i denne uge. Egu eleven er der lagt billet ind hos kommunen om kandidater til. Afdelingsbestyrelsen var enig i ovennævnte. Ved Gert Wandahl Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El Varme Konto 114 Renholdelse: Er lidt højere end budgetteret, grundet løn til en ekstra medarbejder, fordi det nye affaldsanlæg endnu ikke er etableret. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse: Ingen bemærkninger. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse: Der er et mindre forbrug. Forbrugsinfo: Afdeling I og VI betaler afkølingsafgift. Der er forventet overskud på forbrug af vand. Ellers ingen bemærkninger c. Udvalg Ingen bemærkninger til dette punkt d. Beboerrådgiver Når udefrakommende overtager beboeres lejemål, uden samtykke fra beboeren Boligselskabet har to lejemål, hvor fremmede mennesker har overtaget lejemålet, formodentlig ved at bruge repressalier. Beboerrådgiveren beskrev det ene eksempel, hvor forløbet har været følgende: Beboer klager over støj fra lejlighed. Klagen kører af de formelle veje. Efterfølgende får vi informationer om, at de der larmer ikke nødvendigvis er beboeren som er tilmeldt lejemålet. Ejendomskontoret har i samarbejde forsøgt, at finde håndgribeligt bevis for, at det forholder sig som ovenfor beskrevet. 5
Derfor indkaldte beboerrådgiveren beboeren (en ung og skrøbelig mand) til et møde, her deltog beboerens tilknyttede personer fra kommunen. På mødet blev formodningen om, at det er andre der benytter lejemålet forstærket. Beboerrådgiveren gjorde det klart for beboeren at alt, hvad der sker i lejligheden og udgifter forbundet med dette står for lejerens ansvar og regning. I ejendomskontoret vil vi meget gerne, at de uvelkomne indtrængere også kommer til at stå til regnskab. Altså, at lejeren anmeldte det til politiet. Beboerrådgiverne tilbød et møde mellem beboeren, politiet, kommunens personale og beboerrådgiver, hvor det kunne gøres klart, hvorledes beboeren burde forholde sig. Beboeren kom desværre ikke til mødet. Han er tilsyneladende bange for repressalier fra de uvelkomne indtrængere. Sideløbende med dette tog beboerrådgiveren kontakt til beboerne i opgangen og der blevet lavet et fælles møde (fem lejemål deltog), hvor beboerrådgiveren fortalte, at ejendomskontoret har brug for deres hjælp i form af klager, proceduren for dette og hvorledes de i opgangen kan stå sammen i en vanskelig tid. Altså, at beboerne skal klage over det der er at klage over på den formelle måde. Der er efterfølgende indløbet adskillige klager fra beboerne. Desværre må vi også konstaterer, at en beboer er flyttet på grund af larm. Alt i alt: Ovenstående problemstilling er en vanskelig opgave at arbejde med. Dels på grund af, at det er vanskeligt at få håndgribeligt viden/bevis. Og dels, fordi det er en særdeles atypisk situation. Pt. ser det dog ud til, at det igennem samarbejdet i ejendomskontoret, med naboerne og vedholdenhed fra begge sider, at vi er på vej i den rigtige retning, altså at de uvelkomne indtrængere sandsynligvis er på vej ud, men at det desværre tager tid. Foreningen Familieferie Boligselskabet har også i år modtaget midler (150.000,00 kr.) fra Arbejdsmarkedets Feriefond via Foreningen Familieferie. Pengene skal bruges, efter nogle nærmere beskrevne retningslinjer, til ferier i Danmark for økonomisk vanskeligt stillede børnefamilier boligselskabet. Beboerrådgiveren er begyndt at arbejde på at gennemgå interesserede børnefamiliernes økonomi, lave ansøgninger og bestille ferier til familierne. By-haver Beboerrådgiveren har inviteret interesserede beboere til informationsmøde og tilmelding til by-haver torsdag den 14. april kl. 18.30-19.30 i ejendomskontorets frokoststue. Sommerfest lørdag den 18. juni Sommerfestarrangørerne holder det andet planlægningsmøde angående sommerfesten mandag den 18. april kl. 16.30-18.00. Underholdning, aktiviteter og forplejning er på plads. 6. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Der var ikke noget til dette punkt 7. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 2 beboere fra Lille Friheden klagede over manglende trapperengøringen. Foreslog en glat flade ved indgangen i opgangene. 6
Der mangler oprydning på beboernes terrasser i Lille Friheden. Er ikke tilfredse med ordningen med servicemedarbejderne, øst/vest. Lister på altaner trænger til olie. Fliserne ved Aktivitetscentret ligger løse. Er tidligere behandlet i afdelingsbestyrelsen. Vil gerne have ur på vaskemaskiner så man ved hvor længe en maskine vasker. Ønsker en stor vaskemaskine til store dyner. Ivan tager kontakt til en af de tre beboere. En beboer i Højhuset kan ikke komme ud på svalegangen med sin rollator i tilfælde af brand. Er blevet bedt om at kontakte hjælpemiddelcentralen. Beboeren skal muligvis søge om en lejlighed i Lille Friheden. Ivan taler med beboeren. To beboere kan ikke se TV2, og dette igennem mere end 1 år. Der har været henvendelse tidligere men det har endnu ikke hjulpet. Connect-me har været og set på det. EK følger op på sagen. 8. Sager til drøftelse og beslutning a. Opfølgning på afdelingsmødet den 8. marts 2016 Afdelingsbestyrelsens forslag om booking af vasketure via internettet blev vedtaget og at det fremrykkes 2 år i forhold til langtidsbudgettet. Forslaget om, ophold af husdyr i lejlighed under renovering, kunne ikke behandles og blev afvist. I det hele taget gik mødet godt. b. Aktionslisten fra ejendomskontoret Fremhævet fra listen: Inden helhedsplanens afslutning skal det besluttes, om afdelingen ønsker varmtvandsmålere (som måler energiforbruget), ellers skal der søges dispensation. På et senere møde gennemgås listen mere nøje. c. Rengøring status Se under ejendomskontor. d. Indeklimakort Indeklimakort, som måler om luftfugtigheden er for høj og dermed kan føre til skimmelsvamp er allerede afprøvet i flere KAB administrerede boligselskaber. Organisationsbestyrelsen betaler for indkøb af kortene og ejendomskontoret sørger for udsendelse og information til alle beboere i Friheden. Det vil fremover være en fast praksis for ny indflyttere at få udleveret indeklimakort. e. Hvidovre Nærradio. IP adresse Hvidovre Nærradio ansøger om at få IP adresse i senderum på Strandmarksvej 18, 11. etage. Godkendt. f. Billard ansøgning, opvarmning i kælderen Jørgen Pontoppidan, Billard gruppen ansøger om at der bliver installeret opvarmning i billard lokalet. Punktet udsættes til august 2016. g. Nabohjælp økonomi 7
Der forelå bilag fra Trygfonden og Det Kriminalpræventive Råd om hvordan man kommer i gang med Nabohjælp. Britta Christensen udarbejder et udkast til næste møde. til godkendelse. h. Hjemmeside Bjørn Schrøder Rasmussen har lavet et stort arbejde på Frihedens hjemmeside, som nu indeholde mange oplysninger. Bjørn savner billeder til at gøre hjemmesiden mere spændende med. Bjørn skal stå for den overordnede koordinering og vedligehold af hjemmesiden og det er også Bjørn, som hjælper med tekniske løsninger. Der var oplistet en række forslag til forskellige personer, som efter oplæring fremover vedligeholder bestemte områder på hjemmesiden. De forskellige grupper, som skal oplæres i at være redaktører for deres respektive områder på hjemmesiden informerer Inge. Godkendt. i. Budget pensionistskovtur Inge Nielsen havde udarbejdet budget til pensionistskovturen. Skovturen er til at finde sted tirsdag den 23. august 2016. Godkendt j. Goddag- og farvelfest Afholdes i Restaurant Halvleg den 13. maj 2016 kl. 18.00. Pris for ægtefælde/partner er 150,- kr. 9. Punkter til næste mødes dagsorden Budget til Beboernes Friaften Et eventuelt besøg i Langhusene planlægges til senere afvikling Udkast til Nabohjælp 10. Eventuelt planlagt Britta ønsker at indstille Inge Nielsen, Bente Jønsson og Beth Hørsted til KAB prisen 2016 da de yder en særlig indsats for aktivitetsgrupper i Oasen. Mødet sluttede kl. 22.15 Referent: Beth Hørsted 8
Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Jørnanker Døpke Formand Britta Christensen Næstformand Beth Hørsted Sekretær Lis Wexøe Rasmussen Kasserer Inge Nielsen John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Bjørn Schrøder Rasmussen Gitte Fammé Kasper Thomsen 9