25. november 2015 Referat af Organisationsbestyrelsesmøde onsdag, den 18. november 2015 kl. 18.00 i på administrationskontoret, Gersagerparken 165-167, 2670 Greve Deltagere: Øvrige: Rainer Petersen (RP), Preben Husted (PH), Marianne Carentius (MC), Niels Kjøller(NK), John Pedersen (JP), Carl Jensen (CJ) og Inga Ellborg (IE) Per Felby (PF), John T. Olsen (JTO), Peer Petersen (PP), Flemming Eriksen (FE) og Pia Bakkestrøm 2015 Dagsordenspunkt Begrundelse Referat 31 Indledning Orientering om mødets forventede forløb, herunder bemærkninger til dagsordenen. 32 Godkendelse af referat Referat fra sidste møde den 26. august 2015 (bilag 1) Godkendt 33 Regnskab 15 og budget 2016 Revisionen er i gang med den årlige gennemgang af afstemninger, konteringer m.m. Den indledende runde har givet anledning til supplerende spørgsmål om budgetopfølgning m.v., som er besvaret. Revisionen fortsætter i de kommende måneder. Budgetterne for de 3 store afdelinger er udarbejdet og foreligger godkendt på beboermøderne, Budgetterne vedhæftes som bilagene 2 4 til organisationsbestyrelsens endelige godkendelse. For så vidt angår afdeling 2410 har der været afholdt et (afdelings)møde i afdelingens fællesrum, med repræsentanter fra Greve Kommune, ejendomskontoret i Hedelyparken og administrationen, hvor afdelingens behov i relation til budgettet blev drøftet. Der var opstillet en række ønsker, hvoraf nogle umiddelbart kunne afklares og andre nærmere skulle undersøges. Det var ikke ønsker, der umiddelbart gav anledning til yderligere hensættelser, idet disse kunne holdes inden for de givne rammer uden behov for huslejestigning. Administrationen anbefaler en godkendelse af budgettet, vedlagt som bilag 5. Budgetopfølgning på selskabet omdelt. Revisionsudgifterne fra BDO gennemgået, herunder et efterslæb fra 2014, som er betalt i år. Særligt Helles sygdomsperiode har været belastende og vil påvirke resultatet for 2015 i negativ retning. Budgetterne for 2401, 2425 og 2426 blev taget til efterretning, Hvad angår afd. 2410 vurderes niveauet for konto 116 at være passende. Budgettet for 2410 godkendtes. Der foretages budgetopfølgninger hver måned inkl. nødvendig opfølgning.
Endelig vedlægges budget for selskabet som bilag 6. Det bemærkes, at regnskabet for 2015 forventes at udvise et underskud som følge af de administrative udfordringer i forbindelse med Berits og Helles afgang. Det vil dog ikke påvirke 2016, hvor organisationen er på normal styrke. Budgettet er fremskrevet med forventede udgiftsstigninger og anbefales ligeledes godkendt. Budgettet for 2400 Selskabet gennemgået og godkendt. 34 Status på byggearbejder a. Gersagerparken Isoleringen af facaderne fortsætter planmæssigt. De umiddelbare tilbagemeldinger fra de beboere, hvor der er foretaget isolering, er positive. Der kan dog være en række følgevirkninger efter isoleringen, der nærmere skal undersøges. Der er udarbejdet en energirapport på et par af blokkene, med de foretagne foranstaltninger flytter gradering fra G til D. Der vil efterfølgende blive foretaget tilsvarende energiundersøgelser i de øvrige blokke, efterhånden som isoleringen skrider frem. Isoleringsarbejderne er tæt på at være færdig (p.t. 85%) og tidsplanen overholdes. Den ønskede virkning af isoleringen ser ud til at blive opfyldt. Trækgenerne er i stort omfang fjernet. Følgevirkningerne er allerede påvist ved energirapport. b. Grønlykkeparken Der arbejdes fortsat med etablering af LED belysning i udeområderne. Taget til efterretning. c. Hedelyparken Der er iværksat et større udredningsarbejde på de tiltag, der forventes at skulle iværksætte inden for en kortere tidshorisont. Det bliver en omfattende opgave, hvor der allerede er igangsat opgaver med renovering af kloakker m.m. d. Skoleholmen Gulvene i Skoleholmen er meget slidte. I forbindelse med dialogmødet med medarbejderne, der fremførte beboernes ønsker, var gulvet absolut højeste prioritet. En gennemgang viste, at der var gode muligheder for at finde andre og mere hensigtsmæssige løsning end nedslibning af det eksisterende trægulv. Der arbejdes videre på en løsning, eventuelt med en del af gulvbelægningen med pålagt vinyl. Afdelingsbestyrelsen har møde med ingeniør om helhedsplan den 1. december 2015. Gulvene bør laves, kan ikke slibes. Ligesom lakering vil være problematisk. Alternativ løsning undersøges (Klikgulv og/eller vinyl). 35 Udlejningsstatistik Gersagerparken: - 2012 i alt 67 svarende til 10,07 % - 2013 i alt 78 svarende til 11,69 % - 2014 i alt 41 svarende til 6,14 % - 2015 til dato i alt 51 (7,45%) Skoleholmen: - 2012 i alt 0 svarende til 0 % - 2013 i alt 1 svarende til 10 % - 2014 i alt 0-2015 til dato i alt 2 (20%)
Hedelyparken: - 2012 i alt 17 svarende til 6,46 % - 2013 i alt 22 svarende til 8,95 % - 2014 i alt 8 svarende til 3,12 % - 2015 til dato i alt 9 (3,51%) Grønlykkeparken: - 2012 i alt 51 svarende til 19,24 % - 2013 i alt 33 svarende til 9,04 % - 2014 i alt 34 svarende til 9,31 % - 2015 til dato i alt 33 (11,95%) Grønlykkeparken er særligt mærket af mange dødsfald i 2015. Taget til efterretning 36 Sager under behandling a. Personaleforhold Der vil i administrationen ske en tilpasning af arbejdsopgaverne i forbindelse med administrationens ændrede struktur og arbejdsopgaver. Lars stopper primo 2016. b. Hybler m.v. Østre Landsrets dom i Hybelsagen stadfæstede byrettens dom der gav BS61 medhold på alle punkter. Godtgørelsesbeløbet blev dog nedsat med et efter omstændighederne mindre beløb. Netto betyder det, at Greve Kommune betale kr. 626.215,38 + egne omkostninger. Men dertil kommer, at det nu er fastslået hvem der betaler for istandsættelsen af nr. 51. Der vil på mødet blive givet en redegørelse for resultatet og konsekvenserne af dommen. PF orienterede om sagen og pegede dels på det positive kontante resultat, dels på afklaringen af renoveringen af nr. 51. Taget til efterretning. c. Hjemmesiden Hjemmesiden fungerer nu efter hensigten og med afdelingernes selvstændige præg herpå. PF lægger ind fremover. Punktet udgår. d. Hjertestartere Alle hjertestartere er nu på plads. Det indstilles at dagordenens punkt herom udgår. Punktet udgår. e. Fibia/YouSee Der er nu opnået enighed med både YouSee og Fibia om en ordning, der stiller beboerne frit i relation til valg af leverandør samtidigt med, at priserne blive meget attraktive. Der vil i den kommende uge blive udsendt uddybende materiale til alle beboerne, der nærmere omtaler aftalernes indhold og priserne for de enkelte ydelser. Med henblik at tilvejebringe det bedst mulige udgangspunkt for beboerne er der aftalt følgende ionformationsmøder: 30.11 I Gersagerparken, afholdes over 2 gange (eftermiddag og aften) 2.12 Hedelyparken som aftenmøde 3.12 Grønlykkeparken som aftenmøde YouSee har udarbejdet en informationsskrivelse med priser, som er klar ti at gå i trykken, når vi siger god herfor. For så vidt angår Fibia har de et velkendt produkt og er ligeledes på vej med en informationsskrivelse. Jeg skal anbefale at vi allerede nu kommer med en udmelding om dag og tid for de respektive informationsmøder. Administrationen har et forslag til indkaldelse med til mødet. Fibia og YouSee vil udarbejde informationsskrivelser om deres produkter og priser. Der udarbejdes særlig BS 61 information om de nye muligheder i forbindelse med det frie valg. Administrationen udarbejder udkast, der sendes til arbejdsgruppens udtalelse inden udsendelse. Der vil blive udleveret tilmeldingsskemaer, der skal afleveres snarest muligt. Status taget til efterretning.
f. Klagesager Bestyrelsen i Gersagerparken har i den senere tid fra enkelte beboere oplevet en adfærd, der ikke respekterer beboerdemokratiet men i stedet søger deres egne interesser fremmet ved konstant at fremsætte urimelige og urealistiske krav. Bestyrelsen har noteret sig det utidige pres, der i den forbindelse er lagt på driftspersonale, håndværkere og andre samarbejdsparter. Det har haft til følge, at der er brugt store ressourcer på beboere, der misbruger adgangen til at kræve uden at tage hensyn til omkostningerne, der hermed pålægges de øvrige beboere. Administrationen har i den anledning meddelt driftspersonalet, at alle henvendelser fra de pågældende beboere skal henvises til administrationskontoret. Bestyrelsen kan under hensyn taget til det omfang af krav og grundløse klager bakke op om den af BS 61 direktør trufne beslutning og vil samtidigt tilsikre, at de henvendelser, som bestyrelsen løbende modtager fra disse beboere, tilstilles administrationen til en koordineret besvarelse. Omfanget af klagerne er nu af et omfang der indebærer, at sagen løftes til organisationsbestyrelsen, i det de pågældende klagere har indsendt en meget omfattende klage til Greve Kommune, der her bedt om BS61s udtalelse herom. Der gives en nærmere orientering herom på mødet. Sagen er desværre ikke enestående og der er en klar tendens til dels at klage over alt og alle og dels forvente, at det er bestyrelsen og administrationen, der skal klare klagerens problem, uanset om det er en rigtig anklage eller ej. Det er blevet fuldstændigt gratis at klage for klagens skyld, hvilket belaste systemet i højere og højere grad og det indstilles derfor, at der bakkes op om, at nok er nok. Generelt er omfanget af klager steget ganske betragteligt. Det er naturligvis belastende rent administrativt men håndterligt. Udfordringen kommer fra de beboere, der ligefrem dyrker klagemuligheden til det yderste. Det er en adfærd, der er skadelig og uacceptabel, idet den påvirker driftspersonalet og deres opgaveløsning i urimelig grad. Administrationen har derfor pålagt personalet at henvise alle henvendelser fra disse beboere til PF. Det er samtidigt aftalt med bestyrelsen i Gersagerparken, at kommunikation med de pågældende koordineres således, at besvarelser er entydige og dokumenterede. Bestyrelsen kunne tiltræde den beskrevne procedure herunder at beboerne advares om, at adfærden får karakter af chikane, vil lejemålet blive opsagt. g. Antenneplacering Mobilantennerne er nødvendig for at sikre en god signalformidling. I den anledning er der i BS 61 område placeret 2 antennepositioner, der igennem årene har givet et pænt bidrag til driften. På det seneste er der kommet henvendelser fra stort set alle signaludbyderne med anmodning om nedsættelse at antennelejen som følge af, at man ved de mange sammenslutninger inden for branchen har behov for færre antenner. Det er imidlertid ikke antallet af antenne der har indflydelse på lejen med de m2 som der disponeres over fra lejeren. Der arbejdes på at fastholde lejen på det højest mulige lejebeløb. h. Forsikringer Der har været afholdt møde med boligselskabets forsikringsselskab. Der har været et godt løbende samarbejde og de aftaler om præmienedsættelse, som er en følge af de gennemførte renoveringer er ligeledes gennemført. Der forhandles med TDC om en løsning for både Gersagerparkens og Grønlykkeparkens antenneanlæg. Oversigt over præmiebetalingerne udleveret. Taget til efterretning.
37 Sager til orientering a. Partnerskabsaftale BS61 har tilsluttet sig fortsættelsen af Greve Nord projektet. Der er fremsendt ansøgning om prækvalifikation og helhedsplan er under udarbejdelse. b. Fjernvarme Ombygningen af varmecentralen i Gersagerparken er nu tilendebragt. Renoveringen/udskiftning af pumper og ventiler forventes at få en klar cost benefit effect. c. Varmemåling Ændringerne i fjernvarmen og konklusionerne på det ekstraordinære afdelingsmøde i Gersagerparken har haft til følge, at den elektroniske måling og deraf følgende individuelle afregning sf forbrug af varme, blev suspenderet for året 2015. Fra 1. januar 2016 skal fjernvarme afregnes individuelt. Deltagelsen er under forudsætning af, at beboerdemokratiets deltagelse i styringen af projektet ikke tilsidesættes. Prækvalifikationen er fremsendt og helhedsplanen for så vidt angår BS61 ligeledes udfærdiget og fremsendt. Boilerrum i Gersagerparken er renoveret. PH oplyste, at der var sat et konsulentfirma på Fjernvarmeværket, med henblik på at se på medarbejderforhold. Varmepriser i 2015 som i 2014. Taget til efterretning. d. E-Fakturering Spørgsmålet om E-fakturering ønskes drøftet. Udsættes til næste møde. Administrationen kommer med et oplæg. e. Vangeledet BS 61 har 3 matrikler liggende i Hundigeområdet spredt på en meget tilfældig måde. Havde der blot været en sammenhæng mellem matriklerne kunne de måske udgøre et aktiv, der kunne anvendes til nogle relevante byggegrunde. Der har været tanker om anvendelse af området til forskellige formål men det må antages, at eneste seriøse interessent vil være kommunen, der er ejer af nabogrunden. Vi har tidligere forsøgt at afhænde arealerne uden der har været den helt store interesse herfor. Muligvis er tiderne bedre nu. Der er en henvendelse fra Greve Boligselskab, der har udtrykt interesse for at etablere flere ældreboliger. Der optages drøftelser med GB om et muligt salg. 38 Meddelelser a. Formanden Intet b. Administrationen Bestyrelsesvederlag med fordeling som sidste år vil blive udbetalt 3.12.2015.
c. Gersagerparken Erhvervslejemål i nr.3 På fælles formandsmøde blev Gersagerparken 3 diskuteret, det har stået tomt længe. Der er nu kommet forslag om, at indrette det til gæsterum. Udgifterne i den forbindelse er beskedne. Greve Boligselskab og BS61 deles om udgifterne i lighed med selskabslokalerne. Gæsterummet, når det står færdigt, kan så lejes af beboerne i Gersagerparken. Opstart pr. 1. januar 2016. Særlige ordninger Det er vigtigt, at slutdatoen på den særlige ydelse indberettes med den sidste dag i måneden, altså 31.12, således at det fremgår af Huslejeregisteret, at der er betalt for en hel måned. Det er konstateret, at nogle boligorganisationer anvender opkrævningsdatoen, altså den 1.12. som slutdato på den særlige ydelse. Som konsekvens heraf modtager boligstøttesagen opdatering fra Huslejeregisteret om, at huslejen er nedsat og der beregnes automatisk ny boligstøtte med virkning fra den 2.12. Dette vil imidlertid kræve en lovændring. Flere julelys i Gersagerparken. Det der har holdt os tilbage er leje af lift. Da der p.t er mange lifte i forbindelse med isolering, har vi forespurgt isoleringsmedarbejderne om det var muligt, at de kunne være behjælpelige. Det ser ud til, at det er ok. Greve Boligselskab sætter også flere lys i deres træer. Repræsentantskabsmøde i 2 Kreds den 1. oktober Niels, Preben deltog Regeringen kommer med lovforslag på almen boligområdet. Begrundelse udgifterne skal holdes nede. Administrationsudgifterne udgangspunkt 2014 Ingen stigning kun prisindekset 2014 det gælder - forsikringer, administration, renholdelse, vedligeholdelse. Flygtninge notat medlemskontakt. Udarbejdes i øjeblikket mellem KL og BL, som skal danne grundlag for en rammeaftale med kommunerne. Fremsendes til os når det er udarbejdet. Flygtninge Kommunen ikke kan lave kollektiver og sætte 5 unge mænd ind i en 5 værelses. 1.januar Administration moms landsskatteretten, Der føres en sag i Landsskatteretten vedr. moms på administration for de boligorganisationer der ikke er selvejende. Digitale afdelingsmøder er lige på trapperne med godkendelse. Der har kørt en prøveordning i BO Vest, der er dog en del sikkerhedsbarrierer, der skal gennemgås inden vi kan køre systemet i Gersagerparken. EU direktiv nye udbudsregler Er på vej Forslag Brev til folketinget udvalg vedr. anvisningsretten. Se vedlagte blev vedtaget
d. Hedelyparken Der arbejdes på opsætning af bimåler i klubber med henblik på en eventuel delvis egen betaling. e. Grønlykkeparken Intet f. Ejendomsinspektør JTO, møde med Greve Kommune om affaldssortering. Skakter vil blive lukket senest i 2020. Man bør være opmærksom på de økonomiske konsekvenser. g. Tillidsrepræsentant PF har haft møde med tillidsrepræsentanten, der har udtrykt ønske om støtte på kr. 12-17.000,00 til afholdelse af et socialt arrangement. Det blev besluttet at afsætte en ramme på kr. 15.000,00. 39 Mødekalender 2016 a. Organisationsbestyrelse. Onsdag 17. februar 2016 Tirsdag 24. maj 2016 Onsdag 24.august 2016 Onsdag 16. november 2016 b. Repræsentantskabsmøder. Onsdag 25. november 2015 (Valgmøde) Tirsdag 31. maj 2016 Onsdag 23. november 2016 Vedtaget Vedtaget c. Afdelingsmøder 40 Eventuelt Carl & administrationen undersøger nærmere mulighederne for et socialt arrangement for bestyrelsen. Per Felby