Konsulentanalyse af det kommunale indkøb Ringsted Kommune 7. marts 2011
Sammenfatning Potentiale Praksis Opmærksomhedspunkter Konsulentteamet har beregnet effektiviseringspotentialet samlet til 16,7 procent ift. bedste praksis pris blandt de deltagende kommuner. De største potentialer på niveau 1 (se slide 5 for forklaring af niveau 1 og 2) er estimeret inden for varegrupperne El-artikler/belysning, beklædning og kontorvarer o.l. Vægtes potentialet ift. Volumen findes de største potentialer inden for beklædning og beskæftigelsesmaterialer. De største potentialer på niveau 2 kan findes inden for varegrupperne vask og leje af arbejdsbeklædning, aftørringspapir og kontorartikler. Ringsted Kommune indkøber oftest sine varer direkte via SKI, SI eller selvstændigt i kommunen og gør det obligatorisk for hele kommunen. For de tre varegrupper med størst effektiviseringspotentiale på niveau 2 gælder, at indkøbene er sket direkte via SKI eller egenhændigt i kommunen. Kommunens allerede eksisterende tilgang med anvendelse af indkøbsfællesskaber forventes således at bibringe med yderligere effektivisering af kommunens indkøb i takt med, at tilgangen udbredes til flere varegrupper Det understreges af varegrupper som computere, diabetes og stomi, som er indkøbt via indkøbsfællesskaber, og hvor kommunen er rangeret højt i analysen. Det skal bemærkes, at varegrupperne aftørringspapir og kontorartikler er behæftet med betydelig statistisk usikkerhed. Det høje potentiale på varegruppen kontorartikler skyldes primært, at en enkelt kommune i analysen har opnået exceptionelt lave priser. Det kan ikke garanteres, at alle kommuner kan opnå så lave priser. Ringsted fremgår som havende bedste praksis priser på en række varegrupper. 2
Indholdsfortegnelse 1 2 3 4 5 Indledning og læsevejledning Potentiale Samlet og udvalgte varegrupper Grafer på de kvantitative data Grafer på de kvalitative data Appendiks 3
1. Indledning Generelt om rapporten Formålet med rapporten er at give kommunerne mulighed for at sammenligne varepriser (benchmarke) med et anonymiseret repræsentativt udsnit af kommuner på udvalgte varegrupper og/eller et estimeret landsgennemsnit. 29 varegrupper fordelt på 15 kommuner, indgår i analysen. Prispunkterne er indsamlet for perioden september 2009 til oktober 2010. De tre varegrupper server, storage og applikationer er udgået grundet for få sammenlignelige data. Rapporten er en del af en prisbenchmarkanalyse lavet i samarbejde med KL /Finansministeriet, og de konklusioner, antagelser og forbehold som findes i prisbenchmarkanalysen gælder også for denne kommunerapport. Rapporten benchmarker i forhold til bedste praksis. Bedste praksis opnås ved at måle op i mod den kommune, som gennemsnitligt har den laveste pris på varegruppen. Herved fremkommer nogle besparelsesprocenter, som vægtes, således at hele varegruppens potentiale kan beregnes. Herved fremkommer bedste praksis og kommunens potentiale kan beregnes. Kommunerapporten her fokuserer på potentialet og kommunen kan selv udregne besparelsen i kroner og øre, ved at holde potentialet op i mod omsætningen for den enkelte varegruppe. Læsevejledning Rapporten består af: 1) en kort beskrivelse af udvalgte varegrupper med et højt effektiviseringspotentiale, 2) en redegørelse for analysen af potentiale og 3) en redegørelse for kortlægningen af kommunernes praksis. Beskrivelsen af de udvalgte varegrupper har til formål at give kommunen tilstrækkeligt indblik i varegrupperne, til at det kan danne grundlag for videre arbejde med effektiviseringen af indkøb og er således ikke en egentlig effektiviseringsrapport for den enkelte kommune. Analysen af potentiale redegør for kommunens potentiale på de analyserede varegrupper ved to diagrammer. Det første (1) viser kommunens effektiviseringspotentiale på hver varegruppe (gul søjle), sammenlignet med de 15 kommuners gennemsnitlige potentiale (grå søjle). Endvidere viser de sorte prikker kommunens rang i forhold til de øvrige 14 kommuner, hvor en placering som nummer 1 betyder at kommunen har det laveste potentiale. Det andet (2) diagram viser spredningen i priser på indkøb i varegruppen, og kommunens relative placering i forhold til højeste og laveste pris (gennemsnitspriser på hele varegruppen). Kortlægningen af praksis viser fordelingen af kommunernes brug af kontraktudbydere og udbudsformer, samt den pågældende kommunes praksis. Dette sammenholdes med bedste praksis. Diagrammer Diagram 1 Diagram 2 4
Analysen er gennemført med udgangspunkt i den eksisterende opdeling af kommunalt indkøb i varegruppeniveauer. Estimeringen er foretaget vha. flere forskellige benchmarktilgange for validitet Estimering og varegrupper Effektiviseringspotentialerne beregnes overordnet set som et vægtet gennemsnit af potentialet på de enkelte varer i varekurven. Varekurven er opdelt i 2 såkaldte varegruppeniveauer, hvor varegruppe 1 er den overordnede type af varer, og de underliggende varegrupper - niveau 2 - er mere specifikke. Et eksempel på dette er: hygiejneartikler som er en kategori af varer på niveau 1, mens aftørringspapir og rengøringsartikler er eksempler på varekategorier på niveau 2, som hører under hygiejneartikler. Inden for hver varegruppe på niveau 2 er der til analysen udvalgt nogle konkrete varer eller prispunkter, som kommunerne leverer priser på eksempelvis kan dette være skyllemiddel eller håndopvask under kategorien rengøringsartikler. Benchmarkmetode og opgørelsesmåder Benchmarkmetode: Der anvendes tre metoder til benchmarking af kommunernes priser på de individuelle varegrupper: 1. Bedste pris : et benchmark overfor bedste pris på det enkelte prispunkt 2. Bedste praksis -pris: et benchmark af prispunkterne overfor den pris som kommunen, der har de bedste generelle priser i varegruppen, har opnået. De generelle priser måles her som et vægtet gennemsnit af prispunkterne i varegruppen. 3. Næstbedste praksis -pris: et benchmark af prispunkterne overfor den kommune der har opnået de næstbedste generelle priser i varegruppen. Opgørelsesmetode, prispunkter: Prispunkterne er opgjort med vægtede gennemsnit, hvor vægtene består i en estimering af kommunernes samlede forbrug på det enkelte prispunkt (produkt). Dermed opnås et estimat for den gennemsnitlige besparelse for hver kommune, på hver varegruppe. Ved estimeringen af kommunernes potentialer anvendes også de vægtede besparelsesprocenter, baseret på bedste praksis -pris benchmark og næstbedste praksis -pris, dvs. metode 2 og 3 ovenfor. 5
2. Potentiale samlet og for udvalgte varegrupper Potentiale for kommunen samlet Samlet potentiale Capacent/Ernst og Young har beregnet potentialet for alle Ringsteds varegrupper samlet til 16,7 procent ift. bedste praksis. På niveau 1 er de største potentialer estimeret inden for El-artikler/belysning, beklædning og kontorvarer o.l.. Omtrent halvdelen af varegrupperne på niveau 1 har intet eller kun ubetydelige potentialer. Vareområder med stort potentiale for kommunen Vask og leje af arbejdsbeklædning Kommunens potentiale estimeres til 61 procent. De varer, der bidrager mest til potentialet, er Skjorter/tunikar, 50/50 p/b og Denim bukser. Ringsted har udbudt aftalen indenfor egen kommune ligesom Bedste praksis -kommunen. Aftørringspapir Potentiale: 52 procent. De varer, der bidrager mest til potentialet, er Håndklædeark / 2-lags / Hvid / Multifold og Håndklædeark / 2-lags / Hvid / C-fold. Ringsted anvender her en SKI-aftale. Bedste praksis -kommunen anvender et indkøbsfællesskab. Kontorartikler Potentiale: 68 procent.. Potentialet er drevet bredt af et flertal af varerne under denne varegruppe, herunder Tape, tekst, Limstift / 6-10 gram, Limstift / 20-25 gram og Kuglepen, M, blå. Ringsted anvender her en SKI-aftale. Bedste praksis -kommunen anvender et indkøbsfællesskab. 6
3 Kvantitativ data 7
Pct. Observationer pris benchmark Rangering af kommunens effektiviseringspotentiale samt sammenstilling med det gennemsnitlige potentiale 0,00-0,10-0,20-0,30-0,40-0,50-0,60-0,70-0,80 13 12 12 11 11 10 10 10 8 6 5 4 3 1 1 1 1 1 14 12 10 8 6 4 2 0 Kommunens besparelsespotentiale Gennemsnitlig besparelsesprocent Kommunens rang på potentiale Observationer Figuren ovenfor illustrerer Ringsted kommunes effektiviseringspotentialer over for det gennemsnitlige potentiale for de deltagende kommuner for hver varegruppe varegrupperne er sorteret fra venstre mod højre efter kommunens rangering blandt de øvrige kommuner. Figuren viser, at Ringsted har de største effektiviseringspotentialer på kontorartikler, aftørringspapir og vask og leje af arbejdsbeklædning. Potentialet relativt til de andre kommuner er især højt på aftørringspapir og vask og leje af arbejdsbeklædning. Samtidig er Ringsted rangeret som havende bedste praksis inden for en række varegrupper målt på prisen fem i alt. 8
Ringsted kommunes gennemsnitlige priser pr. varegrupper Prisfordeling pr. varegruppe (gennemsnit = 0) 1,00 0,50 - -0,50-1,00-1,50 Observationer Højeste pris Kommunens pris Laveste pris Figuren ovenfor illustrerer fordelingen af priser pr. varegruppe med en indikation af hhv. højeste, laveste og Ringsteds gennemsnitlige pris for den enkelte varegruppe. Gennemsnitsprisen er placeret ved 0 og er illustreret ved den stiplede linje. Figuren viser, at Ringsted har de højeste gennemsnitlige priser på stomihjælpemidler, El-artikler samt vask og leje af arbejdsbeklædning, mens de har de laveste på computere, benzin og diesel og ortopædisk fodtøj. Generelt ligger Ringsteds gennemsnitlige priser omkring eller under gennemsnittet. 9
Ringsted kommunes estimerede effektiviseringspotentiale på varegrupper Varegruppeniveau 1 Vægtet potentiale for individuelle varegrupper Vægt, varegruppeniveau 1 Vægtet potentiale, varegruppeniveau 1 Beklædning -60,5% 5% -3,1% Beskæftigelsesmaterialer -27,5% 6% -1,7% Byggematerialer 0,0% 0% 0,0% El-artikler/belysning -40,4% 1% -0,3% Hygiejneartikler -43,2% 7% -3,1% IT-Hardware 0,0% 19% 0,0% Kontorvarer o.l. -60,0% 6% -3,4% AV udstyr og smart boards 0,0% 2% 0,0% Kopi og print 0,0% 7% 0,0% Motorkøretøjer -31,8% 8% -2,7% Møbler og Inventar 0,0% 0% 0,0% Sygeplejeartikler -23,2% 2% -0,6% Genbrugshjælpemidler 0,0% 0% 0,0% Personlige hjælpemidler -6,0% 24% -1,4% Bøger m.v. 0,0% 0% 0,0% Øvrige produkter til teknisk område 0,0% 0% 0,0% Anden opvarmning -4,5% 8% -0,4% Benzin og Diesel 0,0% 4% 0,0% Fødevarer 0,0% 0% 0,0% Totalt potentiale, varegruppeniveau 1-15,6% 100% -16,7% Kommentarer Det ses af tabellen, at Ringsted kommunes samlede effektiviseringspotentiale er estimeret til 16,7 pct. Tabellen viser endvidere, at grupperne med de højeste effektiviseringspotentialer er El-artikler/belysning, beklædning og kontorvarer o.l. med effektiviseringspotentialer på hhv. 40,4%, 60,5% og 60%. Vægtet ift. deres volumen er de højeste effektiviseringspotentialer at finde inden for beklædning, hygiejneartikler og kontorvarer o.l., der alene udgør hhv. 3,1%, 3,1% og 3,4% af det samlede potentiale. Ringsted kommune har desuden en række varegrupper, hvor de ikke har et besparelsespotentiale, da de har bedste praksis. Ser man på varegrupperne, der fremgik med store potentialer på niveau 2, slår dette igennem på præcis de samme grupper nemlig vask og leje på arbejdsbeklædning., hygiejneartikler og beskæftigelsesmaterialer. 10
4 Kvalitative data 11
Pct. Pct. Observationer kommunernes praksis Fordelinger kontrakttyper* 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel offentlige udbud Andel begrænset udbud Andel miniudbud efter rammekontrakt Andel indhentning efter annonceringspligten Andel intet udbud Fordelinger - Udbudsform 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel SKI Andel SI Andel indkøbsfællesskab Andel egen kommune * Kontrakttypen for grupperne vejskilte, biler (operationel leasing), trælastvarer og stomihjælpemidler kan ikke identificeres grundet manglende data. 12
Kvalitative variable Ringsted Kommunes indkøbspraksis over for kommunen med bedste praksis priser på hver varegruppe Fordelinger - kontrakttyper Varegruppe Bedste praksis Regler for gyldighedsomr Kontraktudbyder Gyldighedsområde åde Udbudstype Kontraktudbyd er Kommunens praksis Gyldighedsområde Regler for gyldighedsomudbudsty råde pe Vask og leje af arbejdsbeklædning 4 0 1 1 4 1 1 1 Hobbyartikler 1 1 1 1 1 1 1 El-artikler 5 1 0 4 1 Aftørringspapir 5 1 1 1 1 1 1 Rengøringsmidler 4 1 1 1 1 1 1 Kontorartikler 5 1 1 1 1 1 1 Kopipapir 5 1 1 1 1 1 1 Kontormøbler 3 1 1 1 1 1 1 Kolonial 4 0 1 1 Mangler 1 1 Mangler Vejsalt 1 1 3 Vejskilte 5 1 1 1 Fyringsolie 5 0 1 1 1 1 1 Benzin og diesel 1 1 1 Biler (køb) Biler (Operationel leasing) 1 0 1 1 Computere 1 1 3 3 1 1 AV-udstyr og smartboards 3 1 1 1 3 1 1 Multifunktionsmaskiner 2 1 1 3 3 Sygeplejeartikler 5 1 1 1 5 1 1 1 Diabetesprodukter 5 1 5 1 1 1 Kørestole og rollatorer 5 1 1 1 Stomihjælpemidler 5 1 1 1 Ortopædisk fodtøj 5 0 1 4 1 1 1 Biblioteksbøger 4 1 1 1 5 1 1 1 Modus 5 1 1 1 1 1 1 1 Kommentarer Tabellen illustrerer, at bedste praksis -kommuner generelt benytter indkøbsfællesskaber, der er obligatoriske for hele kommunen og sendt i offentligt udbud. Dog er der også en del af bedste praksis kommunerne der benytter SKI direkte eller egen kommune. Tabellen viser desuden, at Ringsted kommune generelt har indkøbt sine varer direkte via SKI og selvstændigt i kommunen. For de tre varegrupper med størst effektiviseringspotentiale på niveau 2 gælder, at indkøbene er sket direkte via SKI, obligatorisk og for hele kommunen. Kontraktudbyder: Gyldighedsområde Regler Udbudstype 1 = SKI, direkte 1 = hele kommunen 1 = Obligatorisk 1 = offentligt udbud 2 = SKI, miniudbud 0 = dele af kommunen 0 = frivillig 2 = Begrænset udbud 3 = Statens Indkøb 3 = miniudbud efter rammekontrakt 4 = Egen kommune 4 = Indhentning efter annonceringspligten 5 = Indkøbsfællesskab 0 = intet udbud 13
5 Appendiks 14
Kvantitativ data "Bedste praksis"pris Varegruppe Kommunens effektiviseringspotentiale Gennemsnitlig effektiviseringsprocent Højeste pris Kommunens pris Laveste pris Kommunens gennemsnitlige Kommunens rang på pris potentiale Vask og leje af arbejdsbeklædning -61% -40% 0,51 0,39-0,45-0,05 10 Hobbyartikler -27% -28% 0,42 0,12-0,61 0,42 10 El-artikler -40% -29% 0,26 0,18-0,40 0,26 11 Aftørringspapir -52% -33% 0,55 0,19-0,52 0,55 12 Rengøringsmidler -34% -24% 0,84-0,28-0,28 0,84 10 Kontorartikler -68% -58% 0,37-0,44-0,82 0,37 13 Kopipapir -32% -32% 0,42-0,04-0,34 0,42 8 Kontormøbler -21% 0,44 - -0,24 0,44 Kolonial -24% 0,26 - -0,32 0,26 Vejsalt -3% 0,41 - -0,14 0,41 Vejskilte -24% 0,51 - -0,55 0,51 Fyringsolie -5% 0% 0,02 0,01-0,03 0,02 11 Benzin og diesel 0% -1% 0,20-1,00-1,00 0,20 1 Biler (køb) -7% 0,19 - -0,08 0,19 Biler (Operationel leasing) -32% -30% 0,35-0,03-0,34 0,35 3 Computere 0% -27% 0,76-0,36-0,45 0,76 1 AV-udstyr og smartboards 0% -13% 0,83-0,39-1,00 0,83 1 Multifunktionsmaskiner 0% -8% 0,63 0,07-0,63 0,63 1 Trælastvarer -7% 1,05 - -0,38 1,05 Belægningssten -44% 1,01 - -0,40 1,01 Sygeplejeartikler -23% -24% 0,32-0,10-0,36 0,32 5 Diabetesprodukter 0% -7% 0,23-0,09-1,00 0,23 4 Kørestole og rollatorer -13% 0,28-0,95 - Stomihjælpemidler -4% -2% 0,10-0,00-0,33 0,10 5 Ortopædisk fodtøj -26% -18% 0,25-0,86-0,86 0,25 12 Biblioteksbøger -23% 0,31 - -0,24 0,31 15
Kvalitativ data Kontraktudbyder Gyldigheds område Obligatorisk? Andel Andel indkøbsfællesskandel egen Andel hele begrænset gyldighedsoandel Andel Varegruppe Andel SKI Andel SI ab kommune kommunen mråde obligatorisk frivillige Vask og leje af arbejdsbeklædning 0,0% 0,0% 8,3% 91,7% 56% 44% 100% 0% Hobbyartikler 20% 0% 40% 40% 100% 0% 79% 21% El-artikler 31% 0% 31% 38% 100% 0% 78% 22% Aftørringspapir 36% 0% 21% 43% 100% 0% 92% 8% Rengøringsmidler 38% 0% 31% 31% 100% 0% 100% 0% Kontorartikler 79% 0% 14% 7% 100% 0% 100% 0% Kopipapir 50% 17% 25% 8% 100% 0% 100% 0% Kontormøbler 62% 23% 0% 15% 100% 0% 92% 8% Kolonial 62% 0% 15% 23% 70% 30% 89% 11% Vejsalt 0% 0% 56% 44% 67% 33% 88% 13% Vejskilte 0% 0% 38% 63% 0% 88% 0% 86% Fyringsolie 67% 0% 25% 8% 90% 10% 100% 0% Benzin og diesel 71% 0% 21% 7% 92% 8% 100% 0% Biler (køb) 25% 0% 25% 50% 50% 50% 100% 0% Biler (Operationel leasing) 60% 0% 0% 40% 0% 0% 0% 0% Computere 63% 25% 0% 13% 0% 83% 0% 100% AV-udstyr og smartboards 9% 64% 18% 9% 100% 0% 100% 0% Multifunktionsmaskiner 33% 42% 17% 8% 100% 0% 100% 0% Trælastvarer 33% 0% 22% 44% 0% 100% 88% 13% Belægningssten 14% 0% 0% 86% 100% 0% 67% 33% Sygeplejeartikler 0% 0% 55% 45% 100% 0% 100% 0% Diabetesprodukter 0% 0% 69% 31% 100% 0% 92% 8% Kørestole og rollatorer 0% 0% 33% 67% 88% 13% 89% 11% Stomihjælpemidler 0% 0% 58% 42% 100% 0% 89% 11% Ortopædisk fodtøj 0% 0% 38% 62% 90% 10% 92% 8% Biblioteksbøger 29% 0% 43% 29% 77% 23% 86% 14% 16
Kvalitativ data Udbudsform Tildelingskriterier Varegruppe Andel offentlige udbud Andel begrænset udbud Andel miniudbud efter rammekontrakt Andel indhentning efter annonceringspligten Andel intet udbud Gennemsnit, pris Gennemsnit, kvalitet Gennemsnit, service Vask og leje af arbejdsbeklædning 45,5% 0,0% 0,0% 45,5% 9,1% 0,0 0,0 0,0 Hobbyartikler 73% 0% 0% 0% 27% 55,0 31,7 15,8 El-artikler 57% 0% 0% 29% 14% 56,7 45,0 15,0 Aftørringspapir 100% 0% 0% 0% 0% 70,6 21,7 20,0 Rengøringsmidler 78% 11% 0% 0% 11% 30,0 18,3 55,8 Kontorartikler 100% 0% 0% 0% 0% 56,3 16,7 5,0 Kopipapir 83% 0% 0% 17% 0% 78,0 12,5 5,0 Kontormøbler 63% 0% 0% 13% 25% 79,0 35,0 Kolonial 100% 0% 0% 0% 0% 63,3 30,0 8,5 Vejsalt 60% 10% 0% 0% 30% 100,0 Vejskilte 0% 0% 0% 0% 0% 0,6 Fyringsolie 100% 0% 0% 0% 0% 90,0 Benzin og diesel 80% 0% 20% 0% 0% 90,0 Biler (køb) 100% 0% 0% 0% 0% 42,5 Biler (Operationel leasing) 0% 0% 0% 0% 0% 0,0 Computere 50% 0% 33% 0% 17% 0,0 AV-udstyr og smartboards 67% 17% 0% 0% 17% 65,0 31,7 15,0 Multifunktionsmaski ner 88% 0% 13% 0% 0% 51,7 25,0 20,0 Trælastvarer 0% 0% 0% 0% 0% 0,0 Belægningssten 40% 0% 0% 0% 60% 60,0 20,0 20,0 Sygeplejeartikler 89% 0% 0% 0% 11% 0,0 0,0 0,0 Diabetesprodukter 100% 0% 0% 0% 0% 64,4 Kørestole og rollatorer 100% 0% 0% 0% 0% 45,0 35,8 Stomihjælpemidler 0% 0% 0% 0% 0% 0,0 Ortopædisk fodtøj 89% 0% 0% 0% 11% 58,3 Biblioteksbøger 100% 0% 0% 0% 0% 58,1 17