Bilag 2: Påbud om at Forebygge den sundhedsmæssige belastning fra stor arbejdsmængde og tidspres Virksomhed Langeland kommune, Fredensvej 1, 5900 Rudkøbing Beskrivelse af de faktiske forhold Arbejdstilsynet har besøgt Langeland Kommune og herunder Jobcenter Langeland ved et tilsynsbesøg. Besøget er foranlediget af, at Arbejdstilsynet i perioden 2013-2015 gennemfører en række nye tilsyn, hvor fokus udelukkende rettes mod det psykiske arbejdsmiljø. Indsatsen er en del af flere initiativer vedrørende bedre psykisk arbejdsmiljø, som Beskæftigelsesministeren lancerede i 2012. I 2015 gennemføres tilsynsindsatser med bl.a. socialrådgiveres arbejde. Arbejdstilsynet har modtaget virksomhedens høringssvar den 6. marts og har indsat centrale pointer i teksten herunder i kursiv, hvor der ikke har været tale om faktarettelser eller elementer der helt kan udelades. Der er også lavet sammenfatning af høringssvaret et enkelt sted, da der i høringssvaret både forekommer medarbejdernes (praktikergruppens) kommentarer og ledelsens seperate kommentarer og herefter praktikergruppens kommentarer af ledelsens kommentarer. Virksomheden Jobcenter Langeland udgøres af tre enheder, hvoraf Arbejdstilsynet har besøgt en nemlig Myndighedsafdelingen: Prod.:1017934801 - Jobcenter Langeland, Havnegade 118, st., 5900 Rudkøbing. Jobcenter Langeland flyttede ind i en renoveret og nyindrettet bygning den 1. januar 2014 (tidligere folkeskole). Afdelingen Myndighedsafdelingen har 24 ansatte og ud over en reception med 2 ansatte, arbejder de ansatte med sagsbehandling indenfor disse områder: - Voksne (30+ år) Incl. Flygtninge/indvandrere (FI) - Unge (under 30 år) - Syge-/dagpenge Der er desuden ansat 2 jobkonsulenter, der arbejder med at formidle kontakt mellem jobsøgere og virksomheder. Ved hjemtagelse af beskæftigelsesindsatsen til Langeland kommune var den oprindelige normering i Jobcentret 18. Der er siden udvidet med tilsammen 2 normeringer, én i fleksjob, ligesom der på tidsbegrænset bevilling har været 2 normeringer som fleksjobambassadører. 12 af disse tilsammen 23 normeringer sidder med egentligt myndighedsområde på A- dagpenge mv, kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, ledighedsydelse og ressourceforløbsydelse. Grundlag for påbuddet Besøg på virksomheden Tilsynsbesøg den 20. januar 2015. Fra Jobcenter Langeland deltog Torben
Lønberg, daglig leder og Linda Bach, afdelingsleder samt Mai Stensege, arbejdsmiljørepræsentant. Tilsynet bestod i møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen, en kort rundgang og gruppesamtale med 7 ansatte. Tilsynsbesøg den 22. januar 2015. Tilsynet bestod i samtale med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten, hvor man bl.a. drøftede de data, som Arbejdstilsynet har indsamlet. Tilsynet blev afsluttet med et møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen, hvor vi redegjorde for Arbejdstilsynets vurdering af arbejdsmiljøet. Samtaler med ledelse og medarbejdere Arbejdstilsynet har afholdt 1 gruppesamtale med 7 medarbejdere i afdelingen, den 20. januar 2015. Deltagerne var inviteret af ledelsen/havde meldt sig efter vores ønsker med hensyn til funktions- og arbejdsområde. Vi tog ved samtalen udgangspunkt i spørgeguiden for både kontorarbejde og for døgninstitutioner. Vi spurgte om tilstedeværelsen af følgende risikofaktorer: Vold og trusler, høje følelsesmæssige krav, ledelsesmæssig støtte og opbakning, samt stor arbejdsmængde og tidspres. Desuden spurgte vi, om medarbejderne har kendskab til konsekvenser for afdelingen i form af eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har afholdt 1 samtale med ledelsen. Emnerne for samtalen var følgende risikofaktorer: Vold og trusler, samt stor arbejdsmængde og tidspres. Desuden drøftede vi de data, som Arbejdstilsynet har indsamlet. Arbejdstilsynet var repræsenteret ved tilsynsførende Lotte Skands og Lars Sørensen. Skriftlige materialer Kopi af sikkerhedsberedskab. Forekomst af stor arbejdsmængde og tidspres I Jobcenter Langeland arbejdes der med opgaver såsom: - Formidling af ordinære job - Formidling af beskæftigelsesfremmende tilbud - Vejledning for ledige og sygemeldte - Opfølgning og afklaring af sygemeldte borgere - Koordination af tværfaglig og helhedsorienteret sagsbehandling - Udredning af udviklingsmuligheder i forhold til arbejdsevne med henblik på ressourceforløb - Revalidering, fleksjob eller førtidspension - Information og vejledning til virksomheder om det rummelige arbejdsmarked - Integration/udlændinge Jobcenter Langeland er flyttet ind i nye lokaler i januar 2014, og har altså været i drift i den nuværende form i ca. to år på tidspunktet for Arbejdstilsynets besøg. Under det indledende møde med ledelse og arbejdsmiljørepræsentant blev det oplyst: Arbejdsområdet har været præget af flere ydre forandringer siden opstart. Der har været flere nye store reformer eks. kontanthjælpsreform som i forskellig grad har præget arbejdet og arbejdsmængden. Det har præget arbejdet i form af justeringer i måden der arbejdes på, eks. ændrede/øgede dokumentationskrav og i mængden der arbejdes med, eks. antallet af samtaler der skal afholdes i hvert enkelt forløb, samt
stigende sagstal. Det er en generel information til Arbejdstilsynet, om de nye reformer, at der ikke er fulgt opnormeringer med, men at man så at sige må løse arbejdet med det samme antal arbejdstimer. Der er generelt flere sager (stigning på 25% flere sager på kontanthjælpsområdet og syge-dagpengeområdet, samt stigning i antallet af flygtninges sager). o Der er en generel stigning i samtalefrekvens. Eks. der er krav om at sagsbehandler og borger mødes oftere. Der er også krav om øget samtalefrekvens, med de samarbejdspartnere der er omkring en sag, hvor sagsbehandler er koordinerende sagsbehandler, eks. lægeligt samarbejde. o Der er generelt nye administrative krav og flere administrative krav. Den øgende samtalefrekvens giver eks. mere dokumentation i sig selv. o Der er ikke kommet opnormering af personaleressourcerne i forbindelse med ovenstående udviklinger o Man behandler komplekse sager, arbejdet stiller krav til de ansattes faglighed og kompetencer, og man har et stort ansvar for andre mennesker. o Der er en væsentlig del af medarbejderne, der problematiserer et stigende sagsantal, og medarbejdere der siger de har et for stort arbejdspres. o Ledelsen vil gerne have fokus ikke bare på sagstal, men også på sagstyngde (dvs. 'hvad sagen kræver') og også sagskvaliteten. o Ledelsen er tilfreds med hvordan det ser ud med fristoverholdelse. o Der har ikke været meget tid til faglig opgradering i forhold til de nye reformer. o Det er et indtryk, at det kan være svært at nå at oplære nye kolleger grundigt nok, fordi der er travlhed. o Der har været en omstrukturering af ledelsesteamet og der er lige kommet ny gruppeleder, der er ved at sætte sig ind i sagsbehandlernes opgavemængde og arbejdsfordeling. Af høringssvaret fremgår følgende tre bemærkningsudvekslinger mellem ledelse og medarbejder (praktikergruppen) i forhold til ovenstående: 1) Der har både i forbindelse med FØP/fleksreformen, kontanthjælpsreformen og sygedagpengereformen været afholdt kurser af kommunens revisor, da udbuddet i fynsområdet ikke var relevant i forhold til behovet. Kurserne med revisor har været afholdt på 3 forskellige datoer. Hertil har der været afholdt interne møder med henblik på sparring, at implementere ny lovgivning og udarbejde nye procedurer, der modsvarer lovændringerne. -- Praktikergruppens bemærkninger: Praktikergruppen finder det ej relevant, om der er kursustilbud i Fynsområdet, hvis det skal handle om, at tilegne sig relevante, faglige kompetencer. 2) Det er ikke korrekt, at der ikke er fulgte ressourcer med reformerne. Sommer 2013 blev der tilført 0,5 normering og ved årsskiftet 13/14 blev, ved en Byrådsbeslutning, tilført 1,5 normering hvoraf 1 normering tilgik omtalte sagsområder. Dette svarer til en øgning af normeringen med 19 %. -- Praktikergruppens bemærkninger: Der fulgte ressourcer med kontanthjælpsreformen i 2014. Pr. 01.01.2014 i forbindelse med overgang til ny kontanthjælpsreform, blev der
dannet nye sagsstammer og hver sagsbehandler, som sad i Voksenteamet og varetog indsatsen for borgere over 30 år, havde 55 sager og en sagsbehandler, som er ansat på deltid med 34 timer om ugen, havde 51 sager. Sagsbehandler i Voksenteamet sidder med forskellige sagstyper: Kontanthjælpssager både aktivitets- og jobparate, ressourceforløb, revalidering og diversesager. Ved mødet med AT havde hver sagsbehandler på kontanthjælp over 30 år mellem 70 og 75 sager, to sager ved teamleder, 16 sager ved vikar (sagerne skal muligvis fordeles på 3 sagsbehandlere, når vikaren stopper ultimo marts 2015). Der er ansat en integrationsmedarbejder, som udelukkende sidder med 53 kontanthjælpssager omfattet af integrationslove (F/I) her både over og under 30 år. F/I under 30 blev tidligere varetaget af Ungeteamet, men er nu overflyttet Voksenteamet. Der ses på området en stigning på ca. 140 % fra januar 2014 og til nu. Der skal påpeges, at der også har været stigning i ressourceforløbssager. Stigningen i sagsantallet pr. sagsbehandler i voksenteamet fra januar 2014 til januar 2015 er ca. 45 %. Sygedagpenge: Før 01.01.13 startede alle sygedagpengesageri Svendborg- enkelte sager de daværende kategori 2 sager, hvor arbejdsevnen var truet blev hurtig sendt til Langeland. De øvrige dem der kunne raskmeldes indenfor 13 uger og de langvarigt/ alvorligt syge kom til Langeland, når de var 20 uger gamle. Sager skulle kategoriseres som kategori 1, når de kunne forventes raskmeldte indenfor senest 13 uger fra opfølgningsdato, skulle følges op hver 3. måned og det samme var gældende for kategori 3. Kategori 2 sager som der ikke var så mange af, skulle følges op hver 4. uge og derudover havde teamet på daværende tidspunkt de korterevarende revalideringssager- længerevarende revalideringssager blev behandlet i Svendborg, samt nogle få diverse sager (sager uden ydelse). Sygedagpengeteamet på Langeland bestod dengang af 3 fuldtidsstillinger. Efter 01.01.13 kommer samtlige sygedagpengesager til Langeland fra dag 1. Som noget nyt også sygemeldte fleksjobbere og folk på ledighedsydelse foruden alle revalideringssager. I løbet af foråret 2013 blev normeringen øget med 25 timer på sygedagpengeområdet. Sagstallet blev øget, da sygedagpengeteamet beholdte ressourceforløbs sager. 01.07.14 medfører reformen, at sager kan overgå til jobafklaringsforløb og ReVurderingstidspunktet flyttes fra 52 uger til 22 uger. 01.08.14 kom opgaven med 56 ansøgning til sygedagpengeteamet pga. sygdom i administrationen, hvor opgaven havde ligget indtil da den ligger fortsat i sygedagpengeteamet. Ved ny reform 05.01.15 er kategori 1 sager- dem der fra start oplyser at de kan raskmeldes indenfor 8 uger- øvrige sager er kategori 2 eller 3. Alle disse sager behandles af sygedagpengeteamet - altså alle sager, der er over 8 uger gamle, skal følges op hver 4. uge med personlige samtaler. Hvis sagen efterfølgende kategoriseres som en kategori 3, skal der laves forberedende del, og sagen forelægges rehabiliteringsteamet inden 4 uger - en væsentlig øgning af arbejdsopgaver. 3) Nedenstående tabel viser antal sager henover perioden september 2013 til februar 2015. I denne periode er der en stigning i sagstal, når alt lægges sammen, på 49 sager, svarende til en stigning på 6 %. Antallet af kontanthjælpssager omfattet af integrationsloven er steget fra 24 personer februar 2014 til 49 personer i februar 2015 og er stadig stigende. Her afventes resultatet af DUT forhandlinger mellem regeringen og KL.
Type/dato 31-09- 30-11-13 19.12.1312.02.1405.03.1430.11.1401.02.1 13 Beskæftigelseslovens 2.9 5 5 7 8 8 8 7 Diverse sager 119 116 117 119 124 154 130 Integrationssager 8 7 8 10 13 11 10 Kontanthjælp 360 347 340 257 245 208 207 uddannelseshjælp 99 94 89 97 Sygedagpenge 156 162 178 167 165 165 170 Ressourceforløb 16 24 25 26 30 37 39 Revalidering 22 20 19 18 18 19 20 Kontanthjælp omfattet af 13 21 23 24 23 42 49 integrationsloven Jobafklaringsforløb 7 9 Forrevalidering 1 1 56 - aftale 73 74 74 72 71 76 82 Tilsammen 772 776 791 800 791 817 821 Der henvises til ovenstående som viser at sagstallet, inklusive stigningen i integrationsager, er steget 6 % mens normeringen er øget med 19 % -- Praktikergruppens bemærkninger: Praktikergruppen vil gerne henlede opmærksomheden på, at opgaverne i sagsarbejdet er øget og dette skal sammenholdes med IT, som ikke virker optimalt. F/I området er steget mere end 100% til pt. 56 sager, som en medarbejder er sagsbehandler for på beskæftigelsesområdet. De ansatte oplyser: De ansatte har travlt og oplyser, at det er utroligt svært at prioritere i opgaver og når det er svært at nå rundt om alle opgaver, så bliver det desværre ofte de borgere der råber højest, der får deres sag behandlet først. Dette strider mod en grundfølelse af retfærdighed hos de ansatte og peger på en uholdbar og stressende situation. De ansatte behandler komplekse sager, arbejdet stiller store krav til de ansattes faglighed og kompetencer og man har et stort ansvar for andre mennesker. Der er bred enighed blandt de ansatte om at arbejdsmængden er steget. Dette kan både ses på antallet af sager, der ifølge de ansatte er steget med ca. 25% på sygedagpengeområdet og med 25% på kontanthjælpsområdet. Ungeområdet har oplevet et fald. Der er sket en stigning i indvandrersager (FI sager), dvs. sager hvor indvandrer har fået asyl i Danmark, og kommer ind omkring jobcentret ifm., sociale ydelser og jobhjælp. Langeland Kommune har et forholdsvist stort antal af disse sager og denne arbejdsbyrde er forsøgt delt ud. Der er samtidig sket en ændring af sagsgangene, hvor et generelt hovedtræk siden starten af 2014 på eks. sygedagpengeområdet gør at mødefrekvensen er sat op, således er
sagsbehandler og borger er forpligtet til at mødes oftere til opfølgningssamtaler. Det giver mere tid bundet i mødeaktivitet. Ovenstående ændringer bevirker også øget dokumentationsarbejde og koordineringsarbejde. På dokumentationsområdet er der i øvrigt 3 temaer de ansatte er optaget af og som alle hver for sig og tilsammen giver øget dokumentationspres på de ansatte- 1) Der er sket det de ansatte kalder stramninger på dokumentationsområdet siden januar 2014. 2) Der er øget bevågenhed på dokumentation fra ledelsen og kommunens side. 3) Der er udfordringer på it-området hvilket besværliggør dokumentation (langsomme maskiner og programmer og nedbrud) og manglende samkøring af programmer fører til dobbeltarbejde på grund af it-udfordringer. Reformændringer der blev implementeret i 2014 og fortsætter i 2015 har øget arbejdspresset på de ansatte, og har gjort afgrænsning og prioritering i de enkelte arbejdsopgaver vigtigt. Der har ikke været den fornødne styring på denne del af arbejdet, og derfor arbejdes der i væsentlig grad for ustruktureret, hvilket giver mange ansatte en stresset oplevelse med alvorlige konsekvenser. De ansatte ser sig ikke i tilstrækkelig grad inddraget i de generelle vurderinger af hvordan opgaverne skal løses. De udtaler, at ledelsen har en tendens til at bagatellisere reformændringernes betydning og hurtigt sende folk ud i deres arbejde, hvor problemerne så hurtigt bliver den enkeltes problem og presser den ansatte negativt og unødigt. De ansatte efterlyser et klart serviceniveau, så de internt bliver bedre til, at synliggøre hvornår de ikke kan leve op til dette niveau. De ansatte oplyser, at der er et problem med serviceniveauet og at de fagligt blive ladt i stikken. Dette drejer sig både om fagligt, at være klædt på til at kunne løfte de opgaver de sidder med, særligt set i lyset af de store reformændringer der i høj grad præger deres arbejdsområde, men også om at kunne følge med. Som situationen er lige nu, kan de ansatte ikke følge med. De ansatte oplyser, at de går til yderligheder og også for langt, i bestræbelsen på at nå deres opgaver. De bliver nødt til at slække på kvaliteten og omgås procedurer, og de går alvorligt på kompromis med retfærdigheden overfor borgerne og med retfærdighedsfølelsen i dem selv. De ansatte tilslutter sig en generel udtalelse om, at de snyder for at forsøge at klare opgaverne og dette kan de ikke holde til. De ansatte oplyser, at de mener kommunikationen og samarbejdet med ledelsen bidrager til uklarheden, den er ikke tilstrækkelig god. Ledelsen oplyser: Torben Lønberg er chef for Langeland Jobcenter, men har gruppeledere under sig til den daglige og faglige ledelse. Torben Lønberg har ønsket involvering i detaljen i det daglige arbejde og har derfor jævnligt, ca. hver 6. uge. sparringsmøder med de ansatte individuelt. Der har på besøgstidspunktet netop været en udskiftning på gruppelederposten, og Linda Bach er nu gruppeleder, og har været det i 14 dage. Linda Bach er dog i forvejen godt bekendt med fagområdet. Linda Bach er også daglig leder for andet personale og er derfor gruppeleder af personalegruppen i Langeland Jobcenter, halvdelen af hendes arbejdstid. Der pågår aktuelt et arbejde med, at se på arbejdsfordelingen blandt de ansatte i Langeland Jobcenter. Særligt FI-sager vil blive omfordelt til èn medarbejder. Ledelsen oplyser at de også får meldinger om at personalet har for travlt, men det er ikke nemt at sige hvordan meldingerne skal forstås, og hvad der mere konkret er problemerne. Det må der arbejdes med. Oplæring af nye medarbejdere kræver tid, og tager de erfarne medarbejderes tid væk fra opgaverne, det ved ledelsen. Men det er nødvendigt med denne type oplæring.
Ledelsen medgiver at der er stigende sagstal og sagstyngde, men hvad der er et passende sagstal er svært at sige, og hvori stigningen præcis består antalsmæssigt, er der også forskellige udlægninger af. En ny revisionsrapport er under efter bearbejdning og kommentering. Resultatet ser overordnet godt ud oplyser Torben Lønberg. I høringssvaret giver ovenstående anledning til 2 bemærkningsudvekslinger mellem ledelse og praktikergruppen: 1) Der henvises til tidligere oplysning om en stigning i sagstallet på 6 % og en øgning af normeringen med 19 %. Især ressourceforløb og jobafklaringsforløb angives af sagsbehandlerne, som grunden til forøgelsen i sags antallet, og det ses da også af tabellen.. Dertil blev en del af sygedagpengesagerne sagsbehandlet i Jobcenter Svendborg før hjemtagelsen af beskæftigelsesindsatsen pr 01.01.2013. Det drejede sig om, at de første samtaler/informationsmøde blev afholdt i Svendborg. Først når det var aktuelt med anden samtale, eller den sygemeldte blev kategoriseret til en 2 er, kom sagen til Langeland, hvor sagerne som regel var 20 uger gamle. Også nogle revalideringssager og sygemeldte fra fleksjob og ledighedsydelse blev sagsbehandlet af Jobcenter Svendborg. Sygedagpengeteamet på Langeland havde heller ikke noget at gøre med indstilling til fleksjob eller førtidspension. Med de forskellige reformer er der desuden indført andre/nye/flere arbejdsgange. Lovgivningens intension er at sagerne fremadrettet hurtigere når til en afslutning, og at sagstallet derfor over tid vil falde -- Praktikergruppens bemærkninger: Sygedagpenge- og Voksenteamet har altid taget sig af indstillingerne til Førtidspension og Fleksjob. Sagerne blev behandlet socialfagligt af netop disse teams, inden de blev sendt videre til vurdering i de daværende hhv. Fleksjobudvalg og Pensionsudvalg. Praktikergruppen skal ikke gøre sig klog på lovens intension om, at sagsgennemstrømningen på sigt skal øges og nye sagsgange skal sikre en hurtigere sagsafslutning. Sygedagpengeteamet kan konstatere, at sagerne efter ny lovgivning forbliver aktive i jobcentret. Praktikergruppen har brug for, at der tages stilling til forholdene, som de er nu. Omlægninger tager tid og det gør ny lovgivning også 2) Lovkomplekset for det omtalte område er omfattende. Dette betyder blandt andet at mange procedurer på forhånd er givet implicit i loven, og derfor kan det opleves at man som leder og medarbejder har en mindre indflydelse på ens arbejde. Det er dog samtidig med til at fastlægge et mindste serviceniveau som er det der leveres i Jobcenter Langeland. -- Praktikergruppens bemærkninger: Praktikergruppen tilslutter sig AT s beskrivelse. Virksomhedens forebyggelse Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i 2014. De områder der har været fokus på efterfølgende på baggrund af kortlægningen har været: problemer med IT, de nye reformer og deres betydninger for arbejdet, voldsomme hændelser i arbejdet, samt anerkendelse i arbejdet. De ansatte oplyser, at de godt kunne gøre mere for at tydeliggøre at de har for travlt. Så i stedet for at haste så meget om opgaverne, at der bliver alvorlig
tvivl om kvaliteten, så burde det synliggøres, at der er for mange opgaver. Desværre er der et spørgsmål om tillid til ledelsen der spiller ind. Det er vigtigt at bevare overblik og struktur i opgaverne og dermed vigtigt at kunne planlægge sit arbejde, samt arbejde selvstændigt. Dette vil man gerne styrke hos ledelsen, og der bliver holdt sparringsmøder og det er en del af gruppelederens rolle, at hjælpe de ansatte med overblik og struktur. Der er brug for tydeligere udmeldinger om prioriteringer og serviceniveau. Lige nu er det de ansatte selv der laver deres prioriteringer og de går alvorligt på kompromis med, hvad de mener er god sagsbehandling, de siger ligefrem at de snyder i forsøget på at leve op til det serviceniveau som i virkeligheden er uklart for dem. På denne måde bliver det de ansatte der beslutter hvad der er det vigtigste i en sag, uden ledelsens tilstrækkelige bevågenhed. Arbejdsmæssige og personlige konsekvenser Den vigtigste konsekvens for de ansatte er problemer med, at overholde den aftalte kvalitet/serviceniveau. Herunder de handlinger der fører til dette: at snyde, eller føle man snyder og at arbejde hårdt for kun lige, at få tingene til at hænge sammen, i stedet for at arbejde med kvalitet og tilfredshed. Det er de ansattes opfattelse at det ikke går godt med at løse opgaver, især ikke indenfor områderne kontanthjælp og sygedagpenge. De ansatte savner under de nuværende vilkår i høj grad overblik og overskud i arbejdsopgaverne. De ansatte savner under de nuværende vilkår mere tæt og faglig ledelse, der har indblik i deres arbejde, og kan støtte og bakke op om arbejdet på en måde der virker anerkendende. De ansatte siger generelt at de har for travlt. Formiddagspause holdes konsekvent ikke på grund af travlhed. Frokosten indtages ofte foran pc skærmen for at kunne arbejde samtidigt med man spiser, dette hænger direkte sammen med at have for travlt. De ansatte oplyser, at travlheden og det at skulle blive tvunget til at slække på kvaliteten i arbejdet, også har personlige konsekvenser. Dette er konsekvenser der viser sig som symptomer på stress/belastningssymptomer såsom søvnbesær, hovedpine, kort lunte overfor kolleger, kort lunte overfor familien derhjemme, manglende lyst til sociale aktiviteter i fritiden og tab af engagement i arbejdet. Arbejdstilsynet vil yderligere tilføje, at konsekvensen af de nuværende vilkår også omfatter en for stor distance mellem medarbejdere og ledelse. Fra medarbejdernes perspektiv lader det til at dreje sig om mistillid, og fra ledelsen vedkommende lader det til at dreje sig om at der ikke kommer nok indberetninger om hvad der egentlig foregår, og hvordan de ansatte bedst kan støttes og bakkes op. I høringssvaret giver ovenstående anledning til følgende bemærkningsudvekslinger mellem ledelse og praktikergruppen: Der er fra ledelsens side blevet opfordret til at afholde de aftalte pauser og langt hovedparten af medarbejderne afholder frokosten i den fælles kantine. Det er opfattelsen at Arbejdstilsynet overfortolker den dialog og diskussion der pågår mellem ledere og medarbejdere i Jobcentret. Alle kan føle sig presset, også lederne, men det er ikke ensbetydende med at ledere og medarbejdere har mistillid til hinanden Generelle bemærkninger fra medarbejdere, som ikke deltog i møde med Arbejdstilsynet: Langt størstedelen af de ansatte kan sagtens genkende, at der over de seneste to år
har udviklet sig et større tidspres og øget arbejdsmængde bl.a. grundet i mange nye reformer FØP/fleksreformen, Kontanthjælpsreformen, Sygedagpengereformen og senest Beskæftigelsesreformen. Det øgede arbejdspres kan også bunde i, at vurderingen af, hvilke arbejdsopgaver der fulgte med ved udskillelsen af beskæftigelsesindsatsen til Langeland kommune, muligvis ikke var omfattende nok, samt at kompleksiteten i sagerne er blevet større. Dertil kommer også medarbejderens egen professionelle stolthed i forhold til at yde borgerne den bedst mulige service. Dette er de seneste år blevet sat lidt under pres, da der hele tiden fra lovgivers side, stilles større krav til flere samtaler, mere dokumentation for effekter og lokalpolitiske krav om at øge effektiviteten pga. økonomisk pres. -- Praktikergruppens bemærkninger: Praktikergruppen vil gerne gøre opmærksom på, de nævnte konsekvenser som f.eks. søvnbesvær og hovedpine etc. ikke er noget, som AT har fundet på og der er således ikke tale om en overfortolkning. Gruppen vil gerne fastholde, at formiddagspause ikke afholdes af nogen pga. travlhed. Hvor stor en del af de øvrige ansatte, som ikke genkender de beskrevne forhold, skal praktikergruppen ikke gøre sig klog på. Begrundelse for påbud Begrundelsen for påbuddet tager udgangspunkt i en vurdering af, om og hvordan problemer med stor arbejdsmængde og tidspres er til stede i arbejdet, og hvordan virksomheden har søgt at forebygge problemerne. Arbejdstilsynet vurderer, at arbejdet med sagsbehandling i Jobcenter Langeland ikke er planlagt, tilrettelagt og udført, så det er sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der er risiko for, at de konstaterede problemer med mangelfuld forebyggelse af stor arbejdsmængde og tidspres kan forringe medarbejdernes sikkerhed eller sundhed og dermed have indvirkning på medarbejdernes fysiske eller psykiske sundhed på kort eller lang sigt. Vi har ved vurderingen lagt vægt på, at den sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres ikke er forebygget tilstrækkeligt. Det bygger vi på følgende: De ansatte oplyser, at der er stor arbejdsmængde og tidspres forbundet med sagbehandlingen på sygedagpenge området, og området for kontanthjælp. Både de ansatte og ledelsen melder om stigende sagstal omend sagen ses forskelligt fra ansatte og ledelse. Der har i forbindelse med besøg og høringssvar været nævnt meget om sagstal og sagstyper. At vil uanset talstørrelse vurderer at arbejdsmængden er øget når der også tages hensyn til ny lovgivning, øgede kvalitetskrav, mere målbarhed, og temaer om rettidighed. Arbejdstilsynet finder ikke at en nominel angivelse giver et retvisende billede af arbejdsbelastningen. Arbejdet med borgernes sager er et arbejde der stiller store krav til samtalefrekvens, sagsbehandling og samarbejde med borgerne om deres sager og forløb. Arbejdet er underlagt procedurer og krav om frister og faglighed, og har stor betydning for borgernes fremtid. Siden starten af 2014 har der været reformændringer på hovedområderne der arbejdes med. De ansatte oplyser, at der har været et stigende problem med stor arbejdsmængde og tidspres, i hvert fald siden sommerferien 2014 og stadig er det.
Problemerne med stor arbejdsmængde og tidspres giver sig til udtryk i et højt arbejdstempo, hvor der opstår stress om opgaverne og om samarbejdet. Der er enighed mellem ansatte og ledelse om, at der er behov for at tydeligøre forventninger og krav til den enkelte, og kommunikere tydeligt og klart med hinanden. De ansatte oplever, at der ikke er kommunikeret nok fra ledelsen side omkring de reformændringer der startede i 2014 og stadig er undervejs, samt om de arbejdsopgaver der er tilknyttet reformændringerne. Arbejdstilsynet vurderer, at der ved besøget var en tydelig uenighed mellem ledelse og medarbejdere og vurderer også, at denne uenighed er afspejlet i virksomhedens høringssvar. Høringssvaret bærer præg af, at det er vanskeligt at skabe enighed om n række belastninger, vurderinger, tolkninger og endda faktuelle oplysninger. Dette påvirker givet det psykiske arbejdsmiljø negativt. Arbejdstilsynet anerkender, at der er kommet ny faglig leder der forhåbentligt kan bidrage til både kommunikation, sparring og ledelse gennem de forandringsprocesser virksomheden står overfor. Effekten af mere ledelse kender Arbejdstilsynet imidlertid ikke. Arbejdstilsynet tillægger det stor betydning, at der er en række arbejdsmæssige konsekvenser til stede: Der er opgaver der er svære at nå og ud over at arbejde i højt tempo gennem hele dagen, der bl.a. gør at pauser systematisk ikke bliver holdt af de medarbejdere Arbejdstilsynet har talt med. Det høje arbejdspres bevirker dette, at de ansatte ser sig nødsaget til at arbejde imod procedurer i arbejdet og imod procedurer for god sagsbehandling. De ansatte oplyser, at de bliver nødt til at 'snyde' for at nå deres opgaver. De ansatte oplyser bredt set, at de kan se de ikke kan gøre deres arbejde godt nok, og ikke til den kvalitet der forventes af ledelsen. De ansatte oplyser at de er tvunget til at slække på kvaliteten i en væsentlig del af arbejdet, så kvalitetsniveauet bliver dårligere end det, som ledelsen har meldt ud. Medarbejderne føler ikke at de kan levere et ordentligt stykke arbejde, hvilket er meget utilfredsstillende, og samtidig ved man at det kan få fatale konsekvenser, hvis man overser noget, eller laver fejl i sagsbehandlingen. Når man arbejder under en kombinationen af høje krav i arbejdet, med stor betydning for andre mennesker, og stor arbejdsmængde og tidspres, vurderer Arbejdstilsynet at risikoen for belastninger er høj og forebyggelsen bør være på tilsvarende niveau. Presset fra stor arbejdsmængde og tidspres giver sig til kende i en række personlige konsekvenser. Dette er konsekvenser der viser sig som symptomer på stress/belastningssymptomer såsom søvnbesær, hovedpine, kort lunte overfor kolleger, kort lunte overfor familien derhjemme, manglende lyst til sociale aktiviteter i fritiden og tab af engagement i arbejdet. Der er ansatte der er i tvivl om, hvorvidt de kan holde til arbejdet under de nuværende vilkår. Arbejdstilsynet vurderer derfor samlet, at sagsbehandling i Jobcenter Langeland udsætter medarbejderne for en sundhedsmæssig risiko. Utilstrækkelig forebyggelse af den sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres forøger medarbejdernes risiko for at få stress og stressrelaterede sygdomme som fx angst, depression og hjertekarsygdomme. Påbud Virksomheden påbydes, at forebygge sundhedsskadelig beslastning som følge af stor arbejdsmængde og tidspres i Jobcenter Langeland Virksomheden skal sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres
sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Virksomheden skal derfor sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke - hverken på kort eller lang sigt - forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed i forbindelse med arbejdet med sagsbehandling hos Jobcenter Langeland. Påbuddet skal være efterkommet senest den 1. oktober 2015. Hjemmel for påbud 38 og 77, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010 af lov om arbejdsmiljø med senere ændringer. 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse med senere ændringer. Vejledning Arbejdstilsynet kan rådgive generelt om metoder til at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres. Områder, som kan være centrale med henblik på varige løsninger, er nævnt nedenfor. Det kan være hensigtsmæssigt, at I selv finder frem til konkrete og specifikke løsninger til at forebygge problemerne med stor arbejdsmængde og tidspres, og at I inddrager medarbejderne i dette arbejde. For at forebygge stor arbejdsmængde og tidspres, kan følgende fx anbefales: At man helt overordnet sikrer, at der er overensstemmelse mellem de krav der stilles til de ansatte og de ressourcer der er til rådighed. At der i fællesskab er udarbejdet en klar prioritering for fordeling af arbejdsopgaverne. Herunder drøfte hvilke opgaver der skal udføres, kerneopgaven, og hvilke opgaver der kan udføres At man i drøfter hvilke opgaver der kan bortprioroteres når der er travlhed og man ikke kan nå alle opgaver At forventningerne til den enkelte er tydelige, i forhold til at planlægge sin tid og være selvledende. At man samtidig sikrer, at de ansatte fortsat har indflydelse på arbejdet og tilrettelæggelsen af arbejdet. At man gennemfører en drøftelse af, hvordan kvaliteten i arbejdet skal være og diskuterer, hvad der er basisydelsen (skal-opgaver),og hvad der ligger udenfor, hvad man almindeligvis kan honorere (kan-opgaver). At man sikrer tæt kontakt med medarbejderne, således at man opdager og håndterer det, hvis der er ansatte der er særligt pressede. I kan læse mere om at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres i At-publikationen om arbejdsbetinget stress på adressen www.at.dk/arbejdsbetingetstress. Se også håndbog om psykisk arbejdsmiljø på adressen www.at.dk/handbogompsykisk-arbejdsmiljø. I kan læse mere om, hvordan I kan arbejde med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø i virksomheden i pjecen "Et godt psykisk arbejdsmiljø - hver dag" på adressen www.at.dk/psykisk-hver-dag. Til Arbejdstilsynets brug P-nr. 1017934801 - Vores sag: 20140112708/16 - Arbejdsmiljøproblem nr. 522998 - Kategori: Psykisk arbejdsmiljø
...... Tilbagemelding om efterkommelse af påbud Sendes til: Arbejdstilsynet Tilsynscenter Syd Postboks 1228 900 København C Tilbagemelding om efterkommelse af påbud om at Forebygge den sundhedsmæssige belastning fra stor arbejdsmængde og tidspres Afgivet til: Langeland kommune, Fredensvej 1, 5900 Rudkøbing Afdeling: Jobcenter Langeland Havnegade 118, st., 5900 Rudkøbing P-nr. 1017934801 Blanketten skal indsendes til Arbejdstilsynet, så vi har den senest den 8. oktober 2015. Blanketten skal underskrives af virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten. Beskriv, hvordan påbuddet er efterkommet: Undertegnede bekræfter at være blevet gjort bekendt med ovenstående Dato Underskrift ledelse Dato Underskrift arbejdsmiljørepræsentant Til Arbejdstilsynets interne brug: Vores sag: 20140112708/16 Arbejdsmiljøproblem nr. 522998 Vores ref.: Lars Sørensen 1017934801 20150180729 T