Referat Dato: 09.12.2016 Tid: 09:00 Sted: Allingåbro Ansvarlig: Emilie Kejlberg Jensen Journalnr.: 16/19546 Styringsdialogmøde den 9. december 2016 Deltagere: Lars Kirstein Pedersen, Forretningsfører, Grenaa Andelsboligforening Jens Holt Poulsen, Driftschef, Grenaa Andelsboligforening Christina Lundbergh, Sekretariatschef Rune Hellegaard Christensen, Jurist Emilie Kejlberg Jensen, Jurist og referent Udgangspunktet for mødet var den indsendte styringsrapport, revisionsprotokollat for Grenaa Andelsboligforening samt redegørelse fra SPJRådgivning. Nedenstående dagsorden blev fulgt. 1. Økonomi/ regnskab: gennemgang af boligorganisationens afdelinger 2. Ledelse og beboerdemokrati herunder boligsociale tiltag 3. Udlejning og ventelister 4. Byggeri og renoveringer 5. Effektivisering i den almene boligsektor 6. Byggesagshonorar 7. Eventuelt 1. Økonomi/ regnskab: gennemgang af boligorganisationens afdelinger Notat om gennemgang af styringsrapport og regnskab, udarbejdet af SPJRådgivning var forud for mødet fremsendt til Grenaa Andelsboligforening (herefter GAB), og det blev drøftet på styringsdialogmødet den 9. december 2016. SPJrådgivning påpeger i sit notat, at GABs husleje generelt ligger under benchmark for de fleste afdelinger- dog med undtagelse af afdeling 13 og 14. Der blev spurgt ind til, hvorfor der ikke er sket lejeforhøjelser, idet huslejeniveauet i kr./m 2 ifølge SPJrådgivning ligger under niveau. GAB oplyste, at manglende 1
huslejestigninger er en bevidst politik, da GAB ikke ønsker, at huslejen bliver for høj. På grund af denne politik har GAB heller ikke planer om store renoveringsarbejder af boligforeningens afdelinger som ligger udenfor Grenaa. GAB forklarede i forhold til manglende huslejestigninger desuden, at det var GABs opfattelse, at Norddjurs Kommune ikke ønsker, at der skal ske huslejestigning. Dette mente GAB at være blevet oplyst om ved det seneste afholdte politiske styringsdialogmøde. Norddjurs Kommune oplyste, at det er rigtigt, at huslejen for almene boliger ikke må blive for høj. Dog må lejen nødvendigvis skulle fastsættes på en sådan måde, at økonomien kan hænge sammen for afdelingerne. At der er sammenhæng i økonomien er således mere væsentligt, end at der ikke sker lejereguleringer. Udover den ovenfor anførte begrundelse for manglende huslejestigning oplyste GAB, at en huslejestigning i visse afdelinger vil medføre lejeledighed. Særligt i de afdelinger som ligger mere afsides, vil en huslejestigning formentlig medføre, at ventelister udtømmes, hvilket nok vil medføre lejeledighed. GAB forklarede, at det er GABs opfattelse, at huslejen derfor har nået markedslejen. SPJrådgivning anfører i notatet, at GAB bør pålægges at udarbejde en langsigtet vedligeholdelsesplan. GAB oplyste, at boligforeningen allerede har udarbejdet en 20-årsplan som er blevet drøftet med boligforenings revisor, og det blev aftalt, at GAB fremsender vedligeholdelsesplanen til Norddjurs Kommune inden jul. Uanset, at mange af GABs huslejefastsættelser ligger under benchmark 1, er det således GABs opfattelse, at den nuværende husleje er et udtryk for markedslejen. GAB bemærkede i den forbindelse, at der i deres 20-årsplan er taget højde for lejens fastsættelse, og at der er sammenhæng i økonomien, såfremt budgettet, og dermed også lejefastsættelserne holdes som anført i 20- årsplanen. GAB oplyste, at boligforeningen ved nogle af de mindre afdelinger, herunder afdeling 7, har valgt at undlade at igangsætte renoveringer, idet renoveringer vil medføre en huslejestigning, som vil risikere at resultere i udlejningsvanskeligheder og manglende lejeindtægter. Det blev aftalt, at Norddjurs Kommune tilbyder, at deltage i et møde med GABs revisor, hvor diverse dokumenter, herunder regnskab, vedligeholdelse og henlæggelsesplaner vil blive gennemgået. Det er GABs opfattelse, at der skal ses på vedligeholdelsesplaner, når størrelsen af de forskellige afdelingers henlæggelser sammenholdes med benchmark. Såfremt der ikke er planlagt større vedligeholdelsesarbejder inden for de næste mange år, er behovet for henlæggelser mindre, ligesom størrelsen af henlæggelserne naturligt vil være formindsket, hvis afdelingen netop har forbrugt af henlæggelserne til renovering/vedligeholdelse. 1 Benchmark fremgår af styringsrapport fra www.almenstyringsdialog.dk 2
Det blev derfor aftalt, at GAB fremadrettet, når der indberettes i Almenstyringsdialog.dk skal gøre opmærksom på hvorfor henlæggelserne er mindre end benchmark, hvis dette er tilfældet. Afdeling 1, Fasanvej Der er underskud i afdelingens regnskab på grund af udskiftning af radiatorer og diverse renoveringer, herunder malerarbejde. (løbende vedligeholdelse). Forespurgt om, hvorfor der ikke løbende er sket en forhøjelse af huslejen for at sikre, at afdelingen har de fornødne midler opsparet oplyste GAB, at boligorganisationen er af den opfattelse, at der foretages de nødvendige henlæggelser. GAB oplyste, at der skal foretages en facaderenovering uagtet, at projektet vedr. taglejlighederne ikke er blevet prioriteret i Norddjurs Kommunes prioritering af almene boligprojekter. Der er på nuværende tidspunkt foretaget renovering af køkkener og bad. Da GABs taglejlighedsprojekt i afdelingen ikke blev prioriteret ved Norddjurs Kommunes prioriteringssag, er der derfor ikke midler til at gøre de 6 af de gamle boliger tilgængelige/rollatoregnede. Huslejen er her lav. Der kommer en huslejestigning i forbindelse med klimaskærmrenovering. Mange beboere får fuld boligsikring, og har en meget billig husleje. Lejen vil stige med 1.000-1.100 kr.pr.md. inden for et år. Afdeling 2,1 & 2, Fuglevænget 16-62 Afdelingens facaderenovering på indgangssiden er færdiggjort. Der foreligger et landsbyggefondsprojekt vedrørende havesiden og tilgængelighed, der er indplaceret på Landsbyggefondens venteliste til 2020/2021. Der er en lang venteliste for denne afdeling hvilket tyder på, at det er en god og velfungerende afdeling. GAB har skønnet, at henlæggelserne har været tilstrækkelige, hvorfor der ikke er set noget behov for huslejestigning. GAB vil dog overveje, om der kan ske huslejestigning, idet huslejen er ganske lav. Afdeling 2,3, Fuglevænget 8-14 Afdelingens boliger er i to etageblokke med i alt 37 lejligheder. Der er 3 lejligheder pr. dæk, hvoraf 2 af lejlighederne er store, og én er noget mindre (ca. 50 m 2 ). Der opleves ikke nogen særlig stor efterspørgsel på de små lejligheder. Lejlighederne har en rimelig vedligeholdelsesstandard, men badeværelserne fremtræder mindre moderne, og trænger til en udskiftning. 3
GAB har fremsendt et projekt til Landsbyggefonden, som vil medføre, at afdelingens 48 boliger inklusiv ny tagetage vil blive elevatorbetjent. GAB oplyste, at et sådant projekt nok tidligst vil blive gennemført i 2021-2022. Afdeling 3, Fuglsangvej 1-167 Afdelingen, der i maj 2010 har gennemgået en byggeskadsfonds- /landsbyggefondsrenovering til ca. 95.000.000 er derfor relativt nyistandsat. Afdelingen, som er relativt nyistandsat, har siden maj 2010 og januar 2012 haft en byggeskaderenoveringssag. Henlæggelserne i afdelingen er af samme grund lave i forhold til benchmark. GAB forklarede, at stort set alle afdelingens henlæggelser blev brugt i forbindelse med renoveringssagen. Fordi afdelingen er nyistandsat, er der ikke behov for, at henlæggelserne når på niveau med benchmark før om 8-10 år, da der ikke forventes yderligere store istandsættelser inden for den næste årrække. GAB oplyste, at der er budgetteret med, at henlæggelserne om 8-10 år vil komme på niveau med benchmark, hvilket GAB oplyser, fremgår af deres 20- årsplan. Afdeling 4, Solskrænten Afdelingen består af tæt-lav byggeri. Afdelingen er finansieret ved inkonvertible indekslån. På tidspunktet for optagelsen af lånet, var det den sædvanlige låntype. Udløbet på lånet er 50-årigt og afdelingen er fra 1989-1991. Selv om afdelingens vinduer trænger til en udskiftning, udskiftes der alene vinduer, når det ikke længere kan undgås. GAB oplyste, at afdelingen ikke har råd til at udskifte alle vinduer samtidigt, selvom en totaludskiftning i sidste ende vil være billigst. Byggeelementerne, der er anvendt, er under forventet kvalitet, og har derfor en levetid der er kortere, end hvad der normalt ville kunne forventes. Derfor kræves der fortsat istandsættelser. GAB oplyste, at der ikke er mulighed for at hæve huslejen, da det er GABs vurdering, at markedslejen er nået. Derudover oplyste GAB, at huslejen, sammenlignet med øvrige lejeboliger i boligorganisationer, er relativt høj. Afdelingen har ikke lejeledighed. Afdeling 5, Lindeallé 7-53 Afdelingens boliger er i tæt-lav byggeri. Lejemålene er på mellem 60 og 90 m 2. Disse boliger er i en god vedligeholdelsesstand med nyrenoveret bad og entre samt nye køkkener i 19 boliger. Der er derfor et mindre behov for vedligeholdelse i de kommende år. 4
GAB oplyste, at der er tale om en afdeling med en fornuftig venteliste. Tidligere har der været tendens til, at det var ældre der boede i afdelingen, men afdelingen er blevet populær blandt yngre beboere. Afdeling 6, Møllevangen 6A-12C Lejemålene i afdelingen blev taget i brug i 1985. Både køkken og bad er for nyligt renoveret. Afdelingen har ikke udlejningsproblemer, og er ganske velfungerende. GAB forventer ikke, at der kommer nogen store renoveringer i de næste 30 år, og den næstkommende store renovering vil formentlig være taget. Afdelingen er fritaget for indbetaling til dispositionsfonden i 2016. Afdeling 7, Kornblomstvej 15A- 19F, P. Møllersvej 2A-9C og Hestehavevej 7A-9C Afdelingens lejemål er fordelt på tre forskellige lokaliteter. 2/3 af beboerne er over 70 år gamle. Der er påbegyndt en dialog med beboerne vedr. en renovering af køkken og bad, men der er endnu ikke truffet nogen beslutning herom. Frygten er, at renoveringen vil medføre, at huslejen bliver for dyr. GAB oplyste, at de derfor overvejer en fritvalgsordning. Afdelingen har af Landsbyggefonden været fritaget for indsættelse på dispositionsfonden. Fritagelsen udløber formentlig næste år, hvilket GAB har budgetteret med. Afdeling 8, Søndervang 2-38 Afdelingen har en bred beboersammensætning. Lejlighederne blev taget i brug i 1989. Der har i afdelingen været en byggeskadesag, blandt andet på grund af manglende fundering. GAB oplyste, at de budgetterer forsigtigt med denne afdeling. Afdelingen har af Landsbyggefonden været fritaget for indsættelse på dispositionsfonden. Afdeling 9, Åvangen 1-26 Afdelingen består af småhuse i størrelsen 72-92 m 2. Afdelingen blev taget i brug i 1993 og 1997. GAB oplyste, at det er en god afdeling, og GAB mener, at have en fornuftig vedligeholdelsesplan. 5
GAB oplyste, at der på nuværende tidspunkt er en smule lejeledighed, hvilket dog kan forklares ved, at der i løbet af de seneste seks måneder er sket fire dødsfald. Afdeling 11, Gartnerengen 1-31 GAB oplyste, at det er en god afdeling, som dog har et svingende beboersammenhold. Afdelingens bygninger er gode og blev ibrugtaget i 1999. Vedligeholdelsen af afdelingen er god. Afdeling er relativt ny, og på opførelsestidspunktet er der anvendt gode materialer. Der er i denne afdeling mulighed for at spare op. Henlæggelser er under benchmark, hvilket GAB forklarede er fordi der ikke er udsigt til større istandsættelser og renoveringer. Afdeling 12, Sønderallé 5B- 5R Afdelingen består af ældreboliger ved åen- har stor glæde af tunnelen til Åbyen. Lang venteliste- en af de bedst fungerende afdelinger. Altaner er for nyligt gjort større. God vedligeholdelsesstand. Afdeling 13, Færingevej 4-38 Landsbyggefonden har vurderet, at der ikke er sociale problemer i afdelingen, hvilket medfører, at Landsbyggefonden ikke kan give tilskud til huslejen, og GAB oplyste, at der skal opstartes en sag om kapitaltilførsel ved Landsbyggefonden. En kapitaltilførselssag vil medføre, at Norddjurs Kommune vil skulle bidrage til kapitaltilførslen. Afdelingen blev stiftet fordi den tidligere Nørre Djurs Kommune ønskede at opføre ældrevenlige boliger i omkring år 2001. Planen var, at der skulle opføres et ældrecenter omkring Bønnerup. Det var GAB som skulle opføre disse boliger. Der blev forinden afholdt et borgermøde med borgerne fra Bønnerup, som havde planlagt at skulle flytte ind i GABs nyopførte boliger. GAB opførte boligerne som planlagt. Da boligerne stod færdige, kunne mange af de borgere, som havde ønsket at leje de nye boliger imidlertid ikke sælge deres egne ejendomme. De borgere der ikke fik solgt deres ejendomme, kunne derfor ikke leje de nye boliger. Konsekvensen blev, at kun 3 ud af 18 boliger blev lejet ud, og 15 lejemål stod tomme, og gav derfor ingen lejeindtægt. På grund af lejeledighed blev der ikke henlagt tilstrækkelige midler, og i 2006 eller 2007 kom der støtte fra Landsbyggefonden. GAB oplyste, at der på nuværende tidspunkt er 5 ledige lejemål i afdelingen, hvoraf tre skyldes beboeres dødsfald. 6
Det er GABs opfattelse, at lejeledigheden kan skyldes manglende infrastruktur. GAB gav udtryk for, at det ellers er nogle fine lejemål, der er i afdelingen. Der er således mange tillæg til lejemålet, idet der er forskellige opholdsrum, fx værksteder, som kan benyttes af afdelingens beboere. Huslejen er i afdelingen hævet med 16 %, hvilket formentlig kan være med til at forværre lejeledigheden. Den pågældende huslejestigning var dog en nødvendighed, for at forsøge at kompensere for de tidligere udlejningsproblemer. GAB oplyste, at de ikke ønsker at lade afdelingen gå konkurs, hvorfor GAB nu har taget tiltag til at opstarte en kapitaltilførselssag hos Landsbyggefonden. GAB oplyste, at sagen på nuværende tidspunkt ligger hos GABs revisor og at tidshorisonten for sådanne sager normalt er på 3-4 år. Derudover ønsker GAB at være bedre til at markedsføre afdelingen. Det blev drøftet, om kommunen evt. kan hjælpe med at lægge billeder fra afdelingen på facebook. Afdeling 14, Fuglevænget 64A-64S Afdelingen består primært af ældreboliger. Det er en populær afdeling, på trods af en husleje, der er højere end for mange af boligorganisationens øvrige lejemål. GAB oplyste, at denne afdeling dog har en smule fugt i kælderen, men oplyste ikke, om det er et problem, som GAB vil søge udbedret. Afdeling 15, Åbyen 21-29,2.4 + 33-41,3.4 Afdelingen består af 30 boliger. GAB oplyste, at ventelisten for det forventede byggeri, Åbyen etape 2 uofficielt er åbnet. Afdelingen er velfungerende og blev fuldt udlejet inden for 2 måneder efter ibrugtagen og har en meget lang venteliste. 2. Ledelse og beboerdemokrati herunder boligsociale tiltag GAB oplyste, at det er svært at rekruttere til beboerdemokratiet. Det er dog GABs opfattelse, at det er et landsdækkende problem. GAB oplyste, at deltagelsen i beboermøderne ligger på blot 3-45 %. For at sikre beboertilfredsheden, har GAB netop foretaget en lejertilfredshedsundersøgelse. Resultatet af undersøgelsen vil blive sammenholdt med tidligere tilfredshedsundersøgelser. I undersøgelsen skal boligorganisationens lejere give en karakter fra 1-5, hvor 5 er udtryk for fuld 7
tilfredshed. De fleste afdelinger har fået en gennemsnitskarakter på mellem 4 og 5. GAB mangler dog stadig at indtaste resultaterne for omtrent halvdelen af afdelingerne. Deltagelsesprocenten i undersøgelsen er på blot 40, og er dermed relativt lav. For fortsat at kunne sikre sig høj lejertilfredshed, ønsker GAB at foretage tilfredshedsundersøgelser ca. hvert tredje år. GAB fortalte om en afdeling, hvor der har været gode boligsociale tiltag. Her har en flok ny-pensionister indrettet et hyggeligt kælderlokale, som benyttes af afdelingens beboere. GAB oplyste, at det primært er i de afdelinger, hvor der bor mange ældre, at der sker sådanne boligsociale tiltag. Det er således GABs opfattelse, at det ofte er ældre mennesker, som har interesse i et fællesskab med de øvrige beboere i afdelingen. GAB forsøger i videst muligt omfang at inddrage tosprogede i beboerdemokratiet. Endvidere efterlyser GAB et tættere samarbejde et tættere samarbejde med kommunen om svage beboere. 3. Udlejning og ventelister GAB udleverede en oversigt over ventelister, som senest er opdateret i november 2016. Der er tale om de længste ventelister i lang tid. Se desuden ovenfor under gennemgang af boligorganisationens afdelinger. 4. Byggeri og renoveringer Det blev drøftet om der, såfremt Kommunalbestyrelsen træffer beslutning herom den 13. december 2016, er behov for, at nye almene boliger på GD-grunden og i Åbyen opføres i etaper. GAB oplyste, at boligorganisationen ikke ser noget behov for, at opførelsen sker i etaper, idet GAB er af den opfattelse, at boligmanglen i Grenaa er akut, og at ventelisterne tyder på, at der ikke vil være problemer med at leje de nye boliger ud, selv om både B45 og GAB opfører deres nye boliger på samme tidspunkt. Desuden gjorde GAB opmærksom på, at det er GABs opfattelse, at der er et behov for, at der snart sker en videreudvikling af Åbyen, hvorfor GAB ønsker at påbegynde opførelse af nye boliger så hurtigt som muligt. GAB finder, at det er synd, at der ikke kan bygges taglejligheder på Fasanvej (Lynggården). Se desuden ovenfor under gennemgang af boligorganisationens afdelinger. 5. Effektivisering i den almene boligsektor Som led i en aftale mellem Boligorganisationernes Landsforening og ministeriet er det blevet besluttet, at alle almene boligorganisationer samlet set skal opnå en besparelse på 1.5 mia. kr. i 2020. Dette skal blandt andet ske ved en effektivisering af driften af boligorganisationerne. 8
Norddjurs Kommune bemærkede, som også er fremhævet i SPJ rådgivnings notat, at boligorganisationen har et relativt højt administrationsbidrag pr. lejemål. Administrationsbidraget pr. lejemål udgør 4.424,90 kr. i 2015, hvor benchmark er på 4.057,66 kr. Administrationsbidraget er siden 2014 steget med 7 %, hvilket er mere end pris- og lønudviklingen. Foreholdt dette forklarede GAB, at administrationsudgifterne er højere end benchmark, blandt andet fordi alle lejemål er digitalt opmålt. Denne opmåling er foretaget i løbet af de seneste 7-9 år, og der er betales løbende for, at disse holdes opdateret. Derudover oplyste GAB, at boligorganisationen har forholdsvist høje udgifter til edb-systemer, herunder E-syn. E-Syn kan give en række besparelser, idet arbejdet vedr. flyttesyn effektiviseres, men der følger også nogle omkostninger. Forespurgt hvad GAB kan gøre, for at formindske sine høje udgifter til ITsystemer, forklarede GAB, at boligorganisationen på nuværende tidspunkt er ved at undersøge, om der kan etableres et samarbejde med andre boligorganisationer. GAB oplyste, at der i ultimo februar 2017 vil blive fremsendt en redegørelse til Norddjurs Kommune, hvori GAB redegør for, hvorfor deres administrationsbidrag er højere end benchmark, og for, hvor langt GAB er nået med at etablere det netop nævnte samarbejde med andre boligorganisationer. GAB oplyste, at såfremt det ikke er muligt at etablere et samarbejde med andre boligorganisationer, vil GAB undersøge hvilke muligheder der er for andre og billigere IT-løsninger. GAB vil desuden undersøge/overveje, om der er mulighed for at etablere et samarbejde med andre boligorganisationer, så udgifterne til administration kan nedbringes. GAB oplyste, at der tidligere har været drøftelser med andre boligorganisationer, som dog ikke har ført til etablering af et egentligt samarbejde. GAB oplyste, at de har drøftet effektiviseringskrav med effektiviseringsenheden, og har derfra fået oplyst, at GABs effektivitetsprocent er på 82. Ifølge GABs oplysninger fra Landsbyggefonden skal der i GAB opnås en besparelse på 2,6 mio. kr. GAB oplyste dog, at boligorganisationen endnu ikke er nået så langt i bestræbelserne på besparelse, men at GAB er indstillet på at forsøge at effektvisere i overensstemmelse med notat fra Boligministeriet. 6. Byggesagshonorar Norddjurs Kommune har forud for styringsdialogmødet fra GAB modtaget en redegørelse for det udbetalte byggesagshonorar. GAB oplyste, at det fremgår af forretningsførerens ansættelsesvilkår, at der er mulighed for, at der ved særlige opgaver kan gives en særskilt honorar. Denne praksis har GAB fulgt i en lang årrække, og det er GABs opfattelse, at denne praksis ikke strider imod nogen lovgivning. 9
Norddjurs Kommune påpegede, at det ikke er i overensstemmelse med driftsbekendtgørelsen at beregne sig et særskilt byggesagshonorar. Norddjurs Kommune er dog opmærksom på, at der er mulighed for at give ekstra lønninger som følge af ekstraarbejde. Sådanne ekstralønninger skal dog fremgå af boligorganisationens regnskab som en ekstra lønning. Det blev aftalt, at der ikke fremadrettet vil blive ydet byggesagshonorar til forretningsfører, men at det ikke er udelukket, at give lønudbetaling. 10