Referat af bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. oktober 2009 kl. 19.00 Afbud: Camilla og Hedvig 1) Godkendelse af dagsorden Godkendt enkelte tilføjelser blev ført ind under eksisterende punkter. 2) Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde Godkendt med enkelte tekstmæssige rettelser. 3) Beslutning om låseomstilling Det blev besluttet, at det ikke er nødvendigt at udskifte samtlige låse nu. Følgende låsearbejde bestilles: Portautomatik med tryk indvendig og nøgle udvendig Udskiftning af H-nøglelåse (2xbestyrelseslokale, viceværtsrum, sæberum birkedommervej) B-nøgle hængelåse til storskraldsrum og barnevognsrum (der skal også nyt beslag på barnevogsnrum) H-nøgle hængelåse til port og sæberum på skovløbervej Lås på gårdtoilet tingskrivervej Dørpumper, hvor de mangler Hængelås til storskraldsrum er muligvis et problem, fordi R98 ikke må tage nøglen fra cylinderen ved porten med ind i gården. Rene iværksætter og undersøger muligheder for hængelås til storskraldsrum. Ditte scanner alle de modtagne tilbud til opbevaring. 4) Indkomne ting fra beboere, vicevært og administrator Samarbejdet med vicevært er i forbedring. Følgende er blevet aftalt med viceværten: Viceværten kommer med bud på, hvordan haven bliver nemmere for dem at holde. Kemiskabet rettes op og holdes låst. Der opsættes en hylde til kemiaffald og et skilt om, at beboerne skal sætte kemiaffald på hylden. Viceværten flytter det jævnligt ind i det aflåste skab. Der bestilles en container til el-skrot, da det skulle lette affaldshåndteringen for viceværten. Viceværten har fjernet nogle ting, der henstod i kælderen, dette efter aftale på ekstraregning. Viceværten sørger for korrekt aflæsning til ELO-rapport i fremtiden. Viceværten bestiller en holder til toiletpapir, så der sidder en ekstra rulle i holderen.
Finn har hentet tegning over kloak, så viceværten kan se på en løsning af oversvømmelsesproblemerne ved cykelkælder. Mikkel kontakter kommunen vedrørende stophanerne, som Københavns Energi asfalterede henover for ca. 3 år siden. Ifølge viceværten er nødtelefonen ikke en del af kontrakten med Dan Ejendomme. Det koster 6,- kr. om året pr. lejlighed. Mikkel finder kontrakten og undersøger hvad der står om nødtelefon. Finn laver følgende aftaler med viceværten: Viceværten gennemgår for- og bagtrapper ca. en gang i måneden og fjerner henstående genstande. Viceværten sørger fremover for udskiftning af navneskilte på dørtelefon, postkasse og dør. Hvis det medfører en væsentlig omkostning sendes regningen til ejeren, hvis muligt. Ditte undersøger muligheden for at få et par unge ud til operation dagsværk til at rive blade sammen og gøre rent i fx baderummet. Bestyrelsen har modtaget en klage over hunden i Birkedommervej 24 st.tv, der hænger ud af vinduet og gør af folk på gaden. Mikkel kontakter Sjeldani og beder dem sende et brev til ejeren. 5) Økonomi Mikkel spørger Sjeldani om posten til vandafgift, hvor der er betalt ca. 75.000 kr., som der ikke er budgetteret med. Det blev besluttet, at samtlige deltagere i bestyrelsesarbejdet skal have udbetalt telefongodtgørelse. Mikkel indsamler kontonumre og kontakter Sjeldani. København Energi har varslet 15% prisstigning på fjernvarmen fra 1. januar 2010. Dette skal indregnes i budgettet næste år. 6) Bestyrelsens arbejdsrutiner Opgavevaretagelse Der har været en tendens til at sager hænger i lang tid, fordi alle bestyrelsesmedlemmer har lange lister med opgaver. Det blev besluttet at bestyrelsesmedlemmerne i fremtiden påtager sig et overkommeligt antal arbejdsopgaver ved hvert bestyrelsesmøde (1-2 opgaver) og forpligter sig til at udføre dem og redegøre for, hvad de har gjort på det efterfølgende møde. Hvis ikke man kan komme til mødet, sender man en redegørelse til formanden for hvad man har foretaget sig, så man har en status på mødet.
Mødeplanlægning og aflysning Mødedatoer kan kun ændres på bestyrelsesmøder. Hvis man ikke kan komme på det aftale tidspunkt melder man afbud til formanden, som aflyser, hvis det vurderes, at fremmødet ikke er tilstrækkeligt. Dog har ethvert bestyrelsesmedlem i henhold til vedtægterne altid ret til at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes. E-mailpolitik Mængden af e-mails mellem bestyrelsesmedlemmerne skal begrænses. Information og diskussion foregår på møderne og ikke via e-mails. Kun tidskritiske informationer sendes på bestyrelsesmailen. 7) Reparation af slaghuller på Tingskrivervej Mikkel har snakket med kommunen og iværksætter reparation ved kommunens entreprenør. 8) Hjemmeside Det skal formuleres på hjemmesiden, hvad viceværten tager sig af, da mange beboere har for høje forventninger til viceværtens opgaver. Håndværkerlisten skal ved samme lejlighed lægges på hjemmesiden. Dette diskuteres på næste møde. Thomas har rettet Sjeldanis telefonnummer på hjemmesiden og undersøgt mulighederne for blog og nyhedsbrev. Det blev besluttet, at Thomas bestiller en blogfunktion på hjemmesiden, som koster ca. 130 kr. 9) Hængende sager hvad er gjort, hvad kan udskydes? a) Energimærkning Hedvig redegør for status på næste møde b) Grafittiafrensning Mikkel har meldt til forsikringen og Finn beder viceværten om at bestille afrensning. c) Byfornyelsesmidler Ditte undersøger og redegør for status på næste møde d) Rottespærrer Er i gang, men det blev konstateret, at arbejdet ikke er færdigt. Ditte undersøger og redegør for status på næste møde. e) Nyhedsbrev (vinduer, nøgle, arbejdsdag, telefonnumre) Mikkel laver udkast f) Arbejdsdag (maling af opgange) afholdes med gløgg i gården d. 15. november. g) Beskæring af træer Udskudt på ubestemt tid h) Udkast af opførsel i gård Blev omdelt i foråret. Slettes fra denne liste. i) Rengøring af bestyrelsesrum, baderum, motionsrum Bestyrelsesrum diskuteres på næste møde. Finn spørger viceværten vedr. inkludering af motionsrum i rengøring, fx én gang i måneden. Baderum bliver forhåbentlig rengjort til operation dagsværk. j) Grafittipulje ungdomshus Det blev besluttet at slette det fra listen k) Erstatningsnøgler ifm. avisbude Det blev besluttet at slette det fra listen l) Planche med www.ef-birkedommervej.dk samt ingen reklamer Thomas laver planche med internetadresse, nummer på vicevært, nødtelefon, administrator. Det blev besluttet
at det ikke nytter noget at skrive, at der ikke må hænges reklamer på opslagstavler og dette slettes derfor fra listen. 10) Evt. Fremtidige møder/arbejdsplan: Dato: Tirsdag d. 10. november Søndag d. 15. november Tirsdag 8. december Tirsdag d. 12. januar Tirsdag d. 9. februar Tirsdag d. 9. marts Emner: Planlæg julefrokost Vedligeholdelsesplan (bagtrapper) Opdatering- ét-årsgennemgang af renovering Stophaner Vedtægtsændring Bestyrelseslokale Afgrænsning af viceværtens opgaver og formulering af dette til hjemmeside Status på slaghuller Tingskrivervej Status på låseomstilling Status på byfornyelsesmidler til gård Status på rottespærrer Planlægning af arbejdsag Arbejdsdag med gløgg i gården. Opgange males. Møde kl. 13. Afbud: Hedvig Find dato for generalforsamling Planlæg forårsarbejdsdag Bestil børnebordbænkesæt Budget (husk 15% stigning i fjernvarme) Kontaktpersoner: Byggesag/kasserer: Hedvig Vicevært: Camilla/Finn Administrator: Mikkel Motionsrum: Ditte Hjemmeside: Thomas Vaskemaskiner: Camilla Nøgler: René
Gæsteværelse: Ditte