Dato 28. marts 2014 TRM Sagsnr. 2014014143 trm@dkma.dk / 4488 9344 Slettet: 10. marts 2014 Bilag 2 Kravspecifikation Rammeaftale for kampagneevalueringer
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING 3 1.1 Kort om Sundhedsstyrelsen 3 1.2 Læsevejledning 4 1.3 Instruktion til tilbudsgiver 4 2 KRAV 5 2.1 Priser 5 2.2 Stikprøvestørrelser 6 2.3 Metode 6 2.3.1 Spørgeskemaundersøgelser 6 2.3.2 Deskriptive statistiske undersøgelser 8 2.3.3 Fokusgruppeinterviews 8 2.3.4 Interviewundersøgelser med nøglepersoner 9 2.3.5 Fælles afrapportering 10 2.4 Bemanding 11 2
1 Indledning Sundhedsstyrelsen udbyder en rammeaftale for kampagneevalueringer med ønsket om at sikre data og forbedre kvaliteten af Sundhedsstyrelsens kampagner. Desuden er det hensigten at gøre det lettere for Sundhedsstyrelsen at måle effekten af vores kampagner og at sammenligne kampagnernes effekt med hinanden. Sekundært, er det også Sundhedsstyrelsens forventning at økonomien omkring kampagneevalueringer vil kunne forbedres ved at indgå i et længerevarende aftaleforhold med én fast leverandør. 1.1 Kort om Sundhedsstyrelsen Sundhedsstyrelsen hører under Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Sundhedsstyrelsen er den højeste sundheds- og lægemiddelfaglige myndighed i Danmark. Vores opgaver omfatter bl.a.: Vi godkender og overvåger medicin (- herunder apoteker, medicinpriser, bivirkninger mm.) Vi giver og tager autorisationer (18 forskellige faggrupper fra bandagist til tandplejer) Vi rådgiver og oplyser (- befolkningen, sundheds-professionelle og myndigheder) Vi planlægger og godkender (- placering af speciale funktioner, pakkeforløb, sundhedsaftaler mm.) Detaljerede informationer om Sundhedsstyrelsens opgaver kan findes på websiden http://www.sundhedsstyrelsen.dk <skriv mere ud fra hvad der er relevant for projektet> 3
1.2 Læsevejledning I nærværende kravspecifikation er angivet følgende forskellige kategorier af krav: Kategori Minimumskrav Krav Infokrav Beskrivelse Minimumskrav er et Krav, der uforbeholdent skal opfyldes for at et tilbud kan være konditionelt. Minimumskrav kan altid kun besvares med ja eller nej. Eftersom Minimumskrav kun kan besvares med ja eller nej, har de ikke nogen vægt i den samlede vurdering af det underkriterium som de hører under, ud over at bestemme om tilbuddet er konditionelt. Krav beskriver de egenskaber, som Sundhedsstyrelsen ønsker opfyldt i tilbuddet. Det er ikke absolut nødvendigt for Tilbudsgiver at opfylde alle Krav for, at et tilbud er konditionelt. Krav behøver ikke nødvendigvis besvares med ja eller nej, men kan også besvares med delvis opfyldelse. Alle Krav under et givent underkriterium tæller med i vurderingen af dette. Infokrav er krav om oplysninger, som er relevante for at Sundhedsstyrelsen f.eks. kan forstå, hvordan et Minimumskrav eller Krav opfyldes. Besvarelsen af Infokrav har, ligesom ved Krav, indflydelse på den samlede vurdering af underkriteriet, som Infokravet hører under. Underkriterierne er: Priser 35 % Stikprøvestørrelser 30 % Metode 20 % Bemanding 15 % For yderligere information om bedømmelsen af underkriterierne, se Udbudsbetingelserne. 1.3 Instruktion til tilbudsgiver I forbindelse med tilbudsgivning skal Tilbudsgiver sørge for, at dennes tilbud indeholder følgende: En tabel over samtlige krav, hvor det fremgår om kravene er opfyldt (ja, nej eller delvist) Henvisning i ovennævnte tabel ud for hvert krav til, hvor i tilbudsmaterialet kravbesvarelsen er beskrevet nærmere. 4
2 Krav Nærværende afsnit beskriver kravene til den ønskede ydelse. Kravene er sorteret ind under de underkriterier, som de tilhører. Selve kravene står i tekstbokse med angivelse af nummer og type. Teksten, som ikke står i boksene, er til støtte for forståelsen af kravene og den ydelse som Sundhedsstyrelsen efterspørger. Rammeaftalen omfatter følgende ydelser: Spørgeskemaundersøgelser Deskriptive statistiske undersøgelser Fokusgruppeinterviews Interviewundersøgelser med nøglepersoner Fælles afrapportering Kravene til ydelserne fremgår under de enkelte nedenstående Underkriterier. 2.1 Priser Tilbudsgivers priser for evalueringerne er bestemt af de enheder, som de enkelte ydelser er målt i, jf. Bilag 3. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at for de opstillede ydelser, er priserne det altomfattende vederlag for ydelsernes udførelse, hvorfor der ikke kan faktureres yderligere vederlag ved siden af. Derfor skal priserne tage højde for samtlige omkostninger i forbindelse med evalueringsopgaverne. Minimumskrav.01. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige felter i kolonnen Pris i Bilag 3. Underkriteriet Priser vurderes objektivt ud fra Tilbudsgivers tilbudte priser og den vægtning, som Sundhedsstyrelsen har tillagt de forskellige priser. Krav.01. De priser, som Tilbudsgiver angiver i Bilag 3, skal være så lave som muligt. Af hensyn til sammenligneligheden mellem de forskellige tilbud, er det vigtigt at Tilbudsgiver holder sig til Bilag 3 s systematik. Minimumskrav.02. Tilbudsgivers priser angives i Bilag 3 og besvarelsen må ikke afvige fra den af Sundhedsstyrelsen opstillede systematik. Meningen med priserne er at der er tale om enhedspriser, som er altomfattende i forhold til de opgaver som knytter sig til dem. Tilbudsgiver skal derfor være opmærksom på at indregne alle sine omkostninger for hver opgave i den tilbudte enhedspris, idet Sundhedsstyrelsen ikke vil være forpligtet til at betale yderligere vederlag for levering af ydelserne. Visse priser i Bilag 3 er angivet f.eks. som pr. deltager pr. minut. Dette betyder ikke at Leverandøren skal holde regnskab med tidsforbruget til den enkelte fokusgruppe eller 5
interviewundersøgelse, men at Leverandøren skal finde et estimat inden evalueringen sættes i værk. Proceduren for dette er reguleret i Rammekontrakten. 2.2 Stikprøvestørrelser Af hensyn til validiteten af evalueringerne, ønsker Sundhedsstyrelsen, at Tilbudsgiver forpligter sig til at levere så store stikprøver som muligt for de enkelte typer af evalueringer. Minimumskrav.03. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige felter i kolonnen Stikprøve i Bilag 3, og besvarelsen må ikke afvige fra den af Sundhedsstyrelsen opstillede systematik. Sundhedsstyrelsen er indforstået med at det kan være svært at forudse præcist hvor mange respondenter det kan forventes at mønstre i forbindelse med en given evaluering. Derfor vil det være muligt for Tilbudsgiver at angive hvor mange respondenter, som Tilbudsgiver kan forpligte sig til at mønstre. Underkriteriet Stikprøvestørrelser vurderes objektivt ud fra Tilbudsgivers tilbudte stikprøvestørrelser og den vægtning, som Sundhedsstyrelsen har tillagt de forskellige stikprøver. Krav.02. De stikprøvestørrelser, som Tilbudsgiver forpligter sig til i Bilag 3, skal være så store som muligt. For at sikre tilstrækkeligt mange respondenter, har Sundhedsstyrelsen dels opstillet nogen mindstekrav for hvor store stikprøverne skal være, og dels en model for bod, der kompenserer Sundhedsstyrelsen i de tilfælde hvor Tilbudsgiver ikke kan overholde sine tilbudte stikprøvestørrelser. Se Rammeaftalens kontraktdokument for detaljerne vedr. bod. Minimumskrav.04. Tilbudsgiver skal forpligte sig til som minimum, at kunne præstere de stikprøvestørrelser der er angivet i kolonnen Minimum i fanebladet Stikprøvestørrelser i Bilag 3. 2.3 Metode Nærværende underkriterium er delt op efter de forskellige ydelsestyper, som Rammeaftalen vedrører. Underkriteriet vurderes dog stadigt holistisk og subjektivt, dvs. der kun gives én karakter for Metode. 2.3.1 Spørgeskemaundersøgelser Det er vigtigt at Tilbudsgivers metode ved gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser er konsekvent, således at Sundhedsstyrelsen ikke bare kan forholde sig til resultaterne af hver 6
spørgeskemaundersøgelse for sig selv, men også i forhold til andre spørgeskemaundersøgelser lavet på Rammeaftalen. Infokrav.01. Tilbudsgiver skal beskrive sin metode for gennemførelse af spørgeskemaundersøgelser. Dette krav gælder både for almindelige respondenter, oversampling af kortuddannede og respondenter samplet på kampagnespecifikke karakteristika. Underkriteriet Metode vedrører selvsagt ikke stikprøvestørrelse. Det som Sundhedsstyrelsen er interesseret i er metoden for hvordan gennemførelsen foregår. Det samme gør sig også gældende for de øvrige krav i dette Underkriterium. Infokrav.02. Tilbudsgiver skal redegøre for hvor og hvordan Tilbudsgiver rekrutterer sine respondenter. Dette krav gælder både for almindelige respondenter, oversampling af kortuddannede og respondenter samplet på bestemte karakteristika. Og i forbindelse med de to sidstnævnte sikre en tilstrækkelig grad af sampling/oversampling. Der ønskes tilbud på leverancer af repræsentative spørgeskemaundersøgelser. Minimumskrav.05. Tilbudsgiver skal tilbyde spørgeskemaundersøgelser, rettet mod segmenterne i Bilag 3, kolonne A. Der ønskes tilbud på spørgeskemaundersøgelser med oversampling af kortuddannede, dvs. personer med mindre end 12 års uddannelse. Tilbudsgiver skal beskrive den metode, der anvendes for at sikre repræsentativitet på køn, alder, geografi og uddannelse i undersøgelserne, ligesom tilbudsgiver skal angive, hvilke resultater der er signifikante. I opgaven indgår, at der skal foretages de relevante kryds. Krav.03. Oversamplingen af kortuddannede skal muliggøre, at der kan foretages relevante kryds i forhold til alder, køn, geografi, uddannelseslængde, beskæftigelsessituation og civilstand. Der ønskes tilbud på en leverance af repræsentative spørgeskemaundersøgelser hvor respondenterne samples på baggrund af bestemte karakteristika. F.eks. tilstedeværelsen af en kronisk sygdom, graviditet eller storforbrug af alkohol, men ellers er repræsentative for den givne undergruppe. Krav.04. Den særlige sampling skal muliggøre, at der kan foretages relevante kryds i forhold til alder, køn, geografi, uddannelseslængde, beskæftigelsessituation og civilstand. Krav.05. Afrapportering for alle spørgeskemaundersøgelser skal ske i Excel og.pdf format eller tilsvarende kompatible formater. Og der skal være mulighed for at aflæse data på kryds. 7
Krav.06. Resultaterne skal afrapporteres og afrapporteringen skal fremstille resultaterne i en form, der kan anvendes til offentliggørelse og være i elektronisk form. Infokrav.03. Tilbudsgiver forpligter sig til at vedlægge et eksempel i sit tilbud på et spørgeskema og afrapportering på dette. Hvilken af efterspurgte typer spørgeskema der vedlægges eksempel på er op til Tilbudsgiver. 2.3.2 Deskriptive statistiske undersøgelser Der ønskes tilbud på deskriptive statistiske analyser af brugen af elektroniske kampagneelementer. Krav.07. Tilbudsgiver skal tilbyde deskriptive statistiske analyser af brugen af elektroniske kampagneelementer, med udgangspunkt i redskaber som f.eks. Google Analytics, Facebook eller tilsvarende. Eksempler på tidligere undersøgelser kan findes på nedenstående link: https://sundhedsstyrelsen.dk/da/kampagner/evaluering Krav.08. Analyserne omtalt i Krav.070 skal indeholde information om: Trafik, downloads, brugerkarakteristik (styresystem, platform, geografi, mv.), interaktion med bruger (likes, kommentarer, delinger, klik, tid brugt på siden, mv.) og hvor på nettet brugeren kommer fra. Infokrav.04. Tilbudsgiver skal beskrive sin metode for gennemførelse af deskriptive statistiske analyser. Krav.09. Afrapportering skal ske i Excel og.pdf format eller tilsvarende kompatible formater. Og der skal være mulighed for at aflæse data på kryds. Infokrav.05. Tilbudsgiver skal beskrive de elementer i de deskriptive undersøgelser, som Tilbudsgiver forpligter sig til at levere, og vedlægge et eksempel i sit tilbud på en deskriptiv statistisk undersøgelse og afrapportering på denne. Slettet: spørgeskemaundersøgels erne 2.3.3 Fokusgruppeinterviews Der ønskes tilbud på gennemførelse af kvalitative evalueringer, fx fokusgruppeinterviews. 8
Minimumskrav.06. Tilbudsgiver skal tilbyde at gennemføre fokusgruppeinterviews indenfor segmenterne i Bilag 3, kolonne A. Infokrav.06. Tilbudsgiver skal beskrive sin metode for gennemførelse af fokusgruppeinterviews. Infokrav.07. Tilbudsgiver skal redegøre for hvor og hvordan Tilbudsgiver rekrutterer sine deltagere, inkl. de kortuddannede. Tilbudsgiver skal i sit tilbud huske også at inkludere alle omkostninger, som f.eks. forplejning og erkendtligheder/gaver til fokusgruppedeltagerne. Krav.10. Tilbudsgiver skal tilbyde at gennemføre fokusgruppeinterviews blandt særligt vanskelige målgrupper, som fx borgere med rygestop inden for det seneste år, borgere med kroniske lidelse som fx KOL og diabetes. Disse målgrupper er angivet som segmentet Bestemte karakteristika i linje 30, kolonne A i Bilag 3. Infokrav.08. Tilbudsgiver skal redegøre for hvordan Tilbudsgiver sikrer deltagelse af særligt vanskelige målgrupper i fokusgruppeinterviews. Krav.11. Fokusgruppeinterviewene skal desuden omfatte prætest af kampagnematerialer. Krav.12. Tilbudsgiver skal levere en fælles afrapportering på fokusgruppeinterviews. Afrapporteringen skal opsummere de væsentligste resultater, og indeholde anbefalinger på baggrund af disse. Infokrav.09. Tilbudsgiver skal beskrive de elementer i fokusgruppeinterviews, som Tilbudsgiver forpligter sig til at levere, og vedlægge et eksempel i sit tilbud på en kvalitativ evaluering og afrapportering på denne. 2.3.4 Interviewundersøgelser med nøglepersoner Der ønskes tilbud på gennemførelse af enkeltinterviews. Det må forventes, at der kan forekomme en vis variation i interviewundersøgelsernes nærmere indhold, hvilket Tilbudsgiver forventes at være villig til at samarbejde med Sundhedsstyrelsen om, Krav.13. Tilbudsgiver skal tilbyde interviewundersøgelser med nøglepersoner i f.eks. kommuner eller i sundhedsvæsnet. 9
Infokrav.10. Tilbudsgiver skal beskrive sin metode for gennemførelse af interviewundersøgelser. Infokrav.11. Tilbudsgiver skal redegøre for hvor og hvordan Tilbudsgiver rekrutterer deltagerne til interviewundersøgelser. Krav.14. Tilbudsgiver skal levere en fælles afrapportering på interviewundersøgelserne. Afrapporteringen skal opsummere de væsentligste resultater, og indeholde anbefalinger på baggrund af disse. Infokrav.12. Tilbudsgiver skal beskrive de elementer i interviewundersøgelserne, som Tilbudsgiver forpligter sig til at levere, og vedlægge et eksempel i sit tilbud på en interviewundersøgelse og afrapportering på denne. 2.3.5 Fælles afrapportering Formålet med den fælles afrapportering er at skabe et hurtigt overblik over flere evalueringer, således at resultaterne hurtigt og nemt kan videreformidles både eksternt og internt i Sundhedsstyrelsen. Krav.15. Ved køb af flere elementer, eller ved selvstændigt køb af kvantitativ evaluering af kampagne, skal Tilbudsgiver kunne levere en samlet afrapportering der kort præsenterer de væsentligste resultater og giver anbefalinger til justeringer i forhold til kommende indsatser. Krav.16. Den samlede afrapportering skal fremstille evalueringsresultaterne i en form, der kan anvendes til offentliggørelse og være i elektronisk form. Krav.17. Kvantitative data afrapporteres desuden i Excel format eller tilsvarende kompatible formater. Og der skal være mulighed for at aflæse data på kryds. Krav.18. Tilbudsgiver skal beskrive de elementer i den fælles afrapportering, som Tilbudsgiver forpligter sig til at levere, og vedlægge et eksempel på en fælles afrapportering. 10
2.4 Bemanding Udover høj kvalitet, ønsker Sundhedsstyrelsen kontinuitet og ensartethed i leverancerne under Rammeaftalen. Derfor er det vigtigt at det ikke blot er metodikken der er kompetent og konsekvent, men at det samme også gør sig gældende for Tilbudsgivers bemanding. Krav.19. Tilbudsgiver skal tilbyde sine mest kompetente repræsentanter til bemanding af nøglefunktionerne i forbindelse med opfyldelsen af Rammeaftalen. Infokrav.13. Tilbudsgiver skal vedlægge CV er på sine nøglerepræsentanter, der vil stå for udførelsen af evalueringerne omfattet af Rammekontrakten. Infokrav.14. Tilbudsgiver skal redegøre for nøglerepræsentanternes rollefordeling og deres respektive ansvarsområder. 11