År 2016, den 31. oktober, kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i A/B Udbygård i foreningens Beboerlokale. Formanden Claus Nielsen bød velkommen og foreslog advokat Caspar Schultz som dirigent. 1. Valg af dirigent og referent. Som dirigent og referent valgtes advokat Caspar Schultz fra Grubbe Advokater Advokatanpartsselskab, der indledningsvis kort introducerede sig som foreningens kontaktperson sammen med advokat Bente Skovgaard Alsig, hos administrator Grubbe Advokater. Dirigenten konstaterede herefter, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet, og at ingen af de tilstedeværende havde indvendinger mod generalforsamlingens lovlighed. Dagsordenen var i overensstemmelse med indkaldelsen, samt de rettidige 6 indkomne, hvoraf de 2 af forslagene var ændringsforslag til de af bestyrelsen stillede forslag. Dirigenten oplyste, at ud af 95 andelshavere var 49 til stede heraf 13 repræsenteret ved fuldmagt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen således var beslutningsdygtig, dog ikke til endelig vedtagelse af vedtægtsændringer. 2. Bestyrelsens beretning. Beretningen var omdelt forud for generalforsamlingen. Beretningen blev ikke læst op. Da der ikke var bemærkninger eller indsigelser til beretningen, konstaterede dirigenten at beretningen var taget til efterretning. Beretningen er vedhæftet nærværende referat som bilag 1. 3. Forelæggelse af årsrapporten for 2015-2016 og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsrapporten og forslag til andelsprisen. Advokat Caspar Schultz oplyste indledningsvis, at de indkomne forslag vedr. andelskronen ville blive behandlet under punktet. Dirigenten gennemgik herefter årsrapporten, herunder likviditetsoversigten og andelsnoten. Der blev spurgt til resultatopgørelsens note 3 Administrative omkostninger: Gårdfester, kurser, gaver mv. kr. 14.919 og Kurser mv. kr. 5.786
2/8 Dirigenten oplyste, at posten Gårdfester, kurser, gaver mv. er en samlepost. Posten omfatter hovedsageligt sociale aktiviteter i foreningen så som fastelavn mv. Posten omfatter ikke kurser. Posten Kurser mv. omfatter de kurser, som bestyrelsen deltager i. Bestyrelsen oplyste, at bestyrelsen havde deltaget i en del kurser, herunder om bestyrelsesarbejde, lånoptagelse og tagudvidelse. Bestyrelsesgodtgørelse kr. 37.000 Bestyrelsen oplyste, at der havde været rod i bogholderiet hos den tidligere administrator. Posten vedrører telefon- og kontorholdsgodtgørelse (bestyrelsesgodtgørelse) for bestyrelsesmedlemmerne Christine Wolfhagen, Niclas Milverts, Sigurd Larsen, Nikolaj Larsen og Anne Bokelund. Der blev spurgt til resultatopgørelsens note 4 Lønninger og gager: Bestyrelseshonorar kr. 120.000 Posten vedrører bestyrelseshonorar for bestyrelsesmedlemmerne Sanne Robertsen og Claus Nielsen, samt honorar vedrørende beboerlokalet. Der blev spurgt til hvilke bestyrelsesmedlemmer, der havde fået hvilke honorarer. Bestyrelsen oplyste, at honoraret drøftes på bestyrelsesmøderne og tildeles på baggrund af de opgaver, som de pågældende bestyrelsesmedlemmer påtager sig. Bestyrelsen oplyste, at man fremadrettet i beretningen vil offentliggøre hvilke bestyrelsesmedlemmer, der har fået bestyrelseshonorar. Der blev spurgt til resultatopgørelsens note 5 Vedligeholdelsesomkostninger: VVS-arbejde kr. 104.491 Posten vedrører div. vvs-arbejder i boliglejemålene, udskiftning og reparation af faldstamme til kr. 26.657, dræn i kælder for kr. 31.266, vvs-service for kr. 19.741, samt enkelte mindre reparationer, herunder fastgørelse af nedløbsrør mv. I alt kr. 104.491 Tømrer og snedker kr. 76.326 Posten omfatter isolering af kælder til kr. 49.750, montering af dørpumpe, reparation af trappetrin, eftergang af toiletdør og reparation i boliglejemål. I alt kr. 76.326. El-installatør kr. 124.702 Posten vedrører div. el-arbejder i boliglejemål, porttelefon til kr. 34.311, udskiftning af lamper til kr. 10.911, etablering af stikkontakt i kælder til kr. 7.831, fejlfinding i cykelkæder til kr. 20.588. I alt kr. 124.702 Varmeanlæg kr. 77.222 Posten omfatter udskiftning af utæt rør i kælder til kr. 30.506, udskiftning af pumpe til kr. 24.207, sædvanlig service for kr. 10.258 og div. reparation af utætte radiatorer. I alt kr. 77.222. Kloakarbejde kr. 85.232
3/8 Posten vedrører montering af brønd mm. til kr. 74.405 og kr. 10.827 til div. kloakservice. I alt kr. 85.232. Der blev spurgt til Aktiver under gennemgangen af balancen: Restancer kr. 38.416 Dirigenten oplyste, at restancens størrelse formentlig skyldtes administratorskift, der kan give lidt udfordringer i opkrævningen. Der var et generelt ønske om mere gennemsigtighed i regnskabet, hvilket både bestyrelsen og ny administrator arbejder på at tilsikre. Bestyrelsen blev opfordret til at gennemgå tilstandsrapporten og vedligeholdelsesplanen med henblik på at foretage en vurdering af hvorvidt, der skal foretages yderligere vedligeholdelse eller forbedringer af ejendommen, idet der blev henvist til foreningens likviditetsoverskud på kr. 5.189.029 ekskl. trækningsret på kassekredit pr. 30. juni 2016. Såfremt, der ikke er vedligeholdelses- eller forbedringsopgaver i den nære fremtid blev bestyrelsen opfodret til at overveje delindfrielse af foreningens lån. Andelskronen Forslag 5.c.2 og 5.c.3 Dirigenten gennemgik andelskroneberegningen, og præsenterede forslagene. Bestyrelsen stillede forslag om uændret andelskrone på kr. 42,50. Andelshaveren Christian Egeberg havde stillet forslag om forhøjelse af andelskronen til kr. 44,50. I dagsordenen angivet som forslag 5.c.2. Andelshaverne Nynne Sørgaard og Thomas Laursen havde stillet et forslag om de kan købe loftsarealerne til nuværende andelskrone i forbindelse med deres loftsudvidelser, der var gået i gang, dersom forslag 5.c.2 blev vedtaget. Forslaget er i dagsordenen angivet som forslag 5.c.3. Bestyrelsen redegjorde for bestyrelsens forslag om fastholdelse, idet der blev lagt vægt på, at have en stabil andelskrone uden store spring, ligesom der er en risiko for at renteniveauet stiger, hvilket kan have indflydelse på vurderingerne. Christian Egeberg redegjorde for sit forslag, idet det oplystes, at forslaget svarer til 80% af den beregnet værdi pr. 30. juni 2016, og at andelskronen bør følge markedsværdien tættere for at skabe et mere fair forhold. Efter en grundig drøftelse blev forslaget bragt til afstemning. Der blev foretaget skriftlig afstemning. Dirigenten kunne konstatere, at 33 stemte for uændret andelskrone og 16 stemte for en forhøjelse. Andelskronen blev således vedtaget til uændret kr. 42,50. Forslag 5.c.3. blev hverken behandlet eller bragt til afstemning i overensstemmelse med forslaget.
4/8 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget for 2016-2017 til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Bestyrelsen stiller forslag om stigning i boligafgiften på 2% pr. 1. januar 2017. Dette er der taget højde for i budgettet for 2016-2017. Advokat Caspar Schultz gennemgik drifts- og likviditetsbudgettet for 2016-2017 og henviste til, at der i indkaldelsen var stillet forslag stigning i boligafgiften på 2%. Bestyrelsen præciserede, at boligafgiftsstigningen ville være pr. 1. januar 2017 med henblik på at imødekomme almindelige prisstigninger. Flere andelshavere bemærkede, at foreningen havde en stor likvidbeholdning, ligesom der i øvrigt budgetteredes med et positivt driftsresultat. En andelshaver foreslog, at bestyrelsen undersøgte muligheden for boligafgiftsnedsættelse. Bestyrelsens forslag til boligafgiftsstigning blev herefter drøftet grundigt. Dirigenten kunne ved håndsoprækning konstatere, at 9 stemte for, 28 stemte imod og 12 stemte hverken for eller imod. Bestyrelsens forslag om boligafgiftsstigning på 2% pr. 1. januar 2017 var således forkastet. Budgettet blev herefter bragt til afstemning. Dirigenten kunne konstatere, at budgettet blev enstemmigt godkendt med alle stemmer for. Administrator oplyste, at opdateret budget vedhæftes nærværende referat. 5. Forslag. 5.a. Bestyrelsen stiller forslag om bemyndigelse til bestyrelsen til at foretage låneomlægning. Bestyrelsen motiverede forslaget, idet man oplyste, at bestyrelsen netop havde gjort brug af bemyndigelsen fra sidste ordinære generalforsamlingen, idet bestyrelsen havde foretaget omlægning af et af foreningens rentetilpasningslån med afdragsfrihed til et fastforrentet lån med afdrag uden ydelsesforhøjelse. En andelshaver foreslog, at bemyndigelsen blev skrevet ind i vedtægterne, så bestyrelsen ikke skulle anmode om en bemyndigelse hvert år. Forslaget blev herefter bragt til afstemning, hvor dirigenten ved håndsoprækning kunne konstatere, at forslaget var enstemmigt vedtaget med samtlige stemmer for. b. Definition af hvad der hører til de ydre dele af loftsudvidelserne. 5.b.1 Bestyrelsen stiller forslag om at generalforsamlingens stillingtagen i forhold til definition af, hvad der i henhold til generalforsamlingen den 27. oktober
5/8 2014, hører til henholdsvis de ydre dele ( skallen ) og de indre dele af loftsudvidelserne. Dirigenten præsenterede bestyrelsens forslag og oplyste samtidigt hermed, at der var indkommet et modforslag fra Andelshaverne Nynne Sørgaard og Thomas Laursen. Modforslaget er i dagsordenen angivet som forslag 5.c.1. Bestyrelsesmedlem Sigurd Larsen motiverede bestyrelsens forslag, idet der henvistes til definitionen anført i indkaldelsens bilag 1. Sigurd Larsen oplyste supplerende, at bestyrelsen, i sin definition af skallens ydre dele havde inkluderet radiatorer, strøm ført op til loftrummet og slibning af loftsgulv. Nynne Sørgaard motiverede hendes og Thomas Laursens forslag, idet der i det store hele blev refereret til forslagsteksten, idet det præciseredes, at deres forslag tager udgangspunkt i den tidligere procedure for loftsudvidelser, hvori bl.a. trapper og væv/fuldsparlet vægge er inkluderet, hvilket det ikke er i bestyrelsens forslag til definition. Bestyrelsessuppleant Kim Kjær Laursen oplyste supplerende, at den han havde sammenlagt sin lejlighed med lejligheden ovenover, havde han selv måtte betale for etablering af trappe. Bestyrelsesmedlem Sigurd Larsen præciserede, at bestyrelsen havde rådført sig med teknisk og juridisk rådgivning, samt at hensigten bl.a. var at ligestille sammenlægninger af lejligheder og loftsudvidelser, hvilket ikke var tilfældet med den tidligere procedure. Der blev spurgt til prisen på en standard trappe. Det oplystes, at prisen udgør omkring kr. 35.000 60.000 inkl. moms. Efter en grundig drøftelse blev forslaget bragt til afstemning. Der blev foretaget skriftlig afstemning. Bestyrelsens forslag 5.b.1. modtog 25 stemmer, Nynne Sørgaard og Thomas Laursens forslag 5.c.1. modtog 18 stemmer og 6 stemte blankt. Bestyrelsens forslag til definition af skallen blev således vedtaget. c. 5.c.4. Andelshaverne Nanna Birkedal Nielsen og Michael Madsen samt Anne Bokelund Allan og Mikkel Zoffmann Jessen stiller forslag om ændring af vedtægternes 11 vedrørende korttidsudlån- og udlejning. 5.c.5.Andelshaveren Henrik Sparre-Ulrich stiller forslag om ændring af vedtægternes 11 vedrørende korttidsudlejning. Yderligere en andelshaver var fremmødt, således at der var 50 fremmødte, heraf 13 ved fuldmagter.
6/8 Andelshaverne Michael Madsen og Mikkel Zoffmann Jessen motiverede deres forslag i henhold til forslagsteksten, idet det bl.a. oplystes, at de gældende vedtægter ikke tillader korttidsudlejning eller korttidsudlån til familie. Andelshaveren Henrik Sparre-Ulrich motiverede sit forslag i henhold til forslagsteksten, og præciserede at han tillige støttede forslag 5.c.4. En andelshaver udtrykte kritik af bestyrelsen for den skrivelse, der var rundsendt vedrørende korttidsudlejning i sommeren 2016. Bestyrelsen oplyste, at man havde konstateret en del korttidsudlejninger, en del nye ansigter i gården, der ikke havde bopæl i foreningen. På den baggrund var det bestyrelsens opgave, at sikre at vedtægterne overholdes og at foreningens medlemmer orienteres herom. Bestyrelsen søgte afklaring af arbejdsopgaverne der pålægges bestyrelsen. Efter en længere og grundig drøftelse blev forslaget bragt til afstemning. Dirigenten redegjorde for reglerne om kvalificeret flertal efter foreningens vedtægter. Dirigenten oplyste, at forslag 5.c.4. ville bliver bragt til afstemning først, idet det var det mest yderligtgående. Der blev foretaget skriftlig afstemning. Dirigenten konstaterede, at 33 stemte for vedtægtsændringen og 17 stemte imod. Forslaget var således foreløbigt vedtaget, idet der var opnået 3/5 flertal af ja- og nej stemmer af de fremmødte. Forslaget kan endeligt vedtages på en ny generalforsamling med et flertal på 3/5 af ja og nej stemmer for, uanset hvor mange stemmer der er repræsenteret. 5.c.6. Andelshaverne Anne Bokelund Allan og Mikkel Zoffmann Jessen samt Stine Herdel og Sigurd Larsen stiller forslag om, at bestyrelsen finder et egnet kælderrum, hvis det er muligt, som kan lånes ud til fryserklubben. Andelshaveren Sigurd Larsen motiverede forslaget i overensstemmelse med forslagsteksten. Efter enkelte spørgsmål, der blev besvaret behørigt, blev forslaget bragt til afstemning, idet dirigenten ved håndsoprækning konstaterede, at 42 stemte for, 1 stemte imod og 7 stemte hverken for eller imod. Forslaget var således vedtaget. 6. Beboerlokalets fremtid. Bestyrelsen orienterede om et kommende beboermøde med henblik på at drøfte beboerlokalets fremtid. Bestyrelsen oplyste, at bestyrelsen indkalder til beboermøde.
7/8 7. Valg til bestyrelsen. På valg var formand Claus Nielsen, der var villig til genvalg. Derudover var bestyrelsesmedlemmerne Christine Wolfhagen og Niclas Milvertz på valg. Christine Wolfhagen ønskede ikke at genopstille. Som formand for 2 år uden modkandidater valgtes Claus Nielsen. Som bestyrelsesmedlemmer for 2 år uden modkandidater valgtes Niclas Milvetz og Kåre Seidelin. Som 1. suppleant valgtes Kim Kjær Laursen. Som 2. suppleant valgtes Christine Wolfhagen. Begge blev valgt for 1 år. - Formand Claus Nielsen genvalgt for 2 år den 31. oktober 2016 - Sanne Robertsen genvalgt for 2 år den 5. oktober 2015 - Sigurd Larsen nyvalgt for 2 år den 5. oktober 2015 - Niclas Milvertz genvalgt for 2 år den 31. oktober 2016 - Kåre Seidelin nyvalgt for 2 år den 31. oktober 2016 - Som 1. suppleant for 1 år Kim Kjær Laursen - Som 2. suppleant for 1 år Christine Wolfhagen Enkelte andelshavere kritiserede bestyrelsens forretningsorden, idet det blev oplyst, at suppleanter ikke må ytre sig på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen oplevede ikke, at det havde givet anledning til problemer, men ville naturligvis drøfte dette internt i bestyrelsen. 8. Eventuelt. Der blev spurgt til hvorfor omkostningerne til salg var steget. Bestyrelsen oplyste, at tidligere administrator ikke havde fulgt med prisudviklingen i branchen. En andelshaver oplyste, at nogle initiativtagere var i færd med at stable et gårdloppemarkedet på benene, hvor man ville sælge ud af effekterne fra genbrugsrummet. Overskuddet herfra skal gå til en middag om aftenen. En andelshaver oplyste, at han bor i en stuelejlighed og oplever kuldekilder fra kælderen op i lejligheden. Bestyrelsen oplyste, at der efterisoleres efter kælderprojekt, og at bestyrelsen ville gå videre med problemet. En andelshaver foreslog, at foreningens kommer på de sociale medier. Bestyrelsen oplyste, at det havde man ikke overvejet, men at man ville arbejde videre med ideen. En andelshaver spurgte til hvorfor der manglede loft i kælderen. Bestyrelsen oplyste, at det var man ikke bekendt med, idet kælderen efterisoleres i forbindelse med kælderprojektet, men at bestyrelsen ville undersøge det nærmere.
8/8 En andelshaver oplyste, at han oplever røglugt gener fra overboens brændeovn, hvilket bekymrer ham, idet han har et barn. Andelshaveren spurgte til hvorvidt andre i forsamlingen havde samme udfordringer. Andelshavere, der oplever samme røglugt gener fra andre brændeovne anmodes om at rette henvendelse til bestyrelsen. Bestyrelsen oplyste videre, at det er en gammel ejendom hvorfor det kan være svært at gøre noget konstruktionsmæssigt. Intet yderligere at protokollere. Generalforsamlingen hævet kl. 22.30. Som dirigent/referent: Claus Nielsen (formand) Sigurd Larsen Caspar Schultz I bestyrelsen: Sanne Robertsen Niclas Milvertz Kåre Seidelin
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Caspar Schultz Dirigent På vegne af: Grubbe Advokater Advokatanpartsselskab Serienummer: CVR:20805676-RID:57901634 IP: 81.7.158.133 2016-11-17 13:40:21Z Sanne Robertsen Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-443367840209 IP: 89.23.224.58 2016-11-17 14:16:59Z Niclas Milvertz Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-811240618994 IP: 89.23.224.58 2016-11-17 18:35:34Z Sigurd Arnfred Larsen Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-462252258346 IP: 2.131.11.179 2016-11-21 18:21:35Z Kåre Seidelin Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-134127425942 IP: 193.138.115.7 2016-11-21 14:34:08Z Claus Erik Fehrenkamp Nielsen Bestyrelsesformand Serienummer: PID:9208-2002-2-062510746542 IP: 188.180.92.4 2016-11-22 07:40:51Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate