Rapportering for 4. kvartal Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa

Rapportering for 4. kvartal 2013 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Privat luftfoto, oktober 2013

1. Indledning... 2 2. Kortfattet status... 2 3 Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 4 3.2 Projektets økonomi... 6 3.3 Risikovurdering... 10 3.4 Styringsmanualen... 14 3.5 Kvalitet og indhold... 14 4 Bilag... 15 1

1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet vedr. om- og udbygningsprojektet af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2: Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensiv afdeling, apotek, laboratorier, undervisnings- og læringsområde. Kvalitetsfondsprojektet er del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, en nedlukning af sygehuset i Haderslev i 2014, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark, for egne midler, et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. 2. Kortfattet status Figur 1 Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Forværret Forværret Forværret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Figur 1 viser, at projektets økonomi er forværret siden rapporteringen for 3. kvartal 2013. Vedr. Fase 1 er vurderingen gået fra gul til rød, idet budgettet forventes at blive overskredet. Overskridelsen skyldes, at rådgiver har udmeldt, at der efter deres opfattelse, er et behov for tilførsel af ca. 60 mio. kr. til deres ansvarsområde, byggeriet. Projektafdelingen på Sygehus Sønderjylland har vurderet behovet til 51,5 mio. kr. Pga. eksisterende reserver i Fase 1 på 13,5 mio. kr. samt risikopulje på ca. 8 mio. kr., er der et tilførselsbehov på 30 mio. kr. Det indstilles til regionsrådets godkendelse den 24. marts 2014 at tilføre 30 mio. kr. til Fase 1 fra Fase 2. Sundhedsdirektøren har frigivet de resterende 8 mio. kr. af risikopuljen vedr. Fase 1. Risikopuljen vedr. Fase 1 er nu tømt. På den baggrund er vurderingen vedr. økonomi for Fase 2 og det samlede projekt, at farvemarkeringen skifter fra grøn til gul. I princippet er hele Fase 2 nu i spil i forhold til at overholde totalrammen for kvalitetsfondsprojektet. Da Fase 2 er på et meget tidligt stade, er der stadig mulighed for at finde løsninger inden for den nye økonomiske ramme. Der 2

pågår nu et arbejde sammen med rådgiver for Fase 2 med at udarbejde en helhedsplan for Fase 2 inden for den nye økonomiske ramme. I helhedsplanen laves en overordnet opgørelse af kvadratmeter og økonomi for at gennemføre Fase 2 ud fra konkurrenceprogrammet og det vindende projektforslag. Samtidig udarbejdes en foreløbig change request liste for Fase 2, hvor emner til eventuelle besparelser gennemgås. Helhedsplanen forventes færdig i marts 2014. Men først efter at byggeprogrammet er udarbejdet i efteråret 2014 vil udgiften til Fase 2 være nærmere beregnet. Økonomien for Fase 2 vil være markeret gul, indtil der er lavet et solidt vurderingsgrundlag. Region Syddanmark overvejer at gøre krav gældende overfor rådgiver for Fase 1, og evt. erstatning vil mindske budgetreduktionen på Fase 2. Figur 1 viser, at tid vedr. Fase 1 uændret er rød, idet tidsplanen fortsat forventes at blive overskredet. I forrige rapportering var afleveringsterminen vurderet til den 15. august 2014 plus risikotid til den 31. oktober 2014. Nu er afleveringsterminen vurderet til den 4. august 2014, afsat risikotid er reduceret til den 1. september 2014. Der er ved at blive indgået aftaler med entreprenørerne herom. Forbedringen på 11 dage skyldes primært, at bygningsarbejderne er optimeret entrepriserne imellem. I udbudstidsplan var der afsat risikotid frem til den 22. juli 2014. Fase 2 følger fortsat tidsplanen, og tid er derfor markeret grøn. Projektkonkurrencen på Fase 2 er afsluttet, og regionsrådet udpegede den 25. november 2013 vinderen. Det indstilles til regionsrådet den 24. marts 2014, at der meddeles en bevilling på 70 mio. kr. til rådgivning og opstartsomkostninger. I samarbejde med rådgiverne er der som tidligere nævnt ved at blive udarbejdet en helhedsplan for Fase 2, hvori budgetreduktionen på 30 mio. kr. indarbejdes. I helhedsplanen forsøges at finde løsninger, som ikke påvirker gevinster og funktionskrav (kvalitet), som ministeriet har stillet i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden. Da helhedsplanen endnu ikke foreligger, er der endnu ikke overblik over, hvorvidt det er nødvendigt at foretage ændringer i kvaliteten af Fase 2. Der er derfor på nuværende tidspunkt ikke foretaget ændringer i kvaliteten på Fase 2, som dermed stadig er markeret grøn. Indtil helhedsplanen foreligger ultimo marts 2014, vil der være en usikkerhed omkring konsekvensen for kvalitet af budgetreduktionen. Men først når byggeprogrammet er udarbejdet i efteråret 2014, vil konsekvensen for kvaliteten kunne vurderes nærmere. Ud over helhedsplanen arbejdes der med et fremskudt delprojekt på Fase 2 vedr. indretning af foyer og restaurant i 2014, besluttet af regionsrådet den 20. januar 2014. Desuden har regionsrådet den 20. januar 2014 nedsat en komité for kunst og design i akutsygehuset, som skal arbejde med udsmykningen af centre og kliniske afdelinger finansieret af Fase 2. Risikostyring i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Det samlede risikobillede er kapitaliseret til ca. 48 mio. kr. Der er taget højde for de 48 mio. kr. i ovennævnte budgetoverskridelse. De væsentligste risici i denne rapport er: 3

Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1 I forhold til sanktionsgivende terminer er alle afleveringer af lukket råhus sket rettidigt. Der er ikke sket forskydninger på projektrelaterede og vejrligsdage i 4. kvartal 2013. På styregruppemøde den 20. december 2013 oplyste totalrådgiver, at projektet styres efter byggetidsplanen med afleveringstermin den 4. august 2014. I forhold til sidste afrapportering, hvor udmeldingen på afleveringsterminen var den 15. august 2014 ekskl. risikotid, er den 4. august 2014, en forbedring på 11 dage hvilket primært skyldes, at bygningsarbejderne er optimeret entrepriserne imellem. På baggrund af rådgivers udmelding om aflevering den 4. august 2014 pågår der indgåelse af aftaler om tidskrav med entreprenørerne, og juridisk bindende dato ændres i forbindelse hermed til den 4. august 2014, hvorved der er overensstemmelse mellem tid og økonomi. Dette blev godkendt på styregruppemødet den 20. januar 2014. På styregruppemødet d. 20. januar 2014 blev det fastlagt at planlægningen af indflytningen i de nye bygninger sker med udgangspunkt i at bygherre får overdraget bygningerne den 4. august 2014. Indflytning forventes fortsat påbegyndt medio august 2014. Der er siden afrapporteringen for 3. kvartal 2013 sket en styrkelse af bygherres organisation. Dette er sket ved tilknytning af yderligere tre personer. Styrkelsen er sket indenfor: - Juridisk bistand omkring specielt byggeledelse og aftaler - Økonomisk bistand ved bearbejdning af byggeregnskab - Indkøb af inventar, apparatur og udstyr. 4

Figur 2.1 Byggeriets samlede fremdrift følger ikke den oprindelige investeringsprofil. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 1 projektet. Overførte midler fra Fase 2 til Fase 1, som forelægges til regionsrådes godkendelse den 24. marts 2014, samt risikopuljen, som sundhedsdirektøren har frigivet, indgår i S-kurven, det er dog ikke noget der påvirker tidsplanen for Fase 1. Fase 2 Projektkonkurrencen er afsluttet og vinderen blev Cowi, Friis & Moltke, Ravn Arkitektur samt Møller og Grønborg Arkitekter og Planlæggere. De indledende møder med rådgivergruppen er påbegyndt i december 2013, og sigter mod at der i løbet af første kvartal 2014 opnås aftaler om rådgiverkontrakt og helhedsplan for byggeriet. Det er indstillet til regionsrådets godkendelse den 24. marts 2014, at der meddeles en bevilling på 70 mio. kr. til rådgivning og opstartsomkostninger. Endvidere iværksættes arbejdet om fremrykket deludbud på indretning af hovedindgang/foyer og restaurant, efter regionsrådets godkendelse den 20. januar 2014. Området bygges som råhus i Fase 1, men indretningen er en del af Fase 2. Hensigten med fremrykningen af indretningen er at færdiggøre hele ankomstområdet i 2014 i stedet for at vente til 2017, hvor byggeriet af Fase 2 igangsættes. Budgettet til dette delprojekt udgør 2,7 mio. kr., og er en del af Fase 2. 5

Desuden har regionsrådet nedsat en komité for kunst og design i akutsygehuset i Aabenraa, Fase 2. Komitéen skal arbejde med udsmykning af centre og kliniske afdelinger. I Fase 2 er der afsat 3 mio. kr. til kunst. Figur 2 Byggeriets økonomiske fremdrift - hele projektet 1.600 1.400 1.200 Forbrug i mio. kr. 1.000 800 600 400 Revi der et Invester i ngspr of i l Opr i ndel i g i nvester i ngspr of i l For br ug 200 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa. Overført restbudget fra 2013 til 2014 indgår i S-kurven. Dette får ikke indflydelse på tidsplanen. 3.2 Projektets økonomi Fase 1 Reservebilledet er ændret siden sidste kvartalsafrapportering. Rådgiver har udmeldt, at der efter deres opfattelse mangler ca. 60 mio. kr. til færdiggørelse af byggeriet i Fase 1. Denne udmelding har Projektafdelingen og Bygningsafdelingen gransket, og er derpå fremkommet med en vurdering på et behov på ca. 51,5 mio. kr. Eksisterende reserver i Fase 1 på 13,5 mio. kr. samt sundhedsdirektørens frigivelse af risikopuljen på 8 mio. kr. betyder, at der er behov for en tilførsel på 30 mio. kr. til Fase 1 fra Fase 2. Bygherres vurdering er fremkommet ved en ændring af rådgivers restvurdering af de uforudsete udgifter fra 11 mio. kr. til 8 mio. kr. Bygherre finder, at rådgivers vurdering er for høj, sagens stade taget i betragtning, primært pga. at jordarbejder er afsluttede. Foruden er der bl.a. sket en reduktion i vurderingen af udgiften til forlænget byggetid, hvilket hænger sammen med, at der gennem forhandlinger mellem entreprenør og bygherre sker en reduktion i entreprenørernes økonomiske krav. Rådgiver havde vurderet 6

behovet til 20 mio. kr., men beløbet er fastsat til 16 mio. kr. efter forhandling mellem bygherre og entreprenører. Bygherre har fået foretaget en juridisk vurdering af muligheden for krav omkring dagbod hos advokat. Vurderingen fremkommer med den konklusion, at bygherre vil have vanskeligt ved at løfte bevisbyrden for, at der frem til december måned 2013 er indtrådt forsinkelser der berettiger til dagbod. Der er fra bygherres side ønsket øget opmærksomhed på håndteringen af ekstraarbejder hos totalrådgiver. I den forbindelse er der udarbejdet et juridisk notat af advokat. Notatet danner grundlag for håndtering af uenigheder med entreprenører, i forhold til udførelse og honorering af ekstraarbejder. Der er heri taget hensyn til gældende regler og juridisk praksis. Notatet skal opfattes som en anbefaling til, hvorledes forskellige former for uenighed omkring ekstraarbejder kan håndteres. Der pågår endvidere udarbejdelse af en juridisk vurdering omkring ekstrakrav overfor totalrådgiver grundet mange projektmæssige uhensigtsmæssigheder, som dels har skabt en del af tidsforskydningerne, og dels har forårsaget mange ekstrakrav i form af aftalesedler fra entreprenørerne. Denne vurdering er ligeledes foretaget - og foretages fremadrettet - af advokat i samarbejder med bygherre. Dette forhold er endnu ikke fuld afklaret og vil i den kommende tid blive viderebearbejdet. Fase 2 Pga. budgetreduktionen på 30 mio. kr. arbejdes der på at finde løsninger, som ikke påvirker de gevinster og funktionskrav, som ministeriet stillede i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden. I samarbejde med rådgiver for Fase 2 arbejdes der på en helhedsplan, hvori der laves en overordnet opgørelse over kvadratmeter og økonomi ud fra konkurrenceprogrammet og det vindende projektforslag. Sammen med helhedsplanen bliver der også lavet et foreløbigt change request katalog, hvori emner til eventuelle besparelser gennemgås. Helhedsplanen forventes afsluttet i marts 2014. Men først når byggeprogrammet er udarbejdet i efteråret 2014 vil udgiften til Fase 2 være nærmere beregnet. Derfor er økonomi for Fase 2 pt. markeret gul. Region Syddanmark overvejer at gøre krav gældende overfor rådgiver for Fase 1, og evt. erstatning vil mindske budgetreduktionen på Fase 2. 7

Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Årets priser Delprojektoversigt Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til 31.12.13 Disponer et forbrug til 31.12.13 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 527,1 583,1 336,8 193,3 53,0 583,1 0,0 62,8% 65,0% Fase 2 690,6 699,6 1,3 0,0 698,3 699,6 0,0 0,0% 0,0% Mio. kr. Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,5 12,9 0,0 29,6 42,5 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,1 0,0 0,0 37,1 37,1 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 (stade) Procent I alt investeringsramme 1.306,4 1.362,3 351,0 193,3 818,0 1.362,3 0,0 * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Forbruget på Fase 1 for 4. kvartal var på ca. 50 mio. kr. Forbrugets størrelse i 3. og 4. kvartal giver et billede af, at der nu er godt gang i byggeriet og, at den udmeldte aflevering i august 2014 er realistisk. Frigivelsen af risikopuljen til Fase 1 er indarbejdet, og der er taget højde for indstillingen til regionsrådet den 24. marts 2014 om flytning af 30 mio. kr. fra Fase 2 til Fase 1. Man kan ikke sammenligne planlagt- og realiseret færdiggørelsesgrad, da disse ikke vurderes ud fra de samme parametre. Dette skyldes, at der i vurderingen af den realiserede færdiggørelsesgrad kun indgår fremdriften på selve byggepladsen, mens den planlagte færdiggørelsesgrad også tager højde for øvrige udgiftsområder på Fase 1 som f.eks. apparatur. På Fase 2 er der primært sket udbetalinger til honorarer i forbindelse med projektkonkurrencen. 8

Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Mio. kr. PL indeks 100,00 100,00 101,00 102,82 105,39 106,76 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 Delprojektoversigt Fase 1 0,0 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 246,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 583,1 545,3 43,1% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 15,1 20,5 57,0 229,6 153,0 214,2 8,9 699,6 645,0 51,0% Ideoplæg Projektafdeling 0,0 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 6,2 4,9 4,8 4,9 4,1 3,3 1,3 42,5 39,7 3,1% I gang 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 10,0 10,0 10,1 37,1 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt investeringsramme 0,0 0,6 15,4 30,5 93,1 211,5 267,6 25,4 61,8 241,5 167,1 227,5 20,3 1362,3 1264,2 100,0% 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 43,0 0,0 0,0 0,0 43,0 39,6 3,1% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,5 0,0 0,0 0,0 20,0 29,0 25,2 125,7 115,9 9,2% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 64,8 0,0 0,0 0,0 40,0 80,0 29,0 218,6 201,5 15,9% I skema 2 kan forbruget i 2013 aflæses fordelt på Fase 1, Fase 2 og projektafdelingen. Restbudgettet i 2013 er flyttet til 2014. Desuden er forbruget i 2012 til projektafdelingen rettet, da feriepenge har vist sig at være opgjort forkert. Ligesom i skema 1 er der taget højde for indstillingen til regionsrådet den 24. marts 2014 om flytning af 30 mio. kr. fra Fase 2 til Fase 1. Reservebeløbet i 2014 indeholder bl.a. de 30 mio. kr. der er overført fra Fase 2 til Fase 1 samt de 8 mio. kr., der er frigivet fra risikopuljen. De 51,5 mio. kr. i reserver i 2014 skal bruges som finansiering til at færdiggøre Fase 1, bl.a. til finansiering af tidskrav fra entreprenører. Dette skal forstås i sammenhæng med rådgivers vurdering omkring tilførsel af midler til Fase 1. I forhold til forrige rapport er fordelingen af reserver og risikopulje for Fase 2 flyttet mellem år efter en fornyet vurdering. Fordelingen af reserven til Fase 2 vil blive yderligere bearbejdet så snart der ligger en mere detaljeret tidsplan. Ligeledes er der sket en fornyet vurdering af tidsplanen for udgifter til It, apparatur og udstyr. Forbruget i 2013 fremgår af skema 2. Change request ligger fortsat i 2017, hvor licitationsresultatet for Fase 2 forventes at foreligge og hvor change request primært forventes at kunne komme i spil. På Fase 2 er energilån på 15,4 mio. kr. tillagt i 2017. 9

3.3 Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 21 Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Forværret Forværret Forværret 2 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Forværret Forværret Uændret 3 Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Ny Ny Ny 4 Manglende byggeledelse og tilsyn Ny Ny Ny Fase 2 5 De økonomiske rammer overholdes ikke Ny Ny Ny Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farvesk ala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Håndteringen af risici var, ved afrapporteringen for 3. kvartal 2013, blevet ændret. I denne afrapportering for 4. kvartal er der sket yderligere bearbejdning, specielt indenfor kvantificeringen af risici. Risikostyring er en del af den daglige styring, og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter. Der er blevet reduceret i antallet af risici i forhold til sidste rapportering, dette skyldes primært stadet på Fase 1. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Disse risici er udgået af kvartalsrapporten, i forhold til sidste rapportering Udtørring af bygninger sker ikke planmæssigt. Risikoen er pga. sagens stade reduceret væsentligt, og den økonomiske konsekvens der resterer, er nu indarbejdet i risikoen byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen. Vejrlig skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen. De problemer der fremadrettet kan komme omkring vejrlig er så små, at de ikke længere bearbejdes i risikoregisteret. Entreprenør går konkurs. Risikoen er altid til stede men vurderes minimal. Det skyldes at der i udvælgelsen af entreprenører var indbygget elementer for at undgå konkurstruede firmaer. Diverse risici. Risikoen er fjernet da den aldrig vil give et klart billede af de resterende risici, og derfor vil være unøjagtig. Ændringer i risici, i forhold til sidste rapportering Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uklarheder i projektmaterialet. Denne risiko er ændret til projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale. Det tidsmæssige aspekt i den tidligere formulering er overført til risikoen Byggeriets 10

fremdrift i forhold til tidsplanen. Ændringen sker for at sikre, at der ikke er dobbelttydige risici. Nye risici, i forhold til sidste rapportering Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift. Aflevering til driften nærmer sig, og derfor skal det sikres at overleveringer i form af afleveringsforretninger, kvalitetssikringsmateriale samt drift og vedligehold er entydigt og nøjagtigt. Risici vurderet væsentlig højere på den økonomiske konsekvens i forhold til sidste rapportering Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale. Den økonomiske konsekvens af denne risiko vurderes højere end ved sidste rapportering. Dette skyldes at der fortsat kommer et stort antal aftalesedler forårsaget af ekstraarbejder. Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2013, er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er sket i vurderingsarket. Kvantificering af risici håndteres forskelligt. På risiciene Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen, og projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale, er ikke anvendt sandsynligheder og økonomi fra risikoregisteret. Der er i stedet taget udgangspunkt i de reelle krav fra entreprenørerne og de heraf afledte vurderinger foretaget af bygherre og totalrådgiver. De to øvrige risici er bearbejdet på samme måde som under sidste rapportering. Det vil sige at der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning en samlet risiko for Fase 1 på ca. 48,2 mio. kr. Det vægtede beløb er højere end ved sidste afrapportering. Årsager er bl.a.: - Rådgiver er kommet med en tilbagemelding på risikobilledet, som er væsentligt forværret, i forhold til det der tidligere er fremsendt. - Under sidste afrapportering var vurderingen af risikoen Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen, at den ikke ville have nogen økonomisk konsekvens. Det var i den vurdering forudsat at dagbodskrav og krav fra entreprenørerne ville gå lige op økonomisk. Efterfølgende juridisk vurdering har vist, at dagbodskrav ikke en mulighed. De ændrede forudsætninger i risikobilledet vises i figur 1, hvor både tid og økonomi er røde. 11

1. Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Der har i udførselsperioden været en række uklarheder i projektet, som entreprenørerne har anmodet om at få specificeret. Der er fortsat risiko for, at der kan opstå nye uklarheder. Totalrådgivers projektgranskning har afsløret, at den risiko er markant. For hver uklarhed, hvor det ikke lykkes at give entreprenørerne rettidigt svar i forhold til byggetakten, er der risiko for forsinkelser af projektet og deraf affødte omkostninger og mulige kvalitetsforringelser. Tiltag: Som forebyggende tiltag afholdes der løbende koordineringsmøder mellem rådgiver og entreprenører, med fokus på at identificere uklarheder i god tid. Derudover udfører totalrådgiver løbende en gennemgang af kvaliteten af projektet. Den gennemgang skal, så vidt muligt, ruste dem til spørgsmål fra entreprenørerne. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift og affødte omkostninger, vurderes den at koste op til ca. 32 mio. kr. 2. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Totalrådgiver har sammen med entreprenørerne udarbejdet en byggetidsplan til styring af udførelsen. Entreprenørerne har juridisk i forhandlinger om tidskrav tilkendegivet, at de er indstillede på at godkende byggetidsplan med afleveringstermin den 4. august 2014. Styregruppen er vidende om den ændrede termin for aflevering, og de har noteret sig at denne dato forventes at blive juridisk bindende. Tiltag: Totalrådgiveren er anmodet om løbende redegørelser vedrørende tid og økonomi i relation til byggeriets fremdrift. Disse skal udarbejdes til de månedlige styregruppemøder. I redegørelsen medtages mulige krav om dagbod fra bygherres side, ligesom forventet entreprenørkrav medtages. Hver uge afholdes koordineringsmøder, hvor byggeledelse, bygherre og entreprenører gennemgår den sidste uges arbejder og de kommende 3 ugers arbejder. I forhold til sidste rapportering er det afklaret, at muligheden for dagbodskrav er minimeret. Fremadrettet skal totalrådgiver udføre den nødvendige dokumentation for varsling af dagbod, på baggrund af advokatens udmelding. Totalrådgiver har i byggetidsplanen og i oversigten over tidsforskydninger angivet at byggeriet kan afleveres den 4. august 2014. Det er en forsinkelse i forhold til udbudstidsplanen, med risikotid den 22. juli 2014. Økonomisk påvirkes projektet gennem en forlænget drift af byggepladsen. For sygehuset får forsinkelsen desuden en økonomisk konsekvens, idet en forventet besparelse af omlagt drift må udskydes. For at den forcerede tidsplan ikke skal påvirke kvaliteten af 12

udførelsen, er der taget tiltag til at byggeledelsen, i samarbejde med alle entreprenørerne, har konstant fokus på at have driften af sygehuset med i byggeprocesserne, så man via koordinering parterne imellem så vidt muligt kan undgå store gener. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift og affødte omkostninger, vurderes den at koste op til 16 mio. kr. Der er ingen hensættelser til risikoen udover de aftaler der skal indgås med entreprenørerne omkring tidskrav. Så snart aftalen er indgået vil risikoen med stor sandsynlighed falde bort. 3. Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Ved gennemgang med brugerne er der risiko for, at der er mangler i det udførte, som vil få væsentlig betydning for driften og derfor skal ændres. Der er risiko for, at der mangler detaljerede retningslinjer for såvel kvalitetssikring samt drift og vedligehold, hvilket vil skabe problemer for driften i forhold til at tilegne sig de nødvendige kompetencer. Tiltag: Dokumentation og arbejdsgange skal være udført inden overdragelsen. Der skal være en løbende kommunikation med driften for at sikre at eventuelle spørgsmål eller mangler, bliver drøftet i fornuftig tid før ibrugtagning. Arbejdet med drift og vedligehold og kvalitetssikringsmateriale er iværksat. Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem 30.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 76.500 kr. 4. Manglende byggeledelse og tilsyn Der er ikke den tilstrækkelige byggeledelse fra totalrådgiver, hvilket resulterer i en dårlig organisering og projektopfølgning på byggepladsen. Ved stram økonomi hos totalrådgiver er risikoen at der bliver sparet på byggeledelsesydelsen. Det vil påvirke økonomi- og tidsstyring, såvel som det daglige tilsyn på pladsen. Tiltag: Der skal være en løbende monitorering af totalrådgivers bemanding og fysiske håndtering af byggesagen. Der skal være en tæt opfølgning af, hvorvidt byggeledelsen leverer de ydelser der forventes af dem. Leverer de ikke ydelsen, skal det fra bygherres side vurderes om der skal arbejdes på en optimering af staben. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 30.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 76.500 kr. 13

Fase 2 Der afholdes i starten af april risiko workshop med rådgiverne på Fase 2. Efter dette møde vil risikogruppen være fastsat og arbejdet med etablering af risikoregister vil herefter opstarte. 3.4 Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret ultimo 2013 og godkendt af regionsrådet den 20. januar 2014. 3.5 Kvalitet og indhold Der arbejdes fortsat på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er ikke foretaget justeringer som har konsekvens for den nye sygehusstruktur, ej heller ændringer der har konsekvens for trafiklysrapportering vedr. kvalitet. I Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks er beskrevet hvorledes, der skal følges op på kvaliteten i projektet. Dette sker ved at udfylde stamkort vedrørende kapacitet. I overensstemmelse hermed er trafiklysrapporteringen vedrørende kvalitet baseret på, hvorvidt der sker ændringer i kapaciteten. Det er på nuværende tidspunkt usikkerhed omkring konsekvenserne for kvalitet af budgetreduktionen på 30 mio. kr. på Fase 2. Der udarbejdes i øjeblikket en helhedsplan for Fase 2 samt et foreløbigt change request katalog, hvori eventuelle besparelsesemner oplistes. Helhedsplanen forventes afsluttet med udgangen af marts 2014. Men først efter byggeprogrammet er udarbejdet i efteråret 2014 vil konsekvenserne for kvalitet kunne vurderes nærmere. 14

4 Bilag Bilag 1 Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F MA MJ J A S O N D J F M A M J J A S O N D Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Farven markerer Udbudstidsplan rev. A Farven markerer byggetidsplanen Specificer fasernes / aktiviteternes indhold hvis relevant 15

Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser 902 Overført til 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. projektspecifik Fkt. 6.32.27 beløb kvalitetsfonden egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 59.208.354 878.499.996 619.306.996 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfonds-investeringer Fkt. 6.32.27 1673 - Sygehus Sønderjylland 176.513.000 359.038.997 346.970.484 866.588 1672 - Sygehus Lillebælt 931.000 260.268.000 224.259.988 23.076 Total 177.444.000 619.306.997 571.230.472 889.663 903 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt. 6.51.53 1673 - Sygehus Sønderjylland 176.513.000 1672 - Sygehus Lillebælt 931.000 Total 177.444.000 Forventet frigivelse mio. kr. 1. kvartal 2014 2. kvartal 2014 3. kvartal 2014 4. kvartal 2014 Sygehus Lillebælt, Kolding 62,8 81,3 96,0 89,6 Sygehus Sønderjylland, Aabenra 79,4 79,1 79,1 30,0 Total 142,2 160,4 175,1 119,6 Med hensyn til frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer fremgår ovenfor frigivelser (906) frem til 31. december 2013. I anlægsregnskabet har der i januar 2014 været anlægsudgifter vedr. Sygehus Sønderjylland på kr. 3.978.606,38 bogført på regnskabsår 2013 og vedr. Sygehus Lillebælt kr. 5.711.953,11 bogført på regnskabsår 2013. Disse anlægsudgifter er frigivet og overført til regionen pr. 5. februar 2014 og medtages i 1. kvartalsrapport 2014. Med de gældende bogføringsregler med en supplementsperiode, er det ikke muligt at 0-stille anlægsregnskaberne pr. 31. december, hvilket der bør tages højde for i de gældende regler for Kvalitetsfondsmidler vedr. den årlige afslutningsrapport. I tabellen er frigivelse vedr. Sygehus Sønderjylland opgjort til 346.970.484 kr. Imidlertid blev beløb til frigivelse vedr. Sygehus Sønderjylland pr. 31.12.2013 opgjort til 337.945.973 kr, hvilket svarer til det bogførte og overførte beløb. Det har efterfølgende vist sig, at forbruget ikke var opgjort korrekt - det reelt bogførte forbrug pr. 31.12.2013 var 346.970.484 kr. Differencen på 9.024.511 kr. er bogført og overført primo marts 2014.

Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 1 8 Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale 4 4 2 1 2 1 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen 4 4 3 1 3 35 Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift 2 2 2 2 4 36 Manglende byggeledelse og tilsyn 2 2 2 2 Fase 2 5 71 De økonomiske rammer overholdes ikke 2 2 2 2

Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 0 1 2 3 4 under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under 30.000 kr. under 500.000 kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Byggeteknisk Organisatorisk afklaring Styring af projekt Ekstern Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. 0 1 2 3 4 Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffe hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang Vurdering af konsekvens Påvirkning på Ingen betydning mennesker (PPM) for mennesker 0 1 2 3 4 Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 1

Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Pct. af total Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total 2008 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2009 0,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 2010 4,4 0,3% 4,4 0,3% 4,4 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 2011 23,6 1,8% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,4% 31,2 2,3% 31,2 2,3% 38,9 3,0% 38,9 2,9% 38,9 2,9% 46,5 3,6% 46,5 3,4% 46,5 3,4% 2012 99,1 7,6% 69,8 5,1% 57,0 4,2% 151,8 11,6% 93,0 6,8% 80,7 5,9% 204,5 15,7% 116,3 8,5% 104,6 7,7% 257,1 19,7% 139,6 10,2% 139,6 10,2% 2013 326,1 25,0% 189,7 13,9% 189,7 13,9% 395,0 30,2% 216,7 15,9% 216,7 15,9% 463,9 35,5% 295,6 21,7% 295,6 21,7% 532,9 40,8% 351,0 25,8% 351,0 25,8% 2014 550,6 42,2% 430,3 31,6% 568,3 43,5% 509,4 37,4% 586,0 44,9% 588,5 43,2% 603,7 46,2% 618,5 45,4% 2015 611,0 46,8% 624,9 45,9% 618,2 47,3% 631,2 46,3% 625,4 47,9% 637,6 46,8% 632,6 48,4% 643,9 47,3% 2016 651,1 49,9% 659,4 48,4% 669,6 51,3% 674,9 49,5% 688,1 52,7% 690,4 50,7% 706,6 54,1% 705,8 51,8% 2017 761,1 58,3% 766,2 56,2% 815,5 62,4% 826,6 60,7% 869,9 66,6% 886,9 65,1% 924,3 70,8% 947,3 69,5% 2018 963,3 73,8% 989,1 72,6% 1.002,3 76,7% 1.030,9 75,7% 1.041,3 79,7% 1.072,6 78,7% 1.080,3 82,7% 1.114,4 81,8% 2019 1.134,4 86,9% 1.171,3 86,0% 1.188,4 91,0% 1.228,2 90,2% 1.242,5 95,1% 1.285,0 94,3% 1.296,6 99,3% 1.341,9 98,5% 2020 1.299,1 99,5% 1.347,0 98,9% 1.301,5 99,7% 1.352,1 99,3% 1.304,0 99,8% 1.357,2 99,6% 1.306,0 100,0% 1.362,3 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,76, 2014 og fremefter=108,47) 2

Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.)* Pct. af total Revideret Investeringsprofil** Pct. af total Akkumuleret forbrug Pct. af total 2008 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2009 0 0,0% 0,0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,4 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% 0,6 0,1% 2010 4 0,7% 3,9 0,7% 3,9 0,7% 7 1,4% 7,2 1,2% 7,2 1,2% 10 2,0% 10,5 1,8% 10,5 1,8% 14 2,6% 13,8 2,4% 13,8 2,4% 2011 20 3,8% 20,3 3,5% 20,3 3,5% 27 5,1% 26,7 4,6% 26,7 4,6% 33 6,3% 33,2 5,7% 33,2 5,7% 40 7,5% 39,7 6,8% 39,7 6,8% 2012 89 16,9% 62,4 10,7% 49,4 8,5% 138 26,2% 85,1 14,6% 72,4 12,4% 187 35,5% 107,8 18,5% 96,3 16,5% 236 44,8% 130,5 22,4% 130,5 22,4% 2013 303 57,5% 179,2 30,7% 179,2 30,7% 370 70,1% 205,2 35,2% 205,2 35,2% 436 82,8% 282,3 48,4% 282,3 48,4% 503 95,4% 336,8 57,8% 336,8 57,8% 2014 509 96,6% 412,5 70,7% 515 97,7% 485,5 83,3% 521 98,9% 558,5 95,8% 527 100,0% 583,1 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88). ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,76, 2014 og fremefter=108,47) 3