Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017 Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 16:45 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: Børge Bech og Henrik Jørgensen Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Økonomirapport 2 og halvårsregnskab for Fritids-, Kultur- og Bosætningsområdet 2 2 Status på budget 2016-2019 4 3 Evaluering og ændring af afhentningssteder, Hjørring Bibliotekerne 7 4 Ansøgning fra Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn 9 5 Udpegning af ny styregruppeformand for anti-doping projekt 14 6 Eventuelt 16
Side 2. 00.30.14-Ø00-13-15 1. Økonomirapport 2 og halvårsregnskab for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område Resumé Økonomirapport 2 og halvårsregnskab 2015 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. Sagsfremstilling I henhold til tidsplan fremlægges økonomirapport 2 for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Drift Pr. 30. juni 2015 forventes det for udvalgets område, at regnskabet vil balancere med det korrigerede budget 2015. Der gøres dog opmærksom på, at der kan forekomme forskydninger indenfor udvalgets område, som følge af de store anlægsinvesteringer, der har betydning for Hjørring Hallernes drift og lokaletilskud på Folkeoplysningsområdet. Anlæg Udvalgets rådighedsbeløb kan opgøres således: Oprindeligt anlægsbudget: 27,8 mio. kr. Tillægsbevillinger og genbevillinger: -0,2 mio. kr. Korrigeret budget: 27,6 mio. kr. Forventet regnskab: 24,9 mio. kr. Afvigelse: -2,7 mio. kr. Afvigelsen skyldes primært udskydelse af projekter, som følger Byrådets beslutning af 25. juni 2015 omkring kommunens likviditet. Det samlede forventede mindreforbrug overføres til 2016. Halvårsregnskab Halvårsregnskabet udviser et merforbrug på i alt 3,269 mio. kr. i forhold til det oprindeligt vedtagne budget for 2015. Merforbruget skyldes tillægsbevillinger og genbevillinger.
Lovgrundlag Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. Hjørring Kommune Side 3. Økonomi Se ovennævnte. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Økonomirapport 2, FKB 2015, drift. 2. Økonomirapport 2, FKB 2015, anlæg. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget behandler Økonomirapport 2, hvorefter den fremsendes til Økonomiudvalg og Byråd med udvalgets bemærkninger Beslutning Udvalget anmoder administrationen om en redegørelse for anlægsøkonomien i Vendiahallen/Dobbelthallen. I øvrigt tages økonomirapporten til efterretning og fremsendes til Økonomiudvalg og Byråd. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 4. 00.30.10-Ø00-1-15 2. Status på budget 2016-2019 Resumé Budgetbemærkningerne foreligger i en tilrettet form og drøftelserne om budget 2016-2019 genoptages med henblik på, at udvalget tager stilling til om der skal indarbejdes nye elementer inden fremsendelse af det endelige budgetforslag til behandling på udvalgets møde d. 25. august 2015. Sagsfremstilling Økonomiudvalget tog på deres møde d. 5. august 2015 stilling til udmeldingen af driftsrammer for udvalgene. De udmeldte driftsrammer for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget fremgår af bilag 1. Rammeudmeldingen pr. 5. august er ikke indarbejdet i budgetbemærkningerne på nuværende tidspunkt, da arbejdet med budgetbemærkningerne indtil nu har fokuseret på at fastholde de prioriteringer og satsninger, der fremkom i forårets budgetdrøftelser. Der er foretaget indholdsmæssig tilretning af budgetbemærkningerne på de dele, der vedrører bosætning og i forhold til udvikling af de fysiske rammer. På bosætningsdelen er indsatsen med en konkret handleplan blevet fremhævet og i forhold til de fysiske rammer fokuseres der mindre på etablering af nye faciliteter og mere på aktiviteter og anvendelsen af faciliteter og fysiske rammer. Med de indarbejdede tilretninger skal der nu tages stilling til om budgetbemærkninger (jf. bilag 2) afspejler udvalgets prioritering af indsatser på udvalgets område. Ud fra rammeudmeldingen pr. 5. august 2015 skal udvalget desuden tage stilling til om der set i lyset af de indkomne høringssvar og opsamlingen på forårets budgetdrøftelser skal indarbejdes omprioriteringer indenfor udvalgets område, når det endelige budgetforslag udarbejdes. Der er samlet indkommet høringssvar fra Folkeoplysningsudvalget, Hjørring Hallerne og Lokalhistorisk Samråd. Høringssvaret fra Hjørring Hallerne skal ses i sammenhæng med, at investeringerne i nye idrætsfaciliteter (stadion, Vendiahallen og atletikstadion) indebærer, at der skal arbejdes med en tilpasning af driften af Hjørring Hallerne, så de nye anlæg både økonomisk og i forhold til tilrettelæggelse af aktiviteter kommer til at fungere så enkelt som muligt. Arbejdet med at få den fremadrettede drift lagt til
rette er i fuld gang, men er fortsat i en indkøringsperiode med overgang fra anlæg til drift. Med udgangspunkt i, at der er en igangværende indkøringsperiode skal udvalget tage stilling til om budgetlægningen kan gøres færdig ud fra opsamlingen på mini-budgetseminaret (jf. bilag 3), hvor den eneste ændring i rammerne for driften af Hjørring Hallerne vedrører tilpasning af cafeteriafunktionen. Hjørring Kommune Side 5. Folkeoplysningsudvalgets høringssvar og de ønsker, der er fremsat i høringssvaret fra Lokalhistorisk Samråd indgik mundtligt i drøftelserne af opsamlingen på mini-budgetseminaret i juni 2015. Udvalget skal ud fra den endelige rammeudmelding drøfte og tage stilling til, om budgetlægningen kan færdiggøres ud fra opsamlingen på mini-budgetseminaret, eller om der skal foretages omprioriteringer ud fra høringssvarene. Såfremt budgetlægningen gøres færdig ud fra opsamlingen på mini-budgetseminaret vil driftsrammerne for Folkeoplysningsudvalget vil ikke blive ændret, mens der for Lokalhistorisk Samråd indarbejdes en budgetudvidelse via omprioritering af 50.000-70.000 kr.. Færdiggørelsen af budgetforslag på udvalgets område gennemføres frem til udvalgets møde d. 25. august, hvor der skal tages stilling til, at det samlede budgetforslag oversendes til økonomiske område. Lovgrundlag LBK nr. 186 af 19. februar 2014 om Kommunernes Styrelse. Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger.
Bilag 1. Udmeldte driftsrammer pr. 5. august 2015. 2. Tilrettede budgetbemærkninger pr. 5. august 2015. 3. Opsamling på mini-budgetseminar. 4. Høringssvar fra Hjørring Hallerne. 5. Høringssvar fra Folkeoplysningsudvalget. 6. Høringssvar fra Lokalhistorisk Samråd. 7. Høringsbrev med bilag. Hjørring Kommune Side 6. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at de tilrettede budgetbemærkninger drøftes og at der tages stilling til om der skal foretages yderligere tilretninger at de indkomne høringssvar drøftes og at der tages stilling til om der skal foretages ændringer i forhold til opsamlingen fra mini-budgetseminaret Beslutning Opsamlingen fra mini-budgetseminar tilrettes. Opsamlingen suppleres med et oplæg til udgiftsudvidelse på folkeoplysningsområde ved uændret serviceniveau. I øvrigt godkendes indstillingen. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 7. 21.09.00-A00-1-15 3. Evaluering og ændring af afhentningssteder, Hjørring Bibliotekerne Resumé Hjørring Bibliotekerne har udarbejdet en evaluering med status på brugen af de afhentningssteder, der blev etableret med vedtagelsen af budget 2015-2018. På baggrund af evalueringen ønsker Hjørring Bibliotekerne at ændre i placeringen af afhentningssteder. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal tage stilling om ændringen af afhentningssteder kan godkendes. Sagsfremstilling Hjørring Bibliotekerne har, jf. bilag 1, udarbejdet en evaluering for perioden januar-juni 2015, der viser status på brugen af de afhentningssteder, der blev oprettet med vedtagelsen af budget 2015-2018. Samlet set er vurderingen, at ordningen med afhentningssteder fungerer godt og bliver benyttet af borgerne. Afhentningsstedet i Tornby adskiller sig dog fra de øvrige afhentningssteder, da der kun har været en bruger af afhentningsstedet i perioden fra januar til juni 2015. På baggrunden af evaluering ønsker Hjørring Bibliotekerne at ændre i placeringen af afhentningssteder, så afhentningsstedet i Tornby nedlægges, mens der på baggrund af borgerhenvendelser foreslås oprettelse af to nye afhentningssteder på Lørslev Friskole og hos Købmanden i Vrensted. Lovgrundlag Biblioteksloven. Økonomi Den foreslåede ændring har ingen budgetmæssige konsekvenser. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Den foreslåede ændring har ingen budgetmæssige konsekvenser.
Side 8. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Evaluering og ændring af afhentningssteder, juli 2015. 2. Fakta om afhentningssteder, juli 2015. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at nedlæggelse af afhentningsstedet i Tornby godkendes at oprettelse af nye afhentningssteder i Lørslev og Vrensted godkendes at evalueringen i øvrigt tages til efterretning Beslutning Udvalget ønsker undersøgt hvordan afhentningsstedet i Tornby kan bevares, evt. gennem en anden fysisk placering i byen. I øvrigt godkendes indstillingen. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 9. 20.13.00-Ø40-1-15 4. Ansøgning fra Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn Resumé Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal tage stilling til ansøgning om driftstilskud til "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". Sagsfremstilling Fritids-, Kultur- og bosætningsudvalget skal tage stilling til ansøgning om driftstilskud til "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn" er en foreningsejet/selvejende institution der har købt Hundelev Skole af Hjørring kommune. Den selvejende institution "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn" vil drive ejendommen med det formål, at udleje til undervisning, fritid, kultur og idrætsformål. Det samlede bygningsareal for Kultur og Idrætscentret er på ca. 2400m² og heraf er idrætsdelen på ca. 600m² svarende til 25 % af det samlede bygningsareal. Idrætsdelen på de 600m² består af træningssal, omklædning, idrætsdepot, gangarealer, toiletter og the-køkken til idrætsudøverne. Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn har fremsendt følgende driftsbudget vedr. forbrug og diverse øvrig drift. Forbrugsudgifter Vand 31.700 Varme 277.000 El 117.000 Forbrugsudgifter i alt 425.700 Øvrige driftsudgifter Renovation 12.000 Forsikringer 72.500 IT - Bredbånd 6.000 Vedlighold - ventilation/genvinding i idrætshal m.m 7.800 Vedligehold - græs, sne, maling og rengøring 50.000 Øvrige driftsudgifter 148.300
Side 10. Udover de budgetterede driftsudgifter vedligeholdes bygningen og udenomsarealer med frivilligt arbejde, der ikke er værdisat. "Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn" er en ny type af institution, der understøtter fritids-, kultur- og idrætslivet i lokalområdet. Institutionen er foreningsejet og driftes ligeledes af foreningen. Tidligere blev de kommunale bygninger Hundelev Skole stillet til rådighed for de folkeoplysende foreninger mod gebyropkrævning. Der er årligt opkrævet gebyr på 25.200 kr, hvilket svarer til 630 aktivitetstimer i træningssalen på Hundelev Skole. Folkeoplysningsudvalget har godkendt ansøgning om lokaletilskud til foreningernes lejeudgift i "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". Udgiften til lokaletilskud er på 104.000 kr. Der skal tages stillingtagen til, hvorvidt der skal ydes driftstilskud til "Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn". Såfremt der ydes støtte skal der tages stilling til støttebeløbets størrelse. Følgende tilskuds- og driftsmodeller for kultur- og idrætsfaciliteter kan bruges som inspiration. Kategori 1: Tilskudsmodel for de selvejende haller. Kategori 2: Drift af kulturfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den foreningsdrevne facilitet. Kategori 3: Drift af idrætsfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den foreningsdrevne facilitet. Kategori 4: Selvejende/foreningsejede institutioner der har kultur og idrætsaktiviteter m.m. Kategori 1: Tilskudsmodel for de selvejende haller. I tilskudsprincipperne for de selvejende haller, er der 2 parametre der kan overvejes at indtænke i et evt. driftstilskud til idrætsdelen, som anslås til 25 % af det samlede bygningsareal. A. 80 % tilskud til forbrugsafgifter. 25 % af de samlede forbrugsafgifter (425.700 kr.) svarer til 106.425 kr. og 80 % tilskud til denne udgift er således på 85.140 kr. B. Grundtilskud til træningssal (250-499m²) i landsby/lokalby. Grundtilskud er på 18.750 kr.
Kategori 2: Drift af kulturfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den kommunalt ejede facilitet der er foreningsdrevet af frivillige. Der er til denne type institutioner afsat en driftsramme som dækker udgifter til forbrug, vedligehold, forsikring, rengøring m.m. Den daglige drift varetages af foreningerne. Eksempler på denne type faciliteter er Sømandskirken i Hirtshals, Uhrenholdtgaard samt Teater og nærradio bygning i Vrå, Børglum medborgerhus og Vejby forsamlingshus. Hjørring Kommune Side 11. Kategori 3: Drift af idrætsfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den kommunalt ejede facilitet der er foreningsdrevet af frivillige. Der er til denne type institutioner afsat en dritsramme som dækker udgifter til forbrug, vedligehold, forsikring, rengøring m.m. Den daglige drift varetages af foreningerne. De klubber der eksempelvis har kommunalt klubhus stillet til rådighed, opkræves 30 % gebyr af den samlede driftsudgift, således de er ligestillet med de klubber, der får 70 % lokaletilskud til godkendte lokaleudgifter i egne klubhuse m.m. Eksempler på denne type facilitet er Harkenhallen og klubhuse til fodbold i Bagterp, Hjørring Frem og Hirtshals. Kategori 4: Selvejende/privatejede institutioner der har Kultur og idrætsaktiviteter m.m. Her er der tale om en type institution der ikke er nogen særskilt tilskudsramme til og dermed heller ikke retningslinjer for evt. tilskud. Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget har tidligere afvist ansøgninger fra henholdvis Kulturcenter Vendsyssel og Asdal Sognegård med følgende beslutninger: Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget har på udvalgsmødet den 10. februar 2015 behandlet ansøgning om driftstilskud fra Kulturcenter Vendsyssel med følgende beslutning: "Ansøgningen afvises, idet centrets hal ikke efter udvalgets vurdering spiller en rolle for lokalsamfundets idrætsliv, der kan sidestilles med de øvrige haller i ordningen." Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget har på udvalgsmødet den 24. februar behandlet ansøgning om driftstilskud fra Asdal Sognegård med følgende beslutning: "Ansøgningen afvises ud fra en samlet vurdering af benyttelsesgrad og geografi."
I henhold til ovenforstående beslutninger og ansøgningen fra "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og omegn" henledes opmærksomheden på at der tidligere har været 630 folkeoplysende aktivitetstimer i træningssalen på Hundelev Skole. Hjørring Kommune Side 12. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten Økonomi Såfremt ansøgningen imødekommes skal støttebeløbet fastsættes konkret og finansiering anvises. Som udgangspunkt antages det at støtte vil være ca. 100.000 kr., hvis der hentes inspiration i principperne fra haltildelingsmodellen. Der kan anvises følgende 2 finansierings forslag: 1. Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn indarbejdes delvist i haltilskudsmodellen, således der gives tilskud til forbrugsudgifter og grundtilskud udfra de gældende parametre. Her skal dog henledes opmærksomhed på at der efter udbetaling af driftstilskud 2015 kun er et rådighedsbeløb på 16.297 kr. Der skal ligeledes henledes opmærksomhed på at rammebeløbet til de selvejende haller i budget 2015-2018 bliver reduceret med 1,0 mio.kr. Finansiering af nye driftstilskud/nye institutioner i haltilskudsmodellen vil betyde yderligere besparelse på rammebeløbet til driftstilskud til selvejende haller og i henhold til rammebeløbet skal der således ske en reduktion på tilskudsparametrene i haltilskudsmodellen. Bilag 1 2. Der kan udarbejdes en kategori 4 og finansiering af rammebeløb til en ny Kategori 4, kan ske ved en omprioritering af midlerne fra kategori 1-3 indenfor de nuværende driftsrammer til kultur- og idrætsfaciliteter. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger.
Side 13. Bilag 1. Ansøgning om driftstilskud fra Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn. 2. Driftsbudget Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn. 3. Plantegning Hundelev Skole. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter ansøgningen med henblik på stillingtagen. at såfremt Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget ønsker at imødekomme ansøgningen, skal det konkrete støttebeløb fastsættes og der skal tages stilling til, hvorledes det fastsatte støttebeløb skal finansieres. Beslutning Forvaltningen bemyndiges til at udarbejde et oplæg til indarbejdelse af Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn i Haltilskudsmodellen. Samtidig udarbejdes forslag til objektive kriterier for fremtidig afgrænsning af haltilskudsmodellen. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 14. 18.16.00-P08-1-14 5. Udpegning af ny styregruppeformand for anti-doping projekt Resumé Der skal udpeges en ny styregruppeformand for kommunens anti-dopingprojekt. Sagsfremstilling Hjørring Kommune har besluttet at iværksætte et treårigt projekt til bekæmpelse af doping i samarbejde med Kulturministeriet og Anti Doping Danmark. Som formand for projektets styregruppe, er tidligere udpeget Byrådsmedlem Claus Mørkbak Højrup. Denne har imidlertid nu søgt og fået stillingen som projektmedarbejder. Der skal derfor udpeges en ny styregruppeformand. Lovgrundlag Projektets arbejde sker indenfor rammerne af Lov om fremme af dopingfri idræt, Folkeoplysningsloven, Eliteidrætsloven og Folkeskoleloven. Udpegning sker efter Lov om kommunernes Styrelse 24. Økonomi Ingen bemærkninger Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger
Side 15. Kontorchefen for Plan- og Udvikling indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget udpeger en ny styregruppeformand Beslutning Claus M. Højrup blev som adm. koordinator af projektet kendt inhabil og deltog derfor ikke i punktets behandling. Sven Bertelsen udpeges som ny styregruppeformand. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 16. 00.22.00-A26-1-14 6. Eventuelt Beslutning Orientering om muligheden for udvikling i området ved Sct. Knuds Kilde. Orientering om kvalitetsevalueringer på de statsstøttede kulturinstitutioner i kommunen. Ønske om udarbejdelse af status på skaterbaner kommunen. Proces om fælles billetsystem for kulturinstitutioner og arrangører i kommunen blev drøftet. Informationsavis om nye idrætsfaciliteter distribueres 12. august. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet.
Side 17. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Line Kraghede Jensen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup