Spørgsmål svar vedr. udbud af vask af ejede samt leje og vask af lejede tekstiler, rengøringsartikler og måtter Spørgsmål 1: Udbudsbetingelser ESPD 1.1 Er det korrekt forstået, at der ikke er nogen krav til økonomisk formåen (fx i krav til omsætning)? Svar 1.1: Ja, det er korrekt forstået. Spørgsmål 2: Udbudsbetingelser serviceattest 2.1 Hvor gammel vil det accepteres, at en serviceattest samt straffeoplysninger om udenlandske statsborgere er? Vi ligger pt. inde med en Serviceattest, som er dateret den 25. august 2016, samt straffeoplysninger for et svensk bestyrelsesmedlem, som er dateret d. 4. juli 2016 og 2 engelske bestyrelsesmedlemmer, som er dateret hhv. den 10. og 23. august. Vores erfaringer med de svenske og engelske myndigheder er, at behandlingstiden er min. 3-4 uger til trods for indbetaling af hastgebyr. Vil ovennævnte dokumentation blive accepteret? Svar 2.1: Som udgangspunkt accepterer vi maksimalt, at Serviceattest (samt straffeoplysninger) er et år gammel, forudsat at der ikke er noget der indikerer, at den ikke stemmer overnes med virkeligheden. I disse tilfælde forbeholder vi os retten til at bede jer om at sende en ny attest. Men ja, som udgangspunkt accepteres ovenstående dokumentation. Spørgsmål 3: Delaftale 2 (måtter) 3.1 Er det korrekt forstået, at KU ikke er en del af delaftale 2? Svar 3.1: Ja, det er korrekt forstået. 3.2 Vil det være muligt at få en oversigt over leveringsadresser? Svar 3.2: Nej, det er desværre ikke muligt. Spørgsmål 4: Rammeaftale delaftale 2 vederlagsregulering 4.1 Vil det kunne accepteres, at rammeaftalens prisliste reguleres 1 gang årligt på baggrund af Teknologisk Instituts indeks for beregnede omkostningsstigninger for industrielle vaskerier i Danmark som dermed er tilpasset vaskeriydelser? Svar 4.1: Ovenstående prisregulering accepteres. Jeg skriver det ind i kontrakten og uploader en ny version. Spørgsmål 5: Tilbudsliste delaftale 2 5.1 Vil det være muligt at få tilbudslisten opdateret, således at der er tilføjet formler i de kolonner, hvor det er relevant (fx kolonne G og H)? Herved undgås eventuelle misfortolkninger. Svar 5.1: Ja har tilføjet formler i kolonne G og H og uploadet en ny udgave af tilbudslisten (bilag 2a). 5.2 Kolonne D hvordan er det estimeret antal for måtter opgjort? Fx er der tale om antal måtter, der skal skiftes hver uge pr. år? Svar 5.2: Der er tale om antal måtter, som vi lejer pr. år - opdelt på størrelse og skiftefrekvens. 5.3 Hvordan ønskes prislisten angivet? Fx er der tale om en skiftepris pr. måtte eller en lejepris pr. uge pr. måtte? Svar 5.3: Der er tale om en lejepris pr. måtte inklusiv den nævnte skiftefrekvens. Der er altså tale om en samlet pris for leje og skift (vask). 5.4 Hvordan udregnes nettoprisen i Kolonne H? Er det korrekt forstået at kolonne H fås ved at gange kolonne D (antal måtter) med kolonne G? Svar 5.4: Ja, det er korrekt forstået.
5.5 Er det korrekt forstået, at den samlede tilbudspris fås ved at udregne en totalsum af kolonne H? Svar 5.5: Ja, det er korrekt forstået. 5.6 Det ser ud til at række 32-41 og række 74-79 er den samme måtte, er det korrekt (dehedder 85*150 cm. og 150*85 cm.)? Hvis ja, skal den ene i så fald slettes? Svar 5.6: Det er korrekt set. Jeg sletter måtterne i størrelse 150*85. Spørgsmål 6: Udbudsbetingelser (ESPD) 6.1 Såfremt der bydes på begge delaftaler, skal der så afleveres en ESPD for hver delaftale, eller vil det være acceptabelt, at der afleveres én ESPD, som dækker begge delaftaler? Svar 6.1: Det er tilstrækkeligt at der afleveres én ESPD med alle relevante oplysninger. Spørgsmål 7: Delaftale 2 (måtter) bilag 2a tilbudsliste delaftale 2 7.1 Er det korrekt forstået, at listeprisen skal angives som en lejepris pr. år ekskl. moms? Svar 7.1: Ja, det er korrekt. 7.2 Kolonne F+G - Der må være en fejl i formlen vedr. rabatsatsen. Hvis man taster 10% i kolonne F (rabatsats), så svarer det til, at der gives 90% i reel rabat. Svar 7.2: Jeg har rettet formlen til, og uploadet en ny udgave af tilbudslisten. Spørgsmål 8: Udbudsbetingelser tidsfrister 8.1 Det fremgår at stand-still perioden forventes afsluttet 11. januar og at delaftale 1 og delvist delaftale 2 træder i kraft 1. februar 2017. Vi vil anmode om, at I udskyder opstarten på grund af følgende: Opstart 1. februar vil kræve at I alle har alle detailoplysninger klar samtidig med kontraktunderskrivelse. Her tænker vi på alle medarbejderinformationer (navne, størrelser, antal stk. beklædning osv.) samt alt information omkring leveringsønsker. Derudover skal I afsætte ressourcer til den gensidige implementering. Derudover kan der være leveringstid på dele af det sortiment I ønsker, hvilket betyder at disse artikler ikke kan være klar til levering den 1. februar 2017. Af hensyn til en tilfredsstillende og velplanlagt implementering anmoder vi om at ændre dato for kontraktstart med 2 måneder. Er dette muligt? Svar 8.1: Ordregiver ændrer ikke på kontraktstarten, som er 1. februar 2017. Vi foretager evaluering af jeres tilbud den 8.-9. december (torsdag-fredag), hvorefter vi anmoder den formodede vinder af udbuddet om at fremsende en serviceattest som dokumentation på ESPD. Hvis I sørger for allerede nu at have en serviceattest liggende, kan den pågældende formodede vindende tilbudsgiver sende den til os allerede mandag den 12. december eller 9. december - hvorefter vi kan sende tildelings- og afslagsbreve ud den 12. 13. eller 14. december., således at stand-still perioden løber fra den 15. til den 28. december. Dvs. at hele januar måned er afsat til underskrivning af kontrakt og implementering. Ordregiver vil forinden sørge for at alle detailoplysninger er klar, ligesom der er afsat ressourcer til gensidig implementering. Ordregiver forventer, at I kan nå at bestille vores ønskede sortiment hjem til 1. februar. Spørgsmål 9: Rammeaftale - Delaftale 1 (pkt. 31 aftaleperiode) og delaftale 2 (pkt. 30, aftaleperiode) 9.1 Det fremgår af Rammeaftalen at kontraktperioden er 3 år med mulighed for yderligere 1*1 års forlængelse. Kutyme i vaskeribranchen er en kontraktperiode på 48 måneder med option på 2*12 måneder. Dette af hensyn til afskrivningsperioden på de indkøbte artikler, som afskrives over 48 måneder,
hvortil der skal tillægges afskrivninger for suppleringskøb i løbet af kontrakten. En del af delaftale 2 igangsættes seneres og vi vil her få en endnu kortere afskrivningsperiode helt ned til 12 måneder hvilket ikke er økonomisk holdbart for hverken kunde eller leverandør. En så væsentlig reduktion af afskrivningsperioden vil medføre en uforholdsmæssig dyr løsning for Ordregiver, hvorfor vi anbefaler en kontraktperiode på 48 måneder med option på 2*12 måneder. Kan kontraktperioden ændres? Svar 9.1: Kontraktperioden kan ikke ændres. Som det fremgår af kravspecifikationen til delaftale 1 må der ikke forekomme restafskrivning på produkter. Dvs. at alle forpligtelser ophører ved kontraktens afslutning. Vi vil dog gerne høre fra andre tilbudsgivere, såfremt ovenstående er et generelt ønske og dermed en kutyme i hele vaskeribranchen. Spørgsmål 10: Opsigelse og ophør (delaftale 2) og opsigelse og ophør delatale 1 10.1 I Rammeaftale skriver I, at kontrakten kan opsiges med et skriftligt varsel på 6 måneder. Det er kutyme i vaskeribranchen med en uopsigelighedsperiode af hensyn til indkøb af beklædning, måtter og rengøringsartikler. Den væsentlige risiko ved manglende uopsigelighed tillægges priserne, hvilket medfører en dyrere løsning for Ordregiver. Som anført i kravspecifikationen kan I altid ændre på mængder og beholdninger i leverancen. Vil I indføre en uopsigelighedsperiode på 48 måneder. (jf. spørgsmål 2 i Rammeaftalerne? Svar 10.1: Ordregiver indfører ikke en uopsigelighedsperiode og fastholder derved kravet om, at kontrakten kan opsiges med et skriftligt varsel på 6 måneder. Dette skyldes, at det skal være muligt for ordregiver at opsige aftalen i tilfælde af omstruktureringer eller lign. Spørgsmål 11: 11.1 Jf. udbudsbetingelser afsnit 2.13.2 tildelings kriterier oplyses kriteriet ØNSKER. Med ØNSKER henvises der her til de produkter som er opført i prisskema som Lejet ønsker, og i så fald hvorledes vurderes disse i og med at det ikke er et krav, og der ikke skal gives priser på disse? Alternativt og modsat fald kan oplyses/konkretiseres hvad som menes med ØNSKER. Vi anser dette for væsentligt i betragtning af den oplyste vægtning 45%. Svar 11.1: Det er korrekt, at der henvises til fanebladet lejet ønsker i tilbudslisten delaftale 1. Øverst på dette faneblad, er der lavet en vejledning til, hvordan vi vurdere tildelingskriteriet ønsker. Der gives point for antallet af varianter der tilbydes og antallet af tillægsønsker, der opfyldes for de tilbudte varenumre. Spørgsmål 12: 12.1 Jf. BILAG 2 priseskema delaftale 1, ønskes priser på levering i vandopløslige poser. Vi har umiddelbart svært ved at se formålet med at levere rent tøj i vandopløslige poser, hvorfor vi blot skal sikre os at der dette som der ønskes givet pris på? Svar 12.1: Tilbudsgiver skal kunne tilbyde leveringer i vandopløselige poser, jf. kravspecifikationen delaftale 1 pkt. 7.3. Dvs. det skal være muligt at få levering i vandopløselige poser, såfremt ordregiver ønsker det. Der skal i tilbudslisten delaftale 1 faneblad lejet pris aller nederst angives en pris for denne tillægsydelse, således at ordregiver har en fast pris på, hvad det vil koste, såfremt der ønskes levering i vandopløselige poser. Spørgsmål 13: 13.1 Jf. BILAG 2 prisskema delaftale 1, ønskes alle lejepriser oplyst som én pris inklusiv både vask og leje. Dette modsvarer ikke nuværende løsning, hvor pris er opdelt i 2 dele: en fast del for leje, og en variable del for vask. Kan det bekræftes at der for nærværende udbud alene ønskes priser baseret på en samlet fast pris/stk./leje/uge? Svar 13.1: Ordregiver har nu rettet tilbudslisten til, så prisen er opdelt i 2 dele.
Spørgsmål 14: Bilag 2, fane lejet pris ID 14 Heldragter, ID 16 Hætter, ID 27 Kitler Vores veldokumenterede standard renrumsbeklædning har en anden procentfordeling i materialesammensætning end den efterspurgte. Kan I acceptere en anden procentdeling på materialesammensætningen? En fastholdelse af den nævnte procentfordeling kan begrænse antallet af tilbudsgivere. Svar: Hvad er det for en procentfordeling, I ønsker? Svar tilbudsgiver: 98% polyester, 2% carbon Spørgsmål 15: Bilag 2, fane lejet pris, ID 64 renrumsklude microfiber Vores veldokumenterede standard renrumsklud har en anden procentfordeling i materialesammensætning end den efterspurgte. Kan I acceptere en anden procentfordeling i materialesammensætningen? En fastholdelse af nævnte procentfordeling kan begrænse antallet af tilbudsgivere. Svar: Hvad skal procentfordelingen i givet fald være i stedet for? Svar tilbudsgiver: 50% polyester, 50% polyamid Spørgsmål 16: Generel beskrivelse af udbuddet 16.1 Udbudsmaterialet angiver ikke antallet af leveringssteder/adresser. Af hensyn til både loistik og økonomi har vi behov for disse oplysninger. Er det muligt at få tilsendt disse? Svar 16.1: Som det følger af spørgsmål/svar 3.2 er det desværre ikke muligt for ordregiver at tilsende en sådan liste, idet dette aftales individuelt (hos hver ordregiver) ved kontraktindgåelse. Vi kan dog nævne hvilke byer, der må forventes levering til: KU: - Delaftale 1: København (Østerbro, Nørrebro og Frederiksberg), Taastrup AAU: - Delaftale 1: Aalborg - Delaftale 2: Aalborg, Esbjerg, København DTU: - Delaftale 1 og 2: Lyngby campus, Risø Campus, Hirtshals, Silkeborg, Søborg, Frederiksberg SDU: - Delaftale 1: Odense C og M, Slagelse, Sønderborg - Delaftale 2: Slagelse, Oden C og M, Esbjerg Fødevarestyrelsen: - Delaftale 1 og 2: Glostrup, Ringsted, Korsør, Odense, Vejen, Aarhus, Herning og Aalborg Spørgsmål 17: 2.3 Egnethedskrav - B. Teknisk og faglig formåen 17.1 I skriver, at I ønsker sammenlignelige referenceoplysninger og nævner bl.a. laboratorier som eksempel på en sammenlignelig reference. Levering af renrumsartikler er en højt specialiseret ydelse. Vi beder jer derfor bekræfte, at I med sammenlignelige referencer mener, at vi som minimum også skal angive 1 referencekunde, der får leveret renrumsvaskede artikler.
Svar 17.1: Ordregiver kan ikke bekræfte dette, men blot henvise til formuleringen af egnethedskravet til referencer i udbudsbetingelserne. Spørgsmål 18: 2.13.2.1 Nærmere om bedømmelsen af de enkelte kriterier (bedømmelse af vareprøver ) 18.1 Hvor og hvornår skal de ønskede vareprøver afleveres? Svar 18.1: Vareprøverne skal afleveres personligt til Karina Winther Jensen, Fredrik Bajers Vej 7F, 9220 Aalborg Øst, lokale F1-6. Vareprøverne skal være ordregiver i hænde den 14. december i tidsrummet 8.00-12:00. Dette er skrevet til i kravspecifikationen til delaftale 1 (bilag 1) Spørgsmål 19: 2.13.2.1 Nærmere om bedømmelsen af de enkelte kriterier ( bedømmelse af vareprøver ) 19.1 Det fremgår af udbudsmaterialet, at der skal afleveres vareprøver på renrumsartikler i plastposer. Af hensyn til korrekt sammenligning af vareprøver fra de enkelte tilbudsgivere, vil vi gerne have oplyst hvilke ID numre, der ønskes vareprøver på samt antal af vareprøver. Er dette muligt? Svar 19.1: Tilbudsgiver skal aflevere vareprøver på heldragter, boots, mopper og klude, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 2.13.2.1 (dvs. 5 vareprøver), således at ordregiver har mulighed for at teste, at de plastposer, som produkterne er pakket i, er nemme at åbne og ikke lugter. Ordregiver kan ikke oplyse noget ID nummer. Såfremt ovenstående produkter leveres i samme type pose, er det ok at Tilbudsgiver kun indleverer én vareprøver med begrundelse herfor. Spørgsmål 20: Bilag 1, Kravspecifikation og Bilag 1a, Kravspecifikation 20.1 I beder os beskrive forskellige forhold/minimumskrav i kravspecifikationerne, men disse beskrivelser vægter ikke. Hvad er årsagen til at disse beskrivelser ikke indgår i vægtningskriterierne? Specielt delaftale 2, hvor pris vægter 100 % undrer det os, at vi skal beskrive forskellige forhold/minimumskrav, som ikke vægter. Svar 20.1: I kravspecifikationen til delaftale 2 står der ikke noget om, at I skal beskrive forskellige forhold/minimumskrav. I skal, jf. kravspecifikationen til delaftale 1, beskrive forskellige forhold/minimumskrav, bl.a. således at ordregiver har denne beskrivelse som dokumentation (opfølgning) i selve kontraktperioden. Spørgsmål 21: Bilag 1, Kravspecifikation 4.3 dokumentation mopper 21.1 Hvad er tilstrækkelig rengøring? Vil I uddybe dette? Det kunne f.eks. være dokumentation på hvilken logreducering systemet har på udvalgte mikroorganismer. Svar 21.1: Med tilstrækkelig rengøring menes at mopperne kan rengøre uden brug af sterilt vand, jf. produktets datablad. Spørgsmål 22: Bilag 1, Kravspecifikation 5. Miljø 22.1 Behov ID under 5 Miljø hedder 6.1 og 6.2. Behov ID under 6. Levering hedder 7.1, 7.2 og 7.3 og så fremdeles herefter. Vil I bekræfte, at det er acceptabelt, at vi i tilbuddet refererer til Behov ID i henhold til overskriftens nummerering? Svar 22.1: Ja, ordregiver kan bekræfte dette.
Spørgsmål 23: 5. Miljø 6.2 Øko-Tex 100 23.1 I beder os vedlægge dokumentation for Øko-Tex 100 eller lign. Det drejer sig om store mængder dokumentation, som hver tilbudsgiver skal vedlægge. Kan denne dokumentation afleveres ved kontrakttildeling, når I har udvalgt den endelige beklædning frem for ved tilbudsafgivelse? Svar 23.1: Der er tale om en fejlformulering. Det, vi mener, er at dokumentationen skal fremsendes, såfremt Ordregiver anmoder om det. Spørgsmål 24: 6. Levering 7.3 Vandopløselige poser 24.1 I skriver, at vi skal tilbyde levering i vandopløselige poser. Menes der i denne sammenhæng om vi kan levere vandopløselige poser til tilbagelevering af snavset tøj? Svar 24.1: Ja, I skal blot kunne tilbyde det, jf. pkt. 7.3. Dvs. at der menes om, I kan levere vandopløselige poser til tilbagelevering af snavset tøj. Spørgsmål 25: Bilag 1a, Kravspecifikation 3. Kvalitet, 3.1 Farver 25.1 I skriver, at tilbudsgiver skal byde med måtter i grå. For at måtterne fremstår så pæne som muligt, når de ligger på leveringsstederne, er alle standardmåtter nistrede (f.eks. sort/grå nistret og blå/sort nistret). Når måtterne er nistrede, ses snavs ikke så tydeligt i forhold til, hvis det er ensfarvede måtter, hvor snavs hurtigt ses tydeligt. Kan I acceptere, at vi for nylon måtter byder med en grå/sort nistret måtter i stedet for grå? For bomuldsmåtter er vores standardmåtte blå/sort nistret. Kan I acceptere at vi byder ind med denne standardmåtte som er blå/sort nistret i stedet for grå? Hvis vi tilbyder vores standardmåtte kan vi tilbyde en økonomisk mere attraktiv måtter. Svar 25.1 Ordregiver kan godt acceptere farverne blå/sort og grånistrede. Ordregiver har ændret dette i bilag 1a. Ordregiver ændrer dette med en ændringsbekendtgørelse og en forlængelse af tilbudsfristen på 7 dage. Ændringsbekendtgørelsen bliver offentliggjort i TED og på vores hjemmeside. Den nye tilbudsfrist er nu onsdag den 14. december. Der er tillige uploadet et rettelsesblad, hvor ændringen fremgår. Spørgsmål 26: Bilag 1a, Kravspecifikation 3. Kvalitet, 3.2 Kvalitet 26.1 Vores standard bomuldsmåtte består af en bomuldsblanding og ikke 100 % bomuld. Må vi tilbyde denne bomuldsmnåtte? Det er en fordel at lade tilbudsgiverne byde med standardmåtter af økonomiske hensyn. Svar 26.1: Nej, Ordregiver ønsker måtter der er lavet af 100 % bomuld, så vi accepterer ikke en bomuldsblanding. Spørgsmål 27: Bilag 2, fane lejet pris 27.1 Det fremgår ikke tydeligt, hvornår lejeartikler og kundeejede artikler er tænkt til brug i renrum og hvornår til konventionel (ikke renrum) brug. Vi har brug for disse oplysninger for korrekt prissætning. Endvidere har vi brug for oplysning om, hvilke ISO klasser renrumsartiklerne skal vaskes i. Vil I sende ID numre på artikler, der skal vaskes i henholdsvis renrumsvaskeri (incl. oplysning om ISO klasse) og konventionelt vaskeri? Eventuelt ved at indsætte en ekstra kolonne med angivelse af renrum eller konventionel i bilaget.
Svar 27.1: Der står oplistet i tilbudsliste under mindstekrav hvilken ISO klasse der er tale om. Ordregiver kan ikke være mere præcis, og har derfor ikke mulighed for at sende ID numre på artiklerne. Spørgsmål 28: Bilag 2, fane lejet pris 28.1 Ønsker i lejepriserne oplyst pr. stk. pr. uge? Denne oplysning er vigtig af hensyn til sammenlignelig prissætning. Svar 28.1: Som det fremgår af tilbudslisten ønsker vi oplyst en lejepris pr, uge og en vaskepris pr. gang. Spørgsmål 29: Bilag 2, fane lejet pris ID 14 Heldragter, ID 16 Hætter, ID 27 Kitler 29.1 Vores veldokumenterede standard renrumsbeklædning har en anden procentfordeling i materialesammensætning end den efterspurgte. Kan I acceptere en anden procentdeling på materialesammensætningen? En fastholdelse af den nævnte procentfordeling kan begrænse antallet af tilbudsgivere. Svar 29.1: Ordregiver accepterer en procentfordeling på 98% polyester, 2% carbon, jf. svaret fra tilbudsgiver i spørgsmål 14. Det er nu rettet tilbudsliste. Ordregiver ændrer dette med en ændringsbekendtgørelse og en forlængelse af tilbudsfristen på 7 dage. Ændringsbekendtgørelsen bliver offentliggjort i TED og på vores hjemmeside. Den nye tilbudsfrist er nu onsdag den 14. december. Der er tillige uploadet et rettelsesblad, hvor ændringen fremgår. Spørgsmål 30: Bilag 2, fane lejet ønsker ID 4 Benklæder 30.1 Der findes ingen benklæder med knælommer på markedet i 100% polyester. Vil I beskrive, hvem der skal bruge disse bukser, og om der er en speciel grund til, at der ønskes 100% polyester? Svar 30.1: Det er en fejl. Der skulle stå bomuld/polyester. Det er nu rettet i tilbudslisten. Spørgsmål 31: Bilag 2, fane lejet ønsker, ID 64 Renrumsklude microfiber 31.1 Vores veldokumenterede standard renrumsklud afviger fra ønskelisten både i størrelser og farver. Kan I acceptere, at vi byder med vores standardstørrelser og farver? Det betyder, at I skal ændre kravet til et intevalkrav der hedder 30-40 cm*30-40 cm. i stedet for de nuværende 38*40 og 40*40 cm samt give mulighed for at tilbudsgiver selv angiver farve. Det er en fordel at lade tilbudsgiverne byde med standardprodukter af økonomiske hensyn. Svar 31.1: Ordregiver ændrer kravet til et intervalkrav på 30-40 cm*30-40 cm. Det er ok at Tilbudsgiver selv angiver farve. Tilbudsgiver skal dog tilbyde 3 forskellige farver. Det er rettet i tilbudslisten. Spørgsmål 32: Bilag 2, fane lejet pris, ID 64 renrumsklude microfiber 32.1 Vores veldokumenterede standard renrumsklud har en anden procentfordeling i materialesammensætning end den efterspurgte. Kan I acceptere en anden procentfordeling i materialesammensætningen? En fastholdelse af nævnte procentfordeling kan begrænse antallet af tilbudsgivere. Svar 32.1: Ordregiver accepterer en procentfordeling på 50% polyester, 50% polyamid, jf. svaret fra tilbudsgiver i spørgsmål 15. Det er rettet i tilbudslisten.
Ordregiver ændrer dette med en ændringsbekendtgørelse og en forlængelse af tilbudsfristen på 7 dage. Ændringsbekendtgørelsen bliver offentliggjort i TED og på vores hjemmeside. Den nye tilbudsfrist er nu onsdag den 14. december. Spørgsmål 33: Bilag 2a, tilbudsliste 33.1 Vores standardmåtter afviger minimalt fra tilbudslistens størrelser på få størrelser. Kan I acceptere en afvigelse på +/- 10%? Det er en fordel at lade tilbudsgiverne byde med standardstørrelser af økonomiske hensyn. Måtter i størrelse 120*150 og 150*140 cm er ikke standard måttestørrelser for vaskerier. Eftersom forbruget er 1 stk. vil vi få dem produceret som specialmåtter og de vil blive prissat herefter. Kan I acceptere dette? Svar 33.1: Ja, ordregiver kan godt acceptere en fravigelse på +/- 10 %. Det er nu rettet i tilbudslisten. Det er ok, at I får måtterne i størrelse 120*150 og 150*140 specialproduceret. Ordregiver ændrer kravet ved ovenstående ændringsbekendtgørelse og en forlængelse af tilbudsfristen på 7 dage. Ændringsbekendtgørelsen bliver offentliggjort i TED og på vores hjemmeside. Den nye tilbudsfrist er nu onsdag den 14. december. Der er tillige uploadet et rettelsesblad, hvor ændringen fremgår. Spørgsmål 34: 2.3 Egnethedskrav 34.1 Ved udfyldelse af ESPD har vi konstateret, at vi ikke kan udfylde referenceoplysninger i ESPD en. Skal referenceoplysninger vedlægges i et separat dokument? Svar 34.1: Ja, referenceoplysninger skal vedlægges separat. Spørgsmål 35: 35.1 Jf. Ramme aftale delaftale 1 (pkt. 31 aftale periode) og delaftale 2 (pkt. 30 aftale periode), samt kommentar til Deres svar på spørgsmål 9, kan vi bekræfte og fuldt ud tilslutte os den omtalte kutyme i vaskeribranchen med hensyn til kontrakt periode på 48 måneder, samt en option for forlængelses 2 x 12 måneder. Svar 35.1: Ordregiver fastholder en aftaleperiode på 3 år + option for forlængelse på 1*12 måneder. Spørgsmål 36: 36.1 Jf. Rammeaftale delaftale 1 (pkt. 32) og delaftale 2(pkt. 31) Opsigelse. Som dette læses, kan Kunden udtræde af aftalen allerede 6 måneder efter den er indgået, uagtet at Leverandøren for at kunne opfylde aftalen, skal investerer i de af kunden krævede produkter (alene beklædning og mopper er der tale om mere end 42.000 enheder). Ved en lejeløsning stiller Leverandøren som bekendt de nødvendige produkter til Kundens disposition i en forudbestemt tidsperiode periode(typisk aftalens løbetid), i hvilken Leverandøren tilsvarende afskriver de investerede produkter. Den linærer afskrivning afvikles til dels ved hjælp af den ydelse som Kunden betaler i de aftale leje priser.
Således vil enhver leverandør lide et uforholdsmæssigt stort tab, såfremt Leverandøren opsiger sin aftale i utide. Vi finder det rimeligt at der kan aftales en uopsigelighedsperiode på 24 måneder, således at leverandøren i et rimeligt omfang har en garanti for sin investering i de af kunden krævede produkter. Skulle Kunden mod forventning ønske at opsige aftalen før de 24 måneders uopsigelighed, kan Leverandøren gøre krav på mangelende afskrivninger svarende til 80% af de manglende afskrivninger. Såfremt aftalen udløber jf. aftaleperioden, vil der omvendt ikke udstå manglende afskrivninger for Kunden. Svar 36.1: Ordregiver accepterer en uopsigelighedsperiode på 24 måneder (18 mdr. + 6 mdr. opsigelse) på begge delaftaler. Dette er ændret i de to uploadede rammeaftaler. Ordregiver kan dog, uagtet uopsigelighedsperioden, ophæve aftalerne i tilfælde af misligholdelse, rammeaftalernes Ordregiver ændrer ovenstående ved ændringsbekendtgørelse og en forlængelse af tilbudsfristen på 7 dage. Ændringsbekendtgørelsen bliver offentliggjort i TED og på vores hjemmeside. Den nye tilbudsfrist er nu onsdag den 14. december. Der er tillige uploadet et rettelsesblad, hvor ændringen fremgår. Spørgsmål 37: 37.1 Skal Rammeaftalen tolkes som en skal aftale for de i udbuddet oplyste instanser, dvs. kan Leverandøren forvente at alle oplyste instanser i udbuddet skal anvende den stedværende ramme aftale? Svar 37.1: Ja, det er korrekt. Leverandøren skal dog acceptere, såfremt Ordregiver har aftaler, der endnu ikke er udløbet. Spørgsmål 38: 38.1 Jf. Rammeaftale delaftale 1 (pkt. 32.2.1.) og delaftale 2 (pkt. 31.1.1) Bestillinger, der inden Rammeaftalens ophør er indgået og endnu ikke opfyldt, skal opfyldes uanset rammeaftalens ophør. Vi finder dette punkt uhensigtsmæssigt. Da der er tale om en lejeaftale, i hvilken Leverandøren mod en ugentlig leje stiller sine produkter(og som sådan leverandørens ejendom) til Kundens fulde disposition, giver det ikke mening at påføre et krav om levering af produkter efter Rammeaftalens ophør. Dette gælder alene produkter som Leverandøren stille til Kundens fulde disposition via en lejeaftale. Svar 38.1: Det er korrekt. Ordregiver har nu slettet dette afsnit og uploadet nye udgaver af begge rammeaftaler. Spørgsmål 39: 39.1 Vareprøver. Jf. Bilag Kravsspecifikationer (pkt. 4.5). Der ønskes leveret pakkede vareprøver (heldragt, boots, hætte, mopper og klude). Jf. udbudsspecifikationerne ønskes tilbuddet leveret i elektronisk form senest 06.12.2016 kl. 12.00. Hvorledes forventer udbyder at de krævede vareprøver leveres, samt til hvilken adresse? Er det et krav at vareprøverne ligeledes skal være udbyder i hænde senest 06.12.2016 kl. 12.00, eller kan disse sendes senest samtidig med at tilbuddet? Slutteligt, er der krav/ønsker til størrelser prøverne skal leveres i? Svar 39.1: Vareprøverne skal afleveres personligt Karina Winther Jensen, Fredrik Bajers Vej 7F, 9220 Aalborg Øst, lokale F1-6. Vareprøverne skal være ordregiver i hænde den 14. december i tidsrummet kl. 8.00-12:00. Dette er skrevet til i kravspecifikationen til delaftale 1 (bilag 1) Der er ingen krav/ønsker til størrelserne, som vareprøverne leveres i.
Spørgsmål 40: 40.1 Levering af produkter i vandopløslige poser. Er det muligt at få en uddybende beskrivelse af hvori behovet for levering af rene og vaskede produkter i vandopløslige poser består? Normalt er vandopløslige poser anvendt for indlevering af brugte urene produkter, af hensyn til kontaminerings risici, hvorfor priser på denne service alene vedrører levering af vandopløslige poser i hvilke brugerne kan ligge deres brugte produkter når disse sendes til vask. Dette alene for at sikre at der gives bedst mulige priser på denne service. Svar 40.1: Med levering af vandopløselige poser mener ordregiver, at der skal være mulighed for levering af vandopløselige poser, i hvilke brugerne kan ligge deres brugte produkter når disse sendes til vask. Spørgsmål 41: 41.1 Bilag 2, Tilbudsliste Delaftale 1. Produkterne 57 og 58 Microfiber undertøj. Er det muligt at få en uddybende beskrivelse af disse 2 produkter, evt. i form af foto, eller fysisk prøver? Svar 41.1: Underbenklæder i microfiber (99% polyester og 1% carbonfibre) med korte og lange ben, størrelse unisex. Vi ligger desværre ikke inde med hverken billeder eller en fysisk prøve. De skal kunne bruges som inderbeklædning i ISO 5 a/b miljø. Spørgsmål 43: Spørgsmål 44: 43.1 Pos. 42-49 måttestr. 85x85 cm. Kan ordregiver acceptere, at der tilbydes str. 75x85 cm.? Svar 43.1: Måttestørrelserne må afvige +/-10% fra de udbudte størrelser, jf. tilbudslisten, og ellers må I byde med specialmåtter (ikke-standard måtter). 44.1 Pos. 56-61 måttestr. 120x150 cm. Pos. 62-67 måttestr. 150x140 cm. Er det tilpassede måtter (måtter i spec. Str.)? Er der tale om måtter med gummikant hele vejen rundt? Er der tale om nedfældede måtter? Såfremt der er tale om std. Måtter, kan ordregiver så acceptere, at der tilbydes en måtte i std. Str. eks. 115x200 cm.? Svar 44.1: Såfremt I ikke har måttestørrelserne som standard, er I velkommen til at byde med specialmåtter for at ramme størrelsen. Ja, der skal være gummikant hele vejen rundt. Ordregiver kan ikke acceptere andre størrelser, med mindre størrelsesafvigelsen ikke er mere end +/- 10%. Spørgsmål 45: 45.1 Pos. 74-79 måttestr. 180x110 cm. Kan ordregiver acceptere, at der tilbydes str. 115x190 cm. Svar 45.1: Ordregiver kan ikke acceptere andre størrelser end de udbudte, med mindre størrelsesafvigelsen ikke er mere end +/- 10%.
Spørgsmål: 46 46.1 Med hensyn til spørgsmål nr. 26: Bilag 1a, kravspecifikation - 3. kvalitet, 3.2. kvalitet. I følge vores måtte-leverandør findes der ikke måtter i 100% bomuld. En bomuldsmåtte vil altid være et blandingsprodukt, hvor mængden af bomuld kan variere. I kraft af, at det er et blandingsprodukt forlænges effekten af den udlagte måtte væsentligt og måttens egenskaber forbedres. Derudover vil et blandingsprodukt ud fra et miljømæssigt synspunkt også være at foretrække. Jo højere indhold af bomuld, jo større miljøbelastning (højere forbrug af vand og kemi i vaskeriet samt længere tørretid). Vil Ordregiver acceptere en måtte, der består af en bomuldsblanding? Svar 46.1: Svaret til spørgsmål 26 er en fejl. Ordregiver godt kan acceptere at måtterne består af en bomuldsblanding. Denne præcisering giver ikke anledning til yderligere fristforlængelse. Spørgsmål 47: 47.1 Som følge af Ordregivers ændringer i spørgsmål 28, hvor Ordregiver ønsker oplyst en lejepris pr. uge og en vaskepris pr. gang, er der en række uhensigtsmæssigheder i den opdaterede tilbudsliste. Uhensigtsmæssighederne er af en art, hvor en korrekt sammenligning mellem Tilbudsgivere umuliggøres. Det er uklart i kolonne f, om de estimerede beholdninger er oplyst på uge- eller årsbasis. Det opgjorte mængde indikerer en samlet årlig beholdning, men i beregningsgrundlaget i kolonne l beregnes den årlige sum, som en beholdning på ugebasis. Vil Ordregiver oplyse om den estimere beholdning i kolonne f er på uge- eller årsbasis? I det tilfælde at de estimere beholdninger er på årsbasis, så bør udregningen i kolonne l korrigeres. Det er ikke sammenhæng mellem den estimerede beholdning i kolonne f og de estimerede antal vaske i kolonne g. Eksempelvis i linie 46, kitler, er der opgjort en forventet beholdning på 9.600 stk., men kun estimeret 40 vaske årligt. Typisk vil den vaskede mængde udgøre 25-30 % af den estimerede beholdning. Den manglende sammenhæng mellem de opgjorte mængder umuliggøre en sammenligning, og Ordregiver kan således ikke tildele opgaven på et korrekt grundlag. Vil Ordregiver oplyse de årlige vaske i dag pr. varelinie? I linie 19 er der indsat et regneeksempel. I disse fremgår der en rabat. Udregningen bør indeholde den eventuelt indsatte rabat af Tilbudsgiver i henholdsvis kolonne j og kolonne k. Vil Ordregiver korrigere arket? De ovenstående nævnte forhold ændrer beregningsgrundlaget for tilbudsgivere i et sådan art, at vi anbefaler Ordregiver en udsættelse af tilbudsfristen til den 9. januar 2017 med kontraktstart den 1. april 2017. Svar 47.1: Ordregiver har nu rettet tilbudslisten til med ovenstående ændringer. Ændringen medfører en fristforlængelse på 6 dage. Se uploadede rettelsesblad. Ydermere er der offentliggjort en ændringsbekendtgørelse i TED.
Derudover har ordregiver i kravspecifikationen til delaftale 2 måtteservice indsat et krav vedr. måtternes sugeevne, hvorefter Bomuldsmåtterne effektivt skal kunne stoppe og absorbere vand, sne og vådt/tørt snavs. Bomuldsmåtterne skal som minimum kunne absorbere 1.500g vand pr. m 2 Se offentliggjorte rettelsesblad og den tilrettede kravspecifikation.