BYRÅDET STRESSPOLITIK - GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2007 1
Indhold 1.0 Målsætning 3 2.0 Fakta om stress 4 3.0 Målinger og indikatorer på stress 5 4.0 Konsekvenser for arbejdspladsen 5 5.0 Forebyggelse på arbejdspladsniveau 6 6.0 Stress blandt ledere og medarbejdere 7 6.1 Stress blandt ledere 7 6.2 Stress blandt medarbejderne 8 Bilag 1 Stresssignaler 9 Bilag 2 Værktøjskassen 10 Bilag 3 Gode råd 12 Relevante links 13 2
1.0 Målsætning Odsherred kommune går aktivt ind for at forebygge arbejdsbetinget stress og har følgendemålsætning: Stress må ikke opleves som en daglig del af arbejdet. Stress må ikke være skyld i sygdom blandt ansatte i Odsherred kommune. En vellykket indsats mod arbejdsbetinget stress forebygger ikke alene stress og deraf følgende sygdom og fravær. Indsatsen resulterer også i større trivsel, mindre personaleomsætning, højere produktivitet, bedre kvalitet og en lang række andre fordele for arbejdspladsen og den enkelte medarbejder. De forebyggende foranstaltninger er først og fremmest kollektive og organisatoriske, men individuelle hensyn og tilbud anvendes også til at forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress. Det er alles ansvar at bidrage til den fælles trivsel. Derfor er det både lederens og medarbejdernes ansvar at reagere, hvis de observerer at en kollega har tegn på stress. Den enkelte medarbejder bør være opmærksom på kroppens signaler og gøre sin leder opmærksom på at vedkomne føler tegn på stress. Lederen skal tage hånd om de faktorer der fremkalder stress, bl.a. ved at der er balance mellem de krav der stilles, og de ressourcer der er til rådighed. Så hvis en leder oplever, at en medarbejder har ændret adfærd over en længere periode, skal lederen tage en samtale med medarbejderen. Samtalen har til formål at afdække eventuelle problemer og finde løsninger, der kan afhjælpe problemet. 3
En stresspolitik er først en succes den dag, den er en del af arbejdspladsens kultur og er rodfæstet i ledelsesadfærd, de sociale normer og i de fælles værdier. En forebyggende indsats mod arbejdsbetinget stress betaler sig! 2.0 Fakta om stress Stress er en belastningsreaktion, som opstår, når vi belastes mere, end vi kan magte. Stress er de forandringer, der sker i kroppen og i hjernen, når vi belastes indefra af vores følelser og tanker, eller udefra af f.eks. arbejdet. Forandringerne skyldes stresshormonerne, som udløses, når vi er pressede. Derved stiger puls og blodtryk, og stofskiftet mobiliserer store mængder energi, så vi kan klare belastningen. Men varer presset for længe, vil den store hormonproduktion øge risikoen for åreforkalkning, højt blodtryk, mavesår, infektionstendens og opblussen af en i forvejen bestående kronisk sygdom, eller den kan udløse en sygdom, man er disponeret for. Stress på arbejdspladsen kan ses som et af symptomerne på, at der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Hvis der ikke aktivt gøres noget for at modvirke stress på arbejdspladsen, kan det få konsekvenser for såvel medarbejdernes helbred som for arbejdspladsens opgaveløsning. Årsagen til stress på arbejdspladsen kan findes indenfor flere områder af det psykiske arbejdsmiljø, f.eks.: Organisatoriske forhold (arbejdstid, klarhed omkring ansvar og indflydelse arbejds- og tidspres, informationsniveau, retningslinjer, uddannelsesforhold, mm.) 4
Samarbejdsrelationer og sociale forhold (samarbejdet med kolleger og ledelse, rolleklarhed, mulighed for støtte, respekt, tolerance, konflikter, mobning m.m.). Det er forskelligt, hvordan den enkelte person oplever og reagerer på stress. Det er eksempelvis individuelt, hvor den enkelte har sine ressourcer, hvilke forventninger den enkelte har til sin arbejdsplads, og hvilke personlige redskaber den enkelte benytter. Selvom der er individuelle forskelle, er det vigtigt ikke at betragte arbejdsbetinget stress som et individuelt problem, men som et arbejdspladsproblem. 3.0 Målinger og indikatorer på stress Sygefraværet indgår som en del af arbejdspladsens arbejdspladsvurdering (APV). Alle skal registrere sygefraværet og vurdere, om arbejdsmiljøet herunder stress kan være medvirkende til øget fravær. Ud fra det registrerede sygefravær og en vurdering af, om der er sammenhæng mellem fravær og arbejdsmiljø, skal der udarbejdes en handlingsplan. Handlingsplanen skal beskrive, hvordan arbejdspladsen vil forebygge og nedbringe fraværet. Én gang i kvartalet udsender Personaleafdelingen sygefraværsstatistikker, som sikkerhedsorganisationen skal gennemgå. Potentielle stressindikatorer som høj fraværsprocent, hyppig personaleomsætning, hyppige personalekonflikter eller klager fra ansatte kan være tegn, der indikerer et arbejdsbetinget stressproblem. 5
4.0 Konsekvenser for arbejdspladsen Der kan være mange konsekvenser af den måde, en stresset medarbejder udfører sit arbejde på. Stressede medarbejdere reagerer ofte på en eller flere af følgende måder: Der arbejdes mindre hensigtsmæssigt, begås flere fejl og bruges flere kræfter end nødvendigt Der overses hyppigere information, som burde være registreret, herunder signaler fra instrumenter, fejl ved materialer og signaler fra kolleger, ledere, klienter eller kunder. Dermed stiger risikoen for, at der forårsages ulykker og det er sværere at afværge dem Der er mindre overskud til at påtage sig nye opgaver Aftaler holdes ikke og møder undgås Der er færre ressourcer til at klare udfordringer og sociale relationer på arbejdet - og dermed færre muligheder for at få succes i jobbet Der opstår en øget tendens til at søge væk fra arbejdspladsen, hvis det er muligt Alvorlig stress på en arbejdsplads kan føre til samarbejdsproblemer og konflikter. Stressramte medarbejdere håndterer konflikter uhensigtsmæssigt, og resultatet kan blive, at konflikterne bliver optrappet og udvidet til at omfatte hele faggrupper eller afdelinger. For at kunne identificere en stressudvikling hos en kollega, er det nødvendigt at kende de signaler vedkommende udsender, når stresstilstanden er ved at nå et omfang, hvor det bliver truende for sundheden jf. bilag 1. 6
5.0 Forebyggelse på arbejdspladsniveau De vigtigste mål for at forebygge arbejdsbetinget stress er: At udarbejde og gennemføre nødvendige handlingsplaner At være opmærksom på begyndende symptomer på stress At alle er tilstrækkelig opmærksomme på kollegaers ændrede adfærd At ledere i samarbejde med medarbejderne sikrer gode arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø At ledere i samarbejde med medarbejderne sikrer, at der bliver informeret om forhold på arbejdspladsen og om nye tiltag At ledere i samarbejde med medarbejderne sikrer sammenhæng mellem opgavens omfang, kompleksitet og medarbejderens ressourcer At ledere og sikkerhedsrepræsentanter er klædt på til at håndtere forebyggelse af stress At stress og psykisk arbejdsmiljø skal indgå som et fast emne i arbejdspladsernes APV-er. At tilrettelægge arbejdet hensigtsmæssigt og med realistiske målsætninger og tidsrammer At ledelsen delegerer ansvar til medarbejderne, afpasset efter deres kompetence At planlægge og gennemføre relevant uddannelse for medarbejdere At planlægge og gennemføre lederudvikling med fokus på ledernes færdigheder i forhold til at bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø Stress forebygges mest effektivt i en dialog, hvor ledere og medarbejdere kan drøfte forholdene og lave fælles aftaler og handleplaner på området. 7
På enhver af kommunens arbejdspladser skal faktorer, som giver stress, der kan true medarbejdernes sundhed, drøftes på såvel personalemøder, i MED udvalgene og i sikkerhedsorganisationen med jævne mellemrum. Der skal udvikles politikker til og skabes klarhed om, hvordan vi undgår virkningerne af langvarig stress. Hovedmidlet hertil er at undgå situationer, der bevirker dette!!! 6.0 Stress blandt ledere og medarbejdere Stress kan ramme alle. Dette uanset om det er ledere eller medarbejdere. Men Stress i et sådan omfang, at det kan giver varige mén, er klart uacceptabelt. Den person, der er ved at ophobe stress, er ofte den sidste, der bliver bevidst om situationen. Specielt hvis vedkommende ikke har reageret på symptomerne nævnt i bilag 1 vedr. fysiske kendetegn. Naturligvis skal den enkelte være opmærksom på sine egne stresssymptomer, men at modvirke en helbredstruende stress er og skal være en fælles kollegial sag. 6.1 Stress blandt ledere For mange ledere kan det være ekstra svært at erkende sin egen stressudvikling. Derstilles overordentlige store krav til en moderne leder. Der er en skjult konkurrence blandt mange ledere, og det kan opleves som at tabe ansigt, hvis man som leder melder sig syg på grund af for mange stresssymptomer. Ligeledes kræves der også for en leder hjælp fra nærmiljøet, hvis den stressfremkaldende adfærd skal ændres. Den nærmeste overordnede leder er ofte ikke tæt nok på til at observere stresssignalerne. Derfor skal det være en del af arbejdspladskulturen, at de personer, som er tæt på, giver en tilbagemelding til vedkommende, når der gennem et tidsrum 8
observeres stresssignaler. Hvis det er svært for den enkelte, så må souschefen eller sikkerhedsrepræsentanten / tillidsrepræsentanten involveres. Herefter kan lederen få hjælp til at ændre sin adfærd og afvikle sin stressudvikling enten i ledernetværk, i samarbejde med sin overordnede og/eller ved ganske enkelt at ændre arbejdsgange i organisationen i samarbejde med medarbejderne. Det er ikke muligt at fastlægge en bestemt handleplan for at forhindre stress blandt ledere. Den enkelte leder skal - i samarbejde med personalet og andre kollegaer - finde de metoder, som kan hjælpe mod at udvikle en stresssituation. 6.2 Stress blandt medarbejderne For medarbejderne er stresssignalerne de samme som for en leder. Alle på arbejdspladsen har pligt til at reagere proaktivt, når en kollega udviser stresssignaler i en længere periode (over 14 dage), og især når signalerne kan kategoriseres fra alle 3 grupper samtidigt jf. bilag 1. Særligt de nærmeste kollegaer må tage en samtale med den symptombærende kollega. Anbefal evt. vedkommende at henvende sig til sikkerhedsgruppen, eller hvis det afvises, så tag selv en direkte kontakt. Grundlæggende gælder, at fællesskab steder, hvor der kan læsses af, hvor man kan få en kærlig tilbagemelding fra en indsigtsfuld person og opnå en følelse af at blive taget alvorligt er en fantastisk buffer mod alvorlig stress. Med udgangspunkt i en kultur, der sikrer disse forhold, kan de nødvendige forandringer, der skal til for at forhindre en videre stressudvikling, iværksættes. 9
En stresspolitik er først en succes den dag, den er en del af arbejdspladsens kultur og er rodfæstet i ledelsesadfærd, de sociale normer og i de fælles værdier. 10
Bilag 1 Stresssignaler Uden at være udtømmende er signalerne således: Fysiske kendetegn: Hjertebanken Hovedpine Svedeture Indre uro Mavesmerter Appetitløshed Hyppige infektioner Forværring af kronisk sygdom som f.eks. psoriasis og sukkersyge Psykiske kendetegn: Ulyst Træthed Hukommelsesbesvær Koncentrationsbesvær Rastløshed Nedsat humor Adfærdsmæssige kendetegn: Søvnløshed Uengageret Aggressivitet Irritabilitet Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser som f.eks. kaffe, cigaretter og alkohol Manglende erkendelse af stress 11
Bilag 2 Værktøjskassen 1. Information og dialog er det allervigtigste redskab til at forebygge stress. Kan man komme i dialog medarbejder-kollega-leder, får man mulighed for at reagere proaktivt over for stress hos den enkelte og i organisationen. Imidlertid er erfaringen, at netop dialog omkring stress på arbejdspladsen ikke starter sig selv. 2. Uddannelse af stress-piloter. Der bør satses på uddannelse af ledere og en medarbejder (sikkerhedsrepræsentanten / tillidsrepræsentant) som stresspiloter i nærmere definerede områder. Ideelt set i hver afdeling og institution. Stresspiloten skal have viden, redskaber og kompetence til at tage emnet op i afdelingen, både planmæssigt når det går godt, og når han/hun identificerer stressproblemer hos en medarbejder eller i afdelingen. Når stresspiloten eller lederen tager emnet op, bør de have mulighed for at trække på eksterne konsulenter, hvis de oplever behov for det. Det er derfor hensigtsmæssigt at etablere stresspilot-netværk på tværs af organisationen. Uddannelsen af stresspiloten bør f.eks. omfatte: Kørekort til sammen med lederen at have grundig viden om stress- og udbrændthedssymptomer hos den enkelte og i organisationen Afholde stress-målinger i teamet / afdelingen Afholde øvelser i Åbenhed i teamet / afdelingen Afholde øvelser i kultur i afdelingen Have viden om hensigtsmæssige tiltag for den enkelte og i organisationen 12
Uddannelsen kan forestås af HR -Arbejdsmiljø afdelingen og PPR, som også rummer faglig mulighed for at arbejde med stressramte enkeltpersoner og / afdelinger. 3. Ledere opfordres til at udvikle NETVÆRK blandt ledere. 4. Udarbejdelse af en lokal stress-vejledning med øvelser. Gør det legitimt, at der skal tales om og arbejdes med håndtering af stress i hverdagen. Aftal retningslinier for, hvem man kan gå til med sit stress-problem, hvis det ikke umiddelbart kan tages op med den nærmeste leder eller kollegerne. 5. Ved konstateret arbejdsbetinget stress kan der tilbydes op til 5 timers psykologbehandling eller stress-coaching. 13
Bilag 3 Gode råd Udnyt gode erfaringer og ideer til forebyggelse. Det er vigtigt, at forebyggelsen af stress flytter sig fra kortlægningen af risikofaktorer til en konstruktiv dialog om, hvilke handlinger der vil være tegn på, at man er blevet bedre til at forebygge langvarig og intens stress. Er man først blevet klar over, hvad der er god forebyggelse, kan man på de fleste arbejdspladser finde og bygge videre på konkrete eksempler, der peger i den rigtige retning. Har arbejdspladsen ikke sådanne erfaringer med forebyggelse, kan man forsøge at tage udgangspunkt i, hvilke succeser man har haft med at komme igennem perioder med stress, eller man kan trække på erfaringer og ideer fra andre arbejdspladser. Målsætning - Hvad vil vi? Eksisterende viden - Hvad ved vi? Eksisterende praksis - Hvad gør vi? Identificering Retningslinjer for stressindsatsen Koordinering med sikkerhedsorg. Håndtering Forebyggelse 14
Det kan være nødvendigt at få procesbistand fra arbejdsmiljørrådgivere for at få sat en sådan konstruktiv udvikling i gang. Psykisk arbejdsmiljø handler om, hvordan vi har det med hinanden og med os selv på arbejdspladsen. Derfor er det psykiske arbejdsmiljø afgørende for den succes, en organisation har. Relevante links: Personaleweb har udgivet fire magasiner om stress. Det seneste nummer fokuserer på ledere og medarbejderes eget ansvar for den del af stressen de selv kan gøre noget ved. http://www.personaleweb.dk/perl/q?po=publication&rm=zoom &id=4497951 Videncenter for Arbejdsmiljø er et nationalt samlingssted for viden om arbejdsmiljø. http://www.arbejdsmiljoviden.dk/trivsel/stress.aspx Center for Stress http://www.center-for-stress.dk/ Projekt Den Rummelige Virksomhed www.den-rummelige.dk Et nyt værktøj til stresshåndtering www.stressbarometer.dk Arbejdsmiljørådets portal om psykisk arbejdsmiljø www.godarbejdslyst.dk 15
PERSONALE ODSHERRED KOMMUNE Nyvej 22 4573 Højby Telefon: 59 66 67 00 Fax: 59 66 66 99 www.odsherred.dk kommune@odsherred.dk August 2007 Dok. 3045253 Information og Udvikling 16