Forside Ekstraordinært møde Dagsorden Torsdag den 15. december 2016 kl. 16.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Malene Lynge (IA) Ado Holm (IA) Charlotte Ludvigsen (IA) Storm Ludvigsen (IA) telefondeltagelse Uju Petersen (IA) Pipaluk Lynge (IA) Charlotte Pike (IA) telefondeltagelse Poul Hansen (D) Justus Hansen (D) telefondeltagelse Peter Davidsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Ingvar Motzfeldt (S) telefondeltagelse Nikolaj Heinrich (S) Per Berthelsen (S) Tim Serritzlev (S) telefondeltagelse Vittus Maaru Mikaelsen (S) Anni K. Rasmussen (S) telefondeltagelse Steen Lynge (A) Afbud Nikolaj Heinrich (S) Indkaldt Salo Kajangmat (S)
Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Meddelelser... 4 02A Meddelelser fra borgmesteren... 4 02B Meddelelser fra de stående udvalg... 4 3. Orienteringer... 5 03A Valg af ny formand for Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv... 5 4. Beslutninger... 7 04A 2016 servicekontrakt for Nanu Travel ApS... 7 04B Udkast til Snescootervedtægt... 10 04C Lokaludvalgene... 13 04D Frivillig registrering af økonomiske interesser og hverv... 16 5. Lukkede punkter... 18 05A Hjemtagelse af drift... 18 6. Eventuelt... 19 7. Godkendelse af referat... 20 2
Side 3 1. Godkendelse af dagsorden 3
Side 4 2. Meddelelser 02A Meddelelser fra borgmesteren 02B Meddelelser fra de stående udvalg 4
Side 5 3. Orienteringer 03A Valg af ny formand for Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv Til orientering J.nr.: 01.02.03.02.50 Forvaltning for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv - direktør Grethe H. Nielsen / GRNI Sagsresumé Direktør for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv Grethe H. Nielsen, har modtaget meddelelse fra formanden for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv, Malene Lynge vedrørende begæring om at trække sig tilbage som formand på grund af travlhed. Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv skal godkende Malene Lynges begæring om at trække sig tilbage som formand og skal herefter vælge en ny formand til udvalget. Sagen blev behandlet på møde i Velfærd, Arbejdesmarked og Erhverv den 17. november, hvor Udvalget godkendte begæringen fra Malene Lynge om at trække sig som formand og udpegede Charlotte Ludvigsen (IA) som ny formand for Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Økonomiudvalget behandlede sagen torsdag den 24. november 2016, hvor Udvalget tog orienteringen til efterretning med bemærkning om at valg af ny formand foregik med det længst siddende medlem i udvalget, Ane Egede Mathæussen, som mødeleder. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Direktør for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv Grethe H. Nielsen, har modtaget meddelelse fra udvalgsformand Malene Lynge vedrørende begæring om at trække sig tilbage som formand på grund af travlhed. Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv skal godkende Malene Lynges begæring om at trække sig tilbage som formand og skal vælge en ny formand til udvalget. Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv har følgende medlemssammensætning: Malene Lynge (IA) Storm Ludvigsen (IA) Charlotte Ludvigsen (IA) Peter Davidsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) I henhold til styrelsesvedtægt for 5 stk. 2 samt Styrelseslovens 27 vælger udvalgsmedlemmerne selv deres formand. 5
Side 6 Løsningsforslag faglig vurdering I henhold til styrelsesvedtægt for 5 stk. 2 samt Styrelseslovens 27 vælger udvalgsmedlemmerne selv deres formand. Retningslinjer for valg af formand er desuden beskrevet i Forretningsorden for Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Jævnfør udvalgets forretningsorden har formanden følgende ansvar og forpligtelser: Formanden forbereder, indkalder og leder de stående udvalgsmøder og er ansvarlig for udarbejdelsen af beslutningsreferater fra møderne. I formandens fravær fungerer dennes stedfortræder.formanden kan på de stående udvalgs vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Borgmesteren underrettes forudgående om udvalgsformandens afgørelse af sager, som ikke tåler opsættelse medmindre der er tale om sager, der ved lovgivningen er henlagt til det stående udvalg (styrelsesloven 27 stk. 2). Ethvert medlem af de stående udvalg kan for det stående udvalg indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele det stående udvalg de oplysninger, det stående udvalg forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet det stående udvalgs beslutninger (styrelsesloven 27 stk. 3). Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Sagen har ingen økonomiske eller ressourcemæssige konsekvenser. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Styrelsesvedtægt for i Kommuneqarfik Sermersooq - Styrelsesloven, Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse - Forretningsorden for Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv Det videre forløb Valg af ny formand meddeles Borgmesteren, og Udvalgets nye sammensætning offentliggøres både på kommunens intranet og på kommunens hjemmeside. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Forvaltningen vurderer, at det ikke er nødvendigt at indhente bemærkninger i denne sag. Borgerinddragelse/kommunikation Ingen. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning torsdag den 24. november 2016: Udvalget tog orienteringen til efterretning med bemærkning om at valg af ny formand foregik med det længst siddende medlem i udvalget, Ane Egede Mathæussen, som mødeleder. Velfærd, Arbejdsmarked og Erhvervsudvalget beslutning torsdag den 17. november: Charlotte Ludvigsen (IA) indstilles som ny formand for Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv godkender indstillingerne og godkender at Charlotte Ludvigsen indtræder som udvalgsformand. Bilag Ingen. 6
Side 7 4. Beslutninger 04A 2016 servicekontrakt for Nanu Travel ApS Til beslutning J.nr. 65.03.02 Forvaltning for Velfærd og Arbejdsmarked og Erhverv - direktør Grethe H. Nielsen / GRNI Sagsresumé I en årrække frem til og med år 2015 blev der ikke indgået selvstændige servicekontrakter mellem Nanu Travel Aps og Kommuneqarfik Sermersooq omkring turismefremmearbejdet i Ittoqqortoormiit, da Nanu Travel ApS var en del af servicekontrakten med Destination East Greenland (DEG). I forbindelse med at den 10. december 2015 valgte at ændre på Destination East Greenlands servicekontrakt-koncept fra år 2016 og frem, for at tydeliggøre hvilke aktiviteter der er omfattet af servicekontrakten, blev det aktuelt at indgå selvstændige servicekontrakter med Nanu Travel ApS. Pr. primo november 2016 er servicekontrakten med Nanu Travel ApS endnu ikke indgået. Årsagen hertil er dels, at man afventede årsregnskab for DEG, som først blev politisk behandlet på majmødet. Dertil er årsagen til forsinkelsen at Nanu Travel ApS uforskyldt er kommet i klemme i Servicekontraktforhandlingerne med DEG og har derfor udført 2016 aktiviteter i berettiget forventning om at få servicekontraktmidler som tidligere år. Nanu Travel ApS sendte deres seneste input til en 2016 service-aftale til Forvaltningen den 23. september 2016. Det bemærkes at Nanu Travel ApS i en årrække har modtaget et servicebidrag på 240.000,- kr. pr. år og at det nu indstilles at dette beløb hæves til 300.000,- kr. Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv anbefaler at en servicekontrakt på 300.000,- kr. vedtages, så Kommunen effektfuldt kan understøtte turismeudviklingen i Ittoqqortoormiit. Sagen blev behandlet på møde i Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv den 17. november 2016, hvor Udvalget godkendte indstillingerne. Økonomiudvalget behandlede sagen den 24. november 2016, hvor indstillingerne blev godkendt. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at servicebidraget til Nanu Travel ApS øges til 300.000,- kr. pr. år mod tidligere 240.000,- kr. - at forslag til en 2016 servicekontrakt for Nanu Travel ApS godkendes Sagsfremstilling I en årrække frem til og med år 2015 blev der ikke indgået selvstændige servicekontrakter mellem Nanu Travel Aps og Kommuneqarfik Sermersooq omkring turismefremmearbejdet i Ittoqqortoormiit, da Nanu Travel ApS var en del af servicekontrakten med Destination East 7
Side 8 Greenland (DEG). I forbindelse med at den 10. december 2015 valgte at ændre på Destination East Greenlands servicekontrakt-koncept fra år 2016 og frem for at tydeliggøre hvilke aktiviteter der er omfattet af servicekontrakten blev det aktuelt at indgå selvstændige servicekontrakter med Nanu Travel ApS. Pr. primo november er 2016 servicekontrakten med Nanu Travel ApS endnu ikke indgået. Årsagen hertil er dels at man afventede årsregnskab for DEG, som først blev politisk behandlet på majmødet. Dertil er årsagen til forsinkelsen at Nanu Travel ApS uforskyldt er kommet i klemme i Servicekontraktforhandlingerne med DEG og har derfor udført 2016 aktiviteter i berettiget forventning om at få servicekontraktmidler som tidligere år. Nanu Travel ApS sendte deres seneste input til en 2016 service-aftale til Forvaltningen den 23. september 2016. Det bemærkes at Nanu Travel ApS i en årrække har modtaget et servicebidrag på 240.000,- kr. pr. år og at det nu indstilles at dette beløb hæves til 300.000,- kr. Bilag 1 til udkast til 2016 servicekontrakten er udarbejdet i samarbejde med Nanu Travel ApS og beskriver de arbejdsopgaver der er omfattet af servicekontrakten. Det bemærkes at nogle af de beskrevne arbejdsopgaver i teorien kunne udføres uden servicekontraktmidler og at der derfor i teorien kunne være problemstillinger omkring konkurrenceforvridning. Denne problemstilling har Forvaltningen vurderet, blandt andet med input fra Nanu Travel ApS, og det vurderes at servicekontrakten under de nuværende vilkår i Ittoqqortoormiit ikke medfører konkurrenceforvridning. Det bemærkes at udkast til servicekontrakt indeholder nogle bestemmelser som skal sikre fuld transparens omkring Nanu Travel ApS s indfrielse af servicekontrakten, da Nanu Travel ApS vil skulle indsende rapporter over de aktiviteter, der indtil dette tidspunkt er udført under serviceaftalen. I det omfang der ikke er udført aktiviteter, der modsvarer betalingen, sker der fradrag i denne, således at betaling kan finde sted når og hvis de pågældende aktiviteter er gennemført inden udløbet af 2016. Forvaltningen anbefaler at Nanu Travel ApS ønske om at hæve det årlige servicebidrag fra 240.000,- kr. til 300.000,- kr. imødekommes af følgende årsager. Nanu Travel ApS har oplevet en række udgiftsforøgelser i de forløbne år, eksempelvis er kommunikationsudgifter øget med ca. 10.000,- kr. fra 2014 til 2015 og udgifter til El, vand og varme er øget med ca. 5.000,- i samme årrække. Samt vil Nanu Travel ApS få større administrationsudgifter ifm. øget fokus på afrapporteringer. Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv anbefaler at en servicekontrakt på 300.000,- kr. vedtages, så Kommunen effektfuldt kan understøtte turismeudviklingen i Ittoqqortoormiit. Løsningsforslag faglig vurdering Forvaltningen vurderer, at servicekontrakten med Nanu Travel ApS på sigt vil øge kommunens udbytte af samarbejdet med Nanu Travel ApS til gavn for erhvervslivet i Ittoqqortoormiit. Forvaltningen vurderer også, at målbarheden og synligheden af aktiviteterne øges ved pålægge Nanu Travel ApS at fremsender rapport over deres aktiviteter. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Servicebidraget er indeholdt i kommunens 2016 budget (37-02-91), også til trods for forhøjelsen af servicebidraget fra 240.000,- kr. til 300.000,- kr. da der er et mindreforbrug på henlagte 2015 midler på denne konto (da Destination East Greenland ikke skal have udmøntet alle de henlagte 2015 midler der var budgetteret med). 8
Side 9 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 23 af 18. december 2003 om kommunernes mulighed for at bidrage til erhvervsudvikling gennem investering i erhvervsmæssig virksomhed m.v. Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse. Det videre forløb Ved endelig godkendelse af 2016 servicekontrakt med Nanu Travel ApS, indgås denne, og Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv orienteres om Nanu Travel ApS s kontraktefterlevelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler ovenstående indstilling og ser positivt på at erhvervsudviklingen i Ittoqqortoormiit kan udvikles og understøttes. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning torsdag den 24. november 2016: Økonomiudvalget godkender indstillingerne, med bemærkning om at sagen behandles på det ekstraordinære kommunalbestyrelsesmøde i december. Velfærd, Arbejdsmarked og Erhvervsudvalget beslutning torsdag den 17. november: Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv godkender indstillingerne. Bilag 1. Bilag til 2016 servicekontrakt for Nanu Travel ApS 2. Udkast til 2016 servicekontrakt for Nanu Travel ApS 9
Side 10 04B Udkast til Snescootervedtægt Udkast til vedtægt om anvendelse af motoriserede befordringsmidler om vinteren i det åbne land i Kommuneqarfik Sermersooq Til beslutning J.nr.: 1801.2016 Forvaltning For Anlæg og Miljø direktør Mike J. Kristiansen, mjkr Sagsresumé Forvaltningen for Anlæg og Miljø har udarbejdet et forslag til en snescootervedtægt, for hele Kommuneqarfik Sermersooq. Udkastet går ud på at markere følsomme områder i kommunens åbne land samt at åbne op for snescooterkørsel, så længe sneforholdene er til stede. Sagen blev behandlet på møde i Udvalg for Anlæg og Miljø den 1. november, hvor Udvalget godkendte indstillingerne. Økonomiudvalget behandlede vedtægten den 24. november 2016, hvor Økonomiudvalget besluttede at sende udkast til snescootervedtægt videre til, med indstilling om at udkast til vedtægter skal sendes i høring i 7 uger. Økonomiudvalget bemærkede endvidere at sagsfremstilling og bilag gennemgås og tilrettes inden fremlæggelse for. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at godkender forslag til snescootervedtægt for Kommuneqarfik Sermersooq - at sender det godkendte forslag i høring i 7 uger i perioden 19.dec. 2016 6. februar 2017. Beslutning Økonomiudvalgets beslutning torsdag den 24. november 2016: Økonomiudvalget sender udkast til snescootervedtægt videre til, med indstilling om at udkast til vedtægter sendes i høring i 7 uger. Sagen behandles på ekstraordinær kommunalebestyrelsesmøde i december 2016. Sagsfremstillingen og bilag gennemgås og tilrettes inden fremlæggelse for. Sagsfremstilling Forvaltningen for Anlæg og Miljø har udarbejdet et udkast til en vedtægt om anvendelse af motoriserede befordringsmidler om vinteren i det åbne land, i Kommuneqarfik Sermersooq. Før kommunesamlægningen havde de gamle kommuner hver deres vedtægt, men nu forelægger der et udkast til en samlet vedtægt for Kommuneqarfik Sermersooq. I Selvstyrets bekendtgørelse nr. 10 af 10. oktober 2013 om anvendelse af motoriserede Befordringsmidler s 6, åbnes der op for at kommunerne kan udpege transportkorridorer samt kørezoner i det åbne land. Det skal dog ske under iagttagelse af Rådgivning fra Grønlands naturinstitut. Både Selvstyrets Departementet for Natur, Miljø og Justitsområdet, Naturinsttuttet er inddraget i denne proces. Derudover er snescooterklubben, Qamutit, også hørringspart. 10
Side 11 Økonomiudvalget sendte på møde den 12. maj 2016 udkast tilbage til Forvaltning for Anlæg og Miljø, med det ønske at tilsynspligten samt Sanktions- og ikrafttrædelsesbestemmelser skulle afklares. Forvaltningen har undersøgt sagen nærmere, og kan hermed meddele, at har tilsynspligten i det åbne land og kan udstede bøder, som fastsættes skønsmæssigt efter overtrædelsens karakter og skadevirkning. Udover de præciseringer er vedtægtens bilag blevet tilrettet med fokus på vandspærrezoner. Løsningsforslag faglig vurdering Udkastet til snescootervedtægten fastsætter områder for kørsel, anvendelse, generelle bestemmelser, dispensationer og sanktions-og ikrafttrædelsesbestemmelser. Koncepter går ud på at åbne op for snescooterkørsel, så længe at jordbundet er snedækket med min. 10 cm hård sne eller min. 20 cm løs sne, og har en sådan bæreevne, at der ikke opstår skade på vegetation og jordbund. Se de generelle bestemmelser 7. Bilagene illustrerer derfor kun områder hvor man ikke må køre, resten er kørezone, så længe bestemmelserne overholdes. Forvaltningen for Anlæg og Miljø vurdere at det er et godt signal at sende, ift. De Rekreative værdier samt turisme potentialer. Som et politisk ønske indeholder vedtægten også bestemmelser for færdsel i byer og bygder samt tidsrum for kørsel. Se 9 stk. 2. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Den kommende vedtægt har ikke nogen ressourcemæssige konsekvenser for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Selvstyrets bekendtgørelse nr. 10 af 10. oktober 2013 om anvendelse af motoriserede Befordringsmidler. Det videre forløb Udkast til vedtægten sendes i høring i 7 uger efter kommunalbestyrelsens godkendelse. Høringsperioden er 19. december 2016 6. februar 2017. Efter høringen skal vedtægten endelig godkendes. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat har ikke bemærkninger til sagen Borgerinddragelse/kommunikation Forslaget sendes i høring i 7 uger. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning torsdag den 24. november 2016: Økonomiudvalget sender udkast til snescootervedtægt videre til, med indstilling om at udkast til vedtægter sendes i høring i 7 uger. Sagen behandles på ekstraordinær kommunalebstyrelsesmøde i december 2016. Sagsfremstillingen og bilag gennemgås og tilrettes inden fremlæggelse for. Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning tirsdag den 1. november 2016: Udvalg for Anlæg og Miljø godkender indstillingerne. 11
Side 12 Bilag 1, Udkast til vedtægt m. bilag 2, Selvstyrets bekendtgørelse nr. 10 af 10. oktober 2013 om anvendelse af motoriserede Befordringsmidler 12
Side 13 04C Lokaludvalgene Ændring af vedtægten for lokaludvalgene Til beslutning J.nr.: 01.03.50 Forvaltning for Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé I forbindelse med at der skal være valg til Kommuneqarfik Sermersooqs lokaludvalg i Ittoqqortoormiit, Tasiilaq og Paamiut har borgmestersekretariatet lavet en evaluering af de juridiske rammer, der er fastsat i Vedtægt for Lokaludvalgene i Kommuneqarfik Sermersooq. Denne evaluering har vist at der til gavn for alle interessenter bør foretages enkelte ændringer i den nugældende vedtægt og derfor foreslås fem vedtægtsændringer, der vil være med til at løse praktiske udfordringer, som lokaludvalgene har haft i indeværende valgperiode. Økonomiudvalget behandler ændringen af vedtægten torsdag den. 15. december. Belutningen fra Økonomiudvalget vil blive læst op til Kommunalbestyrelsesmødet den 15. december. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at godkender ændringerne i vedtægten Sagsfremstilling Ultimo januar 2017 har kommunens tre lokaludvalg eksisteret i to år, hvorfor der i henhold til vedtægten skal afholdes valg til lokaludvalgene og i den forbindelse har borgmestersekretariatet evalueret den gældende vedtægt for lokaludvalgenes virke. Borgmestersekretariatet har i den forbindelse kunne konstatere at der til gavn for både administrationen og de enkelte lokaludvalg ville kunne foretages 5 vedtægtsændringer, der vil lette forskellige praktiske udfordringer. 1. Forslag Lokaludvalgene indsender i god tid deres budgetforslag vedrørende disponering af dispositionspuljerne til godkendelse ved Økonomiudvalget, hvilket kan medføre visse udfordringer, såfremt nogle af de budgetterede forslag ikke kan realiseres inden årets udgang og at lokaludvalget derfor har puljemidler tilovers. Ved udgangen af året kan det være svært med kort varsel, at få optaget en omposteringssag på Økonomiudvalgets dagsorden og derfor er der behov for en smidigere proces i denne slags nødsituationer. Tilføjelse til vedtægten: 2, stk. 6: Såfremt lokaludvalget ved årets udgang af november har uforbrugte midler i dispositionspuljen på maksimalt 40.000 kr. kan lokaludvalget ved enstemmighed disponere over beløbet uden at indhente Økonomiudvalgets godkendelse, såfremt der forelægger en formålsgodkendelse fra borgmestersekretariatet. 2. Forslag Afviklingen af en valghandling er en større proces og derfor er normal praksis i diverse valglove at, der foretages lodtrækning, såfremt to kandidater har fået lige mange stemmer. Og dette anbefales også i denne sammenhæng, fremfor omvalg. 13
Side 14 Nuværende vedtægt: 4, stk. 7: Ved anden stemmelighed foretages der omvalg, blandt de kandidater, der har opnået samme stemmeantal. Ændring i vedtægten: 4, stk. 7: Ved anden stemmelighed foretages der lodtrækning, blandt de kandidater, der har opnået samme stemmetal. 3. Forslag: Erfaringen viser at der er behov for en længere suppleantliste end 5 og derfor har der været et generelt ønske om at der ikke skal være nogen begrænsninger i forhold til antallet af suppleanter. Nuværende vedtægt: 4, stk. 8: De fem kandidater der får næst-flest stemmer indstilles til kommunalbestyrelsen, som suppleanter. Vedtægten ændres til: 4, stk. 8: De kandidater der ikke opnåede valg til lokaludvalgt indstilles til kommunalbestyrelsen, som suppleanter. 4. Forslag: Lokaludvalg er nyt og derfor har lokaludvalgsmedlemmerne brugt tid på at finde ud af, hvad der er deres funktion. Det har været vurderingen at to år er for kort tid for nye medlemmer til at sætte sig ind i rollen som lokaludvalgsmedlem og samtidig nå at få gjort en forskel for lokalområdet inden udløbet af valgperioden. Derfor anbefales det at valgperioden ændres fra to år til tre år (se bilag 3). Nuværende vedtægt: 4. stk. 10. Valghandlingen foretages hvert 2. år. Vedtægten ændres til: 4. stk. 10. Valghandlingen foretages hvert 3. år. 5. Forslag For at sikre en rimelig fordeling imellem antallet af lokaludvalgsmedlemmer og indbyggertallet foreslås det at antallet af lokaludvalgsmedlemmer i Ittoqqortoormiit ændres fra fem til tre. Tilføjelse til vedtægten: 5. stk. 2: Lokaludvalget i Ittoqqortoormiit består af 3 medlemmer. På baggrunden af overstående ændringer tilpasses 5, stk. 3-4 og 20. Vedtægten for Lokaludvalgene træder i kraft d. 17. januar 2017. Ændringerne er markeret med gult i vedtægterne (bilag 2). Løsningsforslag faglig vurdering Det er vurderingen at de foreslåede ændringer både løser en række praktiske problemstillinger og bidrager til at mindske administrationens ressourceforbrug i forbindelse med serviceringen af lokaludvalgene. 14
Side 15 Eventuelle ændringer af den nuværende vedtægt skal være godkendt af og træde i kraft i forbindelse med, at der afholdes nyvalg til de tre lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Vedtægtsændringerne trækker i retning af en reduktion af de ressourcemæssige behov i forbindelse med afviklingen af valghandlingen, hvilket begrundes med at der i stedet for omvalg, blot skal trækkes lod, hvis to kandidater opnår det samme stemmetal. Lokaludvalget i Ittoqqortoormiit reduceres fra 5 til 3 medlemmer, hvilket medfører en besparelse på udbetaling af vederlag på to gange 1/35 del af borgmesterens honorar. Det bemærkes at vederlagsstrukturen vil blive evalueret i forbindelse optakten til budget 2018. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Inatsisartutlov nr. 6 af 29. november 2013 om ændring af inatsisartutlov om den kommunale styrelse - Vedtægt for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq - Forretningsorden for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq Det videre forløb Økonomiudvalgets og s beslutninger vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Borgerinddragelse/kommunikation s beslutning vil blive offentliggjort på Kommunens hjemmeside. Såfremt godkender indstillingen vil de enkelte filialkontorer informere lokalbefolkningerne i henholdsvis Ittoqqortoormiit, Tasiilaq og Paamiut om de ændrede vilkår for lokaludvalgenes virke. Tidligere beslutning Økonomiudvalget behandler sagen torsdag den. 15. december. Belutningen fra Økonomiudvalget vil blive læst op til Kommunalbestyrelsesmødet den 15. december. Bilag 1. Gældende vedtægt 2. Udkast til revideret vedtægt, ændringerne er markeret med gult 3. Lokaludvalgenes begrundelse for en udvidelse af valgperioden 15
Side 16 04D Frivillig registrering af økonomiske interesser og hverv Til beslutning J.nr.: 01.01 Fælles Service - direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé I 2014 har henholdsvis Økonomiudvalget og godkendt udkast til regler om frivillig registrering af økonomiske interesser og hverv for Kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmerne i Kommuneqarfik Sermersooq. Den danske persondatalov trådte ved kongelig anordning i kraft for Grønland den 1. december 2016 og dermed blev det muligt at oprette et hvervsregister på kommunens hjemmeside, hvor både Kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmerne frivilligt kan indberette deres økonomiske interesser og hverv. Det er nødvendigt, at både udpeger en embedsmand, der skal stå for administrationen af dette register og godkender det skema, der skal bruges til at indberette oplysninger om økonomiske interesser og hverv, jævnfør hvervsregisterets regelsæt 3, stk. 2. Økonomiudvalget behandler sagen torsdag den. 15. december. Belutningen fra Økonomiudvalget vil blive læst op til Kommunalbestyrelsesmødet den 15. december. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at godkende skemaet til brug for indberetning af økonomiske interesser og hverv - at godkende den af Økonomiudvalget udvalgte embedsmand i kommunen, som bemyndiges til at administrere hvervsregisteret, i henhold til det af vedtagne regelsæt (bilag 1) Sagsfremstilling Efter inspiration fra Inatsisartuts hvervsregister, besluttede den 23. september 2014 at administrationen skulle igangsætte oprettelsen af et ligende register, hvor politikerne frivilligt kan indberette oplysninger om eventuelle øvrige hverv og økonomiske interesser, hvorefter disse informationer offentliggøres på kommunens hjemmeside. Forslaget har været i høring hos bygdebestyrelserne i sommeren 2014 og Borgmestersekretariatet modtog ingen høringssvar fra bygdebestyrelserne. Løsningsforslag faglig vurdering Den danske persondatalov trådte i kraft for Grønland den 1. december 2016 I henhold til hvervsregisterets regelsæt 3, stk. 2 skal godkende det skema, som Kommunalbestyrelsesmedlemmer og bygdebestyrelsesmedlemmer skal bruge til at indsende oplysninger om deres økonomiske interesser og hverv, samt udpege den kommunale embedsmand, der skal modtage oplysninger, der skal registreres i hvervsregisteret. Det anbefales, at juristen i Borgmestersekretariatet udpeges til at varetage opgaven. 16
Side 17 Der er tale om et frivilligt hvervsregister, hvilket betyder at politikkerne selv er ansvarlig for at indsende de oplysninger der skal registreres i hvervsregisteret og samtidigt afgiver samtykke til, at de indsendte oplysninger kan offentliggøres på kommunens hjemmeside. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er tale om en standardiseret proces, hvor samtykket kun skal genbekræftes en gang om året, og det vil derfor være begrænset hvilke personalemæssige ressourcer, der skal bruges på løbende at ajourføre registeret. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Kongelig anordning om ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af personoplysninger - Sikkerhedsbekendtgørelsen - Undtagelsesbekendtgørelse for offentlige dataansvarlige Det videre forløb Borgmestersekretariatet er ansvarlig for at anmelde oprettelsen af registeret til Datatilsynet og den overordnede vedligeholdelse af registeret. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Borgerinddragelse/kommunikation Dette register vil blive gjort offentligt tilgængeligt på kommunens hjemmeside sermersooq.gl. Formålet med registeret er at sikre mest mulig åbenhed om politikernes økonomiske interesser og hverv og derved medvirke til at styrke borgernes tillid til, at politikernes beslutninger ikke påvirkes af usaglige hensyn. Tidligere beslutninger Økonomiudvalget behandler sagen torsdag den. 15. december. Belutningen fra Økonomiudvalget vil blive læst op til Kommunalbestyrelsesmødet den 15. december. Bilag 1. Regelsæt for frivillig registrering af Kommunalbestyrelses- og bygdebestyrelsesmedlemmernes økonomiske interesser og hverv 2. Skema til brug for indberetning af Økonomiske interesser og hverv 17
Side 18 5. Lukkede punkter 05A Hjemtagelse af drift Til beslutning J.nr.: 22.02 Fælles Service - direktør Marie Fleischer / MFLE 18
Side 19 6. Eventuelt 19
Side 20 7. Godkendelse af referat 20