- måske dit nye noteværktøj i det daglige OneNote 2007 er et nyt Microsoft program som er meget anvendeligt til at tage- og dele noter. OneNote kan bedst forklares som en stabel af notesbøger. Disse notesbøger kan du enten have åbne (aktive i OneNote), eller lukkede (gemt på din computer). Notesbøgerne ses ude til højre i skærmbilledet. Hver notesbog indeholder sektioner (ses som faneblade øverst på arket). Hver sektion indeholder sider (ses i højremenuen). OneNote er langt hen ad vejen selvforklarende og intuitivt bygget op. Hvis du er typen der har mange små papirlapper liggende på skrivebordet, ja så vil OneNote næsten helt sikkert være din genvej, til at få dine noter organiseret på en nem og fleksibel måde, som samtidigt kan spare dig tid når du skal finde noterne frem igen. I det følgende er indsat hvad OneNote fortæller om sig selv i notesbogen OneNote 2007 vejledning 1. Grundlæggende om OneNote Hvordan er OneNote-sider anderledes? Dette er et eksempel på en normal side med noter. Du kan skrive hvor som helst bare klik og skriv. Du kan f.eks. skrive dit navn her. Prøv derefter at flytte det rundt. [Prøv dette i OneNote] Hvad bruges de forskellige faner til? I OneNote kan du samle, organisere, søge efter og dele noter, klip, tanker, referencemateriale og andre oplysninger. Alle dine noter er synlige her organiseret i notesbøger, sektioner og sider. Du kan oprette dem ved at klikke på Filer > Ny. Notesbøger: Start med en eller to. Sektioner i den aktuelle notesbog: Ved hjælp af sektioner kan du organisere noter for aktiviteter, emner og mennesker i dit liv. Læg ud Sider i den aktuelle sektion: Opret så mange notesider i hver sektion, som du vil. Side 1 af 12
med nogle få sektioner i hver notesbog. Den særlige sektion Ikke-arkiverede noter til notesider, som du skal oprette i en fart. Du kan trække dem et andet sted hen senere. Knappen Gem findes ikke på værktøjslinjen, fordi OneNote gemmer alle dine noter automatisk! Hvordan kan OneNote hjælpe mig? Brug et par minutter til at lære OneNote og de vigtigste funktioner i programmet bedre at kende. Gennemse sidefanerne i denne sektion (i højre side): Side 2 af 12
2. Hvordan kan OneNote hjælpe mig? Noget for enhver OneNote er en idebehandler, en notesbog og en informationsorganisator nogle kalder endda programmet en "udvidelse af din hjerne". Mange synes, at OneNote er uundværligt, når de først er begyndt at bruge det, og det håber vi også, at du gør! OneNote kan hjælpe dig, hvis du skal: Sørge for, at du ikke mister oplysninger, som du synes er vigtige Organisere oplysningsstumper, der ikke passer ind i e-mail-, kalender- eller formelle dokumenter Samle og henvise til noter fra møder eller forelæsninger Hente oplysninger fra internettet eller andre kilder og forsyne dem med noter til dig selv eller andre Holde styr på dine opgaver og ikke glemme noget Arbejde tæt sammen med andre på et projekt og dele noter og filer OneNote komplementerer dine aktiviteter i Microsoft Office Outlook, Word og andre programmer i Microsoft Office-systemet via flere integrationsfunktioner. Opfang ideer, og indsaml oplysninger Du kan hurtigt registrere mødenotater, brainstorm-noter, ideer og tanker, lyd fra diskussioner, video fra interviews, diagrammer osv. ved hjælp af tastaturet, pennen eller optagemulighederne i OneNote. Du kan også samle klip fra internettet, e-mails, forskelligt materiale til projekter, kunder og klasser, filer, billeder osv. takket være den nemme integration mellem din webbrowser og Office-systemet. Hold styr på tingene Med OneNote er alle disse oplysninger samlet på ét sted. Det er nemt at organisere dem eller smide dem i en dynge (hvis det er det, du foretrækker) og derefter søge og finde dem igen selv ord i billeder og lyd- eller videooptagelser! Da OneNote anvender det velkendte koncept med notesbøger, der er inddelt i sektioner med sider, kan du gå i gang med det samme. Vær forberedt Side 3 af 12
Med alle disse oplysninger til rådighed er du altid forberedt: til det næste møde, til at skrive et sidste dokument eller en sidste e-mail-meddelelse, til at udføre en opgave, til at tale med en kunde, til at tage på en rejse osv. Du kan markere elementer i dine notesbøger som Vigtigt eller Opgave og derefter hurtigt samle opsummeringer af oplysninger, som du har markeret på denne måde. Du kan tilpasse OneNote til din arbejdsmetode. En holdindsats Du kan også arbejde med hele dit team i en notesbog, som I deler, og som alle kan redigere i samtidig og gennemse, selvom der ikke er oprettet forbindelse til netværket. OneNote fletter problemfrit ændringerne, hver gang nogen opdaterer notesbogen. En delt notesbog er fremragende til at se, hvilke oplysninger teamet har indsamlet, hvilke filer og noter der er tilgængelige som kilder, og hvilke handlingspunkter der er tilbage for teamet at arbejde på. Fortsæt til de næste sider i denne vejledning for at få en oversigt over grundlæggende funktioner, som du bør kende til. 3. Tag mange typer noter Bevæg musen over hver note Du kan tage noter fra top til bund som i et tekstbehandlingssystem eller bruge hele siden til at arrangere tingene, så de giver mening for dig. Når du tager noter over hele siden, ender de i separate noteobjektbeholdere, som du kan flytte rundt på. Prøv at trække i noteobjektbeholderne ved hjælp af håndtaget øverst på hver beholder. Hold SKIFT nede, mens du trækker, hvis du vil flette beholderne. Du kan lagre oplysninger i tabeller. Mad, der skal tages med Paradisæbler 5 Appelsiner 4 Drikkevarer 8 Mængde Du kan indsætte billeder i dine noter, herunder multimedieklip og digitale fotografier Det er nemt at oprette lister: Opstilling med punkttegn til strøtanker I mange forskellige typografier Jævnt indlejrede dispositioner Side 4 af 12
1. Opret opstillinger med tal/bogstaver 2. Brug dem til trinvise noter 4. Saml skærmklip Optag skærmbilleder af, hvad du ser på internettet, eller i programmer, som du arbejder med. Skærmklip er særligt nyttige til opslag på nettet, rejseplanlægning, onlineshopping og produktsammenligning. Prøv det nu Indsæt et skærmklip fra internettet: 1. Tryk på Windows-tasten + S, ligegyldigt hvilket program eller browser der er i brug. 2. Vælg et område på skærmen. Der åbnes et separat OneNote-vindue, der viser sektionen Ikke-arkiverede noter, hvor skærmklippene er indsat: Hvis du vil indsætte et skærmklip på den aktuelle side i stedet for i sektionen Ikke-arkiverede noter, skal du skifte til vinduet OneNote, placere markøren dér, hvor du vil placere klippet, og klikke på Indsæt > Skærmklip eller på knappen Klip på værktøjslinjen: Du kan tilpasse indstillinger for skærmklip ved at højreklikke på ikonet OneNote på proceslinjen i Windows: Side 5 af 12
5. Sådan organiserer du dine noter Start med en eller to notesbøger Du kan starte med notesbøgerne Arbejde og Personligt, der allerede er oprettet i OneNote, og ændre dem, som du har lyst til. Eller du kan lukke disse notesbøger og oprette en ny notesbog. Klik på Filer > Ny > Notesbog for at åbne Guiden Ny notesbog. Prøv at bruge en af de notesbogskabeloner, der er vist på en liste i guiden. Opret sektioner efter projekt eller emne Hvis dine aktiviteter drejer sig om et projekt, et emne eller en klasse, kan du oprette en sektion for hvert af disse punkter i din notesbog. Opret sektioner efter person eller kunde Hvis du mest beskæftiger dig med kunder, patienter, klienter eller direkte rapporter, kan du oprette en sektion for hver af dem. Brug sektionen Ikke-arkiverede noter, hvis du er i tvivl Hvis du ikke har tid til at tænke over, hvor dine noter skal placeres, skal du bare klikke på Windows-tasten + N, hvilket øjeblikkeligt starter OneNote og opretter en ny side i sektionen Ikke-arkiverede noter. Klik på knappen nederst på navigationslinjen, hvis du vil gå til siden senere. Det gør ikke noget, hvis denne sektion bliver stor. Du kan trække siderne til andre sektioner senere eller bruge søgninger til at finde dem i denne sektion. Omorganiser hen ad vejen Efterhånden som du bruger OneNote og opretter flere og flere noter, vil du måske organisere dine noter på en anden måde: Side 6 af 12
Hvis du opretter mange sider for et emne, kan du prøve at trække dem ind i en ny sektion Hvis du opretter mange sektioner i én notesbog, kan du prøve at placere nogle af dem i en separat notesbog Gør det nemmere at navigere mellem noter ved at oprette flere notesbøger på det øverste niveau i stedet for at placere alt i én notesbog Hvis du får brug for at omarrangere dine noter, kan det være en fordel at udvide navigationslinjen: Hvis du samler for mange notesbøger med for mange sektioner i hver notesbog, kan du bruge sektionsgrupper (Filer > Ny > Sektionsgruppe) til at indlejre et sektionshierarki i flere niveauer i én notesbog. Bemærk følgende i Windows Stifinder: Notesbøger er almindelige mapper Sektioner er almindelige filer 6. Søg i dine noter OneNote kan hurtigt finde indtastet tekst, håndskrevne noter (hvis de er skrevet på en Tablet PC) og tekst i billeder! Side 7 af 12
Prøv nu! Søg efter ordet "Contoso" Brug søgefeltet øverst til højre i OneNote-vinduet til at indtaste den tekst, du leder efter, og tryk derefter på ENTER, eller klik på knappen Søg. Du kan også trykke på CTRL + F for at gå til søgeboksen. Når søgeresultaterne vises, kan du få vist de enkelte søgeresultater individuelt, eller klikke på Vis liste for at få vist en komplet liste over sider, der indeholder søgeudtrykket. Tip! Klik på den røde X-knap, hvis du vil rydde den gule fremhævning. Fandt OneNote ordet i billedet på visitkortet nedenfor? Primær kontaktperson i Contoso: Rene Valdes 7. Arbejd med Outlook Til at tage mødenotater, er denne knap tilgængelig i Outlook 2007 på genvejsmenuen for et element, eller på båndet, når du åbner elementet: Opret Outlook-opgaver opgaver fra OneNote I OneNote skal du markere punkter fra møder eller brainstorm-noter, noter, der skal følges op på, som Outlook- opgaver. Brug knappen Opgave på værktøjslinjen og rullelisten, eller Indsæt > Outlook-opgave. Klik på rullepilen for at kontrollere forfaldsdatoen for opgaven. Side 8 af 12
Ændringer i Outlook og OneNote bliver synkroniseret: Opret sammenkædede noter for Outlook-møder og Kontaktpersoner I Outlook skal du vælge et møde eller en kontaktperson, som du vil tage noter om. Klik på knappen OneNote med en kæde for at oprette de sammenkædede noter. Klik derefter på knappen igen for at åbne de oprettede noter i OneNote. Send e-mails til OneNote Vælg en e-mail i Outlook, og send den til OneNote. Som standard sendes meddelelsen til sektionen Ikke-arkiverede noter, men du kan ændre den indstilling i Funktioner > Indstillinger > Outlook-integration. Læs mere i OneNote-siden om Outlook integrationen. 8. Send noter til andre Send noter via e-mail, også til dem, der ikke har OneNote Du kan sende en hvilken som helst noteside via e-mail direkte fra OneNote. Du kan f.eks. sende dine nodenotater til andre mødedeltagere. Modtagerne behøver ikke at have OneNote for at kunne se noterne, fordi noterne placeres i meddelelsesteksten i HTML-format eller tilføjes som en vedhæftet HTML-fil. Klik på knappen E-mail på værktøjslinjen, eller klik på Filer > E-mail, hvis du vil oprette en meddelelse. (Du kan klikke på knappen E-mail igen, hvis du vil annullere oprettelsen af en meddelelse) Bemærk! Denne funktion fungerer bedst sammen med Outlook 2007. Den fungerer også i de fleste andre Windows-baserede e-mail-programmer, hvis de understøtter MAPI-grænsefladen korrekt. Udgiv noter som PDF Bemærk! Hvis du vil gemme som PDF elller XPS, skal du installere et tilføjelsesprogram. Flere Side 9 af 12
oplysninger finder du under Installere og bruge et tilføjelsesprogram til PDF eller XPS. Du kan gemme dine noter i formater, som f.eks. PDF eller XPS, hvis du vil sende dem til nogle, der ikke har OneNote, eller du kan lægge dem ud på en webside. Du kan udgive markerede sider eller en hel sektion. Klik på Filer > Udgiv som PDF eller XPS. 9. Tildel vigtige noter mærker Brug mærker til nemt at finde vigtige elementer, der er begravet i dine noter. Hvis du vil se mærker fra alle notesbøger, skal du klikke på Vis > Alle mærkede noter. Sæt mærker ved mødebeslutninger, ideer, definitioner, hovedpunkter, faktureringstimer, spørgsmål, navne, bøger, der skal læses, osv. Hvis du ikke har Outlook til styring af opgaver, kan du benytte afkrydsningsfeltkoder til at holde styr på opgaverne. Prøv det nu: 1. Placer markøren på linjen nedenfor: Vigtig beslutning til et møde 2. Find knappen Mærke på værktøjslinjen, og klik på rullepilen. Eller klik på Indsæt > Mærke. Klik på Vigtigt i rullemenuen: 3. I den samme rullemenu skal du klikke på Vis alle mærkede noter. Du kan se den mærkede note på listen sammen med mærker fra andre notesbøger. Klik på et mærke i rullemenuen, hvis du vil gå til det pågældende mærke. Side 10 af 12
Tip! Hvis du vil begrænse mærkeoversigten til en del af dine noter eller kun se noter, som du har mærket for nylig, skal du vælge en anden søgeindstilling nederst i opgaveruden Oversigt over mærker: Tilpas dine mærker Du kan tilpasse dine mærker, som du vil, ved hjælp af Tilpas mærkerne nederst i rullemenuen. Hvis du bruger OneNote på arbejdet, kan du oprette mærker, som svarer til din beskæftigelse. På samme måde kan studerende bruge mærker, der er knyttet til bestemte akademiske opgaver. Prøvesæt med mærkerfor studerende: Side 11 af 12
10. Brug delte notesbøger Bedre end et dokument på et filshare eller et delt drev Med en delt notesbog: Flere personer kan redigere den på samme tid Ændringer flettes automatisk Notesbogen er tilgængelig offline for hver person Sørg for, at dit team arbejder ud fra de samme forudsætninger Du kan bruge en delt notesbog til noter om et teamprojekt, sådan at alle kan arbejde på det på samme tid. Som på en wiki bare bedre. Delte notesbøger er fremragende til lagring af: Mødenotater Projektvision og brainstorm-ideer Støttemateriale, der er indsamlet af gruppemedlemmer Liste med teamworkelementer, som kan markeres. Hvis du håndterer dine arbejdsopgaver i Microsoft Office Project, kan du trække projektfilen hen på en OneNote-side som en vedhæftet fil. Uformelt udkast til projektrapporten, hvor der kan tilføjes kommentarer. Senere kan du sende det til Microsoft Office Word (Filer > Send til) Du kan dele en notesbog ved blot at lagre den på en delt placering, som f.eks. en delt mappe på din computer, et filshare på en server eller et SharePoint-websted (Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 eller 3.0). OneNote hjælper dig med at konfigurere en passende placering, hvis du bruger menuen Del eller indstillingen for delt notesbog i Guiden Ny notesbog. Bedste fremgangsmåder for Delte Notesbøger Hvis du vil finde de bedste måder at bruge en notesbog sammen med en gruppe personer på, kan du prøve skabelonerne for delte notesbøger, når du opretter en delt notesbog i Guiden Ny notesbog. [IKT arbejder p.t. på at kunne understøtte delte notesbøger via en SharePoint server.] Hvad kan jeg ellers med OneNote? Hvis du har fået appetit på OneNote? Så er det blot at kaste sig ud i det! Åbn OneNote, og læse mere under sektionen Flere smarte funktioner, i notesbogen OneNote 2007 vejledning. God fornøjelse med OneNote! Side 12 af 12