Regionshuset Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst Tlf. 96 35 10 00 Specialsektor@rn.dk www.specialsektor.rn.dk Anmeldt økonomisk tilsyn på: Rehabiliteringscentret Strandgården Fyrvejen 65 7900 Nykøbing Mors J. nr. 2011-113721-32 Udført den 30. september 2013 af: Dorte M. Jensen Tilstede fra tilbuddet er: Forstander Annette Hegnhøj og økonomimedarbejder Berit Skov Larsen Områder og formål Indhold Bemærkninger 1. Instrukser m.v. Kontrol af kendskab og efterlevelse af god regnskabspraksis/ Regnskabs- og kasseregulativet. Gennemgang instruks Regler for kassefunktion, herunder: bankkonto, underskriftsforhold, opbevaring af kasse og bilag. - Bankfuldmagter - Kassebøger Anlægsarkiv/inventarliste Anvisning og attestation: Er der personadskillelse? Instruksen blev gennemgået. Det blev aftalt, at instruksen tilrettes enkelte steder og herefter sendes til Specialsektoren. Ellers viste gennemgangen, at instruksen beskriver tilbuddets forretningsgange på regnskabsområdet tilfredsstillende. Der er udarbejdet en inventarliste. Der er enkelte værdier, der endnu ikke er påført listen, men dette vil ske snarest. 1
2. Økonomistyring - Mellem anvisning/godkendelse og bogføring? - Hvem kan attestere hvad - Er der personadskillelse? Godkendelse og sletning af brugere i tilbudets økonomisystem. Anlægskartoteket er gennemgået i forbindelse med budgetlægningen for 2014 primo maj 2013. Procedure for attestation og anvisning er beskrevet i tilbuddets instruks- og arbejdsbeskrivelse. Proceduren lever op til kravene om personadskillelse. Det er Koncernøkonomi, der forestår oprettelse og sletning af tilbuddets brugere i økonomisystemet i samarbejde med tilbuddets forstander og den tilknyttede økonomikonsulent. Gennemgå tilbuddets økonomistyring og kendskabet til bevillingsregler. 2a. Lønmidler Drøftelse af hensigtsmæssig anvendelse af lønmidler. Kendskabet til og anvendelsen af økonomirapporter, lønrapporter m.v. Anvendelse af aktiv økonomistyring. Kendskab til og styring efter bevillingsregler. Sikring af råderum til nødvendige vikarmidler. Lønsumstyring: Sikring af råderum til lønforhandlinger, anciennitetsudvikling sammenholdes med anvendelsen af vikarmidler. Er tilbuddets praksis i forhold til ferie, vagtplaner og vikaranvendelse økonomisk hensigtsmæssig? Udbetaling af overoverarbejde/afspadsering. Tilbuddet har kendskab til og anvender økonomirapporter og lønrapporter som en del af deres økonomistyring. Ligesom KonceRN Info bruges som en aktiv del af budgetopfølgningen. Det vurderes, at forstanderen har et tilfredsstillende overblik over tilbuddets økonomi. Forstanderen udviste ved tilsynsbesøget stort kendskab til de bevillingsregler, der gælder for Specialsektorens tilbud. Stram styring på området, men god forståelse for muligheder og begrænsninger på området. Tilbuddet har på nuværende tidspunkt ingen problemer med overholdelse af kontrol. Overarbejde sker sjældent med udgangspunkt i den stramme økonomistyring. 2
Muligheder for fleksibilitet ved f.eks. mer- eller mindreaktivitet. 3. Opfølgning Opfølgning på eventuelle anmærkninger fra revisionen. 4. Beboermidler Gennemgang af administration af beboermidler/ beboernes økonomi. 4a. Tøj- og lommepenge til børn og unge. 5. Individuelle valgfri ydelser. Gennemgang af administration af beboernes køb af individuelle valgfri ydelser. Herunder også opfølgning på tidligere tilsynsbesøg. Hvordan forvaltes beboermidler/beboernes økonomi? Er der udarbejdet forskrifter og procedurer ved administrationen af beboermidler? Er der indgået aftaler med brugere og eventuelle værger om administrationen af brugerens midler? Hvordan administreres tøj- og lommepenge til børn og unge? Hvordan administreres beboernes køb af individuelle valgfri ydelser? Hvordan sammensættes og udbydes de individuelle valgfri ydelser? Hvad koster de og hvad ligger til grund for prissammensætningen? Beboerne administrerer selv deres økonomi. Dog opfordres beboere med større kontantbeholdninger til at få disse lagt i tilbuddets pengeskab. Såfremt der indgås aftale om dette, udfyldes et deposita kort, hvorpå transaktionerne dokumenteres. Se ovenfor. Ikke relevant, idet alle beboere selv er ansvarlige for egen økonomi. Ikke aktuelt, da tilbuddets målgruppe er borgere over 18 år. Betaling for kost håndteres igennem ØS2000. Der udarbejdes faktura, som efterfølgende betales af den enkelte beboer. Kost opkræves månedsvis bagud i henhold til forbrug. Tilbuddet har følgende individuelle valgfrie ydelser: Kost, kaffe m.m. samt vask. Prisen på kost er fastsat ud fra statens takst. De øvrige ydelser afregnes i henhold til ydelsens kostpris. 3
6. Udgifter. Udgifter til rejser, transport, personale udvikling, konferencer, kurser, repræsentation m.v. 7. Stikprøver. Stikprøvevis gennemgang af bilag. Samlet vurdering og drøftelse af niveauet for af udgifter til rejser, transport, personale udvikling, konferencer, kurser, repræsentation m.v. Beboermidler Se på indkøb og forbrugskonti mv. (benyttes Regionens indkøbsaftale). Gennemgang af bilag telefonforbrug (obs. på om det er tjeneste eller privat telefon). Brug af taxaboner. Rejseaktivitet gennemgang af rejseafregning. Ikke aktuelt. Tilbuddet vurderer fra indkøb til indkøb, hvorvidt der bedst kan anskaffes lokalt eller gennem Regionens indkøbsaftale. 8. Kassekontrol. 9. Organiseringen af administrationen. 10. Kontrolprocedurer for indberetning til afregningssystemet. Kontrol af kassen Fokus på organiseringen af administrationen (herunder indberetning og opfølgning) omkring lønsystemet. Fokus på kontrolprocedurer for indberetninger til afregningssystemet. Ved tilsynet blev forskudskassen opgjort og afstemt med det forventede resultat i henhold til kassekladde. Organiseringen vurderes at være hensigtsmæssig. Tilbuddet indberetter ikke til afregningssystemet AS2007. Indberetningen hertil sker i Specialsektorens administration. 4
Personlister fra KonceRN Info kontrolleres månedlig. Dato: 1.10.2013 Godkendt af: Berit Skov Larsen Annette Hegnhøj 5