Notat Til: Ansættelsesudvalget Den 8. august 2008 Århus Kommune Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Borgmesterens Afdeling I forbindelse med af ansættelse af ledere på niveau 1 (direktører og forvaltningschefer) skal der foretages en mainstreaming af rekrutteringsprocessen. Det vil sige, at køn og konsekvensen for ligestilling skal integreres i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af rekrutteringen. Baggrund I Ligestillingsudvalgets Handlingsplan 2006 2009, vedtaget af byrådet den 28. marts 2007 beskrives under pkt. 3.1. indsatsen for Lighed i Ledelse. Baggrunden for indsatsen er, at opgørelser af kønsfordelingen i 2005 på lederniveau i Århus Kommune viste, at der på lederniveau 1 var en skæv kønsfordeling med kun 8,8 % kvinder blandt magistratsdirektører og forvaltningschefer. Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2007/03033 Sagsbehandler Inge Lisbeth Nygaard Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2387 Telefax 8940 2121 E-post borg@aarhus.dk E-post direkte iln@aarhus.dk På de to andre lederniveauer var kønsfordelingen mindre skæv, der var 33,5 % kvinder på niveau 2 (fx afdelingsledere, kontorchefer) og 67,55 % kvinder på niveau 3 (alle øvrige ledere). Fra 1995 2005 var der stort set ikke sket en udvikling i kønsfordelingen på lederniveau 1, dette på trods af, at mere end 1/3 af stillingerne på lederniveau 1 har skiftet leder siden 1999. I sammenligning med gennemsnittet for alle kommuner i Danmark var kønsfordelingen på lederniveau 1 mere skæv i Århus Kommune, idet der gennemsnitlig for alle kommuner var 18 % kvinder på lederniveau 1. Som led i indsatsen Lighed i Ledelse gennemførte Rambøll Management i foråret 2007 en analyse af barrierer og muligheder for flere kvinder i den øverste ledelse i Århus Kommune. Resultatet er gengivet i rapporten Ledelse og Køn, Århus Kommune, juni 2007. Analysen afdækker, hvilke bagvedliggende faktorer, der er afgørende for, at der Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune
i dag er relativt få kvindelige ledere på de øverste ledelsesniveauer i Århus Kommune. På baggrund af rapportens anbefalinger formulerede Ligestillingsudvalget yderligere tiltag, som blev indarbejdet i indstillingen vedr. Videreudvikling af Ligestillingsudvalgets Handlingsplan 2006 2009, vedtaget af byrådet den 9. januar 2008. I den seneste personaleopgørelse for Århus Kommune, 2007 udgør kvinderne 10,5 % på lederniveau 1, svarende til 4 kvinder og 34 mænd. På landsplan for alle kommune udgør kvinder ansat på lederniveau 1 i 2007 22%. Formål Mainstreaming gennemføres med henblik på at styrke rekrutteringsprocessen og sikre kvalificerede ansøgere af begge køn til direktør- og forvaltningschefstillinger. Med kun få kvindelige ansøgere til ledelsesstillinger risikerer arbejdspladsen at gå glip af både innovations- og effektiviseringsgevinster. Denne tanke bygger på princippet om, at mangfoldighed er med til at udfordre vores gængse handle- og adfærdsmønstre, og at en meget homogen gruppe af f.eks. ledere derfor ikke vil kunne være lige så innovativ og nytænkende, som hvis den samme ledergruppe var sammensat af mange forskellige typer, der hver især kunne bidrage med deres egne perspektiver og samtidig påvirke hinandens perspektiver og argumentation. Flere kvindelige ansøgere betyder desuden flere ansøgere og dermed et styrket rekrutteringsgrundlaget til lederstillingerne Mål Ligestillingsudvalget ønsker at skabe reelle muligheder for at få flere kvinder på lederniveau 1 i Århus Kommune. Det er målet ved udgangen af planperioden for handlingsplan 2006-2009, at der er indtruffet en mere kønsmæssig ligestilling. Indhold Mainstreaming af rekrutteringsprocessen sker med henvisning til følgende beslutninger: 1. Kønsmainstreaming af jobprofil/stillingsopslag for direktør- og forvaltningschefstillinger, som gennemføres af den relevante magistratsafdeling i samarbejde med Borgmesterens Afdeling. Formålet Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 2 af 7
er at udarbejde jobprofiler/stillingsopslag, der i højere grad appellerer til begge køn. 2. Inddragelse af Personaleafdelingen i alle ansættelser på de øverste lederniveauer i en 2-årig periode med henblik på at sikre en implementering af de tiltag, der kommer ud af projektet 1. 3. Anonymisering af ansøgerfeltet til chefstillinger for at sikre anonymitet af ansøgere, herunder anonymisere ansøgerlisten, når den følger indstillingen til Magistraten/Byrådet. Dette skulle i højere grad medvirke til, jf. rapporten Ledelse og Køn, Århus Kommune, at også de allerede ansatte kvinder søger stillingen. 4. I det omfang der anvendes eksterne konsulentfirmaer / interne konsulenter i forbindelse med rekruttering, skal der stilles krav om, at disse skal gennemarbejde stillingsopslagene med henblik på at tiltrække begge køn. I det omfang der anvendes direkte opfordring i rekrutteringen, forpligtes eksterne såvel som interne konsulenter til at tage ligestillingsmæssige hensyn og opfordre både mandlige og kvindelige kandidater til at søge. ad. 1 og 2: jf. Ligestillingsudvalgets handlingsplan 2006-2009, vedtaget af Byrådet, den 28.marts 2007 ad. 3 og 4: jf. Videreudvikling af Ligestillingsudvalgets handlingsplan 2006-2009, vedtaget af Byrådet, den 9. januar 2008 Vedr. Kønsmainstreaming af jobprofil/stillingsopslag I udarbejdelse af jobprofil og stillingsopslag, så de i højere grad appellerer til begge køn anbefales det at foretage en nyvurdering af arbejdsopgaverne og deres organisering: Hvad kan tilføres stillingen, så den bliver mere attraktiv? Hvilke arbejdsopgaver i stillingen kan med fordel synliggøres? Overvej stillingens mangfoldighedstærskel : kan stillingen med fordel varetages af en ansøger med anden uddannelse, ledelsesmæssige erfaringer f.eks. fra private virksomheder, køn, alder, social-/ kulturel baggrund etc. end den forrige person? Skal den nye person bidrage til at styrke bredden/mangfoldigheden i ledelsesteamet? 1 EU projektet om kønsmainstreaming i samarbejde med Ligestillingsafdelingen i daværende Socialministerium. I projektet gennemførte Rambøll Managements en analyse af barrierer og muligheder for flere kvinder i den øverste ledelse i Århus Kommune. Resultatet er gengivet i rapporten Ledelse og Køn, Århus Kommune, juni 2007. Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 3 af 7
Efterspørges der personlige kvaliteter eller kompetencer, som reelt ikke er nødvendige for at udføre jobbet. Stillingsopslag og uddybende job- og personprofiler skal tiltrække kvalificerede ansøgere. Rambøll rapporten Ledelse og Køn, Århus Kommune påpeger, at brug af konkrete formuleringer og billeder, der signalerer mangfoldighed kan udvide feltet af ansøgere, idet flere potentielle ansøgere vil føle sig fristet til at søge stillingen. Ansøgere søger en stilling, hvis de kan identificere sig med arbejdspladsens værdier og de værdier, der signaleres gennem jobannoncen. Indtænk derfor mangfoldighed i stillingsopslagets formuleringer vedr.: kravene til ansøgere forsøg på at motivere ansøgere anprisning af Århus Kommune som arbejdsplads Endvidere anbefaler rapporten, man i Århus Kommune lægger vægt på at fange læseren gennem beskrivelsen af det billede af jobbet og den rolle som lederen skal udfylde. En anden undersøgelse baseret på 200 forskellige danske virksomheder (Mia Siøberg, GoProcess) viser, at en af de ting, der appellerer til kvindelige ansøgere er, at stillingsbeskrivelsen ikke kun giver faktuelle oplysninger, men også indeholder oplysninger, som kan bidrage til et tydeligt, udtømmende og interessant billede af arbejdsopgaver og stillingen. Dette kan skyldes, at kvinder i langt højere grad end mænd benytter de officielle kanaler, når de informerer sig om en stilling. Mænd benytter mere de uofficielle kanaler og personlige relationer. Samtidig sender tydelighed og grundighed et signal om seriøsitet og respekt overfor ansøgeren, som igen i højere grad appellerer til kvinder mere end mænd. De faktuelle oplysninger i stillingsbeskrivelsen kan f.eks. være beskrivelse af, hvad man mere nøjagtigt skal lave - og hvor ens beføjelser går til, de primære interne og eksterne samarbejdspartnere, hvem man skal have over og under sig. Desuden er det godt, at beskrive hvilke karrieremuligheder stillingen giver - og meget gerne, hvad man kan lære/blive udfordret på ved at have stillingen. Oplysninger om løn og personalegoder er også interessante. Evt. kan rammerne for hvad der er vilkår og hvad der er til forhandling defineres. Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 4 af 7
Det er i overensstemmelse med ligebehandlingslovens 6 i annoncer at opfordre det underrepræsenterede køn til at søge ansættelse. Forudsætningen for en opfordring er, at annoncen udformes på en sådan måde at alle ansøgere har en almindelig adgang til at søge. Det skal fremgå af annoncen at det underrepræsenterede køn ikke ved ansættelse har en fortrinsstilling. I annoncen kan den aktuelle kønsfordeling evt. være beskrevet og man kan nævne kommunens målsætning om en mere kønsmæssig ligestilling på de øverste ledelsesniveauer. Vedr. Inddragelse af Personaleafdelingen Idet mainstreaming i rekrutteringsprocesser er et nyt tiltag i kommunen er der tale om et udviklingsområde, hvor der arbejdes på at fastlægge procedurer for, hvordan byrådets beslutninger skal implementeres. Ligestillingskonsulenten rådgiver derfor ansættelsesudvalget vedrørende ligestilling og stiller sig til rådighed så mainstreaming af rekrutteringsprocessen kan tilrettelægges mest hensigtsmæssigt og gennemføres i praksis med størst mulig effekt. Vedr. Anonymisering af ansøgerfeltet til chefstillinger I notat til Økonomiudvalget (4. december) knyttes følgende bemærkninger til spørgsmål vedr. forslaget om anonymisering af ansøgerfeltet til chefstillinger, rejst under Byrådets debat, den 21. november vedr. videreudvikling af Ligestillingsudvalgets handlingsplan 2006 2009: Rambøll rapporten Ledelse og Køn, Århus Kommune påpeger, at særligt kvindelige ansatte oplever den interne rekrutteringsproces negativt, hvilket afholder dem fra at søge en lederstilling. Det handler blandt andet om modvilje mod, at det rygtes i organisationen, at de søger væk, og i forlængelse heraf en forestilling om et udbredt kendskab hertil blandt kolleger og chefer. Med anonymiseringen af ansøgerlisten indsnævres den kreds, der får fuldt kendskab til ansøgerfeltet. Formålet er at understrege, at informationer om, hvem der har søgt en stilling er fortrolige, således at det udenfor ansættelsesudvalget hverken må lækkes eller kunne gættes, at der har været interne ansøgere. Selve ansættelsesudvalget skal fortsat have fuld indsigt i alle data omkring den pågældende ansøger, men når listen med kandidater til stillingen forlader ansættelsesudvalget og overdrages til Magistraten og evt. Byrådet, skal listen anonymiseres. Magistraten og Byrådet vil kun få oplyst antal ansøgere fordelt på hhv. køn og interne -/ eksterne ansøgere. Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 5 af 7
Endvidere skal det kommunikeres ud i organisationen, at informationer om ansøgere behandles med største fortrolighed af en begrænset navngiven kreds. Øvrige opmærksomhedspunkter vedr. mainstreaming i proceduren for rekruttering og ansættelse af stadsdirektør 2008 Det er vigtigt at være opmærksom på, at der i HELE rekrutteringsprocessen er faktorer, der henholdsvis hæmmer og fremmer formålet med at sikre kvalificerede ansøgere af begge køn til stillingerne på lederniveau 1. Her er der nogle forskellige virkemidler, som understøtter at flere kvinder fastholdes i ansættelsesprocessen efter de er kaldt til samtale. 1. Udvalget sammensættes med henblik på at sikre en ligelig repræsentation af begge køn. Jf. Indarbejdelse af ligestilling i al planlægning og forvaltning, herunder ved nedsættelse af udvalg og udpegning af medlemmer til udvalg i Århus Kommune og Århus Havn (vedtaget af byråd den 6. december 2006). 2. At samtalerne varetages af medlemmerne i ansættelsesudvalget på lige vilkår, så der kommer så mange bolde i spil som muligt, hvilket giver et mere nuanceret billede af ansøgeren. Når alle medlemmer deltager lige meget i samtalen modvirker man det ensidige billede der tegnes ved at kun en oftest chefen stiller alle spørgsmålene. Nogle steder, bl.a. i Nykredit, arbejder man med en decideret guide, hvori det anføres hvilke emner man vil komme ind på og hvor meget emnet vil fylde i samtalen. Det har man gjort for at sikre at kvinder og mænd får lige meget taletid til alle emner. 3. Imellem 1. og 2. samtalerunde har det vist sig lettere at fastholde flere kvinder i forløbet hvis de ringes op af deres kommende overordnede, og får en personlig og uddybende samtale om hvorfor de går videre til 2. runde. Dette signalerer den seriøsitet og respekt overfor ansøgeren, der som tidligere nævnt i højere grad appellerer til kvinder mere end mænd. 4. Den opgave der stilles til ansøgeren mellem samtalerne kan med fordel uddeles så ansøgeren har nogle dage til at løse den. Det afspejler i højere grad en almindelig arbejdsgang. Vær bevidst i valget mellem personfokuserede - og systemorienterede opgaver. Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 6 af 7
Hvor de personfokuserede opgaver giver mulighed for at lære noget om kandidatens personlige præstation giver de systemorienterede opgaver kandidaten mulighed for at vise, hvordan hun/han agerer i, bruger og forstår organisationen. Erfaringer fra bl.a. Nykredit viser, at kvinder præstere bedre, hvis opgaven er systemorienteret. Det kan være på sin plads at nævne, at der med ovennævnte virkemidler ikke er tale om positiv særbehandling af kvinder på bekostning af de mandlige ansøgere. Undersøgelser viser nemlig at det ikke har nogen effekt på de mandlige ansøgere at ansættelsesproceduren ændres fordi der indtænkes køn. Mainstreaming i rekruttering af direktører og forvaltningschefer i Århus Kommune Side 7 af 7