Dato 31. januar 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. februar 2013, kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17.15 18.15 a. Byggepolitik (D) b. Strategi for rekruttering af bestyrelsesmedlemmer (B) * c. Program for bestyrelsesseminar (O) * d. Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 (D) 2. Afdelinger kl. 18.15 19.00 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Støtte til afdelingsbestyrelsen i afdeling 29 Kalmargade * c. Kriterier for dispensation fra børnereglen (B) * d. Årets afdeling 2013 (B) * 3. Administration kl. 19.00 19.45 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Afdelingshjemmesider (O) * c. Økonomisk orientering 2012 (O) * d. Statistik vedr. klager 2012 (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19.45 19.50 5. Kommende møder og arrangementer kl. 19.50 20.00 a. Organisationskonference den 23. marts 2013 (B) * b. Emner til næste bestyrelsesmøde, der holdes den 7. marts 2013 (B) c. Mødeplan (O) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.
NOTAT TIL PKT 1.b Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Robert Thorsen PROBLEMSTILLING Bestyrelsen drøfter behovet, metode og procedure for udarbejdelse af strategi til rekruttering af bestyrelsesmedlemmer. På mødet i januar debatteres behov og procedure for strategi. Selve strategien udarbejdes på seminar i marts måned, hvor hvert enkelt bestyrelsesmedlem fremlægger sine overvejelser vedr. Strategi for rekruttering. Ud fra disse oplæg sammenskrives en strategi, som fremlægges for repræsentantskabet til orientering. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte behovet, metode og procedure for udarbejdelse af strategi til rekruttering af bestyrelsesmedlemmer og godkende den videre procedure.
NOTAT TIL PKT 1.c Bestyrelsesseminar DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget/MH PROBLEMSTILLING Bestyrelsens årlige seminar afvikles den 8.-9. marts på Hotel Ebeltoft Strand, Ndr. Strandvejen 3, Ebeltoft. Målene med seminaret er: at afklare en overordnet strategi for opgradering af den ældre boligmasse og at formulere en politik for nybyggeri Der konkluderes endeligt på begge punkter på det følgende bestyrelsesmøde. Udover organisationsbestyrelsen er chefgruppen fra administrationen samt bestyrelsens suppleanter indbudt til seminaret. Seminaret gennemføres med følgende program: Fredag: 16:30 Ankomst og indkvartering 17:00 Velkomst og mål for seminaret Ved Søren 17:15 Opgradering af den gamle boligmasse Korte skarpe indlæg om hvilke mål, vi skal forfølge: ift. energi og miljø ved Michael Rud ift. boligstandard og størrelse ved Henrik Autzen ift. beboerdemokratiet og beslutningsprocessen vedr. opgraderingen ved Robert Thorsen 18:00 Debat 19:30 Middag og evt. videre debat
Lørdag: 8:30 Opsamling på fredagens drøftelser 9:00 Aarhus Kommune 2023 Oplæg ved repræsentant for Aarhus Kommunes byplanafdeling: Hvilke byudviklingsområder vil kommunen prioritere i de næste 5-10 år, hvor vil der skulle bygges boliger, og hvilke boligtyper vil kommunen prioritere? 9:45 Fremtidens byggeri Oplæg ved arkitekt eller lignende om krav til og visioner om fremtidens byggeri ift. bl.a. miljø, energi, materialer, beliggenhed, husleje og arkitektur 10:30 Debat og udvikling af Boligkontoret Århus byggepolitik Gruppearbejde om tre mulige prioriteter 13:00 Frokost og afrejse INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender programmet for seminaret. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. Afdelinger DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 6 Risvang Allé Bethesdavej Afdeling 15 Møllevangen Renovering af boliger. Projektering er i gang - forventet opstart medio april. Jens Baggesens Vej 5, st.tv. er udlejet til Focus Rengøring/V. Dorte Fink Isaksen pr. 15-01-2013. Jens Baggesens Vej 3, st.th. er udlejet til Thomas Hansen Wellness klinik pr. 15-02-2013. Afdeling 13+16 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Bestyrelserne diskuterer om hvorvidt der skal P-kontrol på parkeringspladserne. De er blevet anbefalet at sende det på ekstraordinært Afdelingsmøde. Ombygning af varmesystem. Projektering er i gang forventet opstart medio marts. Ombygning af erhvervslejemål til lejebolig kører planmæssigt. Burde være klar til udlejning den 1. marts 2013 Afdeling 17 Kongsvang Ombygning af varmesystem. Projektering er i gang forventet opstart medio marts Ansøgning ved LBF om tilskud til isolering af gavle forventes godkendt snarest. Derefter projektering sammen med planlagt vinduesudskiftning forventet opstart april 2014. Der er kalkuleret med ca. 13 mio. til udskiftning af gavle + ca. 10 mio. til udskiftning af vinduer.
Afdeling 22 Illerupvej Problemer med tæring af varmerør indbygget i gulve ved facadevinduespartier. I forbindelse med planlagt vinduesudskiftning i 2014 bør det nøje overvejes, om varmeinstallation i lejligheder skal udskiftes. Udskiftning af entredøre pågår. Afdeling 27 Frydenlund Fornyelse af haveanlæg foran blok 1 Høgevej. Forventet opstart primo marts. Samtidig etableres nedgravede affaldsbeholdere i hele afdelingen. Ny servicebygning næsten klar til aflevering. Afdeling 28 Lindholmparken Ansøgning ved bygningsmyndighederne om varmeflytning via krydsveksler fra afkastventilation til krybekælder pågår. Ny servicebygning - forventet opstart på byggeriet i april med forbehold for økonomien der er licitation i marts. Adgangskontrol etableres snarest. Afdeling 29 Kalmargade Den 15. januar var der en påsat brand i kælderen under opgang 30. Der skete betydelig røg, brand- og sodskade i kælderen. Dagen efter udsendte administrationen et orienteringsbrev til samtlige beboere for at skabe ro og mere tryghed. Om aftenen den 17. januar afholdtes et trygheds- og trivselsmøde i fælleshuset, hvor administrationen, afdelingsbestyrelsen og hovedbestyrelsens kontaktperson orienterede om en del tilfælde af brand, indbrud, tyveri og hærværk gennem den seneste tid. Administrationen har foreslået afdelingsbestyrelsen, at udskiftningen af entredørene i stueetagen, 1. og 2. sal udsættes, og i stedet etablerer videoovervågning og elektronisk skalsikring af samtlige kælderarealer i de 9 blokke. Dette kræver et ekstraordinært afdelingsmøde, som afdelingsbestyrelsen og administrationen skal drøfte den 7. februar. Den 12. november 2012 var der en fysisk gennemgang i Kalmargade, hvor der var speciel fokus på trygheds- og risikoområder for at øge trygheden i afdelingen indenfor brand, vedligehold, sikring og tryghed samt drift. Konklusionen var at ved etablering af videoovervågning og elektronisk skalsikring, ville man reducere risiko for tilfælde af brand, tyveri og hærværk. Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 30-32-40-68 Hinnerup Vinduesudskiftning er nu halvt færdig. Men pga. konstruktionen over vinduerne, som laver kuldebro, er der lavet et par forsøg med inddækninger. Disse bliver nedtaget igen ved 1 års gennemgangen for at se, om der er andre problemer med f.eks. skimmel. Ny servicebygning - forventet opstart på byggeriet i april med forbehold for økonomien der er licitation i marts. 2/3
Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 39 Attikavej Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 73 Virup Skovvej Afdelingen har 25-års jubilæum i år. I overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning, er afdelingen tilbudt en gave i form af en blivende og synlig ting til afdelingen efter afdelingsbestyrelsens valg til en værdi af 20.400 kr. Afdelingen har 25-års jubilæum i år. I overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning er afdelingen tilbudt en gave i form af en blivende og synlig ting til afdelingen efter afdelingsbestyrelsens valg til en værdi af 7.000 kr. Beboerne i ti husstande har anmodet om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde med mistillidsafstemning til afdelingsbestyrelsen og evt. nyvalg på dagsordenen. Mødet afvikles formentlig den 19. februar. Udover administrationen bør et medlem af organisationsbestyrelsen deltage. Der er indflytning i blok H (7 boliger) den 1. februar og i blok G2 (10 boliger) den 15. februar, og i blok G1 (10 boliger) den 1. marts. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 2.b Støtte til afdelingsbestyrelsen i Kalmargade DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Robert Thorsen PROBLEMSTILLING Afdelingen oplever pt. en stigning i indbrud, ildspåsættelser og en række begivenheder som skaber stor utryghed i afdelingen. Der har været afholdt 2 tryghedsmøder med beboerne i det sidste kvartal. En række konkrete tiltag er undervejs i afdelingen. Der skal bl.a derfor afholdes ekstraordinært adelingsmøde for ændring i budgettet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen følger udviklingen i afdelingen via løbende orientering og at afdelingens kontaktperson tager kontakt til afdelingsbestyrelsesmedlemer for hjælp og støtte.
NOTAT TIL PKT 2.c Kriterier for dispensation fra børnereglen DATO 07.01.2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Olav Bertelsen / Michael Rud PROBLEMSTILLING Ifølge fusionsgrundlaget skal organisationsbestyrelsen sørge for at der etableres en klar politik i forhold til børnereglen. Baggrund Børnereglen betyder at familier med børn har fortrinsret til 4/5 rums boliger. Det har ikke været muligt at nå til klare konklusioner om børnereglens effekt i de analyser Boligkontoret Århus administration har lavet på baggrund af egne udlejningsdata, eller I de analyser BL og andre har lavet. Det er dog indlysende at hvis vi ikke har børnereglen så vil der, hver gang en 4/5 rums bolig udlejes til en familie uden børn være en børnefamilie der ikke får boligen. Ved kvartalsmødet d. 22/10 2012 var temaet Boligkontorets brug af børnereglen. Et argument for at afskaffe børnereglen gik på, at vi som boligorganisation ville have lettere ved at tiltrække mere ressourcestærke beboere uden børnereglen. Som svar herpå lød argumenter, der tog afsæt i vores værdigrundlag og forpligtelse til at være en ALMEN boligorganisation, der netop er rodfæstet i en holdning om at gøre gode boliger tilgængelige for dem der har brug for dem. Ønsker vi at udleje familieboliger til familier, eller ønsker vi at stille de boliger der er tegnet, tænkt og opført til familier, til rådighed for f. eks. et ægtepar hvor børnene er flyttet hjemmefra og friværdien ved salget af ejerboligen, kan bruges på andre fornøjelser? Uanset den faktiske effekt af børnereglen blev det også fremført at signalværdien ved at bibeholde den var vigtig. Det blev desuden diskuteret at man i områder som er ramt af særlige udfordringer er muligheder for at lave særlige udlejningsregler, fx fleksibel udlejning, og dermed lave en målrettet styring af beboersammensætningen. Der fremkom ikke en klar konklusion vedrørende anvendelsen af børnereglen, men der tegnede sig en bred enighed om at det bør være organisationsbestyrelsen, der skal træffe beslutning om hvorvidt børnereglen skal bevares, og altså ikke er et spørgsmål, der skal tages stilling til af repræsentantskabet. Bestyrelsen lægger til grund at vi med børnereglen har et klart og velfungerende trangskriterium
samt at det politisk er vigtigt at fastholde signalet om at vi som almen boligorganisation skal sørge for boliger til dem der har brug for dem. INDSTILLING Børnereglen bibeholdes for samtlige afdelinger i BKÅ. Begrænsninger af børnereglen kan komme på tale i afdelinger hvor der er særligt behov for at styre beboersammensætningen. I de tilfælde vil det ske som led i en samlet boligsocial indsats. 2/2
Supplerende NOTAT TIL PKT 2.c Kriterier for dispensation fra børnereglen DATO 29.01.2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Robert Thorsen PROBLEMSTILLING Inden kriterier fastlægges ønskes debatteret om behov for fremlæggelse af statistik vedr. Konsekvenser af børneregel. I en evt. statistikken bør indgå fordeling vedr. etnisk oprindelse. Efter dialog med adm. må konkluderes, at udarbejdelse af statestik er en tidskrævende opgave. Ligeledes må jeg konstatere, efter dialog med administrationen, at en fastholdelse af børnereglen på sigt vil forværre beboersammensætningen, specielt i de udsatte boligområder. INDSTILLING Afklaring af beslutningsprocedure ved uenighed i bestyrelsen om fastholdelse af børneregel.
Indstilling til årets afdeling 2013 Vi indstiller hermed Afdeling 72, Rønnevangen i Sabro. Begrundelse: Beboerne i Rønnevangen har været utroligt meget igennem siden indflytning i afdelingen. Heriblandt kan nævnes, forsinket indflytning, huse der ikke var gjort færdige ved indflytning, samt grønne områder, som var et stort mudderhul. Ikke desto mindre, har det givet et utroligt sammenhold herude. Det er blandt andet lykkes at samle en bestyrelse på 7 personer, samt 2 suppleanter ud fra 23 lejemål. Ud over bestyrelsen, arbejder der også et aktivitetsudvalg, og med de små midler afdelingen har, er det lykkes os at afholde: - Fastelavnsfest - Arbejdslørdag - Sankt Hans - Vejfest - Sommerfest Alle arrangementer mødte stor opbakning. For at rose de frivillige, samt at give alle beboere i afd. 72 et skulderklap for at have været yderst tålmodige, til trods for de mange fejl og mangler ved indflytning, vil det være rart med titlen Årets afdeling. De bedste hilsner Afdelingsbestyrelsen, afd. 72
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Boligkontoret Århus har fået afslag fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter på ansøgning om støtte til udvikling af en elektronisk driftshåndbog. Det prioriteres ikke på nuværende tidspunkt at gå videre med projektet på anden vis. Det overvejes i stedet på et tidspunkt at udarbejde enkle retningslinjer for informationsmateriale fra varmemesteren i hver afdeling til brug for afløsere eller evt. nye medarbejdere i afdelingen. B. Der er indgået aftale med HCK & Partners om en analyse af Boligkontoret Århus aftaler og forretningsgange m.m. vedr. likviditets- og pengestrømsstyring. Analysen der er anbefalet varmt af bl.a. Al2Bolig og AAB gennemgår besparelsespotentialet på disse områder i 2. kvartal og fremlægger en række forslag til initiativer, som vil kunne gennemføres i 2. halvår. Erfaringen er, at der ligger et betydeligt potentiale. HCK & Partners modtager et grundhonorar på 40.000 og et samlet honorar på værdien af de besparelser, administrationen vælger at gennemføre, dog maks. 320.000 kr. Den samlede nettoudgift i 2013 vil altså maksimalt kunne udgøre 40.000. I de følgende år vil der alene være tale om besparelser. C. I forlængelse af implementeringen af forvaltningsklassifikationen og det nye koncept for vurdering af bygningsdelenes vedligeholdelsesstand, er administrationen i færd med at forberede markvandringerne 2013. Der udvikles et værktøj til inspektøren til systematisk gennemgang af afdelingerne. I konsekvens heraf vil der også ske en ensartning af vedligeholdelsesplanerne. Hidtil har der været meget stor forskel på detaljeringsgraden, og meget stor forskel på, hvor stor en del af det reelle renoveringsbehov, der faktisk har været anført på vedligeholdelsesplanen og dermed budgetteret. En retvisende vedligeholdelsesplan ved være et væsentligt bedre prioriteringsværktøj for såvel afdeling som administrationen. Det må dog forudses, at de mere retvisende vedligeholdelsesplaner vil afdække et større behov for såvel henlæggelser som fremmed kapitalfremskaffelse i en række afdelinger end hidtil erkendt. Det skal dog understreges, at det ikke som sådan er nye opgaver, men kun et spørgsmål om at tegne et mere reelt billede og give en længere planlægningshorisont.
D. Folketingets beslutning om etablering af Udbetaling Danmark betyder, at der fremover skal registreres data på lejemålsniveau til brug for udbetaling af boligstøtte og boligsikring. Det betyder dels en større systemændring i administrationssystemet EG Bolig 2, dels at administrationen i den kommende tid gennemfører et større arbejde med sikring af overensstemmelse mellem vores registreringer af lejemål og lejemålsstørrelser og registreringerne i BBR-registret. Når arbejdet er gennemført, vil det betyde en generelt højere datakvalitet. Det kan dog betyde marginale ændringer i beregninger af støttebeløb og af A- og G- indskud, idet Landsbyggefonden anvender de totale arealer til opkrævning af A- og G indskud. Ændring af huslejeregistret med antal rum og areal skal ske i perioden april til juli 2013. EG Data Inform udvikler program til dette. E. Administrationen har indhentet tilbud på opgaven med tinglysning af ændringerne i adkomsterne som følge af fusionen. Da de kom med det billigste tilbud, er det valgt at lade BL gennemføre opgaven. Det forventes, at bestyrelsen kan få en oversigt på sit møde i marts over de foreløbige udgifter i forbindelse med fusionen. F. SMS-servicen, som organisationsbestyrelsen blev orienteret om på mødet i januar, er nu sat i drift. Alle medarbejdere i boligorganisationen har mulighed for at udsende beskeder til beboere, og alle afdelingsbestyrelser vil kunne rekvirere udsendelser hos administrationen. Ordningen evalueres sidst i første halvår. G. En arbejdsgruppe er i færd med at implementere journaliseringssystemet Webdok, der er en forløber for det egentlige dokumenthåndteringssystem, der sættes i værk senere i første halvår. Der er udviklet en arkivplan, som sikrer ensartet arkivering af dokumenter, og implementeringen af denne i EG Bolig 2 er i gang. Systemet rulles ud blandt medarbejderne i administrationen medio februar. Senere vil også ejendomsfunktionærerne få journaliserings- og dokumentadgang. H. Der er udarbejdet et nyt udbudsmateriale vedr. maler- og gulvbehandlingsarbejder samt ekstra rengøringsopgaver i forbindelse med normal istandsættelse i flyttelejligheder. Der er en omsætning på ca. 15 millioner kr. inkl. moms for den toårige periode, som rammeaftalen vedrører for malerarbejderne. Efter sidste tilbudsafgivelse i 2009 indledte man en forhandling med de 5 nuværende malerentreprenører, som afgiver en årsbonus ud fra deres samlede omsætning på flyttelejlighederne. Denne er de nye bydende blevet orienteret om bortfalder, da problemstillingen har været drøftet med Boligkontoret Århus advokat, som anbefaler at den afskaffes. Den samlede nuværende årsbonus er på ca. 300.000 kr. 2/4
Der stilles direkte krav i det nye udbudsmateriale til at oplyse, hvordan de vil kvalitetssikre deres arbejde, ligesom det er oplyst, at vi stiller direkte krav til det håndværksmæssige, og hvordan vi vil opsige en rammeaftale, hvis den misligholdes. Det vil blive en option, at ejendomsfunktionæren/inspektøren kan benytte sig af malerentreprenørens tilbud på gulvbehandling og ekstra rengøringsarbejder. Et af de nuværende malerentreprenører vil ikke blive inviteret, da vi under evalueringen af udbudsmaterialet i teknisk afdeling, blev bekendt med at kvaliteten er svingende, og at aftaler ikke overholdes. Sideløbende med udarbejdelse af udbudsmateriale pågår et projekt BygOp, hvor Fællessekretariatet har ansøgt Det Lokale Beskæftigelsesråd om 1,2 mio. kr., hvor formålet er at skabe lære- og praktikpladser samt fritidsjob i forbindelse med de kommende bygge- og renoveringsprojekter i boligorganisationerne i Aarhus. I den anledning har Boligkontoret Århus besluttet, at stille direkte krav til den (de) lavestbydende, at de skal ansætte en malerlærling. I. I 2010 ansøgte Boligkontoret Århus, AAB og Ejendoms- og servicefunktionærernes Landssammenslutning om 1,2 mio. kr. i støtte fra Forebyggelsesfonden til et projekt, der skal øge trygheden for boligorganisationernes ejendomsfunktionærer og forebygge den voksende tendens til vold og trusler mod faggruppen. Vold, trusler om vold, overfusning og chikane har de seneste år, været et stigende problem for ejendomsfunktionærerne, I 2004 anbragte Arbejdstilsynet ejendomsfunktionærerne på en kedelig top 10 blandt de faggrupper, der risikerer varige psykiske belastninger som følge af vold og trusler. Boligorganisationen Lejerbo foretog en undersøgelse i 2008, der påviste at hele 17 pct. af organisationens 380 ejendomsfunktionærer, havde været udsat for trusler, og tre procent for egentlig vold indenfor det seneste år. Til projektet er der tilknyttet konsulentbistand fra Alectia, der har gennemført interview med en række af de omfattede 180 ejendomsfunktionærer. Herigennem er afdækket, hvor og hvordan de typiske konflikter opstår. Det er også fastlagt, hvad der opfattes som vold og trusler. Den endelige rapport for de to boligorganisationer fastslår, at projektet har været en stor succes, hvilket de medvirkende tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter bekræfter. Før opstarten af projektet var det nærmest tabu, at mænd udmeldte til en kollega, at de var bange i en bestemt situation. Men nu er det blevet legalt selv i grupper at erfaudveksle med hinanden, om hvordan de løser konfliktsituationerne. Der er udarbejdet registreringsskemaer og retningslinjer for systematisk registrering af episoder med vold, trusler og chikane. Der er også lavet procedure for hvordan disse episoder håndteres og af hvem. Der er udarbejdet undervisningsmateriale i form af diverse filmklip, som giver eksempler på konfliktsituationer, og hvordan man kan forsøge at undgå dem. Der er rettet henvendelse til BL, om det er muligt at få lagt undervisningsmaterialet ind på deres hjemmeside, da det er tanken, at alle Danmarks ejendomsfunktionærer skal have adgang til materialet. Der er og- 3/4
så udarbejdet filmklip til beboerne, hvor de kan se forskellige klip, hvor den anderkendende tilgang er omdrejningspunktet. J. Arbejdet med de to prækvalifikationsansøgninger til de kommende boligsociale helhedsplaner nærmer sig sin afslutning. De endelige ansøgningsudkast sendes til godkendelse hos afdelingsbestyrelser og andre interessenter primo februar og vil formentlig sendes til endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen pr. e-mail ca. 1. marts. Det Boligsociale Fællessekretariat mødes med kommunen vedr. mulig tværgående rammeaftale om beskæftigelse den 22. februar. Hovedfokus i planerne bliver på beskæftigelse primært mht. yngre kontanthjælpsmodtagere og børn og unge. Derudover vægtes beboernetværk samt evt. sundhed. Der beskrives også en model for den interne organisering af helhedsplanerne. Der lægges op til, at de boligsociale helhedsplaner som en del af det ansøgte beløb ansættes en fælles boligsociale leder i administrationen, som varetager udarbejdelse af endelig ansøgning samt rekruttering af de medarbejdere, der skal løfte indsatsområderne i helhedsplanerne samt at der etableres en mindre styregruppe for hver helhedsplan med reference til et repræsentantskab med repræsentation af bl.a. alle afdelingsbestyrelser i området. Det er ligeledes væsentligt, at der er ophæng til de respektive organisationsbestyrelser. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 3.b Afdelingshjemmesider DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Afdelingernes hjemmesider blev taget i brug sidst i 2010. Det skete efter en længere proces, hvor organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser bl.a. gennem en længere debat på BKÅ Portalen udpegede krav til administrationssystemet, funktionalitet på siderne osv. De endelige beslutninger om design af siderne og valg af administrationssystem blev truffet af de dengang fem orga- nisationsbestyrelser- I dag er ca. ⅔ af siderne imidlertid ikke i aktiv brug fra afdelingernes side, men fremstår relativt tomme og opdateres kun med statisk information fra administrationen. Som opfølgning på organisationskonferencens debat og organisationsbestyrelsens beslutninger er der: gennemført workshop om afdelingshjemmesiderne sammen med IT- og Multimedieudvalget den 15. november 2012 gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt webredaktører behandlet en række indlæg fra webredaktører, udvalgsmedlemmer m.m. med input til forbedring af afdelingshjemmesiderne lavet undersøgelse af alternative administrationsplatforme (CMS-systemer) lavet undersøgelse af platforme og indhold af andre boligorganisationers afdelingssider gennemført dialog med Boligkontoret Århus webbureau om mulighederne for tilpasning og forbedring af webredaktørernes interface Endelig er der gennemført en workshop den 21. januar 2013 med webredaktører og afdelingsbestyrelsesmedlemmer om resultaterne af undersøgelsen. På workshoppen tegnede der sig i vid udstrækning konsensus om hovedelementerne i den løsning, der er skitseret i dette notat. Undersøgelserne har bl.a. peget på: Svarene peger ikke på ret mange entydige konklusioner, men afslører en meget stor spredning i brugerskaren
De fleste vil gerne have en mere enkel side med færre muligheder, men en ikke ubetydelig gruppe vil gerne kunne mere, end man kan i dag. Redaktørerne mener, de er vigtigt, at der er en side, der er afdelingens egen, til præsentation af afdelingen og primært upload af referater Facebook bruges aktivt i en del afdelinger, mens andre bevidst ikke ønsker at bruge Facebook Der findes ingen CMS-systemer, der fungerer afgørende mere brugervenligt for gruppen af ikke-hyppige, ikke-professionelle brugere, hvorfor der bør søges alternative løsninger med det nuværende system Der er meget klar opbakning til ét fælles administrationssystem som i dag Særligt AlmenBos og ALBOAs afdelingssider giver et godt indtryk og er blevet fremhævet flere gange. Det er begge mere enkle sider med færre informationer, og begge sider er integreret med navigationen på hovedorganisationens side, så brugeren ikke skal gå til en helt ny navigation, når man leder efter information, der måske findes på afdelingens side, måske findes på boligorganisationens. På den baggrund iværksættes en række ændringer af afdelingssiderne: Det nuværende CMS-system fastholdes, men det ændres på to punkter: o o Som redaktør får man som udgangspunkt en ren frontend redigering, dvs. man ved login kommer direkte ind på afdelingens forside og kan klikke på og redigere de enkelte elementer uden at skulle se den bagvedliggende fil- og mappestruktur. Der laves en simpel frontend upload-funktion til referater fra afdelings- og afdelingsbestyrelsesmøder. Afdelingernes standard hjemmesider gøres væsentlig enklere, så de kun består af generel information om afdelingen, fotos af afdelingen, beboermappen og kontaktinformation på medarbejder og afdelingsbestyrelse som vedligeholdes af administrationen samt af forsiden og et referatmodul til brug for afdelingsbestyrelsen. Denne uhyre simple side er designet til at kunne vedligeholdes af alle uden forudgående IT-kundskaber. Her ovenpå vil afdelingerne kunne tillægge andre moduler efter LEGO-klods-principper hvis de har ideer og ønsker til anden funktionalitet, fx yderligere menupunkter, kalender, debatfora m.m., der vil skulle redigere via back end-interfacet. Administrationen yder rådgivning og sparring til afdelingsbestyrelser, der ønsker at udvikle siderne på denne måde, og varetager også den indledende opsætning af siden i CMSsystemet. Derudover tilbyder administrationen løbende support og oplæring i brug af CMS-systemet. 2/3
Afdelingshjemmesiderne integreres med menustrukturen på www.bk-aarhus.dk, så brugeren nemmere kan navigere frem og tilbage mellem organisationens og afdelingens sider. Menupunkterne fra afdelingens side bibeholdes fx i højre side af skærmen. Grafisk vil afdelingshjemmesiden i øvrigt optræde adskilt fra det øvrige www.bk-aarhus.dk, og afdelingens nummer og navn vil stå centralt. På den måde får afdelingerne med en løsning præcis som hos Almenbo og ALBOA fortsat en selvstændig side, men med mere naturlig og gnidningsfri sammenhæng med Boligkontoret Århus øvrige sider. Som en sidegevinst vil det desuden kunne lade sig gøre at lave søgefunktionalitet også på afdelingshjemmesiderne. Endelig vil de mange døde sider hvor afdelingen ikke producerer nyheder, billeder og andet indhold på mange måder fremstå mere opdaterede. Afdelingerne tilbydes at få tilknyttet et domænenavn fx www.lindholmparken.dk til deres side. Administrationen koordinerer bestilling af domænenavne samt opsætning. Der kan altid oprettes links til fx afdelingers Facebookgrupper eller lignende fra afdelingssiden på www.bk-aarhus.dk. INDSTILLING Den indstilles, at organisationsbestyrelsen tager tilpasningen af afdelingshjemmesiderne til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 3.c Forventet regnskab 2012 DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1/1-31/12 12 Budget 2012 501 Bestyrelsesvederlag 116.896 125.000 502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 144.371 100.000 Bestyrelsesmøder 46.635 70.000 Kurser og møder bestyrelsen 242.700 385.000 Repræsentation, gaver m.v. 564.703 400.000 Diæter og arbejdstab 18.170 20.000 Kørsel bestyrelse 37.480 30.000 Mødeudgifter i alt 1.054.059 1.005.000 511 Personaleudgifter 16.042.726 16.000.000 513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 154.804 50.000 Forsikringer 34.649 30.000 Telefon+internet 462.129 400.000 Kontorholdsudgifter 563.172 680.722 Tryksager 169.396 175.000 Mindre nyanskaffelser 271.063 125.000 Kopiservice og kopipapir 80.563 175.000 Service edb 1.218.765 920.000 Porto 306.698 550.000 Bankgebyrer 443.539 550.000 Annoncer 27.904 100.000 Kontorhusholdning 153.631 225.000 Beboerblad 163.556 150.000 Andre udgifter 46.351 0 Kontorholdsudgifter i alt 4.096.220 4.130.722
514 Lokaleudgifter Lokaleleje 1.060.278 1.050.000 Ejendomsskat 35.914 35.000 El 115.820 115.000 Alarm 30.494 30.000 Varme 113.210 195.000 Rengøring 348.887 350.000 Vedligeholdelse 176.196 180.000 Mindre nyanskaffelser 8.347 10.000 Fællesudgifter 277.500 280.000 Øvrige driftsudgifter 54.573 0 Lokaleudgifter i alt 2.221.219 2.245.000 515 Afskrivning inventar og edb 226.054 650.000 521 Revision 453.319 650.000 Bruttoadministrationsudgifter 24.240.492 24.805.722 532 Renteudgifter Afdelinger 9.057.121 4.750.000 Pengeinstitutter 13.061 110.000 Kreditorer 3.483 10.000 Kurstab obligationer 2.449.795 2.000.000 Kurtage obligationer 55.349 160.000 Porteføljegebyr 284.396 180.000 Renter trækningsret 344.169 240.000 Renteudgifter i alt 12.207.374 7.450.000 533 Udamortiseret ydelse disp. fond 4.966.009 5.010.943 Udamortiseret ydelse - LBF 9.515.709 9.605.545 Pligtmæssige bidrag 12.136.301 11.955.069 i alt 26.618.019 26.571.557 541 Ekstraordinære udgifter 0 0 551 Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt 63.035.886 58.827.279 2/4
INDTÆGTER 601 Administrationsbidrag 22.802.222 22.795.722 602 Gebyrer Påkrav leje 338.877 355.000 Ventelistegebyr 796.630 0 Antenneregnskab 284.200 300.000 Øvrige 29.087 45.000 Gebyrer i alt 1.448.794 700.000 603 Renteindtægter Udlån afdelinger 342.055 80.000 Pengeinstitutter 2.252 30.000 Obligationer 7.125.330 7.100.000 Kursgevinster obligationer 5.051.361 0 Udbytte 2.250 0 Trækningsret 344.169 240.000 Renter i alt 12.867.417 7.450.000 604 Udamortiseret ydelse disp.fond 4.966.009 5.010.943 Udamortiseret ydelse LBF 9.515.709 9.605.545 Pligtmæssige bidrag 12.136.301 11.955.069 I alt 26.618.019 26.571.557 605 Byggesagshonorar nybyggeri 100.000 600.000 606 Byggesagshonorar forb. arb. 935.774 350.000 607 Rabatter, bonus m.v. 2.908.079 360.000 611 Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt 67.680.305 58.827.279 Vi har modtaget 1.393.075 kr. i forbindelse med Fagbos udtræden, 15.000,00 kr. vedrørende beboerrådgiver i Frydenlund, 1.000.000 kr. Fagbos indskud i BKÅ samt 122.032 kr. for Fagbos andel i depositum Brendstrupgårdsvej 7. Der forventet således et overskud på ca. 4.640.000 kr. Der er usikkerhed om årsbonus fra firmaer samt udgift vedrørende Tryghedsprojektet med AAB. Der er et urealiseret kurstab pr. 31/12 2012 på 424.334 kr. og kursgevinst på 4.353.185 kr. Organisationsbestyrelsen har ønsket at få en kvartalsvis oversigt over udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Der er udbetalt 9.890 kr. i tabt arbejdsfortjeneste i 4. kvartal. I 2012 er der således i alt udbetalt 18.170 kr. 3/4
INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning og godkender det endelige regnskab på sit møde i april. 4/4
NOTAT TIL PKT 3.e Redegørelser vedr. klager 2012 DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen vedtog i forbindelse med forretningsgangen for klagebehandling, at der årligt skulle forelægges en statistik over antal og typer af de almindelige klagesager. I 2012 er de knap 200 klagesager vedr. husorden m.m. fordelt på følgende kategorier. Der er ikke valide sammenligningstal for 2011, men statistikken vil kunne laves sammenligneligt fremadrettet. 250 Klagesager 200 150 100 50 Parkering Have Vold, trusler og hærværk Støj Husdyr Andet 0 2012 Der foreligger ikke statistik over indsigelser over forbrugsregnskaber og flytteopgørelser. Her er det i vid udstrækning også forsynings- eller aflæsningsselskabet hhv. håndværkeren, der er den primære part i kontroversen.
Der er indbragt et antal sager for beboerklagenævnet af såvel Boligkontoret Århus som beboeren. Det omfatter både husordenssager, flytteafregninger og forbrugsregnskaber. 30 Nævnssager 25 20 15 10 5 0 2012 Der er derudover registret 10 klager over medarbejdere, som er behandlet, besvaret og evt. fulgt op med den pågældende medarbejder. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 2/2
NOTAT TIL PKT 5.a Organisationskonference DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Henrik Autzen PROBLEMSTILLING Organisationskonference afholdes lørdag den 23. marts 2013 i Århussalen, Skt. Knuds Torv. Alle beboerdemokrater inviteres med til konferencen. Start kl. 9.30 og der sluttes af med middag lørdag aften. Ideer til program Oplæg og diskussion omkring: 1. Boligkontorets byggestrategi. 2. Strategi for renovering/opgradering af bestående boliger. Herunder omkring energi. 3. Repræsentantskabsmødet, herunder evt. forslag. 4. Mulighed for fri diskussion med bestyrelsen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender programmet for konferencen.
NOTAT TIL PKT 5.c Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 31. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2013. Dato Arrangement Indhold 7. februar 2013 Bestyrelsesmøde Energistrategi Økonomisk orientering 2012 Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 Nomineringer til årets afdeling 2013 Mødeplan 2. halvår 2013 7. marts 2013 Bestyrelsesmøde TV-pakker Forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 Definition og indsatser vedr. beboerdemokrati Supplerende resultater vedr. forvaltningsrevision 2012 8.-9. marts 2013 Bestyrelsesseminar Strategi for opgradering af den ældre boligmasse Byggepolitik Bestyrelseskonference 10. april 2013 Bestyrelsesmøde Regnskab 2012 Budget 2014 Forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 Årlige strategiske mål Afdelingsmøder 2013 Udkantsafdelinger 15. april 2013 Dialogmøde
Dato Arrangement Indhold 2. maj 2013 Bestyrelsesmøde Afdelingsmøder 2013 Økonomisk orientering 1. kvartal Forberedelse af repræsentantskabsmøde 16. maj 2013 Repræsentantskabsmøde 30. maj 2013 Bestyrelsesmøde 20. juni 2013 Bestyrelsesmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde 15. august 2013 Bestyrelsesmøde Status på forvaltningsrevisionens mål Styringsdialog Bemanding af afdelingsmøder m.m. Økonomisk orientering 2. kvartal 19. august 2013 Dialogmøde 5. september 2013 Bestyrelsesmøde 26. september 2013 Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter 21. oktober 2013 Dialogmøde 7. november 2013 Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal 9. november 2013 Organisationskonference 5. december 2013 Bestyrelsesmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2