Dato Journalnr Sagsbehandler e-mail Telefon 20. december 2010 1-13-7-10 Jytte Groth jgr@midttrafik.dk 8740 8223 Referat fra LMU-mødet den 13. december 2010 Sted Mødetidspunkt Mødedeltagere 13. december 2010 Søren Nymarks Vej 3, Højbjerg Jens Erik Sørensen, Bente Brink, John Kristensen, Merete Nielsen, Lise Terkildsen, Flemming Mogensen, Henrik Ekstrøm Jørgensen, Charlotte Dalby, Jochen Diekmann, Lone Winther Andersen, Kirsten Schjødt, Thomas Nielsen, Anders Brogaard og Sebastian Gudmundsen. Referent: Jytte Groth 1. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referater fra møderne den 8. juni 2010, 1. september 2010, 12. oktober samt 15. oktober 2010. Referaterne blev godkendt. Det blev påpeget at referat fra LMU-møderne bør udsendes hurtigere efter mødernes afholdelse. Det blev taget til efterretning. 3. Opfølgning på LMU-temadagen. Et af emnerne på temadagen den 15. oktober 2010 var indførelse af værdibaseret personalepolitik. Det blev det aftalt, at såvel medarbejderne som ledelsen skulle afklare, hvorvidt man virkelig ønsker en værdibaseret personalepolitik. Fra ledelsens side er der ikke tvivl om, at Midttrafik skal bevæge sig hen imod værdibaseret ledelse, herunder også værdibaseret personalepolitik. Det kræver en fælles tankegang om, hvordan man griber tingene an. Det er derfor nødvendigt, at der tages små skridt f.eks. i forhold til personalepolitikken. F.eks. har afdelingen for Køreplanlægning, Udbud og Kontrakter gennemført et forsøg med tidsregistreringen. Det har i en periode været valgfrit for de enkelte medarbejdere i KUK, hvorvidt man ville registrere sin arbejdstid i Time Tracker. Evalueringen af forsøget har vist, at kun 5 medarbejdere vil fortsætte uden tidsregistrering. De enkelte afdelinger skal øve sig i at arbejde værdipolitisk med udvalgte personalepolitiske emner. Det har afgørende betydning, at der en forudgående drøftelse af, hvilken retning tingene skal udvikle sig i, inden der iværksættes forsøg. Det er vigtigt at understrege, at der skal være tale om en integreret del af arbejdet, ikke selvstændige projekter. Jens Erik bemærkede, at man opnår en bedre performance ved værdibaseret ledelse. De forskellige afdelinger i Midttrafik er forskellige steder i sin udvikling. Derfor er det vigtigt at tage små skridt, men fastholde perspektivet. Det er vigtigt at bevæge sig i en retning, der giver motivation og bedst mulig opgaveløsning. LMU s rolle bliver at vurdere om tingene virker og få etableret gensidig tillid.
Thomas bemærkede, at kulturen spiller en afgørende rolle for, hvordan etablering af værdibaseret personalepolitik vil slå i gennem. Det afhænger af, hvordan man har været vant til at arbejde, f.eks. om man har arbejdet inden for meget frie rammer. Hertil bemærkede Kirsten, at forventninger til en værdibaseret personalepolitik også har betydning. Det blev af flere understreget, at udviklingen må tage den tid der er nødvendigt og det er vigtigt ikke at forcere indførelse af en værdibaseret personalepolitik. Bente spurgte medarbejderrepræsentanterne, hvad der skal til for at få medarbejderne med. Der blev nævnt nogle krav til ledelsen. Ledelsen skal fremstå som forgangsmænd. De skal være i en tæt dialog med medarbejderne. Det er vigtigt, at ledelsen selv tror på at arbejde værdipolitisk. Kommunikationen skal foregå rigtigt første gang. Flemming forslog, at vi bruger fællesmøderne til at tale om værdibaseret ledelse og høre mere om de gode eksempler fra afdelingerne. Jochen påpegede, at det kan være nødvendigt med ufravigelige regler i nogle afdelinger. Jens Erik afsluttede punktet med at bemærke, at ledelsen har noteret sig medarbejdernes forbehold. Arbejdet med gradvist at overgå til værdibaseret ledelse, herunder også værdibaseret personalepolitik fortsætter. 4. Midttrafiks sundhedspolitik. Der er mellem KL og KTO indgået aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne. Ifølge denne aftale skal LMU udarbejde retningslinier vedrørende sundhed. Retningslinierne skal have ti formål at fremme en forebyggende indsats i forhold til medarbejdernes sundhed og arbejdsmiljø. Ligeledes skal retningslinierne indeholde konkrete sundhedsfremmeinitiativer. Kirsten bemærkede, at sundhedspolitikken bygger meget på forebyggelse, men savnede noget om det genoprettende. Der efterlyses mulighed for hjælp til fysisk behandling på lige fod med den mulighed man har for at få psykologhjælp. Lise henviste til arbejdsskadeforsikringen. Hvis en medarbejder kommer til skade på arbejde og har behov for fysisk behandling, er betalingen herfor et spørgsmål mellem medarbejderen og arbejdsskadeforsikringen. Bente bemærkede, at Midttrafik har et møde med Falck i februar med henblik på gennemgang af nuværende healthcare-ordning. Charlotte ønskede at få undersøgt, om der er mulighed for at udbygge den nuværende Falck Healthcare-ordning med en sundhedsforsikring, evt. som egenbetaling. Der gives ofte gode rabatter, hvis forsikringsordninger tegnes via arbejdsgiveren. Lise foreslog at tage rabatordninger op i Personaleforeningen. 5. Opdateret personalehåndbog. I forlængelse af drøftelsen om værdibaseret personalepolitik på LMU-temadagen, blev der nedsat en arbejdsgruppe, som skulle gennemgå personalehåndbogen med henblik på en regelsanering. Personalehåndbogen vil fremover bestå af 2 dele, en politikdel og en værktøjs- og vejledningsdel. Personalehåndbogen kan ses her: F:\Personale\Politikker og retningslinjer og F:\Personale\Værktøjer og Vejledninger. 2
Den revidere personalehåndbog er udsendt som bilag til dagsordenen. En del af opdateringen har været drøftet i tidligere LMU-møder. Der var enighed om, at revideringen var tiltrængt. Sebastian fandt det urimeligt, at billetkontrollørerne ikke har mulighed for at få skærmbriller, da de ofte er udsat for at få deres briller ødelagt og der kan være tvivl om, hvor meget de kan få fra forsikringen. Hertil bemærkede John, at Midttrafik har en forsikring som dækker ødelagte briller. Billetkontrollørerne har ikke behov for skærmbriller for at kunne udføre deres arbejde. Bente henviste til, at det fremgår af Arbejdstilsynets vejledning, om hvem der har ret til skærmbriller. Det billetkontrollørerne evt. kan have behov for er en arbejdsbrille, men det er arbejdsgiveren ikke forpligtet til at stille til rådighed. Såvel Sebastian og Anders påpegede, at det er uhensigtsmæssigt, hvis kontrollørerne skal skifte briller i arbejdssituationen. Sebastian påpegede i øvrigt, at billetkontrollørerne ikke kan få erstattet ure og briller, hvis de bliver beskadiget under arbejdet, da forsikringen ikke dækker. Jens Erik bad om at få afklaret, hvad forsikringen dækker i forhold til briller, ure og mobiltelefoner. For så vidt angår arbejdsbriller til billetkontrollørerne henvises spørgsmålet til arbejdsmiljøgruppen. 6. Indførelse af kompetence- og MUS-system. Lise orienterede om, at HR-afdelingen i samarbejde med Xafir er gået i gang med at udvikle et værktøj, der kan holde styr på mål, hovedopgaver og kompetencer i Midttrafik. Midttrafik har et ønske om at få et samlet system, som kan sammenholde Midttrafiks, afdelingens og den enkelte medarbejders mål, opgaver, kompetencer og kompetenceudviklingsbehov. MUS-samtalerne i 2011 bliver afholdt på et senere tidspunkt end planlagt, da det tager tid at få fastlagt de ønskede kompetencer og derefter få det elektroniske system sat i drift. 7. Midttrafiks økonomi. Overordnet har Midttrafik en god økonomi. Bestyrelsen har fået yderligere et sparekrav fra Århus Kommune i forbindelse med at kommunen skal spare 363 mio. kr. Således skal der i 2011 findes besparelser for 385.000 kr. stigende til 1,442 mio. kr. i 2014. Det er en politisk beslutning, at besparelsen skal findes som en rammebesparelse på billetkontrollen. Der er ikke taget stilling til fordelingen mellem kontroladministrationen og kontrollørgruppen. Besparelseskravet betyder, at de ledige stillinger i billetkontrollen ikke vil blive genbesat. På busdriften forventes mindre udgifter som følge af ændrede regler i cross-boarderleasing. Fra 1. januar 2011 kan der ikke længere spekuleres i tyske momsregler. Regionen og kommunerne har sparet en del penge ved at fordele tilskud til busselskaber i forhold til selskabernes faktiske udgifter frem for at fordele det samlede tilskud fra staten. Der forventes også merindtægter som følge af øget passagertal. På handicapkørslen forventes en mindre udgift på ca. 5. mio. kr., hvilket primært kan tilskrives en god og effektiv kørselskoordinering. 3
Der forventes merudgifter på jernbanedriften på ca. 3 mio. kr. Underskuddet finansieres af regionen. Trafikselskabets administrationsbudget holdes for 4. år i træk. 8. Ændret lønudbetalingstidspunkt samt indførelse af elektroniske lønspecifikationer. I forbindelse med drøftelse af Midttrafiks økonomi i mødet den 8. juni 2010 blev det foreslået at rykke lønudbetalingstidspunktet til sidste bankdag. Midttrafik kan som arbejdsgiver varsle ændring af lønudbetalingstidspunkt. HR-afdelingen har bedt Økonomiafdelingen om at beregne den økonomiske gevinst, Midttrafik vil få, ved at rykke udbetalingstidspunktet. Med det nuværende renteniveau er den økonomiske gevinst meget lille. Det blev derfor besluttet at fortsætte med nuværende udbetalingstidspunkt, dvs. fortsat næstsidste bankdag i hver måned. På LMU-mødet den 8. juni 2010 blev det foreslået at indføre elektroniske lønsedler. Det er Midttrafiks pligt at sikre, at den enkelte medarbejder og kun denne kan få adgang til den elektroniske lønspecifikation i et uforstyrret miljø, og at der er mulighed for at videresende eller udskrive lønspecifikationen. For medarbejdere med administrative arbejdspladser kan denne betingelse uden videre opfyldes. Midttrafik kan også tilbyde den uforstyrrede adgang til den elektroniske lønspecifikation til kontrollørgruppen via den pc er, der er opstillet i deres pauselokale. LMU besluttede at indføre elektroniske lønspecifikationer. HR-afdelingen vil snarest gå i gang med at undersøge udbydere samt iværksætte den fornødne information om, og introduktion til elektroniske lønspecifikationer. 9. Orientering fra direktøren om organisationen. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der skal findes besparelser på 5 % af budgettet over de kommende år. Ligeledes har bestyrelsen besluttet, at besparelserne skal findes på henholdsvis it-området, på rutebilstationerne og salgsstederne, på ledelse og personale samt på diverse konti. Status på de 4 hovedområder er, at besparelsen er fundet på it-området. Man er godt i gang med at indfri sparekravet på salgsstederne, men der mangler fortsat lidt på øvrig-området. Der forventes ingen afskedigelser på grund af besparelser i 2011. Det fleksible ansættelsesstop vil blive fastholdt. Dvs. der kan ikke pr. automatik forventes genbesættelse af ledige stillinger. Der kan ske ansættelser i forbindelse med ekstern finansiering, f.eks. puljemidler. Der vil ske tilpasning i billetkontrollen i forbindelse med den nye udmeldte økonomiske ramme. Der forventes ikke afskedigelser af økonomiske grunde, men ledige stillinger vil ikke blive genbesat. Det går rigtig godt med driftsopgaverne. Men vi står overfor nogle udfordringer på de tværgående projekter, f.eks. billetautomaterne, harmonisering af takstsystemet og web-butikken. Det kræver prioritering af ressourcer og øget samarbejde afdelingerne imellem. I 2011 vil der blive sat massivt ind på kompetenceudvikling af både ledere og medarbejdere, så Midttrafik er i stand til at løse morgendagens opgaver. Bl.a. er der i Midttrafik et behov for at blive bedre til projektledelse samt til at rådgive kommuner m.fl. om gode trafikløsninger. Der skal være et bedre samspil mellem drift og udvikling. 4
I 2011 vil Midttrafik blive præsenteret for en ændret lokalefordeling. Der er behov for at skaffe ekstra kontorer til et udvidet Letbanesekretariat. Der forventes en udvidelse af lejemålet. I forbindelse med it-udbuddet skifter vi office-pakke og windows-version fra 2003 til 2010- versionen. Ligeledes får vi et nyt telefonsystem, men det bliver først sat i drift, når det nye it-system er kørt godt ind. 10. Orientering fra Arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsmiljøgrupperne er ved at gøre klar til at foretage APV i 2011. Midttrafik har haft uformelt besøg fra Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet havde bedt om dette møde blandt andet på baggrund af diverse mediers omtale af det psykiske arbejdsmiljø i billetkontrollen. På mødet deltog repræsentanter fra ledelsen og fra billetkontrollørerne. Arbejdstilsynet konkluderer efter mødet, at de er tilfredse med de initiativer, Midttrafik har iværksat for at forbedre arbejdsmiljøet i billetkontrollen. Og på den baggrund mener Arbejdstilsynet ikke, at der pt. er grund til yderligere handling fra deres side. Den verserende ankesag over påbud i Billetkontrollen forventes afklaret i januar 2011. 11. Det gode møde. Sammen med dagsordenen var der udsendt en artikel fra Jyllands-Posten med inspiration til at få det maksimale udbytte af LMU-møderne. Fra medarbejderside fandt man, at vi i LMU arbejder på den måde, der er skitseret i avisartiklen. Vi har nogle gode møder. Fra ledelsens side blev det bemærket, at man godt kan blive skarpere på de mål, vi har i LMU. F.eks. blev muligheden for at udpege tovholdere nævnt. 12. Skal LMU-suppleanterne være faste deltagere i LMU-møderne? På LMU-temadagen den 12. oktober 2010 blev der stillet forslag om at deltagerkredsen til LMU-møderne bliver udvidet til også at omfatte suppleanterne. Medarbejdersiden fandt det er god ide, bl.a. fordi der vil være flere til at brede LMU-arbejdet ud i organisationen. Endvidere vil det være en fordel for den enkelte suppleant, hvis man skal træde ind for et ordinært medlem. På den anden side fandt ledelsen, at det nok er mange ressourcer at bruge, men accepterede, at det indtil videre er i orden med suppleanternes deltagelse i LMU-møderne, hvis de nyvalgte LMU-medlemmer (medarbejdersiden) vurderer, at der er behov for det. 13. Reduktion af bilag til LMU-dagsordenen. I forbindelse med spareforslag er det tidligere nævnt, at papirforbruget i forbindelse med LMU-dagsordener evt. kan reduceres. Der var enighed om fremover kun at udsende dagsordenen m/bilag elektronisk. Så er det op til det enkelte medlem, hvor meget man ønsker på print. 5
14. Fotovæg i Midttrafik. På det ekstraordinære LMU-møde den 1. september 2010 blev det foreslået, at der laves en fotovæg eller lignende, så man har mulighed for at identificere nye kolleger. Jens Erik fastslog, at det ikke er en opgave, som vil blive prioriteret. I stedet blev man opfordret til at hilse på de ukendte personer, man måtte møde i kantinen. Mange har fået taget billede til medarbejdersiden på Midttrafiks hjemmeside. Billederne vil først være klar på hjemmesiden omkring 1. marts 2011 grundet opgaveprioriteringer i kommunikationsafdelingen. 15. Sygefravær. Som helhed ser det fornuftigt ud med hensyn til sygefravær, men der er enkelte afdelinger, hvor der skal tages konkret fat både i forhold til den samlede medarbejdergruppe som den enkelte medarbejder. Det overordnede mål for en samlet sygefraværsprocent på 4,15 % nås ikke. Men det korrigerede sygefravær (renset for langtidssygemeldinger) forventes at lande omkring 2 % og det er fint. 16. Mødedatoer i 2011. Det blev besluttet at afholde LMU-møder på følgende dage: 7. marts, 6. juni, 12. september og 12. december 2011. 17. Eventuelt. Fra medarbejderside blev det foreslået, at der igen bliver mulighed for at bestille frisk frugt til møder. Det har været afskaffet i en perioden, men fra begyndelsen af 2011 vil det igen være en mulighed. Hvis man melder sig ud af kantineordningen, er der en regel om, at man først kan blive medlem igen efter min. 2 måneders udmeldelse. Det var et ønske fra medarbejderside om, at denne regel bliver opblødt i forbindelse med midlertidigt fravær som følge af langtidssygefravær, orlov, barsel mv. Det blev aftalt, at Charlotte som administrator af kantineordningen undersøger mulighederne. 18. Evaluering af mødet. Der var bred enighed om, at vi havde et godt møde. 6