Håndbog for arbejdsmiljøgruppen VMU Center-MED Klinik-MED Direktionen Centerledelsen TR Klinikledelsen Arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøenheden Uformelle netværk Kolleger
Indhold 2 Arbejdsmiljøgruppens opgaver 3 Samarbejdet i gruppen 4 Tid og uddannelse 4 Sammensætning og valg 5 Information om arbejdsmiljø 6 Hvem gør hvad? 7 Ledelsens rolle Arbejdsmiljøgruppens opgaver De tre vigtigste opgaver Arbejdsmiljøgruppens opgave er at tage udfordringerne i arbejdsmiljøet op både i det dag-lige og på længere sigt. Her er de tre vigtigste: 1. TrivselOP og APV TrivselOP er en kombineret trivselsundersøgelse og arbejdspladsvurdering (APV), som gennemføres hvert tredje år. Den består af en spørgeskemaun-dersøgelse og en meget vigtig opfølgning med dialogmøder, udarbejdelse af handleplan og gennemførelse af ændringer. Sker der grundlæggende ændringer, som fx en fusion eller en ombygning, skal der altid laves en ny APV. 2. Arbejdsmiljøtjek og selvinspektion Arbejdsmiljøtjekket skal sikre et løbende fokus på det fysiske arbejdsmiljø. Selvinspektion understøtter arbejdsmiljøgruppernes arbejde med at sikre, at sikkerhedsforhold lever op til akkrediteringskravene i forhold til brand-sikkerhed, udsugning og lignende. 3. Elektroniske handleplaner Arbejdsmiljøgruppens skal sikre, at handleplanerne registreres og opdate-res i IPL-systemet. Derudover er det vigtigt at involvere kollegaerne i arbejdsmiljøarbejdet. Det er ik-ke kun arbejdsmiljøgruppen, der skal sørge for arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøgrup-pen skal tage initiativ og koordinere arbejdsmiljøarbejdet, men alle har ansvar og opgaver med at forbedre arbejdsmiljøet. Andre opgaver Registrere, anmelde og analysere ulykker Informere kollegerne om arbejdsmiljøarbejdet ikke mindst nyansatte. Sikre at der bliver lavet arbejdspladsbrugsanvisninger for kemiske stoffer og materialer Stå til rådighed hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg Gennemføre en 30 minutters brand- og evakueringsøvelse (papir-øvelse) i afsnittet én gang årligt. Gruppen skal desuden medvirke til at sikre, at der bliver taget hensyn til arbejds-miljøet i forbindelse med: Byggeri og indretning Tilrettelæggelse af arbejdsgange Indkøb og brug af kemikalier og andre farlige stoffer og materiale Indkøb og brug af apparatur og hjælpemidler 2 Læs mere: Tips til den gode introduktion Procedure for besøg fra Arbejdstilsynet
Vejledning i dagligdagen Arbejdsmiljøgruppens medlemmer skal i dagligdagen vejlede kollegerne i, hvordan de bedst muligt skåner sig selv og andre for negative påvirkninger. Det kan være alt fra forflytningsteknik til takt og tone. Det er dog vigtigt, at især arbejdsmiljøre-præsentanten ikke optræder som kontrollant eller politimand. Forsøg i stedet med venlige henstillinger og eventuelt humor. Det er lederens opgave at korrigere adfærd, og hvis det er et generelt problem, bør det tages op på et personalemøde. Afgrænsning af opgaver Rigtig mange forhold påvirker arbejdsmiljøet, og det er ikke alle disse, arbejdsmiljøgrup-pen kan gøre noget ved. Fx kan problemer med IT medføre stress og konflikter i personale-gruppen, men ansvaret for løsningen af selve ITproblemet ligger ikke hos arbejdsmiljø-gruppen. Her har lederen et særligt ansvar for at få bragt problemet videre i systemet, så arbejdsmiljøgruppen kun tager sig af de udfordringer, den har ansvar og kompetence til at håndtere. Det kan også være, at der ikke umiddelbart er penge til at løse problemet, at I har brug for hjælp og sparring til at finde den rigtige løsning. I de tilfælde har I forskellige handlemuligheder: Lederen bringer problemet videre til klinikledelsen. I kontakter klinikkens eller centerets med-udvalg Samarbejder med TR Sparring og hjælp fra andre arbejdsmiljøgrupper (Se også senere: Hvem gør hvad i arbejdsmiljøarbejdet ) Hvornår kan I involvere MED-udvalget? Hvis problemet kræver en løsning i samarbejde med andre afsnit eller faggrupper. Hvis der ikke er penge eller ressourcer til en tilfredsstillende løsning. Hvis I mangler viden om, hvordan I skal gribe problemet an. Hvis der er tale om en principiel sag, som også kan berøre andre Hvis der er sket en ny type ulykke, som også kan ske i andre afsnit Samarbejdet i gruppen Arbejdsmiljøgruppen er motoren i arbejdsmiljøarbejdet på Rigshospitalet, hvor ideen er, at flest mulige udfordringer skal tages op lokalt på den enkelte afdeling eller det enkelte af-snit. Gruppen består af en arbejdsmiljørepræsentant, der er valgt af medarbejderne og en arbejdsmiljøleder, der typisk er afsnittets daglige leder. En af tankerne med arbejdsmiljøgrupperne er, at de skal være så fleksible som muligt og i stand til at handle her og nu, uden nødvendigvis at holde formelle møder. En god start Når der bliver valgt en ny arbejdsmiljørepræsentant eller udpeget en ny arbejdsmiljøleder, er det en god investering, at den erfarne i arbejdsmiljøgruppen giver sig tid til at introduce-re den nye. Det kan fx være nyttigt med en briefing på, hvordan det gik med den senest TrivselOP. Arbejdsdeling En klar arbejdsdeling gør det lettere for jer at handle i dagligdagen. Arbejdsdelingen bør tage udgangspunkt i jeres forskellige roller, og her er det centralt, at det er lederen, der i sidste ende bestemmer, når det drejer sig om økonomi og ledelse samt fordeling af arbej-det. Det kan fx være, hvordan afdelingen organiserer opgaverne og hvor meget tid, der bli-ver sat af til disse. Typisk vil det være en fordel, hvis arbejdsmiljørepræsentanten står for de fleste praktiske opgaver og registrering i IPL, mens at opgaven med at motivere og involvere medarbejder-ne mest hviler på arbejdsmiljølederens skuldre. 3
Positive pejlemærker for jeres arbejde I har afstemt jeres forventninger internt i gruppen. I er enige om, hvem der gør hvad. I har en plan for, hvilke opgaver, der skal løses først. I engagerer kollegerne i arbejdet. I viser jeres succeser frem også de små. I ser arbejdsmiljøet i sammenhæng med afdelingens hovedarbejdsopgaver. Tid og uddannelse Tid til opgaverne Arbejdsmiljølederen skal sørge for, at arbejdsmiljørepræsentanten får den nødvendige tid til at løse de opgaver, som gruppen i fællesskab har prioriteret. Der skal også være tid til at holde sig ajour med og indhente ny viden i relation til opgaverne. De arbejdsmiljørepræ-sentanter, der er valgt til MED-udvalg, skal også have tid til at deltage i dette arbejde. Hvis der ikke er tid nok, må arbejdsmiljøgruppen i fællesskab prioritere i opgaverne, så der er overensstemmelse mellem tid og mængden af opgaver. Husk at informere de øvrige med-arbejdere, hvis prioriteringen medfører ændringer i målene for arbejdsmiljøet. Hvis arbejdsmiljølederen ikke er personaleleder for arbejdsmiljørepræsentanten, skal de to ledere aftale, hvor meget tid der skal sættes af. Det er dog personalelederen, der i sidste ende afgør, hvor meget tid der skal afsættes. Uddannelse Både arbejdsmiljølederen og arbejdsmiljørepræsentanten skal have mulighed for at delta-ge i: Den tredages obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse Den todages supplerende arbejdsmiljøuddannelse 1½ dags efteruddannelse pr år. Arbejdsmiljørepræsentanten skal have mulighed for at deltage i det 1½ ti-mes obligatoriske brand- og evakueringsøvelseskursus. Den obligatoriske uddannelse Medlemmer af arbejdsmiljøgruppen skal gennemføre en tre dages obligatorisk ud-dannelse, og det skal ske senest tre måneder efter, at man for første gang er blevet valgt eller udpeget til arbejdsmiljøgruppen. Man kan tilmelde sig via intranettet. To dages supplerende uddannelse Derudover er der tilbud om to dages supplerende uddannelse med temaer som: arbejdsulykker, ergonomi, kemi, indeklima og hospitalets strategi for arbejdsmil-jøet. Man kan tilmelde sig via intranettet. 1½ dags årlig efteruddannelse Arbejdsmiljøenheden tilbyder alle centre 1½ dags efteruddannelse årligt, som er tilpasses centerets særlige behov. Rigshospitalets årlige arbejdsmiljødag kan tælle for ½ dag, hvis arbejdsmiljøgrupperne gi-ves mulighed for at deltage, samt at der er ledige pladser til arrangementet. Sammensætning og valg Hvornår skal der nedsættes en arbejdsmiljøgruppe? Arbejdsmiljøgrupperne bliver nedsat ud fra følgende principper: En arbejdsmiljøgruppe etableres inden for et velafgrænset afsnit eller et ar-bejdslederområde. Der oprettes normalt mindst en arbejdsmiljøgruppe for hvert afsnit eller arbejdslederområde. Ved mere end 50 ansatte i et afsnit skal der som udgangspunkt oprettes fle-re arbejdsmiljøgrupper. Hvis afsnittet er geografisk adskilt (f.eks. udefunktioner) kan det være nød-vendigt at have en arbejdsmiljøgruppe, selv hvor der er få ansatte. 4
Centerlederne fastlægger struktur for arbejdsmiljøgrupperne, som bedst muligt imøde-kommer udfordringerne med arbejdsmiljøarbejdet i centret. Strukturen og navne på ar-bejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter skal være tilgængelig på intranettet under hvert centers sider. Arbejdsmiljøgruppens sammensætning Arbejdsmiljøgruppen består af en arbejdsmiljøleder og en medarbejder-valgt arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøgruppens kompetence er normalt indeholdt i arbejdslederens kompetence. Det er hovedreglen, at det er den daglige leder i afsnittet der indgår i ar-bejdsmiljøgruppen. Arbejdsmiljølederen udpeges af center- eller klinikledelsen. Arbejdsmiljørepræsentanten vælges af medarbejderne for en periode på to år. Medarbejderne har ret til at vælge en ar-bejdsmiljørepræsentant, men hvis der ikke er nogen, der ønsker at varetage funktionen, er det alene arbejdsmiljølederen, der varetager arbejdsmiljøgruppens ansvar og opgaver. (Link: Procedure for valg af arbejdsmiljørepræsentant). Information om arbejdsmiljø Information fra Rigshospitalet Intranet På arbejdsmiljøenhedens intranetsiderne om arbejdsmiljø, kan du finde en lang række in-formationer, værktøjer m.v., som er relevante for dig som medlem af arbejdsmiljøgruppen. Her kan du også finde links til de vigtigste eksterne hjemmesider om arbejdsmiljø. Du finder arbejdsmiljøsiderne på intranet under: Medarbejder > Arbejdsmiljø. Nyt om arbejdsmiljø Arbejdsmiljøenheden udsender nyhedsbrevet Nyt om arbejdsmiljø, der udkommer ca. en gang om måneden. Nyhedsbrevet indeholder information om arbejdsmiljøarbejdet på Rigshospitalet. Man kan tilmelde sig nyhedsbrevet på intranettet, hvor man løbende ud-over nyhedsbrevet også får tilsendt den elektroniske udgave af Magasinet Arbejdsmiljø. Gode eksempler fra Rigshospitalet Foruden Nyt om arbejdsmiljø indsamler Arbejdsmiljøenheden løbende gode eksempler fra afsnit og klinikker, som understøtter handleplanen for arbejdsmiljøet og som andre vil kunne drage nytte af. Eksemplerne bearbejdes journalistisk og gøres tilgængelige på intra-nettet. Referater Referaterne fra VMU og CMU erne bliver lagt ud på intranettet. Centrene og klinikkerne udsender information om lokale arbejdsmiljøforhold efter behov. Eksterne nyhedsbreve Derudover kan man tilmelde sig nyhedsbreve via følgende hjemmesider: www.arbejdsmiljoweb.dk/nyhedsbreve www.arbejdsmiljoviden.dk www.arbejdstilsynet.dk 5
Hvem gør hvad? Der er mange aktører i arbejdsmiljøarbejdet, og derfor er det vigtigt at være klar på, hvem der har hvilke opgaver. Direktionen - organiserer og fordeler ressourcer Centerledelserne - organiserer og fordeler ressourcer Klinikledelserne - organiserer og fordeler ressourcer Netværk - udvikler på tværs Arbejdsmiljø grupperne - er tovholdere Arbejdsmiljøenheden - rådgiver Klinikkernes MED - skaber rammer Centrenes MED - skaber rammer Rigshospitalets MED - skaber rammer Arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppen skal tage initiativer og være tovholdere for arbejdsmiljøarbejdet, men det er i lige så høj grad medarbejderne, der skal være med til at gennemføre opgaver-ne. Derfor er det vigtigt at arbejdsmiljøgruppen involverer medarbejderne og uddelegerer opgaver. KMU (Klinik-MED-udvalget) Udvalget skal sørge for, at Rigshospitalets og centrets mål for arbejdsmiljøet bliver ført ud i livet og opstille handlingsplaner for klinikken. MED-udvalgets hovedrolle er at drøfte og fastlægge rammer og værdier for arbejdsmiljøet og udvalget tager sig kun af enkeltsager af principiel karakter. Klinikchefen er formand for KMU, der mødes mindst 4 gange årligt. NB: Det er ikke alle klinikker, der har et MED-udvalg CMU (Center-MED-udvalget) CenterMED-udvalgene er de øverste udvalg for arbejdsmiljø i centrerne. De skal sørge for, at Rigshospitalets og centrets mål for arbejdsmiljøet bliver ført ud i livet og opstille hand-lingsplaner for det enkelte center. MED-udvalgets hovedrolle er at drøfte og fastlægge rammer og værdier for arbejdsmiljøet, og udvalget tager sig kun af enkeltsager af principiel karakter. Centerdirektøren er formand for CMU, der mødes mindst 4 gange årligt. VMU (Virksomheds-MED-udvalget) VMU er det øverste udvalg for arbejdsmiljø på Rigshospitalet og udstikker sammen med direktionen linjen for arbejdsmiljøindsatsen på Rigshospitalet. Fx drøftes og godkendes den årlige handleplan for arbejdsmiljøet i VMU. PAU (Personale- og Arbejdsmiljøpolitisk Udvalg) er nedsat under VMU som et underudvalg, der tager initiativer til udvikle personale- og arbejdsmiljøpolitikken, udarbejder nye ret-ningslinjer og indstiller fordeling af midler fra puljen til afbødende foranstaltninger. Direktøren for Rigshospitalet er formand for VMU, de mødes 11 gange årligt. 6 Uformelle arbejdsmiljønetværk Center- og klinikledelserne sørger for at etablere netværk, der kan understøtte arbejdsmil-jøarbejdet i de enkelte centre og klinikker. Derudover kan der etableres adhoc-netværk med tværgående sigte, fx hvis der er en særlig
udfordring for laboratorier eller at det er nødvendigt at lave en indsats mod trusler om vold. De tværgående netværk kan etableres lokalt, fx af 2-3 klinikker, eller centralt fx af Arbejdsmiljøenheden. Det afhænger problem-stillingen. I nogle centre er der et velfungerende netværk for alle arbejdsmiljøgrupper og centerledel-sen. I andre centre kan man vælge at etablere netværk for hver klinik eventuelt suppleret med at parre arbejdsmiljøgrupperne to og to. Det vigtigste er, at der er mulighed for at dele viden og sparre om konkrete udfordringer i arbejdsmiljøarbejdet og få relevant infor-mation af betydning for arbejdsmiljøet. Se også dokumentet Information, uddannelse og sparring i arbejdsmiljøarbejdet Der finder selvfølgelig også erfaringsudveksling sted i de formelle beslutningsorganer, fx ved temadrøftelser i MEDudvalgene. Arbejdsmiljøenheden Arbejdsmiljøenheden er en del af Udviklingsafdelingen og rådgiver ledelsen og arbejdsmil-jøorganisationen i spørgsmål om arbejdsmiljø. Derudover står Arbejdsmiljøenheden for: At formulere vision og strategi for arbejdsmiljøet på Rigshospitalet i im-plementeringen så det gør en forskel i de enkelte afsnit i hverdagen. At udarbejde retningslinjer og vejledninger. At yde konsulent- og processtøtte i konkrete udfordringer med ar-bejdsmiljøet. At yde support i forbindelse med arbejdsskader At tage initiativer til at udvikle arbejdsmiljøarbejdet, så opgaverne løses bedst muligt og med færrest brug af ressourcer At tage initiativ til og gennemføre udviklingsprojekter om arbejdsmiljø Enkeltprojekter Foruden de formelle organer og uformelle netværk nedsættes der styregrupper for ar-bejdsmiljøprojekter, fx TrivselOP og projekter om social Kapital eller forebyggelse af ar-bejdsulykker. Ledelsens rolle Selv om ledelsen er en del af MED-systemet, har den en særskilt rolle i forhold til arbejds-miljøet. Det skyldes ikke mindst, at alle beslutninger om økonomi og ledelse og fordeling af arbejdet alene ligger hos ledelsen på de forskellige niveauer. Når ledelsen træffer beslutninger, sker det på baggrund af drøftelser med medarbejderne jævnfør principperne i MED-aftalen, hvor der er medbestemmelse, når der aftales retnings-linjer for arbejdsmiljøforhold. Høj grad af ledelse Direktionen Centerledelserne Klinikledelserne Afsnitslederne Praktisk Netværk Klinik MED Center MED Rigets MED Strategisk Arbejdsmiljøgrupperne Arbejdsmiljøenheden Lav grad af ledelse Direktionen 7 Direktionen udstikker rammerne for arbejdsmiljøet i vision og strategi for Rigshospitalet. Derudover træffer direktionen beslutninger om arbejdsmiljøet, der vedrører rammer for ledelse, strategi og økonomi for hele Rigshospitalet samt koordinerer det ledelsesmæssige arbejdsmiljøarbejde med centrene på møder i centerledelseskredsen.
Centerledelsen Centerledelsen udstikker rammerne for arbejdsmiljøet i vision og strategi for det enkelte center. Derudover træffer centerledelsen beslutninger om arbejdsmiljøet, der vedrører ledelse, strategi og økonomi for centret samt koordinerer det ledel-sesmæssige arbejdsmiljøarbejde med kliniklederne på møder i klinikledelseskred-sen. Derudover skal centerledelsen: sørge for at der etableres fora og netværk i centret, der understøtter arbejdsmiljø-arbejdet, sørge for at der er en hensigtsmæssig struktur for arbejdsmiljøgrupperne i centret, sørge for relevant information om arbejdsmiljøarbejdet i centret, indgå i løsning af arbejdsmiljøproblemer, der går på tværs af klinikker. Klinikledelsen Klinikledelsen udstikker rammerne for arbejdsmiljøet i klinikkens vision og stra-tegi. Derudover træffer klinikledelsen beslutninger om arbejdsmiljøet, der vedrø-rer rammer for ledelse, strategi og økonomi for klinikken samt koordinerer det ledelsesmæssige arbejdsmiljøarbejde med afsnitslederne. Derudover skal klinikledelsen: koordinere samarbejdet mellem arbejdsmiljøgrupperne i klinikken, og sør-ge for, at de får mulighed for at dele viden og erfaringer, indgå i løsning af arbejdsmiljøproblemer, der går på tværs af afsnit eller faggrupper, sikre at arbejdsmiljøarbejdet hænger sammen med den daglige drift og med klinikkens strategi. Afsnitsledelsen Nogle af afsnitslederne er medlem af arbejdsmiljøgruppen. De har en særlig forpligtigelse i samarbejdet med arbejdsmiljørepræsentanten. Alle afsnitsledere skal træffe beslutninger om ledelsesmæssige rammer for arbejdsmiljøarbejdet, fx økonomi, tid og prioritering af opgaver. Derudover indgår arbejdsmiljøarbejdet som en naturlig del af personaleledelsen, fx forebyggelse af stress eller skabelse af tillid og respekt i det kollegiale samarbejde. 8