Opgaver Tjekliste ved skifte til SpeedADMIN 1. Opret Afdeling/kategoristruktur. 2. Opret de ønskede FagTyper. 3. Opret og gennemgå Fag - tilføj ønskede Typer, samt flytning af venteliste- og individuelle elever. 4. Ændre referencer/flytning af Sammenspil-/Gruppe-elever. 5. Gennemgå tekster og valgmuligheder ved Påmelding. 6. Tjek div. mals. 7. Stamdata - Indstillinger. Tilpas div. basisdata. 1
1. Adelinger, Kategori og Tilmeldingstræ Opbygningen af Fagstrukturen i Speedadmin er følgende, og det er erfaringsmæssigt en god idé at forsøge så enkel en struktur som muligt. Se opbygning af Afdelingsstruktur i diagramform på sidste side. Tag evt. udgangspunkt i den eksisterende struktur i den oprindelige webpåmelding. Afdelingsstruktur. AFDELING. (tanken er afdelinger med egen økonomi eks. Afd. Musik og afd. Kunst) KATEGORI. (kategorisering af fag eks. Instrumenter, Sammenspil, Småbørn 0-6 osv. eller i emner som Visuell Kunst, Musikk, Drama osv.) Omdøb de eksisterende Kategori til eks. Oprindelig eller lav helt nye kategorier som tilføjes NY i navnet. I forbindelse med tilretning bliver Fag efterhånden som de gennemgås flyttet til de nye Kategorier, og Kategorien Oprindelig indeholder så de fag der mangler at blive gennemgået. Fag vil blive placeret i en Afdeling med underliggende Kategori. Althorn vil eksempelvis kunne kategoriseres på følgende måde: 2
Tilmeldingstræ Tilmeldingstræet er en måde at vise/ guide elever til det ønskede fag ved påmelding. Idéen er at opbygge en træstruktur med forskellige grene. De enkelte grene kan indeholde et vilkårligt antal fag, og fag kan vises i flere grene. Igen er det en god idé at holde sig til så enkel en struktur som muligt. Det er ikke nødvendigt at have en gren til hvert enkelt fag. Eks Althorn. Vi opbygger følgende træstruktur: Nye elever kan så finde det ønskede Fag via en intuitiv indgang i træstrukturen som nedenstående. Tilmeldingstræet danner basis for påmeldingsmodelen, men opbygningen af Afdeling Kategori vil kunne danne grundlag for opbygningen af træet. 3
Underkategorier På de enkelte fag kan der også tilføjes underkategorier eks. Faget Babyrytmik ligger i Kategorien Småbørn 0-6 år, ligedes i træstrukturen under grene Småbørn 0-6 år. Faget hedder Babyrytmik 1 år og kan forekomme på 3 dage, mandag onsdag. På faget kan der angives følgende Underkategorier: Med underkategori kan elever atlså tilkendegive et ønske ved påmelding. Underkategori kunne også være skoler eller tidspunkter. Underkategorier bruges til at differentiere på ventelisten. 4
2. Oprettelse af undervisningstyper. Fag består at selve faget samt en Type. Typen beskriver måder at gå til faget på, dels lektionslængde og antal, og om faget/typen er Individuel undervisning eller Sammenspil/Gruppe. Det mest afgørende ved Fagtypen er netop om det er Gruppe eller Individuelt undervisning. Undervises der i mindre grupper (2-3 stk. på ét instrument) kan dette gøres som individuel undervisning. Stamdata - Fagtype: Her oprettes de ønskede Typer. Vær opmærksom på at begrænse antallet af Typer, idet der på de enkelte fag individuelt kan redigeres i hhv. tilknyttet Takst og antal gange/minutter. 3. Oprettelse og redigering af fag. Stamdata Fag: Her oprettes de ønskede fag, med tilhørende FagTyper. Du skal nu angive følgende information: Navn på Fag samt en Offentlig tekst (vises på ved påmelding) Angiv Afdeling-Kategori Fagkode (til Dk-stat) Påmeldingsfeltsæt (såfremt andet en standard - se vejledning om tilmelding). Ferieplan (såfremt andet end standard) 5
Opret de Typer der skal anvendes på Faget. For hver type angives: Antal minutter og antal gange (ikke bindende ved Grupper, da dette endelig angives når Grupperne efterfølgende oprettes - Søk - Grupper - Ny gruppe). Om Faget skal være åben for Påmelding/Reregistrering. Kontingent der skal pålignes elever der har faget. Flytning af elever imellem fag. SpeedADMIN benytter som udgangspunkt kun ét Fag hvor elever kan have forskellige referencer. Dette betyder at elever til eks. Althorn kan have følgende referencer. a. Ventelistereference (aktiv, orlov, ikke aktiv) b. Aktiv på faget med lærer. c. Ikke aktiv på faget. Individuelle elever flyttes via Stamdata Undervisningstilbud, vælg det fag elever skal flyttes fra, klik fanebladet elever, marker de elever der ønskes flyttet og afslut med at klikke Flyt. Det kunne være elever der i forbindelse med konvertering står på en undervisningstype der ikke svarer til antal min. På samme måde flyttes evt. Ventelisteelever. 6
4. Flytning af Sammenspilselever. Ventelisteelever til sammenspil flyttes på samme måde som individuelle elever, under Stamdata Fag. Elever på et Grupper flyttes ved at ændre referencen under Søk -Grupper - Vælg Gruppen - klik rediger og vælg i Dropdown til den nye reference. Elever kan individuelt eller i grupper kopieres/flyttes til andet Sammenspil på fanebladet Elever - Funktioner. 5. Tekster og påmeldingsvalg Disse indstillinger redigeres under Stamdata Sesong Re-registrering. Se vejledning i forum Re-registrering og Ny Sæson. Eller filmen Ny påmelding. 7
6. Mals Mals redigeres under Stamdata Stamdata Mal. 7. Stamdata - Indstillinger Under Stamdata - Indstillinger tilpasses div. basisdata: Betalings Metode - Her vælges hvilken betalings metode der anvendes (henvend til Speedadmin for at ændre dette). Div. info om Kulturskolen tilføjes herunder. Email afsender Her kan man oprette forskellige afsendere som kan bruges når superbrugere eller lærer skal sende beskeder. Det kunne være f.eks skolens offentlige emails adresse. Det vil sige at hvis eleven svarer på en mail, vil den lande i skolens indbakke og ikke lærerens indbakke. Email/SMS signatur Email og SMS signatur er generelt for hele skolen, og bliver tilføjet alle emails og SMS'er når de afsendes. Email signaturen kan dog redigeres inden afsendelse. 8
Filer Leje kontrakt - Her kan man uploade en mal som bruges når der udlejes et instrument. Romplan - kan bruges til at hænge op ved lokalet, så man kan se hvad og hvem er der i lokalet. Billeder Under fanen billeder, kan du uploade billeder til Speedadmin, som du kan bruge andre steder i systemet.hvis man ønsker at benytte sit logo i sine mails til både elever og lærere, kan man uploade det til Speedadmin, og herefter kopiere linket til billedet, og indsætte det i sin skabelon, eller signatur. Det er også her at man uploader det billed, som man ønsker som logo på tilmeldingen. For at vælge logoet, der skal være på tilmeldings siden, skal man under gå tilbage til "Stamdata" og klikke på "Gen)Tilmelding", her kan logoet så vælges. 9
10