Servicebrev BørneIntra 2.15 (Web og App)

Transkript

1 Til alle brugere af BørneIntra Servicebrev BørneIntra 2.15 (Web og App) Der vil være ændringer inden for de nedenstående områder Kundeservice Tel Fax CVR-nr. DK Side 1 af 27

2 Indhold Ændringer i webdelen version Ferieperiode ny funktionalitet... 3 Administration af lukkeperioder... 3 Ferieperiode forældre Se forældrenes svar Overfør børn til sampasnings-institution Fejlrettelser Print af nyheder og opslag Print af Fremmødekalender Ændringer i BørneIntra app en Brugerundersøgelser i forhold til ferieperioder Fremtidige pladser Push-notifikationer Dele-funktion i ios Side 2 af 27

3 Ændringer i webdelen version 2.15 Ferieperiode ny funktionalitet Tidligere fandtes 2 typer af feriehåndtering brugerundersøgelser i forbindelse med lukkeperioder og ferieforespørgsler, som personale og forældre skulle forholde sig til i forbindelse med ferieplanlægningen. For at forsøge at nedsætte kompleksiteten af ferieplanlægningen er der udviklet en ny måde at håndtere ferieperioder på. For at kunne håndtere åbningstider, lukkedage og ferieperioder, er der kommet en ny rettighed, som skal tildeles de brugere som skal kunne oprette forespørgsler. Personale med markering for superbruger eller rettigheden c09 Ferieperioden har mulighed for at arbejde med Ferieperiode, afhængigt af ansættelsen. Ansatte på kommuneniveau, vil kunne arbejde med ferieperioder for hele kommunen på alle niveauer. Ansatte på område niveau vil kunne arbejde med ferieperioder for området og alle institutioner tilknyttet området. Ansatte på institutionen vil kun kunne arbejde med ferieperioden for egen institution. Administration af lukkeperioder Admin -> Åbningstider (ny side) Der er kommet 2 nye menupunkter under Admin, for at lette tilgangen til arbejdet med ferieperioder Åbningstider [Kommune] Åbningstider [Institution] Disse menupunkter er også at finde under Admin -> Indstillinger Kommune/Institution -> Åbningstider, som hidtil. Figur 1. Åbningstider i Admin menuen Side 3 af 27

4 Brugerundersøgelser for ferieperioder er blevet en side for sig selv, som også kan åbnes via Kommunikation -> Brugerundersøgelser. Her er oprettet et nyt link Brugerundersøgelser for ferieperioder Figur 2. Link til Brugerundersøgelser for ferieperioder Når menupunktet Åbningstider-[Kommune] vælges åbner siden, hvor det er muligt at håndtere kommunens åbningstider, særlige dage og helligdage samt den nye funktion Ferieperiode. Alle arbejdsgange i forbindelse med ferieperioder håndteres på denne side. I venstre siden af billedet vises ferieperioder for det valgte år. Der åbnes som default på det aktive år. Det er muligt at se ferieperioder for tidligere år, ved at vælge andre år i drop-downlisten. Figur 3. Siden for Ferieperiode (kommune) Ferieperioder oprettet på kommuneniveau er også synlige på område- og institutionsniveau. Side 4 af 27

5 Fanebladet Ferieperiode (område) kan ses fra alle institutioner, der er knyttet mod området. Figur 4. Siden for Ferieperiode (område) Ferieperioder oprettet på områdeniveau er synlige for alle institutioner, der er underlagt området. Der er forskellige ikoner for ferieperioder oprettet på kommuneniveau og på områdeniveau. Ferieperioder oprettet på kommuneniveau Ferieperioder oprettet på områdeniveau Figur 5. Siden for Ferieperiode (institution) Opret eller redigér en Ferieperiode For at oprette en ferieperiode på kommuneniveau, tryk på Tilføj ferieperiode skabelon til oprettelse af informationer om ferieperioden.. Der åbnes en Skabelonen indeholder følgende felter: Fra-Til Start og slutdato for ferieperioden Navn Titel på ferieperioden Kommentar Besvarelse låses fra Fra denne dato er det ikke længere muligt for forældre, at besvare spørgeskemaet, som er knyttet op mod denne ferieperiode. Personalet kan godt. Fra denne dato vil der fremkomme et nyt link " Overfør børn", som muliggør overførsel af børn til sampasningsinstitutioner; Side 5 af 27

6 Lås dato for ferieindberetning Fra denne dato og frem til slutdatoen på ferieperioden, er det ikke muligt for forældre at oprette fravær (status Fri i fremmødekalenderen) inden for ferieperioden. Personalet kan godt. Skabeloner til brugerundersøgelser Alle brugerundersøgelser, som er knyttet til denne ferieperiode, vil blive oprettet på baggrund af denne skabelon. Spørgsmål, Titel og beskrivelse indsættes som default, når brugerundersøgelsen oprettes. Reminder til besvarelse ( Første, Anden dates) På disse datoer sendes pushnotifikationer til de brugere, som endnu ikke har svaret på brugerundersøgelsen. Fra-Til, Navn, Besvarelse låses fra er felter, som skal udfyldes. Figur 6. Siden Tilføj ferieperiode Side 6 af 27

7 Ferieperioder, som er oprettet på kommune- eller områdeniveau, kan udelukkende redigeres på det niveau, som de er oprettet på. Når der oprettes en ferieperioden på kommune- eller områdeniveau, sættes alle underliggende institutioner automatisk som lukket i hele ferieperioden. Den enkelte institution har herefter mulighed for at vælge en af nedenstående muligheder. Valget vil medføre farveændring i kalenderen Vi har lukket Alle dage i ferieperioden vil være markeret med rød Vi har åbent Alle dage i ferieperioden vil være markeret med grøn Vi har lukket i denne del af perioden Den valgte periode vil være markeret med rød og de andre dage i perioden vil være markeret med grøn Figur 7. Ferieperiode (kommune) institutionen muligheder for at vise åbne dage Side 7 af 27

8 Den valgte status vil også fremgå af siden Særlige dage og helligdage. Figure 8. Særlige dage og helligdage page Side 8 af 27

9 Oprettelse af skabelon til brugerundersøgelse for ferieperiode Efter ferieperioden er oprettet, er det muligt at tilknytte en skabelon for brugerundersøgelse til ferieperioden. Alle brugerundersøgelser, der er knyttet til denne ferieperiode, vil blive oprettet med de valgte skabelon som udgangspunkt. Hvis der er oprettet skabeloner til brugerundersøgelser, vil disse fremgå af drop-down-listen i feltet Skabeloner til brugerundersøgelser. Ellers er det muligt at oprette en ny skabelon, som efterfølgende kan knyttes til ferieperioden Figure 9. Skabeloner til brugerundersøgelser Når der trykkes på linket Se og opret skabeloner, åbnes siden for skabeloner til brugerundersøgelser. Her er det muligt at redigere eksisterende skabeloner eller oprette nye. Tryk på Opret skabelon for brugerundersøgelse Skabeloner kan oprettes på kommune- og områdeniveau. Skabeloner oprettet på kommuneniveau er synlige på alle niveauer, men kan kun redigeres fra kommuneniveauet. Skabeloner oprettet på områdeniveau, kan kun anvendes fra området og de institutioner, der er knyttet til området. Disse skabeloner kan kun redigeres fra områdeniveauet, hvor de blev oprettet. Side 9 af 27

10 Figur 10. Redigering af skabeloner til brugerundersøgelser på områdeniveau. Når der oprettes en ny skabelon til brugerundersøgelser, oprettes som standart 3 spørgsmål: Pasning i lukkeperioden. Vælg dage der er brug for pasning og indsæt komme/gå tider. Eventuelle kommentarer. Pasning i lukkeperioden og Vælg dage der er brug for pasning og indsæt komme/gå tider, er obligatoriske spørgsmål, og de kan ikke slettes. Andre spørgsmål er valgfrie. Figur 11. Oprettelse af skabelon til brugerundersøgelse for ferieperiode Ved at markere Brugeren vil kun se dette spørgsmål, hvis der er svaret "Har brug for pasning" i spørgsmål 1 i tjekboksen, er det muligt at bestemme om spørgsmålet skal være synligt hele tiden, eller kun når forælderen har markeret Har brug for pasning. Oprettelse af ferieperiode brugerundersøgelse Når oprettelse og tilretning af ferieperioden er klar, er det muligt at sende ferieperiode brugerundersøgelse knyttet mod den valgte ferieperiode. Tryk på linket Brugerundersøgelser som vises på detaljerne for ferieperioden. Side 10 af 27

11 Figur 12. Brugerundersøgelser link Hvis der er en skabelon for brugerundersøgelser tilknyttet ferieperioden, vil den brugerundersøgelse som oprettes altid tage udgangspunkt i den tilknyttede skabelon. Titel, beskrivelse og spørgsmål vil blive oprettet magen til skabelonen. Brugeren har dog mulighed for at tilrette dem. Hvis der ikke er tilknyttet en skabelon for brugerundersøgelse til ferieperioden, skal brugerundersøgelsen oprettet fra bunden af. For at oprette en ny brugerundersøgelse, tryk på ikonet Tilføj brugerundersøgelse Oprettelse af brugerundersøgelser på forskellige niveauer giver brugerne mulighed for at sende ud til forskellige modtagere: På kommuneniveau her er mulighed for at sende til samtlige børn i kommunen. På områdeniveau her er mulighed for at sende til samtlige børn i området. På institutionsniveau her er mulighed for at sende til samtlige børn i institutionen. Brugerundersøgelser sendt fra forskellige niveauer inden for samme ferieperiode, vil blive vist på siden for brugerundersøgelser i ferieperiode, grupperet efter niveau Side 11 af 27

12 Figur 13. Gruppering af brugerundersøgelser for ferieperiode Ferieperiode forældre Alle forældre med rettigheden Må rette vil modtage brugerundersøgelsen for ferieperioden, når den sendes af personalet. Der findes 2 veje for svar på brugerundersøgelsen: Har ikke brug for pasning Har brug for pasning Vælges svaret Har ikke brug for pasning, vil der blive oprettet/indsat ferie ( Fri status) i barnets kalender for hele ferieperioden. Side 12 af 27

13 Figur 14. Svaret Har ikke brug for pasning er valgt Vælges svaret Har brug for pasning, skal forældrene udfylde fremmødeskemaet. Dage som markeres som Fri, vil blive oprettet som ferie ( Fri status) i barnets kalender i den institution, hvor barnet er indmeldt. Dagene vil ligeledes oprettes som ferie ( Fri status) i den institution, hvor barnet overføres for sampasning. De dage, hvor der er oprettet komme-gåtider vil blive oprettet med orange-markering i den institution, hvor barnet overføres for sampasning (er der ikke indsat tider oprettes barnet med komme-gå-tider som institutionens åbningstider). Ved at anvende knappen Kopiér til andre uger, har forældrene mulighed for at kopiere indsatte tider til andre uger. Figur 15. Svaret Har brug for pasning er valgt Side 13 af 27

14 Hvis der er andre børn som også omhandles af ferieperioden, har forældrene mulighed for at kopiere svarene fra den udfyldte brugerundersøgelse til de andre børn ved at sætte flueben i boksen Kopiér mine svar til mine andre børn [bønrnenes navne]. Figur 16. Kopiér mine svar til mine andre børn Hvis der er flere forældre, der har rettigheden Må rette i forhold til det enkelte barn, vil de alle få tilsendt brugerundersøgelse i forhold til ferieperioden. Er brugerundersøgelsen besvaret (Gemt) af den ene forælder, vil den anden forælder se teksten Din brugerundersøgelse er besvaret af [user_name], når han/hun åbner brugerundersøgelsen. Er brugerundersøgelsen besvaret af personalet (på vegne af en forælder) vil dette også fremgå med en tekst; Din brugerundersøgelse er besvaret af personalet, når brugerundersøgelsen åbnes. Figur 17. Din brugerundersøgelse er besvaret af Se forældrenes svar Som hidtil har personalet mulighed for at se forældrenes svar ved at trykke på ikonet Vis besvarelser, som findes modsat titlen for brugerundersøgelsen for ferieperioden. Der er 2 hovedrapporter: Resultater (oversigt) Besvarelser pr. Barn Siden med Resultater (oversigt), har følgende kolonner: Barnets nave, Svar, Datoer, hvor der er brug for pasning. Der findes også en mulighed for at filtrere på svarstatusserne Har endnu ikke svaret, Har brug for pasning, Ferie or Alle. Der findes et ikon for hver status: - Har endnu ikke svaret, - Har brug for pasning, - Ferie. Side 14 af 27

15 Figur 18. Siden Resultater (oversigt) De samme ikoner fremgår også af Fremmødekalenderen. Figur 19. Ferieperiode-ikoner i Fremmødekalenderen Side 15 af 27

16 Siden Besvarelser pr. Barn, viser forældrenes svar i detaljer. Figur 20. Siden Besvarelser pr. Barn Overfør børn til sampasnings-institution Når datoen for Besvarelse låses fra er nået, kan forældrene ikke længere besvare brugerundersøgelsen I forhold til ferieperioden og der fremkommer et nyt link Overfør til lige under linket Brugerundersøgelse i informationerne om ferieperioden. Når der trykkes på linket fremkommer siden, hvor det er muligt at overføre børn til sampasnings-institutionen. På siden er der følgende felter: Vis børn en dropdown liste som indeholder o Er endnu ikke overført o Er overført o Alle fra institution dropdown liste med Institutioner som den påloggede bruger har adgang til: o Hvis brugeren er på institutionssiden, vises egen institution o Hvis brugeren er på område-siden, alle institutioner i området o Hvis brugeren er på kommune-siden, alle institutioner i kommunen. Side 16 af 27

17 Figur 21. Siden Overfør børn Vælges Er endnu ikke overført i valglisten Vis børn, vises de børn, hvor forældrene har svaret Har brug for pasning. Ud for hvert barn findes et link til den besvarede brugerundersøgelse for ferieperioden. For at overføre børn, skal der først vælges modtagerinstitution, når denne er valgt, fremkommer også en mulighed for at vælge hvilken gruppe barnet skal tilhøre. Når det ønskede er valgt klik på Overfør de valgte børn Figur 22. Overførsel af børn til ny institution Når overførslen er udført, vil institutionen som barnet er overført til fremgå af kolonnen Overført til, og barnet vil fremgå under Kontor -> Børn, i den valgte institution Figur 23. Barnets plads i sampasnings -institutionen Side 17 af 27

18 Barnets komme-gå-tider og ferieregistreringer, som blev angivet i brugerundersøgelsen for ferieperioden, vil være overført til den nye institution. Personalet kan se dem i barnets ferieplan (en ny knap, som kan findes på barnets kort) Figur 24. Knappen Ferieplan på barnets kort Vær opmærksom på, at forældre, der har børn i sampasningsinstitutioner, kun har adgang til informationerne i den periode, hvor sampasningen er aktuel. Det vil derfor nok være en god idé at informere om, at billeder o.a. skal downloades inden perioden slutter. Billeder i barnets album følger barnet hele tiden. Samme er gældende for helbreds informationer. Side 18 af 27

19 Fejlrettelser Print af nyheder og opslag Under Nyheder og Opslag, er der tilføjet en mulighed for at printe opslagene. Figur 1. Print ikon på siden Opslagstavle Figur 2. Print ikon på siden Nyheder Side 19 af 27

20 Print af Fremmødekalender Når forældre ændrer i fremmødetider, fremgår tiderne med orange-markering i fremmødekalenderen Når fremmødekalenderen printes, vil ændrede fremmødetider ligeledes fremgå som orangemarkerede (gråtonet, hvis der ikke printes i farver). Side 20 af 27

21 Ændringer i BørneIntra app en Brugerundersøgelser i forhold til ferieperioder De nye brugerundersøgelser i forhold til ferieperioder fremgår samme sted som brugerundersøgelser hidtil har kunnet ses (som det nederste menupunkt) Menu -> Brugerundersøgelser Svarer forældre Har ikke brug for pasning, oprettes der ferie ( Fri -status) for hele ferieperioden i barnets kalender Side 21 af 27

22 Svarer forældrene Har brug for pasning, skal der udfyldes et fremmødeskema. Det er muligt for brugeren at kopiere indsatte tidspunkter til andre dage eller andre uger. Dage, der er markeret som Fri vil blive gemt med Fri -markering i den institution, hvorfra brugerundersøgelsen blev oprettet Tider, indsat i skemaet, vil blive gemt som fremmødetider (orange-markeret) i den institution, hvortil barnet overføres for sampasning. Side 22 af 27

23 Hvis brugeren har mere end et barn, er det muligt at kopiere svarene til de andre børn, ved at markere Kopiér mine svar til mine andre børn [børnenes navne] Side 23 af 27

24 Hvis der er flere forældre, der har rettigheden Må rette for det enkelte barn, vil samtlige forældre modtage brugerundersøgelsen for ferieperioden. Har den ene forælder svaret på brugerundersøgelsen, vil denne tekst; Din brugerundersøgelse er besvaret af [Brugerens navn] fremkomme, når brugeren åbner brugerundersøgelsen. Side 24 af 27

25 Fremtidige pladser Det har tidligere været et problem for forældre at ændre fremmødetider og indberette fravær, hvis barnet har været placeret i en anden institution i fremtiden. Fremtidige pladser blev ikke vist i app en, kun de nuværende pladser. Det er nu muligt for forældre at indberette fremmødetider og fravær op til 4 måneder ud i fremtiden for fremtidige pladser. Push-notifikationer Det er nu muligt at gå direkte fra push-notifikationen til brugerundersøgelse eller besked. Når brugerundersøgelsen/beskeden som er åbnet via push-notifikationen er læst/redigeret og lukkes, vil brugeren komme tilbage til det sted i app en, som var aktivt, da push-notifikationen blev åbnet. Side 25 af 27

26 Dele-funktion i ios. Det er nu muligt at dele udsnit af billeder fra kamerarullen til BørneIntra. Når brugeren trykker på knappen Del, fremkommer BørneIntra-ikonet på listen over app s, der kan anvendes til deling (vær opmærksom på om BørneIntras app er aktiveret i indstillingerne) Når der trykkes på BørneIntra-ikonet, åbner en ny side, hvor det er muligt at redigere det valgte billede. Billedet kan vælges i anden udskæring. Når det ønskede er tilrettet, tryk på knappen Vælg målperson, for at indsætte billedet som profilbillede for det valgte barn. Forældre vil have denne mulighed for egne børn. Personale vil have muligheden for alle børn i institutionen Side 26 af 27

27 Når billedet er redigeret og barnet er valgt, så tryk på knappen Upload for at overføre billedet som barnets profilbillede. Side 27 af 27