Indledning og formål Viborg Kommunes udbudspolitik (Vedtaget af Viborg Byråd 5. marts 2008, revideret 23. juni 2010 efter vedtagelse i Viborg Byråd) Viborg Kommunes udbudspolitik indeholder en kortftet oversigt over Byrådets overvejelser om, i hvilket omfang og på hvilken måde Byrådet ønsker gøre brug af udbud til løsning af opgaver. På grund af det brede felt af opgaver, der kan tænkes udbudt, har udbudspolitikkens bestemmelser karakter af overordnede og generelle rammer, der skal udfyldes i forbindelse med det konkrete udbud. Som det fremgår af det følgende vedrører udbudspolitikken primært Kommunens opgavevaretagelse, mods indkøbspolitikken, der primært vedrører Kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. I begge politikker arbejdes der imidlertid med begrebet udbud, og det er derfor nødvendigt med følgende definition: Når der i indkøbspolitikken tales om udbud, tænkes der primært på den formelle proces i forhold til EU's udbudsregler, herunder også Tilbudslovens bestemmelser om annonceringspligt. Når der i udbudspolitikken tales om udbud, tænkes der primært i forhold til konkurrenceudsættelse af en opgave, der normalt løses af Kommunen selv. Der kan dog også være tale om en opgave, som allerede har været udbudt og nu løses af en priv leverandør. Nærværende udbudspolitik er udarbejdet i henhold til styrelseslovens 62 med tilhørende bekendtgørelse og vejledning. Udbudspolitikken er gældende for hele Viborg Kommunes organision, herunder selvejende institutioner, der er indgået driftsoverenskomst med. Indledningsvis beskriver udbudspolitikken Byrådets mål for konkurrenceudsættelse. Derudover indeholder udbudspolitikken en beskrivelse af Byrådets overordnede retningslinier for: valg af leverandør, kravspecifikioner og betingelser ved udbud kontrolbud, herunder omkostningskalkulioner kvalitetsopfølgning beslutningsproceduren i forbindelse med udbud inddragelse af personalet anvendelsen af sociale klausuler. Udover udbudspolitikken er det foruds, de forskellige aftaler, normer og standarder nurligvis forts er gældende. 1. Mål for konkurrenceudsættelse Det er vigtigt understrege, udbud ikke er et mål i sig selv målet er derimod sikre, Viborg Kommunes opgaver løses på den mest effektive og hensigtsmæssige måde set ud fra en helhedsbetragtning. Konkurrenceudsættelse kan være et af flere værktøjer hertil. Viborg Kommune ønsker som udgangspunkt placere opgaveløsningen der, hvor den ud fra en økonomisk, teknisk og servicemæssig helhedsbetragtning løses bedst muligt. Kommunen vurderer således løbende, om der måtte være opgaver, hvor opgaven med fordel for brugere, borgere og/eller kommune, og under hensyntagen til gældende lovgivning, vil kunne løses mere optimalt af prive eller andre offentlige myndigheder frem for ved direkte kommunal produktion af opgaven. Tilsvarende skal det også vurderes, om der er opgaver, der i dag løses af prive virksomheder eller andre offentlige myndigheder, som med fordel direkte skal udføres af Kommunen. Såfremt en kommunal opgave overvejes udbudt, skal bl.a. følgende forhold indgå i vurderingen:
markedet for opgaven er præget af konkurrence. viden og kompetence i Kommunen ikke går tabt i en grad, der er kritisk for betjeningen af det politiske arbejde og borgerne. opgaven lader sig afgrænse og entydigt beskrive og kvalitetsvurdere. omkostningen ved en udbudsrunde vurderes blive betalt af en tilsvarende besparelse fra den udbudte opgave på maksimalt 3 år. I aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2007 blev det aftalt, en større del af de kommunale opgaver skal konkurrenceudsættes de kommende år. Viborg Kommunes indikor for konkurrenceudsættelse (IKU) var i 2008 på 21,0 % mod et landsgennemsnit på 24,8 %. Som led i aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi i 2007 er det aftalt, kommunerne under ét skal øge andelen til 26,5 % i 2010. Kommunen afventer indikor for konkurrenceudsættelse (IKU-procent) for 2009, som forventes modtaget fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet i nærmeste fremtid. Med denne IKU-procent som udgangspunkt drøftes og besluttes Viborg Kommunes IKU-procent for 2011 og fremover. Regeringen har i Danmark 2020 s det mål, andelen af opgaver, der udsættes for konkurrence, kommer op på mindst 31,5 % i 2015. 2. Valg af leverandør, kravspecifikioner og betingelser ved udbud 2.1 Valg af leverandør Kommunen fastsætter udvælgelses- og tildelingskriterier iht. gældende regler for udbud og de kriterier, som i de konkrete tilfælde måtte have relevans for Kommunen. Udover de krav, der følger af lovgivningen, lægger Kommunen generelt vægt på følgende: Arbejdsmiljø: Leverandøren skal medvirke til fastholde og udbygge et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø. Hensynet til arbejdsmiljø og forhold for medarbejderne søges i praksis sikret ved, dels der indarbejdes en såkaldt arbejdsklausul i overensstemmelse med ILO-konvention nr. 94, hvorefter den enkelte leverandør forpligter sig til sikre medarbejderne løn og ansættelsesvilkår, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til overenskomst, lovgivning eller administrive forskrifter er gældende for det pågældende område, og dels der i øvrigt stilles krav om, den enkelte leverandør overholder en række i kontrakten nærmere angivne ILO-konventioner og menneskerettighedserklæringer. Kravet om overholdelse af de nævnte konventioner er indarbejdet i indkøbspolitikkens afsnit 5, omhandlende Etisk og socialt ansvar. Faglig kompetence: Leverandøren skal fagligt dokumentere evne til løse opgaven. 2.2 Kravspecifikioner Kravspecifikioner udarbejdes specifikt i forhold til den opgave, som udbydes. Typisk vil kravspecifikionen inklusiv kontraktvilkår for den pågældende opgave indeholde oplysninger om: Politisk besluttet serviceniveau for løsningen af opgaven Opgavens stus, hidtidige og fremtidige mål Opgavens indhold og afgrænsning Opgavens kvalitetsniveau Forsynings- og leveringssikkerhed af opgaven
I hvilket omfang, bygninger og meriel forudsættes anvendt af tilbudsgiveren og betingelserne herfor Særlige forhold omkring personales retsstilling i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse Sociale klausuler Etiske klausuler Arbejdsklausuler. 2.3 Betingelser ved udbud De konkrete betingelser overvejes fra udbud til udbud og opstilles i overensstemmelse med de forhold, der gør sig gældende for det konkrete udbud. Ved beslutning om en opgave fremover skal udføres af prive, tages der stilling til, om der skal indgås aftale på grundlag af et konkret tilbud eller efter udbud. Valg af udbudsform beror på en konkret vurdering, hvor der eksempelvis kan tages hensyn til opgavens art og omfang, om der kræves særlig faglig ekspertise, tidsfaktorer og nurligvis gældende udbudsretlig lovgivning. Kontraktperiodens længde afpasses efter opgavens karakter, investeringsbehov, den aktuelle konkurrencesituion samt den generelle udvikling indenfor området. 3. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulioner Kommunen kan fra sag til sag vælge udarbejde et kontrolbud. Ved kontrolbud forstås den situion, Kommunen ønsker konkurrenceudsætte en opgave, og i den forbindelse ønskes udarbejdet et kontrolbud af en intern forvaltningsgren (Økonomistaben i samarbejde med den pågældende forvaltning). Kalkulionsreglerne for kontrolbud følger interne og centralt fastste regler på området. For opnå sammenlignelighed med prive bud skal det sikres, alle relevante omkostninger indgår i beregningen af kontrolbuddet, og kontrolbuddets omkostninger er i overensstemmelse med de krav, der er opstillet i udbudet. Økonomistaben skal sikre, disse bestemmelser overholdes. Der skal være en klar adskillelse mellem de personer/afdelinger, der afgiver kontrolbuddet, og de personer/afdelinger, der skal vurdere de indkomne tilbud. 4. Kvalitetsopfølgning Kommunen søger kvaliteten i opgaveløsningen sikret gennem et entydigt og præcist kontraktgrundlag, løbende vurdering af opgavens udførelse gennem en regelmæssig rapportering, kvalitetskontrol, herunder gennemgang af leverandørens egenkontrol og stusmøder med Kommunens leverandører. Opfølgningen kan desuden suppleres med brugerundersøgelser og lign. 5. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud Byrådet beslutter på baggrund af den vedtagne udbudsstregi, om en opgave, der hidtil har været varetaget af kommunen, skal udbydes samt evt. betingelserne herfor. Udbudsproceduren sættes herefter i gang, og endelig beslutning om valg af leverandør træffes af Byrådet eller af et udvalg eller administrivt niveau bemyndiget hertil af Byrådet. 6. Inddragelse af personalet
Medarbejderne skal sikres informion og indflydelse på udbudsprocessen. Medarbejderne skal gennem MED-systemet inddrages i god tid, inden der træffes endelig beslutning om udlicitering, informeres og have mulighed for drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser af anvende udbud og udlicitering således, medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget, jf. procedure for drøftelse af forslag om rionalisering, omstilling og udbud. 7. Anvendelse af sociale klausuler Som udgangspunkt vil kontraktens vilkår indeholde krav om anvendelse af sociale klausuler i forbindelse med udbud. Omfanget af sociale klausuler fastlægges i forbindelse med det enkelte udbud. En social klausul er et krav i kontrakten om, den, der vinder udbudet, påtager sig en nærmere angivet social forpligtelse. Målet med sociale klausuler kan være dels fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, dels integrere personer der er uden for arbejdsmarkedet. Udbud af kommunale opgaver kan således suppleres af et krav til virksomhederne om påtage sig en forpligtelse til aktivere ledige i et nærmere præciseret omfang, oprettelse af eventuelle stillinger for revalidenter samt oprettelse af flex- og skånejobs. På samme måde kan oprettelse af elev- og praktikstillinger samt integrion af flygtninge og etniske minoriteter også vurderes med henblik på indarbejdelse i udbudsmerialet. Nærmere oplysninger kan fås i vejledningen Sociale klausuler i praksis, udgivet af Erhvervsministeriet. 8. Etisk og socialt ansvar Som udgangspunkt vil kontrakter, som udfærdiges på baggrund af afholdte udbud, indeholde krav om, den, der vinder udbudet, overholder nogle grundlæggende konventioner tiltrådt af Danmark. Disse krav kan stilles til ethvert udbud af såvel bygge- og anlægsopgaver, tjenesteydelser og varekøb. De nævnte konventioner omfter dels en række såkaldte ILO-konventioner og dels FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Formålet med kravet om overholdelse af konventionerne er sikre, produktionen af den udbudte opgave sker under iagttagelse af de pågældende konventioners minimumskrav til arbejdsmiljø og arbejdsforhold mv. Klausuler om etisk og socialt ansvar indarbejdes i udbudsmerialet eller udbudsbekendtgørelsen som et kontraktvilkår, med følgende formulering: Viborg Kommune forudsætter, leverandøren og eventuelle underleverandører overholder internionale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskriminion i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)M Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indss til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisionsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis Viborg Kommune bliver bekendt med, leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til opfylde kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle
kontraktens krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Kommunen uvedkommende. 9. Anvendelse af arbejdsklausuler Som udgangspunkt vil kontrakter udfærdiget i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser indeholde en såkaldt arbejdsklausul. Ved en arbejdsklausul forstås i denne forbindelse en bestemmelse om, den, der vinder udbudet, skal sikre de medarbejdere, som skal udføre det pågældende arbejde, løn og arbejdsvilkår, der mindst svarer til det, der er aftalt i relevante overenskomster. Ved hvert enkelt udbud skal det konkret overvejes, om en arbejdsklausul er relevant og proportional dvs. ikke for byrdefuld i forhold til den opgave der udbydes og samtidigt skal klausulens eventuelle konkurrencebegrænsende effekt vurderes. I det omfang udenlandske leverandører kan tænkes byde på opgaven, må en arbejdsklausul dog som udgangspunkt altid anses for relevant og proportional. Arbejdsklausulen skal i givet fald indarbejdes i udbudsmerialet eller udbudsbekendtgørelsen som et kontraktvilkår, med følgende formulering: Viborg Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til sikre, de anste som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrive forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Viborg Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Viborg Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumention for, løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumention fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentionen skal være Viborg Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumention kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.