194 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. oktober 2012 Start kl. 17.00, slut kl.19.50 Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Søren Andersen, Eigil Stausholm, Palle Christensen, Iver Eriksen, Lise Lotte Kjær, Tina Holm og Lotte Bang. Gæste deltagere Carsten Andersen fra Dahlberg og Frank Holmgrûn fra HDI Gerring Dagsorden: 1. Bestyrelsesansvarsforsikring med deltagelse af Carsten Andersen fra Dahlberg og Frank Holmgrûn fra Nassau På mødet vil Frank Holmgrûn redegøre for omfang og virkemåde af bestyrelsesansvarsforsikringen, herunder medforsikring af "byggesagsadministration" (og hvornår det kan være vigtigt at medforsikre denne deldækning ). 2. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møder 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Fusion evaluering af temamødet repræsentantskabsmøder den 11. oktober 2012 fusionsaftale 5. Administrationslokaler, Symfonien, Kjellerupsgade 14 status 6. Strategi for håndværkerafdelingen 7. Dato og forslag til emner til næste møde 8. Eventuelt 9. Resume af beslutninger 1. Bestyrelsesansvarsforsikring Med deltagelse af Carsten Andersen fra Contea og Frank Holmgrûn fra - HDI Gerring På mødet vil Frank Holmgrûn redegøre for omfang og virkemåde af bestyrelsesansvarsforsikringen, herunder medforsikring af "byggesagsadministration" (og hvornår det kan være vigtigt at medforsikre denne deldækning ). Lotte Bang spørger om det overhovedet er nødvendigt at have en ledelsesansvarsforsikring og om ikke det er overflødigt når nu der her er tale om en ikke professionel bestyrelse. Erfaringer fra sager i pressen har der ikke været mange sager mange år tilbage, hvor bestyrelser og ledelsen er blevet gjort personligt ansvarlige. Sagerne bliver typisk trukket i langdrag og dermed forældet, for omkostningstunge eller bliver kravet rettet imod den juridiske enhed. Frank Holmgrûn svarer ja det er nødvendigt med en ledelsesansvarsforsikring. Principielt er han enig i at der har været en tendens, men den har ændret sig lidt. Overordnet set er der det med ledelsesforsikringer, at ansvaret er personligt myntet på den enkelte direktør eller bestyrelsesmedlem. Det er ikke Vivabolig, Boligselskabet Østparken eller Boligselskabet Limfjorden, men personerne der er dækket.. Forsikringen er delt op i professionelt ansvar der dækker ansvar der pålægges Boligselskabet, herunder krav fra beboere, samarbejdspartnere m.v. og sagsomkostningerne. Direktionsog bestyrelsesansvar der dækker ansvar der pålægges direktør
195 eller medlem af bestyrelsen personligt. Bestyrelsesmedlemmer skal huske at der er solidarisk ansvar uanset, at man har valgt at sige, at man er uenig og fået ført det til referat. Hvis man er indgående uenig skal man tage konsekvensen og gå fra bestyrelsen. Forsikringen dækker hvis der er rettet et krav, tabt nogle penge og eventuelle sags omkostninger. Sagerne kan ende i voldgift, forlig eller sidste instans en retssag. Christian Vestergaard spørger til om det ikke er gangbart at man ikke vidste bedre. Hvad hvis grundlaget fra rådgivere eller direktør ikke har været godt nok til en ikke professionel bestyrelse. Frank Holmgrûn kan ikke svare entydigt, men mener bestyrelsen bliver dømt erstatnings ansvarlig, men at en retsag også vil se på hvem der har skylden. Det vil trække ned i dommen. Som bestyrelse kan man ikke altid have alt på skrift, man dræber alt bestyrelsesarbejde. Sørg for at få det skrevet essensen til referat. Byggesagsadministration hvorfor og hvornår skal denne dækning medtages? Mangler eller frister der ikke overholdes, hvis vi eks. fører tilsyn med byggesagen eks. 1 års og 5 års eftersyn. Søren Andersen spørger til projektering af mindre byggesager? Lotte Bang spørger til låneudbud ved en byggesag, hvad er ledelse og hvad er byggesagsadministration? Frank Holmgrûn mener vi her er i en gråzone og vil gerne vende tilbage med en mere præcis definition af byggesagsadministration. Hans umiddelbare definition er at konkrete sager er byggesagsadministration og generelle overordnede sager er ledelse. Carsten Andersen spørger om det, at man opkræver i byggesagshonorar har betydning for ansvaret, hvortil Frank svarer nej det er ikke afgørende. Carsten Andersen mener at tillægsdækningen for byggesagsadministration ligger omkring kr. 20.000. Frank Holmgrûn vender tilbage Definition af byggesag Projektering er det med eller en forsikring ved siden af Pris Om der er andre moduler der kan være interessante
196 2. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møder Dagsorden godkendt 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Frede Skrubbeltrang tilføjer at det med, at det boligsociale arbejde halveres i Kommunens budgetforhandlinger er trukket tilbage p.g.a. en skriftlig henvendelse fra mange boligorganisationer i Aalborgs protest over, at vi evt. måtte komme til at bære den omkostning. Vi har 2 nye stillinger som ejendomsfunktionærer opslået en i Rughaven, Hørhaven, Havrevangen m.v. med tiltrædelse 1. december 2012 og en i Thomas Boss Gade/Kayerødsgade/Kjellerupsgade til tiltrædelse 15. januar 2013. Christian Vestergaard spørger til afdeling 5 s helhedsplan. Lotte Bang orientere om at vores bygherrerådgiver har lavet en fejl i de første huslejeberegninger som i væsentlighed betød at en lejlighed der ifølge de første beregninger skulle være 45 kvm til ca. kr. 2800 rent faktisk var 72 kvm til ca. kr. 4500. Vi har løst problematikken for den lejer der havde lejet boligen, mod at vi stiller krav til rådgiveren om at holde afdeling 5 skadesløs på forskelslejen i 3 år. 4. Fusion evaluering af temamødet repræsentantskabsmøder den 11. oktober 2012 fusionsaftale Evaluering af temamødet Vi er enige om at vi har gjort det vi kan og det der kan forventes af en bestyrelse. Alle burde være oplyst ud fra det grundlag vi har lavet. Eigil Stausholm roste Christian Vestergaard for en fin afrunding på mødet både på hårde facts og bløde værdier. Alle 4 indlægsholdere var positive for fusion. De efterfølgende bemærkninger viste at mange tvivl blev til overbevidst positiv indstilling. Christian Vestergaard har dog svært ved at se hvad der blev sagt som vi ikke selv har sagt. Det må være den eksterne verificering at der vi siger og gør, der har gjort udslaget. Nogen har måske haft den følelse Er der nogen der er ved at bage rævekager den blev afluset. Der blev fra salen indtil flere gang spurgt direkte til advokat og revisor om de kunne stå inde for beslutningen. Hvilket var bekræftende. Eigil Stausholm er spændt på hvor mange der møder op. Lotte Bang orientere om at hun ikke deltager i nogle af møderne, da hun ikke ønsker at vælge det ene eller det andet
197 møde. Jan, Søren og Torben deltager fra administrationen kan være referenter. Lotte Bang spørger til hvornår vi skal indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i Vivabolig. Vi aftalte at det gør vi når vi er sikre på et ja, der er tid nok. Stemmesedler ja eller nej laver administrationen. Repræsentantskabsmøderne den 11. oktober 2012, Jan Kristensen, Torben Thomsen og Søren B. Røge deltager og kan være referenter. Lotte Bang spørger om vi hvis det bliver et ja skal fejre det, med en øl en pizza, bare for at få adrenalinen ud af kroppen. Fusionsaftalen blev endelig godkendt og underskreven. Lotte Bang sørger for underskrifter af de resterende bestyrelsesmedlemmer. 5. Administrationslokaler, Symfonien, Kjellerupsgade 14 Limfjorden har fået en kvote på 100 ungdomsboliger omkring 5.000 kvm. P.t. er den politiske holdning, hverken mere eller mindre. Vi arbejder på at få lov til at bygge ca. 6.500 7.000 kvm. Kommunen har til først i denne uge været åbne for ideen, men en planarkitekt har i mandags givet os et blankt afslag på alt uden for 5.000 kvm. Vi planlægger kontormiljø til Vivabolig på omkring 1.000 1.200 kvm. Tidsplan Der skal laves ny lokalplan og det tager 1 år, så i bedste fald kan vi få godkendt skema A ultimo 2013 skema B primo 2014 byggestart primo 2014 byggeslut medio/ultimo 2015 Vi arbejder på et beslutningsgrundlag skitse, økonomi og muligheder for Vesterbro 23, til primo/medio november 2012. 6. Strategi for håndværkerafdelingen Håndværkerafdelingen har i regnskabsåret 1. juni 2011 31. maj 2012 et underskud på kr. 162.078,75 som bevirker at afdelingen får en negativ egenkapital kr. 86.603,97 og skal have tilført midler. Håndværkerhuset arbejder vi på mulighederne for at udnytte til viceværterne i afdeling 3 og finde noget passende til håndværkerafdelingen som er passende og minimere huslejen. Et salg eller udlejning af lokalerne skal behandles i Østparkens bestyrelse.
198 Christian Vestergaard minder om at man kan skrue på administrationsomkostningerne så det bliver mere kostægte. 7. Dato og forslag til emner til næste møde Næste møde er mandag den 5. november 2012 kl. 17. Ledelsesansvarsforsikring Fusion Administrationskontor Strategi for Håndværkerafdelingen 8. Eventuelt En invitation til et fodboldarrangement den 5. november 2012 fra Nord, hvor 10 boligorganisationers formænd og forretningsfører, direktører er inviteret. Næste møde mandag den 5. november 2012 Christian Vestergaard er imod fodboldarrangementet dels fordi der er både politikkere og embedsmænd inviteret. Frede Skrubbeltrang, Søren Andersen, Eigil Stausholm, Iver Eriksen, Tina Holm mener det er at skabe relationer, netværk og dermed i orden at deltage. Vi kan dog ikke deltage da det er samme dag som næste bestyrelsesmøde. 9. Resume af beslutninger Ledelsesansvarsforsikring opfølgning på mødet næste møde Nyt administrationskontor i Symfonien afventer beslutningsgrundlag i november Håndværkerafdeling der arbejdes på en flytning af håndværkerne et beslutningsgrundlag skal forelægges Østparkens bestyrelse. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen