www.bunkogelkjaer.dk CVR-nr. 32 57 25 10 Botilbuddet Flintholm Uanmeldt tilsyn Den 28. maj 2013

www.bunkogelkjaer.dk CVR-nr. 32 57 25 10 Botilbuddet Flintholm Uanmeldt tilsyn Den 28. maj 2013

Indholdsfortegnelse Formalia... 3 Ledelsesrepræsentanter... 3 Medarbejderrepræsentanter... 3 Beboerrepræsentanter... 3 Indledning... 3 Program... 4 Konklusion... 4 Tilbuddets udviklingsområder... 4 Opfølgning på udviklingsområder fra anmeldt tilsyn den 23. november 2013... 5 Personfølsomme oplysninger... 5 Klager... 5 Handleplan... 5 Magtanvendelse... 6 Medicinhåndtering... 6 Rengøringsstandard... 7 Trivsel generelt... 7 Kommunikation... 8 Struktur... 8 Aktiviteter... 9 Sundhed... 9 Andet... 10 2 af 10

Formalia Dette uanmeldte tilsyn blev gennemført på Botilbuddet Flintholm, Flintholmvej 4, 6430 Nordborg af ekstern konsulent Vivian Elkjær den 28. maj 2013. Ledelsesrepræsentanter Forstander Steen Boris Hansen Afdelingsleder Grethe Feldborg Medarbejderrepræsentanter Medhjælper, gruppe 1 Tilkaldevikar, gruppe 1 Pædagog, gruppe 2 Tilsynet hilste på flere medarbejdere under rundvisningen, og talte med alle undervejs. Beboerrepræsentanter Tilsynet hilste på flere beboere, og fik fremvist to boliger. Grundet beboernes funktionsniveau var det ikke muligt for tilsynet, at gennemføre individuelle interview. Indledning Flintholm er et kommunalt botilbud med plads til 20 beboere. Botilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service (SEL) 108. Boligerne er opført i henhold til Lov om Almen Boligbyggeri og udlejes af Sønderborg kommune. Målgruppen er voksne beboere med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser i aldersgruppen 25 til 70 år. Målgruppens udfordringer er kendetegnet af middelsvær til svær udviklingshæmning kombineret med psykiatriske diagnoser, kommunikationsvanskeligheder, demensproblematikker, senhjerneskade og/ eller diagnoser inden for autismespektret. Flere beboere har en udadrettet adfærd. Organisatorisk er tilbuddet bygget op omkring to grupper, hver bestående af to boliger. Tilbuddet ledes af en forstander og en afdelingsleder. Der er cirka 49 medarbejdere tilknyttet, inklusive køkken- og rengøringspersonale samt nattevagter og administrative medarbejdere. Grundlaget for tilsynets gennemførelse er aftalt med Sønderborg Kommune og beskrevet i en tilhørende tilsynsmanual. Tilsynsbesøget er forberedt på baggrund af materiale fra det anmeldte tilsyn i 2012, tilgængeligt materiale på hjemmesiden samt kommunens gældende kvalitetsstandard for området. 3 af 10

Tilsynsbesøget er gennemført uanmeldt og er et udtryk for det øjebliks billede, som er tilgængelig på tidspunktet for tilsynets gennemførelse. I tilsynet er der lagt vægt på kontrol og brugerrelaterede forhold. Det eksterne tilsyn refererer til Sønderborg Kommune, som er tilsynsmyndigheden. Program Tilsynet blev gennemført i tidsrummet kl. 14 til 18. Ved ankomst til stedet, var ledelsen sammen med to medarbejderrepræsentanter ved at gennemføre ansættelsessamtaler, og tilsynskonsulenten blev derfor præsenteret i gruppe 1 og 2, hvorefter konsulenten selv besøgte grupperne. Herefter talte tilsynet med forstander og afdelingsleder, og besøget blev rundet af sammen med afdelingsleder. Ved besøgene i grupperne blev medicinhåndtering og journalsystemet gennemgået, ligesom opbevaring af personfølsomme oplysninger blev kontrolleret. Konklusion Tilsynets subjektive opsummering i forhold til: Tilsynets oplevelse af hverdagens øjebliksbillede/stemningen. Tilsynets oplevelse af relationer mellem beboer og medarbejder. Tilsynets oplevelse af kommunikationen på stedet. Det er tilsynets oplevelse, at hverdagen indrettes efter beboernes behov individuelt, og at der var en god stemning omkring beboerne i fællesskabet under tilsynets besøg. Tilsynet observerede, at beboernes funktionsniveau er meget forskellige, og at alle blev tilgodeset individuelt uanset dette. Nogen var for eksempel inde i egen bolig for at hvile sig, mens andre opholdt sig med aktiviteter i fællesrum. Der synes at være en positiv relation mellem beboerne og medarbejderne, hvilket afspejlede sig i beboernes positive reaktioner overfor medarbejderne, når der blev kommunikeret med dem. Endvidere understøttedes den relationelle tilgang af medarbejdernes indgående kendskab til beboernes individuelle ressourcer og behov. Medarbejderne og ledelsen virker engageret og indlevende i kommunikationen med beboerne. Dette både i forhold til verbal kommunikation og nonverbal kommunikation, hvor beboernes behov for nærhed og omsorg kommer til udtryk gennem det at blive set og hørt ud fra handlinger. Tilbuddets udviklingsområder Tilsynets opsummering af punkter til behandling, hvor Skal er udtryk for forhold, som er uacceptable, og som skal bringes i orden, eventuelt i samarbejde med forvaltningen eller tilsynsmyndigheden. Anbefalinger er udtryk for tilsynets vurdering i et forhold, som skal overvejes, men ikke nødvendigvis følges. Tilsynet har ikke fundet anledning til at fremhæve udviklingsområder ved dette tilsynsbesøg. 4 af 10

Opfølgning på udviklingsområder fra anmeldt tilsyn den 23. november 2013 Personfølsomme oplysninger Under det anmeldte tilsynsbesøg i 2012 så tilsynet, at beboermapper med personfølsomme oplysninger indeholdende pas, sygesikringskort og printede dokumenter, fx delhandleplaner, stod på åben reol i medarbejderkontoret, som ikke var aflåst. Tilsynet vurderede derfor, at håndteringen af personfølsomme oplysninger ikke skete i overensstemmelse med persondataloven, idet personfølsomme oplysninger skal opbevares uden adgang for uvedkommende, for eksempel utilgængeligt i beboernes lejligheder eller i et aflåst skab på personalekontoret. Ved dette uanmeldte tilsynsbesøg opbevares beboernes personfølsomme i et aflåst skab på medarbejderkontoret, hvilket lever op til gældende regler om opbevaring uden adgang for uvedkommende. Klager Tilsynet konstaterede også, at der ikke var formuleret en formel klagevejledning, til anvendelse overfor pårørende eller værger i forhold til tilbuddet. Tilsynet gjorde opmærksom på, at en formel klagevejledning sammen med en forventningsafstemning og samtykkeerklæring gør det nemmere at samarbejde med pårørende og værger generelt, idet sammenhængen signalerer åbenhed og imødekommenhed. Tilsynet anbefalede derfor, at stedet formulerede en klagevejledning samt en politik for klagehåndtering. Ledelsen oplyser, at spørgsmålet om klagevejledning er blevet drøftet i pårørenderådet. Den klagevejledning, der anvendes indenfor ældreområdet, er også gældende indenfor handicapområdet indtil videre, da der aktuelt arbejdes på at udarbejde en fælles informationspjece gældende for alle botilbud på tværs indenfor handicap- og psykiatriområdet. Tilsynet imødeser positivt informationspjecen som nævnt, og en tilhørende politik for klagehåndtering. Handleplan Afdelingsledelsen har sammen med myndigheden gennemført funktionsudredninger for alle beboere på Flintholm. Udredningerne vil danne grundlag for udarbejdelsen af myndighedens overordnede handleplan jf. SEL 141. Ikke alle beboere har modtaget en 141 handleplan, men ledelsen forventer at det sker i forbindelse med de årlige statusmøder, der afholdes sammen med beboere, pårørende og myndigheden. Ledelsen er endvidere opmærksom på at efterspørge handleplanen, for derved at bakke op omkring borgerens retssikkerhed. Ved tilsynet i 2012 anbefalede tilsynet, at Flintholm prioriterer systematiske dokumentationsrutiner, således at der blev sat fokus på få, og styrende delmål, der kunne anvendes som aktive og dynamiske styringsredskaber for indsatsen konkret. Tilsynet an- 5 af 10

befalede ligeledes, at der blev udviklet en ensartet praksis for god journalføring og elektronisk arkivering af dokumenter på tværs af gruppe 1 og 2. Flintholm er aktuelt ved at implementere journalsystemet CSC-social. Tilsynet fik skabelonen for delhandleplaner demonstreret, og konstaterer, at opbygningen giver mulighed for få og retningsvisende delmål, der fremstår som styrende for indsatsen, idet disse knytter sig til dagbogsnotater og ligeledes som tydelige mål i journalsystemet. Grupperne skal arbejde i det samme system, og medarbejderne har deltaget i et notatskrivningskursus, arrangeret af Sønderborg Kommune, på tværs af alle tilbuddene i kommunen. Endvidere er der uddannet superbrugere i systemet, og afdelingsleder påtænker ligeledes at uddanne sig til superbruger. Det er tilsynets vurdering, at det nye journalsystem virker fordrende for dokumentations forpligtelsen, og at de nye delhandleplaner er blevet meget mere skarpe i forhold til at være konkrete og retningsvisende for indsatsen. Når journalsystemet og delhandleplanerne er fuldt ud implementeret forventes niveauet for dokumentation at være højnet væsentligt. Magtanvendelse Det oplyses, at der i 2013 indtil videre har været tre episoder fordelt på to personer, som er indberettet til myndigheden. Episoderne hænger tæt sammen med vold eller trusler henvendt mod medarbejderne, som registreres særskilt, og flere af problematikkerne knytter sig til en beboers udvikling af demens. Ved tilsynsbesøget i 2012 fremstod det uklart, hvordan beboerne/ pårørende/værger høres og orienteres efter en magtanvendelse. Tilsynet henledte opmærksomheden på at alle indberetninger skal gennemgås med den enkelte beboer og eventuelle kommentarer skal skrives på skemaet. Hvis beboeren ingen kommentarer har, skal det også på skemaet. Beboeren skal have en kopi af afgørelsen og en klagevejledning med henblik på at sikre borgerens retssikkerhed og forebygge eventuelt nye episoder. Ledelsen tilkendegiver a beboernes bemærkninger til hændelsen skrives ind i skemaet, men at der typisk ikke er bemærkninger at notere, fordi beboerne ikke kan forholde sig til hændelserne grundet deres funktionsniveau. Der laves handleplan til forebyggelse af vold, og om nødvendigt inddrages kommunens demenskonsulent. Endvidere er det afdelingsledelsens hensigt at etablere et systematisk samarbejde med TR og AMR, for eksempel ved møder en gang om måneden. Herved ønskes et kontinuerligt fokus på analyse og sammenhænge i forhold til registreringer om magtanvendelse, den tilhørende handleplan og registreringer om vold og trusler. Medicinhåndtering Der er udpeget en medicinansvarlig i hver gruppe. Medicin opbevares aflåst i borgernes lejligheder, men doseres for en uge eller en måned af gangen i dags dosetter, som opbevares i aflåst skab i køkkenerne i henholdsvis gruppe 1 og 2. For to borgere gælder, at deres medicin ikke opbevares i egen lejlighed, da de bryder aflåste skabe op i egen lejlighed. Doseringsæskerne er påført navn og Cpr-nummer. Der kvitteres for udlevering medicin. 6 af 10

Ved tilsynsbesøget i 2012 konstaterede tilsynet, at der forefandtes naturlæge medicin, som ikke var ordineret af egen læge. Tilsynet fandt også flere medicinpræparater, hvor borgerens CPR-nummer og navn ikke fremgik, ligesom der blev fundet salve hvor anbrudsdatoen ikke var noteret på tuben. Alle disse forhold var rettet ved dette uanmeldte tilsynsbesøg. Tilbuddets egen medicininstruks var ikke at finde i umiddelbar nærhed af den praktiske medicinhåndtering og en medarbejder i gruppe 1 gav udtryk for ikke at være bekendt med instruksen for korrekt medicinhåndtering af medicin, som Sønderborg kommune har udgivet. Ledelsen oplyste dog efterfølgende, at alle medarbejdere har fået denne udleveret personligt. Tilsynet anbefaler, at instruksen hænges synligt for alle medarbejdere, gerne ved medicinskabet eller på kontoret, således at misforståelser undgås. Utilsigtede hændelser registreres på et skema i beboerens medicinmappe og indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD) i henhold til gældende lovgivning. Ledelsen har sat ekstra fokus på utilsigtede hændelser, og der er ansat en UTHmedarbejder i kommunen, som skal sikre erfaringsopsamling til brug for ledelsen. Aktuelt er der indberettet 19 utilsigtede hændelser. Endvidere forventes e-learning implementeret i alle tilbuddene, således at medarbejderne også opnår skærpet fokus på medicinhåndtering generelt. Tilsynet vurderer, at medicinhåndtering sker i overensstemmelse med sundhedsstyrelsens vejledning af 30. juni 2006. Rengøringsstandard Der er ansat hussassistenter, som varetager rengøring af fællesarealer. Der var ryddeligt og rent i fællesområder på tilsynsdagen. Ved tilsynsbesøget i 2012 fandt tilsynet rengøringsstandarden i beboernes lejligheder uensartet og nogen steder uacceptabel. Ledelsen oplyser, at det er indskærpet som et opmærksomhedspunkt, at rengøring i beboernes bolig er kontaktpædagogernes ansvarsområde, og at rengøring går forud for eksempelvis ture ud af huset af hensyn til hygiejne og indbydende boliger. Ved dette uanmeldte tilsyn var rengøringsstandarden blevet bedre, men tilsynet vurderer, at der stadig er grundlag for at henlede ledelsens opmærksomhed på vigtigheden af, at beboeren kan trives i sin bolig, og at for eksempel pårørende finder det hyggeligt at besøge beboeren i dennes bolig. Trivsel generelt Tilsynet har fokus på stemninger, brugernes oplevelse af livskvalitet sammenholdt med medarbejdernes og ledelsens etiske tilgang til brugernes hverdagsliv. På tilsynsdagen var der en rolig og hyggelig stemning. Flere af beboerne i gruppe 1 hvilte sig inden aftensmaden, en enkelt sag i stuen og ordnede perler. På et tidspunkt kom en privat fodspecialist, som havde aftaler med flere af beboerne i deres bolig, og det hele foregik i en venlig og hyggelig stemning. I gruppe 2 havde en af beboerne fødselsdag, og dagen blev fejret med kaffe og kage sammen med de øvrige beboere og en pårørende, som var på besøg. Fødselaren hav- 7 af 10

de et stort flag udenfor sin dør, og mange kiggede forbi og ønskede hende tillykke med dagen. Beboernes mad fremstilles af et fælles køkken til begge grupper. I anledning af fødselsdagen havde fødselaren bestemt menuen. Tilsynet observerede flere eksempler på en individuel tilgang til beboerne, udover den nævnte fødselar. For eksempel var en beboerne i gang med at skrive en liste over dem, der skulle med til festival dagen efter tilsynsbesøget. Det blev oplyst, at vedkommende har behov for listen, således at der skabes overblik og struktur på turen, men også at listen er et udtryk for, at beboeren glæder sig til turen. En anden beboer uden verbalt sprog hyggede sig med en medarbejder i et af køkkenerne, ved at synge lavmælte sange og ae en bamse, som beboeren tydeligt var glad for. En medarbejder kom forbi på besøg sammen med sine tre børn. Beboerne blev synligt glade for at hilse på både medarbejder og børnene. Alt dette skete samtidig med, at andre medarbejdere var i gang med tilberede maden og dække borde etc. Det er samlet set tilsynets indtryk, at ledelsen og medarbejderne har fokus på beboernes trivsel, både individuelt og fælles. Der afholdes fortsat gruppemøder, og referat herfra hænger tilgængeligt på opslagstavlen. Den planlagte tur til musikarrangementet blev omtalt af flere beboere og medarbejdere, som så frem til dagen, hvor alle skulle fælles afsted. Kommunikation Tilsynet har fokus på omgangstone, verbal og nonverbal kommunikation, brug af hjælperedskaber etc. samt på oplevelsen af relationer. Omgangstonen oplevedes som rolig og imødekommende mellem beboer og medarbejdere. Medarbejderne fremstod engageret i kommunikationen med beboerne, og havde deres opmærksomhed på beboerne, når dette var krævet. Dette gjorde sig også gældende overfor beboere, som flere gange gentog samme budskab. Tilsynet observerede, at der også blev givet tid til nærvær og nonverbal kommunikation, selvom det kan diskuteres, hvorvidt førnævnte oplevelse, hvor beboeren i kørestol, der hyggede sig med en bamse, ville have været mere intens, såfremt denne fandt sted i roligere omgivelser. For eksempel i beboerens bolig, fremfor i køkkenet, hvor flere færdes, og hvor borddækning samtidig fandt sted. Beboeren var dog glad i sin mimik og havde sin fulde opmærksomhed på bamsen og medarbejderen. Både i fællesarealer og i beboernes boliger anvendes tavler som kommunikationsmiddel, hvorved beboerne opnår mulighed for overblik og struktur på dagen ved hjælp af billeder og kommunikationstegn. Struktur Tilsynet har fokus på strukturen i hverdagen og weekender, adgangen til relevante aktiviteter og på sundhedsfremmende aktiviteter. 8 af 10

Aktiviteter Beboerne modtager enten et beskæftigelsestilbud eller et aktivitets- og samværstilbud jf. SEL 103 eller 104 i hverdagene. Tirsdag er beboerne typisk lidt tidligere hjemme, idet beskæftigelsestilbuddene her koordinerer mødeaktiviteter. Beskæftigelses- og aktivitetstilbuddene arrangerer ligeledes ture, som beboerne kan deltage i, for eksempel var to beboere på udflugt til Sverige sammen med beskæftigelsestilbuddet på tilsynsdagen. Om eftermiddagene deltager beboerne i forskellige fritidstilbud, blandt andet ridning, afhængig af den enkeltes fritidsinteresser. Om aftenen deltager flere i klubtilbud, og det er kendetegnende, at beboerne deltager i de klubber, som de selv har interesse i at gå i. En deltager for eksempel i et klubtilbud sammen med en af deres pårørende. Der afholdes et husmøde i hver gruppe en gang om ugen. På husmødet aftales fælles aktiviteter, for eksempel beboernes deltagelse i festivallen Gøgl og Musik, som beboerne skulle deltage i dagen efter tilsynsbesøget. Det er ligeledes på husmøder, at beboerne kan drøfte ønsker eller udfordringer i fællesskabet, og det er medarbejdernes indtryk, at beboerne prioriterer at deltage i husmøderne, og finder værdi i indholdet. På en opslagstavle i fællesrum hang referat fra seneste møde. Der afholdes også aktiviteter internt i tilbuddet, hvor beboerne besøger hinanden i grupperne. Torsdag aften er der for eksempel sang og musik i den ene gruppe. Endvidere besøger beboerne deres familie, eller de får besøg i egen bolig. Det er tilsynets indtryk, at aktivitetsniveauet svarer til beboernes funktionsniveau, og at der tages hensyn til individuelle ønsker og behov, således at ikke alle aktiviteter foregår fælles. Sundhed Selvom maden tilberedes i fælleskøkkenet inddrages beboerne på skift i planlægningen af ugemenuen. I køkkenet er lavet en mappe med billeder af forskellige retter, og hver mandag vælger tre beboere i hver gruppe en hovedret fra mappen, som så indgår i menuen for den kommende uge. Er der fødselsdag bestemmer fødselaren fødselsdagsretten. Flintholm har igangsat et sundhedsprojekt under titlen Flintholm et aktivt botilbud. Projektet har blandt andet til formål at øge beboernes livskvalitet, og undgå overvægt og livsstilsrelaterede sygdomme blandt beboerne. Projektet samarbejder med en kostvejleder, som dels har fokus på vægtens sammenhæng med beboernes sundhed og trivsel, og dels har fokus på sund kost generelt. Endvidere er der kommet fokus på, hvordan beboerne afhængig af alder og fysiske form, kan forbrænde energi mest hensigtsmæssigt, så det tilgodeser beboernes sociale og fysiske behov. En beboer er ordineret en times motion dagligt på grund af knogleskørhed. Der er således iværksat daglige gåture, hvor andre beboere ligeledes tilbydes mulighed for at deltage. Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets fokus på sundhed fremmer beboernes trivsel, om end det anerkendes, at motion er tidskrævende for målgruppen generelt, og derfor trækker på medarbejderressourcerne, hvorfor tiltag er sårbare overfor påvirkninger i de tilstedeværende ressourcer. Projektet bidrager samtidig til et aktivt miljø med reelle aktivitetsmuligheder for beboerne, som må forventes at fremme beboernes motivation for at deltage. 9 af 10

Andet Flintholms interne struktur er under udvikling, som følge af en reducering i ledelsen fra to til en afdelingsleder. Samtidig skal der vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant, og samarbejdet omkring arbejdsmiljøet skal koordineres og systematiseres på ny under inddragelse af tillidsrepræsentanten. Sygefravær som følge af medarbejderes afskedigelse er under afvikling, og der synes generelt at være en god stemning i forhold til kulturen og stemningen i tilbuddet. Sygefraværet har således i 2013 ændret sig fra 19,49 % i januar til 4,88 % i april. Tilsynet bemærker endvidere positivt, at forskellige efteruddannelsesforløb er ved at blive afsluttet til fordel for indsatsen i tilbuddet, for eksempel indenfor Marte Meo metoden og i forhold til en neuropædagogisk tilgang. 10 af 10