Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) Denne brugermanual tager udgangspunkt i, hvordan du som rekrutteringsmedarbejder har mulighed for at invitere kandidater til samtale i Ofir Recruiter. Brugermanualen er inddelt i to afsnit, så du kan se, hvordan du inviterer til samtale: Hvis du ønsker at invitere kandidater på forudbestemte tidspunkter (fra side 1) Hvis du ønsker at invitere kandidater til åbne tidsslots (fra side 6) Sådan inviterer du kandidater til samtale med forudbestemte tidspunkter Når du står på kandidatlisten, skal du markere dén kandidat, som du ønsker at invitere til samtale. Der må kun vælges én kandidat, når det er med forudbestemte tidspunkter: Når den ønskede kandidat er blevet markeret, skal du vælge den ønskede e-mail-skabelon. Skabelonerne er tilgængelige under kandidatlisten i højre side: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 1
På den efterfølgende side skal du planlægge interviewet/samtalen med kandidaten. Her skal du udfylde: Emne hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Sted hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Beskrivelse hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Starttidspunkt (dato og kl.) hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Varighed hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Efter planlægning af interview/samtale med kandidaten, har du nogle yderligere valg. Når kandidater inviteres til samtaler via Ofir Recruiter, vil samtalerne blive sendt til deltagernes (typisk ansættelsesudvalget) kalendere. Når du inviterer kandidater til samtale, har du mulighed for at angive, hvem der internt skal have mulighed for at se, hvilke kandidater der er blevet inviteret til samtale, samt hvornår: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 2
Slutteligt har du mulighed for at angive de deltagere, der skal være med til samtalen med kandidaten. Klik på Tilføj deltagere og vælg relevante brugere: For at se og sende invitationen til samtale, skal du klikke på Videre : På den efterfølgende side bliver du præsenteret for invitationen til samtale, som vil blive sendt til den valgte kandidat. Du vil blive præsenteret for en rå version af beskeden samt en forhåndsvisning af invitationen; Den rå version indeholder f.eks. variabler. Variablerne er angivet i [ ] og skal ikke ændres. I forhåndsvisningen vil du kunne se de flettede variabler. Hvis du ønsker at redigere i invitationen inden afsendelse, skal du klikke på Redigér under den rå version af beskeden. Når invitationen til samtale er, som du ønsker, skal du klikke Send, hvorefter kandidaterne vil blive inviteret til samtale: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 3
Når kandidaten har modtaget invitationen til samtale, vil du på kandidatlisten kunne se, at kandidatens status er blevet opdateret: Når kandidaten modtager invitationen til samtale, vil kandidaten have mulighed for at bekræfte samtaletidspunktet via et link i e-mail invitationen: Når kandidaten tilgår linket, vil kandidaten blive præsenteret for praktiske oplysninger omkring afholdelse af samtalen. Via linket kan kandidaten endvidere acceptere eller afslå invitationen til samtale: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 4
Når en kandidat accepterer eller afslår en invitation til samtale, vil kandidaten automatisk modtage en bekræftelse på e-mail: De udvalgte deltagere ved samtalen (typisk ansættelsesudvalget) vil automatisk få besked om kandidatens besvarelse af invitationen til samtale. Hvis kandidaten accepterer, vil deltagerne endvidere modtage en kalenderinvitation indeholdende kandidatens oplysninger: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 5
Kandidatens status vil, efter accept/afvist invitation til samtalen, også automatisk blive opdateret på kandidatlisten. Yderligere vil der blive tilknyttet et kalenderikon, hvorunder det er muligt at se, hvornår kandidaten er inviteret til samtale: Sådan inviterer du kandidater til samtale til åbne tidslots Når du står på kandidatlisten, skal du markere de kandidater, som du ønsker at invitere til samtale. Du kan vælge alle de kandidater, som du ønsker at invitere til samtale: Når de ønskede kandidater er blevet markeret, skal du vælge den ønskede e-mail-skabelon. Skabelonerne er tilgængelige under kandidatlisten i højre side: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 6
På den efterfølgende side skal du planlægge interviewet/samtalen med kandidaten. Her skal du udfylde: Emne hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Sted hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Beskrivelse hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Starttidspunkt (dato og kl.) hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Varighed hvilket vil være synligt for kandidaten, når kandidaten modtager invitationen til samtale Når du inviterer flere kandidater til samtale til åbne tidsslots, skal du huske at markere ud for Klik her for at tilføje flere tidspunkter. Når du har markeret, skal du klikke Tilføj for at gemme det første tidspunkt. Vælg herefter et nyt starttidspunkt (dato og kl.) og klik Tilføj : Samtaletidspunkterne vil efterfølgende blive registreret i skemaet under Aftale tid(er) : OBS! Du kan tilføje lige så mange samtaletidspunkter, som du måtte ønske. Husk dog som minimum at tilføje antal samtaletidspunkter, der svarer til antal valgte kandidater. Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 7
Efter planlægning af interview/samtale med kandidaterne, har du nogle yderligere valg. Når kandidater inviteres til samtaler via Ofir Recruiter, vil samtalerne blive sendt til deltagernes (typisk ansættelsesudvalget) kalendere. Når du inviterer kandidater til samtale, har du mulighed for at angive, hvem der internt skal have mulighed for at se, hvilke kandidater der er blevet inviteret til samtale, samt hvornår: Slutteligt har du mulighed for at angive de deltagere, der skal være med til samtalen med kandidaten. Klik på Tilføj deltagere og vælg relevante brugere: For at se og sende invitationen til samtale, skal du klikke på Videre : Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 8
På den efterfølgende side bliver du præsenteret for invitationen til samtale, som vil blive sendt til de valgte kandidater. Du vil blive præsenteret for en rå version af beskeden samt en forhåndsvisning af invitationen; Den rå version indeholder f.eks. variabler. Variablerne er angivet i [ ] og skal ikke ændres. I forhåndsvisningen vil du kunne se de flettede variabler. Hvis du ønsker at redigere i invitationen inden afsendelse, skal du klikke på Redigér under den rå version af beskeden. Når invitationen til samtale er, som du ønsker, skal du klikke Send, hvorefter kandidaterne vil blive inviteret til samtale: Når kandidaterne har modtaget invitationen til samtale, vil du på kandidatlisten kunne se, at kandidaternes status er blevet opdateret: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 9
Når kandidaterne modtager invitationen til samtale, vil kandidaterne have mulighed for at vælge og bekræfte ét af de tilgængelige samtaletidspunkter via et link i e-mail invitationen: Når kandidaterne tilgår linket, vil kandidaten blive præsenteret for praktiske oplysninger omkring afholdelse af samtalen. Via linket kan kandidaterne endvidere vælge et af de tilgængelige tidspunkter, og acceptere eller afslå invitationen til samtale: OBS! Antallet af tidspunkter vil blive justeret, når kandidater vælger og accepterer et tidspunkt. Kandidaterne kan ikke se, hvem eller hvor mange kandidater, der er blevet indkaldt til samtale. Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 10
Når en kandidat accepterer eller afslår en invitation til samtale, vil kandidaten automatisk modtage en bekræftelse på e-mail: De udvalgte deltagere ved samtalen (typisk ansættelsesudvalget) vil automatisk få besked om kandidatens besvarelse af invitationen til samtale. Hvis kandidaten accepterer, vil deltagerne endvidere modtage en kalenderinvitation indeholdende kandidatens oplysninger: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 11
Kandidatens status vil, efter accept/afvist invitation til samtalen, også automatisk blive opdateret på kandidatlisten. Yderligere vil der blive tilknyttet et kalenderikon, hvorunder det er muligt at se, hvornår kandidaten er inviteret til samtale: Ofir Recruiter Brugermanual - Invitation til samtale (via kalender) 11.05.2017, MO_V1 Side 12