16.7 Bilag systemskabeloner og SMS-systemskabeloner

Transkript

1 16.7 Bilag systemskabeloner og SMS-systemskabeloner - Bilag systemskabeloner og SMS-systemskabeloner Følgende -skabeloner er systemskabeloner og må derfor ikke slettes! Indholdet skal dog naturligvis ændres, så det passer til din virksomheds behov og måde at kommunikere på - internt som eksternt. -skabeloner: Kalenderaftaleinvitation (Calendar Appointment Invitation) Denne udsendes til personer, som ønskes inviteret til en kalenderaftale. -skabelonen fremkommer i kalenderen, når der ønskes inviteret til en aftale via kalenderen. Det er muligt at ændre indholdet i en før afsendelse. (Denne -skabelon skal ikke anvendes til invitation af kandidater til interview - brug dertil de tre ovennævnte -skabeloner) Kandidatoprettelse - bekræftelse (CandidateCreationReceipt) Denne udsendes automatisk til kandidater, første gang de søger en konkret stilling - eller lægger sig i en emnebank. en udsendes, umiddelbart efter at kandidaten har oprettet sig, og indeholder de oplysninger (brugernavn, adgangskode og link), som kandidaten skal bruge for efterfølgende at kunne logge sig ind i HR Manager Talent Recruiter for at opdatere sine oplysninger - eller for at søge en anden stilling Modtagelse af nye ansøgninger (per dag) (Application Notification) Denne kan per rekrutteringsprojekt sættes op til automatisk at blive udsendt til Projektlederen og/eller en, flere eller alle Projektdeltagerne, når der kommer nye ansøgninger (kandidater) til rekrutteringsprojektet. en indeholder et link til hver kandidat, således at man ved at klikke på dette bliver ledt direkte ind til kandidatens "Kandidatinformation" i HR Manager Talent Recruiter (det er en forudsætning, at man er logget ind, før man klikker på linket). en indeholder endvidere en pdf- fil, som indeholder alle de oplysninger, som kandidaten har indtastet i HR Manager Talent Recruiter, samt de dokumenter, som kandidaterne har oploadet i forbindelse med deres ansøgning. en udsendes alle ugens syv dage kl. ca Modtagelse af nye ansøgninger (per kandidat) (Application Notification) -- ikke standardfunktionalitet Denne kan per rekrutteringsprojekt sættes op til automatisk at blive udsendt til Projektlederen og/eller en, flere eller alle Projektdeltagerne, når der kommer nye ansøgninger (kandidater) til rekrutteringsprojektet. en indeholder et link til hver kandidat, således at man ved at klikke på dette bliver ledt direkte ind til kandidatens "Kandidatinformation" i HR Manager Talent Recruiter (det er en forudsætning, at man er logget ind, før man klikker på linket). en indeholder endvidere en pdf- fil, som indeholder alle de oplysninger, som kandidaten har indtastet i HR Manager Talent Recruiter, samt de dokumenter, som kandidaterne har oploadet i forbindelse med deres ansøgning. en udsendes hver gang, en ny kandidat søger et rekrutteringsprojekt Ny adgangskode - kandidater (Password Reminder Candidates) Denne udsendes automatisk til kandidater, når de har benyttet sig af funktionen "Glemt adgangskode?". Bemærk, at denne -skabelon ikke fremgår af oversigten i HR Manager Talent Recruiter og derfor ikke kan ændres Ny adgangskode - brugere (Password Reminder Users) Denne udsendes automatisk til brugere, når de har benyttet sig af funktionen "Glemt adgangskode?". Bemærk, at denne -skabelon ikke fremgår af oversigten i HR Manager Talent Recruiter og derfor ikke kan ændres! Invitér projektdeltagere (Invite Project User) Denne udsendes til personer i virksomheden (kollegaer), når et nyt rekrutteringsprojekt oprettes. en udsendes til Projektlederen og/eller en, flere eller alle Projektdeltagerne JobAgent - velkomst samt aktiveringslink (JobAgent - Welcome and Activation Link) Denne udsendes automatisk til kandidater, første gang de tilmelder sig JobAgenten, og indeholder de oplysninger (brugernavn, adgangskode og link), som de skal bruge for efterfølgende at kunne ændre deres abonnement. For at forhindre misbrug af funktionen, må kandidaten efter modtagelse af en via klik på et link bekræfte, at kandidaten virkelig ønsker at tilmelde sig JobAgenten JobAgent - mail om ny stilling (JobAgent - New Position) Denne udsendes automatisk til kandidater, når der publiceres en stilling, som matcher deres JobAgent-kriterier JobAgent - ny adgangskode (JobAgent - Password Reminder) Denne udsendes automatisk til kandidater, som har anfordret en ny adgangskode til deres JobAgent-abonnement Genbekræftelse af opbevaring af kandidatprofil (Maintenance of the Candidate Status) Denne udsendes til kandidater, inden disse slettes fra HR Manager Talent Recruiter. Opsætning af regler for sletning foretages i A dministration, Sletning af kandidater Indkaldelse til info-møde -ej standardfunktionalitet Denne udsendes til kandidater, som ønskes inviteret til info-møde. SMS-skabeloner (ej standardfunktionalitet): Følgende SMS-skabeloner er systemskabeloner og må derfor ikke slettes! Indholdet skal dog naturligvis ændres, så det passer til din virksomheds behov og måde at kommunikere på - internt som eksternt

2 JobAgent SMS (JobAgent SMS) Denne SMS udsendes automatisk til kandidater, når der publiceres en stilling, som matcher deres JobAgent-kriterier Kalenderaftale - SMS-invitation (Calendar Appointment SMS Invitation) Denne SMS udsendes til personer, som ønskes inviteret til en kalenderaftale. SMS-skabelonen fremkommer i kalenderen, når der ønskes inviteret til en aftale via kalenderen. Det er muligt at ændre indholdet i SMS'en før afsendelse. Kalenderaftale - SMS-påmindelse (Calendar Appointment SMS Reminder) Denne SMS udsendes automatisk til kandidater og personer, som er inviteret til henholdsvis et interview eller en kalenderaftale. SMS-skabelonen udsendes x tid før begyndelsestidspunktet for interviewet/kalenderaftalen Funktionsgennemgang af Invitation til screening og Invitation til interview 1 (via kalenderen) : Invitation til screening: I Kandidatlisten udvælges (markeres) den eller de kandidater, som ønskes inviteret til screening i proces. Herefter klikkes der på Send til venstre for -skabelonen Invitation til screening og følgende side åbner sig: I dropdown-listen vælges nu den screening, som ønskes knyttet til udsendelsen. Herefter klikkes der på Videre og følgende side åbner sig: -skabelonen kan nu på vanlig vis redigeres, fastsættes for senere afsendelse eller afsendes med det samme. Invitation til interview 1 (via kalenderen): I Kandidatlisten udvælges (markeres) den eller de kandidater, som ønskes inviteret til interview 1 (henholdsvis 2 eller 3). Herefter klikkes der på Send til venstre for -skabelonen Invitation til interview 1 (via kalenderen) og følgende side åbner sig:

3 Emne: Udfyldes med emnet for interviewet, f.eks. Invitation til interview vedrørende stillingen som XXX Starttidspunkt: Via kalenderikon vælges dato og via urikon vælges starttidspunkt Sluttidspunkt: Via kalenderikon vælges dato og via urikon vælges sluttidspunkt Sted: Udfyldes med fx adresse på virksomheden samt navn på mødelokale Beskrivelse: Udfyldes med informativ tekst til kandidaten, fx Husk at medbringe kopi af eksamenspapirer Vælg SMS-påmindelse: Vælg, om der automatisk skal udsendes til påmindelse om interviewet via SMS X tid før starttidspunktet for interviewet Når alle valg er foretaget, klikkes der på Videre og følgende side åbner sig: -skabelonen kan nu redigeres, fastsættes for senere afsendelse eller afsendes med det samme. Invitationen ses på Kandidatlisten, idet kandidaten nu har et ikon i form af en kalender. Når man holder musen henover kalenderikonet, vil man kunne se kalenderinvitationen:

4 Ved klik på emnet for kalenderaftalen åbner kalenderaftalen sig: Som det ses af Status til højre for kandidaten, har kandidaten endnu ikke svaret på den udsendte - invitation. Når kandidaten svarer, enten Accept eller Afslag, opdateres statusfeltet med kandidatens svar - og såfremt kandidaten har skrevet en kommentar, vil denne vise sig, når man holder musen henover statusfeltet. Kandidaten modtager en i sin mailboks - og kandidaten kan nu i mailen svare på invitationen ved klik på et link. Når kandidaten har klikket på linket, åbner følgende browser-vindue sig: Kandidaten kan indtaste en kommentar til invitationen og herefter klikke på enten Accept eller Afslå. Kalenderaftalen opdateres nu automatisk

5 med kandidatens beslutning samt viser den indtastede kommentar - og samme information sendes også direkte til Projektlederens -adresse. Tilbage til kalenderaftalen for kandidaten: Som det ses af Status til højre for kandidaten, har kandidaten Accepteret.