Digitaliseringsplan 2017 - frigivelse af anlægsmidler Business cases 1 16
Indholdsfortegnelse Udvikling af InCorp og Bostedsystem...3 Udbredelse af vasketoiletter...5 Erstatning af KMD Boliglån med ny Prisme...7 Udvikling af fagsystemet Fasit-Connect...9 Digital ejendomsdrift BBE...11 Systembesparelse ved lokalebookingsystem...14 2 16
Udvikling af InCorp og Bostedsystem Business case Projektets formål Frederiksberg Kommune implementerede nyt socialsystem på tværs af myndighed og udfører i 2014 og 2015. Systemet skal løbende tilpasses til nye behov og krav og indsatsen skal medvirke til at sikre ressourcer til denne fortsatte udvikling. Projektet indeholder følgende indsatser Udvikling af Ny funktion i Incorp, som kan registreres en primær målgruppe på borgere med indsats i myndighedssystemet. Ny App til bostederne som gør det muligt, at arbejde med centrale funktioner på en tablet eller smartphone. Ny funktion som kan medvirke til at sikre bedre kommunikation og samarbejde via borgernes dagbog(journal) på tværs af bosteder. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Denne investering sikrer, at Frederiksberg Kommune kan fortsætte udviklingen på området, herunder at understøtte effektive arbejdsgange og opfølgning på effekter. Gevinstopgørelse Medarbejdere vil få et mere dynamisk arbejdsredskab, hvor de får bedre mulighed for kunne inddrage borgeren i dokumentations- og progressionsarbejdet. Løsningen vil kunne lette og ensarte arbejdsgange og sikre at dialog og dokumentation om borgerens hverdag samles på ét sted i Bostedssystemet. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 0 0 0 0 Kvalitetssikring 0 1 1 1 Lettelser for personalet 0 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Projektet går ud på dels at tage nye funktioner i brug og dels i samarbejde med leverandøren få udviklet funktioner. Personalet vil først opleve de kvalitative gevinster og de lettelser der kan komme når It understøttelsen er på plads. 2017 bruges på analyse og udvikling af mulighederne. 3 16
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2017 pl) 2017 2018 2019 2020 (-)=budgetforbedring Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 200 0 0 0 -Indkøb af udvikling og snitflader 125 0 0 0 -Udviklings- og implementeringsressourcer 75 0 0 0 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf 0-50 -50-50 -lønsum -50-50 -50 Driftsudgifter 0 0 0 0 Netto-effektiviseringer i alt[1] 0-50 -50-50 Akkumuleret total (tilbagebetaling)[2] 200 150 100 50 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 4 16
Udbredelse af vasketoiletter Business case Projektets formål Af den fællesoffentlige strategi for digitalisering fremgår en målsætning om at sikre national udbredelse af fire kendte, modne velfærdsteknologier og derigennem gøre borgerne mere selvhjulpne, øge deres livskvalitet og mindske behovet for praktisk hjælp og personlig pleje. De fire teknologier er: 1) Forflytningsteknologi fra 2 til 1 2) Vaske-/tørretoiletter 3) Bedre brug af hjælpemidler 4) Spiserobotter i botilbud (udgår for Frederiksberg Kommune). De tre teknologier er i Frederiksberg Kommune samlet under ét fælles paraplyprojekt under navnet Bedre brug af hjælpemidler. Projektet har fokus på de borgere, der med den rette funktionsunderstøttende teknologi kan forblive selvhjulpne og/eller opnå en større grad af selvhjulpenhed. Samtidig er der fokus på at understøtte borgerens funktionsniveau og dermed udskyde eller reducere borgerens behov for hjælp. Projekt Bedre brug af hjælpemidler indgik i Digitaliseringsplan 2015. Der er taget effektivisering på toiletter svarende til 526.000 i årsvirkning fra 2018. Formålet med dette projekt er at udbrede brugen af skylletoiletter yderligere. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Vigtige forudsætninger for at udbrede flere vaske-/tørretoiletter er, at Visitationspraksis tilpasses, så et vaske-/tørretoilet kan bevilliges til borgere, der bliver helt eller delvist selvhjulpne Borgeren skal være motiveret og have et vist fysisk og kognitivt funktionsniveau for at kunne anvende et vaske-/tørretoilet Udbredelse af vaske-/tørretoiletter kræver et stort investeringsbehov til indkøb, installering og nedtagning ved endt brug Kræver grundig instruktion, løbende vedligeholdelse og support Kommunens visitationskoncept med besøgspakker gør det vanskeligt at identificere relevante borgere uden revisitation. Potentialet omkring vaske-/tørretoiletter ventes at kunne indfries ved, at det nuværende visitationskoncept bliver tilpasset, så vaske-/tørretoiletter vil kunne bevilliges til borgere, der bliver helt eller delvist selvhjulpne. En ændring af visitationskonceptet vil desuden åbne op for, at nogle af de borgere, der i dag modtager hjælp fra kommunen og kun vil blive delvist selvhjulpne, vil kunne få et vaske-/tørretoilet og dermed kunne opnå en større grad af selvstændighed, værdighed og livskvalitet. Ligeledes vil det potentielt kunne reducere behovet for hjælp. 5 16
Samtidig skal vaske-/tørretoiletter i endnu højere grad tænkes ind som én af kommunens forebyggende indsatser, så der er fokus på, om borgere ved hjælp af et vaske/tørretoilet kan være selvhjulpne i længere tid. Det er derfor afgørende med en tidlig indsats, eventuelt i sammenhæng med et tilbud om hverdagsrehabilitering, så borgeren kan forblive selvhjulpen og aktiv længst muligt i eget hjem. Borgere (og deres pårørende) forventes også at efterspørge vaske-/tørretoiletter i større omfang fremadrettet. Dette ventes at ske i takt med, at flere og flere borgere bliver bekendte med teknologien. Gevinstopgørelse Forventningen er, at der i løbet af 2017 opsættes vaske-/tørretoiletter hos borgere i egen bolig. Der vil løbende blive vurderet, hvordan kommunen sikrer, at de nævnte forudsætninger er gældende. I 2018 arbejdes der videre med udbredelse af vaske- /tørretoiletter sammen med andre indsatser under Bedre brug af hjælpemidler. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 2 2 2 2 Kvalitetssikring 0 0 0 0 Lettelser for personalet 1 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel tabel. Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer 1.000 kr. (2017 pl) (-)=budgetforbedring 2017 2018 2019 2020 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 800 800 0 0 Indkøb af teknologierne 800 800 0 0 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf -360-360 -360-360 Lønsum i form af færre serviceudgifter ved større selvhjulpenhed -360-360 -360-360 Driftsudgifter, herunder 75 75 75 Service og installationsressourcer 75 75 75 Netto-effektiviseringer i alt 1-360 -285-285 -285 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 2 440 955 670 385 1 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 2 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 6 16
Erstatning af KMD Boliglån med ny Prisme Business case Projektets formål I forbindelse med koncernudbuddet, hvor Prisme blev valgt som kommunens økonomisystem fra 1. marts 2017, får kommunen adgang til Fujitsus Boliglånemodul, som er en del af Prisme og det ser man gerne at SSA tager i brug pga. mulighed for systembesparelse til nuværende KMD system. Boliglånemodulet kan på nuværende tidspunkt desværre kun håndtere den regnskabsmæssige del, men leverandøren er ved at udvikle en sagsbehandlerdel, så udskiftningen til Boliglånemodulet i Prisme får tilsvarende funktioner som det nuværende KMD boliglånesystem Samlet set vil der med den nye løsning være en årlig systembesparelse på KMD s Boliglånesystem på 150.000, men til gengæld en årlig driftsudgift til Resultmakers sagsbehandlingsportal på 50.000, hertil kommer engangsudgifter forbundet med konvertering, som ikke er prissat endnu (forventet 50.000 100.000 kr.) samt implementeringsudgifter til Resultmaker (ca. 50.000 kr.) Endvidere planlægger kommunen at udfase anvendelsen af KMD Sag i 2018, og der vil være udgifter forbundet med at få oprettet en snitflade til støttesystemerne, fordi boliglånesystemerne er afhængige af advisfunktionen i KMD Sag, som i dag leverer informationer til boliglånesystemet. (Pris for denne snitflade er endnu ukendt). Selvom det er usikkert, i hvor høj grad de nye funktioner vil kunne leve op til de nuværende funktioner i KMS s system, så vil der formentlig være en fordel for den regnskabsmæssige del af arbejdet med administration af boliglån (debitor) som ligger i SEO/BSC. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder: På baggrund af den usikkerhed, der følger af den endnu ikke færdigudviklede sagsbehandlingsportal til Fujitsus Boliglånemodul forventes det at modulet først tages i anvendelse pr. 1. januar 2018. Ved at vente til 1. januar 2018 kan det forventes, at der er udviklet et konverteringsprogram til det nye Fujitsus Boliglånemodul, og såfremt dette ikke er udviklet, vil det evt. være muligt at foretage en manuel konvertering af alle sagerne. Ligeledes vil sagsbehandlingsportalen med e-ansøgninger formentlig være færdigudviklet. I perioden 1. marts 2017 til 1. januar 2018 vil det være muligt at foretage en egentlig effektvurdering af overgangen fra KMD s boliglånesystem til Fujitsus Boliglånemodul, både hvad angår BSC s, SSA-stabens og Ydelsescentrets fremtidige arbejdsgange på området og de følgende mulige effekter. Gevinstopgørelse Tabel 1: Kvalitative gevinster 7 16
Der vil formentlig hverken være kvalitative gevinster eller de store effektiviseringsmuligheder for SSA ved at skifte til et nyt system, som først skal udvikle en sagsbehandlerdel for, at svare til nuværende KMD system. Til gengæld kan det formentlig være en fordel for den regnskabsmæssige del af arbejdet med administration af boliglån (debitor) som ligger i SEO/BSC. Dette skal belyses nærmere i løbet af 2017 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 0 0 0 0 Kvalitetssikring 0 0 1 1 Lettelser for personalet 0-1 0 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2017 pl) 2017 2018 2019 2020 (-)=budgetforbedring Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 0 100 0 0 -konvertering 50 0 0 - implementeringsressourcer 0 50 0 0 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf 0-150 -150-150 - Systembesparelse -150-150 -150 Driftsudgifter årlig drift på sagsbehandlerportal 0 50 50 50 Netto-effektiviseringer i alt[1] 0-100 -100-100 Akkumuleret total (tilbagebetaling)[2] 0 0-100 -200 8 16
Udvikling af fagsystemet Fasit-Connect Business case Projektets formål Denne investering i jobcentersystemet Fasit skal sikre, at Jobcentret kan fortsætte udviklingen på området, herunder at medvirke til at understøtte effektive digitale arbejdsgange og selvbetjeningsløsninger. Frederiksberg Kommune implementerede i 2015 et nyt fagsystem, Fasit, i Arbejdsmarkedsafdelingen. Fagsystemet har medvirket til at styrke fagligheden og styringen på området, herunder at understøtte nye arbejdsgange og levere bedre ledelsesinformation mv. Med platformen Connect til fagsystemet Fasit introduceres en række nye moduler, der blandt andet digitaliserer arbejdsgange. Flere af modulerne vil med fordel kunne implementeres i Frederiksberg Kommune. De fire nye moduler i Connect er: Schultz Screening; digital selvbetjeningsløsning, der placerer ledige i indsatsområder. Schultz Progression; digital selvbetjeningsløsning, der løbende måler borgerens fremdrift. Schultz Fremmøde; digital selvbetjeningsløsning, der automatisk registrerer og indrapporterer fremmøde. Schultz Timeseddel; digital selvbetjeningsløsning til udfyldelse, registrering og godkendelse af timesedler. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering Forudsætninger og usikkerheder Flere af modulerne er endnu ikke færdigudviklede, hvilket Frederiksberg Kommune leverer input til, så modulerne bedst muligt kommer til at kunne understøtte Frederiksbergs arbejdsgange og behov. De nye moduler skaber nye administrative opgaver, hvorfor effektiviseringspotentialet er rimeligt uvist. Til gengæld kan borgene opleve en forbedret service. Gevinstopgørelse Implementering af de nye snitflader skal understøtte effektive digitale arbejdsgange og selvbetjeningsløsninger og medvirke til at sikre ressourcer til den fortsatte udvikling af jobcentersystemet Fasit. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 1 1 2 2 Kvalitetssikring 1 1 1 1 Lettelser for personalet 1 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 9 16
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2017 pl) (-)=budgetforbedring 2017 2018 2019 2020 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 200 0 0 0 - Systemudgift til Connect 150 0 0 0 - Implementeringsressourcer 50 0 0 0 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf 0-50 -50-50 - Lønsum som følge af kvalitetsløft ved fremmødesystem -50-50 -50 Driftsudgifter 0 0 0 0 Netto-effektiviseringer i alt[1] 0-50 -50-50 Akkumuleret total (tilbagebetaling)[2] 200 150 100 50 10 16
Digital ejendomsdrift BBE Business case Projektets formål Formålet med projektet er, at gennemgå eksisterende arbejdsgange og tilhørende itunderstøttelse med henblik på at optimere processen fra bestilling af ydelserne hos Ejendomsservice- og driftsenheden til godkendelse og opkrævning af de udførte opgaver. Arbejdsprocessen vedrører derfor både medarbejdere hos Ejendomsservice- og driftsenheden (dvs. både de udførende, bestiller samt controller funktionen), men også bestillerne af opgaverne samt evt. eksterne håndværkere, som hyres ind til løse opgaverne. Den digitale it-understøttelse af ejendomsserviceområdet bærer i dag præg af, at der hen over tid, er indkøbt forskellige it-løsninger (DBD, Navision, Prisme, Click-it, database og SD løn), til at understøtte enkeldele af den samlede proces hos de mange forskellige aktører. Hver især og tilsammen løser systemerne i dag deres specifikke opgaver, men der er behov for at gennemgå hele værdikæden for ejendomsservice og den digitale understøttelse herfor for at opnå en bedre arbejdsgangsunderstøttelse. Formålet med projektet er således også, at få et helhedsperspektiv på enhedens arbejde i fht. de øvrige politisk vedtagne forandrings- og effektiviseringsprojekter som i det hele taget påvirker Ejendomsservice- og driftsenheden, herunder sourcing samt facility management og udbudsplanen under U&I. I forbindelse med en analyse af arbejdsgange, vil en naturlig forlængelse være at identificere mulige indsatsområder for indkøb af digitale værktøjer til understøttelse af den mere strømlinede arbejdsgang. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Business casen er baseret på estimerede licensbesparelser på it-systemer, og et kompromis mellem systemudgifterne til de to nuværende løsninger (Navision og DBD) og de udviklingstimer (specialtilpasninger) der hidtil har været investeret i løsningerne. Derudover er der følgende usikkerheder i projektet: Afklaring vedr. brug af Prisme option: En afgørende forudsætning for projektet er, at der træffes beslutning om hvorvidt FGV fortsat skal bruge Navision eller over på koncernløsningen Prisme. Denne beslutning afgøres i en selvstændig analyse, som pt. er udskudt til efter sommerferien på grund af implementeringen af Koncernløsningen er forsinket. Projektet for digital Ejendomsdrift kan dog alligevel sættes i gang, idet første del af projektet er en afdækning og analyse af eksisterende arbejdsgange i Ejendoms- og Driftsenheden under By, Byggeri og Ejendomme med henblik på udarbejdelse af anbefalinger for tilpasninger af arbejdsgange samt it-understøttelse. Licensbesparelser: Driftsmidlerne til Navision betales i dag udelukkende af FGV. Hvis bygningsservice vælger at droppe Navision, vil licensbesparelsen altså ikke tilfalde 11 16
Bygningsservice men FGV. Til gengæld har FGV årligt opkrævet bygningsservice mellem 80.000-150.000 kr. på specialtilpasninger mellem DBD, Navision og click-it. Disse vil helt bortfalde. Besparelser på arbejdsgange: Der kan evt. være en lille besparelse at hente på arbejdstid hos Ejendomsservice og -driftsenheden og/eller ude hos områderne (bestillerne), men dette kan tidligst afdækkes når beslutning om systemarkitekturen og dermed arbejdsgangsanalyserne foreligger. Det tilsigtes dog at vælge den it-løsning, som giver de største samlede besparelser (i fht. licens, anvendt tid på løsningen og arbejdsgangen i det hele taget m.v.) Facility management: Implementeringen af Facility management i Frederiksberg Kommune er stadig i gang, og det er vigtigt at sikre, at projektet ikke modarbejder eller høster effektiviseringer som allerede er taget. Dette vil være et af fokusområderne, i den kommende analyse, og dermed et forbehold for at besparelsen. Kloge kommunale kvadratmeter : I KL s handlingsplan for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020 omtales projektet Kloge kommunale kvadratmeter, som frem til medio 2017 skal analysere potentialerne for effektiv udnyttelse af den kommunale ejendomsdrift gennem digitalisering og gerne igennem fælleskommunale indsatser. Projektet ligger i forlængelse af Frederiksbergs allerede realiserede Facility Management initiativer, men er interessant at følge især pga. de fælleskommunale initiativer og vi afventer derfor anbefalingerne fra KLs analyser (i løbet af 2017), og indgår i undersøgelserne frem Digitaliseringsplan 2018 eller 2019 afhængigt færdiggørelsen af KL-analysen. 12 16
Gevinstopgørelse Tabel 1: Kvalitative gevinster 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 2 2 Kvalitetssikring 0 1 2 2 Lettelser for personalet 1 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Idet første halvdel af projektet går på analyse af eksisterende arbejdsgange, vil brugerne (bestillerne) og personalet først opleve de kvalitative gevinster når it-understøttelsen er endelig på plads. Denne del starter medio 2017 og fortsætter ind i 2018, hvorved brugere og personale vil opleve fordelene ved investeringerne. Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektivisering fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2017 pl) (-)=budgetforbedring 2017 2018 2019 2020 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 95 95 0 0 Analyseressourcer 95 0 0 Systeminvesteringer 95 0 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf -170-170 -170 - systembesparelser -170-170 -170 Driftsudgifter 50 50 50 Netto-effektiviseringer i alt 3-120 -120-120 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 4 95 70-50 -170 3 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 4 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 13 16
Systembesparelse ved lokalebookingsystem Business case Projektets formål Medarbejdere i Frederiksberg Kommune bruger i dag mødebookingsystemet Pronestor. Systemet bruges til booking af mødelokaler, bestilling af udstyr og forplejning. Tidligere har der været forskellige behov på tværs af kommunen, og derfor har kommunen indgået flere aftaler med leverandører. Det indgår i aftalerne med leverandøren, at leverandøren er vært (hoster) for softwaren, dvs. at softwaren kører på leverandørens udstyr. Formålet med indsatsen er, at samle kontrakter med leverandøren til én samlet kontrakt med Frederiksberg Kommune og dermed reducere omkostninger Frederiksberg Kommune kan selv hoste Pronestor og dermed reducere omkostninger. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Ved at hjemtage opgaven med at hoste Pronestor på en server i Frederiksberg Kommune, så er forudsætningen, at software kan køres på serveren. Inden løsningen tages i brug, skal der derfor ske en teknisk implementering af løsningen. Det er ikke områdets vurdering, at denne forsætning indebærer en usikkerhed for indsatsen. Gevinstopgørelse Den primære gevinst ved indsatsen er, at der vil ske en effektivisering gennem reducerede omkostninger til at drive IT-systemet (Pronestor), der søger for lokalebooking. Gevinsten realiseres ved, at der Frederiksberg Kommune selv vil tage opgaven hjem, således at ITsystemet kører på kommunens egne computere frem for leverandøren. For at gennemføre denne aktivitet skal foretages en investering i teknisk projektledelse til at sætte IT-systemet op i Frederiksberg Kommune. For brugerne betyder det også, at der vil blive installeret den nyeste version af Pronestor og Frederiksberg Kommune kan fremover bedre styre IT-systemet, når det er placeret på egne computere. Endelig vil antallet af kontrakter med Pronestor blive reduceret, så der kun er 1 kontrakt fremover. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2017 2018 2019 2020 Kvalitetsløft til brugerne 1 1 1 1 Kvalitetssikring 0 0 0 0 Lettelser for personalet 1 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 14 16
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2017 pl) (-)=budgetforbedring 2017 2018 2019 2020 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 50 Teknisk projektledelsesressourcer 50 Bruttoeffektiviseringer i alt, heraf -20-40 -40-40 Systembesparelser i form af reducerede omkostninger til og færre aftaler med Pronestor -20-40 -40-40 Driftsudgifter 0 0 0 0 Netto-effektiviseringer i alt 5-20 -40-40 -40 Akkumuleret total 30-10 -50-90 (tilbagebetaling) 6 5 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 6 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 15 16
16 16