LIVEARRANGØRERNES EFTERÅRSSEMINAR 2013 REFERATER FRA OPEN SPACE SESSION JELLING, 26. OKTOBER Indholdsfortegnelse BOOKING GENNEM DANSK LIVE... 2 EKSPERTBRUG AF HINANDEN... 3 FESTIVALMERVÆRDI I DANSK LIVE... 4 FRIVILLIGE OPTIMALE BETINGELSER... 5 FRIVILLIGE MED ANDEN ETNISK BAGGRUND... 6 FÆLLES DISKURS FOR EVALUERING... 7 HVORDAN GÅR DET?... 8 LANDSDÆKKENDE KAMPAGNE... 9 MARKEDSFØRING AF HINANDEN... 10 MÅLRETTET PR... 11 NY VÆKSTLAGSPULJE... 12 NYE PARTNERSKABER... 13 NYT GREJFORUM... 14 NÆRHED I DANSK LIVE... 15 OPENAIRS KONTRA FESTIVALER... 16 PENGELØS FESTIVAL... 17 PUBLIKUMSOMSORG NÅR MUSIKKEN IKKE SPILLER... 18 PUBLIKUMSUDVIKLING-PR-VIDENSDELING... 19 RIMELIGE TILLÆGSKONTRAKTER... 20 SKOLERNE SOM MÅLGRUPPE... 21 SPILLESTEDSLOVEN REVISION... 22 STIGENDE MYNDIGHEDSKRAV... 23
BOOKING GENNEM DANSK LIVE Emne: Booking gennem Dansk Live? Er det muligt og hvad får vi ud af det Initiativtager: Karsten Fibiger Nord-Als Musikfestival Deltagere: Karsten Nord-Als, Martin Bork, Theis Grøn Koncert, Jakob Dansk Live Dansk Live inviterer upcoming bands / mindre bands til at komme med på en liste som tilbydes alle festivaler i DK. Aftalen indgås direkte mellem bands og Dansk Live. Dansk Live laver aftale med de interesserede bands og sender liste ud til alle festivalerne. Festivalerne kan så vælge hvilke bands som man ønsker at indgå kontrakt med. Kontrakt udarbejdes af Dansk Live.
EKSPERTBRUG AF HINANDEN Emne: Ekspertbrug af hinanden i Dansk Live Initiativtager: Møller/Nibe Deltagere: Stengade, Sønderborghus, Nibe, Jelling, Smukfest, Gimle, Pavillonen, Kortlægge eksperterne: Mangler database med adgang til ansvarspersoner på de forskellige områder på alle medlemmer i Dansk Live. Det ville være guld værd: Kan/og er Sekretariatet i gang med det? (Festivaldanmark havde adgang til sådan et dokument/database.) Så kan man let kontakte de rigtige for spørgsmål, erfaringsudveksling etc. Såsom: Område / navn / mail / tlf / sted Start facebook grupper, når relevante emner dukker op, og inviter til møder udenom seminarerne. Grupperne skal være behovsdrevne, og komme og styres nedefra, dvs. af medlemmerne selv uden ledelse/bestyrelse/sekratariat fælles medansvar og medejerskab Lav forum for frivillige (seminar evt.) med hygge og fagligt indhold. Udveksling af frivillige start regionalt kan brede sig nationalt og evt. internationalt. Skaber synergi og læring, og gir frivillige ahaoplevelser, både hvad de gør godt, og hvad der kan gøres bedre.
FESTIVALMERVÆRDI I DANSK LIVE Emne: Hvad skal til for at store og små festivaler får værdi i medlemskabet af Dansk Live? Initiativtager: Theis Deltagere: mange Sammenslutningen af [spillesteder dk] og Festivaldanmark er vigtig for volumen, det var en god beslutning -> det gav styrke Mangler nærhed, da det er vigtigt at dyrke fællestræk i mindre grupper Sørge for at samle og facilitere netværk er vigtigt, og efterfølgende at kunne mødes både i og udenfor Dansk Live. Seminaret skal kommunikeres skarpere, så medlemmerne kan se, hvad der er på dagsordenen. Vigtigt med vidensudvikling også viden som man ikke havde forventet ville blive delt Generelt bør man bruge Dansk Live mere til rådgivning og hjælp Idé: Lad nye medlemmer få et gratis prøveår
FRIVILLIGE OPTIMALE BETINGELSER Emne: Frivillighed - hvordan sikrer vi optimale betingelser for vores frivillige mellemledere og ildsjæle, i en tid med stadigt større krav fra omverdenen (myndigheder, publikum osv) Initiativtager: Theis, Grøn Deltagere: Theis (Grøn Koncert), Joan, Niels og Dorthe (Vig Festival), Morten (Nibe Festival), Alexander (Stengade), Frank (Vilde Vulkaner), Elmer (Bork), Kirsten E og Christine (Jelling) Vigtigt at vi anerkender og beriger de frivillige, i Jelling har man et kindness-crew, der under festivalen har til opgave at gå rundt og nurse de frivillige Vigtigt at italesætte de opgaver de frivillige skal lave for os, så de ikke mister overblikket, og dermed bliver presset til grænsen og måske over grænsen Theis er bekymret for hvordan de festivaler og spillesteder der er 100% baseret på frivillige, skal kunne klare de stigende krav fra omverdenen. Hvad gør vi fremadrettet for den gruppe? Alexander: Behøver man at imødekomme alle de krav der er fra myndighederne, og hvad er konsekvensen hvis man ikke overholder alle regler? Morten: Måske skal vi turde, at sige fra overfor myndighederne, og tydeliggøre det for myndighederne, at deres krav kan få uheldige konsekvenser for at rekruttere frivillige mellemledere og ildsjæle fremover. Der var i gruppen enighed om, at det er et vigtigt punkt fremadrettet, og at det ikke giver sig selv at de nye generationer af frivillige, har samme lyst, motiver og engagement som den generation vi har glæde af nu.
FRIVILLIGE MED ANDEN ETNISK BAGGRUND Emne: Personer med anden etnisk baggrund som frivillige på Festivaler og Spillesteder? Initiativtager: Line fra Grøn Koncert Hvorfor: Fordi der ca. er 0 lige nu For at tage del i den integrationsudfordring, som vi (vist nok) har i DK Fordi vi tror på at det sociale aspekt i frivilligt arbejde kan være gavnligt i mødet mellem 2 kulturer (fokus på det vi gør frem for fokus på hvem vi er) Erfaringer/udfordringer: Øl, fisse og hornmusik-kulturen spiller ikke så godt overens med mange etniske kulturer Der er ikke samme prestige i at arbejde frivilligt i andre kulturer (opgavetyper, magtfordeling osv.) Vi ved ikke helt hvad og hvordan vi skal gribe opgaven Vi føler os ikke kompetente til at arbejde med det på medlemsniveau men synes det kunne være mega-relevant for Dansk Live at arbejde med det på politisk niveau Kan Dansk Live og dets medlemmer bidrage til en bedre integration i Danmark? = SMUKT og MENINGSGIVENDE
FÆLLES DISKURS FOR EVALUERING Emne: Hvordan er det gået? Fælles diskurs, hvor vi evaluerer på Kunstnerisk, Publikums-, Frivilligheds og Økonomisk tilfredshed/værdi. Initiativtager: Christine, Jelling Musikfestival Deltagere: Steen, Jacob, Jan, Line, Jens, Lars, Charlie, Kirsten E., Kirsten C. m.fl. Vi skal være enige om at skabe og anvende et fælles sprog, som vi bruger - reaktivt ved henvendelser og - proaktivt i brandingen/markedsføringen af LIVE oplevelser både ift. Publikum, frivillige, musikere og politikere/puljer Dansk Live skal initiere/lede udviklingen af sproget, gennem dialog med medlemmerne
HVORDAN GÅR DET? Emne: Hvordan går det? Kunst, publikum, økonomi, frivillige Initiativtager: Charlie Jelling Deltagere: Jan, Pia, Charlie, Line, Steen, Kirsten C, Kirsten E Evaluering skal kobles til målsætning/ formål Proaktiv anvendelse skab et sprog / tilgang (skal gøres spændende/ sexet) Dansk Live som opdragsgiver Frivillighed måles/værdisættes på fastholdelse.
LANDSDÆKKENDE KAMPAGNE Emne: landsdækkende kampagne, der skal påvirke folk til at gå til koncerter Initiativtager: Jacob, Godset Deltagere: Gustav, Vig Manisha, Gjethuset Kira, Beta - Jacob, Godset - m. fl. Der gennemføres en langsigtet, landsdækkende kampagne med inspiration fra Spis Fisk i Pinsen / Film skal ses i biografen under arbejdstitlen Musik skal opleves live. Kampagnen skal påvirke ikke-koncertgængere og folk der sjældent går til koncerter, til at gå til (flere) koncerter. Der arrangeres synkrone events på spillestederne, der kan sikre omtale og opmærksomhed i bred skala Stikord / idéer / brainstorm: Uddanne publikum Samarbejde med folkeskolen Portal med alle Dansk Live medlemmernes koncerter Det er sundt: Kultur på recept Overkomme forhindringer: lørdag den x.x. er der babysittere på alle spillestederne, så forældrene kan gå til koncert Busser med særlige kendetegn (Hjem Is) der kører publikum fra yderområderne til spillested Rabatkort a la Biografklub Danmark / teaterbranchen Gavekortkampagne til jul 6 stykker grønt om dagen & to koncerter om ugen Fortæl om din bedste liveoplevelse konkurrence Hægte Livemusik op på / kapre en mærkedag / tradition / højtid (Sct Hans / påske / jævndøgn) og gøre det til dagen hvor man går på sit lokale spillested Samarbejde med Dmf / koda / offentlig støtte Ref: Jacob, Godset
MARKEDSFØRING AF HINANDEN Emne: Hvordan markedsfører vi hinanden i en langt højere udstrækning? Initiativtager: Dorte, Vig Festival Deltagere: Frank, Vilde vulkaner og Dorte, Vig festival Vilde vulkaner er præget af ændringer i skolestrukturen. Tør vi lave gensidig reklame for hinanden. Vilde vulkaner er begrænset pga deres fundament. Kan vi blive konkurkollegaer? Reklamer i vores festivalaviser?
MÅLRETTET PR Emne: Målrettet PR i forhold til genre / Hvordan skaber vi et produkt publikum vil opleve Initiativtager: Japser, Loppen / Jørn, Paletten Deltagere: Japser, Mads, Morten, Jørn mfl. Historie koncerten skal bindes på en historie skabe den gode historie Blogs bruge, involvere Bloggere selv blogge Nettet Alle snakker om nettet, men hvad virker på nettet? Udsagn Vores primære PR er vore kunder/gæster! Pas på dine gæster dem som har fået den gode oplevelse viderefortæller den gode historie Ambassadører Hemmelige koncerter
NY VÆKSTLAGSPULJE Emne: Ny pulje med frie midler til vækstlag ikke bundet op på tariffer Initiativtagere: Ida, Huset-KBH Deltagere: Jesper Jul, Aslak, Steen, Japser, Leif Skov, Kasper, Martin Ønsker en puje til vækstlag, evt. som omfordeling, sådan at - De regionale afsætter en procentdel af deres midler og kan til gengæld søge vækstlagspuljen - De honorarstøttede afsætter en procentdel af deres midler og kan til gengæld søge vækstlagspuljen - Ideelt set i form af flere penge - Afregningen til bands skal ligge under tarif - Ønsket strander muligvis på musikloven, der kræver professionel koncertvirksomhed. Kan der oprettes projektpuljer, der kan omgå dette (a la Ny Toners projektpulje)? Derudover var der ønske om en pulje med inspiration fra Norge, hvor der kunne søges midler til forbedring af koncertoplevelsen, bedre PA m.m.
NYE PARTNERSKABER Emne: Nye partnerskaber Deltagere: Gustav Vig Festival, Sara Futtrup Kulturstationen Vanløse, Per Palletten, Lise Godset Konklusion: Man burde overveje barter aftaler Fx lav en aftale vedr. fremstilling af markedsføring hos en grafiker, mod at vi reklamerer for virksomheden Samarbejde med andre spillesteder i området. Fælles indkøb, booking osv. Undersøge om der kan være en synergi mellem spillesteder og festivaler Fx anbefal en artist som spiller begge steder, så kan man anbefale artister. Fx Det var årets koncert på Vig, nu kan du høre ham på xxx spillested.
NYT GREJFORUM Emne: Nyt grejforum Initiativtager: Lars fra Jelling Deltagere: Jelling, Nibe, Haze, Nordals, Smukfest Der er behov for et nyt grejforum hvor der er plads til udvikling og finde løsninger, og ikke kun diskutere hvad der gik skidt på årets festival, vi skal have flere møder og vidensdele vores erfaringer, evt. over en platform på Internettet. Vi skal have relevante frivillige med i forummet eks. Vvs, Elektrikere osv. Smukfest er vært ved første Grej møde som afholdes den 11/12. januar i Skanderborg, Mødet har til formål at konkretisere de emner vi ønsker at arbejde med. De forskellige spillesteder og festivaler kan ved tilmelding medsende emner de ønsker at få taget op, Vi laver en dagsorden for mødet og meningen er at vi efterfølgende har et godt forum til at vidensdele og bruge hinandens erfaringer på en konstruktiv måde, og hvor vi tager fat i emner vi rent faktisk har mulighed for at påvirke. Indbydelsen sendes ud til alle medlemmer gennem Dansk Live sekretariatet. Skanderborg klarer praktikken, overnatning kan foregå på vandrehjemmet eller Skanderborghus Tovholder hos Smukfest: Andreas Alleslev
NÆRHED I DANSK LIVE Emne: Hvordan sikrer vi nærheden i Dansk Live Initiativtager: Carsten Train Deltagere: Carsten Train, Steen Vega, Jakob Magstræde, Theis Grøn, Lars Gimle, Henrik Roskilde, Per Paletten, Vilde Vulkaner, Peter Nibe, Jens Hillerød, Charlie Jelling, Mads Studenterhuset Vores overordnede politiske strategi og indsats er vigtig og noget vi alle skal kunne sige ja til. I dagligdagen er det dog ikke det som flest går op i, eller vores medlemmer og deres ansatte spejler sig i. Det er vigtigt at vi får opbygget en indre kultur, en opdeling, søjler. fora, eller lignende hvor vi udnytter den detailviden de ansatte hos vores medlemmer repræsenterer og sidder inde med. Bestyrelsen skal være med til at sikre at der er de rette fora og den rette værdi for alle. Det kan tænkes på mange måder regionalt, hvilke medlemmer ligninger hinanden mest, eller arbejdsområder som f.eks. markedsføring. Vi er en forholdsvis lille organisation, vi ligner hinanden meget og er samtidig forskellige. Vi skal derfor ikke alle kunne synes at alle disse underpunkter er interessante, men der skal være emner til alle. Dvs. der skal være emner der er interessante også for dem der er meget specialiserede og ikke interesserer sig for de overordnede linjer. Bestyrelsen skal sikre at vi får udnyttet den specifikke viden som vores medlemmer repræsenterer. Hvordan synliggør vi den viden og erfaring der er i organisationen? Dansk Live har en stor opgave i at få udtænkt den indre struktur og sørge for at vi husker det indre og det nære, og ikke kun fortaber os i politiske strategier. Udadtil politik indadtil praktik Vi skal aktivere og mobilisere vores medlemmer, så de selv er med til at skabe det interne indhold og ikke kun læner sig tilbage og venter på, hvad sekretariat og bestyrelse kommer med. Referent: Lars Sloth, Gimle.
OPENAIRS KONTRA FESTIVALER Emne: Open airs kontra festivaler Initiativtager: Møller - Nibe Deltagere: Primært festival Opgaven er stillet, da vi oplever at det er open air koncert arrangørerne som presser prisen op på kunstnerne. Ide: Synliggøre forskellen på oplevelsen ved at tage til festival kontra en dags arrangementer. I dag er det den som giver det største bud der får artisten. Kan vi forklare bookerne, at der ikke er samme forhold mellem endagsarrangementer og festivaler? Skal vi som Dansk Live melde ud til bookerne at grænsen er nået? Skal vi i stedet tage kontakt direkte til kunstnerne? Husk: Det er oplevelserne som er omdrejningspunktet. Styrkeforholdet kan påvirkes ved blandt andet at lave fælles køb af en bestemt kunstner. Vi har styrken men vi bruger den ikke. Skal blive bedre til at sætte krav. F.eks. ved at kræve, at hvis en ølleverandør skal skrive kontrakt med os, så må leverandøren ikke være medarrangører i xx antal km fra vores arrangement og i xx tid før og efter vores arrangement. Vi skal huske at udvikle vores festivaler og tilpasse dem til vores kunder publikum. Har festivalerne det rigtige produkt? Skal det fornyes? Statement: Vi bør minimum udsende lige så mange pressemeddelelser som kun indeholder oplevelser som antallet af pressemeddelelser med musik! Peter Møller indkalder til bookingforum for festivalerne.
PENGELØS FESTIVAL Emne: Den Pengeløse Festival Intiativ: Anders fra Nibe Deltagere: Nibe, Haze, Jelling, Nordals, Smukfest, Roskilde og andre Konklusion: Balance mellem at udfase alle kontanter med cashless i alle boder, og så service over for de som ikke har en smartphone eller internet kendskab Hvis armbåndet bliver klippet hvad så?? Der findes armbånd med en snor som bliver ugyldig, hvis det bliver klippet. Der er mange muligheder for statistik i omsætning, men hvilke oplysninger må man gemme om brugeren? Det kan også bruges til adgangs kontrol og man vil kunne følge flowet på pladsen. Der er NFC chip i mange telefoner, vil det kunne lade sig gøre at betale med dem? Hvad med fælles retningslinjer for alle festivaler, så publikum ikke er i tvivl om regler og muligheder uanset hvilken festival de kommer på? Kan det samme armbånd bruges på flere forskellige festivaler? Strøm er en faktor der skal være 100% på plads, det dur ikke at systemet bryder ned og folk ikke kan betale. Hvordan takler man en beruset mand som ikke har flere penge på sit kort, og alle øllerne er lavet? hvordan hjælper man ham? Sikkerhed i forhold til tank op boder, så der ikke forgår misbrug. Vigtigt med et sikkert system. Konklusion: der bør laves et Cashless udvalg i Dansk Live som kan arbejde for en fælles linje og krav til leverandør og sikre de samme brugerbetingelser for alle publikummer på alle festivaler. Tænke alle scenarier igennem og få det gennemlyst for alle.
PUBLIKUMSOMSORG NÅR MUSIKKEN IKKE SPILLER Emne: Når musikken ikke spiller, hvordan sikrer vi omsorg for publikum? Initiativtager: Theis Petersen Deltagere: Theis, Randi, Gustav, Arne, Leif, John, Christine, Bettina, Stine, Berit, Andreas Før under og efter 360 grader Omsorg = merværdi?! Serviceniveau / ansvarlighed / ordentlighed Holde fokus på kunden - hold fast & få det med strategisk Publikumsundersøgelser vigtige til at holde fokus Strategisk vigtigt parameter til at understøtte oplevelsen Omsorgslisten er uendelig
PUBLIKUMSUDVIKLING-PR-VIDENSDELING Emne: Publikums udvikling/pr/videndeling Initiativtager: Dorte, Stengade Det er fint at skyde med spredhagl i forhold til at streame arrangementer (plakater, sociale medier, SMS). Send pressemeddelser hver uge til lokalmedier, ugeavis, osv. Husk i den forbindelse at være specifik og personlig i din kontakt med disse og medsend billedmateriale!! Twitter bruges til at kigge bookerne over skulderen hvad kigger de på ligenu. Brug kun de store medier til store historier! Mellem 60 og 80 % af publikum er anbefalet af deres venner!! Tag på de forskellige messer med en stand. Her møder du hr. og fru Danmark. Uddel drinkskort som kan indløses når de kommer til arrangementet. Giv festudvalget på uddannelsesinstitutionerne frikort til jeres arrangementer: opret arrangement på de sociale medier. Invitere kun hvis du selv kommer! Vores frivillige er de bedste ambassadører i forhold til at viderebringe vores budskaber. Samarbejd med de trendsættende bloggere. Husk at dele den gode historie
RIMELIGE TILLÆGSKONTRAKTER Emne: Hvordan får vi mere rimelige tillægskontrakter (gruppe i, kl 10) Der skal udarbejdes en standard disposition for spillesteders lokale forhold med inspiration for Roskilde s Facts and Conditions. Beskrivelsen skal indeholde tekniske forhold, scenestørrelse, cateringforhold etc. På samme måde kan udarbejdes en standard-dispostítion for produktioner (tidsplaner, antal personer, support eller ej etc). således effektiviseres både agenternes og spillestedernes pre-produktion, da man kigger på de samme huskelister / dispositioner, når produktioner planlægges, og man sikrer sig i højere grad up-front mod tillægskrav og misforståelser på dagen. Man kan overveje at inddrage produktionsfolk der repræsenterer begge sider af bordet (altså både festivaler / spillesteder og artister / agenter), så man sikrer implementering og ejerskab. Man skal i dette arbejde bl.a. være obs på flg.: - Sikre at bandet / tourmanager på dagen ved hvad der egentlig er aftalt på forhånd - Minimere catering-splid Ref: Jacob Holst
SKOLERNE SOM MÅLGRUPPE Emne: Skolerne som målgruppe Initiativtager: Jens Jepsen Deltagere: Hillerød, Vanløse, Frederiksværk, Århus, København, Viborg Der ligger et stort publikumspotentiale i skoler, lige fra folkeskoler til ungdomsuddannelser, højskoler mv. og det er oplagt at udnytte skolereformen, da skolerne er tvunget til at tænke nyt og i højere grad skue udad. En klar målsætning er at nå samme niveau i skolernes bevidsthed som teatre, museer og biografer. Det er vigtigt at skabe et skarpt alternativ til Levende Musik i Skolen eller prøver at udfordre dem til et stærkere samarbejde. En af udfordringerne er netværk/kontakt til skolerne, ofte kræver det direkte kontakt til ledelsen, før skolerne kan betale for kultur ude af huset. Udveksling af erfaringer er vigtigt for at forbedre udviklingen.
SPILLESTEDSLOVEN REVISION Emne: Spillestedsloven - revision Initiativtager: Steen, Vega Deltagere: ca. 12 herunder Lars Gimle, Kwederis, Nordahl, Lars (sønderborg) Ida, Vi skal udforme et udkast til ny lovgivning med udgangspunkt i vores fagområde, men inspireret af andre lovgivninger indenfor området (Teater m.fl.) Herefter inviteres DMF med andre til dialog Vi skal med udgangspunkt i div. analyser og ny viden for området bygge vores argumentation og definere os selv som fagområde altså professionaliseringen Vi skal starte NU, samtidig med det nye musikudvalg Vi skal bla. tage udgangspunkt i, hvad vi mener vi som fagområde skal levere, og derfor skal vores ambitioner også gå videre end kunstnernes lov, men også tage udvikling, ramme og produktion osv. i betragtning Opfølgning: Dansk Lives bestyrelse
STIGENDE MYNDIGHEDSKRAV Emne: Stigende Myndighedskrav/bureaukrati Initiativtager: Peter Ib Deltagere: Bondo, Peter Ib, Helmer, Dorte Nibe m. fl. DBI projekt med støtte Lejlighedsbevillinger Vandberedskabsplan Eksempelsamling til godkendelse af brandsikring i samarbejde med DBI Flyt fokus fra at opfylde krav til at sikre os selv Manglende arrangement fra brandmyndighederne